Sistem Integrasi Supply Chain Management
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
Sistem Integrasi Supply Chain Management untuk Distribusi Produk
(Studi Kasus: Distribution Centre Gudang Farmasi)
Oleh
Akhmad Qashlim
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Al Asyariah Mandar
(medqashlim@gmail.com)
Abstract
Distribution of goods is an activity that plays an important role in the concept of supply chain
management, it is described in the form of the flow of travel products from a supplier,
manufacturer, distribution center and then to the retailer in an appropriate manner and
coordinated. Medicine disitribution is done by one district health department requires a
supply chain concept to control the medicine travel from the supplier, manufacturer to
pharmacy warehouses up to the clinic. This study has designed integrated system to record
the activity. The scope of the study did not involve the supplier so that the companies involved
the manufacturer, distribution center and retailer. This research focus on activities rather
than on the technical, operational and cost calculations, profit or led time of procurement.
Results of this study, a systems integration using web based approach to supply chain to
illustrate the workflow of the companies involved that manufacturer, retailers, and an
interface for distribution center in order to aproved demand for goods and receive
notification of manufacture (controlingl). System created with php programming and SQL
Server database. System testing using XAMP to localhos server. This system makes it possible
to build long-term relationships between businesses and customers.
Keywords: Supply Chain Management, Sistem Integrasi
1.
PENDAHHULUAN
Produk rumah tangga atau segala produk yang menunjang aktifitas keseharian kita
memiliki siklus bahan baku dari suplier ke produksi, gudang dan distribusi sampai ke
konsumen akhir (Siagian, 2005). Produk tersebut melewati perjalanan panjang sebelum
sampai ke tangan konsumen, terdapat rangkaian atau jaringan perusahaan-perusahaan yang
bersama-sama membuat dan menyalurkan produk tersebut sampai pada konsumen akhir.
Rangkaian ini dimulai dari material dasar atau bahan mentah yang diperoleh dari alam jika itu
produk herbal (bagian hulu) sampai pada toko atau retailer (bagian hilir) proses inilah yang
dimaksud Supply Chain Management (SCM). Keseluruhan proses ini melibatkan interaksi
antara supplier, produsent, distribution, dan retailer sebagai satu kesatuan (Pujawan, 2005;
Siagian 2005) yang memenuhi permintaan end customer (Chopra S dan meindl P, 2007).
Suplay chain sebagai pelaku terdiri dari perusahan atau lembaga yang terlibat dalam
pembuatan produk sampai pada penggunaan produk oleh costumer , aliran-aliran yang terjadi
di sepanjang supply chain harus dikelola secara terintegrasi, sehingga barang bisa sampai
tepat waktu dan tepat jumlah di tangan end customer , dengan beroperasi secara efektif dan
efisien, dan meminimumkan distorsi informasi antar pelaku supply chain (Pujawan, 2005)
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
Hal tersebut dapat diselesaikan dengan menggunakan teknologi informasi yang
memungkinkan kolaborasi, koordinasi, dan integrasi dalam praktek di lapangan. Pelaku
industri pun mulai sadar bahwa untuk menyediakan layanan yang informatif dan real time
maka dibutuhkan sistem yang mampu mengintegrasi dan menghubungkan seluruh pelaku
industri yang terlibat dalam bisnis. Dengan adanya teknologi informasi pelaku supply chain
dapat membagi informasi serta melakukan transaksi dengan lebih cepat, murah dan akurat.
Informasi aktifitas dapat diakses oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam supply chain
dengan menggunakan teknologi informasi. Aplikasi teknologi informasi dalam konteks SCM
dapat berupa system electronic procurement (e-procurement) untuk pembelian barang, system
electronic fulfilment (e-fulfilment) untuk permintaan dalam rakngka pemenuhan kebutuhan
produk barang, system electronic commerce (e-commerce) untuk sistem penjualan ke end
customer termasuk sistem pendistribusian produk barang dari suplier ke retail (Lee dan
Whang, 2005).
Proses distribusi produk barang dari supplier ke retail akan tercatat dalam history
system sebagai aktifitas yang melibatkan retail, produsen dan supplier, proses ini dapat
diperpanjang sampai pada pemasok pabrik / supplier untuk mengetahui bahan mentah
(material raw). Namun dalam kasus distribusi obat yang dibahas dalam penelitian ini suppy
chain hanya melibatkan manufacturer (misalnya kimia farma atau phapros), distribution
centre (gudang farmasi) dan retail (puskesmas atau apotek). Proses dimulai dari adanya
permintaan (demand) oleh puskesmas (retail) ke gudang farmasi dinas kesehatan selaku
distribution centre, kemudian permintaan tersebut diferifikasi, disetuji dan diteruskan ke
manufacturer dalam hal ini adalah kimia farma kemudian menyediakan paket sesuai
permintaan. Proses ini tentunya diharapkan sangat informatif karena aktifitas masing-masing
pihak yang terlibat dalam supply chain dapat diakses, dengan demikian transaksi dapat
dilakukan dengan lebih cepat, murah dan akurat (Pujawan, 2005).
Penelitian ini akan mencoba merekam transaksi pendistribusian dan permintaan (supply
and demand) obat yang melibatkan manufacturer , distribution centre sampai pada retailer
menggunakan sistem komputerisasi dan pendekatan SCM untuk menggambarkan alur
transaksi yang dilakukan masing-masing perusahaan yakni manufacturer , distribution centre,
retailer . Sistem diuji coba pada Distribusi Obat Dinas Kesehatan pada sebuah kabupaten.
