Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti
naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan,
dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli
atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, yang diterima oleh suatu
organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan
atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang
terkandung didalamnya.
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan .
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen. (Sedarmayanti, 2003: 8)
Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah
menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon.
Arche artinya permulaan dan bererti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.
Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan
archeon berarti Balai Kota. (Wiyasa, 2003: 43)

Sedangkan menurut istilah Bahasa Indonesia Arsip (recod) ada yang
menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian
sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu)
pula”. (Barthos, 2007: 1)
Di samping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain
yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan
(Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu:
1. File
2. Record
3. Archive

: Early Archieve (arsip aktif)
: Permanent File ( arsip in aktif)
: Permanent Record (arsip statis).

5

Universitas Sumatera Utara

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, menyatakan
bahwa:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2009: 3).
Berdasarkan fungsinya maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu . Arsip
dinamis terbagi dua yaitu:
1) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi
dan/atau terus menerus.
2) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah
menurun.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
Dalam siklus daur hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis
yang telah selesai masa retensinya di lingkungan penciptaan arsip dan memiliki
nilai berkelanjutan sehingga diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan
secara permanen sebagai memori kolektif. Arsip statis sebagai arsip yang tidak
diperlukan lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga kearsipan
karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value).
Arsip statis sudah tidak di gunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai
informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan disimpan. Informasi yang
terkandung di dalam arsip statis kegunannya beralih kepada kegunaan yang lebih
luas.
Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di
pergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional manajemen
organisasi pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesajahteraan. Untuk menjaga
kelestariannya , arsip statis dikelola di lembaga kearsipan meliputi kegiatan
akuisisi, pengelolaan, preservasi (memelihara, merawat, memproduksi),
pemberian akses dan pelayanan arsip statis sebagai bahan pertanggung jawaban

6

Universitas Sumatera Utara

nasional, memori kolektif, dan warisan budaya bangsa kepada masyarakat,
(ANRI, 2014: 6–7).
2.2 Pengelolaan Arsip
2.2.1

Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam

sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Definisi tersebut menunjuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan
mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang
kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut. Arsip dinamis
ditinjau dari dari tingkat kepentingan dan kegunaanya, dibedakan atas arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses

penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Frekuensi penggunaan arsip ini
sedikitnya 10 kali setahun, bila arsip tersebut digunakan kurang dari 10 tahun
maka arsip tersebut termasuk arsip inaktif.
Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi
kadang-kadang masih dipergunakan.
Arsip dinamis memiliki fungsi yaitu merupakan memori badan korporasi,
pengambilan keputusan manajemen, menunjang letigasi, mengurangi biaya dan
volume penggunaan kertas, efesiensi badan korporasi, ketentuan hokum, rujukan
historis.
Di dalam Undang-Undang NO.43 tahun 2009 Pasal 40 ayat (2) Tentang
Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. Penciptaan arsip
Basuki (2003: 3) mengatakan bahwa informasi didahului oleh sebuah
peristiwa. Peristiwa ini diwakili dalam bentuk simbol yang disusun
menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data.
7

Universitas Sumatera Utara

Ketersediaan dan autentitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab

pencipta arsip.
2. Penggunaan dan pemeliharan arsip
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan
arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip.
3. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan jadwal
retensi arsip (JRA).
2.2.2

Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip
statis berdasarkan prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan. Produk
akhir pengolahan arsip statis adalah tertatanya informasi dan fisik arsip serta
tersusunnya sarana bantu temu balik arsip statis (finding aids). Dalam konteks
pengelolaan arsip statis (archives management) pengolahan arsip statis
(arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam
mengolah informasi dan fisik arsip statis (arrangement and description)
merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip
statis, sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses

dan dimanfaatkan untuk kepentingan publik. Hasil dari pengolahan arsip statis
adalah tersedianya temu balik arsip (finding aids) berupa senarai/daftar,
inventaris, dan guide arsip.
Selanjutnya finding aids ini disajikan di unit pelayanan dan penyimpanan
arsip statis pada lembaga kearsipan sebagai alat untuk menelusuri dan
menemukan arsip statis yang tersimpan pada gedung penyimpanan arsip statis
(depot) untuk diberikan kepada pengguna arsip (user) dalam melakukan finding
aids, lembaga kearsipan harus memperhatikan 2 (dua) asas/prinsip pokok
pengolahan arsip statis, yaitu:
a) Asas/prinsip asal usul, yaitu asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),
tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain.
Sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya dan
b) Asas/prinsip aturan asli, yaitu asas prinsip yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau
sesuai dengan peraturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada aturan asli
dimaksud untuk menjaga keutuhan dan realibitas arsip.
Selain itu ketersediaan finding aids pada lembaga kearsipan sebagai
produk pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan standar deskripsi arsip

sebagai mana diamanatkan dalam pasal 62 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa pengolahan arsip statis dilaksanakan
berdasarkan standar deskripsi arsip (ANRI, 2013: 9–10).
8

