Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1
Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan,
keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan.
Dengan
konsep
tersebut
arsip
dinamis
memerlukan
pengelolaan
yang
dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima
dan pemakainya.
2.1.1
Pengertian Arsip Dinamis
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Arsip lahir secara
otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan administrasi
yang terekam dalam bentuk media apapun. Oleh karena itu, sangat diperlukan
prosedur yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang baik dalam masa arsip
dinamis aktif, kemudian inaktif dan sampai pada tahap penyusutan. Tentunya
6
Universitas Sumatera Utara
dalam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem temu kembali
yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.
Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah
bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir
Barthos (2007: 2).
Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency)
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang
menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan,
dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak
ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.
Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.Menurut Sulistyo-Basuki
(2003, 13) Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan
mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang
kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003: 3) yang mengatakan
bahwa :
7
Universitas Sumatera Utara
Arsip dinamis adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak, atau(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita
tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas
film.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk
suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis
agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.1.2
Tujuan Arsip Dinamis
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003, 19)“Tujuan kearsipan
secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan,
serta
untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
pemerintah”.
Barthos (2012, 12) tujuan arsip adalah, untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
8
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum ialah
untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu
lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang
dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masingmasing.
2.1.3
Fungsi Arsip Dinamis
Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua
golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan
fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masingmasing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan
untuk kepentingan pelaksanaa tugas pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut
Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan
keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4)
9
Universitas Sumatera Utara
sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik
dan ekonomi.
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis digolongkan menjadi
(a). arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering
dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; (b).
arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau
frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi (Barthos, 2009: 4).
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi
menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis
arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua
arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.
2.1.4
Manfaat Arsip Dinamis
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan
kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari
itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi
atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan
sebaik mungkin. Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian
rupa
sehingga
mudah
ditemukan
kembali
dalam
waktu
singkat
dan
menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.
10
Universitas Sumatera Utara
2.1.5
Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Wiyasa (2003, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua,
yaitu: (1) arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip
dinamis
inaktif,
yaitu
arsip
yang
frekuensi
penggunaannya
dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis
jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis
haluan dan prosedur. (2) arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory
records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat
masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.
Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi; (1) record copy, salinan
atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum
operasional. (2) nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak
termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.
Dari segi bentuknya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis
tradisional yang terbagi dari; (a) grafis berupa kertas; (b) nongrafis berupa
microfilm, computer file, word processing. (2) unik seperti manuskrip asli film.
Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai
macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur (1)
merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti
dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar. (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan
11
Universitas Sumatera Utara
dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsifungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.
2.1.6
Recyle Arsip Dinamis
Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri
dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan
atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.
Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa “ pada
dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima
tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use)
pemeliharaan(maintenance) dan tahap disposisi ”.
Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima
fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir . Fase
siklus hidup sering tumpang tindih . Perhatikan bagaimana siklus ini
dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e -mail yang ditulis , dari selesai, atau
pamflet dicetak, catatan yang dibuat . Lalu arsip ini kemudian didistribusikan (
dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang
umum digunakan dalam pengambilan keputusan , untuk dokumentasi atau
referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan
hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi.
Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu , catatan untuk disimpan ditransfer ke
situs penyimpanan yang
lebih murah dalam perusahaan atau ke fasilitas
penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam
penjadwalan retensi , catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ke
12
Universitas Sumatera Utara
tempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi
yangdiawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .
Gambar 1. Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)
2.1.7
Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor,
sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip
dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah
atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip
(inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda,
penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Barthos (2012, 198) perlengkapan penyimpanan terdiri atas; (1) folder,
semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yang
13
Universitas Sumatera Utara
merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang
bersangkutan; (2)guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; (3) tickler-file
(berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu
pinjam arsip; (4) filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; (5) rak-arsip, digunakan
untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan
buku-buku perpustakaan; (6) box, terbuat dari kertas (karton) bertutup,
dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat
penata arsip; dan (7) kartu kendali.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
(2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan
kembali saat dibutuhkan.
2.2
Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang
arsiparis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat menyurat, karena
penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus dikelola
dengan baik guna memudahkan dalam temu balik dan melancarkan kegiatan
administrasi sehari-hari. Menurut Widjaja (1996, 44) “arsip dinamis seharusnya
14
Universitas Sumatera Utara
dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila
sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca.
