Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA
PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
HENY MARTALANA GINSU
132201066
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Pada kesempatan yang pertama ini penulis mengucapkan Puji Syukur
kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmad-Nya penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya untuk memperoleh.gelar ahli
madia.
Dalam Kertas Karya ini mengalami banyak kesulitan seperti keterbatasan
waktu, kurangnya literatur yang diperlukan, keterbatasan kemampuan menulis
sendiri dan sebagainya, namun demikian dengan kemampuan keras yang didorong
oleh rasa tanggung-jawab dan dilindasi itikad baik, akhirnya kesulitan tersebut
dapat diatasi.
Adapun judul yang diajukan sehubungan dengan penyusunan kertas karya
ini adalah “SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA
PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI
SUMATERA UTARA”.
Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan
yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya dibidang Kearsipan.
Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi pembaca, selain itu
demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang
dapat menyempurnakan kertas karya ini.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang
tak ternilai hargannya. Oleh karena itu kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada :
i
Universitas Sumatera Utara
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S. M. Hum, selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara yang telah mendidik
penulis selama masa perkuliahan.
5. Ayahanda tercinta Edi Darma Ginting dan Ibunda tercinta Sada Ukur
Br. Sembiring, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang,
pembinaan, dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu
dipanjatkan selama ini untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Andyka
Putra Ginsu dan Nabila Gita Laura Ginsu yang sudah memberikan
semangat kepada penulis selama dalam penulisan kertas karya ini.
6. Kepala BPAD Sumatera Utara yang telah memberikan izin observasi serta
seluruh staf pegawai terutama kepada ibu zulaika, ibu sinondang, ibu
elisabeth, ibu rasmi dan ibu herli yang telah membimbing penulis selama
mengadakan observasi sehingga kertas karya ini dapat selesai.
7. Seluruh teman-teman khususnya angakatan 2013 D3 Perpustakaan yang
tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terutama sahabatku Raisa Dwi
Safitri, Dinaria Situmorang, Ella Widya D, Karina Dewi dan kelompok H
ku tersayang eryanti Sagala, Sofy Ayu Fadila, Yona Megan Pratiwi, Iren
Noveria, Ade Natalia Ginting. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan
serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini,
semoga kenangan indah akan abadi selamanya.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik
dari segi isi, bahasa, maupun penulisannya. Maka dari itu penulis mengharapkan
tanggapan, kritikkan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan
kertas karya ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi
kita semua.
Medan,
2016
Penulis,
Heny Martalana Ginsu
NIM
132201066
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ vi
DAFTAR TABEL.....................................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah .................................................................... 1
1.2 Tujuan Penulisan ...................................................................................... 2
1.3 Manfaat Penulisan .................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup ......................................................................................... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ...................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................................... 5
2.2 Pengolahan Arsip ..................................................................................... 7
2.2.1 Pengolahan Arsip Dinamis .............................................................. 7
2.2.2 Pengolahan Arsip Statis .................................................................. 8
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ...................................................................... 9
2.4 Penyusutan Arsip ...................................................................................... 13
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip ........................................................ 14
2.5.1 Peminjaman ..................................................................................... 14
2.5.2 Pencarian Berkas ............................................................................. 15
2.5.3 Pengembalian Arsip ........................................................................ 15
2.6 Pengelolaan Surat ..................................................................................... 15
2.7 Siklus Hidup Arsip ................................................................................... 18
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi ............................................................. 21
2.9 Faktor yang menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip ............................... 22
iv
Universitas Sumatera Utara
BAB III SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI
KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP,
DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara ............................................................. 25
3.1.1 Sejarah Singkat.................................................................................. 25
3.1.2 Visi dan Misi .................................................................................... 26
3.1.3 Struktur Organisasi........................................................................... 26
3.1.4 Uraian Tugas (Job Description) ....................................................... 29
3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara............................................... 29
3.2.1 Arsip Dinamis ................................................................................. 30
3.2.2 Arsip Statis ...................................................................................... 33
3.3 Jenis-jenis Arsip yang dikelola BPAD Sumatera Utara .......................... 34
3.3.1Arsip Dinamis ................................................................................. 34
3.3.2 Arsip Statis ..................................................................................... 35
3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara................................ 38
3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip ............................................ 39
3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip........................................... 39
3.5 Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara .................................. 40
3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara ............................................... 40
3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip ............................................................... 43
3.7 Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara ........................................... 43
3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara ...................... 44
3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip BPAD
Sumatera Utara ....................................................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 46
4.2 Saran........................................................................................................ 47
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 48
LAMPIRAN
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip................................................................................ 18
Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara.......................................... 28
Gambar-3: Kartu Deskripsi ..................................................................................... 30
Gambar-4: Label boks dan boks ............................................................................. 31
Gambar-5: Lemari Arsip ......................................................................................... 32
Gambar-6: Proses Penilaian Arsip .......................................................................... 33
Gambar-7: Arsip Tentang Peraturan Daerah........................................................... 35
Gambar-8: Arsip tentang Peraturan Gubernur ........................................................ 35
Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur ................................................... 36
Gambar-10: Arsip tetang Surat Keputusan ............................................................... 36
Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur ........................................................ 37
Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah.................................................... 37
Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip .......................................... 38
Gambar-14: Proses Fumigasi (Penyemprotan Asap) ................................................ 44
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel-1:
Luas DPAS (Daftar Pertelaan Arsip Sementara) .................................... 32
vii
Universitas Sumatera Utara
PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
HENY MARTALANA GINSU
132201066
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Pada kesempatan yang pertama ini penulis mengucapkan Puji Syukur
kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmad-Nya penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya untuk memperoleh.gelar ahli
madia.
