Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Dan Pembagian Kelas Di SMPN 7 Cimahi

annual event that can not be avoided, not only after registration is completed, then registration data should be followed up by doing a selection of up to class placement.

purpose of research is to build a new student registration information system and class divisions at SMPN 7 Cimahi which may facilitate processing of registration data, facilitate the search for student data. It also can simplify the selection process and facilitate students in data recap students with a place in the form of data storage database. For system development methods the author uses prototype method, while for the method of approach to the system using the method of data-oriented approach. New student registration information system and class divisions in SMPN 7 Cimahi is also supported by the database system by using the facility normalization, table relationships, and file structure, and for supporting software using Borland Delphi 7 a visual programming applications to interface between systems with user, while for the design of the mysql database using Xampp 1.4.7

The results of the research has been done in the form of an information system of registration of new students and class divisions based on client / server application that can process data quickly, thus simplifying the process of searching data student ,input data, the selection of new students and class divisions and the process of preparing reports on the administration, with a data storage in the form of a database that has been computerized.

Key words: Information systems, SMP 7 Cimahi, Borland Delphi 7, Xampp 1.4.7 mysql.

i

pendaftaran siswa baru menjadi kegiatan tahunan yang tidak bisa dihindari , tidak hanya itu setelah pendaftaran selesai dilakukan , maka data pendaftaran tersebut harus ditindak lanjuti dengan melakukan seleksi sampai dengan penempatan kelas.

Tujuan dilakukannnya penelitian yaitu untuk membangun suatu sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas di SMPN 7 Cimahi yang dapat mempermudah pengolahan data pendaftaran, mempermudah pencarian data siswa. Selain itu juga dapat mempermudah proses seleksi siswa dan mempermudah dalam rekapdata siswa dengan suatu tempat penyimpanan data berupa database. Untuk metode pengembangan sistem penulis menggunakan metode prototype, sedangkan untuk metode pendekatan sistem menggunakan metode pendekatan berorientasi data. Sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas di SMPN 7 Cimahi ini juga didukung oleh sistem basis data dengan menggunakan fasiltas normalisasi, relasi tabel, dan struktur file, sedengakan untuk perangkan lunak pendukung menggunakan Borland Delphi 7 suatu aplikasi pemrograman visual untuk antar muka antara sistem dengan user, sedangkan untuk perancangan database menggunakan Xampp 1.4.7 mysql

Hasil dari penelitian yang telah dilakukan berupa suatu sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas berbasis client / server yang dapat mengolah data pendaftaran dengan cepat, sehingga mempermudah dalam proses pencarian data siswa penginputan data, seleksi siswa baru dan pembagian kelas dan proses pembuatan laporan pada bagian administrasi, dengan sebuah tempat penyimpanan data berupa database yang sudah terkomputerisasi.

Kata kunci : Sistem informasi, SMPN 7 Cimahi, Borland Delphi 7, Xampp 1.4.7 mysql .

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini perkembangan teknologi sudah semakin pesat yang di iringi pula dengan kemajuan dalam pembuatan sistem informasi. Mendapatkan informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi setiap orang baik bagi sebuah instansi atau pun perorangan, yang tentunya informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Dampak negatif dan dampak positif dari kejauan teknologi berjalan beriringan. Salah satu dampak positif dalam kemajuan di bidang informasi adalah dapat membantu sesuatu hal yang dianggap sulit untuk dilakukan dan memakan waktu menjadi lebih mudah dan relatif lebih memepersingkat waktu pengerjaannya.

SMP N 7 CIMAHI merupakan salah satu sekolah menengah pertama negri di kawasan Cimahi Utara. Sekolah adalah sarana dalam kegiatan pembelajaran formal yang bertujuan untuk mendidik siswa – siswi nya untuk menjadi generasi yang cerdas, berwawasan, santun, dan memiliki ketakwaan kepada TUHAN Yang Maha Esa. Lingkungan sekolah adalah wadah yang tidak hanya terdapat siswa-siswi di dalam nya, namun terdapat juga staf-staf pengajar, dan karyawan yang tentunya keberadaan mereka di butuhkan agar sekolah dapat berjalan dengan semestinya.

Kegiatan pendaftaran siswa baru adalah kegiatan rutin tahunan yang di lakukan oleh siswa siswa yang telah lulus dari sekolah sebelum nya dengan tujuan sebagai langkah awal dalam meraih pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi. Sekolah dengan status negri menjadi prioritas utama ketika menndaftar dan menyebabkan jumlah pendaftar melebihi kapasitas bangku yang di sediakan, sehingga di perlukan seleksi untuk

melebihi kapasitas bangku yang di sediakan. Proses seleksi biasa nya dilakukan dengan cara cara manual dengan mengurutkan jumlah nilai ujian penyaringan dari yang terbesar sampai yang terkecil.

Selesai dengan pendaftaran dan seleksi pihak sekolah masih harus menempatkan siswa-siswa yang terpilih tersebut kedalam beberapa kelas yang di sediakan dengan jumlah laki laki dan perempuan yang rata dengan tingkat kecerdasan yang merata juga, tentunya hanya berdasarkan nilai ujian saringan yang di dapatkan, dengan mengurutkan satu persatu secara manual yang memungkinkan terjadi nya kesalahan yang tidak di inginkan.

Dalam proses seleksi bisa saja calon siswa yang seharusnya terjaring sebagai siswa yang diterima menjadi tidak diterima hanya karna kesalahan orang orang yang bekerja melakukan seleksi tersebut, dalam proses ini rawan sekali terjadinya kesalahan yang disebabkan karena human error, kesalahan tersebut bisa saja mengakibatkan jumlah siswa yang di terima di SMP N 7 CIMAHI terlalu banyak dan tidak sesuai dengan jumlah bangku yang tersedia. Bisa juga ada calon siswa yang di terima padahal tidak memenuhi kriteria yang telah di tetapkan.

begitu pun dalam proses penempatan siswa kedalam kelas yang di sediakan bisa saja terjadi ketidak merataan dalam hal jumlah maupun prestasi yang akan menimbulkan kesan mengkotak kotak kan kecerdasan siswa. Lebih dari itu permasalahan klasik pasti muncul jika proses manual yang di lakukan, yaitu waktu. Proses manual memakan waktu yang sangat lama dan melelah kan dan belum tentu hasil nya benar. Waktu yang panjang

Pembuatan laporan pun mengalami hambatan dikarenakan saat pelaksanaannya bagian panitia pendaftaran harus menyalin setiap berkas yang di perlukan satu persatu secara manual walaupun sudah dilakukan dengan menggunakan komputer, terkadang ada nama dalam laporan yang tidak ada dalam data siswa diakarenakan salah pengetikan sewaktu menyalin. walaupun tidak semua data di dijadikan sebagai materi laporan namun tetap saja berdampak pada mudahnya terjadi kesalahan – kesalahan yang akan menghambat cara kerja pada bagian panitia pendaftaran dan mungkin akan menjalar dan menghambat di bagian yang lainnya yang berhubungan dan membutuhkan, karna sering kali isi dari laporan tidak sesuai dengan data yang ada.

Untuk itu perlu adanya pengembangan terhadap Sistem Informasi untuk seleksi calon siswa baru,dan pembagian kelas yang sifatnya bisa mempermudah dan mempersingkat waktu pengerjaannya. Dengan melakukan penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan, diharapakan akan diperoleh suatu hasil rancangan sistem yang dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan terkomputerisasi. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis mempunyai ide untuk mengimplementasikan sistem tersebut ke dalam suatu aplikasi. Berdasarkan penjelasan diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul ” PERANCANGAN SISTEM SELEKSI PENERIMAAN

SISWA BARU DAN PEMBAGIAN KELAS DI SMP N 7 CIMAHI”

permasalahan yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut :

1. Sistem informasi yang sedang berjalan belum mampu mengatasi permasalahan yang timbul pada bagian penerimaan siswa baru dalam mengolah data pendaftaran 2. Penempatan kelas masih di lakukan dengan menempatkan satu persatu nama siswa sehingga bisa terjadi ketidak seimbangan jumlah dan kualitas siswa baru itu.

3. proses seleksi masih dilakukan dengan memilih satu persatu dengan berdasarkan jumlah nilai UN yang telah di tetapkan sehingga sangat rawan terjadinya kesalahan yang di sebabkan karena human error.

4. sendirisi laporan pendaftaran yang sering kali ada ketidak sesuaian data dengan dokumen pendaftaran yang ada, dikarenakan pembuatan laporan pendaftaran dilakukan dengan pengetikan kembali secara manual data-data yang di perlukan untuk di jadikan laporan laporan yang di perlukan

1.3 Perumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka penulis melakukan perumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana memperbaiki sistem informasi akademik di SMP N 7 CIMAHI untuk mengatasi permasalahan dalam proses pengolahan data pendaftaran

2. Bagaimana memperbaiki sistem informasi seleksi dan penempatan kelas yang sedang berjalan untuk di gunakan dalam proses seleksi calon siswa baru, untuk

–

3. Bagaimana memperbaiki sistem informasi seleksi dan penempatan kelas di SMP N 7 CIMAHI untuk mengatasi permasalahan dalam pembuatan laporan yang sering kali tidak sesuai antara isi laporan dengan data yang ada

4. Bagaimana memperbaiki sistem informasi akademik di SMP N 7 CIMAHI Cimahi untuk memudahkan dalam proses pembuatan laporan pendaftaran, registrasi, kelas, dan nilai

1. 4 Maksud dan Tujuan

Untuk memberikan suatu perubahan agar dapat mempermudah dan mempersingkat waktu pengerjaan tugas seleksi dan penempatan kelas di SMP N 7 CIMAHI khususnya pada baagian penerimaan siswa baru. Dengan kata lain maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu system informasi yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang sebelumnya di sebutkan di atas.