Masing-masing suplay chain memiliki peran yang berbeda namun saling terkait dan saling
mendukung. Sistem akan terintegrasi dan menghubungan ketiga perusahaan tersebut melalui
fasilitas internet (Lee dan Whang, 2005)
2.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Supplay Chain Management (SCM)
Supply Chain adalah seluruh pelaku kegiatan yang berhubungan dengan aliran dan
transformasi barang, mulai dari bahan baku sampai kepada pengguna (end user), serta
informasi yang mengalir sepanjang rantai pasokan. Sementara Supply Chain Management
(SCM) adalah metode sistematis, koordinasi strategis dari fungsi bisnis traditional dan taktis
dalam suatu perusahaan yang terhubung dengan perusahaan lain dalam Supply Chain dengan
tujuan meningkatkan kinerja jangka panjang dari masing-masing perusahaan dan rantai
pasokan secara keseluruhan (Siagian, 2005).
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
SCM sebagai proses bisnis internal organisasi, dimana pelanggan dan pemasok yang
memiliki kebutuhan dan permintaan merupakan pemeran utama dalam proses bisnis. SCM
telah dianggap penting untuk meningkatkan nilai dari perusahaan, hal ini menjadikan SCM
sebagai indikator keberhasilan suatu organisasi yang menekankan fakta bahwa pelanggan dan
pemasok adalah peserta aktif dalam proses perencanaan strategis organisasi.
Tabel 2.1. Komponen yang terlibat dalam SCM
Upstream Supply Chain
aktivitas supply chain yang
meliputi kegiatan perusahaan
manufacture dengan pemasok
mereka, serta hubungan
manufacture dengan pemasok
dari pemasok perusahaan
tersebut. Hubungan pemasok
dapat diperpanjang dalam
beberapa tingkatan, sampai ke
asal-usul bahan baku. Dalam
upstream supply chain
biasanya aktivitasnya berupa
pengadaan (pembelian).
Internal Supply Chain
Aktivitas supply chain yang
meliputi seluruh proses bisnis
dari perushaan. Aktivitas yang
umum dalam supply chain ini
seperti produksi, manufaktur,
dan pengendalian persediaan.
Downstream Supply
Chain
Aktivitas supply chain yang
memliputi kegiatan
pendistribusian atau
pengiriman produk sampai
kepada end customer .
Aktivitas yang umum pada
proses downstream supply
chain seperti distribusi produk,
pergudangan, transportasi, dan
aftar-sales service.
Dalam konsep SCM terdapat beberapa peran yang dimainkan oleh masing-masing
perusahaan dan memiliki fungsi yang berbeda-beda namun saling terkait, beberapa hal
tersebut antara lain:
1.
Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) adalah pendekatan yang bertujuan untuk
menciptakan peningkatan nilai pada pemegang kepentingan melalui pengembangan hubungan
yang tepat dengan pelanggan utama (Adrian Payne, 2005). CRM merupakan aplikasi ebusiness lintas fungsi (penjualan, pemasaran, penerimaan pesanan) yang menggabungkan dan
mengubah proses menjadi terotomatisasi untuk pelanggan. (O’Brien, 2006). Pendekatan ini
bertujuan untuk membangun hubungan jangka panjang antara bisnis dan pelanggan. (Dave
Chaffey, 2009)
2.
Customer Service Management
Customer Service Management adalah sarana sebagai pencitraan wajah perusahaan
kepada pelanggan. Customer Service Management menyediakan informasi pelanggan tentang
produk perusahaan, seperti ketersediaan produk, tanggal pengiriman dan status pesanan.
Informasi real-time yang diberikan kepada pelanggan melalui interface dengan fungsi
perusahaan, seperti manufaktur dan logistik. Manajemen layanan pelanggan bertanggung
jawab untuk mengelola hubungan dengan pelanggan.
3.
Demand Management
Demand Management adalah proses yang harus diseimbangkan, antara kebutuhan
pelanggan dan kemampuan pasokan peruashaan. Hal ini meliputi perkiraan permintaaan dan
singkronisasi dengan produksi, penyediaan (producrement), dan distribusi.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
4.
Order Fulfilment
Order Fulfilment adalah kunci dari sebuah supply chain yang efektif. Order Fulfilment
yang efektif membutuhkan integrasi antara manufacture, marketing plan, dan logistik.
5.
Manufacturing Flow Management
Manufacture Flow Management berhubungan dengan pembuatan produk dan membuat
fleksibilitas manufacture yang berguna untuk melayani target pasar.
6. Supplier Relationship Management
Supplier Relationship Management adalah bagaimana perusahaan berhubungan dan
menjaga hubugnan dengan supplier dari perusahaan tersebut.
2.2.
Aktifitas Operasional SCM
Diagram Operasional SCM (Siahaya, 2013)
Aktifitas operasional SCM meliputi (Siahaya, 2013):
1. Supplier / Pemasok merupakan element pertama supply chain dan berada pada posisi
paling depan dari rangkaian rante pasok. Supplier memberikan konstribusi yang sangat
besar bagi keberhasilan penyaluran produk barang sejak dari tempat bahan baku (raw
material) sampai kepada manufacture yang melakukan proses produksi.
2. Manufacture, melakukan prediksi kebutuhan bahan baku (raw material), mengatur
Kesiapan fasilitas dan pelaksanaan produksi. Mengolah bahan baku dengan
memanfaatkan sumber daya industri untuk menghasilkan barang yang mempunyai
nilai tambah atau manfaat lebih dan siap digunakan.
3. Distribution atau manegement logistik merupakan element supply chain yang
merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan pengankutan,
penyimpanan, dan distribusi barang serta layanan jasa dan informasi untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
4. Retailer sebagai salah satu element supply chain yang menerima distirbusi barang dan
melakukan penjualan produk barang ke end customer atau pengguna akhir. Kualitas
produk dan jasa yang diterima oleh end customer mencakup nilai (customer value)
yang sangat menentukan kepuasan (satisfaction) dan keberhasilan perusahaan dalam
memasarkan produknya.
2.3.