Universitas Sumatera Utara

2.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar
memudahkan penenmuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan,
merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi,
maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting
karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di
dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan
dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan,
yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan
mempuyai kelemahan, yaitu:
1) Mudah terlupakan

2) Tidak ada bukti yang kuat
3) Walaupun ada juga kebaikannya.
Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai
guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan
arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya
untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sadarmayanti (2001: 195199) ada 5 yaitu:
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun
organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu menyusun subjek
termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian
nama dapat di bagi menjadi 4 golongan, yaitu:
9

Universitas Sumatera Utara

1.
2.

3.
4.

Nama orang
Nama perusahaan swasta
Nama instansi pemerintah
Nama organisasi social.

Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka
supaya ada kesatuan Bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang
di tentukan dan dijadikan pedoman.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad antara lain:
1. Paham Peraturan Mengindeks
2. Peralatan Arsip.
2. Sitem Masalah/Subject Filing System
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahan
yang yang menggunakan system ini, untuk dapat melaksanakan sistem perihal,
maka harus di tentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya
terjadi/dipermasalahkan dalam surat setiap harinya, untuk dibuatkan Daftar

Indeksnya.
Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah
yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah
pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Masalah:
1. Menyusun Daftar Indeks
2. Menyiapkan Kartu Indeks
3. Menyiapkan Peralatan Arsip.

10

Universitas Sumatera Utara

Contoh: Daftar Indeks

CONTOH DAFTAR INDEKS
KODE

MASALAH

KP

KEPEGAWAIAN

01
02
03
04
05
06
07
08

Pengadaan
Pengangkatan dan Mutasi
Kedudukan
Kesejahteraaan Pegawai
Cuti
Penilaian
Pendidikan
Pemberhentian

KU

KEUANGAN

01
02
03
04
05
06 Nomor/Numerical Filing System
3. Sistem
07

Gaji
Biaya Perjalanan
Pendaptan
Pajak
Tagihan
Laporan keuangan
Perbendaharaan

Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan
Daftar Klasifikasi Arsipnya.
Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor
1. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip
2. Menyiapkan Peralatan Arsip.

11

Universitas Sumatera Utara

Contoh: Pola Klasifikasi Arsip

CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP
000

Umum
010

020
030
040

Urusan dalam
011
Gedung kantor
012
Rumah dinas
013
Listrik dan telepon
Peralatan
Penelitian
Perencanaan

100
Kepegawaian
110
120
130
140

Pengadaan
Lamaran
Testing
Pengangkatan

200
Keuangan
210
220

Gaji
Biaya perjalanan

Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih
kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.
4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal termasuk
diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di file tersebut dapat
dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal:
1. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun
2. Menyiapkan Peralatan arsip.

12

Universitas Sumatera Utara

5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna
melaksanakan system wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah wilayah
untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan
menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda
dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing daerah
tersebut.
Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah
1. Menentukan pengelompokkan daerah/wilayah
2. Menyiapkan Peralatan arsip.
Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1.

Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan
tepat
2. Menunjang terlaksanaya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan
behasil guna.
2.4 Penyusutan Arsip
Sebelum penyusutan arsip dilakukan terlebih dahulu melalui proses
penghapusan

didahului

dengan

kegunaan

berkas

surat.

