Hubungan Pengelolaan Kearsipan Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Masalah

Dewasa ini informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan instansi pada dasarnya membutuhkan informasi oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administasi dan pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen di birokrasi. Dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat, maka tidak terlalu berlebihan apabila informasi menjadi suatu kekuatan dan sumber daya tersendiri ( Porter 1997:2 ).

Dalam menghadapi persaingan yang ketat didunia kerja ataupun bisnis maka akan selalu diambil keputusan-keputusan yang tepat, yang keputusan tersebut berdasarkan informasi yang diperoleh. Keterangan tersebut di atas menunjukkan pentingnya peranan informasi dalam pengambilan keputusan di suatu instansi. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang keberhasilan suatu organisasi adalah arsip oleh sebab itu suatu organisasi atau instansi perlu melakukan pegelolaan keaarsipan.

Pengelolaan kearsipan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk mencapai tujuan kearsipan, seperti tercantum dalam undang-undang NO 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk.

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e. Meninamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,budaya,pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu pengelolaan kearsipan. kearsipan mempunyai peranan penting dalam organisasi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Data yang berbentuk arsip diolah untuk digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan

keputusan sangat tergantung kepada kelengkapan,kecepatan,ketepatan informasi yang terekam dalam arsip.

Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Hal ini juga dialami oleh Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang bertugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pendidikan.

Untuk mendukung terlaksanya tugas dan funginya, Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Utara memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil pengamatan, sub bagian kepegawaian dan umum adalah sub bagian yang menangani masalah kearsipan lembaga, yaitu tempat dimana dilaksanakannya aktifitas surat menyurat dan ketatausahaan.

Bedasarkan pra penelitian melalui wawancara singkat dengan salah satu pegawai di bidang kepegawaian dan umum yaitu Ibu Dewi Aurora , kantor ini masih menemukan kendala yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanan, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, hilangnya arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, bertambahnya secara terus menerus arsip

kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Oleh karena itu arsip tidak dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga pikiran dan biaya.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik mengadakan penelitian dengan judul “ HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA”.

1.2 Rumusan Masalah

Menurut Winarno Surakhmad (1994: 34) “masalah adalah kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya”. Dengan demikian suatu masalah dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah terdapat hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara?

1.3 Tujuan Penelitian

Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapainya. Demikian pula dengan penelitian ini, penliti juga mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Sesuai dengan perumusan maslah tersebut diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk:

1. Mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara.

2. Mengetahui bagaimana pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan KebudayaanTapanuli Utara.

3. Mengetahui apakah ada hubungan anatara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara.

1.4 Manfaat Penelitian 2. Manfaat Teoritis

a. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengkaji lebih dalam tentang ilmu kearsipan.

b. Hasil penelitian ini dapat mengembangkan wawasan dibidang kearsipan.

3. Manfaat Praktis

a. Bagi penulis, menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan di bidang kearsipan yang sangat dibutuhkan di masa sekarang dan masa yang akan datang.

b. Bagi instansi, sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif dalam menunjang pencapaian tujuan.

1.5 Kerangka Teori

Kerangka teori merupakan model konseptual tentang bagaimana teori behubungan berbagai faktor yang didefenisikan sebagai masalah yang penting. Teori adalah konsep-konsep dan generalisasi hasil penelitian yang dapat dijadikan sebagai landasan teoritis untuk pelaksanak penelitian. Sebagai titik tolak atau landasan berfikir untuk memecahkan masalah, perlu adanya pedoman teoritis yang membantu. Untuk itu perlu disusun suatu kerangka teori yang memuat pokok-pokok pikiran yang mengambarkan dari sudut mana maslah tersebut disoroti. Berdasarkan rumusan diatas, peneliti mengemukakan berapa teori, pendapat ataupun gagasan yang akan dijadikan landasan berfikir dalam penelitian ini.

1.5.1Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya,

tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12)

1.5.2 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

1.5.3 Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37) Fungsi arsip menurut Undang-undang No.40 Tahun 2009 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif. c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

1.5.4 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

a. Nilai guna administrasi

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :

a. Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.

Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah

1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik

Karena kegunaan arsip yang sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap instansi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991: 30-32) sebagai berkut :

1. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

2. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana.

3. Murah/ekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah / ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan. 4. Tidak memakan tempat, Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,

bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

5. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

6. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup organisasi.

7. Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8. Dapat mencegah kerusakan, Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

1.5.6 Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto, 1997:32), yaitu :

1. Map

a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.

c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang wakrat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.

d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri / tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip

4.Filing Cabinet ( File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).

8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat. Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.

9. Rak Arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.

10. Mesin-mesin kantor

Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).

11. Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

1.5.7 Pengelolaan Kearsipan

Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksankan di berbagai instansi, menurut Martono (1994:37) pada umumnya terdiri atas pen

gurusan naskah dinas masuk,naskah dinas keluar, penemuan dan penyimpanan.

Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas : a. Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti

kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah (pimpinan) untuk didisposi.

b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengatur.

c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah

d. Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

Pengurusan Naskah Dinas Keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.

a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih, kuning dan merah.

2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.

3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode. b. Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.

1. Pengendali mempunyai tugas :

a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning pada penyimpanan.

2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

3. Pengirim mempunyai tugas : a. Mengirim surat pada alamat.

b. Menyampaikan konsep pada pengendali.

1.5.8 Penemuan Kembali Arsip

Cara Penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali berwarna putih. b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali berwarna

putih.

c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih. d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas melalui kartu

kendali berwarna hijau.

e. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali

1.5.9 Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan kartu tanda bukti peminjaman.

b. Peminjaman mengisi tanda bukti peminjaman rangkap tiga.

1. Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

2. Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam. 3. Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan.

c. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dari kepala unit kearsipan.

d. Peminjaman wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya dalam batas waktu yang ditentukan.

e. Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang ditentukan.

Menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap ini tahap terakhir dalam kearsipan.

1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan

Menurut Bazerman (2002) pengambilan keputusan adalah sebuah proses keputusan yang berpikir secara rasional dan akan mengarahkan pada hasil yang optimal dan memberikan akurasi terhadap nilai keputusan serta resiko terhadap keputusan. Pengambilan keputusan merupakan kunci kegiatan pimpinan. Kegiatan ini memainkan peranan terutama bila mananger melaksanakan fungsi perencanaan. Kualitas keputusan pimpinan akan menentukan efektivitas rencana yang disusun. Pengambilan keputusan tidak hanya dilakukn oleh pimpinan teratas, tetapi juga para pemimpin menengah dan lini pertama.

Pengambilan keputusan adalah suatu cara atau proses keputusan yang diambil dari berbagai alternatif yang berasal dari aspek kognitif sehingga akan menimbulkan dampak bagi setiap keputusan yang diambil serta memahami resiko dari keputusan yang diambil.

1.5.11 Proses Mengambil Keputusan

Proses pengambilan keputusan dilakukan melalui berbagai tahapan secara urut. Tahapan yang dimaksud menurut Siagian(1988:87) terdiri dari:

1. Mengidentifikasi masalah dan membuat defenisi

2. Mengumpulkan dan mengelola data sehingga tersedia informasi yang mutakhir, lengkap, dapat dipercaya

3. Mengidentifikasi berbagai alternatif yang mudah ditempuh

Menganalisa dan mengkaji setiap alternatif yang telah diidentifikasi untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan

4. Menjatuhkan pilihan pada satu alternatif yang tampaknya terbaik dalam arti mendatangkan manfaat paling besar, sesuai dengan asas maksimasi atau mengakibatkan kerugian yang paling kecil sesuai dengan asas manimasi

5. Melaksanakan keputusan yang diambil

6. Menilai apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan dan rencana atau tidak

Penjelasan mengenai tahapan pengambilan keputusan sebagai berikut: 1. Identifikasi dan defenisi masalah

