PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA melalui
Nama
NIM
Konsentrasi
Tugas UAS
: Agape Yeselia Jujati Selly
: 811.2.142.003MM
: MSDM
: Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Manusia
Soal :
1. Indonesia merupakan salah satu Negara yang pertumbuhan lapangan kerjanya,
paling lambat didunia. Untuk itu, kaum intelektual dituntut untuk dapat
menciptakan lapangan kerja baru, yang bertujuan untuk memberikan kesempatan
kerja kepada para pencari kerja. Untuk mendirikan suatu perusahaan dibutuhkan
penentuan Visi, Misi dan Rencana Strategis dan Renop yang baik dan mantap agar
penyelenggaraan aktivitas bisnis berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan.
Dalam penyelenggaraan aktivitas bisnis ada tiga komponen penting yang saling
berhubungan antara lain : perencanaan SDM, Manajemen Sumber daya manusia
dan Organisasi. Jika anda sebagai operator perusahaan, bagaimana anda
dapat merancang (huruf miring)sehingga perusahaan yang anda dirikan memiliki
peluang bersaing dan mempu berkembang secara sehat (5 halaman)
2. Sebagai manejer personalia anda mempunyai kewajiban untuk menyusun
perencanaan SDM, karena mempunyai tujuan, manfaat dan keuntungan bagi
kehidupan perusahaan dimasa yang akan datang. Menurut anda apa tujuan,
manfaat dan keuntungan perencanaan SDM kaitan soal No.1 (2 halaman).
3. Perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis secara kuantitatif dan kualitatif dalam
pengambilan keputusan, berdasarkan Visi dan Misi, tujuan, renstra dan program
kerja hitunglah beberapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan
menggunakan analisis beban kerja atau menggunakan analisisis kuantitatif
lainnya.(1 halaman).
4. Tentukan mekanisme dan kualifikasi sumberdaya yang dibuthkan berdasarkan
perencanaan SDM yang sudah dibuat sesuai kebutuhan dalam organisasi tersebut.
(1 halaman).
5. Kerjakan dirumah dengan syarat : menggunakan bahasa sendiri, kata dan kalimat
tidak boleh sama tulis tangan apabila kurang dinyatakan tidak ikut dalam ujian.
Jawaban Soal No. 1 :
1. Sebagai seorang operator perusahaan dalam perencanaan Sumber Daya
Manusia hal yang dilakukan sebagai berikut :
Perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan strategis untuk
mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang
diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Paling tidak, ada beberapa langkah strategis sehubungan dengan perencanaan
sumber daya manusia,diantaranya:
a. Langkah pertama:
Representasi dan refleksi dari rencana strategis perusahaan perencanaan
SDM sudah semestinya merupakan representasi dan refleksi dari
keseluruhan rencana strategis perusahaan. Artinya, kualifikasi sumber
daya manusia yang nantinya dirumuskan sudah semestinya memenuhi
kriteria sebagaimana yang disyaratkan dalam perencanaan strategis
perusahaan secara keseluruhan, serta terintegrasi dengan bagian-bagian
perusahaan lainnya.
b. Langkah kedua:
Analisa dari kualifikasi tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja.
Langkah ini merupakan upaya pemahaman atas kualifikasi kerja yang
diperlukan untuk pencapaian rencana strategis perusahaan. Pada tahap ini
ada tiga hal yang biasanya dilakukan,antara lain:
Analisis jabatan ( job analysis),merupakan persyaratan detail tentang
jenis pekerjaan yang diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yang
diperlukan untuk mampu menjalankannya.
Deskripsi jabatan ( job description), meliputi rincian pekerjaan yang
akan menjadi tugas tenaga kerja tersebut.
Spesifikasi jabatan ( job specification ), merupakan rincian
karakteristik atau kualifikasiyang diperlukan bagi tenaga kerja yang
dipersyaratkan.
c. Langkah ketiga :
Analisa ketersedian tenaga kerja.Langkah ini merupakan sebuah perkiraan
tentang jumlah tenaga kerja beserta kualifikasinya yang ada dan
diperlukan bagi perencaan perusahaan di masa yang akan datang.
Termasuk di dalam langkah ini adalah berapa jumlah tenaga kerja yang
perlu di promosikan, ditransfer, dan lain sebagain, berdasarkan evaluasi
kegiatan perusahaan dalam periode sebelumnya dan rencana perusahaan
pada periode berikutnya, maka perusahaan menganalisa apakah
ketersediaan tenaga kerja yang di miliki oleh perusahaan mencukupi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang mencukupi
atau tidak.
d. Langkah keempat :
Melakukan tindakan Inisiatif. Analisa terhadap ketersediaan tenaga kerja
yang ada di dalam perusahaan dan keperluannya di masa yang akan
datang.
e. Langkah kelima :
Evaluasi dan modifikasi tindakan.Manajemen adalah yang terus-menerus
berkelanjutan. Oleh karena itu, apa yang telah direncanakan dalam
manajemen sumber daya manusia juga harus senantiasa di evaluasi dan
dilakukan tindakan korektif sekiranya ada ketidaksesuaian atau terjadi
perubahan seiring dengan perkembangan yang ada di perusahaan.
2. Sebagai seorang operator perusahaan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia (MSDM) yaitu :
Upaya-upaya yang harus dilakukan mulai dari perencanaan sumber daya
manusia, perekrutan, penandatanganan kontrak kerja, penempatan tenaga
kerja, hingga pembinaan dan pengembangan tenaga kerja guna menempatkan
dan tetap memelihara tenaga kerja pada posisi dan kualifikasi tertentu serta
bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang diberikan kepada tenaga
kerja tersebut yang dibagi ke dalam lima bagian fungsi utama yang terdiri
dari:
1.
Human Resource Planning (Perencanaan Sumber daya manusia)
Suatu perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara
kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.
Personnel Procurement (Penyediaan Sumber Daya Manusia)
Ketersediaan sumber daya manusia menurut kualifikasi tertentu
merupakan konsekuensi logis dan implikasi dari adanya perencanaan
sumber daya manusia di buat, maka langkah selanjutnya dalam
pelaksanaannya adalah penyediaan sumber daya manusia dengan proses
rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja. Rekrutmen adalah
upaya untuk mendapatkan tenaga kerja yang di butuhkan sesuai dengan
kualifikasi sesuai dengan perencanaan tenaga kerja. Seleksi adalah
upaya memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat kualifikasi.
Penempatan, proses pemilihan kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang
dipersyaatkan serta menempatkanya pada tugas yang telah diterapkan.
3.
