Pengelolaan Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Chapter III IV
23
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Supervisor, Ketua Tim,
Anggota Tim dan mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan
jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Arsip
3.1.1. Pengertian Arsip
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap
catatan
tertulis
baik
dalam
bentuk
gambar
ataupun
bagan
yang
memuatketerangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula
(Barthos, 2007:1)
The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, mengartikan arsip
sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali (Widjaja, 2003:91)
Menurut Amsyah (2001:2) arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pemabyaran) sampai
kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
24
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan
dokumen yang mempunyai nilai guna yang disimpan secara teratur, berencana
untuk membantu daya ingat dan disimpan di satu tempat tertentu.
3.1.2 Tujuan Arsip
Menurut Barthos (2007:12) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
perencanaan
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
23
3.1.3Fungsi Arsip dan Peranan Arsip
Menurut Widjaja (2003:101) fungsi arsip membedakan:
a. Arsip dinamisyang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan
administrasi Negara.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai
kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci
lagi menjadi:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terusmenerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun.
25
3. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan
secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah
jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b.
Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
3.1.4 Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya, baik yang diterima
maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan
isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah, maka kegiatan
selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu
merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas
pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan
yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis
sehingga apabila dipelukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Menurut Widjaja (2003:105) dewasa ini dikenal ada 5 (lima) macam
sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua
26
arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi,
atau kantor.
Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad permata dari unit
pertama dari sesuatu nama atau judul. Berdasarkan kebiasaan,
dalam sistem abjad diambil dari abjad pertama nama si pengirim
atau si penerima surat.
Apabila pada surat yang akandisimpan terdapat judul surat lebih
dari satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada
waktu diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar
penunjuk silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan
kartu kendali.
Judul/Nama-nama itu pada umumnya dibagi atas 3 golongan,
yaitu:
1.
Nama perorangan
2.
Nama perusahaan
3.
Nama organisasi atau perhimpunan
b. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Dalam sistem
dikelompokkan
ini
semua
naskah/
dokumen disusun dan
berdasarkan pokok soal/masalah. Satu masalah
dapat dipecah menjadi sub-sub masalah dan seterusnya sampai
pada masalah yang terkecil. Arsip/dokumen mengenai masalah
yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder/map yang
sudah diberi label/tab yang bertuliskan judulnya dan terletak di
kanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik yang
27
terdapat pada guide, folder/map hendaknya mengikuti tingkattingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk
masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah)
sampai ke sebelah kiri laci filling cabinet untuk maslah ketiga (subsub masalah).
Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan
lancar, beberapa langkah di bawah ini perlu diikuti:
1. Pengkajian surat/berkas, yaitu untuk mengetahui persoalan
yang terkandung di dalamnya.
2. Memberikan kode surat
Setelah isi/maksud surat diketahui, misalnya masalah kenaikan
pangkat, maka petugas piñata arsip melihat Daftar Indeks. Apabila
masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama masalah
yang berjudul PERSONALIA maka pada surat tersebut diberikan
kode:PERSONALIA
Kenaikan Pangkat
Mencatat surat ke dalam kartu indeks
Menyimpan surat
Apabila pada surat tersebut terdapat kode :
PERSONALIA
Kenaikan Pangkat
Maka surat itu disimpan di belakang guide yang berjudul kenaikan
pangkat. Surat yang terdapat di dalam folder/map diurutkan menurut
kronologinya.
28
c.
Sistem Nomor/Angka (Numerical Filing System)
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah
nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan.
Contoh:
000
Personalia
100
Keuangan
200
Material
000
Personalia
Main Subject
010
Formasi
020
Lamaran
030
Pengangkatan
Sub Subject
Dst.
000
Personalia
010
Formasi
011
Formasi Guru TK
012
Formasi Guru SMTP
013
Formasi Guru SMTA
Sub-sub Subject
d. Sistem Wilayah/Daerah (Geographical Filing System)
29
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul
nama wilayah/daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem
nomor, susunan guide dan folder/mapnya diatur menurut tingkat
judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan,
dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu
sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti
sistem abjad atau sistem tanggal.
Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah
yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula. Misalnya, surat
yang berasal dari Medan ditempatkan pada laci yang berjudul
Medan; surat yang berasal dari Jakarta ditempatkan pada laci yang
berjudul Jakarta, dan seterusnya.
Pada laci Medan dan Jakarta, sistem apa yang akan dipergunakan
dalam penyusunan guide dan folder diserahkan sepenuhnya kepada
petugas piñata arsip. Apabila piñata arsip menghendaki sistem
tanggal maka harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak
yang diperlukan pada sistem tanggal.
e.
Sistem Tanggal (Cronological Filing System)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti
tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok
adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis
dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang
menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi
yang sama pula.
30
Contoh:
Kode 260182 menyatakan
tanggal
26
bulan
1982,
bulan
Januari, tahun 1982 atau sebaliknya.
Kode 820126 menyatakan
tahun
Januari, tanggal 26.
Penyimpanan arsip di dalam filing cabinet adalah secara vertical
dan disusun menurut sistem yang dipergunakan. Ukuran rak-rak
bermacam-macam, disesuaikan dengan kondisi dan keadaan
ruangan yang tersedia.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sistem
penyimpanan arsip yaitu menggunakan sistem nomor/angka yaitu
apabila masyarakat/Wajib Pajak membuat suatu berkas dan
setelah di rekam dan di sortir maka akan disususn sesuai dengan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari nomor terkecil ke nomor
yang terbesar.
3.1.5 Penyimpanan Arsip
Menurut Lawalata (2012:134) penyimpanan sebuah arsip terbagi
atas 2 (dua), yaitu:
1. Penyimpanan arsip secara manual (Manual Sysytem)
Sarana yang diperlukan dalam penyimpanan dan penataan arsip adalah
sebagai berikut.
a. Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokkan arsip menurut
maslahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi
dan kegiatan organisasi atau perusahaan.
31
b. Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi
arsip. Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf
dan angka untuk membedakan antarabeberapa masalah
yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
c. Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan
menemukan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat
membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda
pengenal surat harus diklarifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung pada berkasnya.
d. Kartu tunjuk silang, yaitu kartu atau formulir yang
digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen
yang mempunyai lebih dari satu masalah.
