Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA

Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada bagian Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:

1. Apa saja macam arsip yang berada di ruangan Tata Usaha pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

2. Siapa yang mengelola arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara? 3. Bagaimana proses pengelolaan arsip pada ruangan tata usaha Rumah Sakit Jiwa

Provinsi Sumatera Utara?

4. Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

5. Apa upaya mengatasi hamabatan yang dialami dalam pengelolaan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

LAMPIRAN II

PEDOMAN WAWANCARA

Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada staf ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:

1. Bagaimana proses pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

2. Apa saja macam-macam arsip yang di simpan pada ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

3. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

4. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

5. Apa saja fasilitas yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

6. Bagaimana keadaan lingkungan kerja kearsipan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

7. Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

8. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan disusutkan agar tidak terdapat kesalahan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

LAMPIRAN II

TRANSKIP WAWANCARA

1. Hasil Transkip Wawancara Informan 1

Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00 WIB. Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. Let. Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah dan Bapak Riski. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan dan .

P : Selamat pagi bu, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan penelitian disini.

: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?

P : Begini bu, saya mau bertanya tentang pengelolaan arsip disini buk.

: Oh iya, silahkan dek.

P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Apa saja arsip yang berada di ruangan Tata Usaha pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: Arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai).

P : terus ya bu, siapa saja yang mengelola arsip pada ruangan ini buk?

: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak diterima, disimpan pada rak penyimpanan. Semua kegiatan tersebut dikerjakan oleh pegawai tata usaha yang mengelola surat masuk dan surat keluar dek.

: Lalu bagaimana cara pengelolaan arsip pada ruangan ini buk?

: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak diterima, disimpan pada rak penyimpanan.

: Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara, bu?

: ya begitu lah dek, namanya semua surat yang masuk dan keluar kami kerjakan secara manual. Apabila arsip yang masuk atau keluar kami butuhkan kembali kami mesti mencari ke daftar pengendali masuk dan daftar pengendali keluar melihat satu-satu itu yang membuat pekerjaan kami lama, selain itu arsip di ruangan ini masih belum tertata dengan baik dek.

: Apa saja upaya yang dilakukan dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara, bu?

: ya dengan cara meminta pada petugas memaksimalkan pekerjaan,arsip-arsip yang telah dipakai ditarok kembali ke tempat penyimpanan, melakukan pencatatan arsip sesuai dengan peraturan isntansi, serta mengupayakan agar arsip-arsip bisa disimpan ke dalam komputer agar memudahkan kami untuk temu kembali arsip

: iya bu, terimakasih banyak ya bu atas bantuannya. Saya permisi dulu ya bu

2. Hasil Transkip Wawancara Informan II

Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00 WIB. Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. Let. Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah dan Bapak Riski. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan dan .

P : Selamat pagi pak, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan penelitian disini.

: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?

P : Begini pak, saya mau bertanya tentang proses pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

: Oh iya, silahkan dek.

P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang berada di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: Rekam medis yang telah tercipta di rumah sakit ini disimpan selama pasien masih datang berkunjung untuk berobat dan apabila dalam kurun waktu 5 tahun setelah kunjungan terakhir maka status rekam medis pasien tersebut dikategorikan sebagai arsip in-aktif dan disimpan selama 15 tahun.

P : wah, lama juga ya pak. Selanjutnya apa saja macam-macam arsip di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: Ia dek, karena rekam medis punya kurun waktu tersendiri apalagi untuk arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa. Yang berada di ruangan ini ya cuma berkas rekam medis pasien dek

P : Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: kami diruangan mengikuti prosesdur yang dikeluarkan oleh departemen kesehatan RI tahun 2006 yang merupakan revisi buku kedua dek, disana semua tentang arsip rekam medis dijelaskan. Dimulai dari penerimaan berkas arsip, pengisian formulir pasien bagi pasien baru dan untuk pasien lama hanya menyerahkan kartu berobat saja untuk meminjam berkas rekam medis miliknya.

P : oo, begitu ya pak, sistem apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: kami diruangan melakukan penyimpanan dengan sistem sentralisasi dek. Yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam kesatuan baik catatan-catatan kunjungan ke poliklinik selama seorang pasien masih dirawat. P : ,lalu apa saja fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di

: Sementara itu, pada ruangan rekam medis hanyak menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack

P : Bagaimana keadaan di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?

: ya begini lah dek, ruangan masih kurang memadai begitu juga dengan fasilitas penyimpanan arsipnya juga kurang dek selain itu kami masih bekerja secara manual untuk mencari berkas pasien

P : Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

: setiap hari dek, karena ini berkas rekam medis yang isi datanya masih digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk kerja mereka, sebisa mungkin kami melakukan pembersihan setiap hari pada rak-rak penyimpanan

P : Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan disusutkan agar tidak terdapat kesalahan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?

: untuk rekam medis pasien, kami setelah waktu kunjungan terakhir pasien arsip atau berkas rekam medisnya masih disimpan dek, masih kami tumpuk sampai waktu simpan 5 tahun setelah kunjungan terakhir. Karena untuk berkas arsip rumah sakit jiwa lebih memiliki waktu simpan yang lama dek. : oh begitu ya pak, terimakasih banyak ya pa atas bantuannya. Saya permisi

LAMPIRAN III 1. Filling Kabinet

3. Tumpukan Arsip Rekam Medis

4. Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Masih Kosong

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan.

Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung Penggunaan Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta: Rajawali Pers.

