Pengelolaan Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Di zaman sekarang
ini dapat
dikatakan arsip
memiliki peranan
pentingterutama di dalam tertib administrasi pemerinah maupun swasta. Mulanya
transaksi ataupun kegiatan manusia cukup didasari rasa saling percaya, akan tetapi
di era sekarang ini tidak cukup hanya didasari oleh rasa saling percaya terutama
dalam sebuah instansi Pemerintahan.
Menurut Amsyah (2001:2) arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pemabyaran) sampai
kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
Sekarang ini semua kegiatan manusia disertai dengan tanda bukti. Ada
beberapa macam bukti seperti kuitansi, faktur, surat perjanjian dan lainnya. Itu
semua sebagian kecil dari contoh catatan dan rekaman yang terjadi didalam
kehidupan sehari-hari. Catatan dan rekaman seperti itu sederhanyanya kita sebut
dengan arsip.
Dalam suatu organisasi baik pemerintahmaupun swasta pasti akan
melakukan yang berkaitan dengan proses administrasi. Hasil dari kegiatan
administrasi tersebut terciptalah suatu dokumen yang mempunyai nilai guna bagi
organisasi . dokumen yang bernilai guna bagi organisai tersebut dapat disebut
dengan arsip.
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-
1
2
surat/warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan
menerapkan kebijkasanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan
(Barthos, 2007:2).
Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaan surat. Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada
kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut sebenarnya sudah tidak tepat
lagi, karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan
praktis organisasi, karena kearsipan telah berkembang menjadi bagian tidak
terpisahkan dari manajemen informasi.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat manunjang kecepatan dan
ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun
kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka
melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai
yang bekerja pada unit ini kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan
terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang
kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Arsippada umumnya tebagi menjadi dua yaitu, arsip dinamis dan statis.
Arsip juga disebut sebagai salah satu sumber data, karena arsip adalah bukti dan
rekaman dari semua kegiatan ataupun transaksi mulai dari kegiatan pembayaran
sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Pemakaian bukti tertulis ini sudah
3
melembaga dalam setiap kegiatan manusia. Bukti ataupun rekaman, catatan yang
dihasilkan dari suatu kegiatan itulah yang perlu kita tata secara sistematis, teratur
sesuai prosedur yang telah ditetapkan dalam suatu instansi atau organisasi agar
dapat dengan mudah untuk menyimpan, memelihara dan mempermudah
penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Penggunaan arsip adalah penemuan kembali arsip yang sudah disimpan
untuk digunakan lagi jika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan. Pemeliharaan
bertujuan untuk melindungi arsip agar tetap dalam kondisi baik dan tidak rusak.
Pemeliharaan ini meliputi fisik arsip dan tempat simpan arsip. Tahapan terakhir
adalah penyusutan, penyusutan yang dimaksud adalah pemindahan arsip aktif
yang sudah menurun kegunaannya dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi
dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas
yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip tersebut.
Perlu disadari bahwa di masa era globalisasi ini secara transparan dapat
dirasakan kepentingan arsip sebagai penunjuang informasi yang benar, karena
merupakan sumber yang dapat dipercaya dan valid. Sebab tanpa adanya arsip,
informasi yang kita terima menjadi tidak dan kurang utuh yang selanjutnya akan
menimbulkan masalah dikemudian hari.
Dalam Tugas Akhir ini saya membahas tentang arsip dari Wajib Pajak pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam. Arsip wajib pajak sangatlah
penting bagi instansi khususnya kantor pelayanan pajak. Arsip wajip pajak
merupakan arsip penting yang mempunyai nilai guna keuangan. Jika arsip wajib
4
pajak tidak dikelola dengan baik, arsip dapat hilang dan bisa berakibat fatal bagi
kantor pelayanan pajak.
Arsip wajib pajak dapat digunakan sebagai bukti bahwa Wajib Pajak telah
membayar kewajibannya kepada pemerintah. Jika arsip tersebut tidak dapat
ditemukan atau hilang maka dapat menimbulkan kasus.
Arsip yang tercipta di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
tentunya sangat penting, karena arsip yang tercipta berkaitan dengan data-data
perpajakan dari wajib pajak yang ada dalam wilayah Lubuk Pakam. Dengan
berjalannya waktu data wajib pajak semangkin bertambah. Dengan bertambahnya
data yang masuk dan akan menjadi arsip, apabila arsip tersebut tidak dikelola
dengan baik dan jika suatu saat diperlukan akan sulit untuk menemukan arsip
tersebut. Untuk itu penulis menuliskan Tugas Akhir yang bertema “Pengelolaan
Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam”.
5
A. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari uraian di atas, maka dapat di buat
perumusan masalah pokok agar materi yang akan di bahas sesuai dengan
apa yang di inginkan. Berdasarkan latar belakang yang di uraikan diatas,
maka masalah pokok yang di bahas dalam Tugas Akhir ini adalah
“Bagaimanakah pengelolaan arsip wajib pajak pada Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Lubuk Pakam?”
B. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari Tugas Akhir yang dilakukan oleh
penelitian ini adalah : “ Mengetahui pengeloaan arsip wajib pajak pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam”.
C. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai dari tugas akhir
yang dilakukan oleh peneliti adalah:
1. Bagi instansi sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar dapat
melaksanakan aktivitas dengan lebih efesien, efektif serta lebih
bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi
dalam mencapai tujuannya.
2. Bagi penelitian, penelitian ini merupakan sebuah kesempatan bagi
penulis untuk menerapkan teori-teori yang penulis dapat baik dari
bangku perkuliahan maupun dari luar dan memperdalam pengetahuan
serta menambah wawasan pemikiran penulis di bidang kesekretariatan,
khususnya mengenai pengelolaan arsip.
6
3. Sebagai pedoman atau referensi bagi penelitian lain atau rekan-rekan
mahasiswa yang tertarik untuk mengadakan penelitian di bidang atau
permasalahan yang sama, khususnya penelitian yang berkaitan dengan
pengelolaan arsip.
D. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat dan waktu penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam di Jl.P. Diponegoro No.30
A GedungKeuangan Negara unit I Lantai 2 dan 4 Medan. Sedangkan
penelitian yaitu dimulai pada tanggal 11 April hingga pada tanggal 4 Juni
2016.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian
agar waktu bisa
Jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir sebagaimana terlihat dalam
Tabel 1.1 jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No
Keterangan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Sumber Penulis (2016)
April
Mei
Juni
7
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahsan Tugas Akhir dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir dalam 4
(empat) BAB yang dianggap cukup memadai untuk menggunakan hal yang
dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dapat lebih
terarah dan sistematis. Adapun uraiannya sebagai berikut
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab pendahuluan di uraikan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian, sistematika penelitian, sistematika pembahasan
yang terdiri dari jadwal kegiatan penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Pada bab profil instansi di uraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job
description, letak geografis perusahaan dan kinerja terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab pembahasan berisikan pembahasan dari pengertian arsip, tujuan
arsip, fungsi dan peranan arsip, sistem penyimpanan arsip, penyimpanan
arsip, alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip, penanganan dan cara
mengarsip, arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam,
pengertian wajib pajak, kewajibab wajib pajak, hak wajib pajak, pengertian
nomor pokok wajib pajak, cara memperoleh nomor pokok wajib pajak,
pengelolaan arsip wajib pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam.
8
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab kesimpulan dan saran ini berisikan tentang tata cara pengarsipan
di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, dan kendala yang dihadapi
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam dalam penyimpanan arsip.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Di zaman sekarang
ini dapat
dikatakan arsip
memiliki peranan
pentingterutama di dalam tertib administrasi pemerinah maupun swasta. Mulanya
transaksi ataupun kegiatan manusia cukup didasari rasa saling percaya, akan tetapi
di era sekarang ini tidak cukup hanya didasari oleh rasa saling percaya terutama
dalam sebuah instansi Pemerintahan.
Menurut Amsyah (2001:2) arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
atau transaksi dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pemabyaran) sampai
kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
Sekarang ini semua kegiatan manusia disertai dengan tanda bukti. Ada
beberapa macam bukti seperti kuitansi, faktur, surat perjanjian dan lainnya. Itu
semua sebagian kecil dari contoh catatan dan rekaman yang terjadi didalam
kehidupan sehari-hari. Catatan dan rekaman seperti itu sederhanyanya kita sebut
dengan arsip.
Dalam suatu organisasi baik pemerintahmaupun swasta pasti akan
melakukan yang berkaitan dengan proses administrasi. Hasil dari kegiatan
administrasi tersebut terciptalah suatu dokumen yang mempunyai nilai guna bagi
organisasi . dokumen yang bernilai guna bagi organisai tersebut dapat disebut
dengan arsip.
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-
1
2
surat/warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan
menerapkan kebijkasanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan
(Barthos, 2007:2).
Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaan surat. Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada
kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut sebenarnya sudah tidak tepat
lagi, karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan
praktis organisasi, karena kearsipan telah berkembang menjadi bagian tidak
terpisahkan dari manajemen informasi.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat manunjang kecepatan dan
ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun
kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka
melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai
yang bekerja pada unit ini kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan
terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang
kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.
Arsippada umumnya tebagi menjadi dua yaitu, arsip dinamis dan statis.
Arsip juga disebut sebagai salah satu sumber data, karena arsip adalah bukti dan
rekaman dari semua kegiatan ataupun transaksi mulai dari kegiatan pembayaran
sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Pemakaian bukti tertulis ini sudah
3
melembaga dalam setiap kegiatan manusia. Bukti ataupun rekaman, catatan yang
dihasilkan dari suatu kegiatan itulah yang perlu kita tata secara sistematis, teratur
sesuai prosedur yang telah ditetapkan dalam suatu instansi atau organisasi agar
dapat dengan mudah untuk menyimpan, memelihara dan mempermudah
penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Penggunaan arsip adalah penemuan kembali arsip yang sudah disimpan
untuk digunakan lagi jika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan. Pemeliharaan
bertujuan untuk melindungi arsip agar tetap dalam kondisi baik dan tidak rusak.