Sistem Integrasi
Internet sebagai teknologi masa kini muncul dan berkembang dengan biaya yang murah
serta mudah dan akurat, ini memungkinkan untuk melakukan bisnis dengan efektif dan
efesien serta pengendalian yang terintegrasi (Lee dan Whang, 2005). Memanfaatkan jaringan
internet untuk membangun sistem integrasi dapat dilakukan dengan melibatkan semua pelaku
bisnis dalam penggunaan sistem tersebut. Sistem integrasi dalam supply chain yang
menghubungkan semua pelaku bisnis dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Sistem Integrasi (Lee dan Whang, 2005)
Gambar 2.1. menunjukkan sebuah arsitektur yang memiliki kemampuan penyinpanan
data dan pengelolaan informasi. Arsitektur ini menawarkan sebuah paradigma ketika
information hub menampung semua informasi, maka informasi akan diteruskan ke semua
pelaku bisnis yang terlibat dalam supply chain mulai dari konsumen akhir hingga seluruh
pelaku bisnis seperti supplier. Logistic provider, banks, manufacturer, distribution centre,
dan retailer. information hub akan menjadi situs web atau server pusat internet. Masingmasing pelaku bisnis dalam supllay chain ini memiliki interface dan terintegrasi ke arah dua
sisi (supply and demand) melalui information hub. Interaksi dalam arsitektur ini dapat berupa
pelacakan produk, pemesanan dan pembayaran (Lee dan Whang, 2005; Chopra S dan meindl
P, 2007).
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
3.
a.
METODE PENELITIAN
Lingkup Penelitian
Kajian penelitian yang menyangkut supply chain management meliputi supplier,
manufacturer, distribution center dan retailer yang dijalankan oleh masing-masing
perusahaan. Namun, lingkup penelitian ini hanya menkaji interaksi antara manufacture yaitu
sebuah perusahaan obat, sementara distribution center oleh gudang farmasi dinas kesehatan
pada sebuah kabupaten, dan retailer yakni puskesmas. Sementara supplier sebagai pemasok
bahan mentah (material raw) untuk pembutan obat-obatan tidak akan dibahas dalam
penelitian ini. Fokus penelitian ini pada aktifitas teknis operasional dan bukan pada
perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan. Adapun Lingkup penelitian dapat dilihat
pada gambar 3.1.
Lingkup Penelitian
Supplier
Manufacturer
Distribution
Center
Retailer
Gambar 3.1. Lingkup Penelitian
b.
Tahap Penelitian
Observasi
Untuk membangun sistem integrasi kami mengumpulkan informasi melalui observasi
dilokasi penelitian yang bertujuan untuk mendapat gambaran tentang desain dan strategi serta
alur proses pengadan obat yang selama ini dilakukan oleh puskesmas dan gudang farmasi.
Selanjutnya, pada penelitian ini akan dilakukan tiga tahap untuk menghasilkan prototype
sistem. Gambar 3.2 menunjukkan tahapan proses penelitian.
TAHAP 1
Desain Skenarion
TAHAP 2
Analisis
TAHAP 3
Desain
Prototype Desain
Gambar 3.2. Tahap Penelitian
TAHAP 4
Implementasi
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
1. Membuat Desain Skenario
Desain skenario yang kami buat berupa dokument tertulis untuk menggambarkan
fungsional sistem yang perlu diperhitungkan, tahap ini menghasilkan prototype sistem
secara sederhana.
2. Analisis dan Pemeriksaan kembali desain
Ini adalah proses analisis untuk mempelajari dan memeriksa desain skenarion yang
dihasilkan pada tahap pertama. Skenario tersebut berupa prototype fungsional sistem.
Tahapan ini melibatkan bagian perencanaa obat pada Puskesmas. Inti dari tahap ini
adalah untuk memastikan bahwa setiap proses desain telah dipublikasikan kepada
pemangku kepentingan sehingga mereka mengetahui prototype sistem, rencana
implementasi, perbaikan, alur proses dan hasil yang ingin dicapai.
3. Desain Prortotype Membuat Sistem Integrasi
Setelah membahas skenario desain, kami memperoleh dan mengumpulkan semua
masukan dan pertimbangan dalam bentuk pos-it. Informasi yang masih bersifat abstrak
kamudian kami kelompokkan untuk menentukan arah yang paling mendekati kata
tepat untuk sistem integrasi ini, Barulah setelah itu kami mendesain prototype yang
sesungguhnya.
4. Rencana implementasi
Pada tahap ini akan dibuat interface sistem berdasarkan prototype yang dihasilakn
pada tahap 3. Ini merupakan tahap rencana implementasi sistem integrasi. Desain
interface dapat dilihat pada hasil penelitian.
c.
