Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa
PENGANTAR
0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa
1. Modul Pelatihan
Pengadaan Barang/ Jasa
Pemerintah
Pem erint ah
2. Modul Penyusunan Spesifikasi dan
Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi disusun berdasarkan hasil analisis
HPS
kompetensi jabatan kerja yang melibatkan para ahli yang mempunyai
3. Tuj uan
pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis. Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor pengadaan barang dan jasa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan.
Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia-Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (SKKNI- PBJP). SKKNI-PBJP ini menggambarkan tingkat kemampuan melaksanakan ( Skill), kemampuan memahami dan menganalisa (Knowledge) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas ( Attitude) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi (KPBK) Penyusunan Spesifikasi dan HPS.
Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan kemampuan bagi anggot a PA/ KPA dan anggot a PPK dalam melakukan proses penyusunan spesifikasi dan HPS termasuk pengetahuan mengenai aturan yang berlaku dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.
v 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Spesifikasi Dan HPS Judul Modul Pelatihan
Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP
0.2. MODUL PENYUSUNAN SPESI FI KASI DAN 1. Modul Pelatihan
Pengadaan Barang/ Jasa
HPS Pem erint ah
2. Modul Penyusunan Spesifiaksi dan
Modul ini disusun berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Khusus
HPS
Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah dengan Kode Unit PP.02 tentang
3. Tuj uan
Menyusun Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa serta PP.03 tentang Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pemilihan Penyedia Barang/ Jasa.
Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan Penyusunan Spesifikasi dan HPS Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah.
Gambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS
Modul ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimulai dengan Pengantar yang menjelaskan lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS, diikuti dengan Pendahuluan, Menyusun Spesifikasi, Perencanaan Pasokan dan Penyusunan Spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan dan Menyusun HPS. Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3.
888 vi
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS
1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/ Jasa
0.3. TUJUAN
Pem erint ah
Perumusan tujuan pelatihan mengacu kepada pencapaian minimal
2. Modul Penyusunan
kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : Dalam
Spesifiaksi dan HPS
kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas (Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh
3. Tuj uan
variabel-variabel tingkat produktivitas tenaga kerja dan latar belakang/ tingkat/ mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/ lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.
a. Tujuan Umum
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu melaksanakan penyusunan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan mengikuti pengertian dasar & peraturan, penyusunan proses spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan (TBK) dan Metode Penyusunan HPS.
b. Tujuan Khusus
Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan terdahulu tentang beberapa alternatif penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu :
vii 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
Modul Spesifikasi Dan HPS Judul Modul Pelatihan
1. Dapat mengidentifikasi landasan hukum, pengertian spesifikasi dan HPS, pengadaan internasional dan hal dasar lain yang terkait.
2. Dapat melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi barang/ j asa, penggunaan st andar int ernal dan ekst ernal, penentuan spesifikasi jumlah, waktu dan tingkat pelayanan.
3. Dapat melakukan perencanaan pasokan dan penyusunan spesifikasi sesuai dengan analisa pasar, prioritas dan fokus pada tipe.
4. Dapat melakukan perhitungan manfaat suatu barang dengan menggunakan metode Total Biaya Kepemilikan.
5. Dapat menghit ung t eknik perkiraan biaya sebagai dasar penyusunan HPS.
6. Dapat melakukan penentuan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan latihan kelompok.
888 viii
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Sist em at ika
1.1. Sistematika Penulisan Modul
Penulisan Modul
Peran Spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam mendorong
1.2. Pengert ian Spesifikasi
pencapaian Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/ Jasa (efisien, efektif,
dan HPS
transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat menentukan. Dalam
1.3. Landasan
banyak hal, spesifikasi dan HPS juga berperan penting dalam membantu
Hukum Spesifikasi
promosi dan mendorong penggunaan produk I ndonesia.
dan HPS 1.4. Hubungan
Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan mampu
Tot al Biaya
Kepemilikan dengan HPS
menghasilkan barang/ jasa yang tepat dalam jumlah, mutu, harga, waktu, lokasi dan dapat dipertanggungjawabkan. Maka, Pejabat Pembuat
1.5. Pengadaan I nt ernasional
Komitmen (PPK) tidak hanya dituntut untuk mampu ( competence), tetapi juga tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku ( com- pliance).
