SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRAS (1)

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI
PENANGANAN PENGADUAN KORBAN KEKERASAN
TERHADAP PEREMPUAN DAN ANAK-ANAK
1.

Latar Belakang
Kementrian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak telah menetapkan

Peraturan Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 01 Tahun 2010
tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Bidang Layanan Terpadu bagi Perempuan dan
Anak Korban Kekerasan. SPM adalah tolok ukur kinerja Pemerintah dalam memberikan
pelayanan terpadu bagi Perempuan dan Anak Korban Kekerasan. Untuk lebih memudahkan
penerapan SPM, maka diperlukan Prosedur Standar Operasional (PSO). PSO tersebut
menggunakan pendekatan dan berorientasi pada pemenuhan hak-hak perempuan dan anak
korban kekerasan atas pelayanan yang harus dilakukan oleh negara. Pelayanan tersebut
meliputi 5 (lima) jenis pelayanan, yaitu:


Penanganan Pengaduan;



Pelayanan Kesehatan;



Rehabilitasi Sosial;



Penegakan dan Bantuan Hukum.

Dalam konteks penanganan korban perempuan dan anak, PSO ini menganut prinsip-prinsip
HAM, kesetaraan gender, dan kepentingan terbaik untuk anak.
Sasaran PSO adalah:


Kepala daerah dan jajarannya di setiap tingkatan wilayah sebagai pihak yang
bertanggung jawab untuk menyediakan layanan bagi perempuan dan anak korban
kekerasan; dan



Petugas pelaksana penyedia pelayanan bagi perempuan dan anak korban kekerasan, di
semua tingkatan, baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Berikut adalah diagram alur pelayanan terhadap perempuan dan anak korban kekerasan:

2. Analisis Sistem (System Analysis)
Preliminary investigation merupakan tahap persiapan, dimana pada tahapan ini
dilakukan survey / investigasi ke lapangan atau objek penelitian dengan tujuan untuk
mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan.

2.1 Sasaran Sistem yang Dibutuhkan
Sasaran dari sistem ini adalah untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan serta
permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan. Sistem yang
akan dikembangkan merupakan sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang berfungsi
untuk menangani proses pengelolaan data penanganan pengaduan korban kekerasan terhadap
perempuan dan anak-anak. Adapun sasaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
a. Dapat memberikan kemudahan kepada petugas dalam pengelolaan data serta
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada perempuan dan anak korban

kekerasan.

b. Menyediakan laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan yang terjadi di lembaga
pemerintah Bidang Layanan Terpadu bagi Perempuan dan Anak Korban Kekerasan
khususnya tentang laporan perempuan dan anak korban kekerasan dengan cepat dan
akurat.
2.2 Ruang Lingkup Sistem
Ruang lingkup dari Sistem Pengelolaan data penanganan pengaduan perempuan dan
anak korban kekerasan ini meliputi :


Kepala Lembaga/Dinas yang terkait dan jajarannya di setiap tingkatan wilayah
sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk menyediakan layanan bagi



perempuan dan anak korban kekerasan
Bagian Administrasi merupakan petugas yang menangani pendaftaran / registrasi,
dan pembuatan laporan perempuan dan anak korban kekerasan



Bagian Pendaftaran Umum merupakan entitas yang ada diluar sistem tapi terlibat
dalam sistem karena bagian pendaftaran memberikan input kepada sistem yang
berupa data perempuan dan anak korban kekerasan



Bagian Pemeriksaan merupakan bagian yang menangani pemeriksaan seperti
pemeriksaan psikologis / medis korban kekerasan kemudian hasil tes di catat pada
rekam medik, setelah dilakukan pemeriksaan di lanjutkan penempatan korban
kekerasan akan mendapatkan pelayanan (Pelayanan Kesehatan, Pelayanan
Rehabilitasi sosial, Pelayanan Penegakan Hukum)



Dokter merupakan bagian yang menangani di pelayanan kesehatan



Terapis merupakan bagian yang menangani di pelayanan rehabilitasi sosial



Badan hukum merupakan bagian yang menangani di pelayanan penegakan hukum



Korban merupakan perempuan dan anak-anak korban kekerasan

2.3 Bagan Alir Sistem Yang Sedang Berjalan

Gambar 1 Flowmap Sistem yang sedang berjalan

3. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan bagian dari data flow diagram, yang terdiri dari satu
proses, dimana proses ini mewakili dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan
hubungan input / output antara sistem dengan lingkungan luarnya (external entity) (Kristanto,
2003).
Pada Sistem Pengelolaan Data perempuan dan anak korban kekerasan, terdapat 4

entitas luar (external entity):
1.

