Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MEMUDAHKAN
TEMU KEMBALI ARSIP PADA RUMAH SAKIT JIWA
PROVINSI SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi

ADITYA HARYO PAMBUDI
140723018

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016

Universitas Sumatera Utara

LEMBARAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi

: Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan
Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara

Oleh

: Aditya Haryo Pambudi

NIM

: 140723018

Pembimbing I

: Ishak, SS., M.Hum.

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

Pembimbing II

: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd.

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi

Oleh

: Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan
Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara
: Aditya Haryo Pambudi

NIM

: 140723018

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua

: Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd.

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan

: Dr. Syahron Lubis, M.A.

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

Universitas Sumatera Utara

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media
publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan
pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan
tanda kutip.

Medan,

April 2016

Penulis,

Aditya Haryo Pambudi
140723018

Universitas Sumatera Utara

ABSTRAK
Aditya, Haryo Pambudi. 2016. Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan
Temu Kembali Arsip Pada Rumah Sakt Jiwa Provinsi Sumatera
Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi

Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
Tujuan dari penelitian adalah untuk mendeskripsikan Pengelolaan Arsip Dinamis
dalam Memudahkan Temu Kembali Arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara.
Jenis penelitian ini adalah deskiptif dengan menggunakan metode
deskriptif kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui: (1) wawancara dengan
informan; (2) observasi; (3) studi kepustakaan melalui berbagai literatur dan
dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian. Informan penelitian ini

adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan staf rekam medis di Rumah Sakit Jiwa
Provinsi Sumatera Utara.
Hasil temuan menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Rumah
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan secara manual. Arsip yang
tercipta sangat banyak per-bulan sehingga membuat dokumen terus bertumpukan,
karena pengelolaan arsip belum maksimal dalam penanganannya di lingkungan.
Tempat penyimpanannya juga kurang baik dan arsip belum tertata rapi karena
ukuran ruangan tidak sesuai. Selain itu, staf yang berada di lingkungan
pengelolaan arsip berupa rekam medis pasien tidak berlatar belakang pendidikan
kearsipan maka dalam pengelolaan arsip sangat lama sehingga mereka masih
mengalami kesulitan dalam temu kembali arsip berupa rekam medis di ruangan
pengelolaan arsip rekam medis untuk pasien di Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara untuk penyimpanannya memiliki waktu yanng sangat lama
dengan masa penyimpanan 5 tahun terhitung setelah masa kunjung terakhir.

Kata Kunci: Arsip Dinamis

i
Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Memudahkan Temu Kembali
Arsip Pada Rumah Sakt Jiwa Provinsi Sumatera Utara’. Skripsi ini disusun
sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana
Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama
sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnya kepada
Ayahanda H. Supriadi S.Kep, Ns dan Ibunda tersayang Hj. Mariani S.Kep, Ns
yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan
dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk
segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terimakasih telah menjadi
orang tua terbaik.
Penulisan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan
bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenankan penulis
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati

kepada:

ii
Universitas Sumatera Utara

1.

Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.

2.

Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak
memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini.

3.

Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah

menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4.

Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing II yang
telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

5.

Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Dosen penguji I yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan
skripsi ini agar lebih baik.

6.

Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku Dosen penguji II yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan
skripsi ini agar lebih baik.

7.

Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus
memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menjalani
pendidikan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.

iii
Universitas Sumatera Utara

8.

Seluruh Staf Pegawai pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi SumateraUtara,
khususnya Ibu Robah Ginting dan Bapak Riski Romadona Hasibuan
selaku informan, terima kasih atas waktunya yang telah membantu
dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan penulis.

9.

Untuk seluruh keluarga besar, Dimas Adi Wiyanto, Drh. Ratih Dwi
Astuti, Muhammad Rizki Sumantri, Dinda Aulia Putri, Muhammad
Panji Prayoga yang mendukung penulis dari mulai kuliah hingga
selesai.