2. Penyimpanan arsip secara elektronik (Electronic System)
Peralatan yang digunkan untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak
software yang berkaitan dengan pengeloaan tata arsip secara
elektronik. Penyimpanan arsip secara elektronik adalah arsip yang
dicipta dan dipelihara sebagai tanda bukti dari transaksi, aktivitas, dan
fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan
di antara sistem komputer. Penggunaan media elektronik dalam sistem
32
kearsipan sering disebut dengan electronic filling system yang
berbasiskan pada penggunaan komputer.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam melalui
sumber dari wawancara oleh Bapak Mesnianto sebagai Pelaksana
Seksi Pelayanan pada tanggal 25 Mei 2016 menyatakan bahwa
penyimpanan pada instansi tersebut adalah penyimpanan arsip secara
manual, yaitu masih dengan sistem penyortiran oleh pegawai Seksi
Pelayanan sendiri dan dibantu dengan tenaga magang yang dalam
pengawasan belum berbasis komputer atau arsip secara elektronik..
3.1.6 Alat-alat Yang Dipergunakan Untuk Menyimpan Arsip
Menurut Widjaja (2003:112) ada 7 (tujuh) alat untuk menyimpan arsip,
yaitu:
a. Folder (map)
Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun
penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada
sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan
pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah
daya muat naskah-naskah/dokumen.
b. Guide (petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan,
dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas
tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang
: 33-35 Cm
Tinggi
: 23-23 Cm
33
Guide juga mempunyai tab )bagian yang menonjol) di atasnya
dengan ukuran yang sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna
untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode
klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri).
c. Tickler File (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
d. Filling Cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah
berisi naskah/dokumen bersama dengan guide-guide nya. Alat ini yang
terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dai logam. Sangat baik dan
dianjurkan untuk mempergunakan filling cabinet yang terbuat dari
logam karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis.
e. Rak Arsip
Rak untuk penyimpanan berkas/dokumen tidak berbeda dengan rak
untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tinggi
ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan
keadaan ruangan yang tersedia.
f. Kartu Kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15
cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom seperti:
a. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan
kolom M/K (kolom masuk/keluar).
b. Hal
34
c. Isi ringkas
d. Lampiran
e. Dari
f. Kepada
g. Tanggal, nomor surat
h. Nama pengolah
i.
Paraf (tanda tangan)
j.
Catatan
g. Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat yang
memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Ukuran kartu
pinjam arsip sama dengan ukuran kartu kendali.
Pada pengamatan penulis saat magang di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam, kantor ini menggunakan rak arsip untuk
menyimpan arsip mereka.
3.1.7 Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Menurut Barthos (2007:23)pengurusan surat-surat kantor adalah suatu
kegiatan yang penting dalam kantor. Organisasi pengurus surat-surat kantor
sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, suratsurat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap
tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurus surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu
bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan
35
penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan
surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
1.
Penyortiran surat
Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi
Pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa
surat –surat dinas pemerintahan, surat-surat dari perusahaan, dan suratsurat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat diketahui
dengan cara:
a.
Meneliti asal (sumber) surat itu. Suber surat dapat dilihat dari mana si
pengirim, alamat, atau stempel pos.
b.
Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang
dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada
anda apakah sebuah surat tergolong surat penting.
2.
Penyortiran selanjutnya
Surat-surat yang tertumpuk setelah disortir yang penting-penting, maka
hendaknya masih memisahkannya menurut beberapa macam kelompok.
3.
Pembukaan sampul (amplop)
a.
Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka ditempatkan
pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring.
b.
Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau.
c.
Sampul yang bertututup melebar dapat dibuka dengan cara seperti
diatas (dengan pisau) atau dengan cara memotongnya dengan gunting.
4.
Pengeluaran surat dari dalam sampul
36
a.
Sampul-sampul yang telah dibuka diletakkan pada kotak sampul
terbuka seperti letak sampul tertutup.
b.
Surat-surat yang telah ditumpuk secara rapid an di tempelkan di dalam
kotak surat.
5.
Penelitian surat
Surat-surat yang telah terbuka satu perastu diteliti unutk memastikan
apakah tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada
sampulnya.
a.
Diteliti apakah pada suratnya alamat dalam sesuai dengan sampulnya.
Diteliti apakah lampiran yang disebutkan pada surat benar-benar ada
dan sesuai.
b.
Setelah surat-surat diteliti selanjutnya dikelompokkan, misalnya
kelompok asal (sumber) surat yang sama; atau kelompok daerah yang
sama; atau kelompok masalah yang sama, sesuai dengan kepentingan
instansi.
6.
Pembacaan surat
Setelah diadakan penelitian surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk,
disamping mengetahui isinya menentukan mana-mana surat penting dan
mana-mana surat biasa (kurang penting).
7.
Penyampaian surat (intern)
a.
Surat-surat dari pimpinan (berdasarkan disposisinya) disampaikan
kepada pejabat/unit yang dimaksud/ditunjuk oleh/dalam disposisi.
b.
Surat-surat langsung Pengolah sampaikan dengan kartu kendali atau
dengan “lembar pengantar”
37
c.
Amplop/sampul, bagi surat-surat yang mempunyai alamat dalam tidak
disertakan dan dapat langsung disingkirkan.
Untuk surat tanpa alamat dalam dapat disertakan, atau alamat pada
amplop disalin pada secarik kertas dan dikaitkan pada surat di bagian
belakang.
8.
Pencatatan surat
a.
Kartu kendali
Pada dasarnya semua surat, baik surat masuk ataupun surat keluar,
perlu dicatat. Kantor yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola
Baru, sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali
(KK) untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP); untuk surat
rahasia juga dicatat pada LP.
b.
Buku AgendaPencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi
yang belum menerapkan kartu kendali.
Yang dicatat didalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan
perlu disimpan lama.
c.
Buku Pembantu Agenda
Untuk penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat diperlukan
buku-buku pembantu yang disebut Buku Indeks atau Klapper.
Ada beberapa Buku Indeks yaitu:
a. Indeks Masalah
38
b. Indeks Nama Orang
c. Indeks Nama Badan (instansi)
9.
Langkah akhir penanganan surat
Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan
tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu
dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan
(file) oleh unit Pengelola yang menggarap atau bertanggung jawab atas
tindak lanjut surat bersangkutan.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam cara penyortiran atau
penanganan surat masuk adalah sebagai berikut:
1.
Berkas masuk dan tercipta dari Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) dan
Seksi terkait.
Berkas masuk dari Seksi Pelayanan dan akan di rekam pada Seksi
Pengolah Data dan Informasi (PDI) setelah itu dikirim kembali ke
Seksi Pelayanan untuk disimpan.