Perkembangan dunia bisnis akhir-akhir ini menunjukkan bahwa membeli barang/ jasa dengan berpedoman yang paling murah belum tentu efisien, bila kemudian terbukti biaya operasi dan pemeliharaan barang/ jasa tersebut sangat tinggi. Atas dasar itu, dalam modul ini ditambahkan pemahaman akan prinsip dasar Total Biaya Kepemilikan.
Penyusunan modul Spesifikasi dan HPS dilakukan melalui pendekatan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS
1 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
Untuk mencapai pengadaan barang/ jasa yang efisien, efektif, dan akuntabel diperlukan Spesifikasi dan HPS yang memiliki karakteristik tertentu.
Spesifikasi barang/ jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu : tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi.
Tepat jumlah artinya barang/ jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.
Tepat mutu artinya mutu barang/ jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/ jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai.
Tepat w aktu artinya kedatangan barang/ jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.
Tepat lokasi artinya barang/ jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/ jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna)
tidak tercapai. Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan
kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan pada pendekatan di atas, disusunlah alat analisa seperti terlihat pada tabel di
bawah ini :
KERANGKA PI KI R
DESKRI PSI
ALAT
Tepat Jumlah
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang
Tepat Mutu
Spesifikasi Teknik , Spesifikasi Komposisi ,
Spesifikasi Fungsi dan Kinerja , Sample
Tepat Waktu
Supply Positioning Model
Tepat Lokasi
I ncoterm
Wajar Sample
Analisis Pasar
Wajar Metoda Pelaksanaan
Economic Order Quatity
Wajar Harga
Total Biaya Kepemilikan Overhead dan Keuntungan Perpajakan
Tabel 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
Alat analisa di atas yang dibahas dalam bab selanjutnya. Khusus untuk ketentuan umum spesifikasi dan HPS, serta incoterm, dibahas langsung pada bab satu.
1.1. Sist em at ika
1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS
Penulisan Modul
Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/ jasa, yang dapat
1.2. Pengert ian Spesifikasi
memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/ jasa yang
dan HPS
dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan
1.3. Landasan
adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/ jasa tersebut, maka
Hukum Spesifikasi
kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/ jasa
dan HPS
tersebut telah terpenuhi.
1.4. Hubungan Tot al Biaya Kepemilikan dengan HPS
Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/ jasa
1.5. Pengadaan I nt ernasional
t ersebut dalam pandangan pengguna barang/ j asa t ersebut . Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak.
Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/ pemiliknya.
Contoh di atas merupakan contoh yang salah, karena hanya memenuhi keinginan pribadi Pengguna Barang/ Jasa, bukan keinginan organisasi. Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/ jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/ jasa tersebut.
Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri ( HPS) , merupakan seni memperkirakan kemungkinan besarnya biaya atas pengadaan barang/ jasa sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa, dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan .
Fungsi HPS
Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya
3 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/ jasa lainnya dan pengadaan konsultansi yang menggunakan metode Pagu Anggaran; dan
Jaminan penawaran diberikan penyedia barang/ pekerjaan konstruksi/jasa lainnya pada saat memasukkan penawaran yang besarnya antara 1% (satu perseratus) hingga 3% (tiga perseratus) dari total HPS.
Dasar untuk menetapkan besarnya nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS.
Besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah : o Untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% sampai dengan
100% dari nilai total HPS, jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai Kontrak; atau
o Untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% dari nilai
total HPS, besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai total HPS.
1.1. Sist em at ika Penulisan
HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya kerugian
Modul
negara.
1.2. Pengert ian Spesifikasi
1.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS dan HPS
1.3. Landasan Hukum
Ketentuan umum yang mengatur spesifikasi dan HPS telah diatur dalam
Spesifikasi dan HPS
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, yang ringkasannya dapat
1.4. Hubungan
dilihat pada tabel di bawah ini :
Tot al Biaya Kepemilikan dengan HPS
PELAKSANA
Pengguna
Pejabat Pembuat
PPK, ULP,
1.5. Pengadaan JENI S KEGI ATAN
KEGI ATAN
Anggaran ( PA)
Komitmen ( PPK)
Tim Teknis
Rencana Umum
Rencana
Kaji Ulang
I nt ernasional
Pengadaan
Pelaksanaan Pengadaan
HASI L KEGI ATAN
Rencana Anggaran Spesifikasi
Kerangka Acuan
Rancangan
Pemaketan
Kerja (Spesifikasi)
Kontrak
Pekerjaan
Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS
Rencana Umum Pengadaan Barang/ Jasa 1)
Pengguna Anggaran (PA) bertugas menyusun Rencana Umum Pengadaan
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
Barang/ Jasa; yang di dalamnya memuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). Di dalam KAK tersebut akan tertuang spesifikasi teknis barang/ jasa yang akan diadakan
dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan termasuk kewajiban pajak yang harus dibebankan pada kegiatan tersebut.