Untuk dapat disampaikan kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaikbaiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan”.
Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan
Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan
Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip
dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan
sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan:
sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria.
Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.
Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan
melalui
kegiatan-kegiatan:
penciptaan,
penggunaan,
pemeliharaan,
dan
penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip
juga
mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila
kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi
lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu,
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
15
Universitas Sumatera Utara
2. 2.1 Penciptaan Arsip Dinamis
2.2.1.1 Pembuatan Arsip
Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media
rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan
tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis
dilaksanakan denganmedia rekam dan peralatan berkualitas baik.
3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi
dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, sertaklasifikasi keamanan dan akses
arsip.
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan
dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan
arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan.
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi
yang dilakukanoleh arsiparis.
2.2.1.2 Penerimaan Arsip
Merupakan
kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip
yangberasal dari pihak luar (organisasi dan/atauindividu).Dalam penerimaan arsip
yang perludiperhatikan adalah:
1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman,tepat, lengkap, dan jelas
terbaca.
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada petugas
penerima arsip yangberwenang.
3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah
tercetak oleh mesin fakspenerima arsip.
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang
berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan
dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi
persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah.
5) Pendokumentasian penerimaan arsipdilakukan oleh arsiparis
untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan.
2.2.1.3. Registrasi Arsip
16
Universitas Sumatera Utara
Registrasi arsipadalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau
diterima dalam sistem kearsipan,dengan memperhatikan berikut ini:
1) Registrasi dilakukan secara lengkap dankonsisten .
2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan
untuk merekaminformasi yang ringkas mengenai arsip.
3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah,namun apabila
diperlukan perubahan karenaterjadi kesalahan teknis, maka
harusdilakukan pencatatan perubahan.Registrasi arsip dilakukan
dengan
mencatatinformasi
arsip
seuai
dengan
standarmetadatakearsipan,
dan
sekurang-kurangnya
meliputinomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggalarsip,
tanggal penerimaan dan pengiriman,instansi penerima dan
pengirim, isi ringkas, dankode klasifikasi.
2.2.1.4 Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian
pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan dengan
memperhatikan:
1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan
lengkap.
2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman.
3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip
dilingkungan
2.3
Pengorganisasian Arsip Dinamis
Di dalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif.
File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan
dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang
dipergunakan lagi.
Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam
pengelolaan arsip, yaitu :
17
Universitas Sumatera Utara
1) Azas sentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan
pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang
terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak
menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun
organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut
Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan
dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas
dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena
tempat penyimpanan arsip terpusat.
2) Azas desentralisasi
Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi
merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus
(terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara
menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan
diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih
dijelaskan oleh Sularso (1985, 32) bahwa “dalam azas ini
penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan
kearsipan sendiri-sendiri”.
3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.
Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan
mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas
tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi
menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi.
Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing
pengolah sedangkan arsip inaktif dan statis yang di kelola di unit
sentral. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat
penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan
pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.
Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan,
tetapi dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan
kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99)
Sistem kombinasi memiliki keuntungan :
18
Universitas Sumatera Utara
a) adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang
seragam;
b) menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan
serta dokumen yang hilang;
c) menekan duplikasi dokumen;
d) memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat
dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik;
e) memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan
jadwal retensi dan pemusnahan.
Disisi lain sistem ini memiliki kerugian, sebagai berikut :
a) karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada
tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya
penggunaan dokumen yang dimaksud;
b) kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum
atau tidak ada;
c) masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan
desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi,
walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya
dilakukan secara cermat dan tepat .
Azas-azas yang diperlukan dalam menyelenggarakan penyimpanan
arsip pada setiap lembaga atau organisasi tidaklah selalu sama, yang membedakan
ialah pada keperluan warkat dan penyelenggaraan penyimpanan arsip atau warkat
disetiap kantor. Terkait dengan hal tersebut Wursanto (2007, 171) mengemukakan
bahwa “meskipun penyelenggaraan penyimpanan warkat itu berbeda-beda bagi
setiap kantor, akan tetapi suatu prinsip yang harus dianut oleh setiap kantor dalam
penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien, dan fleksibel”.