Agus Sugiarto & Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Badri Munir Sukoco. (2012). ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

---. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra. Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Burhanudin, Dwi Rokhmatun. (2013). Profesi Kearsipan. Yogyakarta : UGM Basuki, Sulistyo. 20133. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. Irawan, Mustari. 2001. “Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan Kearsipan”. http://www.google.co.idbapersip.jatimprov.go.id. (diakses 05 Oktober 2014).

Judith Read dan Mary Lea Ginn. 2011. Records Management. South-Western: United States of America.

Martono, Budi. 1990. Arsip Korespondesi Penciptaan dan Penyimpanan. UT; Jakarta.

Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 124 Tahun 2006 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Sumatera Barat: Badan Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat.

Retnopalipi. 2013. “Manajemen Kearsipan”

https://retnopalupi1105.files.wordpress.com/2013/05/manajemen-kearsipan.pdf (diakses 16 Oktober 2015)

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung.

Sularso, Mulyono. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : LIBERTY

Suparjati, dkk. 2004. Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius

The Liang Gie . 2006. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty.

Sofa. 2009. “Manajemen Arsip Inaktif”.

https://massofa.wordpress.com/2009/12/07/manajemen-arsip-inaktif/. (diakses 16 Oktober 2015).

Tiurma L. Tobing, membudayakan arsip pada masnyarakat indonesia (II), httpwww.anri.go.id.indendex.phpoption=artikel_download&k=AD0030 .html (diakses 18 November 2015)

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1979 Tentang Penyusutan

Arsip.

Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Widodo, P. Bambang. 2009. Akuisisi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka. Wursanto. 1999. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian

Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah yang dipergunakan dalam penelitian sehingga memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu (Sugiyono 2013, 13).

Menurut Sugiyono (2008) jenis penelitian kualitatif, yaitu suatu metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci. Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan cara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi

Dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif menghasilkan data deskriptif dari ucapan atau tulisan serta perilaku yang diamati dari orang-orang(subyek) itu sendiri. Penelitian kualitatif bertujuan untuk memahami fenomena sosial melalui gambaran holistik dan memahami secara mendalam.

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Tali Air No 21 Medan. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus 2015. Alasan pemilihan lokasi didasarkan kepada permasalahan arsip yang berada pada ruangan Rekam Medis di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

3.3 Karakteristik Informan

Informan adalah orang yang mengetahui dan paham dengan masalah yang akan dipertanyakan dan berhasil memberikan keterangan kepada penulis. Informan dalam penelitian ini berjumlah 2 orang, 1 orang Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara dan 1 orang staff yang berada pada ruangan rekam medis Rumah Saki Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Peneliti mengambil informasidengan cara melakukan wawancara dan observasi kepada informan yang telah ditentukan dan berhubungan dengan pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

3.4 Jenis Data dan Sumber Data

Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Hasil penelitian didapatkan melalui dua sumber data, yaitu:

1. Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yangdiperoleh dari narasumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan. Sumber data primer pada penelitian ini penulis peroleh dari informan yang berada pada ruangan rekam medik di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

2. Data Sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur dari buku,jurnal.

3.5Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui: 1). Wawancara

Wawancara adalah “adalah proses yang interaksi yang dilakukan antara dua orang atau lebih dimana kedua pihak yang terlibat (pewawancara/ interviewer dan terwawancara/ interviewee) memiliki hak yang sama dalam bertanya dan menjawab. Keduanya boleh saling memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara”. (Afrizal 2014, 27).

Maka untuk mengetahui data utama yaitu dengan mewawancarai informan agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahn yang sedang diteliti. Wawancara dilakukan secara langsung kepada Staff Tata Usaha dan Staff Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

Pedoman wawancara perlu dibuat agar peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan sesuai dengan susunan teori yang terkait.

2). Observasi

Observasi merupakan pengamatan langsung ke lokasi penelitian di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yaitu tentang arsip.

3). Studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan data memalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan denngan masalah penelitian.

3.6 Teknik Analisis Data

Data yang sudah diperoleh dari hasil wawancara berupa jawaban dari informan akan disortir terlebih dahulu untuk mempermudah dalam analisis data dan dihubungkan serta dibandingkan satu dengan yang lainnya. Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan antara lain adalah:

1). Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses memfokuskan dan mengabstraksikan datamenjadi informasi yang bermakna. Menurut Bungin (2007, 70) “reduksi data dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”.

Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara yang telah diungkapkan oleh informan. Data tersebut dipahami oleh peneliti agar dapat menangkap permasalahan yang sebenarnya.

2). Penyajian Data

Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian dapat berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap

informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi.

3). Verifikasi Data

Tahapan selanjutnya adalah verifikasi dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterprestasi data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara serta observasi sambil melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.

3.7Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan dokumen pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara

Rumah sakit jiwa daerah Provinsi Sumatera Utara didirikan pada tahun 1935 oleh “Doorgangshuizen Voor Krankzinnigen” (Rumah Sakit Jiwa) di Glugur, sebagai Rumah Sakit Jiwa yang ke-5 dan memiliki kapasitas 26 tempat tidur sampai dengan masa pendudukan Jepang tahun 1943. Dengan adanya penduduk tertera sukutu (1943-1947) penderitaan gangguan jiwa di evakuasi ke Dolok Maringir + 100 KM dari Medan ke arah Pemantang Siantar selama +3 tahun. Tahun 1950 penderita gangguan jiwa di pindahkan oleh tentara Belanda ke bekas Rumah sakit Harrison dan Crossfield, serta sebahagian di tampung di Rumah Penjara Pemantang Siantar. Tahun 1950-1958 di buka poliklinik Psikiater yang merupakan Annex Rumah Sakit Jiwa Pemantang Siantar terletak di jalan Timor No 19 Medan. Tahun 1958-1981 Rumah Sakit milik Belanda ( Zieken Verpleging) letaknya di jalan Timor Medan di manfaatkan sebagai Rumah Sakit Jiwa Medan dan menampung dari Pemantang Siantar dengan kapasitas 200 tempat tidur.