Rencana Pelaksanaan Pengadaaan Barang/ Jasa 2)
Berdasarkan rencana umum pengadaan di atas, PPK menyusun dan menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang meliputi:
Spesifikasi teknis barang/ jasa;
Harga Perkiraan Sendiri; dan
Rancangan Kontrak.
Usulan Perubahan 3)
Dalam hal diperlukan ULP/ Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan kepada PPK:
Perubahan HPS; dan/ atau
Perubahan spesifikasi teknis pekerjaan.
Wew enang Penyusunan, Penetapan dan dan Pengumuman HPS 4)
PPK menetapkan HPS barang/ jasa kecuali untuk kontes/ sayembara.
ULP/ Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK.
Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia.
HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran
TOPI K DI SKUSI
Apakah perbedaan antara Biaya dari RUP dengan Biaya pada HPS ? Peran Spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar Pengadaan. Peran Spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 11 Ayat 1
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 17
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66
5 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS
Total Biaya Kepemilikan (total cost of ownership) adalah seni untuk melakukan perkiraan biaya suatu barang/ jasa yang meliputi biaya pemilikan (total cost of acquisition) dan biaya operasi (operating costs) Yang dimaksud dengan biaya pemilikan (total cost of acquisition) adalah biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang/ jasa (initial cost) dan biaya depresiasi. Biaya perolehan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelatihan penggunaan suatu
1.1. Sist em at ika Penulisan
barang/ jasa. Sedangkan biaya operasi (operating costs) merupakan biaya
Modul
operasi dan biaya pemeliharaan.
1.2. Pengert ian Spesifikasi
Untuk HPS, perhitungan biaya sampai dengan biaya perolehan (biaya dan HPS yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan
1.3. Landasan Hukum
pelat ihan penggunaan) dan t idak t er m asuk biaya Oper asi dan
Spesifikasi dan HPS
Pemeliharaan.
1.4. Hubungan Tot al Biaya
Analisa total biaya kepemilikan (total cost of ownership) sangat cocok
Kepemilikan dengan HPS
digunakan untuk analisa pemilihan pemasok pada pengadaan barang/
1.5. Pengadaan
jasa yang bersifat investasi.
I nt ernasional
TOPI K DI SKUSI
Apakah perbedaan antara biaya dari RUP dengan biaya pada HPS? TOPI K DI SKUSI
Peran spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar Jenis pengadaan apa saja yang cocok menggunakan pendekatan TBK Pengadaan. Apakah Perpres 54 Tahun 2010 mengatur tentang hal ini ? Peran spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.
1.5. Pengadaan I nternasional
Pengadaan internasional adalah rangkaian kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara tertentu, yang transaksinya melintasi batas negara (secara internasional). Sebagai contoh; perusahaan dari I ndone- sia menjual barang kepada perusahaan di Singapura atau sebaliknya perusahaan dari Singapura menjual barang kepada perusahaan di I ndo- nesia.
LKPP L LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
Pengadaan internasional sebenarnya telah banyak dilakukan, karena perdagangan internasional yang telah berlangsung selama ini pada dasarnya telah dilaksanakan melalui proses yang dikenal dengan cara
I nternational Competitive Bidding (I CB).
Pengadaan internasional digunakan pula untuk pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah yang sebagian atau keseluruhannya dibiayai dengan dana pinjaman/ hibah luar negeri seperti dana dari Bank Dunia (I BRD), Bank Pembangunan Asia (ADB) dan sebagainya.
Pertimbangan yang umum digunakan sebagai dasar atau alasan mengapa mesti membeli barang atau jasa dari luar negeri adalah karena faktor-faktor berikut :
Kualitas;
Ketepatan waktu;
Biaya;
Teknologi baru;
Memperluas basis pasokan;
Pertukaran perdagangan ( counter trade).