2.4
Penataan Arsip Dinamis
Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
19
Universitas Sumatera Utara
Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan
teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang
akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa datang”. Dalam rekod
manajemen ada tiga jenis penggunaan, tempat yang digunakan, serta nilai dari
arsip itu sendiri. Kontrol yang sistematis dari semua catatan dan penciptaan serta
penerimaan lalu menata, di distribusikan pada organisasi, penyimpanan dan
pengambilan untuk disposisi akhir (Judith Read and Mary lea Ginn 2011, 3).
Pendapat lain dari Tobing (2013, 8) ada beberapa faktor yang
mempengaruhi dalam penataan arsip: (a) ruang/tempat penyimpanan arsip, dari
penyediaan ruangan sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan
terawat tidaknya arsip tersebut yang tergantung pada faktor manusia yang
menanganinya; (b) manusia yang melaksanakan penataan, petugas yang
melakukan penataan arsip haruslah mempunyai disiplin ilmu yang baik, disiplin
disini maksudnya dalam hal ketekunan, kesabaran serta keuletan dalam bekerja
serta mengololah dokumen-dokumen yang berada pada instansi masing-masing .
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penataan arsip harus
benar-benar dilakukan secara baik dengan sistem yang ada. Selain agar mudah
ditemukan saat diperlukan sistem penataan arsip baik juga untuk menunjang
kegiatan administrasi organisasi.
20
Universitas Sumatera Utara
2.5
Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam
manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola
dengan baik. Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan dokumen agar mudah ditemukan dan digunakan sewaktu-waktu
diperlukan.
Menurut Amsyah (2003, 71) Pada dasarnya ada dua jenis urutan sistem
penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama, sistem geografis, dan sistemsubjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik, sistemkronologis, dan sistem-subjek numerik Sistem penyimpanan yang standar adalah
sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem geografis, dan sistem-subjek.
Menurut Retnopalupi ( 2013, 3) Selanjutnya sistem pengaturtertiban
atau sistem klasifikasi dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
a) Sistem klasifikasi Numerikal Seri (Menurut nomor) Sistem
klasifikasi numerikal adalah sistem penyimpanan arsip
dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang
dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor.
b) Sistem klasifikasi alfabetis (Menurut abjad)
Sistem
klasifikasi alfabetis adalah sistem penyimpanan arsip
dengan memprgunakan abjad sebagai kode penyimpanan.
Dapat disimpulkan, bahwa sistem penyimpanan arsip rata-rata di
simpan berdasarkan pola yang sesuai dengan badan instansi serta ketetapan yang
dipakai oleh setiap badan pemerintahan maupun swasta, agar arsip atau dokumen
dapat ditemubalikan dengan cepat.
21
Universitas Sumatera Utara
2.5.1
Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis
Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut Widjaya
(1986, 112) adalah :
1) Folder, map yang berupa lipatan karton/plastik tebal
2) Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam
penyimpanan
3) Tikcler file ,adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu
lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip
atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
4) Filling cabinet ,merupakan tempat untuk menyimpan arsip
yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar
guide dan map gantung.
5) Kartu kendali ,adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm
yang berisikan data-data suatu surat.
6) Kartu pinjam arsip ,adalah lembar kertas yang digunakan
untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam
Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan
pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan
manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani
yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh,
kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau
kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip
sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang
diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka
kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.
Seperti yang dikemukakan oleh Maulana (1996: 13) bahwa “alat-alat
kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar
sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus,
22
Universitas Sumatera Utara
sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang
diperlukan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya”.
Fasilitas kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan
pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat
dibutuhkan fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai pada umumnya
peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip adalah map
(folder), guide (sekat petunjuk dan pemisah), filing cabinet (almari arsip), rak
arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan, agenda, ekspedisi), alat
tulis, dan sebagainya. Peralatan yang disebutkan tidak mutlak harus ada
seluruhnya, namun disediakan sesuai dengan kebutuhannya, serta peralatan yang
diinginkan bahwa penyediaan fasilitas tidak harus mewah tetapi memadai.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang
petugas dapat menentukan peralatan penyimpanan arsip yang akan digunakan
untuk
pengelolaan
arsip
dengan
mempertimbangkan
kriteria
pemilihan
pemeliharaan peralatan kearsipan, sehingga peralatan yang dipilih tidak
menimbulkan pemborosan dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam
pengelolaan arsip.