Pemecahan masalah umumnya bermula dari adanya situasi yang tidak menguntungkan yang berperan sebagai suatu stimulus untuk bertindak. Kondisi demikian harus dicermati oleh pimpinan. Dengan pengidentifikasian dan pendefenisian prolematika pengambilan keputusan akan dapat menggunakan teori ilmiah dengan berbagai ragam paradigma., teknik tertentu digabung dengan kreativitas, inovasi, intuisi dan hasil pemikiran yang objektif, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. Dengan teridentifikasinya masalah maka pihak pimpinan telah mengetahui masalah riil yang dihadapi untuk mencapai tujuan organisasi, hal ini dapat digunakan sebagai acuan untuk pengumpulan informasi dan pembuatan alternatif pemecahannya.

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi

Untuk pengambilan keputusan yang tepat diperlukan informasi. Pada tahap ini pimpinan akan berusaha mencari informasi yang relevan dengan permasalahan yang dihadapi informasi tersebut paling tidak memiliki lima persyaratan yakni “ mutakhir, lengkap, dapat dipercaya bersumber dari data yang diolah dengan baik

dan disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami. Persyaratan terakhir yakni informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami tentu saja informasi yang diperoleh sudah melalui proses pengolahan pengolahan data bisa dilakukan dengan batuan orang lain.

3. Pencarian Alternatif

Setelah informasi yang dibutuhkan terkumpul selanjutnya pengambilan keputusan akan mencari alternatif pemecahan masalah. Pencarian alternatif tidakcterlepas dengan kajian terhadap informasi yang diterima melalui analisis. Tidak ada ketentuan mutlak berapa jumlah alternatif yang dibuat sebagai upaya pemecahan masalah.

4. Pengkajian Berbagai Alternatif

Pengkajian alternatif merupakan titik rawan dalam pengambilan keputusan, karena pada tahap pengambilan keputusan kejeliannya sangat diperlukan untuk mengetahui kelebihan dan keterbatasan setiap alternatif yang telah dibuat.

5. Penentuan Pilihan atas Alternatif

Dari alternatif yang telah dikaji kelebihan dan keterbatasannya, pengambilan keputusan selanjutnya harus menjatuhkan pilihan pada alternatif yang terbaik. Ada beberapa pertimbangan dalam memilih alternatf yakni:

a. Mendatangkan manfaat yang besar bagi organisasi

b. Mengakibatkan kerugian yang paling kecil bagi organisasi c. Masalah baru yang ditimbulkan sedikit

d. Dikaji dengan teknik dan metode ilmiah

e. Memperhitungkan faktor subjektifitas meskipun tidak bisa dihilangkan secara keseluruhan

6. Pelaksanaan Keputusan

Tepat tidaknya pilihan/keputusan yang telah diambil akan teruji dalam pelaksanaannya. Apabila hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan baik dalam arti mendatangkan manfaat maksimal dan kerugian minimal, maka pilihan/keputusan itu dapat dikatakan tepat. Pelaksanaan keputusan tidak terlepas dari berbagai sumber daya dan fungsi manajemen. Yang penting pengambilan keputusan mau belajar dari pengalamannya agar kemampuan mengambil keputusan semakin meningkat kualitasnya.

7. Penilaian

Pada tahap terakhir pengambilan keputusan berupaya untuk membandingkan antara hasil yang ingin dicapai berdasarkan standar dan kriteria yang telah ditetapkan pada program kerja. Pada hakekatnya tahapan penilaian ini bermanfaat untuk mengetahui ada tidaknya kesenjangan yang diakibatkan oleh tindakan operasional keputusan. Keputusan pada hakekatnya tidak cukup hanya dibuat tetapi juga haus direalisasi dengan berbagai kegitan dan pada akhirnya keputusan perlu untuk dievaluasi tingkat keberhasilannya.