Faktor yang mendorong kecenderungan pengadaan internasional tersebut antara lain adanya :
Kerjasama dan kemitraan dalam pemasokan barang;
Globalisasi perdagangan;
Pengadaan yang berwawasan lingkungan;
Pengukuran kemampuan atau kinerja;
Piranti lunak dalam bidang tata hubungan dengan nasabah;
Pengendalian dan pelaksanaan yang terbaik;
Pengelolaan inventarisasi barang sebagai keuntungan strategis dan bukan semata-mata sebagai pusat pembiayaan.
Lembaga dan peraturan yang biasa muncul dalam perdagangan international adalah :
a. Organisasi Perdagangan Dunia ( World Trade Organisation, WTO) adalah satu-satunya organisasi internasional yang mempunyai tugas merumuskan hukum perdagangan internasional.
b. Kamar Dagang I nternasional ( I nternational Chamber of Commersial, I CC), yang menyusun dan menerbitkan I NCOTERMS (
I nternational Commercial Terms). I ncoterms terdiri dari berbagai bidang, yang paling dikenal adalah
7 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
EXW (Ex Works), FOB (Free on Board), CI F (Cost, I nsurance and Freight), DDU (Delivery Duty Unpaid), dan CPT (Carriage Paid To).
c. Komisi PBB untuk Hukum Perdagangan I nternasional ( United Nations Commission on I nternational Trade Law / UNCI TRAL). UNCI TRAL diberi tugas oleh Majelis Umum untuk mengembangkan penyelarasan dan penyeragaman secara progresif atas hukum perdagangan internasional. Dengan menjadi anggota WTO maka kasus-kasus sengketa antara perusahaan dagang di Indonesia dengan perusahaan dagang asing dapat diselesaikan berdasarkan hukum yang direkomendasikan oleh UNCI TRAL.
Beberapa term dari I nternational Commercial Terms (I ncoterms 2000) yang berdampak pada biaya pengadaan barang/ jasa adalah :
a. Ex Works ( EXW) : penyerahan barang di gudang penjual. Memperhitungkan semua biaya yang timbul atas perpindahan barang dari gudang penjual sampai
gudang pembeli : Harga barang;
Biaya pengangkutan dan bongkar muat mulai dari pintu gudang penjual, ke
pelabuhan, sampai ke gudang pembeli; Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document
serta bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.
b. Free Carrier ( FCA) , hampir sama dengan Ex Works hanya tempat penyerahan barang di gudang pengangkut biaya yang harus diperhitungkan : Harga barang; Biaya bongkar muat mulai dari tempat yang disepakati, pengangkutan ke
pelabuhan, pengangkutan sampai ke gudang pembeli; Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping document
serta bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.
c. Free Alongside Ship ( FAS) : barang diterima pembeli di samping kapal di dermaga pelabuhan muat. Biaya yang harus diperhitungkan : Harga barang; Biaya pemuatan ke dalam kapal, pengangkutan dan bongkar muat mulai
dari kapal sampai ke gudang pembeli;
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
• Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping
document serta bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
d. Free on Board ( FOB) : penyerahan barang dilakukan di atas kapal pengangkut. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya pengangkutan dari pelabuhan muat, bongkar muat di
pelabuhan tujuan, pengangkutan dan bongkar muat sampai ke gudang pembeli;
• Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping
document serta bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
e. Cost and Fright ( CFR) : barang diterima di pelabuhan tujuan. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar
muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor).
f. Cost, I nsurance and Freight ( CI F) : sama dengan CFR kecuali tidak ada kewajiban membayar premi asuransi. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar
muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
g. Carriage Paid To ( CPT) : hampir sama dengan CFR kecuali dalam pengurusan formalitas ekspor dilakukan oleh pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar
muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Biaya formalitas ekspor (biaya pengeluaran barang dari pelabuhan
penjual); • Bea masuk atas barang (bila impor).
h. Carriage and I nsurance Paid To ( CI P) : penerimaan barang sampai dengan pelabuhan tujuan, tinggal membongkar dan mengangkut ke gudang pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar
muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
9 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
• Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
i. Delivered at Frontier ( DAF) : penerimaan barang pada daerah perbatasan kepabeaan (bila impor). Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya pengangkutan ke sisi perbatasan; • Biaya pemuatan ke kapal, pengangkutan ke pelabuhan tujuan,
bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;
• Bea masuk atas barang; • Premi asuransi.
j. Delivered Ex Ship ( DES) : penerimaan barang di pelabuhan
kedatangan. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar
muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor);
• Premi asuransi. k. Delivered Ex Quay ( DEQ) : penerimaan barang di dermaga pelabuhan
tujuan. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke
gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
l. Delivered Duty Unpaid ( DDU) : penerimaan barang di pintu gudang
pembeli. Biaya yang harus diperhitungkan :
• Harga barang; • Biaya bongkar dari alat angkut di depan gudang pembeli sampai
penataan di gudang pembeli; • Bea masuk atas barang (bila impor); • Premi asuransi.
m. Delivered Duty Paid ( DDP) : barang telah disusun di gudang pembeli.