Berdasarkan surat Menkes RI Nomor 1987/Yankes/DKJ/78 dan dengan persetujuan Menteri Keuangan tanggal 8 Desember 1987 Nomor: s-849/MK/001/1987 Rumah Sakit Jiwa Medan Ruislaag di pindahkan ke lokasi baru yang terletak di Padang Bulan KM. 10 Jl. Bekala Lama, Kampung Mangga Kecamatan Medan Johor dengan luas area = 38.000 (3,8 Ha) dan luas bangunan 5.709 pada tanggal 5 Februari 1981. Sesuai dengan adanya alamat

baru yaitu Jl. Letjend Djamin Ginting KM. 10 Jl. Tali Air No 21 Medan dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI (Dr. Suwardjono Suryaningrat) pada tanggal 15 Oktober 1981 memiliki 450 tempat tidur yang merupakan Rumah Sakit Jiwa Departemen Kesehatan.

Setelah otonomi tahun 2000-2003 Rumah Sakit Jiwa Medan merupakan UPT Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. Kemudian sesuai Perda Nomor: 188.34/2641/K/2004 tentang petunjuk pelaksanaan peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara, maka Rumah Sakit Jiwa Medan menjadi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.

Sejak Desember 2009 Gubernur Sumatera Utara melalui surat Keputusan Gubsu No. 445/4496/Thn 2009 menetapkan Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebagai Penyelenggaraan Pola Keuangan BLUD.

4.2. Karakteristik Informan

Informan pada penelitian ini adalah arsiparis yang berada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang mengerti tentang Arsip Dinamis. Berikut daftar karakteristik informan:

Tabel 4.1 Karakteristik Informan

Kode Bagian

Staf Tata Usaha Staf Rekam Medis

Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkanIbu Robah Ginting sebagai informan pertama ( )yang bertugas sebagai Staff Tata Usaha dan BapakRiski Romadona Hasibuan sebagai informan kedua ( ) yang bertugas sebagai Staff Rekam Medis

Sebelum melakukan wawancara peneliti menjelaskan maksud dan tujuan observasi ini. Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat lalu dikembangkan lebih dalam sesuai dengan jawaban informan dan wawancara berlangsung secara informal. Suasana dan kondisi selama wawancara bersifat alamiah, tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak formal (informal). Wawancara dilakukan secara berulang apabila peneliti merasa kurang mengerti atau ada yang perlu ditambahi dari wawancara sebelumnya.

4.3 Kategori Arsip

Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali naskah wawancara dan memilih data yang relevan sesuai dengan judul peneliti sehingga menghasilkan kategoriyaitu:Pengelolaan Arsip Dinamis dalam memudahkan temu kembali.

Arsip merupakan sebuah berkas yang nilai gunanya sangat tinggi sehingga mesti disusun dan disimpan dengan sistem pengindeksan agar mudah untuk ditemukan kembali apabila dibutuhkan oleh instansi bersangkutan.Maka seharusnya suatu organisasi harus mempunyai sistem pengelolaan arsip yang baik

seperti pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utarayang berguna untuk meningkatkan kegiatan administrasi serta proses temu balik arsip.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis sangat berhubungan dengan: sumber arsip, rekod yang diciptakan, proses pengelolaan arsip dinamis, penyimpanan arsip dinamis, kendala atau hambatan pengelolaan arsip dinamis serta waktu simpan arsip, dan temu balik arsip dinamis.

4.3.1 Sumber Arsip

Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian pelaksanaan pada organisasi, yang dapat berwujud surat menyurat, data, bahan-bahan yang memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Kearsipan sendiri mempunyai peranan penting bagi lembaga, organisasi perorangan yang disimpan secara teratur dan berencana mempunyai kegunaan setiap kali diperlukan. Maka sebagian sumber informasi arsip tentunya memiliki asal darimana arsip itu tercipta. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara sebagai berikut:

: “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat,surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai).

: “arsip yang tercipta yang berada di ruangan Rekam Medis ini ada rekam medis pasien baru dan rekam medis pasien rawat inap"

Dari keterangan di atas dapat dilihat Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utarasumber arsip berasal dari beberapa surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai). Selain itu, untuk ruangan rekam medis arsip yang ada berupa rekam medis pasien baru dan rekam medis rawat inap.

. Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sumber arsip yang tercipta seperti uraian diatas. Setelah itu terbentuklah beberapa bagian dokumen arsip yang ditunjukan dari hasil wawancara berikut ini:

: “dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai), dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah

sakit”.

: “sementara itu, pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan

Dari keterangan diatas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa bentuk dokumen arsip berupa dokumen yang berada di ruangan tata usaha serta rekam medis pasien. Semua daya yang dihasilkan ada pembagian masing-masing sesuai dengan dokumen yang sudah ada.

Berdasarkan dari pernyataan informan diatas dapat dinyatakan bahwa arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebahagian berasal dari instansi ini sendiri.

4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta

Rekod (records) merupakan dokumen yang tercipta dari hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya sehari-hari. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas yang dilakukan dalam suatu organisasi. Maka setiap organisasi dapat menciptakan rekod terhadap arsipnya seperti pernyataan dari informan berikut:

: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha berupasurat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai), dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan

: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat

penyimpanan menggunnakan roll’o pack” selain itu terdapat kartu untuk

pengambilan rekam medis pasien yang berisikan data (no cm, nama, umur, alamat) si pasien.

