Model Pengelolaan Pengetahuan ONL
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI SATU
MENGELOLA ARUS PENGALAMAN
MELALUI PENDEKATAN BUDAYA
ORGANISASI
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Bersama-sama
Give
understanding
and meaning
Data with
interpretations
Facts, figures, observations
Give
insight
Information in
contexts, with
understanding
and meaning
Knowledge
with
insight
Pengertian Budaya
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki
bersama oleh sebuah kelompok orang dan diwariskan dari
generasi ke generasi.
Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang
dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari
organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah
sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh
organisasi.
Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. Budaya bersifat
kompleks, abstrak, dan luas.
7 Unsur Kebudayaan
Koentjaraningrat
1. Kesenian
2. Sistem teknologi dan peralatan
3. Sistem organisasi masyarakat
4. Bahasa
5. Sistem mata pencaharian hidup dan
sistem ekonomi
6. Sistem pengetahuan
7. Sistem religi
Wujud Kebudayaan
JJ. Hoenigman
1. Gagasan (Wujud ideal)
Wujud ideal kebudayaan adalah kebudayaan yang berbentuk kumpulan ide-ide,
gagasan,nilai-nilai,norma-norma, peraturan, dan sebagainya yang sifatnya
abstrak tidak dapat diraba atau disentuh.
2. Aktivitas (tindakan)
Aktivitas adalah wujud kebudayaan sebagai suatu tindakan berpola dari manusia
dalam masyarakat itu.
3. Artefak (karya)
Artefak adalah wujud kebudayaan fisik yang berupa hasil dari aktivitas,
perbuatan, dan karya semua manusia dalam masyarakat berupa benda-benda
atau hal-hal yang dapat diraba, dilihat, dan didokumentasikan. Sifatnya paling
konkret di antara ketiga wujud kebudayaan.
Memahami Budaya dan Kebudayaan?
Adakah
Kesulitan
Memahami?
Kesulitan Umum Memahami Budaya dan Kebudayaan
Rumit
Abstrak
Benarkah?
Langkah Lanjutan
Mari Kita Coba Menjadi
Lebih Sederhana
Dan Memahami Lebih
Konkret
Semoga Berhasil
Abstrak dan Konkret
Abstrak
Gagasan
Tidak Nyata
Konkret
Kenyataan
Nyata
Mencoba Kaca Mata Lain: Abstrak dan Konkret
Abstrak
Bentuk yang BELUM Dapat Direspon
Konkret
Bentuk yang BISA Direspon
Hukum Alam
yang dipahami,
apalagi diteorikan,
dapat direspon (dimanfaatkan) lebih luas.
Budaya Organisasi
Budaya organisasi adalah cara hidup sekelompok
orang yang terkelola dalam sebuah sistem
pemaknaan bersama.
Dinamika Sistem Pemaknaan Organisasi
kejadian
kegiatan
fakta
pengetahuan tacit
per individu
Level
Pemahaman
KM Organisasi
Level
Kepatuhan
Aturan/Kebijakan
Nilai
Visi & Misi
Individu
Organisasi
Kaca Mata Lama
Budaya
Budi Pekerti
Budaya dikembangkan untuk membangun budi pekerti.
Mencoba Membangun Milestone Pemahaman
Budaya
Budi yang Berdaya
Pikiran yang Berdaya
Pikiran yang Mengerti
Budi Pekerti
Kebudayaan: Cara hidup seseorang atau sekelompok orang
dalam mengembangkan dan menumbuhkan
budi pekerti.
Budaya dan Pengetahuan
Akal
Pikiran Buah Pikir
Hukum Alam
Pemahaman
Pemanfaatan
Pengalaman
Pengetahuan
Tacit Knowledge
Karya
Explicit Knowledge Product Knowledge
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Bersama-sama
Give
understanding
and meaning
Data with
interpretations
Facts, figures, observations
Give
insight
Information in
contexts, with
understanding
and meaning
Knowledge
with
insight
Hulu Pengetahuan
Di Mana?
Hulu Pengetahuan
MANAJEMEN
Organisasi
PROGRAM
Sumber Pengetahuan
Tak Pernah Berubah:
PERORANGAN
PROYEK
Penerima Manfaat
Tantangan Bagi Organisasi
EXTERNALIZATION
INTERNALIZATION
COMBINATION
explicit
explicit
explicit
tacit
SOCIALIZATION
Pengetahuan Perorangan
tacit
explicit
tacit
tacit
Bagaimana
Mengubah?