Menurut Bazerman (2002) terdapat 6 proses dalam mengambil keputusan: 1. Mendefinisikan masalah (define the problem)

Individu harus mengetahui dan memahami masalah yang sedang dihadapi agar tidak terjadi kesalahan dalam memecahkannya. Individu harus mendefinisikan masalah dengan berfokus pada pencarian solusi masalah, mendiagnosa masalah dengan melihat gejalanya. Dalam hubungannya dengan pemilihan jurusan,

individu harus mengetahui bahwa masalah yang saat ini dihadapi oleh murid kelas XII adalah saat-saat untuk memilih jurusan untuk melanjutkan studi.

2. Identifikasi kriteria (identify the criteria)

Dalam membuat keputusan harus memikirkan beberapa kriteria untuk memilih keputusan tersebut. Seperti dalam memilih jurusan individu perlu membuat kriteria dalam memilih jurusan seperti biaya kuliah, fasilitas di jurusan atau ketersediaan lapangan kerja. Kriteria ini harus dibuat secara rasional agar kriteria yang didapat relevan dengan kenyataan.

3. Menimbang kriteria (weight the criteria)

Perbedaan kriteria akan sangat penting dalam membuat keputusan. Individu harus mengetahui kriteria yang cocok setiap pengambilan alternatif yang ingin dipilih walaupun terdapat pro dan kontra dalam menimbang kriteria. Dalam hubungannya dengan pemilihan jurusan adalah individu perlu menimbang kriteria yang telah dibuat dan kriteria perlu disesuaikan dengan pemikiran rasional dan nilai dari kriteria, seperti individu sudah memiliki kriteria dan lebih membutuhkan kriteria ingin jurusan yang memiliki banyak lapangan pekerjaan atau jurusan yang sesuai dengan minat.

4. Membuat alternatif (generate alternatives)

Individu harus mengidentifikasi beberapa alternatif pilihan dari kriteria yang telah dibuat. Pada tahap ini akan dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk melihat alternatif dan berusaha untuk membuat keputusan yang efektif. Hubungannya dengan pengambilan keputusan adalah individu mulai membuat pilihan alternatif

dari kriteria yang telah dibuat, dicocokkan dengan jurusan yang hampir sesuai dengan kriteria yang ada dan berusaha untuk memlih jurusan yang efektif.

5. Memberi nilai pada setiap alternatif dan kriteria (rate each alternative on each criterion)

Tahap ini individu perlu melihat pilihan alternatif dapat sesuai dengan kriteria yang telah dibuat atau tidak. Hal ini merupakan tahap paling sulit bagi individu karena berpengaruh pada masa depannya. Individu perlu menilai setiap alternatif dan kriteria secara rasional sehingga dapat mengetahui konsekuensi setiap alternatif yang ada. Hubungannya dengan pemilihan jurusan adalah pilihan alternatif jurusan diusahakan hampir sama dengan kriteria yang telah dibuat. Individu perlu menilai setiap alternatif, kriteria secara rasional dan mengetahui konsekuensi dari setiap pilihan jurusan yang ada.

6. Menghitung keputusan yang optimal (compute the optimal decision) Setelah individu melewati lima tahap sebelumnya, dalam tahap ini individu perlu menghitung keputusan yang optimal dengan cara menghitung nilai pada kriteria ditambahkan alternatif yang cocok dengan kriteria dan pada akhirnya dapat memilih alternatif yang sesuai dengan kriteria dan menghasilkan keputusan yang optimal. Hubungannya dengan pilihan jurusan adalah setelah individu menghitung kriteria jurusan yang diinginkan dan alternatif jurusan yang telah dipilih. Pada akhirnya individu dapat memilih jurusan sesuai dengan penghitungan yang tertinggi.

Dari keenam tahapan ini dapat menjadi cara-cara untuk mengambil keputusan. Keputusan ini akan dapat berkembang jika individu sering menghadapi

tantangan untuk membuat keputusan, jadi individu akan semakin berwaspada setiap keputusan yang akan diambil.