Personnel Development (Pengembangan sumber daya manusia)
Pengembangan sumber daya manusia merupakan langkah kelanjutan
dari proses penyediaan tenaga kerja yang pada dasarnya bertujuan untuk
memastikan dan memelihara tenaga kerja yang tersedia tetap memenuhi
kualifikasi yang dipersyaratkan sehingga selaras dengan perencanaan
strategis perusahaan serta tujuan perusahaan dapat tercapai sebagaimana
yang direncanakan. Bagi tenaga kerja yang baru, program
pengembangan ini biasanya diakomodasi melalui program orientasi
perusahaan di mana dalam program ini tenaga kerja diperkenalkan pada
lingkungan kerja perusahaan baik secara internal maupun eksternal
perusahaan. Juga termasuk di dalamnya pengenalan tenaga kerja lainnya
sehingga proses kerja secara tim bias dibentuk sejak awal. Perusahaan
perbankan adalah di antara perusahaan yang senantiasa melakukan
program pelatihan orientasi sebelum tenaga kerja mereka ditetapkan
sebagai tenaga kerja yang tetap ataupun tidak.
Bagi tenaga kerja yang lama, upaya untuk tetap memelihara
produktivitas, efektivitas dan efisiensi perlu terus dilakukan untuk
memastikan tenaga kerja tetap terpelihara kualifikasinya sesuai dengan
perencanaan strategis perusahaan. Oleh karena itu program-program
pembinaan bagi tenaga kerja yang lama juga perlu dilakukan.
Secara garis besar program pengembangan tenaga kerja dapat dibagi
dua, yaitu on the job dan off the job. Metode on the job bias berupa
kegiatan-kegiatan, seperti :
- coaching, yaitu program berupa bimbingan yang diberikan atasan
kepada bawahan mengenai berbagai hal yang terkait dengan
pekerjaan.
- planned progression, yaitu program berupa pemindahan tenaga kerja
kepada bagian-bagian lain melalui tingkatan-tingkatan organisasi
yang berbeda-beda.
- job rotation, yaitu program pemindahan tenaga kerja ke bagian yang
berbeda-beda dan tugas yang berbeda-beda, agar tenaga kerja lebih
dinamis dan tidak monoton.
- temporary task, yaitu berupa pemberian tugas pada suatu kegiatan
atau proyek atau jabatan tertentu untuk periode waktu tertentu.
- Program penilaian prestasi atau performance appraisal
- Rekrutmen Internal dan Rekrutmen Eksternal Rekrutmen Internal
adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang
dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada
atau yang sudah di miliki perusahaan,seperti halnya rotasi tempat
kerja. Sedangkan Rekrutmen Eksternal adalah proses perekrutan
perusahaan yang di dapat dari luar perusahaan atau sering kali
disebut dengan Ousourcing. Upaya ini dapat dilakukan melalui
iklan-iklan di media massa, interview di kampus-kampus, atau
melalui agen penyaluran tenaga kerja tertentu. Seleksi Tenaga Kerja
adalah langkah selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan setelah
perusahaan menetapkan jenis rekrutmen yang akan dilakukan.
Seleksi Administrasi, proses bagaimana melakukan validasi dan
verifikasi atas segala persyaratan administratif yang
dipersyaratkan kepada calon tenaga kerja yang akan ditempatkan
pada suatu jabatan tertentu.
Seleksi Kualifikasi, perusahaan melakukan seleksi atas caloncalon tenaga kerja dari sisi kualifikasinya menyangkut
kesesuaian calon tenaga kerja denga jabatan yang akan
ditempatinya, dan biasanya dilakukan dengan dua seleksi yaiti
seleksi tertulis dan tidak tertulis.
Seleksi Sikap dan Perilaku, calon tenaga kerja diuji dari sisi
sikap dan perilakunya sebagai pribadi terkait dengan motivasi,
harapan, dan visi.
Penempatan Tenaga Kerja, dengan adanya program penempatan
tenaga kerja yang berbeda-beda maka kecenderungan dan
kualifikasi tenaga kerja akan lebih terlihat oleh perusahaan.
4.
Personal Maintence (Pemeliharaan Tenaga Kerja)
Jika tenaga kerja telah dipilih dari sumber yang terbaik, kemudian
diberikan program tebaik, maka perusahaan dapat berharap bahwa
tenaga kerja yang telah dipilihnya akan memberikan kinerja terbaik bagi
perusahaan. Jika tenaga kerja telah memberikan kinerja yang terbaik
bagi perusahaan, proses selanjutnay adalah pemeliharaan tenaga kerja.
Ini sangat penting untuk dilakukan guna menjamin agar tenaga kerja
yang dimiliki perusahaan terpelihara produktivitas, efektivtas, dan
efisiensinya.
Perusahaan perlu memahami bahwa tenaga kerja memiliki motif yang
berbeda-beda, oleh karena itu pemenuhan terhadap setiap motif tenaga
kerja adalah termasuk hal yang harus dilakukan perusahaan selain
perusahaan menuntut tenaga kerja tersebut untuk menunjukkan kinerja
terbaik bagi perusahaan. Secara garis besar, bentuk pemeliharaan tenaga
kerja yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah berupa program
pemberian kompensasi dan benefit.
Pemberian kompensasi adalah penghargaan yang diberikan perusahaan
sebagai balasan atas prestasi kerja yang diberikan oleh tenaga kerja.
Benefit adalah penghargaan selain kompensasi yang diprogramkan bagi
tenaga kerja dengan tujuan agar kebutuhan tenaga kerja tetap dapat
dipelihara sehingga tenaga kerja dapat tetap memberikankine atau
sejenisnhya yangentuk uangrja yang terbaik bagi perusahaan.
5.
Pemanfaatan Sumber Daya Manusia (Personnel Utilization)
Langkah terakhir dari proses manajemen sumber daya manusia adalah
pemanfaatan tenaga kerja. Langkah ini merupakan upaya untuk
memelihara tenaga kerja agar senantiasa sejalan dengan rencana
strategis perusahaan.
Perusahaan biasanya melakukan beberapa
program untuk tetap memastikan tenaga kerjanya senantiasa sesuai
dengan perencanaan strategis perusahaan. Diantaranya program tersebut
adalah promosi, demosi, transfer, atsupun separasi. Promosi adalah
proses pemindahan tenagan kerja ke posisi yang lebih tinggi secara
struktural dalam organisasi perusahaan. Demosi adalah penurunan
tenaga kerja pada bagian kerja yang lebih rendah yang biasanya
disebabkan karena adanya penurunan kualitas tenaga kerja dalam
pekerjaannya. Transfer merupakan upaya untuk memindahkan tenaga
kerja kebagian yang lain, diharapkan tenaga kerja tersebut bisa lebih
produktif setelah mengalami proses transfer. Separasi merupakan
upaya perusahaan untuk melakukan pemindahan lingkungan kerja
tertentu dari tenaga kerja ke lingkungan yang lain. ( Sule, 2008: 255)
3. Sebagai seorang operator perusahaan dalam Manajemen Sumber Daya
peranan organisasi pada jama modern ini menjadi semakin penting. Manusia
moderen sekarang lebih mengenal pameo manusia organisasional. Tanpa organisasi
tahap bantuan orang lain tidak akan bisa mewujudkan impiannya. Ketergantungan
kepada orang lain inilah yang mendorong manusia untuk berorganisasi. Ini
mengindikasikan bahwa maju atau mundurnya kehidupan manusia tergantung pada
kemampuannya untuk mengatur dan memanfaatkan sumber daya yang ada pada
organisasi. Disinilah letak relevansi dan pentingnya MSDM.