Pengetahuan Organisasi
Budaya
Organisasi
Elemen Budaya
Keyakinan
Nilai
Makna Hidup / Diri
Baik – Buruk
Prinsip
Aturan
Produk
Benar – Salah
Pandangan Hidup
Tata Kelola (Panduan
Strategis)
Tata Aturan (Panduan
Taktis)
Tata Manfaat
Kebudayaan Dalam Organisasi
Eleman
Kebuda
yaan
Keyakin
an
Nilai
Kelembagaan
Keorganisasia
n
Perorangan
Perubahan situasi di
masa depan
Harapan dan Peran
Visi / Misi
Tujuan hidup
Budaya kelembagaan
Budaya organisasi
(Pandangan, sikap,
prilaku organisasi)
Pandangan
Prinsip
Bisa tidak disepakati
Tata Kelola (AD / ART)
--Peran dan fungsi--
Sikap (posisi atas
situasi)
Aturan
Bisa tidak disepakati
Tata Aturan /
Manajemen
--Tindakan--
Tindakan
Produk
Kesepakatan non formal,
pengaruh
Program, proyek,
produk.
Pendapat,
keterampilan.
Budi Pekerti
Explicit Knowledge
Jadi Apa Eksplicit Knowledge?
Tacit Knowledge yang telah distrukturkan dan diwujudkan.
Apa tujuan strukturisasi?
MEMANDU
Membantu orang lain untuk memahami atau melakukan sesuatu
dengan hasil yang dipahami.
Menyelaraskan Budaya Organisasi dan KM
SECI
Tacit Knowledge
PERORANGAN
Explicit Knowledge
PERORANGAN
tacit
SOCIALIZATION
EXTERNALIZATION
explicit
SECI
tacit
SECI
INTERNALIZATION
COMBINATION
explicit
explicit
Explicit Knowledge
ORGANISASI
SECI
explicit
Budaya
Organisasi
tacit
tacit
Tacit Knowledge)
ORGANISASI
Budaya
Perorangan
Strategi Umum Pengembangan Pengelolaan
Pengetahuan OMS
Memberikan kesempatan
berkembang & berkarya
Memberikan kesempatan
unjuk performa
Mengarahkan sebagian
pengalaman tacit knowledge
Tacit Knowledge
PERORANGAN
Menarik respon atas
produk pengetahuan
organisaasi
Explicit Knowledge
PERORANGAN
SECI
Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Explicit Knowledge
ORGANISASI
Membuat dan
mendistribusikan
produk pengetahuan
Membangun media
sharing dan dokumentasi
Tacit Knowledge)
ORGANISASI
Memetik dan
mengumpulkan materi
pengetahuan organisasi
Merancang produk pengetahuan
dan strategi pengelolaan dalam
proses perencanaan
Model Pengembangan Budaya Organisasi
untuk Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Proses dan Hasil
Tacit Knowledge Pengalaman, informasi
--seringkali tidak terstruktur-(Perorangan)
Konversi
Mencoba, Mendalami,
Mengasah
--terstruktur sesuai potensi--
Explicit
Knowledge
(Perorangan)
Sikap, Karya, Karakter
--dipengaruhi momentum--
Budaya Organisasi Pembelajar
Membuka ruang pembelajaran dalam
berbagai program / kegiatan organisasi.
Membangun media berbagi pengalaman
dengan tema terpandu.
Saling menemukan potensi, memberi
kesempatan, dan menemani.
Memanfaatkan seluruh potensi organisasi
untuk media pembelajaran diri dan org.
Mendorong kesempatan untuk menulis,
berbicara, merancang, atau membuat produk
(atas nama pribadi maupun organisasi)
Model Pengembangan Budaya Organisasi untuk
Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Konversi
Proses dan Hasil
Kegiatan formal organisasi -terstruktur--
Sharing Pengetahuan
--seringkali belum terstruktur--
Tacit Knowledge
(Organisasi)
Pengalaman (sejarah), data,
informasi, visi, misi, rencana
strategis, rencana taktis.
--terstruktur--
Konversi
Program, proyek, layanan,
--seringkali belum dibangun sebagai
media pengetahuan--
Lesson learn
--seringkali tidak terstruktur, atau belum
dibangun-
Budaya Organisasi Pembelajar
Menguatkan pemahaman visi dan misi, dalam
konteks kehidupan yang lebih luas dan pribadi.
Menguatkan semangat keorganisasian (kebersamaan
dan berkontribusi).
Membedah ragam pengetahuan yang dibutuhkan
sesuai misi, dikaitkan kebutuhan organisasi dan
masyarakat.
Menyisipkan pembuatan produk pengetahuan dalam
rencana strategis dan taktis.
Membangun budaya lesson learn terpandu dalam
kerangka pengembangan pengetahuan organisasi,
dan mengamati kelengkapan / kedalaman hasilnya.
Mengamati momentum untuk pengembangan produk
pengetahuan yang sesuai konteks.
Model Pengembangan Budaya Organisasi untuk
Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Explicit
Knowledge
(Organisasi)
Proses dan Hasil
Budaya Organisasi Pembelajar
Produk konsep atau
panduan, beserta revisinya.
Pengembangan dan penerbitan produk
pengetahuan sesuai momentum, atau untuk
mendorong momentum.