Biaya yang harus diperhitungkan : • Harga barang; • Tidak mengeluarkan ongkos apapun untuk transportasi, dan lain-
lain.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n Modul Spesifikasi & HPS tiha dul Pela dul Mo Ju
Aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan internasional :
a. Bahasa, yang berlaku umum adalah bahasa I nggris.
b. Alat pembayaran : L/ C ( letter of credit) atau T/ T (Telegraphic Transfer).
c. Komponen Biaya : biaya gudang di negara asal, transportasi lintas negara, biaya gudang di negara tujuan, asuransi, dan lain-lain.
d. Dokumen seperti Master List, Bill of Lading, dan Packing List hendaknya selaras.
e. Mata uang yang digunakan : dolar untuk porsi asing dan rupiah untuk porsi dalam negeri.
f. Aspek-aspek perpajakan yang terkait dengan kepabeanan (bea masuk, misalnya) maupun yang terkait dengan proyek ( tax holiday).
Jika dilihat dari uraian di atas, ketentuan ketentuan pengadaan internasional akan sangat berpengaruh pada penyusunan HPS. Misalnya, lokasi barang, aturan perpajakan, sistem pengiriman, dan lain-lain.
11 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
LKPP LKPP L Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP K PP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
BAB 2
MENYUSUN SPESI FI KASI
2.1. Umum
2.1. Um um
Spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna barang/
2.2. M enyusun
jasa dengan penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa,
1.1. Pendahuluan Spesifikasi
merupakan langkah awal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan barang/jasa.
Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang hal- hal berikut ini :
1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam
hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).
2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.
3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.
4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.
5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.
6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa
yang harus dipersyaratkan.
7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/
jasa agar mampu memasok dengan efektif.
8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.
Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang tepat akan berdampak serius pada :
1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.
2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang negara
(karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
13 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual.
Langkah penting dalam penyusunan spesifikasi barang/jasa adalah mengenali kebutuhan barang/jasa, yang dalam hal ini tertuang dalam karakteristik kebutuhan barang/jasa.
2.2. Menyusun Spesifikasi
2.1. Um um
Tujuan menyusun spesifikasi barang/jasa yang diperlukan adalah untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar
2.2. M enyusun Spesifikasi
memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/ jasa.
Tanpa penyusunan spesifikasi barang/jasa yang tepat, bisa terjadi penyedia barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan yang tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa.
Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi adalah menetapkan dulu kebutuhan ( performance) pengguna barang/jasa, baru kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis ( technical).
Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok (Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan.
A. Mutu Barang/ Jasa
Tingkat mutu untuk barang, misalnya, diterjemahkan ke dalam fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya. Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke dalam bidang gerak konsultan, pengalaman konsultan dalam bidang tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu ada metode pelaksanaan pekerjaan.
888 14 L LKPP LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
B. Jumlah dan Waktu
Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa, dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.
C. Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual
Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan disini adalah kecepatan respon terhadap keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat
2 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual, ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan rinci.
2.2.1. Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/ Jasa
Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman.
Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detil ( over specifying) akan menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi akan terlalu sedikit.
Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi.
Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam citra jasa tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon, kenyamanan, dan sebagainya.
Terdapat berbagai macam cara penetapan spesifikasi barang/jasa :
15 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
A. Merek
B. Standarisasi
C. Sampel
D. Spesifikasi teknik
E. Spesifikasi komposisi
F. Spesifikasi fungsi dan kinerja
Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut :
A. Merek
Merek ( brand or trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK berada dalam posisi tidak ada pilihan lain. Contohnya : Perbaikan Lift merek X, maka hanya dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal dari perusahaan merek X.
Tiap merek memiliki citra yang berbeda di benak pengguna barang/jasa. Misalnya, kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda.
Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk tidak memilih barang yang memiliki merek mahal. Atau digunakan istilah “yang SETARA” sehingga memungkinkan memberikan alternatif barang.