23
Universitas Sumatera Utara
2.5.2
Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor,
sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip
dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah
atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip
(inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda,
penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
(2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan
kembali saat dibutuhkan.
2.5.3
Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Menurut Suparjati (2004, 30)
mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik
dan faktor ekstrinsik:
24
Universitas Sumatera Utara
a) Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari
arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
perekat dan sebagainya.
b) Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar
benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian
manusia.
a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi
arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari,
polusi udara dan debu
b) Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur,
kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.
c) Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian
dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok,
cipratan minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah
selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan
terhadap kerusakan. Pencegahan dari faktor instrinsik arsip hendakanya surat atau
dokumen menggunakan kertas, tinta, lem dan bahan-bahan lain yang bermutu baik
sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih
baik dari pada yang terbuat dari logam yang mudah berkarat. Seluruh arsip yang
dimiliki suatu lembaga harus dipelihara dan dijaga keamanannya dari
kemungkinan kehilangan, kerusakan maupun kebakaran baik itu arsip statis atau
arsip dinamis. Hal ini penting, karena arsip memuat informasi yang bernilai tinggi
bukan saja bagi lembaga yang bersangkutan tetapi juga berguna bagi pihak lain
baik lembaga maupun perorangan. Arsip harus dijaga keamananya, baik dari segi
kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan),
maupun dari segi informalitas.
25
Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip menurut Mulyono (1985: 49) dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering
(tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun
jangan sampai terkena sinar matahari secara langsung).
Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai,
terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan
serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya
dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di
tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan
itu juga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat
kelembapan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan
secara preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan
pencegah kerusakan. Baik mencegah serangan serangga
maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa
supaya
tetap
terjamin
keutuhannya,
keamanannya,
kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya.
e. Kebersihan
Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah
menjaga kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya
senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara membersihkan
ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan
menggunakan alat yang cukup memadai.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik
mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruangan penyimpanan
hendaknya luas, sehingga cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan
sebelumnya. Pendapat dari Suparjati, (2004, 32) yang mengatakan bahwa “ruang
penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari keramaian aktifitas kantor lain dan
tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan
Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur ruangan”. Selain
26
Universitas Sumatera Utara
itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung
rokok, maupun dari sisa makanan.
Menurut Suparjati (2004, 32) alat-alat pemeliharaan antara lain mesin
penghisap debu (vacuum cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur
dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire and sinoce detecto),
pemadam kebakaran dan lain-lain. Upaya yang dilakukan untuk mencegah adanya
organism perusak, setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun
serangga. Tempat-tempat seperti laci almari, rak dan sudut-sudut tumpukan kertas
yang gelap diberi kapur barus untuk mencegah tikus, kecoa, dan serangga lainnya.
Pencegahan adanya rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelahcelah lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan jalan
fumigasi yaitu memasukkan berkas arsip ke dalam suatu ruangan tertutup,
kemudian disemprotkan bahan kima selam 3 jam.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha
pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil
langkah-langkah,
tidakan-tindakan
yang
bertujuan
untuk
menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup
arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu
pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus
mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.
27
Universitas Sumatera Utara
2.5.4 Penyusutan Arsip Dinamis
Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, dengan demikian
tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian arsip yang
harus dipindahkan dan dimusnahkan.
Menurut Barthos (2009, 101) “penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan
masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah :
(a) metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip
aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam
jangka waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode
berkala atas dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terusmenerus, merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung,
tanpa menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat
penting di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya
tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
28
Universitas Sumatera Utara
2.5.5 Jadwal Retensi Arsip
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar
yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap
berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu
daftar yang menunjukkan :
a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;
b) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut
Sedarmayanti
dalam
bukunya
Tata
Kearsipan
Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
a)
b)
c)
d)
e)
2.6
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan
kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan
kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan
manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat
menggunakan tenaga komputer.
29
Universitas Sumatera Utara
Menurut Wiidjaja (1993, 177) “penemuan kembali dokumen dalam
pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan
tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan
penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing kabinet
sudah
cukup
memudahkan
penemuan
kembali
dokumen
yang
diperlukan”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat
yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh
disimpan sembaranga, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan
arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan
kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.
30
Universitas Sumatera Utara
KAJIAN PUSTAKA
2.1
Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan,
keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan.