Dalam Kertas Karya ini mengalami banyak kesulitan seperti keterbatasan
waktu, kurangnya literatur yang diperlukan, keterbatasan kemampuan menulis
sendiri dan sebagainya, namun demikian dengan kemampuan keras yang didorong
oleh rasa tanggung-jawab dan dilindasi itikad baik, akhirnya kesulitan tersebut
dapat diatasi.
Adapun judul yang diajukan sehubungan dengan penyusunan kertas karya
ini adalah “SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA
PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN DOKUMENTASI
SUMATERA UTARA”.
Tujuan dalam penulisan kertas karya ini untuk menambah pengetahuan
yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya dibidang Kearsipan.
Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi pembaca, selain itu
demi kesempurnaan penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang
dapat menyempurnakan kertas karya ini.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang
tak ternilai hargannya. Oleh karena itu kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada :
i
Universitas Sumatera Utara
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
sekaligus sebagai dosen pembaca kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S. M. Hum, selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara yang telah mendidik
penulis selama masa perkuliahan.
5. Ayahanda tercinta Edi Darma Ginting dan Ibunda tercinta Sada Ukur
Br. Sembiring, yang telah senantiasa mencurahkan kasih sayang,
pembinaan, dukungan baik moril, material, dan doa yang selalu
dipanjatkan selama ini untuk penulis. Serta adik-adik tercinta Andyka
Putra Ginsu dan Nabila Gita Laura Ginsu yang sudah memberikan
semangat kepada penulis selama dalam penulisan kertas karya ini.
6. Kepala BPAD Sumatera Utara yang telah memberikan izin observasi serta
seluruh staf pegawai terutama kepada ibu zulaika, ibu sinondang, ibu
elisabeth, ibu rasmi dan ibu herli yang telah membimbing penulis selama
mengadakan observasi sehingga kertas karya ini dapat selesai.
7. Seluruh teman-teman khususnya angakatan 2013 D3 Perpustakaan yang
tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terutama sahabatku Raisa Dwi
Safitri, Dinaria Situmorang, Ella Widya D, Karina Dewi dan kelompok H
ku tersayang eryanti Sagala, Sofy Ayu Fadila, Yona Megan Pratiwi, Iren
Noveria, Ade Natalia Ginting. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan
serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini,
semoga kenangan indah akan abadi selamanya.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik
dari segi isi, bahasa, maupun penulisannya. Maka dari itu penulis mengharapkan
tanggapan, kritikkan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan
kertas karya ini.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi
kita semua.
Medan,
2016
Penulis,
Heny Martalana Ginsu
NIM
132201066
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ vi
DAFTAR TABEL.....................................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah .................................................................... 1
1.2 Tujuan Penulisan ...................................................................................... 2
1.3 Manfaat Penulisan .................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup ......................................................................................... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ...................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................................... 5
2.2 Pengolahan Arsip ..................................................................................... 7
2.2.1 Pengolahan Arsip Dinamis .............................................................. 7
2.2.2 Pengolahan Arsip Statis .................................................................. 8
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ...................................................................... 9
2.4 Penyusutan Arsip ...................................................................................... 13
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip ........................................................ 14
2.5.1 Peminjaman ..................................................................................... 14
2.5.2 Pencarian Berkas ............................................................................. 15
2.5.3 Pengembalian Arsip ........................................................................ 15
2.6 Pengelolaan Surat ..................................................................................... 15
2.7 Siklus Hidup Arsip ................................................................................... 18
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi ............................................................. 21
2.9 Faktor yang menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip ............................... 22
iv
Universitas Sumatera Utara
BAB III SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI
KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP,
DAN DOKUMENTASI SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara ............................................................. 25
3.1.1 Sejarah Singkat.................................................................................. 25
3.1.2 Visi dan Misi .................................................................................... 26
3.1.3 Struktur Organisasi........................................................................... 26
3.1.4 Uraian Tugas (Job Description) ....................................................... 29
3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara............................................... 29
3.2.1 Arsip Dinamis ................................................................................. 30
3.2.2 Arsip Statis ...................................................................................... 33
3.3 Jenis-jenis Arsip yang dikelola BPAD Sumatera Utara .......................... 34
3.3.1Arsip Dinamis ................................................................................. 34
3.3.2 Arsip Statis ..................................................................................... 35
3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara................................ 38
3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip ............................................ 39
3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip........................................... 39
3.5 Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara .................................. 40
3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara ............................................... 40
3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip ............................................................... 43
3.7 Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara ........................................... 43
3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara ...................... 44
3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengelolaan Arsip BPAD
Sumatera Utara ....................................................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 46
4.2 Saran........................................................................................................ 47
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 48
LAMPIRAN
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip................................................................................ 18
Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara.......................................... 28
Gambar-3: Kartu Deskripsi ..................................................................................... 30
Gambar-4: Label boks dan boks ............................................................................. 31
Gambar-5: Lemari Arsip ......................................................................................... 32
Gambar-6: Proses Penilaian Arsip .......................................................................... 33
Gambar-7: Arsip Tentang Peraturan Daerah........................................................... 35
Gambar-8: Arsip tentang Peraturan Gubernur ........................................................ 35
Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur ................................................... 36
Gambar-10: Arsip tetang Surat Keputusan ............................................................... 36
Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur ........................................................ 37
Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah.................................................... 37
Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip .......................................... 38
Gambar-14: Proses Fumigasi (Penyemprotan Asap) ................................................ 44
vi
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel-1:
Luas DPAS (Daftar Pertelaan Arsip Sementara) .................................... 32
vii
Universitas Sumatera Utara