Tujuan utama manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan
kontribusi sumberdaya manusia (karyawan)terhadap organisasi. Hal ini dapat
dipahami bahwa semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya
tergantung pada manusia-manusia yang mengeloal organisasi tersebut. Oleh
karena itu karyawan harus dikelola dengan baik sehingga dapat membantu
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Untuk
mencapai tujuan dari manajemen sumber daya manusia dilakukan oleh
manajer SDM, manajer lini dan outsourching.
Jawab soal nomor 2 :
1. Sebagai seorang manajer perusahaan manfaat, tujuan dan kegunaan perencanaan
Sumber Daya Manusia yaitu :
a) Tujuan :
Untuk memprediksi kebutuhan Sumber Daya Manusia dimasa datang
dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dibagi kedalam dua bagian yaitu :
o Tujuan perencanaan SDM jangka pendek (perspektif tahunan) adalah
menetapkan prediksi posisi atau jabatan dan pekerjaan yang kosong satu
tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya
dilingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.
o Tujuan perencanaan SDM jangka sedang/panjang adalah menetapkan
prediksi permintaan (demand) SDM selama 2-3 tahun atau lebih
(maksimal 5 tahun mendatang), agar perusahaan memiliki kemampuan
mempertahaankan dan mengembangkan eksistensi kompetitif melalui
kemampuan meraih laba secara berkelanjutan.
Kedua tujuan khusus perencanaan SDM tersebut diatas mengharuskan
organisasi/perusahaan menetapkan prediksi jumlah dan kualifikasi SDM
secara akurat, agar memperoleh SDM yang potensial sebagai SDM kompetitif
dan berkualitas dalam bidang bisnis, yang tidak sama antara
organisasi/perusahaan satu dengan yang lainnya.
b) Manfaat
o Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.
Pendayaguan SDM akan berlangsung efektif dan efisien karena
perencanaan SDM harus dimulai dengan kegiatan pengaturan kembali
atau penempatan ulang (restaffing/replacement) SDM yang dimiliki.
Penempatan ulang yang dimaksudkan agar setiap dan dan semua SDM
yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan
kemampuannya.
o Menyelaraskan aktifitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing
dengan tugas-tugas yang sasaranya berpengaruh pada peningkatan
efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
Dengan kata lain setiap daan semua SDM berpeluang untuk berperilaku
proaktif dalam bekerja, karena setiap tugas dan masalah yang berada
dalam lingkup kemampuannya akan dapat diselesaikan secara baik
sebagai prestasi yang memberikan kepuasan dalam bekerja.
o Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan
tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen dan seleksi
untuk menindak lanjuti perencanaan SDM harus didahului dengan
melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan dan
memberhentikan pekerja sesuai dengan alas an masing-masing. Dengan
demikian pembiayaan (cost) dapat dihemat, karena melalui ketepatan
penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga
tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah
SDM dari sumber eksternal, jika masih tersedia dari sumber internal yang
memenuhi kualifikasi untuk mengisi kekosongan.
o Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan
menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat setiap pakai
untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainya. Selanjutnya informasi
dari perencanaaan SDM. Berikutnya informasi dari Sistem Informasi
SDM yang terus menerus dikembangkan itu dapat dipergunakan untuk
melengkapi Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi atau
perusahaan.
o Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar unit kerja atau
departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan
Manajemen SDM lainya, bahkan dapat dikembangkan dalam
melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.
c) Keuntungan
Disamping tujuan dan manfaat Perencanaan SDM seperti diuraikan diatas,
terdapat pula beberapa keuntunganya, sbb:
o Mendorong perilaku proaktif dan terhindar dari perilaku reaktif dalam
melaksanakan kegiatan Perencanaan SDM yang akan berdampak positif
pada pelaksanaan kegiatan bisnis. Rekrutmen dan seleksi yang akan
menghasilkan SDM yang potensial, dengan kemampuan yang dimilikinya
akan bekerja secara efektif dan efisien, baik ssekarang maupun dimasa
yang akan datang. Disamping itu SDM seperti itu akan memiliki motivasi
kerja dan motivasi berprestasi tinggi dalam bekerja. Dengan kata lain
SDM seperti itu yang bekerja secara proaktif akan mampu menggunakan
pikirannya dan selalu bersikap dan berperilaku positif dalam
mengembangkan wawasan bisnis melalui bidang kerjanya.
o Perencanaan SDM berfungsi untuk memantapkan tujuan organisasi atau
perusahan. Perencanaan SDM dalam menetapkan kualifikasi SDM akan
menghadirkan sejumlah SDM yang memiliki know-how sejenis yang
berkualitas tinggi dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Kesamaan yang
bersifat khusus itu dapat memantapkan organisasi atau perusahaan dalam
memilih dan menetapkan bidang bissnis dan tujuan organisasi/perusahaan.
o Merangsang pemikiran kritis dalam menguji assumsi bisnis.
SDM potensial yang dihasilkan dari perencanaan SDM yang akurat akan
selalu terangsang untuk bepikir kritis dalam menghadapi lingkungan
bisnis yang mudah berubah, dengan menghasilkan berbagai asumsi bisnis
baru secara operasional dan realistic, yang harus diuji dalam usaha
pengembangan eeksisstensi organisasi/perusahaan. Dalam jangkaa waktu
panjang SDM terseebut akan memiliki pengalaman yang akan mendukung
kemampuan berpikir kritisnya, yang akan semakin meningkatkan
o
o
o
o
kemampuannya dalam menguji berbagaai asumsi bisnis baru sesuai
kondisi lingkungan yang terus berubah dan berkembang.
Mendorong partisipasi tenaga professional dalam proses prediksi.
Perencanaan SDM dalam menetaapkan kualifikasi SDM produk lini, dapat
dilakukan dengan tidak sekedar mempersyaratkan tingkat keterampilan
dan keahlian yang dikuasai ssesuai dengan bidang kerjanya, tetapi
persyaratan juga kemampuan bekerjasama dalam tim kerja. Dengan
demikian setiap SDM produk lini akan mampu berpartisipasi secara aktif
dalam
memberikan
kontribusi
untuk
mewujudkan
tujuan
organisasi/perusahaan karena selalu mampu mempartisipasikan SDM
potensial secara aktif.
Menjambatani jurang pemisah antar bisnis sekarang dengan visi bisnis
dimasa depan.
Dari satu sisi perencanaan SDM harus mengidentifikasi kualifikasi SDM
yang dibutuhkan berdasarkan prediksi kondisi bisnis dimasa mendatang.