Kebutuhan Rancangan Sistem
Untuk membangun perangkat lunak SCM dibutuhkan data tentang proses pengadaan
obat yang diperoleh langsung dari puskesmas dan gudang farmasi dinas kesehatan pada
sebuah kabupaten. Sementara sistem integrasi berbasis web digunkaan tolls macromedia
dreamweaver untuk membuat pemrograman php, mySQL sebagai database dan untuk
menguji fungsionalitas sistem apakah dapat berjalan dengan baik maka dilakukan ujicoba
sistem menggunakan Xamp aplication 6.0 sebagai localhost server , file-file web akan
diletakkan dalam folder directori htdocts untuk kemudian di eksekusi oleh xamp dan
ditampilkan di halaman browser, Komputer dell core i5 digunakan untuk menjalankan sistem.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Model direct sistem informasi yang digunankan merupakan integrasi sistem sesuai
dengan peran masing-masing perusahaan untuk dapat saling terhubung dalam sebuah
jaringan. Gudang farmasi sebagai pusat distribusi (distribution centre) akan mengatur semua
permintaan dan pengiriman produk. Artinya setiap permintaan yang dilakukan oleh
puskesmas (retailer) akan diferivikasi dan di setujui oleh gudang farmasi, begitupun dengan
pengiriman barang yang dilakukan oleh supplier manufacturer akan diterima oleh gudang
farmasi dan distribusikan ke retailer sesuai permintaan. Dengan sistem ini, Supplier tidak
memungkinkan untuk melakukan pengiriman barang langsung ke retailer begitupun
sebaliknya sehingga seluruh proses yang terjadi akan dikoordinasikan ke gudang farmasi
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
sebagai distribution centre. Seluruh informasi aktifitas dalam proses ini akan terekam oleh
sistem distibution history. Proses ini ditunjukkan pada gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Supplier Manufacture yang dalam hal ini merupakan produsen dari obat-obatan
memiliki tugas untuk merawat produk barang, menyediakan barang yang diorder,
menawarkan jenis obat, menyediakan layanan online maupun offline, dan transportasi
pengiriman barang. Hasil dari aktifitas ini berupa pendapatan (acquistion) perusahaan sebagai
profit. Proses ini dilakukan dengan sistem e-commerce yang mana semua pesanan yang akan
dipaketkan dan dikirim disesuaikan dengan barang yang telah di setujui oleh gudang farmasi,
barang yang telah disetujui dan dibatalkan dapat dengan segera diketahui oleh puskesmas
melalui interface sistem yang tersedia.
Gudang farmasi sebagai Distribution Centre akan menerima barang kiriman dari
supplier manufacturer. Mereka akan melakukan maintenance produk, mengontrol perjalanan
produk dari supplier ke gudang farmasi, menjadwalkan produk sesuai masa expairt dengan
metode First Expairt First Deliver (FEFD), memproses setiap permintaan dari puskesmas dan
membuat pengamanan paket sebelum dikirim serta menjadwalkan rencana distribusi paket ke
puskesmas, Semua aktifitas ini juga dapat dilihat oleh retail dan supplier.
Sementara itu puskesmas sebagai Retailer menggunakan sistem e-fulfilment untuk
melakukan permintaan barang (demand) ke gudang farmasi. Retailer kemudian menunggu
dan mengontrol sistem untuk mengetahui produk yang disetujui dan produk yang dibatalkan.
Produk yang disetujui akan diteruskan ke supplier manufacturer dan kemudian menuggu
barang tersebut tiba, selain itu retailer juga melakukan maintenance produk dan
menjadwalkan permintaan berikutnya. Retailer akan mendistribusikan produk tersebut ke end
costumer dengan metode FEFD. Dari hasil distribusi ini retailer akan mendapatkan
pendapatan (acquistion) sebagai profit.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
a.
Desain Interface Administration
Gambar 4.2. Interface Administrator SCM Software
Gambar 4.2. menunjukkan interface administrator untuk distribution center . admin
Gudang farmasi yang akan menggunakan sistem ini memungkinkan untuk melakukan kontrol
terhadap manufacture dan retailer . Termasuk merekam aktivitas manufacture dalam
memproses order barang dari retailer dan kemudian retailer saat akan mengajukan
permintaan obat ke manufacture. Gambar 4.2. Menunjukkan shipment status pengiriman
barang oleh manufacture (on procees order).
Gambar 4.3. Shipment Status pemesanan barang
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
Gamber 4.3. Merupakan halaman pelacakan status order oleh Distribution Center . Ini
merupakan halaman yang terintegrasi, ketika manufacture menstatuskan sebuah pesanan
maka informasi tersebut akan otomatis tampil pada menu on procees administator
distrbibution center. Terdapat tiga status pemesanan on process yaitu: Preparing Order :
Menunggu armada transportasi, Prepare Delivery: Pemesanan sementara dipaketkan,
Destination: Barang telah tiba di puskesmas tujuan. Keterangan masing-masing status
terdapat pada kolom summary.
5.
KESIMPULAN DAN SARAN
Solusi SCM dengan sistem yang teritegrasi mengotomatisasi pengiriman dan
permintaan (supply and demand) produk barang. Informasi yang real time tentang aktifitas
perusahaan yang terlibat dalam supply chain serta jadwal distribusi memberikan nilai tambah
yang kompetitif, efektif, efesien, akurat dan tepat bagi setiap pelaku bisnis. Upaya ini
memungkinkan retailer untuk menemukan barang-barang yang mereka inginkan dengan
harga yang tepat dan dengan waktu yang singkat serta dapat mengontrol mulai proses order
produk sampai barang diterima. Ini adalah cara yang informatif dan komunikatif dengan mitra
dalam jangka panjang.
Penelitian ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan peramalan dan
perencanaan permintaan barang, perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan serta
memperluas lingkup penelitian dari supplier hingga ke end customer .
6.
Daftar Pustaka
Chopra, S dan Meindl, P., 2007, Supply Chain Managemen, Strategi Planing and Operation,
Pearson Education, Inc. Canada. 0-13-208608-5.
Chaffey, Dafe, 2009, E-business and e-commerce management : strategy, implementation,
and Practice, Pearson Education Limited, London, 978-0-273-71960-1
Lee , Hau L., Whang Seungjin, 2005, Supply Chain Integration over the Internet, Springer
Science, Kluwer Academic Publishers.
Pujawan Nyoman, 2010, Supply Chain Management, Edisi ke-2, Penerbit, guna Wijaya,
Surabaya
Payne A, dan Frow P, 2006, Customer Relationship Management: From Strategy To
Implementation, Journal of Marketing Management, (22) 135-168.
Siagian, YM.,2005, Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis , Grasindo
(Gramedia Widiasarana Indonesia), Jakarta.
Siahaya, Willem, 2013, Sukses Supply Chain Management, Akses Demand Chain
Management, In Media, Jakarta.
Wieland cf. Andreas, Wallenburg CM, 2011, Supply-Chain-Management in stürmischen
Zeiten. Berlin.