Karena

proses

penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai untuk setiap berkas
surat, maka perlu dibentuk untuk panitia. Dalam kepanitiaan ini perlu diikut
sertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor.
Penghapusan dan penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan
berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk
memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan
administrasi perkantoran. (Wiyasa, 2003: 164–166)
Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah:
1. Mengadakan inventaris data arsip yang akan digunakan untuk membuat
daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat
menurut subjek utama yang sama
2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/arsip dengan memperhatikan:
a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan
dimusnahkan
13

Universitas Sumatera Utara

b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja
yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat
lainnya
c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai
pemeriksaaan, misalnya dari BPK – BPKP atau Inspektorat
Jendral, niali penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis
dengan itu.
Berdasarkan penilaian itu tersebut maka akan dihasilkan:
1) Berkas surat penting, biasa dan tidak penting
2) Kelompok berkas atau arsip yang dapat disimpan secara permanen dan
berkas surat/arsip yang dapat disimpan untuk sementara .
3. Penyusunan Jadwal Penyusutan Berkas/Arsip
Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan:
a. Kegunaan berkas surat bagi organsisasi yang bersangkutan
b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu
penyimpanan
c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat
disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat di musnahkan ataupun di
hapuskan.
4. Penyaluran berkas surat
Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan
mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melaui
Sekretariat Jendral masing-masing departemen.
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip
2.5.1 Peminjaman
Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus dicatat, dan
peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar peminjaman rangkap tiga
yang masing-masing berfungsi sebahgai berikut:
a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan tau unit
yang menyimpan arsip
b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang
dimasukkan kedalam amap
c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjman
arsip.

14

Universitas Sumatera Utara

2.5.2 Pencarian Berkas
Peminjam

harus

menunjukkan

permintaan

dengan

menyebutkan

masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langakah
sebagai berikut:
a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel
pada laci lemari arsip
b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III
c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari
berkasnya.
2.5.3 Pengembalian Arsip
Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip
tersebut harus dimasukkan kembali kedalam map semula.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah
sebagai berikut:
a. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai
bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan
b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk
diganti dengan arsip yang telah dikembaliakn, yang selanjutnya lembar
peminjaman II dimusnahkan
c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik
jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.
2.6 Pengelolaan Surat
Surat menurut Barthos (2007: 36) adalah “alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta”.
Sedangkan menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), surat
mempunyai pengertian sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun kedinasan.
Informasi yang disampaikan biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang disampaikan kepada pihak
lain pada seseorang maupun secara kedinasan.
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak
yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan baiaya sekecil
15

Universitas Sumatera Utara

mungkin termasuk kecepatan di dalam menjawab surat, agar tercapainya efesiensi
dan penghematan.
Oleh karena itu pada setiap organisasi baik swasta maupun instansi
pemerintah, memilih hubungan melalui surat menyurat dengan pihak lain
merupakan jalur yang paling banyak ditempuh. Untuk menangani surat yang
masuk dan keluar, maka di gunakan teknik, metode atau sistem tertentu yang
disebut dengan pengolahan.
1. Prosedur Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima melalui kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku
pengirim (ekspedisi).
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah proses
kegiatan mencatat surat-surat (masuk dan keluar) dalam buku atau kartu kendali.
Pada Kantor BPAD Sumatera Utara, surat masuk dikelola oleh bagian tata usaha.
Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu organisasi dapat
digolongkan menurut penggolan jenis surat, yaitu:
a. Surat Penting
b. Surat Rutin Biasa
c. Surat Rahasia
d. Surat Pribadi
Jenis-jenis surat ini akan membantu petugas dalam penyortiran surat,
surat-surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenisnya agar dapat segera
diproses. Surat pribadi tidak perlu diproses, dan disampaikan langsung kepada
yang bersangkutan.
Menurut (Wursanto 2003: 110) pengurusan dan pengendalian surat masuk
di bagi 5 (Lima) langkah yaitu:
a. Penerimaan Surat
16

Universitas Sumatera Utara

Menurut cara penerimaannya, penerimaan surat dibedakan menjadi :
-

Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom
Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir, atau
caraka dari kantor pengirim.
b. Penyortiran Surat
Yang dimaksud dengan penyortiran surat masuk adalah kegiatan
memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam
kelompok atau golongan-gologan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk
memeriksa apakah ada surat yang salah alamat, jika ada surat yang salah alamat
harus segera dikembalikan.
c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas
dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau
dari dalam amplop. Amplop dapat dibuka dengan dua cara yaitu :
1) Dengan cara menyobek bagian pinggir dari sampul surat.
2) Dengan menggunakan alat pembuka amplop, misalnya pisau biasa,
pisau silet, mesin pembuka amplop manual maupun mesin
pembuka amplop listrik.
d. Pencatatan Surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut di
sampaikan kepada pimpinan yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan
seperlunya.
e. Pengarahan Surat Masuk
Setelah surat dicatat, surat tersebut diberi kartu kendali. Kartu kendali
adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mengendalikan
surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana
penggunaanya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap 4, sesuai dengan
kebutuhan masing-masing kantor.
Penerimaan surat masuk pada Kantor BPAD Sumatera Utara terlebih
dahulu diperiksa, apakah sesuai dengan alamat instansi tersebut berada. Kemudian
disortir, surat rahasia disampaikan langsung tanpa di buka terlebih dahulu, surat
pribadi diberikan langsung kepada pegawai yang bersangkutan dan surat rutin di
buka oleh petugas yang berwenang untuk dicatatkan ke dalam buku agenda.
Pencatatan surat masuk di Kantor BPAD Sumatera Utara disesuaikan dengan
nomor buku agenda surat masuk.
2. Prosedur Surat Keluar
17

