Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.

Azmi. 2013. “Scenario Planning Peningkatan Kinerja Lembaga Kearsipan Dalam

Pengolahan Arsip Statis Guna Meningkatkan Akses Dan Pelayanan

Publik”, Jakarta: ANRI. Jurnal Kearsipan, Vol 8/ ANRI/ 1/ 2013.

Azmi. 2014. “Menjadikan ANRI Sebagai Lembaga Kearsipan Kelas Dunia

Melalui Kinerja Pengolahan Arsip Statis”, Jakarta: ANRI. Jurnal Kearsipan, Vol 9/ ANRI/ 1/ 2014.

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,

Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.

Read Judith. 2011. Records Management. USA: SOUTH-WESTERN CENGAGE Learning.

Rosalina. 2007. Sistem Pelaksanaan Kearsipan Dalam Meningkatkan Efektivitas

Dan Efesiensi Kerja Para Pegawai Di Kantor Badan Pengawas Daerah Tingkat II Deli Serdang. Tugas Akhir, Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara (tidak dipublikasikan).

Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran: Suatu Pengantar Cetakan Ke Dua. Bandung: Mandar Maju.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern

BAB III

SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN

DOKUMENTASI SUMATERA UTARA (BPAD)

3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara 3.1.1 Sejarah Singkat

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara( BPAD Sumatera Utara) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota Medan. Pada awalnya BPAD Sumatera Utara bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978.

Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali

berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah.

Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun 2008 bertambah fungsi untuk mengelola dokumentasi sehingga akhirnya bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD).

3.1.2 Visi dan Misi VISI

“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”

MISI

Misi adalah:

a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca

d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat

e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

3.1.3 Stuktur Organisasi

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPAD Sumatera Utara adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.

BPAD Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:

1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu: a. Sub Bagian Umum

b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Program.

2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:

a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan b. Sub Bidang Teknologi Informasi.

3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu:

a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka b. Sub Bidang Deposit Daerah.

4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:

a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan.

5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan.

Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara SUBBAGIAN PROGRAM SUBBAGIAN KEUANGAN . SUBBAGIAN UMUM BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN & TEKNOLOGI INFORMASI BIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA & DEPOSIT DAERAH BIDANG PEMBINAAN SDM &

KELEMBAGAAN PERPUSTAKAAN BIDANG ARSIP DAERAH SEKRETARIS KELOMPOK FUNGSIONAL PUSTAKAWAN & ARSIPARIS SUBBIDANG LAYANAN PERPUSTAKA AN SUBBIDANG TEKNOLOGI INFORMASI SUBBIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA SUBBIDANG DEPOSIT DAERAH SUBBIDANG PEMBINAAN SDM PERPUS SUBBIDANG PEMBINAAN KELEMBAGA AN SUBBIDANG PENGELOLA AN ARSIP SUBBIDANG LAYANAN & PEMB. ARSIP KEPALA BADAN

3.1.4 Uraian Tugas (Job Description)

Berikut ini adalah uraian tugas dari BPAD Sumatera Utara:

1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dalam Pengolahan Perpustakaan dan Kearsipan

2. Menyelenggarakan Pengelolaan Perpustakaan Arsip Inaktif. Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan

3. Melaksanakan tugas lain yang terkait dengan Perpustakaan dan Arsip sesuai ketetapan Kepala Daerah

4. Merumuskan kebijakan teknis dalam bidang pengelolaan pengembangan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi

5. Memberikan dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam bidang pengembangan dan pengolahan, layanan perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan serta Arsip Daerah

6. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

7. Melaksanakan tugas pembantuan pemerintahan dibidang Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

8. Melaksanakan Pelayanan Administrasi Internal dan Eksternal.

3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara

Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada BPAD Sumatera Utara Pengolahan arsip dilaksanakan agar arsip yang tersimpan dapat diakses secara tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efesiensi dan produktivitas bagi organisasi yang bersangkutan.

3.2.1 Arsip Dinamis

1) Pemilahan Arsip

Yang dimaksud pemilahan arsip adalah kegiatan memilih-milih atau memisahkan arsip dengan non arsip atau arsip dengan publikasi

2) Pendeskripsian

Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam kartu fisik, unsur deskripsi, bentuk redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun, tingkat perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu

Gambar-3: Kartu Deskripsi 3) Pembuatan skema

a) Membuat skema/format untuk mengelompokkan penempatan kartu fisis yang telah dibuat

b) Dasar pembuatan skema adalah struktur organisasi, atau tupoksi dari suatu organisasi

c) Pola klasifikasi sangat membantu dalam pembuatan skema. Contoh Skema

Kepegawaian

Formasi dan Pengadaan Pegawai Mutasi

Jabatan

Kenaikan Pangkat Analisi Jabatan Waskat

DP3 Absensi Kesejahteraan

Perumahan Kesehatan

OR dan Rekreasi dll 4) Manuver

Mengelompokkan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan skema yang telah dibuat dan disusun kronologis dalam masing-masing berkas. Manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi

5) Penomeran Defenitif

Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan dilanjutkan pada fisik arsip

6) Penomoran Boks dan Label

Arsip yang telah diberi nomor defenitif, sebelum dimasukkan kedalam box terlebih dahulu dibungkus dengan kertas pembungkus (Kessing) pada kertas pembungkus dituliskan nomor arsip dan nomor boks kemudian dimasukkan ke boks dan diberikan (label) secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam boks

Pelabelan - Nomor

- Jenis/Masalah

7) Penempatan Boks ke Dalam Rak Arsip/ Lemari Arsip

Arsip yang telah dimasukkan kedalam box dan telah diberi label boksnya dapat disimpan pada rak arsip/lemari arsip yang ditata dengan baik

Gambar-5: Lemari arsip

8) Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)

Membuat daftar arsip berdasarkan skema dan diurut bersdasarkan nomor defenitif yang ada

Tabel-1: Lembar DPAS

No. Fungsi No. Arsip Masalah Tahun No. Boks

9) Penilaian

Berdasarkan DPAS yang ada kemudian dianalisis oleh tim untuk menentukan kategori dan jangka simpan arsip. Hasil penilaian arsip:

Arsip musnah: dimusnahkan berdasarkan prosedur yang ditentukan Arsip Permanen: diserahkan kebagian arsip statis (lembaga

kearsipan).