Korban

2.

Bagian Pendaftaran umum

3.

Bagian Pemeriksaan

4.

Kepala Lembaga

5.

Dokter

6.

Terapis

7.

Badan Hukum
Adapun diagram konteks Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi penanganan

pengaduan korban kekerasan terhadap perempuan dan anak-anak adalah sebagai berikut:

Dokter

Terapis
data pemeriksaan
data pemeriksaan

Bagian pendaftaran
umum

data pemeriksaan

bukti pendaftaran
SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI
PENANGANAN PENGADUAN
KORBAN KEKERASAN
TERHADAP PEREMPUAN
DAN ANAK-ANAK

data korban

Korban Kekerasan

Badan Hukum

data pemeriksaan dan rujukan
bukti pendaftaran

Data korban
Bagian Pemeriksaan
laporan data korban
laporan pemeriksaan

Kepala Lembaga

Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

3.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Bagian pendaftaran
umum

bukti pendaftaran
data calon korban
Korban

data calon korban
1

Registrasi

data korban

Dokter
buku induk
data diagnosa
data korban

bukti pendaftaran
Terapis

data diagnosa
3
Diagnosa
dokter

data rehabilitasi

Bagian

Pemeriksaan

resep
2
Pemeriksaan

rekam medis
4
Pelaksanaan
rehabilitasi

data pemeriksaan awal

pemeriksaan korban

data pemeriksaan awal
data pemeriksaan awal
pemeriksaan

data terapi
data rekam medis

data pemeriksaan

Kepala Lembaga
6
Pelaporan

data pemeriksaan

data terapi
data pemeriksaan
badan hukum

data pemeriksaan

5
pemeriksaan
hukum

data pemeriksaan
berita acara

Gambar 3 Level 0 DFD Sistem Yang Sedang Berjalan
DFD level 0 ini terdiri dari 5 proses yaitu :
1. Proses 1 Registrasi
Proses ini dilakukan oleh bagian pendaftaran umum, pada proses ini petugas mencatat
data pasien ke dalam buku induk
2. Proses 2 Pemeriksaan
Proses ini dilakukan oleh bagian pemeriksaan, dimana bagian pemeriksaan memeriksa
dan mencatat keluhan korban kemudian dicatatkan sebagai data pemeriksaan awal
3. Proses 3 Diagnosa Dokter
Proses ini dilakukan oleh dokter, diman adokter melakukan diagnosa kepada korban
kemudian mencatat hasil diagnosa ke dalam rekam medis
4. Proses 4 Pelaksanaan Rehabilitasi
Merupakan kegiatan terapi yang dilakukan oleh korban, terapis akan memberikan
terapi berdasarkan hasil diagnosa dokter yag ada pada rekam medis.
5. Proses 5 Pemeriksaan Hukum
Merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan korban bilaman korban memerlukan
bantuan hukum sesuai dengan data pemeriksaan
6. Proses 6 Pelaporan

Proses untuk menuliskan lapora data korban dan data pemeriksaan yang kemudian
diberikan ke bagian kepala lembaga pelayanan
3.2 Data Flow Diagram Level 1 Proses Registrasi
Bagian pendaftaran
umum