2.
Sortir jenis laporan
Berkas yang telah di rekam dari Seksi PDI dan di kembalikan pada
Seksi Pelayanan, akan di sortir sesuai jenisnya laporannya seperti
laporan SPT Masa atau SPT Tahunan oleh Seksi Pelayanan.
3.
Sistem penyimpanan menurut Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Sistem penyimpanan berkas pada KPP Pratama Lubuk Pakam adalah
menurut NPWP mulai dari nomor terkeci sampai nomor terbesar.
4.
Disimpan ke Rumah berkas
39
Setelah disortir dan di susun menurut NPWP maka berkas akan
disimpan di rumah berkas. Rumah berkas terdiri dari induk berkas dan
anak berkas.
3.1.8 Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
Arsip yang disimpan pada KPP Pratama Lubuk Pakam yaitu:
1.
Surat Pemberitahuan Masa (SPT Masa)
SPT-Masa, adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk
melaporkan perhitungan dan atau pembayaran pajak yang terutang
dalam suatu Masa Pajak atau pada suatu saat.
2.
Surat Pemeberitahuan Tahunan (SPT Tahunan)
SPT-Tahunan, adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk
melporkan perhitungan dan pembayaran pajak yang terutang dalam
suatu Tahun pajak.
3.2
Wajib Pajak
3.2.1 Pengertian Wajib Pajak
Wajib pajak adalah orang pribadi atau badan, meliputi pembayar pajak,
pemotong pajak, dan pemungut pajak, yang mempunyai hak dan kewajiban
perpajakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan
(Sumarsan, 2009:21)
Menurut Mardiasmo (2003:12) Wajib Pajak (WP) adalah orang pribadi
atau badan yang menurut ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan
40
ditentukan untuk melakukan kewajiban perpajakan, termasuk pemungut pajak
atau pemotong pajak tertentu.
Jadi menurut kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Wajib Pajak
adalah seseorang atau suatu badan yang berpenghasilan yang mempunyai hak dan
kewajiban perpajakan sesuai dengan ketentuan perundan-undangan perpajakan.
3.2.2 Kewajiban Wajib Pajak
1.
Kewajiban mendaftarkan diri
Sesuai dengan self assessment yaitu suatu sistem pemungutan pajak
yang member kepada wajib pajak untuk menentukan sendiri besarnya
pajak yang terutang, maka Wajib Pajak mempunyai kewajiban untuk
mendaftarkan diri ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) yang wilayahnya
meliputi tempat tinggal atau kedudukan Wajib Pajak untuk diberikan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Setelah memperoleh NPWP,
wajib pajak sebagai pengusaha yang dikenakan PPN wajib
melaporkan usahanya untuk dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena
Pajak (PKP).
2.
Kewajiban Pembayaran , Pemotongan, dan Pelaporan Pajak
Wajib Pajak dalam melaksanakan kewajiban Perpajakan sesuia
dengan sistem self assessment wajib pajak melakukan sendiri
perhitungan, pembayaran dan pelaporan pajak terutang. Wajib Pajak
yang tidak melakukan kewajiban pajaknya sesuai jangka waktu yang
telah ditentukan, akan dilakukan penagihan pajak.
3.
Kewajiban dalam Hal Diperiksa
41
Untuk menguji kepatuhan Wajib Pajak dalam memenuhi kewajiban
perpajakannya, Direktur Jendral Pajak dapat melakukan pemeriksaan
dilakukan dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan terhadap
Wajib Pajak yang bertujuan untuk meningkatkan kepatuhan Wajib
Pajak.
4.
Kewajiban Memberi Data
Setiap instansi pemerintah, lembaga, asosiasi dan pihak lain wajib
memberikan data dan informasi yang berkaitan dengan perpajakn
kepada Direktorat Jendral Pajak. Data dan informasi dimaksud adalah
data
dan
informasi
orang
pribadi
atau
badan
yang
dapat
menggambarkan kegiatan atau usaha, peredaran usaha, penghasilan
atau kekayaan yang bersangkutan serta laporan keuangan atau
kegiatan usaha yang disampaikan kepada instansi lain di luar
Direkotar Jendral Pajak.
3.2.3 Hak Wajib Pajak
1) Hak Atas Kelebihan Pembayaran Pajak
Dalam hal pajak terutang untuk suatu tahun pajak ternyata lebih kecil
dari jumlah kredit pajak, maka Wajib Pajak mempunyai hak untuk
mendapatkan kembali kelebihan tersebut. Pengembalian kelebihan
pembayaran pajak dapat diberikan dalam waktu dua belas bulan sejak
surat permohonan diterima secara lengkap.
2) Hak dalam Hal Wajib Pajak dilakukan Pemeriksaan
Dalam hal dilakukan pemeriksaan, Wajib Pajak berhak meminta Surat
Perintah Pemeriksaan, mendapatkan penjelasan mengenai maksud dan
42
tujuan pemeriksaan dan meminta rincian perbedaan antara hasil
pemeriksaan dan SPT.
3) Hak untuk Mengajukan Keberatan, Banding dan Peninjauan Kembali
Berdasarkan hasil pemeriksaan maka diterbitkan surat ketetapan pajak
yang mengakibatkan pajak terutang menjadi kurang bayar, lebih bayar
atau nihil. Wajib Pajak berhak mengajukan keberatan atas surat
ketetapan pajak tersebut, apabila belum puas maka Wajib Pajak dapat
mengajukan banding. Langkah terakhir yang dapat dilakukan Wajib
Pajak dalam sengketa pajak adalah peninjauan kembali ke Mahkamag
Agung.
3.2.4 Nomor Pokok Wajib Pajak
Nomor Pokok Wajib Pajak adalah nomor yang diberikan kepada Wajib
Pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang dipergunakan
sebagai tanda pengenal diri atau identitas Wajib Pajak dalam
melaksanakan hak dang kewajiban perpajakannya (Sumarsan, 2009:23)
3.2.5
Fungsi Nomor Pokok Wajib Pajak
1. Sebagai tanda pengenal atau identitas Wajib Pajak, karena setiap
Wajib Pajak diterbitkan satu NPWP.
2. Sebagai sarana korespondensi antata fiskus dengan Wajib Pajak
3. Sebagai sarana untuk membayar pajak, yaitu NPWP dicantumkan
dalam dokumen impor, dan Surat Setoran Pajak (SSP)
43
4. Sebagai alat untuk menjaga ketertiban-ketertiban dalam pembayaran
pajak dan pengawasan administrasi perpajakan oleh Fiskus terhadap
Wajib Pajak.