Pengembangan layanan yang sistematis,
dan peningkatan kualitas.
Mengamati daya kerja produk pengetahuan,
serta tanggapan dari pengguna.
Menarik tanggapan dari pengguna layanan.
--seringkali belu ada dorongan sejak
awal--
Tacit Knowledge Pemanfaatan produk
(Perorangan/
pengetahuan.
Masyarakat)
Cara pandang
(perorangan/bersama/masya
rakat)
--kontribusi pada visi/misi--
Pengembangan Budaya Organisasi
dalam Siklus SECI
Socialization
Externalization
Combination
Internalization
Berbagi Pengetahuan
Ubah tacit menjadi Eksplisit
Menggabungkan beberapa
pengetahuan eksplisit
Mengubah Ekspliisit
menjadi tacits
Kegiatan Formal
Rapat
yang mengakomo- Forum Berbagi
dasi
Refleksi
Budaya organisasi
yang dibangun
Budaya berbagi
• Menuliskan
pengetahuan
• Menuliskan hasil
pertemuan
• Menuliskan
Pengalaman
• Penyusunan Panduan
• Kolaborasi Penulisan
Proposal
Budaya menulis
• Budaya
mengembang-kan
pengetahuan
• Budaya bertukar
• Budaya eksplorasi
Presentasi
Negosiasi
Implementasi
Lapangan
Dll
(learning by doing)
Budaya berani
mencoba
Situasi Dasar dalam Pengembangan Budaya
Organisasi OMS untuk Pengelolaan Pengetahuan
Perorangan / Penerima
Manfaat
keorganisasian
Pengakuan dan Penghargaan
Ruang kebersamaan dan
peningkatan kapasitas
Keterbukaan kesempatan
Dukungan Sumberdaya
Organisasi
kelembagaan
Manusia
Makhluk Pribadi
Makhluk Sosial
Makhluk Pengetahuan
SESI DUA
MENGELOLA ARUS INFORMASI MELALUI
PENDEKATAN SISTEMIK
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
TENTANG SISTEM INFORMASI
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan,
dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga
menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling
terkait dan saling mendukung sehingga menjadi
suatu informasi yang berharga bagi yang
menerimanya.
KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Didasarkan pada :
Level Organisasi
Area Fungsional
Dukungan yang diberikan
Aktivitas Manajemen
Arsitektur Sistem Informasi
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN LEVEL ORGANISASI
• Sistem informasi departemen
Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)
• Sistem informasi perusahaan
(enterprise information system)
Contoh : sistem informasi perguruan
tinggi, sistem informasi sekolah, ERP
• Sistem informasi antarorganisasi
Contoh : eCommerce
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL
Ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang
berada pada bagian tertentu dalam organisasi
• Sistem Informasi Akuntansi (accounting
information system)
SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi
akuntansi (departemen/bagian Akuntansi), mencakup semua
transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam
organisasi
• Sistem Informasi Keuangan (finance
information system)
SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang
menyangkut keuangan organisasi. Misal : Cash Flow dan
informasi pembayaran
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN DUKUNGAN YANG
TERSEDIA
• Sistem Informasi Manajemen (management information
system atau MIS)
• Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system
atau OAS)
• Sistem Pendukung Keputusan (decission support system
atau DSS)
• Sistem Informasi Eksekutif (executive information
systematau EIS)
• Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau
ISS)
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AKTIVITAS MANAJEMEN
• Sistem Informasi Pengetahuan
• Sistem Informasi Operasional
• Sistem Informasi Manajerial
• Sistem Informasi Strategis
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN ARSITEKTUR SISTEM
• Sistem berbasis mainframe
• Sistem komputer pribadi (PC) tunggal
• Sistem tersebar atau sistem komputasi
jaringan
METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
SDLC: Metodologi yang
digunakan untuk
menggambarkan proses
untuk membangun sistem
informasi , dimaksudkan
untuk mengembangkan
sistem informasi dalam cara
yang sangat disengaja,
terstruktur dan teratur,
mengulangi setiap tahap
siklus hidup.
LANSKAP TEKNOLOGI INFORMASI
& KOMUNIKASI
Applications
Access
Data Storage
Infrastructure
Facilities
“
Membangun Sistem Informasi
membutuhkan investasi dan kesiapan
budaya organisasi, sesuaikanlah
dengan kemampuan dan rencana
strategis organisasi
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
TENTANG WEBSITE SEBAGAI MEDIA
PUBLIKASI DAN DISEMINASI
INFORMASI & PENGETAHUAN
KERANGKA UTILISASI TIK
PERSPEKTIF TENTANG WEBSITE
WEBSITE ADALAH SEBUAH
BANGUNAN
SIKLUS KEHIDUPAN WEBSITE
KONDISI PEMUNGKIN
KERANGKA STRATEGI WEBSITE
“
if you fail to plan, you are plannning
to fail!