1.3
cari data

bukti pendaftaran
data calon korban
Korban

data calon korban

data korban
1.1
catat data
korban

data korban

buku induk
1.2
pencocokan
data

data baru

1.4
Catat data baru

data korban
Bagian pemeriksaan

data pemeriksaan

data korban
pemeriksaan
data pemeriksaan

pemeriksaan

data pemeriksaan awal

1.5
catat
pemeriksaan
awal

Gamabar 4 DFD Level 1 Proses Registrasi Pelayanan

3.3 DFD Level1 Proses Diagnosa Dokter

Dokter
data diagnosa

3.1
catat diagnosa

data pemeriksaan awal

data diagnosa
data dokter
rekam medis

data pemeriksaan

data diagnosa
resep

data obat

3.2
Buat Resep

Gambar 5 DFD Level1 Proses Diagnosa Dokter

3.4 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

buku induk

berita acara

data korban

data pemeriksaan
data terapi

6.1
membuat
laporan data
korban

6.2
membuat
laporan data
pemeriksaan

data pemeriksaan

data pemeriksaan
laporan data korban
laporan data pemeriksaan

rekam medis

Kepala Lembaga

Gambar 6 DFD Level 1 Proses pembuatan laporan

4. Analisis Permasalahan

Dari sistem pengelolaan data perempuan dan anak korban kekerasan yang sedang
berjalan masih terdapat beberapa permasalahan. Adapun permasalahan tersebut.
a. Media yang digunakan untuk pengarsipan data masih berupa kertas (Buku Induk),
sehingga proses pencarian data korban ketika berkunjung memerlukan waktu yang
cukup lama.
b. Belum adanya fasilitas update data yang baik, sehingga setiap kali korban datang, data
kunjungannya selalu ditulis ulang.
c. Data korban ditulis berulang-ulang setiap kali membuat laporan
d. Data pemeriksaan korban disediakan dan disimpan di tempat terpisah sehingga ketika
pihak lembaga membutuhkan data korban dari data pemeriksaan tersebut memerlukan
waktu yang lama.
5. Sistem Yang Diusulkan
Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terdapat dapa sistem yang
berjalan, maka akan dirancang sebuah sistem yang baru yang diharapkan dapat memberikan
solusi terhadap permasalahan dari sistem yang ada. Adapun pemodelan sistem baru tersebut
disajikan dalam flowmaf sebagai berikut :

Gambar 7 Flowmap yang diusulkan

Adapun deskripsi proses pengolahan administrasi korban kekerasan yang diusulkan adalah
sebagai berikut :


Korban datang ke bagian pendaftaran umum untuk melakukan proses pendaftaran,
setelah proses pendaftaran korban yang akan mendapatkan kartu pendaftaran, setelah
proses pendaftaran korban akan mendapatkan kartu identitas pendaftaran, tanda bukti



pendaftaran.
Korban menuju ke bagian pemeriksaan dengan membawa bukti pendaftaran yang di



dapat dari pendaftaran umum
Korban menyerahkan tanda bukti pendaftaran ke petugas pemeriksaan, jika korban
tersebut pertama kali datang ke pemeriksaan, petugas akan memasukan data korban
kedalam database, tetapi jika korban tersebut pernah diperiksa maka petugas akan
melakukan pencarian data korban tersebut dan menanyakan keluhan pada korban



sebagai data pemeriksaan awal kemudian petugas akan melakukan update data
Korban menuju dokter , dokter akan melakukan pencarian data korban, dokter akan
mengakses data pemeriksaan awal korban tersebut untuk selanjutnya dokter
melakukan diagnosa, dokter akan memasukan data diagnosa dan data dokter kedalam



database
Korban menuju pelaksana terapi di tempat rehabilitasi, korban akan menunjukkan
bukti pendaftaran, terapis akan melakukan pencarian data korban berdasarkan no
ID_Pendaftaran, terapis akan mengakses diagnosa dokter untuk kemudian



menunjukan jenis terapi apa yang harus dilakukan korban
Korban menuju badan hukum, korban akan menunjukan bukti pendaftaran, petugas
akan melakukan pencarian data untuk mendukung proses hukum dan pembuatan berita




acara.
Selanjutnya korban kembali ke bagian administrasi untuk proses pemulangan
Petugas akan membuatkan laporan-laporan yaitu laporan data korban dan laporan data
pemeriksaan.

6. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

Dokter

Terapis
data diagnosa
data rehabilitasi

Bagian pendaftaran
umum

data berita acara

bukti pendaftaran

SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI
PENANGANAN PENGADUAN
KORBAN KEKERASAN
TERHADAP PEREMPUAN
DAN ANAK-ANAK

Korban Kekerasan

Badan Hukum

data pemeriksaan

Data korban
Bagian Pemeriksaan
laporan data korban
laporan pemeriksaan

Kepala Lembaga

Gambar 8 Diagram Konteks

6.1 DFD Level 0
Pada sistem informasi pengelolaan administrasi pelayanan korban kekerasan terhadap
perempuan dan anak-anak ini terdapat lima 6 proses yaitu :







Proses Registrasi
Proses Pemeriksaan
Proses Diagnosa Dokter
Proses Pelaksanaan Rehabilitasi
Proses Pemeriksaan BAP
Proses Pelaporan