Dari pernyataan informan diatas dikatakan bahwa rekod yang tercipta pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berupa dokumen-dokumen SDM, dokumen Keuangan, dokumen yang ada kaitannya dengan rumah sakit. Selain itu, pada ruangan rekam medis pasien rekod yang tercipta berupa kartu yang berguna untuk peminjaman berkas rekam medis sipasien. Rekod tersebut masih berbentuk dokumen tercetak, seperti pernyataan informan berikut:

: “pada ruangan tata usaha arsip disimpan didalam filling kabinet yang menggunakan map gantung sebagai pembatas setiap arsip yang disusun

Gambar 4.1 Filling Kabinet

Pada gambar 4.1 merupakan salah satu perabotan yang digunakan untuk tempat penyimpanan arsip yang berada pada ruangan rekam medis, yang dibatasi dengan hanging folder yang merupakan besi penggantung yang dipasangkan gawang atau pengait yang berada dalam filling kabinet dengan sistem penyimpanan nomor.

: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack” serta dokumen yang berada pada ruangan ini masih berbentuk tercetak dek, yang setiap harinya pegawai yang berada dirungan dicatat ke dalam buku untuk pasien baru atau rawat inap.

4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi sesuai dengan urutan pada instansi masing-masing. Apabila arsip sudah tidak digunakan lagi maka arsip tersebut harus dimusnahkan. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis ini adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan.

Pengelolaan arsip rekam medis yang berada di Rumah Sakit Jiwa dilakukan dengan beberapa cara diantaranya; (1) penataan berkas rekam medis, dimulai dari (a) berkas pasien rawat jalan; (b) pasien rawat inap, kasus bedah, kasus kebidanan, bayi lahir; (2) pemberian kode (coding); (3) tabulasi (indeksing) yang terdiri dari indeks pasien, indeks penyakit, indeks obat-obatan, indeks dokter, indeks kematian; (4) statistik dan pelaporan rekam medis terdiri dari laporan intern rumah sakit dan laporan ekstrn rumah sakit; (5) korespondesi rekam medis; (6) analisa rekam medis; dan (7) sistem penyimpanan rekam medis.

Penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih dikerjakan secara manual dan belum maksimal, seperti yang dikatakan informan berikut ini:

: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan tata usaha untuk tempat penyimpanannya masih bersifat manual, arsip yang masuk atau arsip yang tercipta hanya disusun kedalam rak, filling cabinet,almari penyimpanan setelah sebulan arsip dipilah untuk disimpan sampai pada akhirnya

dimusnahkan”.

: “dokumen arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih disusun secara

manual menggunakan roll’o pack”dan belum menggunakan digital untuk

backup data pasien”

Seperti gambar dibawah ini, dapat dilihat arsip yang telah terkumpul baik itu dari ruangan tata usaha maupun ruangan rekam medis ditumpukan saja, sehingga arsip bila dibutuhkan sangat lama untuk temu kembali.

Arsip sangat penting bagi kelangsungan hidup pada organisasi, selain untuk tempat penyimpanannya yang mesti sesuai sistem yang digunakan masing-masing isntansi, arsip juga harus dirawat dan dipelihara agar nilai guna yang terkandung didalamnya tidak hilang dan bentuk dari arsip tersebut tidak rusak.

: “arsip yang tersimpan pada ruangan rekam medis disusun berdasarkan nomor, serta untuk tempat penyimpanan arsip rekam medis pasien masih

disusun secara manual menggunakan roll’o pack, karena rekam medis

pasien penggunaannya setiap hari digunakan oleh pasien maka kami melakukan pembersihan setiap hari agar kondisi fisik rekam medis tetap bagus dan nilai guna yang ada di dalam arsip ini tetap terjaga seperti catatan-catatan dari dokter, identitas pasien”.

Sesuai dengan pernyataan dari informan di atas, dapat dinyatakan bahwa Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih belum maksimal dalam bentuk penyimpanan arsip baik diruangan tata usaha, ruangan rekam medis serta merawat arsip yang berada pada setiapa ruangan belum maksimal. Pemeliharaan arsip harus senantiasa dilaksanakan oleh setiap organisasi maupun instansi, agar arsip tetap terjaga nilai gunanya.

4. Proses Temu Balik dan Pengelolaan Arsip

Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanan arsip saja, tetapi juga dilihat dari sistem fillingnya, sehingga tidak menyulitkan temu balik arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh instansi.

Proses temu balik arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai. Hal ini berarti dapat dikatakan bahwa sistem temu balik merupakan suatu jalan perolehan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Gambar 4.3 Data Pasien Baru

Pada gambar 4.3 merupakan data pasien baru pada tahun 2013 sampai dengan tahun 2015, data yang tercantum di dalam berupa; (no urut, no cm, jenis kelamin, nama, jenis pasien baru atau pasien lama, umur, agama, suku, pendidikan, pekerjaan, status, tempat lahir, rujukan, askes, ugd, opname, ruangan, diagnosa).