Dengan
konsep
tersebut
arsip
dinamis
memerlukan
pengelolaan
yang
dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima
dan pemakainya.
2.1.1
Pengertian Arsip Dinamis
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Arsip lahir secara
otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan administrasi
yang terekam dalam bentuk media apapun. Oleh karena itu, sangat diperlukan
prosedur yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang baik dalam masa arsip
dinamis aktif, kemudian inaktif dan sampai pada tahap penyusutan. Tentunya
6
Universitas Sumatera Utara
dalam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem temu kembali
yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.
Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah
bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir
Barthos (2007: 2).
Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency)
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang
menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan,
dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak
ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.
Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.Menurut Sulistyo-Basuki
(2003, 13) Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan
mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang
kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003: 3) yang mengatakan
bahwa :
7
Universitas Sumatera Utara
Arsip dinamis adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak, atau(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita
tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas
film.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk
suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis
agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.1.2
Tujuan Arsip Dinamis
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003, 19)“Tujuan kearsipan
secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan,
serta
untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
pemerintah”.
Barthos (2012, 12) tujuan arsip adalah, untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
8
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum ialah
untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu
lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang
dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masingmasing.
2.1.3
Fungsi Arsip Dinamis
Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua
golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan
fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masingmasing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan
untuk kepentingan pelaksanaa tugas pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut
Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan
keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4)
9
Universitas Sumatera Utara
sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik
dan ekonomi.
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
dinamis digolongkan menjadi
(a). arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering
dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; (b).
arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau
frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi (Barthos, 2009: 4).
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi
menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis
arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua
arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.
2.1.4
Manfaat Arsip Dinamis
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan
kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari
itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi
atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan
sebaik mungkin. Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian
rupa
sehingga
mudah
ditemukan
kembali
dalam
waktu
singkat
dan
menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.
10
Universitas Sumatera Utara
2.1.5
Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Wiyasa (2003, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua,
yaitu: (1) arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip
dinamis
inaktif,
yaitu
arsip
yang
frekuensi
penggunaannya
dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis
jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis
haluan dan prosedur. (2) arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory
records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat
masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.
Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi; (1) record copy, salinan
atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum
operasional. (2) nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak
termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.
Dari segi bentuknya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis
tradisional yang terbagi dari; (a) grafis berupa kertas; (b) nongrafis berupa
microfilm, computer file, word processing. (2) unik seperti manuskrip asli film.
Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai
macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur (1)
merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti
dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar. (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan
11
Universitas Sumatera Utara
dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsifungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi dan bagian-bagiannya.
2.1.6
Recyle Arsip Dinamis
Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri
dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan
atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.
Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa “ pada
dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima
tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use)
pemeliharaan(maintenance) dan tahap disposisi ”.
Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima
fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir . Fase
siklus hidup sering tumpang tindih . Perhatikan bagaimana siklus ini
dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e -mail yang ditulis , dari selesai, atau
pamflet dicetak, catatan yang dibuat . Lalu arsip ini kemudian didistribusikan (
dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang
umum digunakan dalam pengambilan keputusan , untuk dokumentasi atau
referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan
hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi.
Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu , catatan untuk disimpan ditransfer ke
situs penyimpanan yang
lebih murah dalam perusahaan atau ke fasilitas
penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam
penjadwalan retensi , catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ke
12
Universitas Sumatera Utara
tempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi
yangdiawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .
Gambar 1. Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)
2.1.7
Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor,
sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip
dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah
atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip
(inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda,
penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Barthos (2012, 198) perlengkapan penyimpanan terdiri atas; (1) folder,
semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yang
13
Universitas Sumatera Utara
merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang
bersangkutan; (2)guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan
sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; (3) tickler-file
(berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu
pinjam arsip; (4) filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; (5) rak-arsip, digunakan
untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan
buku-buku perpustakaan; (6) box, terbuat dari kertas (karton) bertutup,
dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat
penata arsip; dan (7) kartu kendali.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
(2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan
kembali saat dibutuhkan.
2.2
Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang
arsiparis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat menyurat, karena
penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus dikelola
dengan baik guna memudahkan dalam temu balik dan melancarkan kegiatan
administrasi sehari-hari. Menurut Widjaja (1996, 44) “arsip dinamis seharusnya
14
Universitas Sumatera Utara
dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila
sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca.