Bagian pendaftaran
umum
data korban
bukti pendaftaran
data calon korban

Korban

1
Registrasi

Dokter

data korban

data korban update

data korban

dt korban

data diagnosa
bukti pendaftaran
diagnosa dokter
3
Diagnosa
dokter

dt diagnosa
Terapis

diagnosa dokter
data diagnosa

data dokter

data pemeriksaan awal
dt dokter
dt diagnosa

data rehabilitasi

dt terapis

4
Pelaksanaan
rehabilitasi

dta terapis

dt rehabilitasi

Bagian
Pemeriksaan

dt dokter
2
Pemeriksaan

pemeriksaan korban
data pemeriksaan awal

dt terapis
dt rehabilitasi

dt pemeriksaan
6
Pelaporan

data korban

dt pelaksanaan rehabilitasi
data pemeriksaan
dt petugas hukum
dt berita acara

badan hukum

data pemeriksaan

dt petugas hukum
dt petugas
hukum

5
pemeriksaan
BAP

data pemeriksaan
dt berita acara

Gamabar 9 DFD Level 0

Kepala Lembaga

6.2 DFD Level 1 Proses Registrasi

Bagian pendaftaran
umum
data korban
bukti pendaftaran
data calon korban

Korban

1.1
Entry Data

data korban

1.2
Cari

1.3
Edit Data

dt korban

data korban

data korban
(current)

data korban edit

1.4
Update Data

data korban update

Gambar 10 DFD Level 1 Proses Registrasi
Proses Registrasi di dekomposisi menjadi 4 proses. Adapun proses-proses tersebut adalah :






Proses Entry Data Korban
Merupakan proses memasukan data korban kedalam database
Proses Cari
Merupakan proses untuk melakukan pencarian data korban ke dalam database
Proses Edit
Merupakan proses untuk merubah data korban, biasanya dat ayang dirubah ketika
korba melakukan kunjungan adalah tanggal dan pemeriksaan awal
Proses Update data
Merupakan proses untuk mengubah data korban yang terdahulu dengan data korban
yang terbaru (update), biasanya dilakukan pada korban yang melakukan pengobatan
ulang (korban lama)

6.3 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan

dt korban

data korban

2.1
Cari Data

data korban

2.2
Tampilkan Data

data korban
data pemeriksaan awal

dt pemeriksaan

data pemeriksaan awal

2.3
Entry Data

data pemeriksaan
Bagian
Pemeriksaan

Gambar 11 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan
Proses Pemeriksaan didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses tersebut adalah :





Proses Cari Data
Merupakan proses yang dilakukan bidang pemeriksa untuk mencari data korban.
pemeriksa akan mengakses data korban dari database yang sebelumnya diinputkan.
Proses Menampilkan Data
Setelah proses pencarian berhasil, maka pemeriksa akan menampilkan data korban
Proses Entry dan Diagnosa
Pada proses ini pemeriksa akan memasukan data hasil diagnosa ke dalam database

6.4 DFD Level 1 Proses Diagnosa dokter

3.1
Cari Data

data diagnosa
data korban

3.2
Tampilkan Data

data korban
data diagnosa
data korban
dt korban

dt diagnosa

data dokter
data diagnosa

3.3
Entry Data

data diagnosa

Dokter

data dokter

dt dokter

Gambar 11 DFD Level 1 Proses Diagnosa dokter
Proses diagnosa dokter didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses proses tersebut
adalah :


Proses Cari Data
Merupakan proses yang dilakukan dokter untuk mencari data korban. Dokter akan
mengakses data diagnosa awal dari database yang sebelumnya diinputkan, data



diagnosa awal biasanya dijadikan acuan oleh dokter untuk diagnosa lebih lanjut
Proses Menampilkan Data
Setelah proses pencarian berhasil, maka dokter akan menampilkan data korban dan



data diagnosa awal korban
Proses Entry dan Diagnosa
Pada proses ini dokter akan memasukan data hasil diagnosa dan data dirinya ke dalam
database

6.5 DFD Level 1 Proses Pelaksanaan Rehabilitasi

4.1
Cari Data
data diagnosa

dt diagnosa

data diagnosa
4.2
data korban Tampilkan Data

data korban

dt korban

data diagnosa
data korban

4.3
Entry Data

data terapi

terapis

data terapis

dt terapis

dt pelaksanaan terapi

dt rehabilitasi

Gambar 12 DFD Level 1 Proses Pelaksanaan Rehabilitasi
Proses pelaksanaan rehabilitasi didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses
tersebut adalah :