--Benjamin Franklin
“
when your website development was
finished, your website is just getting
started!
--Sugeng Wibowo
BERBAGI PENGALAMAN:
MENGELOLA DATA PROYEK DENGAN
CARA SEDERHANA
MENGELOLA DATA PROYEK
Teknologi Penyimpanan Data:
DROPBOX, BOX
Manfaat:
•
•
•
Kolaborasi Data dengan pihak Internal & Eksternal (Donor, Mitra,
dll)
Sinkronisasi Data dengan PC/Laptop & Mobile
Support Data Versioning
Tata Kelola:
Desain Folderisasi, Penamaan File, Pembagian Hak Akses,
Template
Proses Pendukung:
Internal Meeting, Evaluasi Per Kegiatan, Evaluasi Tahunan,
Evaluasi Keseluruhan
MENGELOLA DATA PROYEK
Tahapan Implementasi
1.
2.
3.
4.
5.
Desain folder menyesuaikan aturan/kebijakan dan workplan
Bangun kesepakatan penamaan file
Desain hak akses, siapa mengakses apa
Desain data pendukung yang harus ada di setiap kegiatan
Koordinasikan dengan pengguna lain
Proses Pendukung Pengelolaan Pengetahuan
1.
Evaluasi Per Kegiatan Pencatatan Pembelajaran Tiap kegiatan
2.
Evaluasi Keseluruhan Pembuatan dokumen Lesson Learned Pelaksanaan
Proyek secara keseluruhan
Kegiatan Pembuatan Produk Pengetahuan (contoh: menyusun modul
pelatihan)
3.
4.
Menyisipkan Kegiatan Membangun Produk Pengetahuan untuk Kebutuhan
Internal (Contoh: menyusun SOP penyelenggaraan training)
BERBAGI PENGALAMAN:
PENABULU BERTRANSFORMASI
DENGAN MENGELOLA PENGETAHUAN
ORGANISASI
2006: PENABULU.OR.ID
Menyajikan profil organisasi, kabar pelatihan dan artikel Fasa
Memulai, fokus ke Keuangan
2009: KEUANGANLSM.COM
Membangun Media Komunitas Pengelola Keuangan LSM dan Media
Literasi Keuangan LSM -- Penguatan Branding & Positioning di area
Keuangan LSM
2014: PENABULUALLIANCE.ORG
10 Website, 9 Unit Layanan, 8 Unit Pendukung, 4 Unit Kolaborasi Multi Fokus, Multi Layanan, Multi Produk – Re-Definition, ReVisioning
PEMBELAJARAN
• Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Pengetahuan Organisasi dengan Website
Website yang berbeda untuk setiap unit layanan, unit kerja dan unit kolaborasi
• Leadership adalah Kunci Utama Pengelolaan
Pengetahuan di Organisasi
Pemimpin yang mau belajar, turun tangan, memberikan contoh dan mengatur
strategi pengelolaan pengetahuan organisasi
SESI TIGA
MENGELOLA MUARA INGATAN
ORGANISASI
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
kejadian
kegiatan
fakta
Memulai Pengembangan dari Titik Keluar
pengetahuan
tacit per
individu
ARUS PENGALAMAN
proses
pengolahan
data
ARUS INFORMASI
ingatan
organisasi
MUARA
PENGETAHUAN
Merencanakan Aliran Pengalaman
Menjadi Pengetahuan
Hulu Pengetahuan
PENGALAMAN - INDIVIDU
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Merencanakan Produk Pengetahuan
Visi, Misi
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Kebutuhan
Pengetahuan
Penguatan Internal
Organisasi
Strategi Merencanakan
Model Pengelolaan Pengetahuan
Strategi Tacit Knowledge
Integrasi dalam Program / Kegiatan
Strategi Konversi
Knowledge
Indentifikasi Sumber
Pengetahuan
Metode
Penyimpanan
Kebutuhan
Materi
Kegiatan
Pengolahan
Produk
Pengetahuan
SESI EMPAT
MENETAPKAN PRIORITAS STRATEGI DAN
TARGET JANGKA PENDEK
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
MODEL PENETAPAN PRIORITAS
Visi, Misi
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Sangat Strategis
Lingkup Luas
Strategis
Lingkup Luas
Pengetahuan Taktis
Tematik
Isu
Capaian
Kebutuhan
Kepentingan
Strategis
Organisasi
Penerima Manfaat
Publik
Pengambil Kebijakan
TUGAS: MENENTUKAN PRODUL TAKTIS & STRATEGIS
Produk Taktis
Produk Strategis
Contoh: Modul, Website
Contoh: Buku, Website, Layanan, Program
1.
1.
2.
2.
3.
3.