Gambar-6: Proses Penilaian Arsip

3.2.2 Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis pada BPAD Sumatera Utara meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Pengumpulan

Adapun tahapan pengumpulannya yaitu: a) Pemeriksaan

Dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis sebagai bukti pertanggung jawaban nasional b) Penataan

Mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dalam bentuk atau media arsip statis

c) Pembuatan daftar arsip statis

Diterima, didata dan dicatat dalam daftar arsip statis. 2. Penyimpanan

Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya, penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.

3. Perawatan

a) Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis b) Mendokumentasi informasi yang dikandung dalam arsip statis c) Mensterilkan dari perusak arsip

d) Merestorasi arsip statis adalah kegiatan pengembalian atau pemulihan arsip seperti bentuk keadaan semula. Adapun tahapan proses restorasi arsip antara lain; pendataan, penomeran, membuat formula ( bahan restorasi) lem methyl cellulosa (MC) dengan air aquades, melakukan sizing (laminasi manual), mengeringkan secara manual

e) Mengontrol tempat penyimpanan dan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.

4. Penyelamatan

a) Membuat duplikat arsip statis

b) Mengalih mediakan arsip statis ke dalam media yang lain. 5. Penggunaan

Digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

3.3 Jenis-Jenis Arsip yang dikelola pada BPAD Sumatera Utara

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, BPAD Sumatera Utara mengelola arsip dari berbagai instansi pemerintah di Sumatera Utara dengan perincian sebagai berikut:

3.3.1 Arsip Dinamis yang dikelola BPAD Sumatera Utara

1. Arsip dari Biro Umum 2. Biro Keuangan

3. Biro Kepegawaian 4. Arsip DPRD

5. Arsip PU

3.3.2 Arsip Statis yang dikelola pada BPAD Sumatera Utara

1. Peraturan Daerah

Gambar-7: Arsip tentang Peraturan Daerah 2. Peraturan Gubernur

3. Surat Edaran Gubernur

Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur

4. Surat Keputusan

5. Instruksi Gubernur

Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur

6. Arsip Pemilu Kepala Daerah Secara Langsung Tahun 2008 yang pertama di Sumut

Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah

3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara

BPAD Sumatera Utara menggunakan sistem klasifikasi dalam mengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis dan sistematis guna memudahkan dalam kegiatan penemuan kembali arsip. Prosesnya penyimpananya sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Memeriksa arsip yang diterima dengan melihat kelengkapan dan tanda perintah simpan.

2. Membuat Indeks

Menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan arsip. 3. Pemberian Kode Klasifikasi

Memberi tanda/kode terhadap kata yang telah ditentukan indeksnya. 4. Tunjuk Silang

Tunjuk silang terhadap arsip yang berhubungan. 5. Pemilahan/Sorting

Memilah arsip yang telah dikelompokkan. 6. Penyimpanan

Menempatkan arsip kedalam tempat penyimpanan arsip.

Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip

3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip

Kearsipan mempunyai peran yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatdan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan

perencanan, penganalisaan perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, pertanggungjawaban. Oleh sebab itu penyelenggaraan arsip dalam organisasi/instansi di susun secara sistematis agar mudah menemukannya kembali.

Sehingga tercapainya penataan kearsipan yang baik, maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan menurut masalah, sistem penyimpanan arsip menurut nomor, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, dan terakhir sistem penyimpanan arsip menurut wilayah.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan bahwa penyimpanan arsip yang di lakukan di BPAD Sumatera Utara sudah efesien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang memakai sistem masalah (Filling System) sistem masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip lebih mudah, sebagai contoh apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan data mengenai surat ijin pegawai, maka sekretaris cukup dengan melihat kelompok kepegawaian , sehingga sekretaris dapat lebih mudah menemukan kembali.

Meskipun sudah berjalan cukup efesien, bukan berarti kantor BPAD Sumatera Utara tidak mempunyai hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, maka kantor BPAD Sumatera Utara melakukan pembenahan-pembenahan, sehingga sistem kearsipan dapat berjalan lebih baik lagi.

3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam suatu organisasi/instansi untuk menunjang kegiatan kantor. Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan informasi.

Untuk mencapai sistem kearsipan yang baik. Setiap instansi pemerintah ataupun swasta harus mengadakan sistem kearsiapan yang baik. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: mudah dilaksanakan, mudah

dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel, dapat mencegah kerusakan, kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan.

Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip yang di laksanakan kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efesien. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan. Tujuan yang diharapkan ini antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.

3.5Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan penyimpanan arsip, jika penyimpanan arsip tidak dilakukan dengan baik dan benar maka akan sulit untuk menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Pada Kantor BPAD Sumatera Utara mengunakan sistem temu kembali dengan cara manual dalam menemukan arsip yang di inginkan.

3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilaiguna lagi dengan cara: memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku dan menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip dibedakan atas 2 kegiatan yaitu:

1. Penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi arsip (JRA) 1) Perencanaan

2) Penataan arsip

a) Identifikasi arsip yaitu: prinsip provenance (asal usul) dan prinsip original other (aturan asli).

Pengaturan kembali adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya sedangkan pemilahan arsip adalah pemisahan antara arsip dan non arsip.

c) Pendeskripsian arsip

d) Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara.