10. Semua teman-teman Stanbuk 2014 di Departemen Ilmu Perpustakaan
dan Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan
dukungan dan masukan kepada penulis.

Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan
dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritikan dan saran
yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi
ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, April 2016
Penulis,

Aditya Haryo Pambudi
NIM: 140723018

iv
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI
ABSTRAK........................................................................................
KATA PENGANTAR.....................................................................
DAFTAR ISI…………………………………...………………......
DAFTAR TABEL............................................................................
DAFTAR GAMBAR.......................................................................
DAFTAR LAMPIRAN....................................................................
BAB I PENDAHULUAN.……………………..…………....…........
1.1 Latar Belakang Masalah………………..…..........................
1.2 Rumusan Masalah ................……………..........…………..
1.3 Tujuan Penelitian……………….....................………..........
1.4 Manfaat Penelitian………………………………….............
1.5 Ruang Lingkup Penelitian…………………………..............

i
ii
v
vii
viii
ix
1
1
4
4
4
5

BAB II KAJIAN PUSTAKA…………………………………….......
2.1 Konsep Arsip Dinamis ............….…..………………...........
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis.............................................
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis .................................................
2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis...................................................
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis.................................................
2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis.............................................
2.1.6 Recycle Arsip Dinamis.................................................
2.1.6 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis.........................
2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis....................................................
2.2.1 Penciptaan Arsip Dinamis.............................................
2.2.1.1 Pembuatan Arsip.................................................
2.2.1.2 Penerimaan Arsip................................................
2.2.1.3 Registrasi Arsip..................................................
2.2.1.4 Pendistribusian Arsip..........................................
2.3 Pengorganisasian Arsip Dinamis...........................................
2.4 Penataan Arsip Dinamis.........................................................
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis.................................................
2.5.1 Alat-Alat yang Digunakan dalam Penyimpanan arsip
Dinamis........................................................................
2.5.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis........................
2.5.3 Pemeliharaan Arsip Dinamis........................................
2.5.4 Penyusutan Arsip Dinamis............................................
2.5.5 Jadwal Retensi Arsip.....................................................
2.6 Temu Balik Arsip...................................................................

6
6
6
8
9
10
11
12
13
14
16
16
16
16
17
17
19
21

BAB III METODOLOGI PENELITIAN………………………….
3.1 Jenis Penelitian………………………….......………………
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian……………………....……....
3.3 Karakteristik Informan……………………...........…………
3.4 Jenis Data dan Sumber Data……………………………......

31
31
31
32
32

22
24
24
28
29
29

v
Universitas Sumatera Utara

3.5 Teknik Pengumpulan Data………………….………………
3.6 Teknik Analisis Data………………...……………….......…
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data……….........

33
34
35

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN…………………...………....
4.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Utara.......................................................................................
4.2 Karakteristik Informan…………………………..................
4.3 Kategori Arsip.......................................................................
4.3.1 Sumber Arsip..............................................................
4.3.2 Arsip Dinamis yang Tercipta......................................
4.3.3 Proses Pengelolaan Arsip............................................
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian………………………...........

37
37
38
39
40
42
45
54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN…………..........................
5.1Kesimpulan…………………………………………………
5.2Saran……………………………………………………….

59
59
60

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................
LAMPIRAN.........................................................................................

61
63

vi
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Karakteristik Informan........……….........................

38

Tabel 4.2. Rangkuman Hasil Penelitian......................................

55

vii
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip……………………………

13

Gambar 4.1 Filling Kabinet .....…………………...........................

44

Gambar 4.2 Tumpukan Arsip Rekam Medis....................................

47

Gambar 4.3 Data Pasien Baru...........................................................

49

Gambar 4.4 Roll’o Pack....................................................................

51

Gambar 4.5 Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis...............................

52

viii
Universitas Sumatera Utara

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Pedoman Wawancara…………………………………
Lampiran II Transkip Wawancara………………………………..
Lampiran III Gambar.....................................................................

61
65
71

ix
Universitas Sumatera Utara