Universitas Sumatera Utara

Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang
berwenang) yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), ada 3 (Tiga)
langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu:
a. Pembukaan Konsep Surat
Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 (Dua) cara, yaitu:
1) Surat dibuat langsung oleh atasan
2) Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan.
b. Pengetikan Surat
Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat
diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam
agenda dan diberikan nomor suratnya.
c. Pengiriman Surat
Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah
surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiranlampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat
tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat
lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi
sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan.
Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh
bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku
agenda, dan pemberian stempel dinas.
2.7 Siklus Hidup Arsip
Istilah siklus/daur hidup secara tradisional maupun sains menurut (ANRI,
2010: 67 – 70) merupakan konsep yang menggambarkan keseluruhan rangkaian
proses yang membentuk „hidup‟nya suatu organisme. Perjalanan kehidupan suatu
organisme dapat dilihat dari generasinya. Sebagaimana hal diatas, pada konsep
daur hidup arsip (Life cycle of records) terdapat ciri pengulangan atas generasi
arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu, yaitu
kelahiran (creation), kehidupan (use/maintance) dan akhirnya sampai kepada
kematian (disposal). Daur hidup arsip mulai dikembangkan di USA tahun 1934,
manajemen kearsipan yang pada awalnya merupakan suatu rangkaian kegiatan
kearsipan yang sporadis dan tidak saling berkaitan kini mulai beralih menjadi
suatu rangkaian usaha yang teroganisir, terstruktur dan adanya pendekatanpendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan
arsip.
18

Universitas Sumatera Utara

Sebagai suatu siklus, tiap tahapan merupakan suatu proses kegiatan yang
mandiri (sebagai sub sistem) yang tetap saling berhubungan dan menjalin suatu
rangkaian yang utuh untuk mencapai tujuan, yakni pengelolaan arsip dinamis
yang efesien dan efektif. Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari
aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasi/individual dengan
pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka
arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Pendekatan life cycle of records secara
sistematis akan menggolongkan arsip kedalam fungsinya berupa arsip aktif,
inaktif dan statis. Secara fungsional life cycle of records menghasilkan dua siklus
kegiatan, sebagaimana yang digambarkan oleh Michael Ropper, yakni
pengelolaan arsip dinamis (records management) dan pengelolaan arsip statis
(archives administration/archives management).
Siklus yang di tampilkan dalam bentuk lingkaran dibagi menjadi dua
bagian, siklus manajemen arsip dinamis, dengan komponen penciptaan,
penggunaan pemeliharaan serta penyusutan, dengan siklus manajemen arsip statis
pada sisi berikutnya, yang dimulai dari akuisisi, pengaturan dan pendeskripsian,
preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
Pembagian komponen Michael Ropper ini seakan mewakili dari semua
pendapat mengenai Life cycle of records, pada tahap Records Creation, terdiri
dari: form design, form management, preparation and management of
correspondence, reports management, word and text processing. Tahap Records
Use Maintenance, terdiri dari: filling retrieval systems, files management, mail
and telecommunication management, selection and management of office copying
machines, system analysis, vital records programs and records centers, sementara
tahap Records Disposal meliputi: identification and description of records series,
development of records retention and disposal schedule, records appraisal,
records descruction, transfer of records to archives.
Siklus diatas ini, memperlihatkan bahwa pengelolaan dan penyimpanan
arsip dinamis aktif, inaktif dan statis sebenarnya merupakan proses yang
19

Universitas Sumatera Utara

berkesinambungan sesuai fungsinya yang menghubungkan antara records
management dan archives management.
Menurut Read (2011: 19) siklus hidup arsip adalah cara melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Masa
hidup arsip memiliki lima fase yaitu :
1. Creation (Penciptaan)
Merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip.
2. Distribution (Pengurusan)
Merupakan tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan
sistem yang telah ditentukan.
3. Use (Penggunaan)
Merupakan tahap arsip digunakan untuk pengambilan keputusan,
penetapan kebijakan, dan perencanaan.
4. Maintenance (Pemeliharaan)
Tahap ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan dan pemeliharaan
arsip, jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali.
5. Disposition (Penyusutan)
Merupakan kegiatan
pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi.