3) Penilaian arsip dilakukan untuk menetukan arsip aktif, inaktif, usul musnah dan usul serah

a) Penilaian arsip adalah kegiatan analisa informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip bagi kepentingan operasional instansi pencipta arsip.

b) Tujuan penilaian arsip adalah untuk menentukan arsip yang dapat dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi, menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya serta menentukan arsip yang diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah.

c) Nilaiguna arsip terbagi menjadi 2 yaitu: Nilaiguna Primer dan Nilaiguna Sekunder. Nilaiguna Primer adalah penilaian arsip didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta arsip sedangkan Nilaiguna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembaga/instansi pencipta arsip.

2. Penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) Prosedur penyusutan berdasarkan JRA meliputi: 1) Prosedur pemindahan Arsip Inaktif

a) Pemeriksaan arsip sudah in aktif atau belum, menyatukan file-file menjadi series arsip, misalnya series arsip kenaikan pangkat

b) Pendaftaran judul series arsip/jenis arsip, tahun, volume, kondisi, dan penataan arsip

c) Penataan arsip

d) Pembuatan berita acara pemindahan arsip e) Pelaksanaan pemindahan.

2) Prosedur Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui tahap berikut:

a) Pemeriksaan arsip yang telah habis masa simpannya, kebenaran isi dan kelengkapan informasinya

b) Pendaftaran daftar arsip usul musnah c) Pembentukan panitia pemusnahan

- Retensi arsip

- Pengelola arsip,unit pengawasan, unit hukum dan unit-unit lain yang berhubungan dengan arsip yang akan dimusnahkan

d) Penilaian, persetujuan dan pengesahan e) Pembuatan berita acara

f) Pelaksanaan Pemusnahan.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar dan dicacah, pemusnahan arsip disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan bidang pengawasan. 3) Prosedur penyerahan arsip Kelembaga kearsipan

a) Pemeriksaan dan penelian kembali arsip b) Pendaftaran

c) Pembuatan berita acara d) Pelaksanaan penyerahan.

Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyusutan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Dikarenakan penyusutan yang dilakukan sudah aman dan efesien. Dikatakan aman karena penyusutan arsip dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan tidak mengganggu kelancaran jalannya organisasi yang bersangkutan. Kantor BPAD

Sumatera Utara belum pernah melakukan pemusnahan arsip dikarenakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) belum sempurna.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah dilakukan dengan benar.

3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip

1. Memudahkan dalam menenmukan kembali arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan

2. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan 3. Mewujudkan efesiensi efektifitas pengelolaan arsip

4. Menyelamatkan dan melestarikan bahan penanggung jawaban nasional.

3.7 Sistem Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara

Pemeliharaan adalah suatu kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60–75 derajat F dengan kelembaban antara 50–60 %), terang (terkena sinar matahari tak langsung), mempunyai ventilasi yang merata dan terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga dan sebagainya. 2. Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.

3. Penggunaaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Meletakkan kapur barus (kamper) ditempat penyimpanan dan boks arsip, atau mengadakan fumigasi (penyemprotan asap).

Gambar-14: Proses Fumigasi (Penyemprotan Asap) 4. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi, mengawasi dan merawat agar arsip terjamin. Arsip harus dijaga keamannya, baik dari segi kuantitas, kualitas (tidak mengalami kerusakan, maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya).

Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan arsip di Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan suhu ruangan, serta jauh dari sinar matahari(secara langsung).

Karena penyimapana arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditempat tertutup (dilemari besi tahan api). Dengan melihat situasi di atas maka dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara sudar benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang dimulai dari pengaturan ruangan, tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip dan kebersihan arsip.

3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara

Arsip sangat berperan penting di dalam kehidupan berorganisasi. Begitu juga peran arsip di dalam kehidupan Kantor BPAD Sumatera Utara karena arsip merupakan alat ingatan bagi organisasi, sebagai alat pembuktian sebagai alat ukur

untuk melakukan berbagai kegiatan, sebagai bahan informasi dalam membuat perencanaan, pengambilan keputusan, bahan laporan dan lain sebagainya.

Menurut hasil observasi yang dilakukan, pada Kantor BPAD Sumatera Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam menjalankan kehidupan organisasi pada kantor ini. Peran arsip sangat membantu di dalam melaksanakan pekerjaan oleh para pegawai di organisasi ini.

3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara

Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal tersebut dilakukan berdasarkan sistem masalah. Hal ini mempermudah petugas kearsipan dalam menemukan kembali arsip yang diinginkan dan dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan susunan arsipnya.

Pengolahan arsip pada BPAD Sumatera Utara menjadi mudah dikarenakan faktor berikut ini:

1. Azas Gabungan, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara tersebar di masing-masing unit kerja (centra file) tetapi pengendalian tetap dilakukan secara terpusat oleh satu unit kerja. Keutungan menggunakan azas ini yaitu adanya kesegaraman sistem penyimpanan, meminimalkan kesalahan dalam pemberkasan, memudah proses penyusutan serta lebih efesien dan efektif.

Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara sudah efesien sehingga arsip mudah ditemukan. Peralatan yang digunakan cukup sederhana sehingga menghemat biaya, dan keamanan arsip terjamin.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil observasi tentang Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi, dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem penyimpanan arsip yang di laksanakan kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efesien.

2. Penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan. Tujuan yang diharapkan ini antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.

3. Sistem penyusutan pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Dikarenakan penyusutan dan pemusnahan yang dilakukan sudah aman dan efesien. Dikatakan aman karena penyusutan arsip dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan tidak mengganggu kelancaran jalannya organisasi yang bersangkutan berdasarkan atau berpedoman pada JRA (Jadwal Retensi Arsip).

4. BPAD Sumatera Utara belum pernah melakukan pemusnahan arsip sehingga terjadi penumpukan arsip di ruang penyimpanan.

5. Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan arsip di Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan udara (AC), serta jauh dari sinar matahari.

6. Arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditempatkan dibagian tertutup (dilemari besi tahan api). Dengan melihat situasi tersebut maka dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara

sudar benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang dimulai dari pengaturan ruangan , pemeliharaan arsip dan menjaga kebersihan dari segi informasi dan fisiknya.