Sistem Integrasi Supply Chain Management untuk Distribusi Produk
(Studi Kasus: Distribution Centre Gudang Farmasi)
Oleh
Akhmad Qashlim
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Al Asyariah Mandar
(medqashlim@gmail.com)
Abstract
Distribution of goods is an activity that plays an important role in the concept of supply chain
management, it is described in the form of the flow of travel products from a supplier,
manufacturer, distribution center and then to the retailer in an appropriate manner and
coordinated. Medicine disitribution is done by one district health department requires a
supply chain concept to control the medicine travel from the supplier, manufacturer to
pharmacy warehouses up to the clinic. This study has designed integrated system to record
the activity. The scope of the study did not involve the supplier so that the companies involved
the manufacturer, distribution center and retailer. This research focus on activities rather
than on the technical, operational and cost calculations, profit or led time of procurement.
Results of this study, a systems integration using web based approach to supply chain to
illustrate the workflow of the companies involved that manufacturer, retailers, and an
interface for distribution center in order to aproved demand for goods and receive
notification of manufacture (controlingl). System created with php programming and SQL
Server database. System testing using XAMP to localhos server. This system makes it possible
to build long-term relationships between businesses and customers.
Keywords: Supply Chain Management, Sistem Integrasi
1.
PENDAHHULUAN
Produk rumah tangga atau segala produk yang menunjang aktifitas keseharian kita
memiliki siklus bahan baku dari suplier ke produksi, gudang dan distribusi sampai ke
konsumen akhir (Siagian, 2005). Produk tersebut melewati perjalanan panjang sebelum
sampai ke tangan konsumen, terdapat rangkaian atau jaringan perusahaan-perusahaan yang
bersama-sama membuat dan menyalurkan produk tersebut sampai pada konsumen akhir.
Rangkaian ini dimulai dari material dasar atau bahan mentah yang diperoleh dari alam jika itu
produk herbal (bagian hulu) sampai pada toko atau retailer (bagian hilir) proses inilah yang
dimaksud Supply Chain Management (SCM). Keseluruhan proses ini melibatkan interaksi
antara supplier, produsent, distribution, dan retailer sebagai satu kesatuan (Pujawan, 2005;
Siagian 2005) yang memenuhi permintaan end customer (Chopra S dan meindl P, 2007).
Suplay chain sebagai pelaku terdiri dari perusahan atau lembaga yang terlibat dalam
pembuatan produk sampai pada penggunaan produk oleh costumer , aliran-aliran yang terjadi
di sepanjang supply chain harus dikelola secara terintegrasi, sehingga barang bisa sampai
tepat waktu dan tepat jumlah di tangan end customer , dengan beroperasi secara efektif dan
efisien, dan meminimumkan distorsi informasi antar pelaku supply chain (Pujawan, 2005)
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
Hal tersebut dapat diselesaikan dengan menggunakan teknologi informasi yang
memungkinkan kolaborasi, koordinasi, dan integrasi dalam praktek di lapangan. Pelaku
industri pun mulai sadar bahwa untuk menyediakan layanan yang informatif dan real time
maka dibutuhkan sistem yang mampu mengintegrasi dan menghubungkan seluruh pelaku
industri yang terlibat dalam bisnis. Dengan adanya teknologi informasi pelaku supply chain
dapat membagi informasi serta melakukan transaksi dengan lebih cepat, murah dan akurat.
Informasi aktifitas dapat diakses oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam supply chain
dengan menggunakan teknologi informasi. Aplikasi teknologi informasi dalam konteks SCM
dapat berupa system electronic procurement (e-procurement) untuk pembelian barang, system
electronic fulfilment (e-fulfilment) untuk permintaan dalam rakngka pemenuhan kebutuhan
produk barang, system electronic commerce (e-commerce) untuk sistem penjualan ke end
customer termasuk sistem pendistribusian produk barang dari suplier ke retail (Lee dan
Whang, 2005).
Proses distribusi produk barang dari supplier ke retail akan tercatat dalam history
system sebagai aktifitas yang melibatkan retail, produsen dan supplier, proses ini dapat
diperpanjang sampai pada pemasok pabrik / supplier untuk mengetahui bahan mentah
(material raw). Namun dalam kasus distribusi obat yang dibahas dalam penelitian ini suppy
chain hanya melibatkan manufacturer (misalnya kimia farma atau phapros), distribution
centre (gudang farmasi) dan retail (puskesmas atau apotek). Proses dimulai dari adanya
permintaan (demand) oleh puskesmas (retail) ke gudang farmasi dinas kesehatan selaku
distribution centre, kemudian permintaan tersebut diferifikasi, disetuji dan diteruskan ke
manufacturer dalam hal ini adalah kimia farma kemudian menyediakan paket sesuai
permintaan. Proses ini tentunya diharapkan sangat informatif karena aktifitas masing-masing
pihak yang terlibat dalam supply chain dapat diakses, dengan demikian transaksi dapat
dilakukan dengan lebih cepat, murah dan akurat (Pujawan, 2005).
Penelitian ini akan mencoba merekam transaksi pendistribusian dan permintaan (supply
and demand) obat yang melibatkan manufacturer , distribution centre sampai pada retailer
menggunakan sistem komputerisasi dan pendekatan SCM untuk menggambarkan alur
transaksi yang dilakukan masing-masing perusahaan yakni manufacturer , distribution centre,
retailer . Sistem diuji coba pada Distribusi Obat Dinas Kesehatan pada sebuah kabupaten.