Memantapkan alokasi SDM dan pilihan bisnis.keberhasilan atau
kegagalaan sebuah organisasi atau perusahaan sangat tergantung pada
SDM yang dipekerjakaan. Untuk itu melalui Perencanaan SDM harus
ditetapkan kualifikasi SDM sesuai dengan pilihan bidang bisnis sebuah
organisasi atau perusahaan dan dalam jumlah aatau aalokasi SDM yang
sesuai dengan kebutuhan, untuk melaksanakan operasional bisnis secara
efektif, efisien, produktif dan berkualitas. Sebaliknya pilihan bidang bisnis
harus disesuaikan secara akurat dengan kemampuan (keterampilan dan
keahlian) yang dimiliki SDM yang adaa atau yang dapat diadakan melalui
perencanaan SDM oleh organisasi/perusahaan.
Menciptakan suasana kebersamaan
Dalam menetapkan kualifikasi SDM untuk semua jenjang jaabatan dan
semua jenis pekerjaan, perencanaan SDM dapat mempersyaratkan
mengenai sikap, kematangan emosi, penguasaan nilai-nilai, dan sifat-sifat
kepribadiaan yang positif untuk mewujudkan pergaulan yang harmonis
dalam bekerja. Kehadiran pekerja baru, harus dapat diterima, dihargai dan
dihormati oleh pekerja yang lain.
Jawab soal nomor 3 :
Analisis Kebutuhan Pekerja Berdasarkan Beban Kerja
Salah satu metode yang sering digunakan untuk menghitung kebutuhan pekerja dalam
perencanaan SDM adalah analisis mengguakan WISN. Selain metode WISN ada
metode lain yang khusus untuk menghitung jumlah kebutuhan tenaga yaitu metode
douglas
a. Analisis berdasarkan WISN
WISN (Workload Indicator Staff Need) adalah indikator yang menunjukkan
besarnya kebutuhan tenaga kerja di suatu tempat kerja berdasarkan beban kerja,
sehingga alokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional. Metode perhitungan
kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode
perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang
dilaksanakan oleh tiap kategori SDM pada tiap unit kerja di suatu tempat kerja.
Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis
mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.
Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5
langkah, yaitu:
1) Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM
yang bekerja selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk
menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut:
Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan
waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut:
Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F
Keterangan :
A = Hari Kerja
D = Hari Libur Nasional
B = Cuti Tahunan
E = Ketidak Hadiran Kerja
C = Pendidikan & Pelatihan F = Waktu Kerja
2) Menetapkan Unit Kerja Dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit
kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan
kegiatan baik di dalam maupun di luar tempat kerja
3) Menyusun Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per
kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakannya (rata-rata waktu)
dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori
tenaga
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Waktu Kerja Tersedia
Standar Beban Kerja =
Rata-rata waktu Kegiatan Pokok
4) Menyusun Standar Kelonggaran
Penyusunan
standar
kelonggaran
tujuannya
adalah
diperolehnya
faktor
kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu
untuk menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi
tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya
adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan
berdasarkan rumus di bawah ini:
Waktu per faktor kelonggaran
Standar kelonggaran =
Waktu kerja tersedia
5) Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah
dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun.
Standar Beban Kerja dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk
perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerja dengan
menggunakan rumus sebagai berikut:
Total produk layanan
Kebutuhan SDM =
+ standar kelonggaran
Standar beban kerja
Berdasarkan rumus perhitungan tersebut, kebutuhan SDM untuk tiap kegiatan
pokok terlebih dahulu di jumlahkan sebelum di tambahkan dengan Standar
Kelonggaran masing-masing kategori SDM.
Contoh Penghitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Metode WISN
Perusahaan XX memilik tenaga pekarya sejumlah 13 orang. Jumlah tenaga
pekarya ini sebelumnya ditentukan tidak berdasarkan proses perencanaan sumber
daya manusia. Saat ini manajer SDM tersebut ingin menganalisi jumlah optimal
kebutuhan tenaga kerja pekarya dalam unit tersebut berdasarkan data yang
tersedia yaitu:
a. Waktu kerja tersedia dalam satu tahun bagi tenaga pekarya adalah sebesar
1.820 menit/tahun.
b. Sub unit kerja tenaga pekarya adalah unit layanan.
c. Standar beban kerja dalam satu tahun didapatkan sebesar 91.000 porsi
makanan/ tahun.
d. Gambaran kelonggaran tenaga pekarya dalam satu tahun didapatkan 0,074.
e. Total kuantitas produk layanan yaitu 489.203 dalam satu tahun.
Penghitungan kebutuhan SDM Perusahaan XX menggunakan metode
WISN
Kebutuhan SDM yang sebenarnya tenaga pekarya di unit pelayanan :
Kebutuhan SDM
: (489.203/91.000) + 0,074
: 5,45 orang
: 6 orang
Berdasarkan hasil perhitungan dapat diketahui bahwa sebenarnya
kebutuhan tenaga pekarya di unit pelayanan mengalami kelebihan
sejumlah 7 orang.
Jawab soal nomor 4 :
Analisis Kemungkinan penyebab kelebihan:
a. Manajer SDM kurang akurat dalam melakukan perencanaan SDM, hal ini
dapat disebabkan karena manajer menggunakan metode pertimbangan
judgement untuk menentukan kebutuhan pekerj dimasa yang akan datang
hanya berdasarkan perkiraan dan tidak menggunakan sehingga hasil yang
didapat tidak optimal.
b. Jumlah kelebihan pekerja jauh lebih banyak dari jumlah yang dibutuhkan,
hal ini dapat menyebabkan Perusahaan XX mengalami kerugian karena
harus mengeluarkan banyak biaya untuk gaji pegawai yang berlebih
tersebut.
Saran dan Rekomendasi:
a. Jumlah pekerja yang berlebih tersebut harus dialokasikan menjadi tenaga
kerja dibidang lain, atau dengan kata lain Perusahaan XX harus melakukan
job enlargement untuk kelebihan tenaga kerja yang ada. Jika sudah tidak
memungkinkan, maka rumah Perusahaan XX dpat melakukan terminasi
(pemutusan hubungan kerja) hal ini untuk mencegah kerugian.
b. Perusahaan XX juga harus melakukan perencanaan sumber daya manusia
ulang agar mendapatkan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang sesuai untuk
sehingga tidak melakukan pemborosan karena adanya kelebihan tenaga
kerja. Metode yang cocok digunakan untuk merencanakan kebutuhan SDM
dengan mengguakan metode WISN.