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

a. untuk memperbaiki system informasi berdasarkan pada kelemahan – kelemahan dari system yang sedang berjalan, agar system informasi yang baru dapat mendukung untuk mengatasi permasalahan dalam proses pengolahan data calon siswa baru

b. mempermudah dalam pembuatan laporan dan absensi siswa baru dengan membuat suatu program aplikasi yang secara otomatis menampilkan laporan yang di inginkan tanpa harus menyalin satu persatu data yang akan di jadikan bahan dalam pembuatan laporan

menjadi lebih panjang dan kemungkinan terjadi kesalahan yang cukup besar d. mempermudah dalam proses penempatan kelas untuk calon siswa baru yang

terpilih dan lolos seleksi penerimaan dengan membuat program aplikasi yang dapat memproses data calon siswa baru yang terpilih dengan menempatkan nya di kelas kelas yang di sediakan dengan jumlah yang merata dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan.

1. 5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Bagi Penulis, dalam melaksanakan penelitian untuk menyusun tugas akhir ini, penyusun dapat memperoleh pengetahuan tentang masalah – masalah yang dihadapai oleh suatu perusahaan atau instansi disini tepatnya instansi pendidikan serta dapat memberikan masukan tentang pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau instansi tersebut.

b. Bagi Instansi, diharapkan dengan adanya sistem informasi pendaftaran yang baru dapat mempermudah dan mempersingkat pekerjaan khususnya pada bagian penerimaan siswa baru di SMP N 7 CIMAHI Bagi Akademis, penelitian di harapkan berguna bagi bidang keilmuan yang sedang di pelajari yaitu pada jurusan sistem informasi. Diharapkan temuan-temuan yang di peroleh dapat menjadi bahan-bahan pengkajian untuk di angkat menjadi suatu penelitian.

PENEMPATAN KELAS DI SMP N 7 CIMAHI”, ditetapkan batasan masalah agar tidak keluar dari apa yang akan dibahas. Beberapa pembahasannya adalah

1. pendaftaran calon siswa baru, akan di bahas mengenai prosedur pendaftaran yang sedang berjalan dan data-data yang di gunakan sebagai inputan pada system informasi yang akan di hasilkan

2. seleksi, hanya di bahas mengenai prosedur yang sedang berjalan dan prosedur usulan

3. registrasi siswa siswa baru, dilakukan oleh oleh pendaftar yang dinyatakan lulus dalam proses seleksi penerimaan siswa baru

4. Laporan yang akan di hasilkan di tujukan untuk kepala sekolah dan siswa mendapatkan pengumuman yang disesuaikan dengan kebutuhan

5. Sistem yang di usulkan tidak akan membahas masalah SPP di sesuaikan kondisi sekolah saat ini yang sudah menghapuskan biaya SPP

6. metode pembagian kelas disesuaikan dengan kebutuhan SMPN 7 Cimahi yang menginginkan jumlah siswa laki-laki dan perempuan seimbang, dan dengan nilai UN merata di setiap kelasnya

1. 7 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di SMP N 7 CIMAHI Jl. Kebon Jeruk, Cimahi selatan kota Cimahi. Dengan jadwal penelitian serta perancangan perangkat lunak terdapat pada table 1.1 .

No

Waktu Kegiatan

2011

April Mei Juni Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumpulan

kebutuhan data a. wawancara b. observasi c. dokumentasi

2. Desain dan pembuatan perangkat lunak

3. Perbaikan perangkat lunak

4. Evaluasi

4. Perbaikan kembali

BAB II

LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan tinjauan secara teoritis yang mendasar dan relevan, serta terkait dengan subjek dan permasalahan yang di bahas dalam penyusunan skripsi

2.1 Sistem Informasi

Dibawah ini akan di bahas mengenai definisi system,informasi dan definisi system informasi berdasarkan definisi dari para pakar. Selain itu penulis akan membahas mengenai karakteristik system,syarat-syarat system, klasifikasi system, dan batas system

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut [Murdik2002] ” sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur/ bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk

menghasilkan informasi atau energi atau barang”. Pengertian system tersebut lebih menekankan pada prosedur pencarian dan pengolahan untuk dioperasikan menjadi informasi untuk menghasilkan barang dan jasa sebagai tujuan.

System menurut[And2003] adalah “Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

Selain itu definisi system menurut [Jog99] yang lebih menekan kan pada

elemen dan komponen nya ,yaitu: “system adalah kumpulan dari elemen-elemen untuk mencapai tujuan tertentu”

System juga merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling terkait dan saling bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan pada system tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Elemen-elemen yang terdapat dalam system diantaranya adalah:

1. Tujuan system merupakan tujuan dari system tersebut dibuat.

2. Batasan system merupakan suatu hal yang membatasi system dalam mencapai tujuan.

3. Control system merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan ppencapaian tujuan dari system tersebut.

4. Input merupakan elemen dari system yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, masukan data tersebut bisa berupa jenis data,frekuensi pemasukan dan sebagainya.

5. Proses merupakan elemen dari system yang bekerja mengolah seluruh data masukan menjadi suatu informasi yang berguna.

6. Output merupakan hasil dari data yang telah di proses dan merupakan tujuan akhir dari system.

7. Umpan balik merupakan elemen dalam system yang bertugas untuk mengevaluasi bagian dari output. Elemen ini penting bagi kemajuan sebuah system.

Berdasarkan teori diatas maka penulis menyimpulkan bahwa system adalah kumpulan dari komponen-komponen baik fisik maupun nonfisik dengan fungsi yang saling berhubungan untuk suatu tujuan tertentu.

2.1.1.2 klasifikasi Sistem

Dari beberapa sudut pandang sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

http://ilmutanahunsri.files.wordpress.com/2008/03/kuliah02sisdlpengertian-sistem-dan.ppt

a. sistem abstrak dan sistem fisik

1. Sistem Abstrak: Sistem yang berisi gagasan atau konsep (Contoh: Sistem Teologi -> hubungan Manusia, Alam dan Allah)

2. Sistem Fisik: Sistem yang secara fisik dapat dilihat (Contoh: Sistem Komputer, Sistem Transportasi, Sistem Perguruan Tinggi)

b. Sistem Deterministik dan Probabilistik

1. Sistem Deterministik: Sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat (Contoh: Sistem Komputer)

2. Sistem Probabilistik: Sistem yang tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas (Contohnya: Sistem Evapotranspirasi, Sistem Serapan Hara, Sistem Fotosintesis)

a. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

1. Sistem Tertutup: Sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan (Contohnya: Sistem Reaksi Kimia dalam Tabung Reaksi yang terisolasi)

1 Sistem Terbuka: Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan (Contohnya: Sistem Tanah)

b. sistem alamiah dan sistem buatan manusia

1. Sistem Alamiah: Sistem yang terjadi secara alamiah tanpa campur tangan manusia (Contohnya: Sistem Tata Surya)

2. Sistem Buatan Manusia: Sistem yang dibuat oleh manusia (Contohnya: Sistem Komputer, Sistem Mobil, Sistem Telekomunikasi)

c. sistem sederhana dan sistem kompleks

1. Sistem Sederhana: Sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah (Contohnya: Sistem Sepeda, Sistem Mesin Ketik, Sistem Infiltrasi Tanah)

2. Sistem Kompleks: Sistem yang rumit (Contohnya: Sistem Otak Manusia, Sistem Komputer, Sistem Keseimbangan Hara Essensial dalam Tanah)

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi merupakan data keluaran yang bermakna bagi orang yang menerima setelah mengalami suatu proses pengolahan data. Tanpa informasi yang dihasilkan system tidak akan berjalan dengan lancer dan akan mati. Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan kejadian yang sudah teradi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam system menjadi input yang berguna dalam suatu system. Dengan demikian definisi informasi menurut andri kristanto sebagai berikut:

“informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang

berguna dan lebih berartibagi yang menerima”.[And03] 2.1.4 konsep Dasar Informasi

Menurut [And2008]” informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima”. Tanpa suatu

informasi maka sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya akan mati. Suatu organisasi tanpa adanya informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi

Berdasarkan definisi informasi diatas maka bisa diartikan sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem.

2.1.5 Pengolahan Data

[And08]”pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk

menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan”. Semakin banyak data dan kompleksnya aktifitas pengolahan data dalam suatu organisasi , baik itu organisasi besar maupun kecil, maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan.

2.1.6 konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut [And08]system informasi adalah”kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak computer, serta perangkat manusia yang akan mengolah data

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut”.

Selain itu juga system informasi merupakan suatu system yang dibuat oleh manusia yang terdiri daru komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Data juga memiliki peranan yang sangat penting dalam system informasi sebagai inputan yang kemudian akan diolah menjadi keluaran (output) sehingga menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya.