7. Dalam BPAD Sumatera Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam menjalankan kehidupan organisasi pada kantor. Peran arsip sangat membantu di dalam melaksanakan pekerjaan oleh para pegawai di lingkungan organisasi.

8. Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal tersebut dilakukan berdasarkan sistem yang berlaku pada organisasi tersebut.

4.2 Saran

Setelah melakukan Observasi pada Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi, dapat disimpulkan, maka penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara dalam kearsipan dapat dikatakan efektif dan efesien. Namun organisasi ini harus tetap berusaha menyesuaikan sistem yang digunakan dengan keadaan dan perkembangan organisasi.

2. Tempat penyimpanan arsip di BPAD Sumatera Utara masih kurang memadai, sehingga banyak arsip yang belum tersimpan kedalam lemari arsip, sebaiknya BPAD Sumatera Utara menambah jumlah lemari arsip agar arsip dapat tersimpan dengan baik.

3. Hendaknya BPAD Sumatera Utara memperhatikan kondisi arsip dan melakukan pemusnahan setidaknya setiap sepuluh tahun sekali untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak diperlukan lagi.

4. Keharmonisan kerja yang sudah terjadi diantara atasan dan bawahan sebaiknya tetap dipertahankan, karena tanpa kerja sama yang baik, tidak akan tercapai hasil kerja yang diharapkan untuk kelancaran kegiatan-kegiatan yang berlangsung dikantor itu sendiri.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, yang diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan .

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. (Sedarmayanti, 2003: 8)

Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon.

Arche artinya permulaan dan bererti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.

Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Wiyasa, 2003: 43)

Sedangkan menurut istilah Bahasa Indonesia Arsip (recod) ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu)

pula”. (Barthos, 2007: 1)

Di samping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu:

1. File : Early Archieve (arsip aktif) 2. Record : Permanent File ( arsip in aktif) 3. Archive : Permanent Record (arsip statis).

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2009: 3).

Berdasarkan fungsinya maka arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu . Arsip dinamis terbagi dua yaitu:

1) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.

2) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.

2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Dalam siklus daur hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah selesai masa retensinya di lingkungan penciptaan arsip dan memiliki nilai berkelanjutan sehingga diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan secara permanen sebagai memori kolektif. Arsip statis sebagai arsip yang tidak diperlukan lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value).

Arsip statis sudah tidak di gunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan disimpan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.

Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional manajemen organisasi pencipta arsip tetapi memiliki nilai guna kesajahteraan. Untuk menjaga kelestariannya , arsip statis dikelola di lembaga kearsipan meliputi kegiatan akuisisi, pengelolaan, preservasi (memelihara, merawat, memproduksi), pemberian akses dan pelayanan arsip statis sebagai bahan pertanggung jawaban

nasional, memori kolektif, dan warisan budaya bangsa kepada masyarakat, (ANRI, 2014: 6–7).

2.2Pengelolaan Arsip

2.2.1 Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut menunjuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut. Arsip dinamis ditinjau dari dari tingkat kepentingan dan kegunaanya, dibedakan atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Frekuensi penggunaan arsip ini sedikitnya 10 kali setahun, bila arsip tersebut digunakan kurang dari 10 tahun maka arsip tersebut termasuk arsip inaktif.

Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi kadang-kadang masih dipergunakan.

Arsip dinamis memiliki fungsi yaitu merupakan memori badan korporasi, pengambilan keputusan manajemen, menunjang letigasi, mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas, efesiensi badan korporasi, ketentuan hokum, rujukan historis.

Di dalam Undang-Undang NO.43 tahun 2009 Pasal 40 ayat (2) Tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. Penciptaan arsip

Basuki (2003: 3) mengatakan bahwa informasi didahului oleh sebuah peristiwa. Peristiwa ini diwakili dalam bentuk simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data.

Ketersediaan dan autentitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

2. Penggunaan dan pemeliharan arsip

Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip. 3. Penyusutan arsip

Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).

2.2.2 Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis berdasarkan prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan. Produk akhir pengolahan arsip statis adalah tertatanya informasi dan fisik arsip serta tersusunnya sarana bantu temu balik arsip statis (finding aids). Dalam konteks pengelolaan arsip statis (archives management) pengolahan arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis, sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses dan dimanfaatkan untuk kepentingan publik. Hasil dari pengolahan arsip statis adalah tersedianya temu balik arsip (finding aids) berupa senarai/daftar, inventaris, dan guide arsip.

Selanjutnya finding aids ini disajikan di unit pelayanan dan penyimpanan arsip statis pada lembaga kearsipan sebagai alat untuk menelusuri dan menemukan arsip statis yang tersimpan pada gedung penyimpanan arsip statis (depot) untuk diberikan kepada pengguna arsip (user) dalam melakukan finding aids, lembaga kearsipan harus memperhatikan 2 (dua) asas/prinsip pokok pengolahan arsip statis, yaitu:

a) Asas/prinsip asal usul, yaitu asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya dan

b) Asas/prinsip aturan asli, yaitu asas prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan peraturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada aturan asli dimaksud untuk menjaga keutuhan dan realibitas arsip.

Selain itu ketersediaan finding aids pada lembaga kearsipan sebagai produk pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan standar deskripsi arsip sebagai mana diamanatkan dalam pasal 62 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan standar deskripsi arsip (ANRI, 2013: 9–10).

2.3 Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penenmuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempuyai kelemahan, yaitu:

1) Mudah terlupakan

2) Tidak ada bukti yang kuat 3) Walaupun ada juga kebaikannya.

Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sadarmayanti (2001: 195- 199) ada 5 yaitu:

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengirim dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu menyusun subjek termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian nama dapat di bagi menjadi 4 golongan, yaitu:

1. Nama orang

2. Nama perusahaan swasta 3. Nama instansi pemerintah 4. Nama organisasi social.

Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka supaya ada kesatuan Bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang di tentukan dan dijadikan pedoman.

Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad antara lain: 1. Paham Peraturan Mengindeks

2. Peralatan Arsip.

2. Sitem Masalah/Subject Filing System

Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahan yang yang menggunakan system ini, untuk dapat melaksanakan sistem perihal, maka harus di tentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi/dipermasalahkan dalam surat setiap harinya, untuk dibuatkan Daftar Indeksnya.

Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”

Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Masalah: 1. Menyusun Daftar Indeks

2. Menyiapkan Kartu Indeks 3. Menyiapkan Peralatan Arsip.

Contoh: Daftar Indeks

3. Sistem Nomor/Numerical Filing System

Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan Daftar Klasifikasi Arsipnya.

Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor 1. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip

2. Menyiapkan Peralatan Arsip.

CONTOH DAFTAR INDEKS

KODE MASALAH

KP KEPEGAWAIAN

01 Pengadaan

02 Pengangkatan dan Mutasi

03 Kedudukan

04 Kesejahteraaan Pegawai

05 Cuti

06 Penilaian

07 Pendidikan

08 Pemberhentian

KU KEUANGAN

01 Gaji

02 Biaya Perjalanan

03 Pendaptan

04 Pajak

05 Tagihan

06 Laporan keuangan

Contoh: Pola Klasifikasi Arsip

Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.

4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System

Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.

Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal: 1.Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun 2.Menyiapkan Peralatan arsip.

CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP

000 Umum

010 Urusan dalam

011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon 020 Peralatan

030 Penelitian 040 Perencanaan 100

Kepegawaian 110 Pengadaan 120 Lamaran 130 Testing 140 Pengangkatan 200

Keuangan 210 Gaji

5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System

Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna melaksanakan system wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing daerah tersebut.

Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah 1. Menentukan pengelompokkan daerah/wilayah 2. Menyiapkan Peralatan arsip.

Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:

1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat

2. Menunjang terlaksanaya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.

2.4 Penyusutan Arsip

Sebelum penyusutan arsip dilakukan terlebih dahulu melalui proses penghapusan didahului dengan kegunaan berkas surat. Karena proses penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk untuk panitia. Dalam kepanitiaan ini perlu diikut sertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor.

Penghapusan dan penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. (Wiyasa, 2003: 164–166)

Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah:

1. Mengadakan inventaris data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama

2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/arsip dengan memperhatikan: a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan

b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya

c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaaan, misalnya dari BPK – BPKP atau Inspektorat Jendral, niali penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu.

Berdasarkan penilaian itu tersebut maka akan dihasilkan: 1) Berkas surat penting, biasa dan tidak penting

2) Kelompok berkas atau arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat/arsip yang dapat disimpan untuk sementara .

3. Penyusunan Jadwal Penyusutan Berkas/Arsip Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan:

a. Kegunaan berkas surat bagi organsisasi yang bersangkutan

b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan

c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat di musnahkan ataupun di hapuskan.

4. Penyaluran berkas surat

Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melaui Sekretariat Jendral masing-masing departemen.

2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip 2.5.1 Peminjaman

Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar peminjaman rangkap tiga yang masing-masing berfungsi sebahgai berikut:

a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan tau unit yang menyimpan arsip

b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang dimasukkan kedalam amap

c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjman arsip.

2.5.2 Pencarian Berkas

Peminjam harus menunjukkan permintaan dengan menyebutkan masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langakah sebagai berikut:

a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip

b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III

c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari berkasnya.

2.5.3 Pengembalian Arsip

Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip tersebut harus dimasukkan kembali kedalam map semula.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai berikut:

a. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan

b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembaliakn, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan

c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.

2.6 Pengelolaan Surat

Surat menurut Barthos (2007: 36) adalah “alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Sedangkan menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), surat mempunyai pengertian sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun kedinasan. Informasi yang disampaikan biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang disampaikan kepada pihak lain pada seseorang maupun secara kedinasan.

Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan baiaya sekecil

mungkin termasuk kecepatan di dalam menjawab surat, agar tercapainya efesiensi dan penghematan.

Oleh karena itu pada setiap organisasi baik swasta maupun instansi pemerintah, memilih hubungan melalui surat menyurat dengan pihak lain merupakan jalur yang paling banyak ditempuh. Untuk menangani surat yang masuk dan keluar, maka di gunakan teknik, metode atau sistem tertentu yang disebut dengan pengolahan.

1. Prosedur Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengirim (ekspedisi).

Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah proses kegiatan mencatat surat-surat (masuk dan keluar) dalam buku atau kartu kendali. Pada Kantor BPAD Sumatera Utara, surat masuk dikelola oleh bagian tata usaha.

Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut penggolan jenis surat, yaitu:

a. Surat Penting b. Surat Rutin Biasa c. Surat Rahasia d. Surat Pribadi

Jenis-jenis surat ini akan membantu petugas dalam penyortiran surat, surat-surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenisnya agar dapat segera diproses. Surat pribadi tidak perlu diproses, dan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan.

Menurut (Wursanto 2003: 110) pengurusan dan pengendalian surat masuk di bagi 5 (Lima) langkah yaitu:

Menurut cara penerimaannya, penerimaan surat dibedakan menjadi : - Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom

- Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir, atau caraka dari kantor pengirim.

b. Penyortiran Surat

Yang dimaksud dengan penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-gologan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk memeriksa apakah ada surat yang salah alamat, jika ada surat yang salah alamat harus segera dikembalikan.

c. Pembukaan Surat

Pembukaan surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop. Amplop dapat dibuka dengan dua cara yaitu :

1) Dengan cara menyobek bagian pinggir dari sampul surat.

2) Dengan menggunakan alat pembuka amplop, misalnya pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual maupun mesin pembuka amplop listrik.

d. Pencatatan Surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut di sampaikan kepada pimpinan yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya.

e. Pengarahan Surat Masuk

Setelah surat dicatat, surat tersebut diberi kartu kendali. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaanya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.