Untuk dapat disampaikan kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaikbaiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan”.
Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan
Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan
Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip
dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan
sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan:
sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria.
Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.
Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan
melalui
kegiatan-kegiatan:
penciptaan,
penggunaan,
pemeliharaan,
dan
penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip
juga
mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila
kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi
lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu,
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
15
Universitas Sumatera Utara
2. 2.1 Penciptaan Arsip Dinamis
2.2.1.1 Pembuatan Arsip
Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media
rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan
tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis
dilaksanakan denganmedia rekam dan peralatan berkualitas baik.
3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi
dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, sertaklasifikasi keamanan dan akses
arsip.
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan
dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan
arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan.
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi
yang dilakukanoleh arsiparis.
2.2.1.2 Penerimaan Arsip
Merupakan
kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip
yangberasal dari pihak luar (organisasi dan/atauindividu).Dalam penerimaan arsip
yang perludiperhatikan adalah:
1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman,tepat, lengkap, dan jelas
terbaca.
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada petugas
penerima arsip yangberwenang.
3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah
tercetak oleh mesin fakspenerima arsip.
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang
berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan
dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi
persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah.
5) Pendokumentasian penerimaan arsipdilakukan oleh arsiparis
untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan.
2.2.1.3. Registrasi Arsip
16
Universitas Sumatera Utara
Registrasi arsipadalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau
diterima dalam sistem kearsipan,dengan memperhatikan berikut ini:
1) Registrasi dilakukan secara lengkap dankonsisten .
2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan
untuk merekaminformasi yang ringkas mengenai arsip.
3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah,namun apabila
diperlukan perubahan karenaterjadi kesalahan teknis, maka
harusdilakukan pencatatan perubahan.Registrasi arsip dilakukan
dengan
mencatatinformasi
arsip
seuai
dengan
standarmetadatakearsipan,
dan
sekurang-kurangnya
meliputinomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggalarsip,
tanggal penerimaan dan pengiriman,instansi penerima dan
pengirim, isi ringkas, dankode klasifikasi.
2.2.1.4 Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian
pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan dengan
memperhatikan:
1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan
lengkap.
2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman.
3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip
dilingkungan
2.3
Pengorganisasian Arsip Dinamis
Di dalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif.
File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan
dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang
dipergunakan lagi.
Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam
pengelolaan arsip, yaitu :
17
Universitas Sumatera Utara
1) Azas sentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan
pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang
terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak
menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun
organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut
Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan
dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan
menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas
dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena
tempat penyimpanan arsip terpusat.
2) Azas desentralisasi
Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi
merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus
(terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara
menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan
diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih
dijelaskan oleh Sularso (1985, 32) bahwa “dalam azas ini
penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan
kearsipan sendiri-sendiri”.
3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.
Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan
mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas
tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi
menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi.
Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing
pengolah sedangkan arsip inaktif dan statis yang di kelola di unit
sentral. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat
penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan
pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.
Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan,
tetapi dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan
kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99)
Sistem kombinasi memiliki keuntungan :
18
Universitas Sumatera Utara
a) adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang
seragam;
b) menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan
serta dokumen yang hilang;
c) menekan duplikasi dokumen;
d) memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat
dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik;
e) memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan
jadwal retensi dan pemusnahan.
Disisi lain sistem ini memiliki kerugian, sebagai berikut :
a) karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada
tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya
penggunaan dokumen yang dimaksud;
b) kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum
atau tidak ada;
c) masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan
desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi,
walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya
dilakukan secara cermat dan tepat .
Azas-azas yang diperlukan dalam menyelenggarakan penyimpanan
arsip pada setiap lembaga atau organisasi tidaklah selalu sama, yang membedakan
ialah pada keperluan warkat dan penyelenggaraan penyimpanan arsip atau warkat
disetiap kantor. Terkait dengan hal tersebut Wursanto (2007, 171) mengemukakan
bahwa “meskipun penyelenggaraan penyimpanan warkat itu berbeda-beda bagi
setiap kantor, akan tetapi suatu prinsip yang harus dianut oleh setiap kantor dalam
penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien, dan fleksibel”.