Definisi tentang sistem Informasi menurut Robert A.Leitch dan K.Rosce Davis yang dikutip dari [Jog2005] adalah: “ suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Dapat diartiakan bahwa sistem informasi adalah sistem yang menerima data dari lingkungan yang berupa input dan memanipulasi data tersebut untuk memproses data agar dapat menghasilkan output yang berupa informasi.

Jadi pengertian yang dapat diambil berdasarkan pengertian yang telah dijelaskan diatas, maka penyusun menyimpulkan bahwa system informasi adalah kumpulan komponen perangkat keras dan perangkat lunak dengan fungsinya masing-masing yang digunakan oleh manusia dengan cara yang telah ditentukan dengan tujuan mengolah data menjadi informasi yang berguna bagi pengguna.

2.1.7 komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu system informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital didalam sistem informasi, komponen-komponen sistem tersebut adalah sebagai berikut: input, proses, output, teknologi, basis data,dan kendali.

Secara rinci komponen-komonen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. input

input disini adalah semua data masukan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen ,formulir-formulir, dan file-file. Semua itu dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat di terima oleh pengolah yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pengujian, pengkodean.

b. proses

proses merupakan prosedur yang akan memanipulasi data yang di inputkan yang kemudian akan disimpan dalam bagian basisdata

c. output

output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.

d. teknologi

teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,mengolah input, dan menghasilkan keluaran.

e. basis data

basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan dioleh menggunakan perangkat lunak

f. kendali

kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.

2.2 Sistem informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem di dalam organisasi mendukung informasi–informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem informasi ini sangat penting diterapkan karena sebagai penentu sukses tidaknya suatu organisasi, bagaimana managemen alur sistem informasi yang akan disampaikan pada orang lain.Terdapat beberapa definisi dari sistem informasi manajemen di antaranya:

Menurut Frederick H.Wu (jogiyanto 2005:14) “Sistem informasi adalah

kumpulan–kumpulan dari sistem–sistem yang menyediakan informasi untuk

mendukung manajemen” Menurut Gordon B. Davis (jogiyanto 2005:15) “Sistem

informasi manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi”

Dari definisi diatas Jogiyanto menyimpulkan bahwa “Sistem informasi

manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem–sistem informasi yang berguna

untuk semua manajemen”. Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan yang dilakukan sumber informasi baik berupa informasi internal maupun eksternal. Informasi dapat diperoleh dari sistemin formasi yang dihasilkan dari operasi pengolahan data elektronik dan informasi bukan dari pengolahan data elektronik .

2.3 Akademik dan Sistem Informasi Akademik

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia edisi kedua, “Akademi ialah

Lembaga pendidikan tinggi kurang lebih tiga tahun lamanya yang mendidik tenaga

profesa“ sedangkan akademik adalah “bersifat akademis”. Menurut Syafrizal Melwin

Sistem informasi akademik merupakan “tiang utama dalam pengaturan segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan perkuliahan maupun hal–hal lainnya”, dan

kademik yaitu ”suatu rangkaian kegiatan yang disusun dengan sistem atis untuk

mahasiswa sebagai input agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas”. Sebuah sekolah tentunya memiliki sistem informasi pada instansi pendidikan, serta komponen–komponen yang terkandung didalamnya kemudian kaitan masisng– masing komponen tersebut pada alur sistem informasi pendidikan. Sistem informasi ini akan mendukung kinerja sekolah yang bersangkutan baik dalam hal pelayanan siswa atau pun orang tua siswa sampai karyawan sekolah tersebut, namun sesudah perkembangan teknologi informasi sedemikian pesatnya, sekolah harus setiap saat mengupdate sistem informasi hingga dalam kinerjanya akan menuju ke titik yang lebih baik.

2.4 SekolahMenengah Pertama (SMP)

Pengertian SMP menurut situs wilkipedia.org adalah jenjang pendidikan dasar pada pendidikan formal di Indonesia setelah lulus Sekolah Dasar (atau sederajat). Sekolah Menengah Pertama ditempuh dalam waktu 3 tahun, Mulai dari Kelas

7sampai Kelas . Pada tahun ajaran 1994/1995 hingga 2003/2004, sekolah ini pernah disebut Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP).

Murid Kelas 9 diwajibkan mengikuti Ujian Nasional (dahulu Ebtanas) yang mempengaruhi kelulusan siswa. Lulusan Sekolah Menengah Pertama dapat melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Atas atau Sekolah Menengah Kejuruan (atau sederajat). Sekolah Menengah Pertama diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta. sejak diberlakukannya otonomi daerah pada tahun 2001, pengelolaan sekolah Menengah Pertama Negeri di Indonesia yang sebelumnya berada dibawah Departemen Pendidikan Nasional, kini menjadi tanggung jawab kabupaten/kota. Sedangkan Departemen Pendidikan Nasional hanya berperan sebagai regulator dalam bidang standar nasional pendidikan. Secara struktural, Sekolah Menengah Pertama Negeri merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan kabupaten/kota.

2.5 Pendidikan

Pendidikan teknologi dasar menurut HJ Grover dapat didefinisikan sebagai pendidikan untuk masa depan yang memberi anak–anak muda kesempatan untuk mempelajari berbagai jenis bahan, proses, produk industri, permasalahan yang berhubungan dengan kehidupan dan pekerjaan dalam dunia teknologi (SLO, Basic technology Education, Nov.1995) definisi secara akurat sulit diberikan karena teknologi berubah secara cepat

2.6 Jaringan Komputer

Menyangkut pemahaman tentang jaringan komputer ini, Syafrizal Melwin berpendapat bahwa:“secara sederhana jaringan komputer dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa komputer dan peralatan lain yang saling terhubung menggunakan aturan tertentu, hubungan ini dapat terjadi menggunakan media fisik berupa kabel ataupun melalui gelombang radio, infrared, bahkan satelit. Setiap peralatan yang tersambung ke jaringan disebut node”.

2.6.1 Jenis-jenis jaringan komputer

Jenis jaringan komputer dapat dibedakan menurut ukuran wilayah kerajanya,dikutip dari buku Syafrizal, Pengantar Jaringan Komputer, 2005, Andi, diantaranya yaitu : 1. Local Area Network (LAN)

LAN adalah jaringan yang dibatasi oleh area yang relatif kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan, seperti sebuah kantor pada sebuah gedung.

Gambar 2.1 Local Area Network (LAN) (sumber: elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729 )

2. Metropolitan Area Network ( MAN)

MAN merupakan pengembangan dari jaringan LAN yang memiliki jangkauan lebih luas tidak terbatas pada suatu lokasi gedung saja tetapi juga dapat menjangkau antar cabang sebuah bank di dalam sebuah kota besar yang dihubungkan antara juga dapat menjangkau antar satu dengan lainnya

Gambar 2.2 Metropolitan Area Network ( MAN) (sumber : elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729 )

3. Wide Area Network (WAN)

WAN adalah jaringan yang biasanya sudah menggunakan media wireless, sarana satelit, ataupun kabel serat optic, karena jangkaunnya yang lebih luas,bukan hanya

meliputi satu kota atau antar kota dalam satu wilayah akan tetapi mulai menjangkau area/wilayah otoritas negara lain.

Gambar 2.3 Wide area network (WAN) (Sumber : elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729) 2.6.2 Topologi jaringan

Topologi jaringan atau arsitektur jaringan adalah gambaran perencanaan hubungan antar komputer dalam Local Area network yang umumnya menggunakan kabel (sebagai media transmisi), dengan konektor, opologi jaringan atau arsitektur jaringan adalah gambaran perencanaan Ethernetcard, dan perangkat pendukung lainnya [Syafrizal Melwin]

Ada beberapa jenis topologi yang terdapat pada hubungan komputer pada jaringan local area, seperti:

1. Topologi Bus

Topologi ini merupakan bentangan satu kabel yang kedua ujungnya ditutup,dimana disepanjang kabel terdapat node-node. Signal dalam kabel dengan topologi ini dilewati satu arah sehingga memungkinkan sebuah collisionterjadi.collision

Gambar 2.4 Topologi Bus

(sumber : elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729 ) 2. Topologi Ring Topologi

Topologi jaringan yang berupa lingkaran tertutup yang berisi node-node Signal mengalir dalam dua arah sehingga dapat menghindarkan terjadinya collision sehingga memungkinkan terjadinya pergerakandata yang sangat cepat. Semua komputer saling tersambung membentuk lingkaran seperti bus tetapi ujung-ujung bus

disambung.data yang dikirim diberi address tujuan sehingga dapat menuju komputer yang dituju.

Gambar 2.5 Topologi Ring

(sumber : elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729) 3. Topologi Star

Karakteristik dari topologi jaringan ini adalah node (station) berkomunikasi langsung dengan station lain melalui central node (hub/switch), traffic data mengalir dari node ke central node dan diteruskan ke node (station), tujuan. Jika salah satu segmen kabel putus, jaringan lain tidak akan putus.

Gambar 2.6 Topologi star

(sumber : elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729)

4. Topologi Tree / Hierarchical

Tidak semua stasiun mempunyai kedudukan yang sama. Stasiun yang kedudukannya lebih tinggi menguasai stasiun dibawahnya sehingga jaringan sangat tergantung pada stasiun yang kedudukannya lebuh tinggi (Hierathical topology) dan kedudukan stasiun yang sama disebut pertopology.