Kelebihan menggunakan merek terkenal : Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multi tafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh semua penyedia barang/jasa.
Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran. Mutu barang terjamin.
Kelemahan menggunakan merek terkenal : Merek terkenal cenderung mahal. Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin merubah spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama.
Kecuali untuk penunjukan langsung dan pengadaan langsung, maka penyebutan merek dalam spesifikasi DI LARANG dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2011.
Contoh:
JASA
BARANG
JASA KONSTRUKSI
JASA LAINNYA
KONSULTANSI
Konsultan Perencana: BMW, Toyota
Mobil :
Pembangunan Gedung :
Transportasi :
PT Pembangunan
Blue Bird
PT Perencana Jaya
Perumahan
B. Standarisasi
Pada saat menyusun spesifikasi, pejabat pembuat komitmen dapat membuat standar sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada (standar eksternal). Beberapa standar eksternal adalah :
Standar Industri Standar Nasional Standar Regional Standar Internasional
Dalam kategori standar industri, PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu kepada SNI. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi penyedia barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa.
Contoh : Untuk membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil yang memerlukan spesifikasi beton kedap air, PPK dapat mengambil dari SNI DT-91- 008-2007, sehingga spesifikasi beton kedap air (secara sederhana) menjadi seperti dibawah ini :
17 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
Kebutuhan Satuan Indeks
KR (kerikil 2cm/3cm)
M 3 0,800 Strorox-100 Kg 1,200 Pekerja OH 2,100 Tukang batu OH 0,350
Tenaga Kerja
Kepala tukang OH 0,065 mandor OH 0,105
Tabel 2.1 Contoh membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil
Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi.
Standar akan meliputi : Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman. Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang. Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk. Technical Requirement. Standar inspeksi dan pengujian. Peraturan atau pedoman yang terkait.
Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan Pejabat Pembuat Komitmen memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah ada standarnya. Jika sampai dengan standar internasional tetap tidak didapatkan,dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri.
Kelebihan menggunakan standar eksternal :
Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses
produksinya. Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan standar yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah. Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang
sesungguhnya perlu dipenuhi. Waktu tenggang ( lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum lebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar in- ternal.
Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka
memasok dengan standar yang sama.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
Kekurangan menggunakan standar eksternal
Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara minimal.
Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan barang/jasa tersebut.
Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli.
Standarisasi I nternal
Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini : Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar. Tidak ada standar yang tersedia. Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk
mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri. Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan
atau menciptakan standarisasi internal adalah : Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untuk
mengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri. Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikuti
standar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri. Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasi
yang telah dipergunakan di unit kerja. Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan
lokasi yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus ini biasanya berdampak pada peningkatan biaya pengadaan barang/jasa.
Beberapa manfaat adanya standar internal adalah : Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan
standar sendiri. Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa,
19 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.
Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu barang/jasa yang dipasok akan meningkat.
Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.
C. Sampel
Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-k a t a , misalnya warna yang spesifik. Sehingga penyedia barang/jasa sering juga diminta memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak dipasoknya. Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa.
Kelebihan Sampel : Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan dengan kata-kata.
Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa.
Kekurangan Sampel : PPK harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh
Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan. Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa
dengan sampel mungkin akan sulit diketahui. Untuk itu diperlukan alat ukur yang tidak mudah.
Contoh:
JASA LAINNYA
Warna dan corak kain seragam
Tabel 2.2 Contoh sampel
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
D. Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknik umumnya meliputi : Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya). Detil desain. Toleransi. Material yang digunakan. Metode produksi/ pelaksanaan. Persyaratan pemeliharaan. Persyaratan operasi.
Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya.
PPK yang bertanggung jawab menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia barang/ jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi.
Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila : PPK memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik dan
rinci dari pada penyedia barang/ jasa. PPK bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh konsultan
perencana paket pekerjaan tersebut. Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.
Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan interpretasi tambahan dari penyedia barang/ jasa.
Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis : Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/ jasa yang ditentukan. PPK dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk
melakukan verifikasi atas barang/ jasa yang dipasok. Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:
Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna. Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan. Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat
memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang spesifik pula. Dan itu akan berdampak pada peningkatan biaya untuk
21 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
memproduksi barang tersebut. Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit
penyedia barang/ jasa yang mampu. Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/ jasa dapat memenuhi spesifikasi teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh pengguna barang/ jasa.