1.5.12 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Dalam pengambilan keputusan terdapat faktor-faktor yng mempengaruhi antara lain:

1. Kepribadian si pembuat keputusan. 2. Sifat masalah yang dihadapi.

3. Pandangan dan pengetahuan faktual pembuat keputusan tentang masalah yang dihadapi.

4. Kondisi institusional.

5. Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan meliputi faktor dari dalam dan faktor dari luar. Faktor dari dalam terdiri dari kemampuan kognitif,emoso,bakat atau intelegasi,kesanggupan,sikap,kepribadian,prestasi,pengenalan atas diri sendiri, dan minat. Sedangkan faktor dari luar terdiri atas keluarga,teman sebaya,ekonomi,pengalaman pendidikan, dan kekurangan atau cacat tubuh. Berkaitan dengan penelitian ini maka faktor pandangan dan pengetahuan faktual pembuat keputusan tentang masalah yang dihadapi juga mempengaruhi efektivitas pengambilan keputusan.

Dalam mengambil keputusan, setiap individu akan mempunyai cara sendiri dan berbeda dari individu lain untuk menyelesikan suatu masalah yang sama karena setiap individu memiliki kemampuan yang berbeda dari individu lain.

Aspek-aspek pengambilan keputusan tersebut yaitu:

1. Aspek pertimbangan, pada aspek ini seseorang akan dihadapkan pada beberapa alternatif-alternatif pemecahan maslah yang nantinya mereka diharuskan untuk membandingkan alternatif tersebut, baik kekurangan ataupun kelebihannya dengan melibatkan pencarian informasi, kemudian menentukan alternatif mana yang paling cocok dengan situasi yang dihadapi.

2. Aspek keberanian, setelah mereka menentukan alternatif pemecahan masalah yang dipilih, pada tahap ini dibutuhkan keberanian untuk mengungkapkan pendapat ataupun pilihan yang telah dibuat.

3. Tanggung jawab, hasil dari suatu keputusan yang telah dibuat seseorang harus dapat dipertanggung jawabkan baik itu bagi dirinya sendiri atau bagi orang lain yang terkait dengan keputusan tersebut.

1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik

Keberhasilan seorang pemimpin bisa dilihat dari kemampuan dalam mengambil keputusan yang logis,rasional,berdasarkan daya pikir yang kreatif dan inovatif dan memanfaatkan pengalaman. Dengan demikian keputusan yang diambil diharapkan merupakan keputusan yang baik. Keputusan yang baik memiliki persyaratan, menurut Syamsi (1995: 19) sebagai berikut.

1. Keputusan yang dibuat baik yang bersifat strategis,taktis maupun operasional harus berkaitan langsung dengan tujuan dan sebagai sasaran yang hendak dicapai.

2. Keputusan yang dibuat harus memenuhi persyaratan rasional dan logika yang berarti menuntut pendekatan ilmiah berdasarkan berbagai teori dan asas yang telah berhasil dikembangkan para ahli.

3. Keputusan yang diambil dengan menggunakan pendekatan ilmiah digabung dengan daya pikir yang kreatif,inovatif.

4. Keputusan yang diambil harus dilaksanakan.

5. Keputusan yang diambil harus diterima dan dipahami baik oleh kelompok pimpinan yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam melaksanakn keputusan itu maupun oleh para pelaksana kegiatan operasional

1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan

Pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada suatu kantor pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan . Arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat Sehingga pegawai tidak perlu berlama-lama untuk mencari arsip yang dibutuhkannya. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat.

Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan memudahkan pemipin dalam mengambil keputusan. Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan kearsipan merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan pengambilan keputusan Sedarmayanti (2003: 17).

1.3 Hipotesis

Menurut Sugiono (2005:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah peneliti telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pernyataan.

Adapun hipotesis yang penulis kemukakan adalah “ada hubungan yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap pengambilan keputusan”.

1.7 Defenisi Konsep

1. Kearsipan adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.

2. Pengelolaan kearsipan adalah suatu kegiatan yang meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali,

peminjaman dan penyusutan dari surat-surat/berkas-berkas/disket/mikrofilm/rekaman.

3. Pengambilan keputusan adalah memilih berbagai alternatif yang ada untuk pemecahan suatu masalah yang tepat sesuai dengan konteks kebutuhan atau tujuan.