Proses Cari Data
Merupakan proses yang dilakukan terapis untuk mencari data korban. Terapis akan
mengakses data diagnosa dari database yang sebelumnya diinputkan, data diagnosa



biasanya dijadikan acuan oleh terapis untuk diagnosa lebih lanjut
Proses Menampilkan Data
Setelah proses pencarian berhasil, maka terapis akan menampilkan data korban dan
data diagnosa korban dan menentukan terapi apa yang sesuai dengan hasil diagnosa



dokter.
Proses Entry dan Diagnosa
Pada proses ini terapis akan memasukan data hasil terapis dan data dirinya ke dalam
database

6.6 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan BAP

5.1
Cari Data

data diagnosa

dt diagnosa

data diagnosa
5.2
data korban Tampilkan Data

data korban

dt korban

data diagnosa
data korban

5.3
Entry Data

data pemeriksaan badan hukum

data petugas hukum
dt petugas
hukum

dt berita acara

dt berita acara

Gambar 13 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan BAP
Proses Pemeriksaan BAP didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses
tersebut adalah :


Proses Cari Data
Merupakan proses yang dilakukan petugas hukum untuk mencari data korban. petugas
hukum akan mengakses data diagnosa dari database yang sebelumnya diinputkan, data
diagnosa biasanya dijadikan acuan oleh petugas hukum untuk proses hukum lebih



lanjut
Proses Menampilkan Data
Setelah proses pencarian berhasil, maka petugas hukum akan menampilkan data



korban dan data diagnosa korban dan menentukan proses hukum lebih lanjut
Proses Entry dan Diagnosa
Pada proses ini proses hukum lebih lanjut akan memasukan data hasil pemeriksaan
berita acara dan data dirinya ke dalam database

6.7 DFD Level 1 Proses Pelaporan

dt pemeriksaan
awal

data pemeriksaan awal

dt korban

data korban
dt diagnosa

data diagnosa
6.2
buat lap
pemeriksaan

6.1
cetak data
korban

data pemeriksaan

dt rehabilitasi
data rehabilitasi
laporan data korban

6.3
cetak
pemeriksaan

dt berita acara
data berita acara

laporan pemeriksaan

kepala lembaga

Gambar 14 DFD Level 1 Proses Pelaporan
Proses Pemeriksaan BAP didekomposisi menjadi 3 proses, adapun proses-proses
tersebut adalah :




Proses Cetak Data Korban
Proses untuk mencetak laporan data korban
Proses Buat Laporan Pemeriksaan
Proses untuk merekap laporan pemeriksaan korban
Proses Cetak Pemeriksaan
Proses untuk mencetak laporan data pemeriksaan

7. ERD Sistem Informasi pengelolaan data penanganan pengaduan korban kekerasan
terhadap perempuan dan anak-anak

8.

Skema Database

Pemeriksaan
o kd_pemeriksaan
Integer
o hasil pemeriksaan Integer
o rujukan
Long integer
...
melakukan3

Rehabilitasi
kd_pendaftaran Integer
tgl_rehabilitasi Date
kd_terapis
Integer
hasil_terapis
Long integer
...

o
o
o
o

memiliki2

melakukan

KORBAN
kd_pendaftaran Integer
tgl_pelayanan Date
nama
Integer
alamat
Long integer
usia
Integer
jenis kelamin
Integer
no tlp
Number
...

o
o
o
o
o
o
o

melakukan2

BERITA ACARA
o
o
o
o

kd_pendaftaran
Hasil_BAP
tgl_BAP
kd_petugas
...

memiliki3

melakukan4
TERAPIS
o
o
o
o

kd_terapis
nama_terapis
alamat
no tlp
...

Integer
Integer
Long integer
Number

o
o
o
o

Diagnosa
kd_pendaftaran Integer
kd_dokter
Integer
tgl_diagnosa
Date
diagnosa
Long integer
...
memiliki

o
o
o
o

yyy

Dokter
kd_dokter Integer
nama
Integer
alamat
Long integer
no tlp
Number
...

Integer
Long integer
Date
Integer

Petugas Hukum
o
o
o
o

kd_petugas
nama
alamat
no tlp
...

Integer
Integer
Long integer
Number