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
SESI SATU
MENGELOLA ARUS PENGALAMAN
MELALUI PENDEKATAN BUDAYA
ORGANISASI
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Bersama-sama
Give
understanding
and meaning
Data with
interpretations
Facts, figures, observations
Give
insight
Information in
contexts, with
understanding
and meaning
Knowledge
with
insight
Pengertian Budaya
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki
bersama oleh sebuah kelompok orang dan diwariskan dari
generasi ke generasi.
Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang
dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari
organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah
sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh
organisasi.
Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. Budaya bersifat
kompleks, abstrak, dan luas.
7 Unsur Kebudayaan
Koentjaraningrat
1. Kesenian
2. Sistem teknologi dan peralatan
3. Sistem organisasi masyarakat
4. Bahasa
5. Sistem mata pencaharian hidup dan
sistem ekonomi
6. Sistem pengetahuan
7. Sistem religi
Wujud Kebudayaan
JJ. Hoenigman
1. Gagasan (Wujud ideal)
Wujud ideal kebudayaan adalah kebudayaan yang berbentuk kumpulan ide-ide,
gagasan,nilai-nilai,norma-norma, peraturan, dan sebagainya yang sifatnya
abstrak tidak dapat diraba atau disentuh.
2. Aktivitas (tindakan)
Aktivitas adalah wujud kebudayaan sebagai suatu tindakan berpola dari manusia
dalam masyarakat itu.
3. Artefak (karya)
Artefak adalah wujud kebudayaan fisik yang berupa hasil dari aktivitas,
perbuatan, dan karya semua manusia dalam masyarakat berupa benda-benda
atau hal-hal yang dapat diraba, dilihat, dan didokumentasikan. Sifatnya paling
konkret di antara ketiga wujud kebudayaan.
Memahami Budaya dan Kebudayaan?
Adakah
Kesulitan
Memahami?
Kesulitan Umum Memahami Budaya dan Kebudayaan
Rumit
Abstrak
Benarkah?
Langkah Lanjutan
Mari Kita Coba Menjadi
Lebih Sederhana
Dan Memahami Lebih
Konkret
Semoga Berhasil
Abstrak dan Konkret
Abstrak
Gagasan
Tidak Nyata
Konkret
Kenyataan
Nyata
Mencoba Kaca Mata Lain: Abstrak dan Konkret
Abstrak
Bentuk yang BELUM Dapat Direspon
Konkret
Bentuk yang BISA Direspon
Hukum Alam
yang dipahami,
apalagi diteorikan,
dapat direspon (dimanfaatkan) lebih luas.
Budaya Organisasi
Budaya organisasi adalah cara hidup sekelompok
orang yang terkelola dalam sebuah sistem
pemaknaan bersama.
Dinamika Sistem Pemaknaan Organisasi
kejadian
kegiatan
fakta
pengetahuan tacit
per individu
Level
Pemahaman
KM Organisasi
Level
Kepatuhan
Aturan/Kebijakan
Nilai
Visi & Misi
Individu
Organisasi
Kaca Mata Lama
Budaya
Budi Pekerti
Budaya dikembangkan untuk membangun budi pekerti.
Mencoba Membangun Milestone Pemahaman
Budaya
Budi yang Berdaya
Pikiran yang Berdaya
Pikiran yang Mengerti
Budi Pekerti
Kebudayaan: Cara hidup seseorang atau sekelompok orang
dalam mengembangkan dan menumbuhkan
budi pekerti.
Budaya dan Pengetahuan
Akal
Pikiran Buah Pikir
Hukum Alam
Pemahaman
Pemanfaatan
Pengalaman
Pengetahuan
Tacit Knowledge
Karya
Explicit Knowledge Product Knowledge
Mengelola ARUS PENGALAMAN
melalui PENDEKATAN BUDAYA ORGANISASI
Bersama-sama
Give
understanding
and meaning
Data with
interpretations
Facts, figures, observations
Give
insight
Information in
contexts, with
understanding
and meaning
Knowledge
with
insight
Hulu Pengetahuan
Di Mana?
Hulu Pengetahuan
MANAJEMEN
Organisasi
PROGRAM
Sumber Pengetahuan
Tak Pernah Berubah:
PERORANGAN
PROYEK
Penerima Manfaat
Tantangan Bagi Organisasi
EXTERNALIZATION
INTERNALIZATION
COMBINATION
explicit
explicit
explicit
tacit
SOCIALIZATION
Pengetahuan Perorangan
tacit
explicit
tacit
tacit
Bagaimana
Mengubah?
Pengetahuan Organisasi
Budaya
Organisasi
Elemen Budaya
Keyakinan
Nilai
Makna Hidup / Diri
Baik – Buruk
Prinsip
Aturan
Produk
Benar – Salah
Pandangan Hidup
Tata Kelola (Panduan
Strategis)
Tata Aturan (Panduan
Taktis)
Tata Manfaat
Kebudayaan Dalam Organisasi
Eleman
Kebuda
yaan
Keyakin
an
Nilai
Kelembagaan
Keorganisasia
n
Perorangan
Perubahan situasi di
masa depan
Harapan dan Peran
Visi / Misi
Tujuan hidup
Budaya kelembagaan
Budaya organisasi
(Pandangan, sikap,
prilaku organisasi)
Pandangan
Prinsip
Bisa tidak disepakati
Tata Kelola (AD / ART)
--Peran dan fungsi--
Sikap (posisi atas
situasi)
Aturan
Bisa tidak disepakati
Tata Aturan /
Manajemen
--Tindakan--
Tindakan
Produk
Kesepakatan non formal,
pengaruh
Program, proyek,
produk.