: “dalam temu kembali berkas rekam medis pasien pada ruangan ini dilakukan dengan beberapa cara diantaranya: tahap pertama, pengunjung rumah sakit jiwa yang baru berobat dan pasien lama datang ke ruangan rekam medis; langkah kedua, bagi pengunjung baru melaporkan ke petugas yang berada diruangan bagi mereka pengunjung baru mengisi data diri dan memperoleh nomor pasien yang digunakan sebagai kartu pengenal yang harus dibawa setiap kali berkunjung ke rumah sakit. Untuk pasien lama mereka

menyerahkan kartu kunjung bewarna biru yang berukuran (4,25 X 7,5)cm. Tahap ketiga, pengunjung menyerahkan kartu berobat (kartu kunjungan) ke petugas di ruangan rekam medis, setelah itu petugas ke tempat penyimpanan berkas yang disebut dengan roll pac; Tahap keempat, setelah petugas diruangan mencari berkas rekam medis pasien kartu berobat tersebut di letakan di rak penyimpanan berkas yang di ambil yang gunannya menandakan bahwa arsip tersebut lagi dipakai atau diambil oleh pengunjung yang bersangkutan; Tahap kelima, apabila berkas rekam medis tersebut telah

di kembalikan ke ruangan kartu yang di letakan di rak roll’o pack di kembalikan lagi ke pengunjung”.

Gambar 4.4 Roll’o Pack

penggerak mekanik dan index sistem, yang memudahkan penyimpanan, pencarian serta menghemat ruangan karena memuat lebih banyak volume arsip yang tecipta pada ruangan rekam medis.

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih mencatat secara manual untuk arsip pasien baru maupun rawat inap belum menggunakan digital.

: “karna arsip yang disimpan pada ruangan rekam medis ini hanya berisi berkas rekam medis pasien proses temu balik dilakukan dengan cara mencari berkas pasien melalui kartu yang berada pada masing-masing pasien, setelah itu petugas akan mencari ke rak penyimpanan dengan melihat digit dari

Gambar 4.5 Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis

Pada gambar 4.5 merupakan kartu pinjam rekam medis atau disebut dengan kartu pinjam. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar” ini diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan. Kartu pinjam atau petunjuk keluar tetap berada di dalam rak file tersebut, sampai berkas rekam medis yang diambil dikembalikan pada tempat semula.

Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat di katakan bahwa temu balik arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara di ruangan Rekam Medis masih bersifat manual. Petugas diruangan setelah meminta kartu dari keluarga pasien pergi ke rak penyimpanan untuk mencari berkas rekam medis pasien yang terkadang mengalami kesulitan dalam temu kembali dikarenakan dalam rak penyimpanan banyak berkas rekam medis pasien.

5. Kendala atau Hambatan Pengelolaan Arsip serta Waktu Simpan Arsip Setiap kegiatan pasti memiliki kendala atau hambatan dalam prosesnya. Begitu juga dengan pengelolaan arsip, sering terjadi hambatan. Kendala atau hambatan tersebut:

: “ya, setiap melakukan pemberkasan pasti menemukan yang namanya hambatan dek, untuk diruang kami sering kali yang namanya arsip tertumpuk di setiap meja anggota,ada yang belum diolah,ada yang lupa meletakan

Sehingga arsip tersebut terbangkalai”.

Berdasarkan pernyataan informan dapat dikatakan bahwa pada ruangan tata usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sering mengalami hambatan dalam pencarian dokumen dikarenakan masih bersifat manual. Banyaknya dokumen merupakan salah satu kendala untuk proses pengelolaan dokumen yang berada diruangan tersebut. Sehingga untuk mengatasi hambatan tersebut dilakukan dengan beberapa cara. Seperti yang dikatakan informan berikut:

: “kita bisa melakukan pemusnahan dokumen yang dilakukan dengan menyusun terlebih dahulu jadwal retensi arsip terhadap satu dokumen yang

Berdasarkan pernyataan tersebut, untuk mengatasi hambatan yang terjadi pada ruangan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara dilakukannya pemusnahan arsip dengan beberapa kegiatan sebelum arsip dikirim untuk dimusnahkan, tetapi untuk arsip rekam medis pasien memiliki jangka waktu simpan yang lebih lama dari berkas arsip yang lainnya.

: “untuk arsip yang berada pada ruangan rekam medis memiliki jangka waktu simpan 5 tahun setelah kunjungan terakhir maka status rekam medis pasien tersebut dikategorikan arsip inaktif dan disimpan selama 15 tahun”.

Dari uraian diatas untuk arsip rekam medis pasien memiliki jangka waktu yang panjang untuk disimpan, karena tertera dalam (keputusan Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tanggal 27 November 1996) tentang batas umum penyimpanan berkas rekam medis pasien.

4.4 Rangkuman Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan tiangulasi, maka diperoleh sebuah kategori dengan sub bagian-bagiannya. Kategori dari Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut:

Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian

No Kategori Indikator

Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber Arsip Pada bagian Tata Usaha berupa:

surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai).

Pada bagian Rekam Medis: Arsip yang tercipta yang berada di ruangan Rekam Medis ini ada rekam medis pasien baru dan rekam medis pasien rawat inap.

Rekod yang Diciptakan Pada ruangan tata usaha berupa surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah

sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai), dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah sakit”.