Penerimaan surat masuk pada Kantor BPAD Sumatera Utara terlebih dahulu diperiksa, apakah sesuai dengan alamat instansi tersebut berada. Kemudian disortir, surat rahasia disampaikan langsung tanpa di buka terlebih dahulu, surat pribadi diberikan langsung kepada pegawai yang bersangkutan dan surat rutin di buka oleh petugas yang berwenang untuk dicatatkan ke dalam buku agenda. Pencatatan surat masuk di Kantor BPAD Sumatera Utara disesuaikan dengan nomor buku agenda surat masuk.

Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang berwenang) yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain.

Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), ada 3 (Tiga) langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu:

a. Pembukaan Konsep Surat

Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 (Dua) cara, yaitu: 1) Surat dibuat langsung oleh atasan

2) Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan. b. Pengetikan Surat

Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam agenda dan diberikan nomor suratnya.

c. Pengiriman Surat

Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiran-lampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan.

Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku agenda, dan pemberian stempel dinas.

2.7 Siklus Hidup Arsip

Istilah siklus/daur hidup secara tradisional maupun sains menurut (ANRI, 2010: 67 – 70) merupakan konsep yang menggambarkan keseluruhan rangkaian proses yang membentuk „hidup‟nya suatu organisme. Perjalanan kehidupan suatu organisme dapat dilihat dari generasinya. Sebagaimana hal diatas, pada konsep daur hidup arsip (Life cycle of records) terdapat ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu, yaitu kelahiran (creation), kehidupan (use/maintance) dan akhirnya sampai kepada kematian (disposal). Daur hidup arsip mulai dikembangkan di USA tahun 1934, manajemen kearsipan yang pada awalnya merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang sporadis dan tidak saling berkaitan kini mulai beralih menjadi suatu rangkaian usaha yang teroganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.

Sebagai suatu siklus, tiap tahapan merupakan suatu proses kegiatan yang mandiri (sebagai sub sistem) yang tetap saling berhubungan dan menjalin suatu rangkaian yang utuh untuk mencapai tujuan, yakni pengelolaan arsip dinamis yang efesien dan efektif. Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasi/individual dengan pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Pendekatan life cycle of records secara sistematis akan menggolongkan arsip kedalam fungsinya berupa arsip aktif, inaktif dan statis. Secara fungsional life cycle of records menghasilkan dua siklus kegiatan, sebagaimana yang digambarkan oleh Michael Ropper, yakni pengelolaan arsip dinamis (records management) dan pengelolaan arsip statis

(archives administration/archives management).

Siklus yang di tampilkan dalam bentuk lingkaran dibagi menjadi dua bagian, siklus manajemen arsip dinamis, dengan komponen penciptaan, penggunaan pemeliharaan serta penyusutan, dengan siklus manajemen arsip statis pada sisi berikutnya, yang dimulai dari akuisisi, pengaturan dan pendeskripsian, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.

Pembagian komponen Michael Ropper ini seakan mewakili dari semua pendapat mengenai Life cycle of records, pada tahap Records Creation, terdiri dari: form design, form management, preparation and management of

correspondence, reports management, word and text processing. Tahap Records Use Maintenance, terdiri dari: filling retrieval systems, files management, mail and telecommunication management, selection and management of office copying machines, system analysis, vital records programs and records centers, sementara

tahap Records Disposal meliputi: identification and description of records series,

development of records retention and disposal schedule, records appraisal, records descruction, transfer of records to archives.

Siklus diatas ini, memperlihatkan bahwa pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis aktif, inaktif dan statis sebenarnya merupakan proses yang

berkesinambungan sesuai fungsinya yang menghubungkan antara records management dan archives management.

Menurut Read (2011: 19) siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Masa hidup arsip memiliki lima fase yaitu :

1. Creation (Penciptaan)

Merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip. 2. Distribution (Pengurusan)

Merupakan tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.

3. Use (Penggunaan)

Merupakan tahap arsip digunakan untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, dan perencanaan.

4. Maintenance (Pemeliharaan)

Tahap ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan dan pemeliharaan arsip, jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali. 5. Disposition (Penyusutan)

Merupakan kegiatan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.

Gambar-1: Siklus Hidup Arsip Sumber : Judith Read

Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.

2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi

Menurut sedarmayanti (2003: 19) arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah:

1. Sebagai alat utama ingatan bagi organisasi

2. Sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) DAUR HIDUP

ARSIP

(LIFE CYCLE OF RECORDS)

CREATION (or receipt of record

form outside the business)

DISTRIBUTION Who gets the

record? Internal Users External Users USE Decisions Reference Inquires Legal Requirements MAINTENANCE Store/File Retrieve Protect DISPOSITION Transfer Retain OR Destroy

3. Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Sebagai barometer kegiatan, mengingat setiap ada kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip

5. Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya.

Arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) memiliki peranan yang sangat penting diantaranya sebagai alat utama ingatan bagi instansi ini, sebagai alat ukur dari setiap kegiatan yang dilakukan, sebagai bahan informasi untuk menyelesaikan laporan bulanan.

2.9 Faktor Yang Menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2001: 112) “Efesiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan”.

Efesiensi dalam pengertian sering diwujudkan dalam simbul E yang merupakan hasil perbandingan terbaik antara O (output) dan I (input). Output adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua biaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang jasa tersebut. Jadi demekian pengertian efficiency (efesiensi) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input.

Bekerja dengan efesien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efesien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan, bai kecil maupun yang besar.

Efesiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang:

1. Termudah mengerjakannya 2. Termurah biayanya

3. Tersingkat waktunya 4. Teringan bebannya

5. Terpendek jaraknya

Apabila seseorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerjanya di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya. Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efesien. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efesien hendaknya perlu dipratekkan dan diterapkan secara terus menurus agar supaya jiwa efesiensi benar-benar dapat dimiliki.

