Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa
ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap
instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan
informasi dengan cepat, tepat dan dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi
adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan
menjadi arsip yang di olah dan diatur pada suatu unit kerja yang di kenal dengan
unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan
dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap
arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah.
Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan
tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap instansi.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat
atau surat-surat dan dukumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen
inilah yang selanjutnya disebut Kearsipan (Wursanto, 2004: 11). Kearsipan
mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya suatu

organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melakukan
kegiatan perencanaan, analisa, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepattepatnya.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan penting namun pada
prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan
arsip dengan baik, sehingga arsip muda rusak dan sulit ditemukan kembali apabila
1

Universitas Sumatera Utara

sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan
perkantoran yang sangat penting. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus
dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat
membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan
dalam pencapaian tujuan suatu badan atau instansi kearsipan secara lebih efektif
dan efisien.
Begitu pula halnya dengan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara yang mana dalam pelaksanaan sistem kearsipannya
masih belum efektif dan efesien. Dalam hal ini berarti kinerja pegawai sangat
mempengaruhi prosedur pelaksanaan pemeliharaan dan penyusutan arsip di Badan

Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ( BPAD Sumatera
Utara ). Sehingga yang menjadi masalah adalah bagaimana sistem kearsipan yang
digunakan BPAD Sumatera Utara dan prosedur pelaksanaan pemeliharaan serta
penyusutan arsip pada BPAD Sumatera Utara dapat menunjang efisiensi kerja
para pegawai di BPAD Sumatera Utara.
Dengan demikian penulis tertarik untuk menjadikan bahan penelitian
untuk tugas akhir, dengan mengambil judul “Sistem Kearsipan Dalam Menunjang
Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk menegtahui bagaimana sistem kearsipan pada Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi yang dilakukan untuk menunjang efesiensi kerja
pegawai.
2. Untuk mengetahui bagaimana penataan berkas arsip pada Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
3. Bagi penulis sendiri, tulisan ini dapat menambah wawasan pengetahuan
terkait bidang yang diteliti.

2

Universitas Sumatera Utara

4. Bagi Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara tulisan ini dapat menjadi masukan dan saran untuk lebih
meningkatkan efesiensi kinerja pegawai.
1.3 Manfaat penulisan
Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan kertas karya ini, antara
lain:
1.

Bagi penulis dan pembaca, hasil penulisan ini dapat menambah pengetahuan
dan wawasan, serta pemahaman penulis dan pembaca dibidang kearsipan
dengan lebih baik lagi.

2.

Bagi Kantor Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sumatera Utara,
hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan masukan dan saran juga
berguna dalam meningkatkan maupun mempelancar kegiatan kearsipan agar

terorganisir dengan baik.

1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini penulis membatasi masalah hanya pada
sistem kearsipan, efesiensi kinerja pegawai agar tulisan terkendali dan sesuai
dengan pokok permasalahan yang berkaitan dengan “sistem kearsipan Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi”. Juga akan menguraikan dan menjelaskan
pengertian arsip dan bagaimana pengarsipan agar lebih efisien.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data-data
melalui:
a. Studi Kepustakaan
Sebelum penulis melakukan observasi di lapangan terlebih dahulu penulis
membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan
masalah yang akan dibahas.

3

Universitas Sumatera Utara

b. Studi Lapangan
Memperoleh data dengan mengamati langsung ke lapangan yaitu bagian
arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.
c. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan arsiparis, dalam hal ini
terutama arsiparis yang bertanggung jawab mengenai arsip pada BPAD
Sumatera Utara.

4

Universitas Sumatera Utara