20

Universitas Sumatera Utara

CREATION
(or receipt of record
form outside the
business)

DISPOSITION
Transfer
Retain
OR
Destroy

DISTRIBUTION
Who gets the
record?
Internal Users
External Users

DAUR HIDUP
ARSIP
(LIFE CYCLE OF RECORDS)

USE
Decisions
Reference
Inquires
Legal Requirements

MAINTENANCE
Store/File
Retrieve
Protect

Gambar-1: Siklus Hidup Arsip
Sumber : Judith Read
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip
merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi
Menurut sedarmayanti (2003: 19) arsip merupakan pusat ingatan dari
setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan
mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut akan
mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan
bahwa peranan arsip adalah:
1. Sebagai alat utama ingatan bagi organisasi
2. Sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
21

Universitas Sumatera Utara

3. Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Sebagai barometer kegiatan, mengingat setiap ada kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
5. Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya.
Arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) memiliki peranan yang sangat penting
diantaranya sebagai alat utama ingatan bagi instansi ini, sebagai alat ukur dari
setiap kegiatan yang dilakukan, sebagai bahan informasi untuk menyelesaikan
laporan bulanan.
2.9 Faktor Yang Menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2001: 112) “Efesiensi adalah usaha pada produksi
untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun
gejala yang merugikan”.
Efesiensi dalam pengertian sering diwujudkan dalam simbul

E yang

merupakan hasil perbandingan terbaik antara O (output) dan I (input). Output
adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua
biaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang jasa tersebut. Jadi demekian
pengertian efficiency (efesiensi) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang
dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input.
Bekerja dengan efesien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan
kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efesien dapat diterapkan oleh
setiap pegawai untuk semua pekerjaan, bai kecil maupun yang besar.
Efesiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang:
1. Termudah mengerjakannya
2. Termurah biayanya
3. Tersingkat waktunya
4. Teringan bebannya
22

Universitas Sumatera Utara

5. Terpendek jaraknya
Apabila seseorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya
dalam waktu yang singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan
kecepatan cara bekerjanya di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya.
Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan, umumnya
akan bekerja dengan efesien. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efesien hendaknya
perlu dipratekkan dan diterapkan secara terus menurus agar supaya jiwa efesiensi
benar-benar dapat dimiliki.
Berikut ini adalah pedoman untuk bekerja secara efesien yaitu:
1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi menjadi pekerjaan
otomatis
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika
9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan
10. Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu
menyelesaikan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2003: 79–80) menyatakan bahwa:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikan, menyusun,
menyimpanan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku,
baik arsip berdasarkan sistem yang bersifat kedinasan maupun arsip
pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan beberapa penunjang antara lain:
a. Kesedarhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan ditetapkan
harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja,
melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain
b. Ketepatan menyimpan arsip, berdasarkan sistem yang digunakan,
harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat
23

Universitas Sumatera Utara

c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu untuk dapat memanfatkan
ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia
d. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian,
kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, udara yang lembab
dan lainnya, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benarbenar aman dari segala gangguan
e. Penempatan arsip, tempat penyimpanan arsip harus di tempat yang
strategis, agar tempat penyimpanannya mudah dicapai oleh setiap unit
atau yang memerlukan tanpa membuang banyak waktu dan tenaga.
f. System yang digunakan harus fleksibel, maksudnya, adalah harus
memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka
penyempurnaan dan efesiensi kerja
g. Petugas arsip, petugas arsip harus memliki pengetahuan di bidang
kearsipan.
3. Unit kearsipan perlu penyelenggaraan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaiknya-sebaiknya.
4. Mencatatat dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi
setiap hari lengkap tanggal kejaian-kejadiannya, agar dapat dijadikan alat
bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktuwaktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara prodic agar dapat memahami
seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk
mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa terdaftar faktor-faktor
yang sangat penting di perhatikan yang dapat memudahkan pengolahan arsip
mulai dari kegiatan penghimpun, menata system arsip, melayani peminjaman
arsip, mencatat arsip hingga mengadakan pengontrolan arsip.

24

Universitas Sumatera Utara