TUGAS UJIAN AKHIR SEMESTER
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Diajukan untuk memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester
Dosen : Jou Sewa Adrianus SE, MM
OLEH :
AGAPE YESELIA JUJATI SELLY
NIM 811.2.142.003MM
KONSENTRASI : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM)
PROGRAM PASCA SARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
KONSENTRASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA
KUPANG
2015
NIM
Konsentrasi
Tugas UAS
: Agape Yeselia Jujati Selly
: 811.2.142.003MM
: MSDM
: Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Manusia
Soal :
1. Indonesia merupakan salah satu Negara yang pertumbuhan lapangan kerjanya,
paling lambat didunia. Untuk itu, kaum intelektual dituntut untuk dapat
menciptakan lapangan kerja baru, yang bertujuan untuk memberikan kesempatan
kerja kepada para pencari kerja. Untuk mendirikan suatu perusahaan dibutuhkan
penentuan Visi, Misi dan Rencana Strategis dan Renop yang baik dan mantap agar
penyelenggaraan aktivitas bisnis berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan.
Dalam penyelenggaraan aktivitas bisnis ada tiga komponen penting yang saling
berhubungan antara lain : perencanaan SDM, Manajemen Sumber daya manusia
dan Organisasi. Jika anda sebagai operator perusahaan, bagaimana anda
dapat merancang (huruf miring)sehingga perusahaan yang anda dirikan memiliki
peluang bersaing dan mempu berkembang secara sehat (5 halaman)
2. Sebagai manejer personalia anda mempunyai kewajiban untuk menyusun
perencanaan SDM, karena mempunyai tujuan, manfaat dan keuntungan bagi
kehidupan perusahaan dimasa yang akan datang. Menurut anda apa tujuan,
manfaat dan keuntungan perencanaan SDM kaitan soal No.1 (2 halaman).
3. Perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis secara kuantitatif dan kualitatif dalam
pengambilan keputusan, berdasarkan Visi dan Misi, tujuan, renstra dan program
kerja hitunglah beberapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan
menggunakan analisis beban kerja atau menggunakan analisisis kuantitatif
lainnya.(1 halaman).
4. Tentukan mekanisme dan kualifikasi sumberdaya yang dibuthkan berdasarkan
perencanaan SDM yang sudah dibuat sesuai kebutuhan dalam organisasi tersebut.
(1 halaman).
5. Kerjakan dirumah dengan syarat : menggunakan bahasa sendiri, kata dan kalimat
tidak boleh sama tulis tangan apabila kurang dinyatakan tidak ikut dalam ujian.
Jawaban Soal No. 1 :
1. Sebagai seorang operator perusahaan dalam perencanaan Sumber Daya
Manusia hal yang dilakukan sebagai berikut :
Perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan strategis untuk
mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang
diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Paling tidak, ada beberapa langkah strategis sehubungan dengan perencanaan
sumber daya manusia,diantaranya:
a. Langkah pertama:
Representasi dan refleksi dari rencana strategis perusahaan perencanaan
SDM sudah semestinya merupakan representasi dan refleksi dari
keseluruhan rencana strategis perusahaan. Artinya, kualifikasi sumber
daya manusia yang nantinya dirumuskan sudah semestinya memenuhi
kriteria sebagaimana yang disyaratkan dalam perencanaan strategis
perusahaan secara keseluruhan, serta terintegrasi dengan bagian-bagian
perusahaan lainnya.
b. Langkah kedua:
Analisa dari kualifikasi tugas yang akan diemban oleh tenaga kerja.
Langkah ini merupakan upaya pemahaman atas kualifikasi kerja yang
diperlukan untuk pencapaian rencana strategis perusahaan. Pada tahap ini
ada tiga hal yang biasanya dilakukan,antara lain:
Analisis jabatan ( job analysis),merupakan persyaratan detail tentang
jenis pekerjaan yang diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yang
diperlukan untuk mampu menjalankannya.
Deskripsi jabatan ( job description), meliputi rincian pekerjaan yang
akan menjadi tugas tenaga kerja tersebut.
Spesifikasi jabatan ( job specification ), merupakan rincian
karakteristik atau kualifikasiyang diperlukan bagi tenaga kerja yang
dipersyaratkan.
c. Langkah ketiga :
Analisa ketersedian tenaga kerja.Langkah ini merupakan sebuah perkiraan
tentang jumlah tenaga kerja beserta kualifikasinya yang ada dan
diperlukan bagi perencaan perusahaan di masa yang akan datang.
Termasuk di dalam langkah ini adalah berapa jumlah tenaga kerja yang
perlu di promosikan, ditransfer, dan lain sebagain, berdasarkan evaluasi
kegiatan perusahaan dalam periode sebelumnya dan rencana perusahaan
pada periode berikutnya, maka perusahaan menganalisa apakah
ketersediaan tenaga kerja yang di miliki oleh perusahaan mencukupi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang mencukupi
atau tidak.
d. Langkah keempat :
Melakukan tindakan Inisiatif. Analisa terhadap ketersediaan tenaga kerja
yang ada di dalam perusahaan dan keperluannya di masa yang akan
datang.
e. Langkah kelima :
Evaluasi dan modifikasi tindakan.Manajemen adalah yang terus-menerus
berkelanjutan. Oleh karena itu, apa yang telah direncanakan dalam
manajemen sumber daya manusia juga harus senantiasa di evaluasi dan
dilakukan tindakan korektif sekiranya ada ketidaksesuaian atau terjadi
perubahan seiring dengan perkembangan yang ada di perusahaan.
2. Sebagai seorang operator perusahaan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia (MSDM) yaitu :
Upaya-upaya yang harus dilakukan mulai dari perencanaan sumber daya
manusia, perekrutan, penandatanganan kontrak kerja, penempatan tenaga
kerja, hingga pembinaan dan pengembangan tenaga kerja guna menempatkan
dan tetap memelihara tenaga kerja pada posisi dan kualifikasi tertentu serta
bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang diberikan kepada tenaga
kerja tersebut yang dibagi ke dalam lima bagian fungsi utama yang terdiri
dari:
1.
Human Resource Planning (Perencanaan Sumber daya manusia)
Suatu perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara
kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.
Personnel Procurement (Penyediaan Sumber Daya Manusia)
Ketersediaan sumber daya manusia menurut kualifikasi tertentu
merupakan konsekuensi logis dan implikasi dari adanya perencanaan
sumber daya manusia di buat, maka langkah selanjutnya dalam
pelaksanaannya adalah penyediaan sumber daya manusia dengan proses
rekrutmen, seleksi, dan penempatan tenaga kerja. Rekrutmen adalah
upaya untuk mendapatkan tenaga kerja yang di butuhkan sesuai dengan
kualifikasi sesuai dengan perencanaan tenaga kerja. Seleksi adalah
upaya memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat kualifikasi.
Penempatan, proses pemilihan kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang
dipersyaatkan serta menempatkanya pada tugas yang telah diterapkan.
3.