3.2.6
Cara Memperoleh Nomor Pokok Wajib Pajak
Menurut Sumarsan (2009:24) persyaratan pendaftaran NPWP khusus
bagi Wajib Pajak Perseorangan Usahawan dan Wajib Pajak Badan
sebagaimana diatur dalam Keputusan Nomor Kep-34/PJ.2/1989 tanggal 10
Juli 1989 disempurnakan dengan SE-07/PJ.24/1993 tanggal 7 Juli 1993
sehingga menjadi sebagai berikut:
a. Untuk Wajib Pajak Peseorangan Usahawan: Pendaftaran NPWP
dilampiri dengan:
c. Foto copy KTP atau dan foto copy Kartu Keluarga
d. Foto copy Surat Izin Usaha atau Surat Keterangan Tempat Usaha dari
Instansi yang berwenang.
b. Untuk Wajib Pajak Badan: Pendaftaran NPWP dilampiri dengan:
e. Foto copy Akte Pendirian
f. Foto copy KTP atau Paspor salah seorang pengurus dan foto copy
Kartu Keluarga
g. Foto copy Surat Izin Usaha atau Surat Keterangan Tempat Usaha dari
Instansi yang berwenang.
Bagi yang memenuhi persyaratan seperti tersebut di atas Kartu
NPWP diterbitkan oleh Kantor Pelayanan Pajak dalam jangka waktu 1
(satu) hari. Kartu NPWP tersebut dikirim kepada Wajib Pajak pada hari
44
berikutnya atau dapat diambil sendiri oleh Wajib Pajak dengan
membubuhkan tanda tangan sebagai tanda terima pada Buku Ekspedisi.
Berikut keterangan Wajib Pajak yang terdaftar pada KPP Pratama
Lubuk Pakam sebagai berikut:
Tabel 3.1
TAHUN
WP Terdaftar
Badan
OPNonKaryawa
2012
2013
2014
2015
2016
132,651
147563
161921
6,518
7,666
8,478
9,427
10,427
26,241
32,295
35,238
35,238
35,936
177,534 190,375
n
OP Karyawan
99,892
107,602 120,191
132,869
144,012
S
umber : Seksi PDI Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam (2016)
3.2.7 Pengelolaan Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam
Pengelolaan arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam menyadari pentignya arsip. Arsip sangatlah penting
karena arsip tersebut mempunyai nilai guna, seperti untuk membantu daya
ingat atau membantu dalam pengambilan keputusan seorang pimpinan.
Berdasarkan pengamatan Penulis pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam arsip Wajib Pajak sangatlah penting karena arsip
tersebut mempunyai nilai guna keuangan. Arsip Wajib Pajak yang sangat
banyak (Tabel 3.1) haruslah dikelola dengan baik.
Pengelolaan arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam dapat dilihat dari cara penyimpanannya yaitu
45
dengan penyimpanan secara manual,yaitu apabila masyarakat/Wajib Pajak
membuat suatu berkas dan setelah di rekam dan di sortir maka akan
disususun sesuai dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari nomor
terkecil ke nomor yang terbesar. Penyimpanan pada instansi tersebut
adalah penyimpanan arsip secara manual, yaitu masih dengan sistem
penyortiran oleh pegawai Seksi Pelayanan sendiri dan dibantu dengan
tenaga magang yang dalam pengawasan belum berbasis komputer atau
arsip secara elektronik. Akan lebih baik bila menjadi elektronik atau lebih
modern karena akan mempermudah perkerjaan seperti cara penyimpanan
file atau cara pencariannya.
Arsip yang disimpan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam yaitu SPT Masa dan SPT Tahunan. Alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip yaitu rak arsip, dan cara penciptaan dan penyortiran surat
masuk yaitu penciptaan melalui Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) lalu di
rekam oleh Seksi Pengelolaan Data dan Informasi (PDI) lalu disortir
sesuai jenis apakah jenis laporan itu laporan SPT Masa atau SPT Tahunan,
disusun menurut NPWP, dan dimasukkan ke rumah berkas.
Melihat cara atau prosedur pengelolaan arsip maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Lubuk Pakam sudah cukup baik.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sudah sistem
pengelolaan sudah baik dan diharapkan pengelolaan arsip Wajib Pajak
akan semakin baik. Mengingat jumlah arsip yang terus bertambah maka
pengelolaan juga harus semakin baik agar tujuan arsip tersebut tercapai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu yang bersumber pada Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, maupun teori-teori yang dapat di dapat
oleh penulis, penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu:
1.
Tata cara pengarsipan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
yaitu dengan cara berkas yang masuk dari Tempat Pelayanan Terpadu
(TPT) dan Seksi terkait selanjutnya berkas akan masuk dari Seksi
Pelayanan dan akan di rekam pada Seksi Pengolah Data dan Informasi
(PDI) setelah itu dikirim kembali ke Seksi Pelayanan untuk disimpan.
Selanjutnya akan dilakukan penyortiran pada jenis laporan berkas yang
telah di rekam oleh Seksi PDI dan di kembalikan pada Seksi Pelayanan,
selanjutnya akan di sortir sesuai jenis laporannya seperti laporan SPT
Masa atau SPT Tahunan oleh Seksi Pelayanan, lalu berkas yang sudah
disortir akan disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan menurut
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang diurutkan mulai dari nomor
terkecil sampai nomor terbesar.
2.
Adapun kendala yang dihadapi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam dalam penyimpanan arsip adalah kurangnya sumber daya manusia
pada bagian seksi pelayanan sehingga penyimpanan berkas yang akan
diarsipkan tidak terlalu efektiv dan efisien.
46
47
4.2 Saran
Berdasarkanhasilpenelitiansertakesimpulan yang diperolehdaripenelitianini,
makapenulis
dapatmemberi
saran
yang
dapatmenjadibahanpertimbangankedepannya untuk perusahaan :
1. Tata cara pengarsipan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam sudah berjalan sangat baik. Hal ini didasarkan pada hasil
penelitian
yang
telah
dipaparkan
sebelumnya.
Diusahakan
cara
penyimpanan arsip dilakukan lebih baik dan teliti. Agar tidak arsip yang
tertukar, hilang, atau bahkan tercecer.
2. Agar pelaksanaan pengarsipan berjalan dengan efektif dan efisien, Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam harus menambahsumber daya
manusia pada seksi pelayanan.