2.4
Penataan Arsip Dinamis
Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip
dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip
untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
19
Universitas Sumatera Utara
Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan
teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang
akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa datang”. Dalam rekod
manajemen ada tiga jenis penggunaan, tempat yang digunakan, serta nilai dari
arsip itu sendiri. Kontrol yang sistematis dari semua catatan dan penciptaan serta
penerimaan lalu menata, di distribusikan pada organisasi, penyimpanan dan
pengambilan untuk disposisi akhir (Judith Read and Mary lea Ginn 2011, 3).
Pendapat lain dari Tobing (2013, 8) ada beberapa faktor yang
mempengaruhi dalam penataan arsip: (a) ruang/tempat penyimpanan arsip, dari
penyediaan ruangan sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan
terawat tidaknya arsip tersebut yang tergantung pada faktor manusia yang
menanganinya; (b) manusia yang melaksanakan penataan, petugas yang
melakukan penataan arsip haruslah mempunyai disiplin ilmu yang baik, disiplin
disini maksudnya dalam hal ketekunan, kesabaran serta keuletan dalam bekerja
serta mengololah dokumen-dokumen yang berada pada instansi masing-masing .
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penataan arsip harus
benar-benar dilakukan secara baik dengan sistem yang ada. Selain agar mudah
ditemukan saat diperlukan sistem penataan arsip baik juga untuk menunjang
kegiatan administrasi organisasi.
20
Universitas Sumatera Utara
2.5
Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam
manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola
dengan baik. Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan dokumen agar mudah ditemukan dan digunakan sewaktu-waktu
diperlukan.
Menurut Amsyah (2003, 71) Pada dasarnya ada dua jenis urutan sistem
penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama, sistem geografis, dan sistemsubjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik, sistemkronologis, dan sistem-subjek numerik Sistem penyimpanan yang standar adalah
sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem geografis, dan sistem-subjek.
Menurut Retnopalupi ( 2013, 3) Selanjutnya sistem pengaturtertiban
atau sistem klasifikasi dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
a) Sistem klasifikasi Numerikal Seri (Menurut nomor) Sistem
klasifikasi numerikal adalah sistem penyimpanan arsip
dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang
dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor.
b) Sistem klasifikasi alfabetis (Menurut abjad)
Sistem
klasifikasi alfabetis adalah sistem penyimpanan arsip
dengan memprgunakan abjad sebagai kode penyimpanan.
Dapat disimpulkan, bahwa sistem penyimpanan arsip rata-rata di
simpan berdasarkan pola yang sesuai dengan badan instansi serta ketetapan yang
dipakai oleh setiap badan pemerintahan maupun swasta, agar arsip atau dokumen
dapat ditemubalikan dengan cepat.
21
Universitas Sumatera Utara
2.5.1
Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis
Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut Widjaya
(1986, 112) adalah :
1) Folder, map yang berupa lipatan karton/plastik tebal
2) Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam
penyimpanan
3) Tikcler file ,adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu
lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip
atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
4) Filling cabinet ,merupakan tempat untuk menyimpan arsip
yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar
guide dan map gantung.
5) Kartu kendali ,adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm
yang berisikan data-data suatu surat.
6) Kartu pinjam arsip ,adalah lembar kertas yang digunakan
untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam
Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan
pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan
manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani
yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh,
kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau
kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip
sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang
diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka
kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.
Seperti yang dikemukakan oleh Maulana (1996: 13) bahwa “alat-alat
kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar
sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus,
22
Universitas Sumatera Utara
sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang
diperlukan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya”.
Fasilitas kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan
pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat
dibutuhkan fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai pada umumnya
peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip adalah map
(folder), guide (sekat petunjuk dan pemisah), filing cabinet (almari arsip), rak
arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan, agenda, ekspedisi), alat
tulis, dan sebagainya. Peralatan yang disebutkan tidak mutlak harus ada
seluruhnya, namun disediakan sesuai dengan kebutuhannya, serta peralatan yang
diinginkan bahwa penyediaan fasilitas tidak harus mewah tetapi memadai.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang
petugas dapat menentukan peralatan penyimpanan arsip yang akan digunakan
untuk
pengelolaan
arsip
dengan
mempertimbangkan
kriteria
pemilihan
pemeliharaan peralatan kearsipan, sehingga peralatan yang dipilih tidak
menimbulkan pemborosan dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam
pengelolaan arsip.