Gambar 2.7 Topologi tree

BAB III

OBJEK PENELITIAN DAN METODE

3.1 Objek Penelitian

Objek yang menjadi tempat dilakukannya penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 7 Cimahi (SMPN 7 Cimahi), berikut ini adalah sejarah singkat SMPN 7 Cimahi, struktur organisasi, dan deskripsi pekerjaan (job description) bagian yang terkait dalam penelitian.

3.1.1 Sejarah Singkat

SMPN 7 Cimahi dahulu bernama SMP Negeri Cimindi . Mula berdiri sebagai pelial SMP Negeri 2 Cimahi di tahun 1964, pendirinya dan sebagai kepala Sekolahnya Bpk Tarjo . pada masa itu hanya memiliki dua ruangan dengan bangunan setengah . pada tahun 1965 akhir sekolah pindah ke area Cibeureum, tepat nya di seberang SMU N 13 Bandung jumlah kelas pun bertambah menjadi 12 kelas. Kepala sekolah kedua yaitu Bpk Umara dan kepala sekolah ketiga Bpk Ashari pun mengusahakan untuk menjadi milik SMP N Cimindi, , maka jadilah SMP Negeri Cimindi sekarang SMP N 7 Cimahi.

Adapun nama nama kepala sekolah SMPN 7 Cimahi dari pertama sampai sekarang adalah :

1. Bpk Tarjo 2. Bpk Umara 3. Bpk Ashari

4. Bpk Raden Kasa Martawilaga 5. Bpk H. Iyad Suffandie

6. Dra Hj Tati Artati Andaya 7. Dra Hilda Hidayati MM 8. H Asep Rukhiyat S.sos

3.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi menunjukkan bagaiman bagian-bagian di dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secara grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada di SMPN 7 Cimahi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Dewan Sekolah Kepala sekolah

Wakil kepala sekolah

PKS kurikulum

PKS kesiswaan

PKS sarana

PKS humas

Urusan Ketata usahaan

Coordinator perpustakaan

Coordinator Laboratorium

Coordinator Bimb. konseling

Guru mata pelajaran

3.1.3 Deskripsi Pekerjaan 1. Kepala Sekolah

a. Sebagai pimpinan unit pelaksana teknis

1. Melaksanakan pendidikan formal selama jangka waktu sesuai dengan jenis , jenjang, dan sifat sekolah

2. Melaksanakan pendidikan dengan pengajaran sesuai dengan kurikulum yang berlaku

3. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan serta bimbingan karier bagi siswa sekolah

4. Membina organisasi siswa intra sekolah (OSIS)

5. Melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga sekolah

6. Membina kerjasama dengan orangtua,orang tua, masyarakat, dan dunia usaha

7. Bertanggung jawab pada kantor wilayah department pendidikan nasional Jawa Barat

b. Berfungsi Sebagai Pimpinan , Administrator dan Supervisor

1. Menyusun perancangan

2. Mengorganisasikan kegiatan

4. Mengkoordinasikan kegiatan

5. Melaksanakan pengawasan

6. Melakukan evaluasi

7. Menentukan kebijaksanaan

8. Mengadakan rapat

9. Mengambil keputusan

10. Mengatur proses belajar mengajar

11. Mengatur koordinasi kantor, siswa, pegawai, perlengkapan, dan keuangan

12. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)

13. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan dunia usaha

c. SelaKU Administrator Bertugas Menyelenggarakan Administrasi

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengawasan

5. Kurikulum

7. Kantor

8. Kepegawaian

9. Perlengkapan

10. Keuangan

11. Perpustakaan

12. Laboratorium

13. Ruang keterampilan/ kesenian

d. Selaku Supervisor Melakukan Supervisi Mengenai:

1. Kegiatan belajar mengajar

2. Kegiatan bimbingan dan penyuluhan

3. Kegiatan ketatausahaan

4. Kegiatan ekstrakurikuler

5. Kegiatan kerjasama dengan masyarakat

2. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah bertugas membantu kepala sekolah dalam urusan-urusan sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dari program pelaksana

c. Pengarahan

d. Ketenagaan

e. Pengkoordinasian

f. Pengawasan

g. Penilaian

h. Identifikasi dan pengumpulan

i. Penyusunan laporan

3. Urusan Bidang Kesiswaan

Urusan/bidang kesiswaan mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam urusan

–urusan sebagai berikut:

a. Menyusun program pembinaan kesiswaan

b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa (OSIS) dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah

c. Membina dan melaksanakan

keamanan,kebersihan,ketertiban,keindahan,kekeluargaan dan kerindangan

d. Memberikan pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS

e. Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi

g. Mengadakan pemilihan siswa untuk sekolah untuk kegiatan diluar sekolah

h. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala

i. Mengatur mutasi siswa

4. Urusan Bidang Kurikulum

Urusan bidang kurikulum bertugas untuk membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Menyusun pembagian program belajar

b. Menyusun pembagian tugas guru

c. Menyusun jadwal pelajaran

d. Menyusun jadwal evaluasi belajar

e. Menyusun pelaksanaan UAS/UAN

f. Menerapkan criteria persyaratan naik kelas

g. Menerapkan jadwal penerimaan buku laporan pendidikan(RAPORT) dan

penerimaan STTB

h. Mengkoordinasi dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran

i. Menyediakan buku kemajuan kelas

j. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran

Urusan/ bidang saranan dan prasarana mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-legiatan sebagai berikut:

a. Menyusun sarana dan prasarana kebutuhan sekolah

b. Mengadministrasikan pemberdayaan sarana dan prasarana sekolah

c. Pengolahan pembiayaan alat-alat pelajaran

d. Menyusun laporan pelaksanaan urusan sarana dan prasarana secara berkala

6. Urusan Bidang Kerjasama Dengan Masyarakat

Urusan bidang kerjasama dengan masyarakat mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dan orang tua wali kelas

b. Membantu hubungan sekolah dengan dewan sekolah

c. Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala

7. Koordinator Bimbingan Penyuluhan (BP)

Coordinator BP membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang

dihadapi oleh siswa tentang kesulitan dalam belajar

b. Memberikan bimbingan layanan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar

c. Memberikan sarana dan pertimbangan kepada siswa yang memperoleh gambaran tetang lanjutan pendidikan dan lapangan kerja yang sesuai

d. Mengadakan penilaian pelaksana bimbingan penyuluhan

e. Menyusun statistic hasil penilaian bimbingan penyuluhan

f. Mengadakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar praktikatau pelaksanaan bimbingan penyyuluhan

g. Menyusun dan melaksanakanprogram tindak lanjut,bimbingan dan penyuluhan

h. Menyusun laporan pelaksana bimbingan dan penyuluhan

8. Koordinatir 7K

Coordinator 7K membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a. penyusun program dan pelaksana 7K

b. koordinasi dengan urusan kesiswaan serta wali kelas dalam pelaksanaan 7K

c. memantau tata tertib siswa, guru, dan karyawan

Pengolahan laboratorium membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a. penyusunan perencanaan dan program penggunaan laboratorium

b. menyusun penggunaan laboratorium

c. mengorganisir perangat-perangkat laboratorium

d. membuat laporan penyalah gunaan laboratorium

10.Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

Pengolahan perpustakaan sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a. perencanaan pengadaan buku / bahan pustaka

b. perencana pengembangan perpustakaan

c. pengurus pengembangan perpustakaan

d. pemeliharaan dan perbaikan buku / bahan pustaka

e. inventarisasi buku-buku / bahan pustaka

11.Wali Kelas

Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

b. penyelenggara administrasi kelas yang meliputi:

denah tempat duduk siswa

papan absensi siswa

daftar piket kelas

buku absensi siswa

buku kegiatan belajar mengajar

tata tertib kelas

c. penyusunan / pembuatan statistic bulanan siswa

d. mengisi daftar kumpulan nilai siswa

e. pembuatan catatan khusus tentang siswa

f. pengisian buku laporan pendidikan (Raport)

g. pembagian buku laporan pendidikan (Raport)

12.Kepala Urusan Tata Usaha

Kepala urusan tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

b. pengolahan keuangan sekolah

c. pengurusan administrasi pegawai, guru dan siswa

d. pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha dan sekolaj

e. penyusunan perlengkapan administrasi sekolah

f. penyusunan dan penyajian data statistic sekolah

g. penyusunan laporan pelaksana kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala

h. mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan 7K

3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Desain Penelitian

Metodologi yang sesuai sangat di perlukan di dalam pengembangan sistem , oleh karena itu dengan mengikuti metodologi atau prosedur-prosedur yang ada diharapkan pengembangan sistem dapat diselesaikan dengan baik. Adapun pengertian dari metodologi adalah :

“Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan yang digunakan oleh satu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin

lainnya”.

Sedangkan metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Jadi definisi dari metodologi pengembangan sistem adalah :

“Metode-metode, konsep-konsep pekerjaan, dan aturan-aturan yang akan

digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi”.