Berikut ini adalah pedoman untuk bekerja secara efesien yaitu:

1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi menjadi pekerjaan otomatis

2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata 3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan

4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja 5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil 6. Susunlah pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat 7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika

8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika 9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan

10.Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan pekerjaan.

Menurut Sedarmayanti (2003: 79–80) menyatakan bahwa:

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikan, menyusun, menyimpanan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip berdasarkan sistem yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan beberapa penunjang antara lain:

a. Kesedarhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan ditetapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain

b. Ketepatan menyimpan arsip, berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat

c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu untuk dapat memanfatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia d. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian,

kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, udara yang lembab dan lainnya, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan

e. Penempatan arsip, tempat penyimpanan arsip harus di tempat yang strategis, agar tempat penyimpanannya mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. f. System yang digunakan harus fleksibel, maksudnya, adalah harus

memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efesiensi kerja

g. Petugas arsip, petugas arsip harus memliki pengetahuan di bidang kearsipan.

3. Unit kearsipan perlu penyelenggaraan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaiknya-sebaiknya.

4. Mencatatat dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari lengkap tanggal kejaian-kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara prodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa terdaftar faktor-faktor yang sangat penting di perhatikan yang dapat memudahkan pengolahan arsip mulai dari kegiatan penghimpun, menata system arsip, melayani peminjaman arsip, mencatat arsip hingga mengadakan pengontrolan arsip.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi dengan cepat, tepat dan dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang di olah dan diatur pada suatu unit kerja yang di kenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah.

Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap instansi. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dukumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut Kearsipan (Wursanto, 2004: 11). Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, analisa, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya.

Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan penting namun pada prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik, sehingga arsip muda rusak dan sulit ditemukan kembali apabila

sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan perkantoran yang sangat penting. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan suatu badan atau instansi kearsipan secara lebih efektif dan efisien.

Begitu pula halnya dengan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang mana dalam pelaksanaan sistem kearsipannya masih belum efektif dan efesien. Dalam hal ini berarti kinerja pegawai sangat mempengaruhi prosedur pelaksanaan pemeliharaan dan penyusutan arsip di Badan Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ( BPAD Sumatera Utara ). Sehingga yang menjadi masalah adalah bagaimana sistem kearsipan yang digunakan BPAD Sumatera Utara dan prosedur pelaksanaan pemeliharaan serta penyusutan arsip pada BPAD Sumatera Utara dapat menunjang efisiensi kerja para pegawai di BPAD Sumatera Utara.

Dengan demikian penulis tertarik untuk menjadikan bahan penelitian untuk tugas akhir, dengan mengambil judul “Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara”.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

1. Untuk menegtahui bagaimana sistem kearsipan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang dilakukan untuk menunjang efesiensi kerja pegawai.

2. Untuk mengetahui bagaimana penataan berkas arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

3. Bagi penulis sendiri, tulisan ini dapat menambah wawasan pengetahuan terkait bidang yang diteliti.

4. Bagi Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tulisan ini dapat menjadi masukan dan saran untuk lebih meningkatkan efesiensi kinerja pegawai.

1.3 Manfaat penulisan

Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan kertas karya ini, antara lain:

1. Bagi penulis dan pembaca, hasil penulisan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan, serta pemahaman penulis dan pembaca dibidang kearsipan dengan lebih baik lagi.

2. Bagi Kantor Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sumatera Utara, hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan masukan dan saran juga berguna dalam meningkatkan maupun mempelancar kegiatan kearsipan agar terorganisir dengan baik.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam penulisan kertas karya ini penulis membatasi masalah hanya pada sistem kearsipan, efesiensi kinerja pegawai agar tulisan terkendali dan sesuai dengan pokok permasalahan yang berkaitan dengan “sistem kearsipan Badan

Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi”. Juga akan menguraikan dan menjelaskan

pengertian arsip dan bagaimana pengarsipan agar lebih efisien.

1.5 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data-data melalui:

a. Studi Kepustakaan

Sebelum penulis melakukan observasi di lapangan terlebih dahulu penulis membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan masalah yang akan dibahas.

b. Studi Lapangan

Memperoleh data dengan mengamati langsung ke lapangan yaitu bagian arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.

c. Wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan arsiparis, dalam hal ini terutama arsiparis yang bertanggung jawab mengenai arsip pada BPAD Sumatera Utara.

ABSTRAK

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi dengan cepat, tepat dan dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang di olah dan diatur pada suatu unit kerja yang di kenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah.

SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN

DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk

memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan

Oleh:

HENY MARTALANA GINSU 132201066

PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Pada kesempatan yang pertama ini penulis mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmad-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya untuk memperoleh.gelar ahli madia.

Dalam Kertas Karya ini mengalami banyak kesulitan seperti keterbatasan waktu, kurangnya literatur yang diperlukan, keterbatasan kemampuan menulis sendiri dan sebagainya, namun demikian dengan kemampuan keras yang didorong oleh rasa tanggung-jawab dan dilindasi itikad baik, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi.

Adapun judul yang diajukan sehubungan dengan penyusunan kertas karya ini adalah “SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA”.

Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya dibidang Kearsipan. Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi pembaca, selain itu demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang dapat menyempurnakan kertas karya ini.

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai hargannya. Oleh karena itu kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.

3. Bapak Ishak, S.S. M. Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini. 4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi D-III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.

5. Ayahanda tercinta Edi Darma Ginting dan Ibunda tercinta Sada Ukur Br. Sembiring, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang, pembinaan, dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu dipanjatkan selama ini untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Andyka Putra Ginsu dan Nabila Gita Laura Ginsu yang sudah memberikan semangat kepada penulis selama dalam penulisan kertas karya ini. 6. Kepala BPAD Sumatera Utara yang telah memberikan izin observasi serta

seluruh staf pegawai terutama kepada ibu zulaika, ibu sinondang, ibu elisabeth, ibu rasmi dan ibu herli yang telah membimbing penulis selama mengadakan observasi sehingga kertas karya ini dapat selesai.