23
Universitas Sumatera Utara
2.5.2
Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor,
sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan
penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip
dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah
atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip
(inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda,
penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah
(2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam
penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan
kembali saat dibutuhkan.
2.5.3
Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Menurut Suparjati (2004, 30)
mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik
dan faktor ekstrinsik:
24
Universitas Sumatera Utara
a) Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari
arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
perekat dan sebagainya.
b) Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar
benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian
manusia.
a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi
arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari,
polusi udara dan debu
b) Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur,
kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.
c) Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian
dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok,
cipratan minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah
selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan
terhadap kerusakan. Pencegahan dari faktor instrinsik arsip hendakanya surat atau
dokumen menggunakan kertas, tinta, lem dan bahan-bahan lain yang bermutu baik
sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih
baik dari pada yang terbuat dari logam yang mudah berkarat. Seluruh arsip yang
dimiliki suatu lembaga harus dipelihara dan dijaga keamanannya dari
kemungkinan kehilangan, kerusakan maupun kebakaran baik itu arsip statis atau
arsip dinamis. Hal ini penting, karena arsip memuat informasi yang bernilai tinggi
bukan saja bagi lembaga yang bersangkutan tetapi juga berguna bagi pihak lain
baik lembaga maupun perorangan. Arsip harus dijaga keamananya, baik dari segi
kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan),
maupun dari segi informalitas.
25
Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip menurut Mulyono (1985: 49) dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering
(tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun
jangan sampai terkena sinar matahari secara langsung).
Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai,
terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan
serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya
dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di
tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan
itu juga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat
kelembapan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan
secara preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan
pencegah kerusakan. Baik mencegah serangan serangga
maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa
supaya
tetap
terjamin
keutuhannya,
keamanannya,
kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya.
e. Kebersihan
Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah
menjaga kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya
senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara membersihkan
ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan
menggunakan alat yang cukup memadai.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik
mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruangan penyimpanan
hendaknya luas, sehingga cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan
sebelumnya. Pendapat dari Suparjati, (2004, 32) yang mengatakan bahwa “ruang
penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari keramaian aktifitas kantor lain dan
tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan
Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur ruangan”. Selain
26
Universitas Sumatera Utara
itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung
rokok, maupun dari sisa makanan.
Menurut Suparjati (2004, 32) alat-alat pemeliharaan antara lain mesin
penghisap debu (vacuum cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur
dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire and sinoce detecto),
pemadam kebakaran dan lain-lain. Upaya yang dilakukan untuk mencegah adanya
organism perusak, setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun
serangga. Tempat-tempat seperti laci almari, rak dan sudut-sudut tumpukan kertas
yang gelap diberi kapur barus untuk mencegah tikus, kecoa, dan serangga lainnya.
Pencegahan adanya rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelahcelah lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan jalan
fumigasi yaitu memasukkan berkas arsip ke dalam suatu ruangan tertutup,
kemudian disemprotkan bahan kima selam 3 jam.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha
pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil
langkah-langkah,
tidakan-tindakan
yang
bertujuan
untuk
menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup
arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu
pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus
mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.
27
Universitas Sumatera Utara
2.5.4 Penyusutan Arsip Dinamis
Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, dengan demikian
tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian arsip yang
harus dipindahkan dan dimusnahkan.
Menurut Barthos (2009, 101) “penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan
masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah :
(a) metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip
aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam
jangka waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode
berkala atas dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terusmenerus, merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung,
tanpa menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat
penting di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya
tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
28
Universitas Sumatera Utara
2.5.5 Jadwal Retensi Arsip
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar
yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap
berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu
daftar yang menunjukkan :
a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;
b) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut
Sedarmayanti
dalam
bukunya
Tata
Kearsipan
Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
a)
b)
c)
d)
e)
2.6
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan
kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan
kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan
manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat
menggunakan tenaga komputer.
29
Universitas Sumatera Utara
Menurut Wiidjaja (1993, 177) “penemuan kembali dokumen dalam
pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan
tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan
penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing kabinet
sudah
cukup
memudahkan
penemuan
kembali
dokumen
yang
diperlukan”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat
yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh
disimpan sembaranga, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan
arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan
kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.
30
Universitas Sumatera Utara