1.8 Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut (Singarimbun, 2006:46).

Adapun yang menjadi defenisi operasional dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan Kearsipan sebagai variabel bebas (x), dengan indikator sebagai berikut :

A. Penerimaan Arsip, diukur dari : 1. Menerima naskah dinas secara rutin.

2. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima. 3. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

4. Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas.

B. Pengarahan Arsip, diukur dari : 1. Menentukan naskah dinas penting/biasa.

2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas.

C. Pencatatan Arsip, diukur dari : 1. Mencatat surat masuk dan surat keluar. 2. Sarana dan prasarana kearsipan.

D. Pengurusan Arsip, diukur dari :

1. Memberikan kartu kendali pada surat penting.

2. Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode.

3. Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

E. Penyimpanan Arsip, diukur dari :

1. Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip. 2. Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau.

F. Penemuan Kembali Arsip, diukur dari : 1. Ketepatan menemukan arsip di rak katalog.

2. Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan.

G. Peminjaman Arsip, diukur dari : 1. Menggunakan prosedur tertentu.

2. Menbuat tanda bukti peminjaman bagi instansi lain. 3. Jangka waktu peminjaman arsip.

4. Sanksi bagi peminjam yang terlambat mengembalikan arsip. H. Penyusutan/Pemusnahan Arsip, diukur dari :

1. Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip.

2.Pengambilan keputusan sebagai variabel terikat (y) , dengan indikator sebagai berikut :

Proses Pengambilan Keputusan 1. Identifikasi dan defenisi masalah

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi 3. Pencarian alternatif

4. Pengkajian berbagai alternatif 5. Penentuan pilihan atas alternatif 6. Pelaksanaan Keputusan

7. Penilaian

BAB II

METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini adalah penelitian analisa kuantitatif, dengan maksud untuk mencari pengaruh antara variabel independen dengan variabel dependen. Dengan metode kuantitatif akan diperoleh signifikasi perbedaan kelompok atau signifikasi hubungan antar variabel yang diteliti. Dengan demikian, data yang dibutuhkan merupakan data mengenai pengelolaan kearsipan dan pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara.

2.2. Lokasi Penelitian

Salah satu sumber data yang paling penting adalah lokasi penelitian yang meliputi ruang dan tempat penelitian diadakan. Tempat yang menjadi sumber data

Dalam mengambil keputusan, setiap individu akan mempunyai cara sendiri dan berbeda dari individu lain untuk menyelesikan suatu masalah yang sama karena setiap individu memiliki kemampuan yang berbeda dari individu lain.

Aspek-aspek pengambilan keputusan tersebut yaitu:

1. Aspek pertimbangan, pada aspek ini seseorang akan dihadapkan pada beberapa alternatif-alternatif pemecahan maslah yang nantinya mereka diharuskan untuk membandingkan alternatif tersebut, baik kekurangan ataupun kelebihannya dengan melibatkan pencarian informasi, kemudian menentukan alternatif mana yang paling cocok dengan situasi yang dihadapi.

2. Aspek keberanian, setelah mereka menentukan alternatif pemecahan masalah yang dipilih, pada tahap ini dibutuhkan keberanian untuk mengungkapkan pendapat ataupun pilihan yang telah dibuat.

3. Tanggung jawab, hasil dari suatu keputusan yang telah dibuat seseorang harus dapat dipertanggung jawabkan baik itu bagi dirinya sendiri atau bagi orang lain yang terkait dengan keputusan tersebut.

1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik

Keberhasilan seorang pemimpin bisa dilihat dari kemampuan dalam mengambil keputusan yang logis,rasional,berdasarkan daya pikir yang kreatif dan inovatif dan memanfaatkan pengalaman. Dengan demikian keputusan yang diambil diharapkan merupakan keputusan yang baik. Keputusan yang baik memiliki persyaratan, menurut Syamsi (1995: 19) sebagai berikut.