Masing-masing suplay chain memiliki peran yang berbeda namun saling terkait dan saling
mendukung. Sistem akan terintegrasi dan menghubungan ketiga perusahaan tersebut melalui
fasilitas internet (Lee dan Whang, 2005)
2.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Supplay Chain Management (SCM)
Supply Chain adalah seluruh pelaku kegiatan yang berhubungan dengan aliran dan
transformasi barang, mulai dari bahan baku sampai kepada pengguna (end user), serta
informasi yang mengalir sepanjang rantai pasokan. Sementara Supply Chain Management
(SCM) adalah metode sistematis, koordinasi strategis dari fungsi bisnis traditional dan taktis
dalam suatu perusahaan yang terhubung dengan perusahaan lain dalam Supply Chain dengan
tujuan meningkatkan kinerja jangka panjang dari masing-masing perusahaan dan rantai
pasokan secara keseluruhan (Siagian, 2005).
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
SCM sebagai proses bisnis internal organisasi, dimana pelanggan dan pemasok yang
memiliki kebutuhan dan permintaan merupakan pemeran utama dalam proses bisnis. SCM
telah dianggap penting untuk meningkatkan nilai dari perusahaan, hal ini menjadikan SCM
sebagai indikator keberhasilan suatu organisasi yang menekankan fakta bahwa pelanggan dan
pemasok adalah peserta aktif dalam proses perencanaan strategis organisasi.
Tabel 2.1. Komponen yang terlibat dalam SCM
Upstream Supply Chain
aktivitas supply chain yang
meliputi kegiatan perusahaan
manufacture dengan pemasok
mereka, serta hubungan
manufacture dengan pemasok
dari pemasok perusahaan
tersebut. Hubungan pemasok
dapat diperpanjang dalam
beberapa tingkatan, sampai ke
asal-usul bahan baku. Dalam
upstream supply chain
biasanya aktivitasnya berupa
pengadaan (pembelian).
Internal Supply Chain
Aktivitas supply chain yang
meliputi seluruh proses bisnis
dari perushaan. Aktivitas yang
umum dalam supply chain ini
seperti produksi, manufaktur,
dan pengendalian persediaan.
Downstream Supply
Chain
Aktivitas supply chain yang
memliputi kegiatan
pendistribusian atau
pengiriman produk sampai
kepada end customer .
Aktivitas yang umum pada
proses downstream supply
chain seperti distribusi produk,
pergudangan, transportasi, dan
aftar-sales service.
Dalam konsep SCM terdapat beberapa peran yang dimainkan oleh masing-masing
perusahaan dan memiliki fungsi yang berbeda-beda namun saling terkait, beberapa hal
tersebut antara lain:
1.
Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) adalah pendekatan yang bertujuan untuk
menciptakan peningkatan nilai pada pemegang kepentingan melalui pengembangan hubungan
yang tepat dengan pelanggan utama (Adrian Payne, 2005). CRM merupakan aplikasi ebusiness lintas fungsi (penjualan, pemasaran, penerimaan pesanan) yang menggabungkan dan
mengubah proses menjadi terotomatisasi untuk pelanggan. (O’Brien, 2006). Pendekatan ini
bertujuan untuk membangun hubungan jangka panjang antara bisnis dan pelanggan. (Dave
Chaffey, 2009)
2.
Customer Service Management
Customer Service Management adalah sarana sebagai pencitraan wajah perusahaan
kepada pelanggan. Customer Service Management menyediakan informasi pelanggan tentang
produk perusahaan, seperti ketersediaan produk, tanggal pengiriman dan status pesanan.
Informasi real-time yang diberikan kepada pelanggan melalui interface dengan fungsi
perusahaan, seperti manufaktur dan logistik. Manajemen layanan pelanggan bertanggung
jawab untuk mengelola hubungan dengan pelanggan.
3.
Demand Management
Demand Management adalah proses yang harus diseimbangkan, antara kebutuhan
pelanggan dan kemampuan pasokan peruashaan. Hal ini meliputi perkiraan permintaaan dan
singkronisasi dengan produksi, penyediaan (producrement), dan distribusi.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
4.
Order Fulfilment
Order Fulfilment adalah kunci dari sebuah supply chain yang efektif. Order Fulfilment
yang efektif membutuhkan integrasi antara manufacture, marketing plan, dan logistik.
5.
Manufacturing Flow Management
Manufacture Flow Management berhubungan dengan pembuatan produk dan membuat
fleksibilitas manufacture yang berguna untuk melayani target pasar.
6. Supplier Relationship Management
Supplier Relationship Management adalah bagaimana perusahaan berhubungan dan
menjaga hubugnan dengan supplier dari perusahaan tersebut.
2.2.
Aktifitas Operasional SCM
Diagram Operasional SCM (Siahaya, 2013)
Aktifitas operasional SCM meliputi (Siahaya, 2013):
1. Supplier / Pemasok merupakan element pertama supply chain dan berada pada posisi
paling depan dari rangkaian rante pasok. Supplier memberikan konstribusi yang sangat
besar bagi keberhasilan penyaluran produk barang sejak dari tempat bahan baku (raw
material) sampai kepada manufacture yang melakukan proses produksi.
2. Manufacture, melakukan prediksi kebutuhan bahan baku (raw material), mengatur
Kesiapan fasilitas dan pelaksanaan produksi. Mengolah bahan baku dengan
memanfaatkan sumber daya industri untuk menghasilkan barang yang mempunyai
nilai tambah atau manfaat lebih dan siap digunakan.
3. Distribution atau manegement logistik merupakan element supply chain yang
merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan pengankutan,
penyimpanan, dan distribusi barang serta layanan jasa dan informasi untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
4. Retailer sebagai salah satu element supply chain yang menerima distirbusi barang dan
melakukan penjualan produk barang ke end customer atau pengguna akhir. Kualitas
produk dan jasa yang diterima oleh end customer mencakup nilai (customer value)
yang sangat menentukan kepuasan (satisfaction) dan keberhasilan perusahaan dalam
memasarkan produknya.
2.3.