Dengan menggunakan metode atau prosedur-prosedur yang diberikan oleh suatu metodologi, maka pengembangan sistem diharapkan akan dapat diselesaikan dengan berhasil. Urutan-urutan prosedur untuk pemecahan masalah ini dikenal dengan istilah algoritma (algorithm).

Dengan menggunakan paradigma untuk membangun perangkat lunak, dalam penyusunan skripsi ini penulis menggunakan Model Prototipe atau prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. merupakan metode pengembangan sistem dimana hasil analisa perbagian sistem langsung diterapkan kedalam sebuah model tanpa menunggu seluruh sistem selesai dianalisa.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data terdapat dua sumber data yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Adapun metode pengumpulan data yang digunakan meliputi: a. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data dengan tatap muka dan tanya jawab yang dilakukan di SMP Negeri 7 Cimahi dengan bagian yang terkait yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi, terutama bagian yang

berhubungan dengan penerimaan siswa baru dan pembagian kelas. Selain itu wawancara juga dilakukan mengenai sejarah dan berdirinya SMP Negeri 7 Cimahi.

b. Penelitian Pengamatan (Observasi)

Untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan penulis menggunakan metode obsevasi, yaitu melakukan pengamatan langsung di SMP Negeri 7 Cimahi dengan mengamati document-dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran siswa baru.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder yaitu data – data yang diperoleh secara tidak langsung yang dapat dijadikan data pendukung sumber data primer. Data skunder yang penulis ambil yaitu struktur organisasi, sejarah SMP Negeri 7 Cimahi, dan absensi yang semua nya di dapat dari SMP Negeri 7 Cimahi

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Untuk jenis metode pendekatan dan Pengembangan Sistem penulis membaginya menjadi beberapa bagian yaitu jenis metode Pendekatan sistem, metode Pengembangan, metode analisis serta Alat Bantu Analisis dan Perancangan.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalah metode yang berorientasikan pada data. Pada metode ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Penulis menggunakan metode Prototype sebagai metode pengembangan sistem, metode Prototype merupakan metode pengembangan sistem dimana hasil analisa perbagian sistem langsung diterapkan kedalam sebuah model tanpa menunggu seluruh sistem selesai dianalisa.

Dikutip dari http://www.unsri.ac.id/upload/arsip/BAB%20II%20METODOLOGI.pdf

/ 9 april 2011, “Metode dengan menyajikan gambaran yang lengkap tentang sistemnya,

pemesan dapat melihat pemodelan system dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun”

Gambar 3.2 Proses Prototype

http://www.unsri.ac.id/upload/arsip/BAB%20II%20METODOLOGI.pdf / 9

april 2011

Aktivitas prototype:

a. identifikasi kebutuhan calon user

b. Quick design ,yaitu pembuatan desain global untuk membentuk software c. Build prototype yaitu pembuatan software prototype termasuk pengujian dan

d. Evaluasi Pelanggan yaitu mengevaluasi prototype dan memperhalus analisis kebutuhan calon pelanggan

e. Pembuatan dan Implementasi yaitu pembuatan sebenarnya termasuk coding, desain dan testing

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Adapun alat bantu yang di gunakan penulis dalam melakukan analysis dan peracancangan sistem adalah sebagai berikut:

1)Flow Map

[sumber: http://pemogramanvb.blogspot.com/2010/12/flow-map-dan-data-flow-diagram-dfd.html]Flow Map adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain

2)Diagram Kontek

[Sumber:power.lecture.ub.ac.id/files/2011/04/DFD.pdf] Diagram kontek adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya

3)Data Flow Diagram

[Sumber:power.lecture.ub.ac.id/files/2011/04/DFD.pdf] Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini

sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram,model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

4)Kamus Data

[sumber:http://setia.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/6070/Modul_KamusData. pdf] Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore.

Andri Kristanto (2008:72) Kamus Data (data dictionary) adalah elemen – elemen atau simbol – simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file dalam sistem.

5)Perancangan Basis Data

Andri Kristanto (2008:72) basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Sebagai contoh, basis data universitas berisi mengenai; Entiti, semisal mahasiswa, fakultas, mata kuliah, dan ruang kelas. Relasi diantara entitas, seperti pengambilan kuliah yang dilakukan oleh mahasiswa, staf pengajar di fakultas, dan penggunaan ruang perkuliahan.

Perancanagan basis data merupakan perancangan dari sekumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan. Unsur-unsur

yang mempengaruhi dalam merancang sebuah database, yaitu diagram relasi entitas, normalisasi, relasi antar tabel dan struktur fil.

a. Normalisasi

Normalisasi adalah proses untuk memperoleh properti-properti skema relasi yang bagus menjadi bentuk normal lebih tinggi sehingga syarat-syarat dibawah ini terpenuhi :

1) Mengoptimalisasi redudansi (pengulangan data yang tidak perlu). Redudansi tidak bisa dihilangkan sama sekali karena berguna untuk integritas referensial, tetapi redudansi bisa dioptimalisasi. Untuk jumlah data yang tidak terlalu banyak mungkin tidak terlalu berpengaruh dalam hal penggunaan harddisk. Tapi bayangkan jika ada ribuan, bahkan jutaan redudansi, mungkin akan sangat berpengaruh pada penggunaan ruang.

2) Menghilangkan anomali. Anomali pada dasarnya adalah ketidak-konsistenan (inkonsistensi). Misalkan ada pergantian nama dari Bank Perkasa menjadi Bank Perkasa Utama sebanyak 4 record. Jika pergantian nama hanya dilakukan pada salah satu record saja, maka terjadi ketidak-konsistenan yaitu satu nomor bank berrelasi dengan 2 nama Bank yang berbeda.

Dekomposisi tabel dapat mengurangi redudansi yang ada dan menghilangkan anomali. Perancangan melalui proses normalisasi mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

a. Meminimalkan ukuran penyimpanan yang diperlukan untuk penyimpanan data.

b. Meminimalkan resiko inkonsistensi data pada basis data. c. Meminimalkan kemungkinan anomaly pembaruan. d. Memaksimalkan stabilitas struktur data.

Tujuan proses normalisasi adalah mengkonversi relasi menjadi bentuk normal lebih tinggi. Terdapat beragam tingkat bentuk normal, yaitu :

a. Bentuk Normal Pertama (1NF)

Bentuk normal pertama adalah ekivalen dengan definisi model relasional. Relasi adalah bentuk normal pertama (1NF) jika semua nilai atributnya adalah sederhana (bukan komposit).

b. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Bentuk normal kedua memiliki ketentuan harus telah berbentuk normal pertama (1NF), dan semua atribut bukan utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi. Relasi pada bentuk normal kedua harus tidak menyimpan fakta-fakta mengenai bagian kunci relasi. Bentuk normal kedua menghilangkan kebergantungan parsial dan masih memiliki anomali-anomali yang secara praktis tidak dapat diterima.

c. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Bentuk normal ketiga memiliki ketentuan harus telah berbentuk normal kedua (2NF) dan relasi tidak boleh memuat kebergantungan fungsional di antara atribut-atribut bukan utama. Bentuk normal ketiga menghilangkan

kebergantungan transitif, awalnya bentuk normal ketiga dipikir sebagai bentuk normal puncak atau paling akhir. Namun kemudian dapat ditemukan bentuk normal lebih kuat yaitu bentuk normal Boyce-Codd.

d. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

BCNF memiliki ketentuan yaitu masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya. Relasi adalah BCNF (optimal) jika setiap determinan atribut-atribut relasi adalah kunci relasi. Relasi adalah BCNF (optimal) jika kapanpun fakta-fakta disimpan mengenai beberapa atribut, maka atribut-atribut ini merupakan satu kunci relasi. BCNF dapat memiliki lebih dari satu kunci. Properti penting BCNF adalah relasi tidak memiliki informasi yang redundansi.

e. Bentuk Normal Keempat (4NF)

Relasi dalam bentuk normal keempat (4NF) jika relasi dalam BCNF dan tidak berisi kebergantungan banyak nilai. Untuk menghilangkan kebergantungan banyak nilai dari satu relasi, kita membagi relasi menjadi dua relasi baru. Masing- masing relasi berisi dua atribut yang mempunyai hubungan banyak nilai.

f. Bentuk Normal Kelima (5NF)

Bentuk normal kelima (5NF) berurusan dengan properti yang disebut join tanpa adanya kehilangan informasi (lossless join). Bentuk normal kelima

(5NF) juga disebut PJNF (projection-join normal form). Kasus-kasus ini sangat jarang muncul dan sulit untuk dideteksi secara praktis.

a. Tabel Relasi

[sumber:

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2045938-relasi-antar-tabel/] Relasi Antar Tabel adalah bagan yang menggambarkan hubungan antar

tabel satu dengan tabel yang lain sehingga membentuk Basis Data. 3.2.4. Pengujian Software

Pengujian software adalah proses untuk menemukan error pada perangkat lunak sebelum di serahkan kepada pengguna. Metode pengujian yang digunakan penulis adalah metode pengujian black box. Pengujian black box merupakan teknik yang digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan-kesalahannya.

Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi :

1) Fungsi tidak benar atau hilang 2) Kesalahan antar muka

4) Kesalahan inisialisasi dan akhir program 5) Kesalahan performasi.