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Supervisor, Ketua Tim,
Anggota Tim dan mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan
jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Arsip
3.1.1. Pengertian Arsip
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap
catatan
tertulis
baik
dalam
bentuk
gambar
ataupun
bagan
yang
memuatketerangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula
(Barthos, 2007:1)
The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, mengartikan arsip
sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali (Widjaja, 2003:91)
Menurut Amsyah (2001:2) arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pemabyaran) sampai
kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
24
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan
dokumen yang mempunyai nilai guna yang disimpan secara teratur, berencana
untuk membantu daya ingat dan disimpan di satu tempat tertentu.
3.1.2 Tujuan Arsip
Menurut Barthos (2007:12) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
perencanaan
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
23
3.1.3Fungsi Arsip dan Peranan Arsip
Menurut Widjaja (2003:101) fungsi arsip membedakan:
a. Arsip dinamisyang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan
administrasi Negara.
Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai
kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci
lagi menjadi:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terusmenerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun.
25
3. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan
secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah
jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b.
Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
3.1.4 Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya, baik yang diterima
maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan
isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah, maka kegiatan
selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu
merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas
pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan
yang sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis
sehingga apabila dipelukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Menurut Widjaja (2003:105) dewasa ini dikenal ada 5 (lima) macam
sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua
26
arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi,
atau kantor.
Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad permata dari unit
pertama dari sesuatu nama atau judul. Berdasarkan kebiasaan,
dalam sistem abjad diambil dari abjad pertama nama si pengirim
atau si penerima surat.
Apabila pada surat yang akandisimpan terdapat judul surat lebih
dari satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada
waktu diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar
penunjuk silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan
kartu kendali.
Judul/Nama-nama itu pada umumnya dibagi atas 3 golongan,
yaitu:
1.
Nama perorangan
2.
Nama perusahaan
3.
Nama organisasi atau perhimpunan
b. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Dalam sistem
dikelompokkan
ini
semua
naskah/
dokumen disusun dan
berdasarkan pokok soal/masalah. Satu masalah
dapat dipecah menjadi sub-sub masalah dan seterusnya sampai
pada masalah yang terkecil. Arsip/dokumen mengenai masalah
yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder/map yang
sudah diberi label/tab yang bertuliskan judulnya dan terletak di
kanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik yang
27
terdapat pada guide, folder/map hendaknya mengikuti tingkattingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk
masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah)
sampai ke sebelah kiri laci filling cabinet untuk maslah ketiga (subsub masalah).
Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan
lancar, beberapa langkah di bawah ini perlu diikuti:
1. Pengkajian surat/berkas, yaitu untuk mengetahui persoalan
yang terkandung di dalamnya.
2. Memberikan kode surat
Setelah isi/maksud surat diketahui, misalnya masalah kenaikan
pangkat, maka petugas piñata arsip melihat Daftar Indeks. Apabila
masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama masalah
yang berjudul PERSONALIA maka pada surat tersebut diberikan
kode:PERSONALIA
Kenaikan Pangkat
Mencatat surat ke dalam kartu indeks
Menyimpan surat
Apabila pada surat tersebut terdapat kode :
PERSONALIA
Kenaikan Pangkat
Maka surat itu disimpan di belakang guide yang berjudul kenaikan
pangkat. Surat yang terdapat di dalam folder/map diurutkan menurut
kronologinya.
28
c.
Sistem Nomor/Angka (Numerical Filing System)
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah
nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan.
Contoh:
000
Personalia
100
Keuangan
200
Material
000
Personalia
Main Subject
010
Formasi
020
Lamaran
030
Pengangkatan
Sub Subject
Dst.
000
Personalia
010
Formasi
011
Formasi Guru TK
012
Formasi Guru SMTP
013
Formasi Guru SMTA
Sub-sub Subject
d. Sistem Wilayah/Daerah (Geographical Filing System)
29
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul
nama wilayah/daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem
nomor, susunan guide dan folder/mapnya diatur menurut tingkat
judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan,
dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu
sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti
sistem abjad atau sistem tanggal.
Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah
yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula. Misalnya, surat
yang berasal dari Medan ditempatkan pada laci yang berjudul
Medan; surat yang berasal dari Jakarta ditempatkan pada laci yang
berjudul Jakarta, dan seterusnya.
Pada laci Medan dan Jakarta, sistem apa yang akan dipergunakan
dalam penyusunan guide dan folder diserahkan sepenuhnya kepada
petugas piñata arsip. Apabila piñata arsip menghendaki sistem
tanggal maka harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak
yang diperlukan pada sistem tanggal.
e.
Sistem Tanggal (Cronological Filing System)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti
tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok
adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis
dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang
menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi
yang sama pula.
30
Contoh:
Kode 260182 menyatakan
tanggal
26
bulan
1982,
bulan
Januari, tahun 1982 atau sebaliknya.
Kode 820126 menyatakan
tahun
Januari, tanggal 26.
Penyimpanan arsip di dalam filing cabinet adalah secara vertical
dan disusun menurut sistem yang dipergunakan. Ukuran rak-rak
bermacam-macam, disesuaikan dengan kondisi dan keadaan
ruangan yang tersedia.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sistem
penyimpanan arsip yaitu menggunakan sistem nomor/angka yaitu
apabila masyarakat/Wajib Pajak membuat suatu berkas dan
setelah di rekam dan di sortir maka akan disususn sesuai dengan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari nomor terkecil ke nomor
yang terbesar.
3.1.5 Penyimpanan Arsip
Menurut Lawalata (2012:134) penyimpanan sebuah arsip terbagi
atas 2 (dua), yaitu:
1. Penyimpanan arsip secara manual (Manual Sysytem)
Sarana yang diperlukan dalam penyimpanan dan penataan arsip adalah
sebagai berikut.
a. Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokkan arsip menurut
maslahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi
dan kegiatan organisasi atau perusahaan.
31
b. Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi
arsip. Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf
dan angka untuk membedakan antarabeberapa masalah
yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
c. Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan
menemukan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat
membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda
pengenal surat harus diklarifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung pada berkasnya.
d. Kartu tunjuk silang, yaitu kartu atau formulir yang
digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen
yang mempunyai lebih dari satu masalah.