Pendapat,
keterampilan.
Budi Pekerti
Explicit Knowledge
Jadi Apa Eksplicit Knowledge?
Tacit Knowledge yang telah distrukturkan dan diwujudkan.
Apa tujuan strukturisasi?
MEMANDU
Membantu orang lain untuk memahami atau melakukan sesuatu
dengan hasil yang dipahami.
Menyelaraskan Budaya Organisasi dan KM
SECI
Tacit Knowledge
PERORANGAN
Explicit Knowledge
PERORANGAN
tacit
SOCIALIZATION
EXTERNALIZATION
explicit
SECI
tacit
SECI
INTERNALIZATION
COMBINATION
explicit
explicit
Explicit Knowledge
ORGANISASI
SECI
explicit
Budaya
Organisasi
tacit
tacit
Tacit Knowledge)
ORGANISASI
Budaya
Perorangan
Strategi Umum Pengembangan Pengelolaan
Pengetahuan OMS
Memberikan kesempatan
berkembang & berkarya
Memberikan kesempatan
unjuk performa
Mengarahkan sebagian
pengalaman tacit knowledge
Tacit Knowledge
PERORANGAN
Menarik respon atas
produk pengetahuan
organisaasi
Explicit Knowledge
PERORANGAN
SECI
Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Explicit Knowledge
ORGANISASI
Membuat dan
mendistribusikan
produk pengetahuan
Membangun media
sharing dan dokumentasi
Tacit Knowledge)
ORGANISASI
Memetik dan
mengumpulkan materi
pengetahuan organisasi
Merancang produk pengetahuan
dan strategi pengelolaan dalam
proses perencanaan
Model Pengembangan Budaya Organisasi
untuk Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Proses dan Hasil
Tacit Knowledge Pengalaman, informasi
--seringkali tidak terstruktur-(Perorangan)
Konversi
Mencoba, Mendalami,
Mengasah
--terstruktur sesuai potensi--
Explicit
Knowledge
(Perorangan)
Sikap, Karya, Karakter
--dipengaruhi momentum--
Budaya Organisasi Pembelajar
Membuka ruang pembelajaran dalam
berbagai program / kegiatan organisasi.
Membangun media berbagi pengalaman
dengan tema terpandu.
Saling menemukan potensi, memberi
kesempatan, dan menemani.
Memanfaatkan seluruh potensi organisasi
untuk media pembelajaran diri dan org.
Mendorong kesempatan untuk menulis,
berbicara, merancang, atau membuat produk
(atas nama pribadi maupun organisasi)
Model Pengembangan Budaya Organisasi untuk
Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Konversi
Proses dan Hasil
Kegiatan formal organisasi -terstruktur--
Sharing Pengetahuan
--seringkali belum terstruktur--
Tacit Knowledge
(Organisasi)
Pengalaman (sejarah), data,
informasi, visi, misi, rencana
strategis, rencana taktis.
--terstruktur--
Konversi
Program, proyek, layanan,
--seringkali belum dibangun sebagai
media pengetahuan--
Lesson learn
--seringkali tidak terstruktur, atau belum
dibangun-
Budaya Organisasi Pembelajar
Menguatkan pemahaman visi dan misi, dalam
konteks kehidupan yang lebih luas dan pribadi.
Menguatkan semangat keorganisasian (kebersamaan
dan berkontribusi).
Membedah ragam pengetahuan yang dibutuhkan
sesuai misi, dikaitkan kebutuhan organisasi dan
masyarakat.
Menyisipkan pembuatan produk pengetahuan dalam
rencana strategis dan taktis.
Membangun budaya lesson learn terpandu dalam
kerangka pengembangan pengetahuan organisasi,
dan mengamati kelengkapan / kedalaman hasilnya.
Mengamati momentum untuk pengembangan produk
pengetahuan yang sesuai konteks.
Model Pengembangan Budaya Organisasi untuk
Pengelolaan Pengetahuan OMS
Tahapan Siklus
Pengetahuan
Explicit
Knowledge
(Organisasi)
Proses dan Hasil
Budaya Organisasi Pembelajar
Produk konsep atau
panduan, beserta revisinya.
Pengembangan dan penerbitan produk
pengetahuan sesuai momentum, atau untuk
mendorong momentum.
Pengembangan layanan yang sistematis,
dan peningkatan kualitas.