Personnel Development (Pengembangan sumber daya manusia)
Pengembangan sumber daya manusia merupakan langkah kelanjutan
dari proses penyediaan tenaga kerja yang pada dasarnya bertujuan untuk
memastikan dan memelihara tenaga kerja yang tersedia tetap memenuhi
kualifikasi yang dipersyaratkan sehingga selaras dengan perencanaan
strategis perusahaan serta tujuan perusahaan dapat tercapai sebagaimana
yang direncanakan. Bagi tenaga kerja yang baru, program
pengembangan ini biasanya diakomodasi melalui program orientasi
perusahaan di mana dalam program ini tenaga kerja diperkenalkan pada
lingkungan kerja perusahaan baik secara internal maupun eksternal
perusahaan. Juga termasuk di dalamnya pengenalan tenaga kerja lainnya
sehingga proses kerja secara tim bias dibentuk sejak awal. Perusahaan
perbankan adalah di antara perusahaan yang senantiasa melakukan
program pelatihan orientasi sebelum tenaga kerja mereka ditetapkan
sebagai tenaga kerja yang tetap ataupun tidak.
Bagi tenaga kerja yang lama, upaya untuk tetap memelihara
produktivitas, efektivitas dan efisiensi perlu terus dilakukan untuk
memastikan tenaga kerja tetap terpelihara kualifikasinya sesuai dengan
perencanaan strategis perusahaan. Oleh karena itu program-program
pembinaan bagi tenaga kerja yang lama juga perlu dilakukan.
Secara garis besar program pengembangan tenaga kerja dapat dibagi
dua, yaitu on the job dan off the job. Metode on the job bias berupa
kegiatan-kegiatan, seperti :
- coaching, yaitu program berupa bimbingan yang diberikan atasan
kepada bawahan mengenai berbagai hal yang terkait dengan
pekerjaan.
- planned progression, yaitu program berupa pemindahan tenaga kerja
kepada bagian-bagian lain melalui tingkatan-tingkatan organisasi
yang berbeda-beda.
- job rotation, yaitu program pemindahan tenaga kerja ke bagian yang
berbeda-beda dan tugas yang berbeda-beda, agar tenaga kerja lebih
dinamis dan tidak monoton.
- temporary task, yaitu berupa pemberian tugas pada suatu kegiatan
atau proyek atau jabatan tertentu untuk periode waktu tertentu.
- Program penilaian prestasi atau performance appraisal
- Rekrutmen Internal dan Rekrutmen Eksternal Rekrutmen Internal
adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang
dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada
atau yang sudah di miliki perusahaan,seperti halnya rotasi tempat
kerja. Sedangkan Rekrutmen Eksternal adalah proses perekrutan
perusahaan yang di dapat dari luar perusahaan atau sering kali
disebut dengan Ousourcing. Upaya ini dapat dilakukan melalui
iklan-iklan di media massa, interview di kampus-kampus, atau
melalui agen penyaluran tenaga kerja tertentu. Seleksi Tenaga Kerja
adalah langkah selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan setelah
perusahaan menetapkan jenis rekrutmen yang akan dilakukan.
Seleksi Administrasi, proses bagaimana melakukan validasi dan
verifikasi atas segala persyaratan administratif yang
dipersyaratkan kepada calon tenaga kerja yang akan ditempatkan
pada suatu jabatan tertentu.
Seleksi Kualifikasi, perusahaan melakukan seleksi atas caloncalon tenaga kerja dari sisi kualifikasinya menyangkut
kesesuaian calon tenaga kerja denga jabatan yang akan
ditempatinya, dan biasanya dilakukan dengan dua seleksi yaiti
seleksi tertulis dan tidak tertulis.
Seleksi Sikap dan Perilaku, calon tenaga kerja diuji dari sisi
sikap dan perilakunya sebagai pribadi terkait dengan motivasi,
harapan, dan visi.
Penempatan Tenaga Kerja, dengan adanya program penempatan
tenaga kerja yang berbeda-beda maka kecenderungan dan
kualifikasi tenaga kerja akan lebih terlihat oleh perusahaan.
4.
Personal Maintence (Pemeliharaan Tenaga Kerja)
Jika tenaga kerja telah dipilih dari sumber yang terbaik, kemudian
diberikan program tebaik, maka perusahaan dapat berharap bahwa
tenaga kerja yang telah dipilihnya akan memberikan kinerja terbaik bagi
perusahaan. Jika tenaga kerja telah memberikan kinerja yang terbaik
bagi perusahaan, proses selanjutnay adalah pemeliharaan tenaga kerja.
Ini sangat penting untuk dilakukan guna menjamin agar tenaga kerja
yang dimiliki perusahaan terpelihara produktivitas, efektivtas, dan
efisiensinya.
Perusahaan perlu memahami bahwa tenaga kerja memiliki motif yang
berbeda-beda, oleh karena itu pemenuhan terhadap setiap motif tenaga
kerja adalah termasuk hal yang harus dilakukan perusahaan selain
perusahaan menuntut tenaga kerja tersebut untuk menunjukkan kinerja
terbaik bagi perusahaan. Secara garis besar, bentuk pemeliharaan tenaga
kerja yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah berupa program
pemberian kompensasi dan benefit.
Pemberian kompensasi adalah penghargaan yang diberikan perusahaan
sebagai balasan atas prestasi kerja yang diberikan oleh tenaga kerja.
Benefit adalah penghargaan selain kompensasi yang diprogramkan bagi
tenaga kerja dengan tujuan agar kebutuhan tenaga kerja tetap dapat
dipelihara sehingga tenaga kerja dapat tetap memberikankine atau
sejenisnhya yangentuk uangrja yang terbaik bagi perusahaan.
5.
Pemanfaatan Sumber Daya Manusia (Personnel Utilization)
Langkah terakhir dari proses manajemen sumber daya manusia adalah
pemanfaatan tenaga kerja. Langkah ini merupakan upaya untuk
memelihara tenaga kerja agar senantiasa sejalan dengan rencana
strategis perusahaan.
Perusahaan biasanya melakukan beberapa
program untuk tetap memastikan tenaga kerjanya senantiasa sesuai
dengan perencanaan strategis perusahaan. Diantaranya program tersebut
adalah promosi, demosi, transfer, atsupun separasi. Promosi adalah
proses pemindahan tenagan kerja ke posisi yang lebih tinggi secara
struktural dalam organisasi perusahaan. Demosi adalah penurunan
tenaga kerja pada bagian kerja yang lebih rendah yang biasanya
disebabkan karena adanya penurunan kualitas tenaga kerja dalam
pekerjaannya. Transfer merupakan upaya untuk memindahkan tenaga
kerja kebagian yang lain, diharapkan tenaga kerja tersebut bisa lebih
produktif setelah mengalami proses transfer. Separasi merupakan
upaya perusahaan untuk melakukan pemindahan lingkungan kerja
tertentu dari tenaga kerja ke lingkungan yang lain. ( Sule, 2008: 255)
3. Sebagai seorang operator perusahaan dalam Manajemen Sumber Daya
peranan organisasi pada jama modern ini menjadi semakin penting. Manusia
moderen sekarang lebih mengenal pameo manusia organisasional. Tanpa organisasi
tahap bantuan orang lain tidak akan bisa mewujudkan impiannya. Ketergantungan
kepada orang lain inilah yang mendorong manusia untuk berorganisasi. Ini
mengindikasikan bahwa maju atau mundurnya kehidupan manusia tergantung pada
kemampuannya untuk mengatur dan memanfaatkan sumber daya yang ada pada
organisasi. Disinilah letak relevansi dan pentingnya MSDM.
