Temuan-temuan tersebut digambarkan menggunakan diagram-diagram tertentu untuk memperjelas alur atau proses yang ada.
Tahap-tahap analisis dimulai dari identifikasi masalah kemudian dilakukan usaha dalam menemukan kelemahan atau kekurangan yang ada pada
sistem yang lama kemudian menentukan dan merumuskan kebutuhan pengguna sistem sehingga dapat ditentukan solusi umtuk memecahkan masalah tersebut.
3.1.1 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan dengan cara wawancara dan observasi pada SMK Kesehatan Surabaya. Wawancara bertujuan untuk mengetahui
kondisi proses bisnis yang berjalan saat ini dan permasalahan yang sedang dihadapi. Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati laporan kegiatan tracer study
yang telah dilaksanakan kepada siswa jurusan keperawatan dan farmasi angkatan 2013. Proses observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung bentuk
kuesioner dan tujuan serta hasil yang ada saat ini. Wawancara dilakukan kepada bagian BK untuk mengetahui proses tracer study saat ini. Proses tracer study yang
sedang berjalan pada SMK Kesehatan Surabaya saat ini dimulai dari bagian BK menyusun kuesioner tracer study berdasarkan kebutuhan pihak SMK, data
kuesioner sekarang ini terdiri dari data alumni, kegiatan saat ini yang berisi data tentang alumni bekerja atau melanjutkan pendidikan, dan informasi tentang
perusahaan tempat alumni bekerja atau perguruan tinggi tempat alumni melanjutkan pendidikan. Bagian BK kemudian menyerahkan kuesioner tersebut
pada saat alumni datang ke SMK untuk mengurus proses kelulusan. Selanjutnya jawaban kuesioner akan direkap untuk dilakukan analisa serta membuat laporan
hasil tracer study. Laporan hasil tracer study tersebut kemudian akan diserahkan kepada Kepala Sekolah.
Dari hasil identifikasi yang telah dilakukan, gambaran proses bisnis tracer study
pada SMK Kesehatan Surabaya dapat dilihat pada gambar 3.2.
Document Flow Pendataan Alumni
BK Alumni
Kepala Sekolah
P h
ase Mulai
Membuat Kuesioner
Kuesioner Mengisi
Kuesioner Jawaban
Kuesioner Input Jawaban
Kuesioner ke dalam Excel
Menyusun Laporan
Tracer Study
Laporan Tracer Study
Mencetak Laporan
Tracer Study Menganalisa
Jawaban Kuesioner
Memberikan Laporan
Tracer Study Laporan Tracer
Study Selesai
Menerima Laporan Tracer
Study Jawaban
Kuesioner
Gambar 3.2 Document Flow Pendataan Alumni
3.1.2 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan dilakukan setelah melakukan identifikasi permasalahan dengan cara wawancara dan observasi. Analisis permasalahan
bertujuan untuk menentukan masalah apa saja yang sedang terjadi di SMK Kesehatan Surabaya. Setelah dilakukan analisis permasalahan, maka dapat
diketahui masalah yang terjadi di SMK Kesehatan Surabaya adalah proses tracer study
dengan menggunakan format kuesioner yang sekarang menghasilkan data tracer study
yang kurang akurat, tidak ada umpan balik dari alumni maupun perusahaan tempat alumni bekerja, proses pendataan alumni dilakukan berulang
dan memakan banyak waktu. Pelaksanaan tracer study ini digunakan untuk mengetahui kondisi dan kualitas alumni yang dihasilkan oleh SMK.
Menurut hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan kegiatan tracer study saat ini memiliki beberapa
masalah, yaitu format kuesioner yang digunakan sekarang ini kurang informatif, sehingga informasi yang didapatkan kurang akurat. Format kuesioner hanya
mengacu pada kegiatan alumni setelah lulus tanpa ada umpan balik pembelajaran dari alumni. Umpan balik tersebut dapat memberikan nilai tambah dalam proses
akreditasi. Selain itu hanya ada data alumni melanjutkan ke perguruan tinggi mana dan bekerja di perusahaan mana, belum ada pendataan rinci mengenai perusahaan
tempat alumni tersebut bekerja dan tidak ada umpan balik dari perusahaan, sehingga pihak SMK tidak dapat mengetahui kualitas alumni yang dihasilkan. Data
alumni yang didapatkan dari proses tracer study kurang valid karena dilakukan pada saat mengurus kelulusan atau pengambilan ijazah, karena pada saat pengisian
kuesioner alumni masih belum dapat dipastikan diterima di perguruan tinggi mana dan bekerja di perusahaan mana, sehingga pendataan alumni harus dilakukan
kembali ketika alumni sudah diterima di perguruan tinggi atau diterima bekerja di perusahaan. Proses ini membutuhkan waktu yang lama dan dilakukan secara
berulang, serta masalah keamanaan data yang tidak terjamin dan kemungkinan
kesalahan memasukkan data karena data jawaban tracer study disalin oleh petugas ke dalam Microsoft Excel.
3.1.3 Solusi Permasalahan