1. Keputusan yang dibuat baik yang bersifat strategis,taktis maupun operasional harus berkaitan langsung dengan tujuan dan sebagai sasaran yang hendak dicapai.

2. Keputusan yang dibuat harus memenuhi persyaratan rasional dan logika yang berarti menuntut pendekatan ilmiah berdasarkan berbagai teori dan asas yang telah berhasil dikembangkan para ahli.

3. Keputusan yang diambil dengan menggunakan pendekatan ilmiah digabung dengan daya pikir yang kreatif,inovatif.

4. Keputusan yang diambil harus dilaksanakan.

5. Keputusan yang diambil harus diterima dan dipahami baik oleh kelompok pimpinan yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam melaksanakn keputusan itu maupun oleh para pelaksana kegiatan operasional

1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan

Pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada suatu kantor pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan . Arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat Sehingga pegawai tidak perlu berlama-lama untuk mencari arsip yang dibutuhkannya. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat.

Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan memudahkan pemipin dalam mengambil keputusan. Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan kearsipan merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan pengambilan keputusan Sedarmayanti (2003: 17).

1.3Hipotesis

Menurut Sugiono (2005:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah peneliti telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pernyataan.

Adapun hipotesis yang penulis kemukakan adalah “ada hubungan yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap pengambilan keputusan”.

1.7 Defenisi Konsep

1. Kearsipan adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.

2. Pengelolaan kearsipan adalah suatu kegiatan yang meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali,

peminjaman dan penyusutan dari surat-surat/berkas-berkas/disket/mikrofilm/rekaman.

3. Pengambilan keputusan adalah memilih berbagai alternatif yang ada untuk pemecahan suatu masalah yang tepat sesuai dengan konteks kebutuhan atau tujuan.

1.8Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut (Singarimbun, 2006:46).

Adapun yang menjadi defenisi operasional dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan Kearsipan sebagai variabel bebas (x), dengan indikator

sebagai berikut :

A.Penerimaan Arsip, diukur dari :

1. Menerima naskah dinas secara rutin.

2. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima. 3. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

4. Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas.

B. Pengarahan Arsip, diukur dari : 1. Menentukan naskah dinas penting/biasa.

2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas.

C. Pencatatan Arsip, diukur dari : 1. Mencatat surat masuk dan surat keluar. 2. Sarana dan prasarana kearsipan.

D. Pengurusan Arsip, diukur dari :

1. Memberikan kartu kendali pada surat penting.

2. Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode.

3. Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

E. Penyimpanan Arsip, diukur dari :

1. Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip. 2. Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau.

F. Penemuan Kembali Arsip, diukur dari : 1. Ketepatan menemukan arsip di rak katalog.

2. Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan.

G. Peminjaman Arsip, diukur dari : 1. Menggunakan prosedur tertentu.

2. Menbuat tanda bukti peminjaman bagi instansi lain. 3. Jangka waktu peminjaman arsip.

4. Sanksi bagi peminjam yang terlambat mengembalikan arsip. H. Penyusutan/Pemusnahan Arsip, diukur dari :

1. Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip.

2.Pengambilan keputusan sebagai variabel terikat (y) , dengan indikator sebagai berikut :

Proses Pengambilan Keputusan 1. Identifikasi dan defenisi masalah

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi 3. Pencarian alternatif

4. Pengkajian berbagai alternatif 5. Penentuan pilihan atas alternatif 6. Pelaksanaan Keputusan

7. Penilaian

BAB II

METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini adalah penelitian analisa kuantitatif, dengan maksud untuk mencari pengaruh antara variabel independen dengan variabel dependen. Dengan metode kuantitatif akan diperoleh signifikasi perbedaan kelompok atau signifikasi hubungan antar variabel yang diteliti. Dengan demikian, data yang dibutuhkan merupakan data mengenai pengelolaan kearsipan dan pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara.

2.2. Lokasi Penelitian

Salah satu sumber data yang paling penting adalah lokasi penelitian yang meliputi ruang dan tempat penelitian diadakan. Tempat yang menjadi sumber data