Tujuan utama manajemen sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan
kontribusi sumberdaya manusia (karyawan)terhadap organisasi. Hal ini dapat
dipahami bahwa semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya
tergantung pada manusia-manusia yang mengeloal organisasi tersebut. Oleh
karena itu karyawan harus dikelola dengan baik sehingga dapat membantu
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Untuk
mencapai tujuan dari manajemen sumber daya manusia dilakukan oleh
manajer SDM, manajer lini dan outsourching.
Jawab soal nomor 2 :
1. Sebagai seorang manajer perusahaan manfaat, tujuan dan kegunaan perencanaan
Sumber Daya Manusia yaitu :
a) Tujuan :
Untuk memprediksi kebutuhan Sumber Daya Manusia dimasa datang
dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dibagi kedalam dua bagian yaitu :
o Tujuan perencanaan SDM jangka pendek (perspektif tahunan) adalah
menetapkan prediksi posisi atau jabatan dan pekerjaan yang kosong satu
tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya
dilingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.
o Tujuan perencanaan SDM jangka sedang/panjang adalah menetapkan
prediksi permintaan (demand) SDM selama 2-3 tahun atau lebih
(maksimal 5 tahun mendatang), agar perusahaan memiliki kemampuan
mempertahaankan dan mengembangkan eksistensi kompetitif melalui
kemampuan meraih laba secara berkelanjutan.
Kedua tujuan khusus perencanaan SDM tersebut diatas mengharuskan
organisasi/perusahaan menetapkan prediksi jumlah dan kualifikasi SDM
secara akurat, agar memperoleh SDM yang potensial sebagai SDM kompetitif
dan berkualitas dalam bidang bisnis, yang tidak sama antara
organisasi/perusahaan satu dengan yang lainnya.
b) Manfaat
o Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.
Pendayaguan SDM akan berlangsung efektif dan efisien karena
perencanaan SDM harus dimulai dengan kegiatan pengaturan kembali
atau penempatan ulang (restaffing/replacement) SDM yang dimiliki.
Penempatan ulang yang dimaksudkan agar setiap dan dan semua SDM
yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan
kemampuannya.
o Menyelaraskan aktifitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing
dengan tugas-tugas yang sasaranya berpengaruh pada peningkatan
efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
Dengan kata lain setiap daan semua SDM berpeluang untuk berperilaku
proaktif dalam bekerja, karena setiap tugas dan masalah yang berada
dalam lingkup kemampuannya akan dapat diselesaikan secara baik
sebagai prestasi yang memberikan kepuasan dalam bekerja.
o Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan
tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen dan seleksi
untuk menindak lanjuti perencanaan SDM harus didahului dengan
melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan dan
memberhentikan pekerja sesuai dengan alas an masing-masing. Dengan
demikian pembiayaan (cost) dapat dihemat, karena melalui ketepatan
penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga
tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah
SDM dari sumber eksternal, jika masih tersedia dari sumber internal yang
memenuhi kualifikasi untuk mengisi kekosongan.
o Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan
menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat setiap pakai
untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainya. Selanjutnya informasi
dari perencanaaan SDM. Berikutnya informasi dari Sistem Informasi
SDM yang terus menerus dikembangkan itu dapat dipergunakan untuk
melengkapi Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi atau
perusahaan.
o Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar unit kerja atau
departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan
Manajemen SDM lainya, bahkan dapat dikembangkan dalam
melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.
c) Keuntungan
Disamping tujuan dan manfaat Perencanaan SDM seperti diuraikan diatas,
terdapat pula beberapa keuntunganya, sbb:
o Mendorong perilaku proaktif dan terhindar dari perilaku reaktif dalam
melaksanakan kegiatan Perencanaan SDM yang akan berdampak positif
pada pelaksanaan kegiatan bisnis. Rekrutmen dan seleksi yang akan
menghasilkan SDM yang potensial, dengan kemampuan yang dimilikinya
akan bekerja secara efektif dan efisien, baik ssekarang maupun dimasa
yang akan datang. Disamping itu SDM seperti itu akan memiliki motivasi
kerja dan motivasi berprestasi tinggi dalam bekerja. Dengan kata lain
SDM seperti itu yang bekerja secara proaktif akan mampu menggunakan
pikirannya dan selalu bersikap dan berperilaku positif dalam
mengembangkan wawasan bisnis melalui bidang kerjanya.
o Perencanaan SDM berfungsi untuk memantapkan tujuan organisasi atau
perusahan. Perencanaan SDM dalam menetapkan kualifikasi SDM akan
menghadirkan sejumlah SDM yang memiliki know-how sejenis yang
berkualitas tinggi dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Kesamaan yang
bersifat khusus itu dapat memantapkan organisasi atau perusahaan dalam
memilih dan menetapkan bidang bissnis dan tujuan organisasi/perusahaan.
o Merangsang pemikiran kritis dalam menguji assumsi bisnis.
SDM potensial yang dihasilkan dari perencanaan SDM yang akurat akan
selalu terangsang untuk bepikir kritis dalam menghadapi lingkungan
bisnis yang mudah berubah, dengan menghasilkan berbagai asumsi bisnis
baru secara operasional dan realistic, yang harus diuji dalam usaha
pengembangan eeksisstensi organisasi/perusahaan. Dalam jangkaa waktu
panjang SDM terseebut akan memiliki pengalaman yang akan mendukung
kemampuan berpikir kritisnya, yang akan semakin meningkatkan
o
o
o
o
kemampuannya dalam menguji berbagaai asumsi bisnis baru sesuai
kondisi lingkungan yang terus berubah dan berkembang.
Mendorong partisipasi tenaga professional dalam proses prediksi.
Perencanaan SDM dalam menetaapkan kualifikasi SDM produk lini, dapat
dilakukan dengan tidak sekedar mempersyaratkan tingkat keterampilan
dan keahlian yang dikuasai ssesuai dengan bidang kerjanya, tetapi
persyaratan juga kemampuan bekerjasama dalam tim kerja. Dengan
demikian setiap SDM produk lini akan mampu berpartisipasi secara aktif
dalam
memberikan
kontribusi
untuk
mewujudkan
tujuan
organisasi/perusahaan karena selalu mampu mempartisipasikan SDM
potensial secara aktif.
Menjambatani jurang pemisah antar bisnis sekarang dengan visi bisnis
dimasa depan.
Dari satu sisi perencanaan SDM harus mengidentifikasi kualifikasi SDM
yang dibutuhkan berdasarkan prediksi kondisi bisnis dimasa mendatang.