Sementara itu, pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor

menggunakan sistem

penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack

Bentuk Penyimpanan dan peralatan Arsip Dinamis

 Folder ( sampul arsip)  Sekat pembatas (guide)  Filling Kabinet

 Roll’o Pack

Pemeliharaan atau perawatan  Membersihkan tempat penyimpanan setiap hari

Sistem Temu Balik  Sistem masih manual

Kendala atau hambatan pengelolaan arsip serta waktu simpan arsip

 Kendala berupa waktu temu balik yang lama

 Untuk waktu simpan arsip biasa selama 2 tahun

 Untuk arsip rekam medis 5 tahun penyimpanan setelah kunjunngan terakhir pasien

Dari tabel 4.1 di atas dapat dijelaskan bahwa Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara terdiri dari beberapa kategori yaitu:

1. Sumber arsip yang berada pada bagian tata usaha terdiri dari beberapa surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai), dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen yang bersangkutan dengan rumah sakit”.Sementara itu, pada ruangan rekam medis hanya menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack

2. Record yang tercipta terdiri dari beberapa dokumen yang berada pada ruangan tata usaha dan berkas pasien baru serta rawat jalan pada ruangan rekam medis

3. Proses pengelolaan arsip dinamis dijelaskan berdasarkan alur kerja instansi 4. Sistem temu balik yang digunakan masih secara manual

5. Hambatan atau halangan serta jangka waktu simpan arsip  Kendala berupa waktu temu balik yang lama  Untuk waktu simpan arsip biasa selama 2 tahun

 Untuk arsip rekam medis 5 tahun penyimpanan setelah kunjunngan terakhir

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil wawancara langsung yang telah dilakukan dengan beberapa informan bahwa Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sudah mulai mengikuti alur yang ada pada instansi yang terlihat pada temu kembali arsip dengan menggunakan kartu pinjam berkas rekam medis sehingga keluarga mendapatkan berkas rekam medis yang digunakan untuk berobat bagi pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. Sehingga dapat disimpulkan:

1. Proses pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa provinsi Sumatera Utara masih bersifat manual. Dokumen yang dihasilkan disimpan dalam filling kabinet dan almari penyimpanan arsip.

2. Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara melakukan perawatan terhadap arsip yang berada di ruangan rekam medis setiap hari untuk menjaga kelestarian isi dokumen dan bentuk fisik dokumen agar tetap terjaga.

3. Sistem temu baliknya berdasarkan nomor.

4. Kendala atau hambatan serta waktu simpan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sangat lambat dalam temu kembali arsip karena masih secara manual. Untuk waktu simpan pada arsip biasa selama 2 tahun sedangkan untuk arsip pada ruangan rekam medis disimpan selama 5 tahun setelah kunjungan terakhir pasien.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil wawancara dan kesimpulan di atas maka peneliti memberikan saran kepada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara, yaitu:

1. Untuk lebih memperhatikan lagi sistem penngelolaan arsip dinamis sesuai dengan prosedur yang ada. Agar mempermudah proses pengelolaan arsip pada instansi sendiri;

2. Sebaiknya menggunakan aplikasi komputer untuk media penyimpanan, sehingga lebih memudahkan setiap ruangan untuk temu kembali arsip;

3. Sebaiknya pada ruangan rekam medis diberikan ruangan yang lebih besar, dengan peralatan penyimpanan arsip yang besar juga sehingga tidak ada lagi arsip yang bertumpukan di meja-meja.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis

Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan administrasi yang terekam dalam bentuk media apapun. Oleh karena itu, sangat diperlukan prosedur yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang baik dalam masa arsip dinamis aktif, kemudian inaktif dan sampai pada tahap penyusutan. Tentunya

dalam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem temu kembali yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.

Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir Barthos (2007: 2).

Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip. Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 13) Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.

Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003: 3) yang mengatakan bahwa :

Arsip dinamis adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis

Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

Menurut Sedarmayanti (2003, 19)“Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.

Barthos (2012, 12) tujuan arsip adalah, untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.

Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum ialah untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing-masing.

2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis

Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksanaa tugas pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4)

sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik dan ekonomi.

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis digolongkan menjadi (a). arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; (b). arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi (Barthos, 2009: 4).

Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.

2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis

Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan sebaik mungkin. Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.

2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis

Wiyasa (2003, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.

Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur. (2) arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.

Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi; (1) record copy, salinan atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum operasional. (2) nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.

Dari segi bentuknya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis tradisional yang terbagi dari; (a) grafis berupa kertas; (b) nongrafis berupa microfilm, computer file, word processing. (2) unik seperti manuskrip asli film.

Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur (1) merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar. (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan

dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi-fungsi dan bagian-bagiannya.

2.1.6 Recyle Arsip Dinamis

Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa “ pada dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan(maintenance) dan tahap disposisi ”.

Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir . Fase siklus hidup sering tumpang tindih . Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e -mail yang ditulis , dari selesai, atau pamflet dicetak, catatan yang dibuat . Lalu arsip ini kemudian didistribusikan ( dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang umum digunakan dalam pengambilan keputusan , untuk dokumentasi atau referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi. Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu , catatan untuk disimpan ditransfer ke situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau ke fasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam penjadwalan retensi , catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ke

tempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi yangdiawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .

Gambar 1. Model Siklus Hidup Arsip Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)

2.1.7 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis

Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor, sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.

Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.

Barthos (2012, 198) perlengkapan penyimpanan terdiri atas; (1) folder, semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yang

merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan; (2)guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; (3) tickler-file (berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu pinjam arsip; (4) filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; (5) rak-arsip, digunakan untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan; (6) box, terbuat dari kertas (karton) bertutup, dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat penata arsip; dan (7) kartu kendali.

Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.

2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat menyurat, karena penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus dikelola dengan baik guna memudahkan dalam temu balik dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari. Menurut Widjaja (1996, 44) “arsip dinamis seharusnya

dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca. Untuk dapat disampaikan kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaik-baiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan”.

Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

2. 2.1 Penciptaan Arsip Dinamis 2.2.1.1 Pembuatan Arsip

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.

2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan denganmedia rekam dan peralatan berkualitas baik. 3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta

pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sertaklasifikasi keamanan dan akses arsip.

4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan.