7. Seluruh teman-teman khususnya angakatan 2013 D3 Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terutama sahabatku Raisa Dwi Safitri, Dinaria Situmorang, Ella Widya D, Karina Dewi dan kelompok H ku tersayang eryanti Sagala, Sofy Ayu Fadila, Yona Megan Pratiwi, Iren Noveria, Ade Natalia Ginting. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini, semoga kenangan indah akan abadi selamanya.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa, maupun penulisannya. Maka dari itu penulis mengharapkan tanggapan, kritikkan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan kertas karya ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 2016 Penulis,

Heny Martalana Ginsu NIM

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Manfaat Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 5

2.2 Pengolahan Arsip ... 7

2.2.1 Pengolahan Arsip Dinamis ... 7

2.2.2 Pengolahan Arsip Statis ... 8

2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ... 9

2.4 Penyusutan Arsip ... 13

2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip ... 14

2.5.1 Peminjaman ... 14

2.5.2 Pencarian Berkas ... 15

2.5.3 Pengembalian Arsip ... 15

2.6 Pengelolaan Surat ... 15

2.7 Siklus Hidup Arsip ... 18

2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi ... 21

BAB III SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA

3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara ... 25

3.1.1 Sejarah Singkat... 25

3.1.2 Visi dan Misi ... 26

3.1.3 Struktur Organisasi... 26

3.1.4 Uraian Tugas (Job Description) ... 29

3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara... 29

3.2.1 Arsip Dinamis ... 30

3.2.2 Arsip Statis ... 33

3.3 Jenis-jenis Arsip yang dikelola BPAD Sumatera Utara ... 34

3.3.1Arsip Dinamis ... 34

3.3.2 Arsip Statis ... 35

3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara... 38

3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip ... 39

3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip... 39

3.5 Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara ... 40

3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 40

3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip ... 43

3.7 Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 43

3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara ... 44

3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 46

4.2 Saran ... 47

DAFTAR PUSTAKA ... 48 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar-1: Siklus Hidup Arsip ... 18

Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara... 28

Gambar-3: Kartu Deskripsi ... 30

Gambar-4: Label boks dan boks ... 31

Gambar-5: Lemari Arsip ... 32

Gambar-6: Proses Penilaian Arsip ... 33

Gambar-7: Arsip Tentang Peraturan Daerah ... 35

Gambar-8: Arsip tentang Peraturan Gubernur ... 35

Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur ... 36

Gambar-10: Arsip tetang Surat Keputusan ... 36

Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur ... 37

Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah ... 37

Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip ... 38

DAFTAR TABEL

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.

3. Bapak Ishak, S.S. M. Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini. 4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi D-III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.

5. Ayahanda tercinta Edi Darma Ginting dan Ibunda tercinta Sada Ukur Br. Sembiring, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang, pembinaan, dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu dipanjatkan selama ini untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Andyka Putra Ginsu dan Nabila Gita Laura Ginsu yang sudah memberikan semangat kepada penulis selama dalam penulisan kertas karya ini. 6. Kepala BPAD Sumatera Utara yang telah memberikan izin observasi serta

seluruh staf pegawai terutama kepada ibu zulaika, ibu sinondang, ibu elisabeth, ibu rasmi dan ibu herli yang telah membimbing penulis selama mengadakan observasi sehingga kertas karya ini dapat selesai.

7. Seluruh teman-teman khususnya angakatan 2013 D3 Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terutama sahabatku Raisa Dwi Safitri, Dinaria Situmorang, Ella Widya D, Karina Dewi dan kelompok H ku tersayang eryanti Sagala, Sofy Ayu Fadila, Yona Megan Pratiwi, Iren Noveria, Ade Natalia Ginting. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini, semoga kenangan indah akan abadi selamanya.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa, maupun penulisannya. Maka dari itu penulis mengharapkan tanggapan, kritikkan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 2016 Penulis,

Heny Martalana Ginsu NIM

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Manfaat Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 5

2.2 Pengolahan Arsip ... 7

2.2.1 Pengolahan Arsip Dinamis ... 7

2.2.2 Pengolahan Arsip Statis ... 8

2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ... 9

2.4 Penyusutan Arsip ... 13

2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip ... 14

2.5.1 Peminjaman ... 14

2.5.2 Pencarian Berkas ... 15

2.5.3 Pengembalian Arsip ... 15

2.6 Pengelolaan Surat ... 15

2.7 Siklus Hidup Arsip ... 18

2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi ... 21

BAB III SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA

3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara ... 25

3.1.1 Sejarah Singkat... 25

3.1.2 Visi dan Misi ... 26

3.1.3 Struktur Organisasi... 26

3.1.4 Uraian Tugas (Job Description) ... 29

3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara... 29

3.2.1 Arsip Dinamis ... 30

3.2.2 Arsip Statis ... 33

3.3 Jenis-jenis Arsip yang dikelola BPAD Sumatera Utara ... 34

3.3.1Arsip Dinamis ... 34

3.3.2 Arsip Statis ... 35

3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara... 38

3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip ... 39

3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip... 39

3.5 Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara ... 40

3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 40

3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip ... 43

3.7 Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 43

3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara ... 44

3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip BPAD Sumatera Utara ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 46

4.2 Saran ... 47

DAFTAR PUSTAKA ... 48 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar-1: Siklus Hidup Arsip ... 18

Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara... 28

Gambar-3: Kartu Deskripsi ... 30

Gambar-4: Label boks dan boks ... 31

Gambar-5: Lemari Arsip ... 32

Gambar-6: Proses Penilaian Arsip ... 33

Gambar-7: Arsip Tentang Peraturan Daerah ... 35

Gambar-8: Arsip tentang Peraturan Gubernur ... 35

Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur ... 36

Gambar-10: Arsip tetang Surat Keputusan ... 36

Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur ... 37

Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah ... 37

Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip ... 38

DAFTAR TABEL