Mengamati daya kerja produk pengetahuan,
serta tanggapan dari pengguna.
Menarik tanggapan dari pengguna layanan.
--seringkali belu ada dorongan sejak
awal--
Tacit Knowledge Pemanfaatan produk
(Perorangan/
pengetahuan.
Masyarakat)
Cara pandang
(perorangan/bersama/masya
rakat)
--kontribusi pada visi/misi--
Pengembangan Budaya Organisasi
dalam Siklus SECI
Socialization
Externalization
Combination
Internalization
Berbagi Pengetahuan
Ubah tacit menjadi Eksplisit
Menggabungkan beberapa
pengetahuan eksplisit
Mengubah Ekspliisit
menjadi tacits
Kegiatan Formal
Rapat
yang mengakomo- Forum Berbagi
dasi
Refleksi
Budaya organisasi
yang dibangun
Budaya berbagi
• Menuliskan
pengetahuan
• Menuliskan hasil
pertemuan
• Menuliskan
Pengalaman
• Penyusunan Panduan
• Kolaborasi Penulisan
Proposal
Budaya menulis
• Budaya
mengembang-kan
pengetahuan
• Budaya bertukar
• Budaya eksplorasi
Presentasi
Negosiasi
Implementasi
Lapangan
Dll
(learning by doing)
Budaya berani
mencoba
Situasi Dasar dalam Pengembangan Budaya
Organisasi OMS untuk Pengelolaan Pengetahuan
Perorangan / Penerima
Manfaat
keorganisasian
Pengakuan dan Penghargaan
Ruang kebersamaan dan
peningkatan kapasitas
Keterbukaan kesempatan
Dukungan Sumberdaya
Organisasi
kelembagaan
Manusia
Makhluk Pribadi
Makhluk Sosial
Makhluk Pengetahuan
SESI DUA
MENGELOLA ARUS INFORMASI MELALUI
PENDEKATAN SISTEMIK
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
TENTANG SISTEM INFORMASI
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan,
dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga
menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling
terkait dan saling mendukung sehingga menjadi
suatu informasi yang berharga bagi yang
menerimanya.
KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Didasarkan pada :
Level Organisasi
Area Fungsional
Dukungan yang diberikan
Aktivitas Manajemen
Arsitektur Sistem Informasi
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN LEVEL ORGANISASI
• Sistem informasi departemen
Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)
• Sistem informasi perusahaan
(enterprise information system)
Contoh : sistem informasi perguruan
tinggi, sistem informasi sekolah, ERP
• Sistem informasi antarorganisasi
Contoh : eCommerce
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL
Ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang
berada pada bagian tertentu dalam organisasi
• Sistem Informasi Akuntansi (accounting
information system)
SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi
akuntansi (departemen/bagian Akuntansi), mencakup semua
transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam
organisasi
• Sistem Informasi Keuangan (finance
information system)
SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang
menyangkut keuangan organisasi. Misal : Cash Flow dan
informasi pembayaran
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN DUKUNGAN YANG
TERSEDIA
• Sistem Informasi Manajemen (management information
system atau MIS)
• Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system
atau OAS)
• Sistem Pendukung Keputusan (decission support system
atau DSS)
• Sistem Informasi Eksekutif (executive information
systematau EIS)
• Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau
ISS)
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AKTIVITAS MANAJEMEN
• Sistem Informasi Pengetahuan
• Sistem Informasi Operasional
• Sistem Informasi Manajerial
• Sistem Informasi Strategis
SISTEM INFORMASI BERDASARKAN ARSITEKTUR SISTEM
• Sistem berbasis mainframe
• Sistem komputer pribadi (PC) tunggal
• Sistem tersebar atau sistem komputasi
jaringan
METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
SDLC: Metodologi yang
digunakan untuk
menggambarkan proses
untuk membangun sistem
informasi , dimaksudkan
untuk mengembangkan
sistem informasi dalam cara
yang sangat disengaja,
terstruktur dan teratur,
mengulangi setiap tahap
siklus hidup.
LANSKAP TEKNOLOGI INFORMASI
& KOMUNIKASI
Applications
Access
Data Storage
Infrastructure
Facilities
“
Membangun Sistem Informasi
membutuhkan investasi dan kesiapan
budaya organisasi, sesuaikanlah
dengan kemampuan dan rencana
strategis organisasi
MARI KITA MENGENAL LEBIH JAUH
TENTANG WEBSITE SEBAGAI MEDIA
PUBLIKASI DAN DISEMINASI
INFORMASI & PENGETAHUAN
KERANGKA UTILISASI TIK
PERSPEKTIF TENTANG WEBSITE
WEBSITE ADALAH SEBUAH
BANGUNAN
SIKLUS KEHIDUPAN WEBSITE
KONDISI PEMUNGKIN
KERANGKA STRATEGI WEBSITE
“
if you fail to plan, you are plannning
to fail!