5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukanoleh arsiparis.

2.2.1.2 Penerimaan Arsip

Merupakan kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip yangberasal dari pihak luar (organisasi dan/atauindividu).Dalam penerimaan arsip yang perludiperhatikan adalah:

1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman,tepat, lengkap, dan jelas terbaca.

2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada petugas penerima arsip yangberwenang.

3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah tercetak oleh mesin fakspenerima arsip.

4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah. 5) Pendokumentasian penerimaan arsipdilakukan oleh arsiparis

untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan. 2.2.1.3. Registrasi Arsip

Registrasi arsipadalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima dalam sistem kearsipan,dengan memperhatikan berikut ini:

1) Registrasi dilakukan secara lengkap dankonsisten .

2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekaminformasi yang ringkas mengenai arsip.

3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah,namun apabila diperlukan perubahan karenaterjadi kesalahan teknis, maka harusdilakukan pencatatan perubahan.Registrasi arsip dilakukan dengan mencatatinformasi arsip seuai dengan standarmetadatakearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputinomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggalarsip, tanggal penerimaan dan pengiriman,instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dankode klasifikasi.

2.2.1.4 Pendistribusian Arsip

Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan dengan memperhatikan:

1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap.

2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman. 3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip

dilingkungan

2.3 Pengorganisasian Arsip Dinamis

Di dalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang dipergunakan lagi.

Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :

1) Azas sentralisasi

Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.

2) Azas desentralisasi

Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih dijelaskan oleh Sularso (1985, 32) bahwa “dalam azas ini penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri”.

3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.

Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi. Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah sedangkan arsip inaktif dan statis yang di kelola di unit sentral. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.

Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan, tetapi dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99)

a) adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam;

b) menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang;

c) menekan duplikasi dokumen;

d) memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik;

e) memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

Disisi lain sistem ini memiliki kerugian, sebagai berikut : a) karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada

tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud;

b) kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada;

c) masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat .

Azas-azas yang diperlukan dalam menyelenggarakan penyimpanan arsip pada setiap lembaga atau organisasi tidaklah selalu sama, yang membedakan ialah pada keperluan warkat dan penyelenggaraan penyimpanan arsip atau warkat disetiap kantor. Terkait dengan hal tersebut Wursanto (2007, 171) mengemukakan bahwa “meskipun penyelenggaraan penyimpanan warkat itu berbeda-beda bagi setiap kantor, akan tetapi suatu prinsip yang harus dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien, dan fleksibel”. 2.4 Penataan Arsip Dinamis

Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa datang”. Dalam rekod manajemen ada tiga jenis penggunaan, tempat yang digunakan, serta nilai dari arsip itu sendiri. Kontrol yang sistematis dari semua catatan dan penciptaan serta penerimaan lalu menata, di distribusikan pada organisasi, penyimpanan dan pengambilan untuk disposisi akhir (Judith Read and Mary lea Ginn 2011, 3).

Pendapat lain dari Tobing (2013, 8) ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penataan arsip: (a) ruang/tempat penyimpanan arsip, dari penyediaan ruangan sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan terawat tidaknya arsip tersebut yang tergantung pada faktor manusia yang menanganinya; (b) manusia yang melaksanakan penataan, petugas yang melakukan penataan arsip haruslah mempunyai disiplin ilmu yang baik, disiplin disini maksudnya dalam hal ketekunan, kesabaran serta keuletan dalam bekerja serta mengololah dokumen-dokumen yang berada pada instansi masing-masing .

Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penataan arsip harus benar-benar dilakukan secara baik dengan sistem yang ada. Selain agar mudah ditemukan saat diperlukan sistem penataan arsip baik juga untuk menunjang kegiatan administrasi organisasi.

2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar mudah ditemukan dan digunakan sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Amsyah (2003, 71) Pada dasarnya ada dua jenis urutan sistem penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah nama, sistem geografis, dan subjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem geografis, dan sistem-subjek.

Menurut Retnopalupi ( 2013, 3) Selanjutnya sistem pengaturtertiban atau sistem klasifikasi dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :

a) Sistem klasifikasi Numerikal Seri (Menurut nomor) Sistem klasifikasi numerikal adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor. b) Sistem klasifikasi alfabetis (Menurut abjad) Sistem

klasifikasi alfabetis adalah sistem penyimpanan arsip dengan memprgunakan abjad sebagai kode penyimpanan.

Dapat disimpulkan, bahwa sistem penyimpanan arsip rata-rata di simpan berdasarkan pola yang sesuai dengan badan instansi serta ketetapan yang dipakai oleh setiap badan pemerintahan maupun swasta, agar arsip atau dokumen dapat ditemubalikan dengan cepat.

2.5.1 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis

Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut Widjaya (1986, 112) adalah :

1) Folder, map yang berupa lipatan karton/plastik tebal

2) Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan

3) Tikcler file ,adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

4) Filling cabinet ,merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.

5) Kartu kendali ,adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat.

6) Kartu pinjam arsip ,adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam

Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.

Seperti yang dikemukakan oleh Maulana (1996: 13) bahwa “alat-alat kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus,

sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang diperlukan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya”.

Fasilitas kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat dibutuhkan fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai pada umumnya peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip adalah map (folder), guide (sekat petunjuk dan pemisah), filing cabinet (almari arsip), rak arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan, agenda, ekspedisi), alat tulis, dan sebagainya. Peralatan yang disebutkan tidak mutlak harus ada seluruhnya, namun disediakan sesuai dengan kebutuhannya, serta peralatan yang diinginkan bahwa penyediaan fasilitas tidak harus mewah tetapi memadai.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang petugas dapat menentukan peralatan penyimpanan arsip yang akan digunakan untuk pengelolaan arsip dengan mempertimbangkan kriteria pemilihan pemeliharaan peralatan kearsipan, sehingga peralatan yang dipilih tidak menimbulkan pemborosan dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip.