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada SMPN 7 Cimahi dilakukan untuk mengetahui informasi apa saja yang ada di dalam pengolahan data pendaftaran siswa baru sampai dengan laporan-laporan yang di hasilkan

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen apa saja yang terlibat dalam suatu sistem, berikut ini adalah dokumen-dokumen yang di gunakan dalam sistem yang diterapkan di SMPN 7 Cimahi:

1. Nama dokumen : Formulir pendaftaran calon siswa baru Fungsi : mengetahui identitas calon siswa baru

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari calon siswa ke bagian pendaftaran siswa

Elemen data : nama, tempat tanggal lahir, tempat tinggal calon, asal SD, No. NISN, pendidikan terakhir dan tahun, agama, nama Orang tua, alamat orang tua, agama, nama wali calon, Alamat wali calon, agama, sekolah yang dituju, jumlah UAS BN, tanggal.

Sumber : calon siswa

Rangkap : 1

Aliran data : dari calon siswa ke bagian pendaftaran calon siswa baru Elemen data : NISN, nama, tempat lahir, tanggal lahir, alamat 3. Nama dokumen : tanda bukti pendaftaran siswa baru

Fungsi : formulir pendaftaran ulang siswa baru

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari SMPN 7 Cimahi ke calon siswa baru

Elemen data : no. pendaftar, nama siswa, asal sekolah, jumlah UASBN 4. Nama dokumen : data pendaftar

Fungsi : mencatat semua pendaftar sebelum di lakukan seleksi

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari calon siswa ke bagian penerimaan siswa baru

Elemen data : no, nama siswa, sekolah asal, jumlah UASBN, keterangan 5. Nama dokumen : daftar pengambilan pengumuman siswa baru

Fungsi : untuk mendata pendaftar yang sudah mengambil pengumuman diterima

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Elemen data : no.,no pendaftar, NISN, nama siswa, tempat tanggal lahir, Sekolah asal, jumlah nilai UASBN, tanda tangan.

6. Nama dokumen : surat pernyataan diterima

Fungsi : pemberitahuan kepada pendaftar

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari SMPN 7 Cimahi ke pendaftar

Elemen data : nama lengkap, tempat tanggal lahir, sekolah asal, tanggal No pendaftar.

7 Nama dokumen : surat pernyataan tidak diterima Fungsi : pemberitahuan kepada pendaftar

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari SMPN 7 Cimahi ke pendaftar

Elemen data : nama lengkap, tempat tanggal lahir, sekolah asal, tanggal No pendaftar

8. Nama dokumen : daftar siswa yang tidak diterima

Fungsi : menerangkan siswa siswa yang tidak diterima

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 2

Sekolah asal,jumlah nilai UASBN, paraf. 9. Nama dokumen : surat pernyataan siswa SMP

Fungsi : pernyataan dari siswa kepada SMPN 7 Cimahi

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari divisi bimbingan dan penyuluhan kepada siswa baru Elemen data : nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama

No pendaftaran, diterima di kelas, nama orang tua, pekerjaan

Orang tua, agama orang tua, nama wali, pekerjaan wali, Hubungan keluarga dengan wali, alamat orang tua/wali, no

Telepon, tanggal 10.Nama dokumen : biodata siswa

Fungsi : menerangkan tentang siswa

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari divisi bimbingan dan penyuluhan kepada siswa Elemen data : nama lengkap, nama panggilan, jenis kelamin, tempat

Tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke berapa, Jumlah sodara kandung, jumlah sodara tiri, jumlah sodara

Alamat, no telepon rumah, selama sekolah tinggal bersama,

Jarak dari rumah ke sekolah, Ke sekolah dengan kendaraan

/jalan kaki, berat badan, tinggi Badan, golongan darah, Penyakit yang pernah diderita, kelainan jasmaniah lainya 11.Nama dokumen : keterangan orang tua wali

Fungsi : menerangkan orang tua/wali siswa

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari BP kepada siswa

Elemen data : nama ayah, nama ibu, alamat tempat tinggal, nomor telephon

Tempat tanggal lahir ayah, tempat tanggal lahir ibu, Pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, penghasilan ayah pertahun, Penghasilan ibu pertahun, pendidikan tertinggi ayah dan ibu

Kewarganegaraan ayah dan ibu, nama wali, jenis kelamin, Alamat wali,telephon, tempat tanggal lahir, pekerjaan wali,

Pendidikan tertinggi, kewarganegaraan, inteligensi siswa 12.Nama dokumen : Absensi

Sumber : SMPN 7 Cimahi

Rangkap : 1

Aliran data : dari tata usaha ke siswa Elemen data : no, NISN, NIS, nama

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan adalah gambaran tata kerja system manual yang melibatkan unit-unit atau bagian-bagian dalam system dan dokumen-dokumen dari mulai input sampai output yang dihasilkan.

Dibahasan ini akan dijelaskan secara garis besar mengenai prosedur kegiatan pendaftaran siswa baru di SMPN 7 Cimahi sampai dengan pembagian kelas.

diawali dengan prosedur pendaftaran di mulai dari pengisian formulir pendaftaran siswa baru yang kemudian diserahkan beserta kartu pelajar ke SMPN 7 Cimahi, pendaftar yang sudah mendaftar akan memperoleh bukti pendaftaran.sampai dengan ditentukan lulus tidak nya pendaftar ke SMPN 7 Cimahi.

kemudian dilanutkan dengan prosedur registrasi ulang bagi yang lulus dan diterima di SMPN 7 Cimahi, kemudian dilanjutkan dengan prosedur penempatan kelas dari mulai penentuan sampai dihasilkannya dokumen absensi

prosedur pembuatan raport di awali dengan pengumpulan data nilai berdasarkan nilai ulangan,UTS,dan UAS dari setiap guru mata pelajaran sampai dengan diserahkannya buku raport kepada siswa sebagai tanda bukti nilai nilai yang sudah dicapai para siswa.

Cimahi.

Flowmap pendaftaran

Panitia pendaftaran Ketua panitia Kepala

sekolah Siswa Formulir pendaftaran Formulir pendaftaran Buat bukti pendaftar an Bukti pendaftaran

Bukti pendaftaran Buat

data pendafta ran a Data pendaftaran Data pendaftaran Mengurutka n nilai besar sampai kecil Data pendaftar yang sudah di

urutkan

Eliminasi no. urut > quota = tidak lulus

Data penyaringan

lulus

Daftar tidak lulus

Daftar lulus Daftar lulus tidak

Buat surat tidak lulus

Srt pemb tidak lulus

Buat surat lulus

Srt pemb lulus Srt pemb tidak

lulus

Srt pemb lulus

Daftar lulus NISN NISN Buat laporan pendaftar an Laporan pendaftaran Laporan pendaftaran Buat laporan daftar siswa baru Laporan daftar siswa baru Laporan daftar siswa baru a2

a2: arsip daftar lulus

Prosedur pendaftaran pada SMPN 7 Cimahi dapat diuraikan sebagai berikut :

1. siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang sudah di isi dan kartu pelajar kepada panitia pendaftaran siswa baru sebagai tanda bukti bahwa pendaftar adalah benar berasal dari sekolah yang tertera pada formulir pendaftaran.

2. panitian kemudia membuat tanda bukti pendaftaran dan diserahkan kepada siswa/pendaftar.

3. formulir pendaftaran dan kartu pelajar di arsipkan untuk kemudian digunakan untuk pembuatan data pendaftaran.

4. panitia pendaftaran kemudian mengurutkan nama pendaftar berdasarkan nilai UN yang di peroleh. nama siswa dengan nilai paling tinggi akan ditempatkan paling atas dan diikuti oleh nilai yang lebih rendah sampai pada nilai yang terkecil diletakkan pada urutan paling bawah.

5. ketika pendaftaran sudah di tutup maka di lakukan eliminasi, nomor urut yang lebih besar dari angka yang telah ditentukan adalah nomor urut untuk para pendaftar yang tidak diterima di SMPN 7 Cimahi

6. kemudian dibuat surat pemberitahuan pada pendaftar baik yang lulus maupun yang tidak lulus

7. ketua panitia membuat laporan pendaftaran berdasarkan data pendaftaran untuk kemudian diserahkan kepada kepala sekolah.

Berikut ini adalah diagram alir prosedur Registrasi pada SMPN 7 Cimahi yang sudah berjalan :

Flowmap registrasi

Panitia pendaftaran Ketua panitia Kepala sekolah

siswa

Srt pemb lulus

Bukti pendaftaran _{Srt pemb lulus} Bukti pendaftaran

Cocokan data

Cocok?

Bukti pendaftaran Srt pemb lulus

Buat data registrasi tidak

ya

Data registrasi

Data registrasi

Buat laporan regsitrasi

Laporan registrasi b

Laporan registrasi Bukti pendaftaran

Srt pemb lulus

a2

b : arsip data siswa yang sudah melakukan registrasi

prosedur registrasi pada SMPN 7 Cimahi dapat diuraikan sebagai berikut:

1. pendaftar yang sudah mendapatkan surat pemberitahuan lulus kemudian mendatangi panitia pendaftaran siswa baru dan menyerahkan tanda bukti pendaftaran dan surat pemberitahuan lulus untuk kemudian dicocok kan dengan data pendaftar yang lulus

2. jika data nya cocok maka siswa diminta menandatangani data pedaftar yang lulus, dan bagi yang datanya tidak cocok maka dikembalikan bukti pendaftaran dan surat pemberitahuan yang dibawa oleh pendaftar.