2. Penyimpanan arsip secara elektronik (Electronic System)
Peralatan yang digunkan untuk menyimpan dan menemukan kembali
arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak
software yang berkaitan dengan pengeloaan tata arsip secara
elektronik. Penyimpanan arsip secara elektronik adalah arsip yang
dicipta dan dipelihara sebagai tanda bukti dari transaksi, aktivitas, dan
fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan
di antara sistem komputer. Penggunaan media elektronik dalam sistem
32
kearsipan sering disebut dengan electronic filling system yang
berbasiskan pada penggunaan komputer.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam melalui
sumber dari wawancara oleh Bapak Mesnianto sebagai Pelaksana
Seksi Pelayanan pada tanggal 25 Mei 2016 menyatakan bahwa
penyimpanan pada instansi tersebut adalah penyimpanan arsip secara
manual, yaitu masih dengan sistem penyortiran oleh pegawai Seksi
Pelayanan sendiri dan dibantu dengan tenaga magang yang dalam
pengawasan belum berbasis komputer atau arsip secara elektronik..
3.1.6 Alat-alat Yang Dipergunakan Untuk Menyimpan Arsip
Menurut Widjaja (2003:112) ada 7 (tujuh) alat untuk menyimpan arsip,
yaitu:
a. Folder (map)
Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun
penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada
sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan
pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah
daya muat naskah-naskah/dokumen.
b. Guide (petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan,
dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas
tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang
: 33-35 Cm
Tinggi
: 23-23 Cm
33
Guide juga mempunyai tab )bagian yang menonjol) di atasnya
dengan ukuran yang sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna
untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode
klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri).
c. Tickler File (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
d. Filling Cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah
berisi naskah/dokumen bersama dengan guide-guide nya. Alat ini yang
terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dai logam. Sangat baik dan
dianjurkan untuk mempergunakan filling cabinet yang terbuat dari
logam karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis.
e. Rak Arsip
Rak untuk penyimpanan berkas/dokumen tidak berbeda dengan rak
untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tinggi
ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan
keadaan ruangan yang tersedia.
f. Kartu Kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15
cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom seperti:
a. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan
kolom M/K (kolom masuk/keluar).
b. Hal
34
c. Isi ringkas
d. Lampiran
e. Dari
f. Kepada
g. Tanggal, nomor surat
h. Nama pengolah
i.
Paraf (tanda tangan)
j.
Catatan
g. Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat yang
memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Ukuran kartu
pinjam arsip sama dengan ukuran kartu kendali.
Pada pengamatan penulis saat magang di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam, kantor ini menggunakan rak arsip untuk
menyimpan arsip mereka.
3.1.7 Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Menurut Barthos (2007:23)pengurusan surat-surat kantor adalah suatu
kegiatan yang penting dalam kantor. Organisasi pengurus surat-surat kantor
sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, suratsurat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap
tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurus surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu
bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan
35
penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan
surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
1.
Penyortiran surat
Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi
Pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa
surat –surat dinas pemerintahan, surat-surat dari perusahaan, dan suratsurat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat diketahui
dengan cara:
a.
Meneliti asal (sumber) surat itu. Suber surat dapat dilihat dari mana si
pengirim, alamat, atau stempel pos.
b.
Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang
dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada
anda apakah sebuah surat tergolong surat penting.
2.
Penyortiran selanjutnya
Surat-surat yang tertumpuk setelah disortir yang penting-penting, maka
hendaknya masih memisahkannya menurut beberapa macam kelompok.
3.
Pembukaan sampul (amplop)
a.
Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka ditempatkan
pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring.
b.
Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau.
c.
Sampul yang bertututup melebar dapat dibuka dengan cara seperti
diatas (dengan pisau) atau dengan cara memotongnya dengan gunting.
4.
Pengeluaran surat dari dalam sampul
36
a.
Sampul-sampul yang telah dibuka diletakkan pada kotak sampul
terbuka seperti letak sampul tertutup.
b.
Surat-surat yang telah ditumpuk secara rapid an di tempelkan di dalam
kotak surat.
5.
Penelitian surat
Surat-surat yang telah terbuka satu perastu diteliti unutk memastikan
apakah tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada
sampulnya.
a.
Diteliti apakah pada suratnya alamat dalam sesuai dengan sampulnya.
Diteliti apakah lampiran yang disebutkan pada surat benar-benar ada
dan sesuai.
b.
Setelah surat-surat diteliti selanjutnya dikelompokkan, misalnya
kelompok asal (sumber) surat yang sama; atau kelompok daerah yang
sama; atau kelompok masalah yang sama, sesuai dengan kepentingan
instansi.
6.
Pembacaan surat
Setelah diadakan penelitian surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk,
disamping mengetahui isinya menentukan mana-mana surat penting dan
mana-mana surat biasa (kurang penting).
7.
Penyampaian surat (intern)
a.
Surat-surat dari pimpinan (berdasarkan disposisinya) disampaikan
kepada pejabat/unit yang dimaksud/ditunjuk oleh/dalam disposisi.
b.
Surat-surat langsung Pengolah sampaikan dengan kartu kendali atau
dengan “lembar pengantar”
37
c.
Amplop/sampul, bagi surat-surat yang mempunyai alamat dalam tidak
disertakan dan dapat langsung disingkirkan.
Untuk surat tanpa alamat dalam dapat disertakan, atau alamat pada
amplop disalin pada secarik kertas dan dikaitkan pada surat di bagian
belakang.
8.
Pencatatan surat
a.
Kartu kendali
Pada dasarnya semua surat, baik surat masuk ataupun surat keluar,
perlu dicatat. Kantor yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola
Baru, sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali
(KK) untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP); untuk surat
rahasia juga dicatat pada LP.
b.
Buku AgendaPencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi
yang belum menerapkan kartu kendali.
Yang dicatat didalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan
perlu disimpan lama.
c.
Buku Pembantu Agenda
Untuk penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat diperlukan
buku-buku pembantu yang disebut Buku Indeks atau Klapper.
Ada beberapa Buku Indeks yaitu:
a. Indeks Masalah
38
b. Indeks Nama Orang
c. Indeks Nama Badan (instansi)
9.
Langkah akhir penanganan surat
Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan
tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu
dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan
(file) oleh unit Pengelola yang menggarap atau bertanggung jawab atas
tindak lanjut surat bersangkutan.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam cara penyortiran atau
penanganan surat masuk adalah sebagai berikut:
1.
Berkas masuk dan tercipta dari Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) dan
Seksi terkait.
Berkas masuk dari Seksi Pelayanan dan akan di rekam pada Seksi
Pengolah Data dan Informasi (PDI) setelah itu dikirim kembali ke
Seksi Pelayanan untuk disimpan.