2.5.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis

Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor, sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.

Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.

Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.

2.5.3 Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:

a) Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya.

b) Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia.

a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu

b) Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.

c) Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman dan sebagainya.

Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan terhadap kerusakan. Pencegahan dari faktor instrinsik arsip hendakanya surat atau dokumen menggunakan kertas, tinta, lem dan bahan-bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logam yang mudah berkarat. Seluruh arsip yang dimiliki suatu lembaga harus dipelihara dan dijaga keamanannya dari kemungkinan kehilangan, kerusakan maupun kebakaran baik itu arsip statis atau arsip dinamis. Hal ini penting, karena arsip memuat informasi yang bernilai tinggi bukan saja bagi lembaga yang bersangkutan tetapi juga berguna bagi pihak lain baik lembaga maupun perorangan. Arsip harus dijaga keamananya, baik dari segi kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas.

Pemeliharaan arsip menurut Mulyono (1985: 49) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan. Baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.

d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya.

e. Kebersihan

Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan menggunakan alat yang cukup memadai.

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruangan penyimpanan hendaknya luas, sehingga cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan sebelumnya. Pendapat dari Suparjati, (2004, 32) yang mengatakan bahwa “ruang penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari keramaian aktifitas kantor lain dan tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur ruangan”. Selain

itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun dari sisa makanan.

Menurut Suparjati (2004, 32) alat-alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vacuum cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire and sinoce detecto), pemadam kebakaran dan lain-lain. Upaya yang dilakukan untuk mencegah adanya organism perusak, setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. Tempat-tempat seperti laci almari, rak dan sudut-sudut tumpukan kertas yang gelap diberi kapur barus untuk mencegah tikus, kecoa, dan serangga lainnya. Pencegahan adanya rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelah-celah lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan jalan fumigasi yaitu memasukkan berkas arsip ke dalam suatu ruangan tertutup, kemudian disemprotkan bahan kima selam 3 jam.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tidakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.

8. Seluruh Staf Pegawai pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi SumateraUtara, khususnya Ibu Robah Ginting dan Bapak Riski Romadona Hasibuan selaku informan, terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan penulis.

9. Untuk seluruh keluarga besar, Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi Astuti, Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad Panji Prayoga yang mendukung penulis dari mulai kuliah hingga selesai.

10. Semua teman-teman Stanbuk 2014 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis.

Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritikan dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.

Medan, April 2016 Penulis,

Aditya Haryo Pambudi NIM: 140723018

DAFTAR ISI

ABSTRAK... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI………...………... v

DAFTAR TABEL... vii

DAFTAR GAMBAR... viii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

BAB I PENDAHULUAN.………..…………....…... 1

1.1 Latar Belakang Masalah………..…... 1

1.2 Rumusan Masalah ...………...………….. 4

1.3 Tujuan Penelitian………...………... 4

1.4 Manfaat Penelitian………... 4

1.5 Ruang Lingkup Penelitian………... 5

BAB II KAJIAN PUSTAKA………... 6

2.1 Konsep Arsip Dinamis ...….…..………... 6

2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis... 6

2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis ... 8

2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis... 9

2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis... 10

2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis... 11

2.1.6 Recycle Arsip Dinamis... 12

2.1.6 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis... 13

2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis... 14

2.2.1 Penciptaan Arsip Dinamis... 16

2.2.1.1 Pembuatan Arsip... 16

2.2.1.2 Penerimaan Arsip... 16

2.2.1.3 Registrasi Arsip... 16

2.2.1.4 Pendistribusian Arsip... 17

2.3 Pengorganisasian Arsip Dinamis... 17

2.4 Penataan Arsip Dinamis... 19

2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis... 21

2.5.1 Alat-Alat yang Digunakan dalam Penyimpanan arsip Dinamis... 22

2.5.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis... 24

2.5.3 Pemeliharaan Arsip Dinamis... 24

2.5.4 Penyusutan Arsip Dinamis... 28

2.5.5 Jadwal Retensi Arsip... 29

2.6 Temu Balik Arsip... 29

BAB III METODOLOGI PENELITIAN………. 31

3.1 Jenis Penelitian………...……… 31

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian………....…….... 31

3.3 Karakteristik Informan………...………… 32

3.5 Teknik Pengumpulan Data……….……… 33

3.6 Teknik Analisis Data………...………...… 34

3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data………... 35

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN………...……….... 37

4.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara... 37

4.2 Karakteristik Informan………... 38

4.3 Kategori Arsip... 39

4.3.1 Sumber Arsip... 40

4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta... 42

4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip... 45

4.4 Rangkuman Hasil Penelitian………... 54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN…………... 59

5.1Kesimpulan……… 59

5.2Saran………. 60

DAFTAR PUSTAKA... 61

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Karakteristik Informan...………... 38 Tabel 4.2. Rangkuman Hasil Penelitian... 55

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip……… 13

Gambar 4.1 Filling Kabinet ...………... 44

Gambar 4.2 Tumpukan Arsip Rekam Medis... 47

Gambar 4.3 Data Pasien Baru... 49

Gambar 4.4 Roll’o Pack... 51

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Pedoman Wawancara……… 61

Lampiran II Transkip Wawancara……….. 65