3. panitia kemudia membuat data registrasi berdasarkan data lulus yang sudah di tandatangani oleh pendaftar/siswa yang sudah melakukan registrasi, kemudian data registrasi tersebut diberikan kepada ketua panitia dan disimpan sebagai arsip. 4. ketua panitia kemudian membuat laporan registrasi berdasarkan data registrasi

Flowmap pembagian kelas

Panitia pendaftaran Ketua panitia Kepala sekolah

siswa b Buat daftar laki-laki perempuan Daftar laki-laki Daftar perempuan Tempatkan laki-laki berurutan Tempatkan perempuan berurutan Daftar laki-laki perkelas Daftar perempuani perkelas Menyatukan dan mengurutkan berdasarkan abjad 3 Absensi Buat pengumu man kelas Pengumuman kelas Pengumuman kelas Absensi Buat laporan pembagia n kelas Laporan pembagian kelas c Laporan pembagian kelas

prosedur pembagian kelas pada SMPN 7 Cimahi dapat diuraikan sebagai berikut:

1. panitia membuat daftar laki-laki dan perempuan yang diterima dan sudah melakukan registrasi berdasarkan pada arsip registrasi

2. nama-nama siswa laki-laki dan perempuan diurutkan berdasarkan nilai UN yang terbesar sampai yang terkecil dan ditempatkan ke tiap-tiap kelas yang disediakan satu persatu sehingga rata dalam hal nilai dan gender

3. dari hasil penempatan tersebut dibuat absensi yang kemudian di jadikan pengumuman penempatan kelas bagi siswa-siswa baru, dan diserahkan juga kepada ketua panitia

4. ketua panitia membuat laporan pembagian kelas berdasarkan absensi yang sudah dibuatm laporan tersebut kemudian diserahkan kepada kepala sekolah

4.1.2.2. Diagram kontek

Menjelaskan mengenai gambaran ruang lingkup sistem yang sedang berjalan di SMPN 7 Cimahi secara keseluruhan yang ditandai dengan satu lingkaran untuk nama system dan keterkaitannya dengan beberapa kotak entitas eksternal serta aliran data.

SISPSB &PK SMPN 7 Cimahi

Kepala sekolah Tanda bukti pendaftaran, surat pemberitahuan,

jadwal, pengumuman kelas,absensi

laporan pendaftaran,laporan daftar siswa baru, laporan registrasi, laporan pembagian kelas

Gambar 4.5 Diagram kontek yang sedang berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

DFD (Data Flow Diagram) merupakan teknik grafik yang menggambarkan komponen-komponen dari sebuah sistem serta aliran-aliran data dari setiap komponen yang bisa dilihat asal, tujuan dan penyimpangan data. Berikut ini DFD (Data Flow Diagram) Sistem informasi akademik di SMPN 7 Cimahi

siswa Kartu pelajar

Tanda bukti pendaftaran Surat pemberitahuan Diterima/tidak diterima

Kepala sekolah Laporan pendaftaran

Laporan Daftar Siswa baru

Tanda bukti dan surat pemberitahuan

Daftar lulus

Arsip registrasi Data

registrasi

Laporan registrasi

Laporan Pembagian kelas pendaftaran

2 registrasi

3 Pembagian

kelas

siswa

Kepala sekolah Formulir pendaftaran

Kartu pelajar

Tanda bukti pendaftaran

Arsip syarat pendaftaran 1.3 Buat data pendaftar an Data pendaftaran Data pendaftaran Laporan pendaftaran 1.6 Eliminasi No. urut >

quota = tidak lulus

Nilai yg sudah diurutkan Nu.urut<= quota Daftar lulus Surat lulus Surat Tidak lulus Daftar lulus

Laporan siswa baru Arsip data lulus

1.1 pendaftaran 1.2 Buat tanda Bukti pendaftaran 1.7 Buat data lulus 1.8 Buat data tdk

lulus 1.10 Buat laporan data siswa baru 1.5 Buat laporan pendaftaran 1.4 Mengurutkan nilai

siswa Bukti pendaftaran,_{Surat lulus}

Arsip data lulus

Data yang tidak cocok Bukti pendaftaran,

Surat lulus

Data cocok

Arsip data registrasi

Data registrasi

Kepala sekolah

Laporan registrasi 2.1

Mencocokan data

2.2 Mengembalik

an syarat

2.3 Buat data

registrasi

2.4 Buat laporan

registrasi

bawah ini :

siswa

Arsip data registrasi

Data lakilaki Data perempuan

Daftar lakilaki perkelas Daftar perempuan perkelas absensi Pengumuman kelas Arsip absensi absensi Kepala sekolah Laporan Pembagian Kelas 3.2 Penempatan kelas untuk laki

laki 3.4 Menyatukan dan mengurutkan berdasar abjad 3.6 Buat laporan pembagian kelas 3.1 Buat daftar laki-laki perempuan 3.3 Penempatan kelas untuk perempuan 3.5 Buat pengumuman kelas

pada SMPN 7 Cimahi masih terdapat kelemahan yaitu pada proses pendaftaran, pada proses pendaftaran dilakukan seleksi dengan cara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan dalam mengurutkan nilai UN yang diperoleh pendaftar. Yang mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam penerimaan siswa baru. Pencocokan data pendaftar pun bisa terjadi kesalahan, ada kemungkinan pendaftar yang sudah lulus seleksi akan dinyatakan tidak lulus karena kelalaian dalam mencocokan data tanda bukti pendaftaran dan surat pemberitahuan diterima dengan data siswa yang lulus seleksi.

SMPN 7 Cimahi sudah merubah cara registrasi, sebelumnya registrasi ulang dilakukan dengan cara siswa mengisi kembali biodata yang isinya hamper sama dengan formulir pendataran, yang menyebabkan terjadinya pengulangan kegiatan. Sekarang SMPN 7 Cimahi sudah merubah registrasi hanya dengan mengharuskan siswa menandatangani dokumen daftar nama siswa yang lulus seleksi.

Tabel 4.1. Evaluasi Sistem Berjalan

Bagian Masalah Solusi

Panitia pendaftaran siswa baru

Masih sulit nya mencari data pendaftar

Membuat Database agar seluruh data pendaftar dapat terdokumentasi dengan baik

Mudah terjadi kesalahan dalam dalam pencocokan data pendaftar yang lulus seleksi

Membuat primary key nomer pendaftar agar pada saat pencocokan data panitia hanya perlu menginputkan nomor pendaftar

Belum efektifnya penyimpanan dokumen seperti kartu data pendaftaran, data siswa, data kepribadian siswa yang tidak tersimpan secara baik akibatnya dokumen-dokumen tersebut sering

Membuat Database agar seluruh data pendaftar

dapat terdokumentasi dengan baik

hilang ketika akan dibutuhkan. Atau

membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dokumen tersebut ketika dokumen tersebut dibutuhkan

Belum efektifnya proses seleksi penerimaan siswa baru, karna dengan cara manual,mengakibatkan besar peluang terjadinya kesalahan

Membuat program untuk melakukan seleksi secara otomatis dan sesuai dengan kriteria

Pembagian kelas memakan waktu yang cukup lama dikarenakan proses nya yang masih manual, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan penulisan,pengurutan,dan penempatan siswa

Membuat program yang mampu memproses secara otomatis pembagian kelas yang sesuai dengan kriteria

4.1. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam perancangan sistem ini akan digambarkan tentang sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas di SMPN 7 Cimahi dalam bertuk Flowmap, Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD), serta menjelaskan arus data yang ada pada DFD.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk dapat menghasilkan perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas di SMPN 7 Cimahi yang berbasis komputer. Perancangan sistem yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Secara umum sistem yang diusulkan tidak begitu banyak perubahan dari sistem yang sudah berjalan. Hanya disini terlihat selain mengubah semua bentuk arsip yang ada dibuat dalam satu database terlihat juga beberapa proses dihilangkan,

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Pada langkah ini perancangan digambarkan dalam bentuk flowmap (bagan alir), Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).

4.2.3.1. Flowmap

Flowmap adalah diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir di dalam suatu sistem. Berikut adalah flowmap sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMPN 7 Cimahi.

Flowmap sistem informasi pendaftaran siswa baru dan penempatan kelas di SMPN 7 Cimahi

Panitia guru Kepala

sekolah siswa SI PS B & PK Kartu pelajar(NISN) Dan formulir pendaftaran Data kepribadian siswa Laporan registrasi Cetak daftar lulus seleksi Cetak laporan pembagian kelas Data lulus seleksi Cocokkan data Laporan registrasi Bukti pendaftaran Cetak absensi Data lulus seleksi Laporan pendaftaran Cetak bukti pendaftaran Cetak laporan registrasi Data registrasi Bukti pendaftaran Data lulus seleksi Cetak data registrasi Laporan pembagian kelas Cetak laporan pendaftran Laporan pendaftaran absensi a Laporan pembagian kelas Bukti pendaftaran Input data pendaftar Input data kepribadian siswa a Kartu pelajar(NISN) Dan formulir pendaftaran absensi

Gambar 4.12. Flow Map Sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas di SMPN 7 Cimahi Usulan

Flow Map Sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas di SMPN 7 :

1. siswa/pendaftar membawa kartu pelajar dan formulir pendaftaran. Kartu pelajar di gunakan untuk mencocokkan NISN (Nomor Induk Siswa Nasional) yang di terbitkan DEPDIKNAS.