2.
Sortir jenis laporan
Berkas yang telah di rekam dari Seksi PDI dan di kembalikan pada
Seksi Pelayanan, akan di sortir sesuai jenisnya laporannya seperti
laporan SPT Masa atau SPT Tahunan oleh Seksi Pelayanan.
3.
Sistem penyimpanan menurut Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Sistem penyimpanan berkas pada KPP Pratama Lubuk Pakam adalah
menurut NPWP mulai dari nomor terkeci sampai nomor terbesar.
4.
Disimpan ke Rumah berkas
39
Setelah disortir dan di susun menurut NPWP maka berkas akan
disimpan di rumah berkas. Rumah berkas terdiri dari induk berkas dan
anak berkas.
3.1.8 Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
Arsip yang disimpan pada KPP Pratama Lubuk Pakam yaitu:
1.
Surat Pemberitahuan Masa (SPT Masa)
SPT-Masa, adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk
melaporkan perhitungan dan atau pembayaran pajak yang terutang
dalam suatu Masa Pajak atau pada suatu saat.
2.
Surat Pemeberitahuan Tahunan (SPT Tahunan)
SPT-Tahunan, adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk
melporkan perhitungan dan pembayaran pajak yang terutang dalam
suatu Tahun pajak.
3.2
Wajib Pajak
3.2.1 Pengertian Wajib Pajak
Wajib pajak adalah orang pribadi atau badan, meliputi pembayar pajak,
pemotong pajak, dan pemungut pajak, yang mempunyai hak dan kewajiban
perpajakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan
(Sumarsan, 2009:21)
Menurut Mardiasmo (2003:12) Wajib Pajak (WP) adalah orang pribadi
atau badan yang menurut ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan
40
ditentukan untuk melakukan kewajiban perpajakan, termasuk pemungut pajak
atau pemotong pajak tertentu.
Jadi menurut kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Wajib Pajak
adalah seseorang atau suatu badan yang berpenghasilan yang mempunyai hak dan
kewajiban perpajakan sesuai dengan ketentuan perundan-undangan perpajakan.
3.2.2 Kewajiban Wajib Pajak
1.
Kewajiban mendaftarkan diri
Sesuai dengan self assessment yaitu suatu sistem pemungutan pajak
yang member kepada wajib pajak untuk menentukan sendiri besarnya
pajak yang terutang, maka Wajib Pajak mempunyai kewajiban untuk
mendaftarkan diri ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) yang wilayahnya
meliputi tempat tinggal atau kedudukan Wajib Pajak untuk diberikan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Setelah memperoleh NPWP,
wajib pajak sebagai pengusaha yang dikenakan PPN wajib
melaporkan usahanya untuk dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena
Pajak (PKP).
2.
Kewajiban Pembayaran , Pemotongan, dan Pelaporan Pajak
Wajib Pajak dalam melaksanakan kewajiban Perpajakan sesuia
dengan sistem self assessment wajib pajak melakukan sendiri
perhitungan, pembayaran dan pelaporan pajak terutang. Wajib Pajak
yang tidak melakukan kewajiban pajaknya sesuai jangka waktu yang
telah ditentukan, akan dilakukan penagihan pajak.
3.
Kewajiban dalam Hal Diperiksa
41
Untuk menguji kepatuhan Wajib Pajak dalam memenuhi kewajiban
perpajakannya, Direktur Jendral Pajak dapat melakukan pemeriksaan
dilakukan dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan terhadap
Wajib Pajak yang bertujuan untuk meningkatkan kepatuhan Wajib
Pajak.
4.
Kewajiban Memberi Data
Setiap instansi pemerintah, lembaga, asosiasi dan pihak lain wajib
memberikan data dan informasi yang berkaitan dengan perpajakn
kepada Direktorat Jendral Pajak. Data dan informasi dimaksud adalah
data
dan
informasi
orang
pribadi
atau
badan
yang
dapat
menggambarkan kegiatan atau usaha, peredaran usaha, penghasilan
atau kekayaan yang bersangkutan serta laporan keuangan atau
kegiatan usaha yang disampaikan kepada instansi lain di luar
Direkotar Jendral Pajak.
3.2.3 Hak Wajib Pajak
1) Hak Atas Kelebihan Pembayaran Pajak
Dalam hal pajak terutang untuk suatu tahun pajak ternyata lebih kecil
dari jumlah kredit pajak, maka Wajib Pajak mempunyai hak untuk
mendapatkan kembali kelebihan tersebut. Pengembalian kelebihan
pembayaran pajak dapat diberikan dalam waktu dua belas bulan sejak
surat permohonan diterima secara lengkap.
2) Hak dalam Hal Wajib Pajak dilakukan Pemeriksaan
Dalam hal dilakukan pemeriksaan, Wajib Pajak berhak meminta Surat
Perintah Pemeriksaan, mendapatkan penjelasan mengenai maksud dan
42
tujuan pemeriksaan dan meminta rincian perbedaan antara hasil
pemeriksaan dan SPT.
3) Hak untuk Mengajukan Keberatan, Banding dan Peninjauan Kembali
Berdasarkan hasil pemeriksaan maka diterbitkan surat ketetapan pajak
yang mengakibatkan pajak terutang menjadi kurang bayar, lebih bayar
atau nihil. Wajib Pajak berhak mengajukan keberatan atas surat
ketetapan pajak tersebut, apabila belum puas maka Wajib Pajak dapat
mengajukan banding. Langkah terakhir yang dapat dilakukan Wajib
Pajak dalam sengketa pajak adalah peninjauan kembali ke Mahkamag
Agung.
3.2.4 Nomor Pokok Wajib Pajak
Nomor Pokok Wajib Pajak adalah nomor yang diberikan kepada Wajib
Pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang dipergunakan
sebagai tanda pengenal diri atau identitas Wajib Pajak dalam
melaksanakan hak dang kewajiban perpajakannya (Sumarsan, 2009:23)
3.2.5
Fungsi Nomor Pokok Wajib Pajak
1. Sebagai tanda pengenal atau identitas Wajib Pajak, karena setiap
Wajib Pajak diterbitkan satu NPWP.
2. Sebagai sarana korespondensi antata fiskus dengan Wajib Pajak
3. Sebagai sarana untuk membayar pajak, yaitu NPWP dicantumkan
dalam dokumen impor, dan Surat Setoran Pajak (SSP)
43
4. Sebagai alat untuk menjaga ketertiban-ketertiban dalam pembayaran
pajak dan pengawasan administrasi perpajakan oleh Fiskus terhadap
Wajib Pajak.