Sistem Integrasi
Internet sebagai teknologi masa kini muncul dan berkembang dengan biaya yang murah
serta mudah dan akurat, ini memungkinkan untuk melakukan bisnis dengan efektif dan
efesien serta pengendalian yang terintegrasi (Lee dan Whang, 2005). Memanfaatkan jaringan
internet untuk membangun sistem integrasi dapat dilakukan dengan melibatkan semua pelaku
bisnis dalam penggunaan sistem tersebut. Sistem integrasi dalam supply chain yang
menghubungkan semua pelaku bisnis dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Sistem Integrasi (Lee dan Whang, 2005)
Gambar 2.1. menunjukkan sebuah arsitektur yang memiliki kemampuan penyinpanan
data dan pengelolaan informasi. Arsitektur ini menawarkan sebuah paradigma ketika
information hub menampung semua informasi, maka informasi akan diteruskan ke semua
pelaku bisnis yang terlibat dalam supply chain mulai dari konsumen akhir hingga seluruh
pelaku bisnis seperti supplier. Logistic provider, banks, manufacturer, distribution centre,
dan retailer. information hub akan menjadi situs web atau server pusat internet. Masingmasing pelaku bisnis dalam supllay chain ini memiliki interface dan terintegrasi ke arah dua
sisi (supply and demand) melalui information hub. Interaksi dalam arsitektur ini dapat berupa
pelacakan produk, pemesanan dan pembayaran (Lee dan Whang, 2005; Chopra S dan meindl
P, 2007).
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
3.
a.
METODE PENELITIAN
Lingkup Penelitian
Kajian penelitian yang menyangkut supply chain management meliputi supplier,
manufacturer, distribution center dan retailer yang dijalankan oleh masing-masing
perusahaan. Namun, lingkup penelitian ini hanya menkaji interaksi antara manufacture yaitu
sebuah perusahaan obat, sementara distribution center oleh gudang farmasi dinas kesehatan
pada sebuah kabupaten, dan retailer yakni puskesmas. Sementara supplier sebagai pemasok
bahan mentah (material raw) untuk pembutan obat-obatan tidak akan dibahas dalam
penelitian ini. Fokus penelitian ini pada aktifitas teknis operasional dan bukan pada
perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan. Adapun Lingkup penelitian dapat dilihat
pada gambar 3.1.
Lingkup Penelitian
Supplier
Manufacturer
Distribution
Center
Retailer
Gambar 3.1. Lingkup Penelitian
b.
Tahap Penelitian
Observasi
Untuk membangun sistem integrasi kami mengumpulkan informasi melalui observasi
dilokasi penelitian yang bertujuan untuk mendapat gambaran tentang desain dan strategi serta
alur proses pengadan obat yang selama ini dilakukan oleh puskesmas dan gudang farmasi.
Selanjutnya, pada penelitian ini akan dilakukan tiga tahap untuk menghasilkan prototype
sistem. Gambar 3.2 menunjukkan tahapan proses penelitian.
TAHAP 1
Desain Skenarion
TAHAP 2
Analisis
TAHAP 3
Desain
Prototype Desain
Gambar 3.2. Tahap Penelitian
TAHAP 4
Implementasi
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
1. Membuat Desain Skenario
Desain skenario yang kami buat berupa dokument tertulis untuk menggambarkan
fungsional sistem yang perlu diperhitungkan, tahap ini menghasilkan prototype sistem
secara sederhana.
2. Analisis dan Pemeriksaan kembali desain
Ini adalah proses analisis untuk mempelajari dan memeriksa desain skenarion yang
dihasilkan pada tahap pertama. Skenario tersebut berupa prototype fungsional sistem.
Tahapan ini melibatkan bagian perencanaa obat pada Puskesmas. Inti dari tahap ini
adalah untuk memastikan bahwa setiap proses desain telah dipublikasikan kepada
pemangku kepentingan sehingga mereka mengetahui prototype sistem, rencana
implementasi, perbaikan, alur proses dan hasil yang ingin dicapai.
3. Desain Prortotype Membuat Sistem Integrasi
Setelah membahas skenario desain, kami memperoleh dan mengumpulkan semua
masukan dan pertimbangan dalam bentuk pos-it. Informasi yang masih bersifat abstrak
kamudian kami kelompokkan untuk menentukan arah yang paling mendekati kata
tepat untuk sistem integrasi ini, Barulah setelah itu kami mendesain prototype yang
sesungguhnya.
4. Rencana implementasi
Pada tahap ini akan dibuat interface sistem berdasarkan prototype yang dihasilakn
pada tahap 3. Ini merupakan tahap rencana implementasi sistem integrasi. Desain
interface dapat dilihat pada hasil penelitian.
c.
Kebutuhan Rancangan Sistem
Untuk membangun perangkat lunak SCM dibutuhkan data tentang proses pengadaan
obat yang diperoleh langsung dari puskesmas dan gudang farmasi dinas kesehatan pada
sebuah kabupaten. Sementara sistem integrasi berbasis web digunkaan tolls macromedia
dreamweaver untuk membuat pemrograman php, mySQL sebagai database dan untuk
menguji fungsionalitas sistem apakah dapat berjalan dengan baik maka dilakukan ujicoba
sistem menggunakan Xamp aplication 6.0 sebagai localhost server , file-file web akan
diletakkan dalam folder directori htdocts untuk kemudian di eksekusi oleh xamp dan
ditampilkan di halaman browser, Komputer dell core i5 digunakan untuk menjalankan sistem.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Model direct sistem informasi yang digunankan merupakan integrasi sistem sesuai
dengan peran masing-masing perusahaan untuk dapat saling terhubung dalam sebuah
jaringan. Gudang farmasi sebagai pusat distribusi (distribution centre) akan mengatur semua
permintaan dan pengiriman produk. Artinya setiap permintaan yang dilakukan oleh
puskesmas (retailer) akan diferivikasi dan di setujui oleh gudang farmasi, begitupun dengan
pengiriman barang yang dilakukan oleh supplier manufacturer akan diterima oleh gudang
farmasi dan distribusikan ke retailer sesuai permintaan. Dengan sistem ini, Supplier tidak
memungkinkan untuk melakukan pengiriman barang langsung ke retailer begitupun
sebaliknya sehingga seluruh proses yang terjadi akan dikoordinasikan ke gudang farmasi
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
sebagai distribution centre. Seluruh informasi aktifitas dalam proses ini akan terekam oleh
sistem distibution history. Proses ini ditunjukkan pada gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Gambar 4.1. Aliran proses distribusi.