--Benjamin Franklin
“
when your website development was
finished, your website is just getting
started!
--Sugeng Wibowo
BERBAGI PENGALAMAN:
MENGELOLA DATA PROYEK DENGAN
CARA SEDERHANA
MENGELOLA DATA PROYEK
Teknologi Penyimpanan Data:
DROPBOX, BOX
Manfaat:
•
•
•
Kolaborasi Data dengan pihak Internal & Eksternal (Donor, Mitra,
dll)
Sinkronisasi Data dengan PC/Laptop & Mobile
Support Data Versioning
Tata Kelola:
Desain Folderisasi, Penamaan File, Pembagian Hak Akses,
Template
Proses Pendukung:
Internal Meeting, Evaluasi Per Kegiatan, Evaluasi Tahunan,
Evaluasi Keseluruhan
MENGELOLA DATA PROYEK
Tahapan Implementasi
1.
2.
3.
4.
5.
Desain folder menyesuaikan aturan/kebijakan dan workplan
Bangun kesepakatan penamaan file
Desain hak akses, siapa mengakses apa
Desain data pendukung yang harus ada di setiap kegiatan
Koordinasikan dengan pengguna lain
Proses Pendukung Pengelolaan Pengetahuan
1.
Evaluasi Per Kegiatan Pencatatan Pembelajaran Tiap kegiatan
2.
Evaluasi Keseluruhan Pembuatan dokumen Lesson Learned Pelaksanaan
Proyek secara keseluruhan
Kegiatan Pembuatan Produk Pengetahuan (contoh: menyusun modul
pelatihan)
3.
4.
Menyisipkan Kegiatan Membangun Produk Pengetahuan untuk Kebutuhan
Internal (Contoh: menyusun SOP penyelenggaraan training)
BERBAGI PENGALAMAN:
PENABULU BERTRANSFORMASI
DENGAN MENGELOLA PENGETAHUAN
ORGANISASI
2006: PENABULU.OR.ID
Menyajikan profil organisasi, kabar pelatihan dan artikel Fasa
Memulai, fokus ke Keuangan
2009: KEUANGANLSM.COM
Membangun Media Komunitas Pengelola Keuangan LSM dan Media
Literasi Keuangan LSM -- Penguatan Branding & Positioning di area
Keuangan LSM
2014: PENABULUALLIANCE.ORG
10 Website, 9 Unit Layanan, 8 Unit Pendukung, 4 Unit Kolaborasi Multi Fokus, Multi Layanan, Multi Produk – Re-Definition, ReVisioning
PEMBELAJARAN
• Tangkap, Ikat, Maknai, Namai,Distribusi
Pengetahuan Organisasi dengan Website
Website yang berbeda untuk setiap unit layanan, unit kerja dan unit kolaborasi
• Leadership adalah Kunci Utama Pengelolaan
Pengetahuan di Organisasi
Pemimpin yang mau belajar, turun tangan, memberikan contoh dan mengatur
strategi pengelolaan pengetahuan organisasi
SESI TIGA
MENGELOLA MUARA INGATAN
ORGANISASI
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
kejadian
kegiatan
fakta
Memulai Pengembangan dari Titik Keluar
pengetahuan
tacit per
individu
ARUS PENGALAMAN
proses
pengolahan
data
ARUS INFORMASI
ingatan
organisasi
MUARA
PENGETAHUAN
Merencanakan Aliran Pengalaman
Menjadi Pengetahuan
Hulu Pengetahuan
PENGALAMAN - INDIVIDU
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Merencanakan Produk Pengetahuan
Visi, Misi
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Muara Pengetahuan
PRODUK - ORGANISASI
Kebutuhan
Pengetahuan
Penguatan Internal
Organisasi
Strategi Merencanakan
Model Pengelolaan Pengetahuan
Strategi Tacit Knowledge
Integrasi dalam Program / Kegiatan
Strategi Konversi
Knowledge
Indentifikasi Sumber
Pengetahuan
Metode
Penyimpanan
Kebutuhan
Materi
Kegiatan
Pengolahan
Produk
Pengetahuan
SESI EMPAT
MENETAPKAN PRIORITAS STRATEGI DAN
TARGET JANGKA PENDEK
HARI KEDUA
M O D E L PENGELOLAAN
PENGETAHUAN ONL
MODEL PENETAPAN PRIORITAS
Visi, Misi
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Sangat Strategis
Lingkup Luas
Strategis
Lingkup Luas
Pengetahuan Taktis
Tematik
Isu
Capaian
Kebutuhan
Kepentingan
Strategis
Organisasi
Penerima Manfaat
Publik
Pengambil Kebijakan
TUGAS: MENENTUKAN PRODUL TAKTIS & STRATEGIS
Produk Taktis
Produk Strategis
Contoh: Modul, Website
Contoh: Buku, Website, Layanan, Program
1.
1.
2.
2.
3.
3.