Memantapkan alokasi SDM dan pilihan bisnis.keberhasilan atau
kegagalaan sebuah organisasi atau perusahaan sangat tergantung pada
SDM yang dipekerjakaan. Untuk itu melalui Perencanaan SDM harus
ditetapkan kualifikasi SDM sesuai dengan pilihan bidang bisnis sebuah
organisasi atau perusahaan dan dalam jumlah aatau aalokasi SDM yang
sesuai dengan kebutuhan, untuk melaksanakan operasional bisnis secara
efektif, efisien, produktif dan berkualitas. Sebaliknya pilihan bidang bisnis
harus disesuaikan secara akurat dengan kemampuan (keterampilan dan
keahlian) yang dimiliki SDM yang adaa atau yang dapat diadakan melalui
perencanaan SDM oleh organisasi/perusahaan.
Menciptakan suasana kebersamaan
Dalam menetapkan kualifikasi SDM untuk semua jenjang jaabatan dan
semua jenis pekerjaan, perencanaan SDM dapat mempersyaratkan
mengenai sikap, kematangan emosi, penguasaan nilai-nilai, dan sifat-sifat
kepribadiaan yang positif untuk mewujudkan pergaulan yang harmonis
dalam bekerja. Kehadiran pekerja baru, harus dapat diterima, dihargai dan
dihormati oleh pekerja yang lain.
Jawab soal nomor 3 :
Analisis Kebutuhan Pekerja Berdasarkan Beban Kerja
Salah satu metode yang sering digunakan untuk menghitung kebutuhan pekerja dalam
perencanaan SDM adalah analisis mengguakan WISN. Selain metode WISN ada
metode lain yang khusus untuk menghitung jumlah kebutuhan tenaga yaitu metode
douglas
a. Analisis berdasarkan WISN
WISN (Workload Indicator Staff Need) adalah indikator yang menunjukkan
besarnya kebutuhan tenaga kerja di suatu tempat kerja berdasarkan beban kerja,
sehingga alokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional. Metode perhitungan
kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode
perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang
dilaksanakan oleh tiap kategori SDM pada tiap unit kerja di suatu tempat kerja.
Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis
mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.
Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5
langkah, yaitu:
1) Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM
yang bekerja selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk
menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut:
Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan
waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut:
Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F
Keterangan :
A = Hari Kerja
D = Hari Libur Nasional
B = Cuti Tahunan
E = Ketidak Hadiran Kerja
C = Pendidikan & Pelatihan F = Waktu Kerja
2) Menetapkan Unit Kerja Dan Kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit
kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan
kegiatan baik di dalam maupun di luar tempat kerja
3) Menyusun Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per
kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakannya (rata-rata waktu)
dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori
tenaga
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :
Waktu Kerja Tersedia
Standar Beban Kerja =
Rata-rata waktu Kegiatan Pokok
4) Menyusun Standar Kelonggaran
Penyusunan
standar
kelonggaran
tujuannya
adalah
diperolehnya
faktor
kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu
untuk menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi
tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya
adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan
berdasarkan rumus di bawah ini:
Waktu per faktor kelonggaran
Standar kelonggaran =
Waktu kerja tersedia
5) Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja
Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah
dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun.
Standar Beban Kerja dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk
perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerja dengan
menggunakan rumus sebagai berikut:
Total produk layanan
Kebutuhan SDM =
+ standar kelonggaran
Standar beban kerja
Berdasarkan rumus perhitungan tersebut, kebutuhan SDM untuk tiap kegiatan
pokok terlebih dahulu di jumlahkan sebelum di tambahkan dengan Standar
Kelonggaran masing-masing kategori SDM.
Contoh Penghitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Metode WISN
Perusahaan XX memilik tenaga pekarya sejumlah 13 orang. Jumlah tenaga
pekarya ini sebelumnya ditentukan tidak berdasarkan proses perencanaan sumber
daya manusia. Saat ini manajer SDM tersebut ingin menganalisi jumlah optimal
kebutuhan tenaga kerja pekarya dalam unit tersebut berdasarkan data yang
tersedia yaitu:
a. Waktu kerja tersedia dalam satu tahun bagi tenaga pekarya adalah sebesar
1.820 menit/tahun.
b. Sub unit kerja tenaga pekarya adalah unit layanan.
c. Standar beban kerja dalam satu tahun didapatkan sebesar 91.000 porsi
makanan/ tahun.
d. Gambaran kelonggaran tenaga pekarya dalam satu tahun didapatkan 0,074.
e. Total kuantitas produk layanan yaitu 489.203 dalam satu tahun.
Penghitungan kebutuhan SDM Perusahaan XX menggunakan metode
WISN
Kebutuhan SDM yang sebenarnya tenaga pekarya di unit pelayanan :
Kebutuhan SDM
: (489.203/91.000) + 0,074
: 5,45 orang
: 6 orang
Berdasarkan hasil perhitungan dapat diketahui bahwa sebenarnya
kebutuhan tenaga pekarya di unit pelayanan mengalami kelebihan
sejumlah 7 orang.
Jawab soal nomor 4 :
Analisis Kemungkinan penyebab kelebihan:
a. Manajer SDM kurang akurat dalam melakukan perencanaan SDM, hal ini
dapat disebabkan karena manajer menggunakan metode pertimbangan
judgement untuk menentukan kebutuhan pekerj dimasa yang akan datang
hanya berdasarkan perkiraan dan tidak menggunakan sehingga hasil yang
didapat tidak optimal.
b. Jumlah kelebihan pekerja jauh lebih banyak dari jumlah yang dibutuhkan,
hal ini dapat menyebabkan Perusahaan XX mengalami kerugian karena
harus mengeluarkan banyak biaya untuk gaji pegawai yang berlebih
tersebut.
Saran dan Rekomendasi:
a. Jumlah pekerja yang berlebih tersebut harus dialokasikan menjadi tenaga
kerja dibidang lain, atau dengan kata lain Perusahaan XX harus melakukan
job enlargement untuk kelebihan tenaga kerja yang ada. Jika sudah tidak
memungkinkan, maka rumah Perusahaan XX dpat melakukan terminasi
(pemutusan hubungan kerja) hal ini untuk mencegah kerugian.
b. Perusahaan XX juga harus melakukan perencanaan sumber daya manusia
ulang agar mendapatkan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang sesuai untuk
sehingga tidak melakukan pemborosan karena adanya kelebihan tenaga
kerja. Metode yang cocok digunakan untuk merencanakan kebutuhan SDM
dengan mengguakan metode WISN.
TUGAS UJIAN AKHIR SEMESTER
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Diajukan untuk memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester
Dosen : Jou Sewa Adrianus SE, MM
OLEH :
AGAPE YESELIA JUJATI SELLY
NIM 811.2.142.003MM
KONSENTRASI : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM)
PROGRAM PASCA SARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
KONSENTRASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA
KUPANG
2015