Supplier Manufacture yang dalam hal ini merupakan produsen dari obat-obatan
memiliki tugas untuk merawat produk barang, menyediakan barang yang diorder,
menawarkan jenis obat, menyediakan layanan online maupun offline, dan transportasi
pengiriman barang. Hasil dari aktifitas ini berupa pendapatan (acquistion) perusahaan sebagai
profit. Proses ini dilakukan dengan sistem e-commerce yang mana semua pesanan yang akan
dipaketkan dan dikirim disesuaikan dengan barang yang telah di setujui oleh gudang farmasi,
barang yang telah disetujui dan dibatalkan dapat dengan segera diketahui oleh puskesmas
melalui interface sistem yang tersedia.
Gudang farmasi sebagai Distribution Centre akan menerima barang kiriman dari
supplier manufacturer. Mereka akan melakukan maintenance produk, mengontrol perjalanan
produk dari supplier ke gudang farmasi, menjadwalkan produk sesuai masa expairt dengan
metode First Expairt First Deliver (FEFD), memproses setiap permintaan dari puskesmas dan
membuat pengamanan paket sebelum dikirim serta menjadwalkan rencana distribusi paket ke
puskesmas, Semua aktifitas ini juga dapat dilihat oleh retail dan supplier.
Sementara itu puskesmas sebagai Retailer menggunakan sistem e-fulfilment untuk
melakukan permintaan barang (demand) ke gudang farmasi. Retailer kemudian menunggu
dan mengontrol sistem untuk mengetahui produk yang disetujui dan produk yang dibatalkan.
Produk yang disetujui akan diteruskan ke supplier manufacturer dan kemudian menuggu
barang tersebut tiba, selain itu retailer juga melakukan maintenance produk dan
menjadwalkan permintaan berikutnya. Retailer akan mendistribusikan produk tersebut ke end
costumer dengan metode FEFD. Dari hasil distribusi ini retailer akan mendapatkan
pendapatan (acquistion) sebagai profit.
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
a.
Desain Interface Administration
Gambar 4.2. Interface Administrator SCM Software
Gambar 4.2. menunjukkan interface administrator untuk distribution center . admin
Gudang farmasi yang akan menggunakan sistem ini memungkinkan untuk melakukan kontrol
terhadap manufacture dan retailer . Termasuk merekam aktivitas manufacture dalam
memproses order barang dari retailer dan kemudian retailer saat akan mengajukan
permintaan obat ke manufacture. Gambar 4.2. Menunjukkan shipment status pengiriman
barang oleh manufacture (on procees order).
Gambar 4.3. Shipment Status pemesanan barang
Seminar Nasional Industri dan Teknologi (SNIT), Politeknik Negeri Bengkalis
Gamber 4.3. Merupakan halaman pelacakan status order oleh Distribution Center . Ini
merupakan halaman yang terintegrasi, ketika manufacture menstatuskan sebuah pesanan
maka informasi tersebut akan otomatis tampil pada menu on procees administator
distrbibution center. Terdapat tiga status pemesanan on process yaitu: Preparing Order :
Menunggu armada transportasi, Prepare Delivery: Pemesanan sementara dipaketkan,
Destination: Barang telah tiba di puskesmas tujuan. Keterangan masing-masing status
terdapat pada kolom summary.
5.
KESIMPULAN DAN SARAN
Solusi SCM dengan sistem yang teritegrasi mengotomatisasi pengiriman dan
permintaan (supply and demand) produk barang. Informasi yang real time tentang aktifitas
perusahaan yang terlibat dalam supply chain serta jadwal distribusi memberikan nilai tambah
yang kompetitif, efektif, efesien, akurat dan tepat bagi setiap pelaku bisnis. Upaya ini
memungkinkan retailer untuk menemukan barang-barang yang mereka inginkan dengan
harga yang tepat dan dengan waktu yang singkat serta dapat mengontrol mulai proses order
produk sampai barang diterima. Ini adalah cara yang informatif dan komunikatif dengan mitra
dalam jangka panjang.
Penelitian ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan peramalan dan
perencanaan permintaan barang, perhitungan profit, biaya dan lead time pengadaan serta
memperluas lingkup penelitian dari supplier hingga ke end customer .
6.
Daftar Pustaka
Chopra, S dan Meindl, P., 2007, Supply Chain Managemen, Strategi Planing and Operation,
Pearson Education, Inc. Canada. 0-13-208608-5.
Chaffey, Dafe, 2009, E-business and e-commerce management : strategy, implementation,
and Practice, Pearson Education Limited, London, 978-0-273-71960-1
Lee , Hau L., Whang Seungjin, 2005, Supply Chain Integration over the Internet, Springer
Science, Kluwer Academic Publishers.
Pujawan Nyoman, 2010, Supply Chain Management, Edisi ke-2, Penerbit, guna Wijaya,
Surabaya
Payne A, dan Frow P, 2006, Customer Relationship Management: From Strategy To
Implementation, Journal of Marketing Management, (22) 135-168.
Siagian, YM.,2005, Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis , Grasindo
(Gramedia Widiasarana Indonesia), Jakarta.
Siahaya, Willem, 2013, Sukses Supply Chain Management, Akses Demand Chain
Management, In Media, Jakarta.
Wieland cf. Andreas, Wallenburg CM, 2011, Supply-Chain-Management in stürmischen
Zeiten. Berlin.