3.2.6
Cara Memperoleh Nomor Pokok Wajib Pajak
Menurut Sumarsan (2009:24) persyaratan pendaftaran NPWP khusus
bagi Wajib Pajak Perseorangan Usahawan dan Wajib Pajak Badan
sebagaimana diatur dalam Keputusan Nomor Kep-34/PJ.2/1989 tanggal 10
Juli 1989 disempurnakan dengan SE-07/PJ.24/1993 tanggal 7 Juli 1993
sehingga menjadi sebagai berikut:
a. Untuk Wajib Pajak Peseorangan Usahawan: Pendaftaran NPWP
dilampiri dengan:
c. Foto copy KTP atau dan foto copy Kartu Keluarga
d. Foto copy Surat Izin Usaha atau Surat Keterangan Tempat Usaha dari
Instansi yang berwenang.
b. Untuk Wajib Pajak Badan: Pendaftaran NPWP dilampiri dengan:
e. Foto copy Akte Pendirian
f. Foto copy KTP atau Paspor salah seorang pengurus dan foto copy
Kartu Keluarga
g. Foto copy Surat Izin Usaha atau Surat Keterangan Tempat Usaha dari
Instansi yang berwenang.
Bagi yang memenuhi persyaratan seperti tersebut di atas Kartu
NPWP diterbitkan oleh Kantor Pelayanan Pajak dalam jangka waktu 1
(satu) hari. Kartu NPWP tersebut dikirim kepada Wajib Pajak pada hari
44
berikutnya atau dapat diambil sendiri oleh Wajib Pajak dengan
membubuhkan tanda tangan sebagai tanda terima pada Buku Ekspedisi.
Berikut keterangan Wajib Pajak yang terdaftar pada KPP Pratama
Lubuk Pakam sebagai berikut:
Tabel 3.1
TAHUN
WP Terdaftar
Badan
OPNonKaryawa
2012
2013
2014
2015
2016
132,651
147563
161921
6,518
7,666
8,478
9,427
10,427
26,241
32,295
35,238
35,238
35,936
177,534 190,375
n
OP Karyawan
99,892
107,602 120,191
132,869
144,012
S
umber : Seksi PDI Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam (2016)
3.2.7 Pengelolaan Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam
Pengelolaan arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam menyadari pentignya arsip. Arsip sangatlah penting
karena arsip tersebut mempunyai nilai guna, seperti untuk membantu daya
ingat atau membantu dalam pengambilan keputusan seorang pimpinan.
Berdasarkan pengamatan Penulis pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam arsip Wajib Pajak sangatlah penting karena arsip
tersebut mempunyai nilai guna keuangan. Arsip Wajib Pajak yang sangat
banyak (Tabel 3.1) haruslah dikelola dengan baik.
Pengelolaan arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Lubuk Pakam dapat dilihat dari cara penyimpanannya yaitu
45
dengan penyimpanan secara manual,yaitu apabila masyarakat/Wajib Pajak
membuat suatu berkas dan setelah di rekam dan di sortir maka akan
disususun sesuai dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari nomor
terkecil ke nomor yang terbesar. Penyimpanan pada instansi tersebut
adalah penyimpanan arsip secara manual, yaitu masih dengan sistem
penyortiran oleh pegawai Seksi Pelayanan sendiri dan dibantu dengan
tenaga magang yang dalam pengawasan belum berbasis komputer atau
arsip secara elektronik. Akan lebih baik bila menjadi elektronik atau lebih
modern karena akan mempermudah perkerjaan seperti cara penyimpanan
file atau cara pencariannya.
Arsip yang disimpan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam yaitu SPT Masa dan SPT Tahunan. Alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip yaitu rak arsip, dan cara penciptaan dan penyortiran surat
masuk yaitu penciptaan melalui Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) lalu di
rekam oleh Seksi Pengelolaan Data dan Informasi (PDI) lalu disortir
sesuai jenis apakah jenis laporan itu laporan SPT Masa atau SPT Tahunan,
disusun menurut NPWP, dan dimasukkan ke rumah berkas.
Melihat cara atau prosedur pengelolaan arsip maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Lubuk Pakam sudah cukup baik.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam sudah sistem
pengelolaan sudah baik dan diharapkan pengelolaan arsip Wajib Pajak
akan semakin baik. Mengingat jumlah arsip yang terus bertambah maka
pengelolaan juga harus semakin baik agar tujuan arsip tersebut tercapai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu yang bersumber pada Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, maupun teori-teori yang dapat di dapat
oleh penulis, penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu:
1.
Tata cara pengarsipan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
yaitu dengan cara berkas yang masuk dari Tempat Pelayanan Terpadu
(TPT) dan Seksi terkait selanjutnya berkas akan masuk dari Seksi
Pelayanan dan akan di rekam pada Seksi Pengolah Data dan Informasi
(PDI) setelah itu dikirim kembali ke Seksi Pelayanan untuk disimpan.
Selanjutnya akan dilakukan penyortiran pada jenis laporan berkas yang
telah di rekam oleh Seksi PDI dan di kembalikan pada Seksi Pelayanan,
selanjutnya akan di sortir sesuai jenis laporannya seperti laporan SPT
Masa atau SPT Tahunan oleh Seksi Pelayanan, lalu berkas yang sudah
disortir akan disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan menurut
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang diurutkan mulai dari nomor
terkecil sampai nomor terbesar.
2.
Adapun kendala yang dihadapi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam dalam penyimpanan arsip adalah kurangnya sumber daya manusia
pada bagian seksi pelayanan sehingga penyimpanan berkas yang akan
diarsipkan tidak terlalu efektiv dan efisien.
46
47
4.2 Saran
Berdasarkanhasilpenelitiansertakesimpulan yang diperolehdaripenelitianini,
makapenulis
dapatmemberi
saran
yang
dapatmenjadibahanpertimbangankedepannya untuk perusahaan :
1. Tata cara pengarsipan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam sudah berjalan sangat baik. Hal ini didasarkan pada hasil
penelitian
yang
telah
dipaparkan
sebelumnya.
Diusahakan
cara
penyimpanan arsip dilakukan lebih baik dan teliti. Agar tidak arsip yang
tertukar, hilang, atau bahkan tercecer.
2. Agar pelaksanaan pengarsipan berjalan dengan efektif dan efisien, Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam harus menambahsumber daya
manusia pada seksi pelayanan.