Contoh :
JASA KONSULTANSI Lift :
BARANG
JASA KONSTRUKSI
JASA LAINNYA
Pekerjaan Pondasi
Pelatihan
Penyusunan Modul
Travel Height : Lihat Gambar dan
Persyaratan Bahan
Penyusunan HPS
Uraian Kegiatan
Uraian Kegiatan
Total Height : Lihat Gambar dan
1. Untuk tulangan
1. Melakukan analisis
1) Melaksanakan
Spesifikasi
persiapan penyusunan Ukuran shaft : 2300 x 2300
pondasi plat
modul pelatihan
Pit Dept : 2100 mm
digunakan
2. Menyusun sasaran
Penyusunan
Over Head : Lihat Gambar dan
tulangan polos
dan pokok bahasan
Spesifikasi dan HPS
berbasis kompetensi Operation Control : Computerized
Spesifikasi
diameter 12 mm
3. Menyusun bahan
jarak 150 mm
pelatihan
antara lain:
Melakukan review, Power Listrik
Control – Group
2. Beton K 300
4. Melaksanakan
: Max 20 Kw/380
pelatihan
identifikasi, dan
V/3 Ph/ 50 Hz
analisa terhadap Automatic bypass (75% loading)
5. Melakukan Pre Test
dan Post Test
modul pelatihan
Oveload devices, safety door edge
pengadaan yang Fire emergency return
Melaporkan
Pelaksanaan Pelatihan
sudah ada,
Emergency Light
Mengkaji
……………….dst
peraturan perundang- undangan yang berlaku, dan metode yang menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi.
Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta.
2. Menyusun materi- materi dalam modul pelatihan.
3. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul pelatihan. 4. Melaksanakan rapat pembahasan dan FGD dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan LKPP.
5. Menyusun laporan kegiatan.
Tabel 2.3 Contoh spesifikasi teknis
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
E. Spesifikasi Komposisi
Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan susunan zat suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya.
Spesifikasi komposisi juga sering digunakan pada peralatan yang memerlukan batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya kadar cat pada mainan anak-anak.
Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau di verifikasi pada saat barang diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahlinya) yang independen.
Kelebihan spesifikasi komposisi : Spesifik dan rinci.
Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan
verifikasi. Kelemahan spesifikasi komposisi:
Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya. Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi.
Contoh:
JASA KONSTRUKSI,
JASA LAINNYA, JASA KONSULTANSI Obat untuk meredakan gejala flu
BARANG
Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung :
• Parasetamol 400 mg • Fenipropanolamin HCl 12,5 mg • Klofeniramin Maleat 1 mg
Tabel 2.4 Contoh spesifikasi Komposisi
F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja
Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dari fungsi-fungsi barang/jasa tersebut.
Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton (MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja).
23 888 L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
Modul Spesifikasi & HPS Judul Modul Pelatihan
Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain : Apa yang harus dicapai (fungsi).
Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain). Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain). Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu). Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk
sistem IT). Tingkat mutu. Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa. Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum. Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal. Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut. Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut.
Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang bagaimana cara (menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi.
Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja : Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya
untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan. Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis. Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada
penyedia barang/jasa. Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan.
Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja : Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan
sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa. Masing masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia barang/jasa.
L LKPP LKPP K PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah LKPP
BAB BAB BAB BAB BAB
n tiha Modul Spesifikasi & HPS dul Pela dul Mo Ju
Jenis Spesifikasi
Penggunaan
Merek
• Barang/jasa merek tersebut dikenal banyak orang • Bila mutu lebih penting dari biaya • Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada peningkatan mutu kerja
pengguna barang/jasa
Standar Industri
• Barang/jasa yang sederhana • MemudahkanPejabat Pengadaan untuk memilah penyedia barang/jasa
Sampel
• Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat • Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan dalam kata kata
Spesifikasi Teknis • Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup untuk membuat desain • Pejabat Pengadaan ingin menggunakan desain yang dimiliki oleh pengguna
barang/jasa • Barang yang dibeli akan memerlukan interface (hubungan) yang kompleks
dengan peralatan yang sekarang terpasang • Pejabat pengadaan siap menanggung resiko jika disain yang dibuat
organisasinya tidak mencapai kinerja yang diharapkan
Spesifikasi Komposisi
• Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan • Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup menjadi hal yang
penting • Kinerja sangat bergantung kepada komposisi
Spesifikasi Fungsi / • Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi dari pengguna Kinerja