6. Instruksi dan Prosedur Sistem informasi akuntansi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan
informasi tanpa instruksi dan prosedur yang terinci. Instruksi dan prosedur untuk pemakai biasanya terdapat pada prosedur manual.
7. Pengguna Orang-orang yang berhubungan dengan sistem dan pemakai informasi yang
dihasilkan disebut pengguna. Dalam perusahaan, pengguna meliputi semua orang yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan semua orang yang
mengatur dan mengendalikan sistem. 8. Pengendalian dan Pengukuran Keamanan
Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem harus akurat, bebas dari kesalahan dan dilindungi dari akses-akses yang tidak sah. Pengendalian dan
pengukuran keamanan dibuat dalam suatu sistem informasi akuntansi untuk menjamin informasi yang akurat dan pengoperasian sistem secara tepat.
Sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson 1991 memiliki tiga tujuan utama : 1 menyajikan informasi guna mendukung pengambilan
keputusan, 2 menyajikan informasi guna mendukung operasi harian, dan 3 menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan stewardship. Dua
tujuan pertama menyangkut kepentingan pemakai internal dan eksternal, sedangkan yang ketiga hanya untuk pihak eksternal. Hampir semua informasi
yang diperlukan oleh dua tujuan terakhir merupakan data transaksi yang telah diolah, sedangkan untuk tujuan pertama hanya sebagian.
2.2 Pengertian Gaji
Rivai 2004 membagi bentuk balas jasa yang diterima oleh karyawan dalam empat kelompok yaitu : gaji, upah, tunjangan intensif,
kompensasi tidak langsung. 1. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan
sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang karyawan yang memberikan dalam mencapai tujuan perusahaan. Atau dapat juga dikatakan
sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah perusahaan.
2. Upah merupakan imbalan finansial langsung yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jam kerja, jumlah barang yang dihasilkan, atau
banyaknya pelayanan yang diberikan. Jadi tidak seperti gaji yang jumlahnya relative tetap, besarnya upah dapat berubah-ubah tergantung pada keluaran
yang dihasilkan. 3. Tunjangan intensif merupakan imbalan langsung yang dibayarkan
kepada karyawan karena kinerjanya melebihi standart yang ditentukan. Insentif merupakan bentuk lain dari upah langsung diluar upah dan gaji yang
merupakan kompensasi tetap. 4. Kompensasi tidak langsung merupakan kompensasi tambahan yang
diberikan berdasarkan kebijakan perusahaan terhadap semua karyawan sebagai upaya meningkatkan kesejahteraan para karyawan.
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaanorganisasi yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir
yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya
untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta gaji serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai Wilkinson, 1991.
Pengertian lain sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau
kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan Mulyadi, 2001.
Pada Gambar 1. menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang bagian kepegawaian memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja,
pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan
contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai departemen memberikan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah
menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya
memberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan.
Gambar 1. Siklus Penggajian Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi
Akuntansi, 2005.
Pada dasarnya siklus penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian. Gambar 1. menunjukkan tujuh aktifitas
dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian. Ketujuh aktifitas siklus Penggajian yaitu sebagai berikut :
1. Perbarui file induk pegawai Aktivitas ini melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian : memperkerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam
pengurangan diskresi lingkaran 1.0 dalam Gambar 1. Bagian Kepegawaian memberikan informasi ini, pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan
validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.
2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak Aktivitas kedua dalam siklus penggajian adalah memperbarui informasi
mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya lingkaran 2.0 dalam Gambar 1. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi
perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerim pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3. Validasi data kehadiran dan waktu Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai
lingkaran 3.0 dalam Gambar 1. Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai
yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap
giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor
mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan
4. Siapkan penggajian Langkah ini mempersiapkan penggajian lingkaran 4.0 dalam Gambar
1. Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data
tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan
nomor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses
penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk
membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan
dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk
lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang
mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan
untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi
rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar prnggajian
dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, p o t o n g a n g a j i dan gaji bersih
dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap
pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga
umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini,
untuk setiap kategori. 5. Keluarkan dana penggajian
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai lingkaran 5.0 dalam Gambar 1. Sebagian besar
pegawai dibayar dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran
langsung adalah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar
melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebu ah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji.
Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi
sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial,
nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke
rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan
transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut. 6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung lingkaran 6.0 dalam Gambar 1 . Contohnya,
perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan Negara
bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal
tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi
atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
7. Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban
pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai lingkaran 7.0 dalam Gambar 1 . Organisasi harus secara periodik membuat
cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait
menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai. Untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan keorganisasi terkait.
Sistem informasi akuntansi penggajian dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban
keuangan kepada pihak luar perusahaan investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak. Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini
juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir,
mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses
pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.
Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi 2001 : 374 yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu Jam Hadir
3. Kartu jam kerja. 4. Daftar gaji dan upah.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah. 8. Bukti kas keluar.
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jurnal umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke
dalam setipa departemen dalam perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar.
2. Kartu harga pokok produk Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah
tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah
rekap daftar upah. 3. Catatan biaya.
Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap
departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
4. Kartu penghasilan karyawan Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
2.4 Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