Pemeliharaan ini meliputi fisik arsip dan tempat simpan arsip. Tahapan terakhir
adalah penyusutan, penyusutan yang dimaksud adalah pemindahan arsip aktif
yang sudah menurun kegunaannya dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi
dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas
yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip tersebut.
Perlu disadari bahwa di masa era globalisasi ini secara transparan dapat
dirasakan kepentingan arsip sebagai penunjuang informasi yang benar, karena
merupakan sumber yang dapat dipercaya dan valid. Sebab tanpa adanya arsip,
informasi yang kita terima menjadi tidak dan kurang utuh yang selanjutnya akan
menimbulkan masalah dikemudian hari.
Dalam Tugas Akhir ini saya membahas tentang arsip dari Wajib Pajak pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam. Arsip wajib pajak sangatlah
penting bagi instansi khususnya kantor pelayanan pajak. Arsip wajip pajak
merupakan arsip penting yang mempunyai nilai guna keuangan. Jika arsip wajib
4
pajak tidak dikelola dengan baik, arsip dapat hilang dan bisa berakibat fatal bagi
kantor pelayanan pajak.
Arsip wajib pajak dapat digunakan sebagai bukti bahwa Wajib Pajak telah
membayar kewajibannya kepada pemerintah. Jika arsip tersebut tidak dapat
ditemukan atau hilang maka dapat menimbulkan kasus.
Arsip yang tercipta di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
tentunya sangat penting, karena arsip yang tercipta berkaitan dengan data-data
perpajakan dari wajib pajak yang ada dalam wilayah Lubuk Pakam. Dengan
berjalannya waktu data wajib pajak semangkin bertambah. Dengan bertambahnya
data yang masuk dan akan menjadi arsip, apabila arsip tersebut tidak dikelola
dengan baik dan jika suatu saat diperlukan akan sulit untuk menemukan arsip
tersebut. Untuk itu penulis menuliskan Tugas Akhir yang bertema “Pengelolaan
Arsip Wajib Pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam”.
5
A. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari uraian di atas, maka dapat di buat
perumusan masalah pokok agar materi yang akan di bahas sesuai dengan
apa yang di inginkan. Berdasarkan latar belakang yang di uraikan diatas,
maka masalah pokok yang di bahas dalam Tugas Akhir ini adalah
“Bagaimanakah pengelolaan arsip wajib pajak pada Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Lubuk Pakam?”
B. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari Tugas Akhir yang dilakukan oleh
penelitian ini adalah : “ Mengetahui pengeloaan arsip wajib pajak pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam”.
C. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai dari tugas akhir
yang dilakukan oleh peneliti adalah:
1. Bagi instansi sebagai bahan masukan dan pertimbangan agar dapat
melaksanakan aktivitas dengan lebih efesien, efektif serta lebih
bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi
dalam mencapai tujuannya.
2. Bagi penelitian, penelitian ini merupakan sebuah kesempatan bagi
penulis untuk menerapkan teori-teori yang penulis dapat baik dari
bangku perkuliahan maupun dari luar dan memperdalam pengetahuan
serta menambah wawasan pemikiran penulis di bidang kesekretariatan,
khususnya mengenai pengelolaan arsip.
6
3. Sebagai pedoman atau referensi bagi penelitian lain atau rekan-rekan
mahasiswa yang tertarik untuk mengadakan penelitian di bidang atau
permasalahan yang sama, khususnya penelitian yang berkaitan dengan
pengelolaan arsip.
D. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat dan waktu penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu pada
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam di Jl.P. Diponegoro No.30
A GedungKeuangan Negara unit I Lantai 2 dan 4 Medan. Sedangkan
penelitian yaitu dimulai pada tanggal 11 April hingga pada tanggal 4 Juni
2016.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian
agar waktu bisa
Jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir sebagaimana terlihat dalam
Tabel 1.1 jadwal kegiatan penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No
Keterangan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Sumber Penulis (2016)
April
Mei
Juni
7
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahsan Tugas Akhir dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir dalam 4
(empat) BAB yang dianggap cukup memadai untuk menggunakan hal yang
dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dapat lebih
terarah dan sistematis. Adapun uraiannya sebagai berikut
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab pendahuluan di uraikan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian, sistematika penelitian, sistematika pembahasan
yang terdiri dari jadwal kegiatan penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Pada bab profil instansi di uraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job
description, letak geografis perusahaan dan kinerja terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab pembahasan berisikan pembahasan dari pengertian arsip, tujuan
arsip, fungsi dan peranan arsip, sistem penyimpanan arsip, penyimpanan
arsip, alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip, penanganan dan cara
mengarsip, arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam,
pengertian wajib pajak, kewajibab wajib pajak, hak wajib pajak, pengertian
nomor pokok wajib pajak, cara memperoleh nomor pokok wajib pajak,
pengelolaan arsip wajib pajak pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk
Pakam.
8
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab kesimpulan dan saran ini berisikan tentang tata cara pengarsipan
di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, dan kendala yang dihadapi
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam dalam penyimpanan arsip.