2. panitia menginputkan data pendaftar berupa nama, NISN, sekolah asal, dan Nilai UN yang di dapat oleh siswa yang bersangkutan.

3. panitia mencetak tanda pendaftaran yang kemudian diberikan kepada pendaftar.

4. seleksi otomatis dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi 5. panitian mencetak daftar siswa yang lulus seleksi, dan menempelkannya

sebagai pengumuman.

6. siswa yang namanya terdaftar sebagai siswa yang lulus seleksi di haruskan melakukan registrasi dengan membawa bukti pendaftaran dan mengisi formulir biodata yang menerangkan tentang siswa,orang tua/wali siswa, dan hal2 lain yang berhubungan dengan siswa.

7. form biodata yang di isi siswa baru kemudian diserahkan kepada panitia. Panitia kemudian menginput data siswa

8. penempatan kelas otomatis oleh sistem informasi

9. panitia kemudian mencetak absensi. Absensi tersebut digunakan juga sebagai pengumuman penempatan kelas siswa baru.

10.panitia mencetak laporan pendaftaran dan kemudian di berikan kepada kepala sekolah

11.panitia mencetak laporan registrasi dan kemudian di berikan kepada kepala sekolah

12.panitia mencetak laporan pembagian kelas dan kemudian di berikan kepada kepala sekolah

4.2.3.2. Diagram Kontek

Berikut ini adalah Diagram Konteks usulan, sistem informasi penerimaan siswa baru dan pembagian kelas pada SMPN 7 Cimahi :

siswa

SIPSB & PK

Kepala sekolah Formulir pendaftaran, kartu pelajar

Tanda pendaftaran,

Tanda bukti pendaftaran Data lulus seleksi

absensi

Laporan pendaftaran, laporan registrasi Laporan pembagian kelas,

Gambar 4.13. Diagram konteks usulan

4.2.3.3. DFD (Data Flow Diagram)

Berikut ini adalah DFD (Data Flow Diagram) usulan sistem informasi pendaftaran dan penempatan kelas di SMPN 7 Cimahi :

siswa 1 pendaftaran 4 raport 2 registrasi 3 Pembagian kelas Form pendaftaran dan

Kartu pelajar Tanda bukti pendaftaran Data lulus Tanda bukti Pendaftaran, data kepribadian Data registrasi absensi Data kelas raport Raport Sudah diparaf 5 Buat laporan pendaftaran Data pendaftaran Kepala sekolah Laporan pendaftaran Laporan registrasi Data siswa Laporan Pembagian kelas Laporan nilai

siswa

1.1 Input data pendaftar Form pendaftaran dan

Kartu pelajar pendaftaran

Tanda bukti pendaftaran

Data pendaftar

Data lulus 1.2 Cetak bukti pendaftaran

Data pendaftar

1.3 seleksi

Data pendaftar

1.4 Cetak Laporan pendaftaran

Kepala sekolah

Laporan pendaftaran

siswa

2.1 Cocokkan

data

Data lulus Tanda bukti

Pendaftaran,

siswa

2.2 Input data siswa

Tanda bukti pendaftaran Data

Siswa lengkap

2.3 Cetak data

siswa

2.4 Cetak laporan

registrasi

Kepala

sekolah Data siswa lengkap

Laporan registrasi Data

Siswa lengkap

siswa

3.1 Pembagian

kelas

Data registrasi

absensi

Data kelas siswa

kelas

3.2 Cetak absensi

3.3 Cetak laporan Pembagian kelas

Kepala sekolah

Laporan Pembagian kelas

Gambar 4.17. DFD level 3 proses 2 (pembagian kelas) Usulan

4.2.3.4. Kamus Data

[sumber :

http://setia.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/6070/Modul_Kamus

Data.pdf ] Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore tersebut. Berikut ini adalah kamus data yg di ambil dari data flow diagram Sistem Informasi Pendaftaran siswa baru dan penempatan kelas yang diusulkan :

a. Berdasarkan DFD Level 1 Usulan

Alias : -

Aliran data : siswa – proses 1

Struktur data : nama_siswa, NISN,

alamat,_siswa,tempat_tanggal_lahir,

sekolah_asal, Nilai_UN.

2. Nama arus data : data pendaftar

Alias : -

Aliran data : proses 1– proses 5

Struktur data : No_pendaftaran, Nama_siswa, NISN, Sekolah_asal,

Nilai_UN

3. Nama arus data : tanda bukti pendaftaran

Alias : -

Aliran data : proses1 – siswa, siswa – proses 2

Struktur data : no_pendaftar, nama_siswa, NISN, sekolah_asal

4. Nama arus data : data lulus

Alias : -

Struktur data : No_pendaftar, NISN, nama_siswa, sekolah_asal,

nilai_UN

5. Nama arus data : data registrasi

Alias : -

Aliran data : proses 2 – proses 3

Struktur data : No, NISN, Nama_siswa, sekolah_asal 6. Nama arus data : data siswa lengkap

Alias : -

Aliran data : proses2 – kepala sekolah

Struktur data : NISN, NIS, Nama_siswa , nama__panggilan, jenis_ kelamin, tempat_Tanggal_lahir, agama, kewarganegaraan,

anak_ke_berapa, Jumlah_sodara_kandung, jumlah_sodara

_tiri, jumlah_sodara_Angkat, anak_yatim_piatu_yatim _piatu, bahasa_sehari_hari, Alamat, no_telepon_rumah,

selama_sekolah_tinggal_bersama, Jarak_dari_rumah_ke

_ sekolah, Ke_sekolah_dengan_kendaraan/jalan kaki, berat_ badan, tinggi_Badan, golongan_darah, Penyakit _yang pernah_diderita, kelainan_jasmaniah_lainya. Nama_ayah, nama_ibu, alamat_tempat_tinggal, nomor_

telephon, Tempat_tanggal_lahir_ayah, tempat_tanggal _lahir_ibu, Pekerjaan_ayah, pekerjaan_ibu, penghasilan _ayah_pertahun, Penghasilan_ibu_pertahun, pendidikan

_tertinggi_ayah_dan_ibu, Kewarganegaraan_ayah_dan

_ibu, nama_wali, jenis_kelamin,

Alamat_wali,telephon,

tempat_tanggal_lahir,pekerjaan_wali,

Pendidikan_tertinggi, kewarganegaraan, inteligensi_siswa

7. Nama aliran data : absensi

Alias : -

Aliran data : proses 3 - siswa

Struktur data : No, NISN, No induk, nama, jumlah kehadiran, jumlah alfa

Jumlah sakit, jumlah siswa laki laki, jumlah siswa perempuan

8. Nama aliran data : data kelas

Alias : -

Aliran data : proses 3 – proses 4

Struktur data : kelas, wali kelas, No, NISN, No induk, nama, jumlah siswa laki laki, jumlah siswa perempuan

9. Nama aliran data : raport

Alias : -

Aliran data : proses 4 - siswa

Struktur data : NISN, No induk, nama, kelas, wali kelas, mata pelajaran,

nilai, nilai rata rata, peringkat ke, jumlah siswa 10.Nama aliran data : raport sudah diparaf

Alias : -

Aliran data : siswa – proses 4

Struktur data : NISN, No induk, nama, kelas, wali kelas, mata pelajaran,

nilai, nilai rata rata, peringkat ke, jumlah siswa 11.Nama aliran data : laporan pendaftaran

Aliran data : proses 5 – kepala sekolah Struktur data :

12.Nama aliran data : laporan registrasi

Alias : -

Aliran data : proses 2 – kepala sekolah Struktur data :

13.Nama aliran data : laporan nilai

Alias : -

Aliran data : proses 4 – kepala sekolah

Struktur data : kelas, kode_mata_pelajaran, mata_pelajaran,

nilai, nilai_rata_rata

b. Berdasarkan DFD level 2 proses 1 (pendaftaran) Usulan 1. nama arus data : form pendaftaran dan kartu pelajar

alias : -

aliran data : siswa – proses 1.1

struktur data : nama_siswa, NISN,

alamat,_siswa,tempat_tanggal_lahir,

2. nama arus data : data pendaftar

alias : -

aliran data : proses 1.1 – table pendaftaran, table pendaftaran – proses

1.2 , table pendaftaran – proses 1.3 , table pendaftaran –

proses 1.4

struktur data : No_pendaftaran, Nama_siswa, NISN, Sekolah_asal, Nilai

3. nama arus data : tanda bukti pendaftaran

alias : -

aliran data : proses 1.2 – siswa

strukrur data : no_pendaftaran, nama_siswa, NISN, sekolah_asal

4. nama arus data : data lulus

alias : -

120

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan penelitian terhadap sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMPN 7 Cimahi,penulis mencoba memberikan solusi dengan mengembangkan sistem informasi tersebut, penulis dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran dalam perbaikan kinerja sistem.

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada SMPN 7 Cimahi , maka penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu :

1. Untuk sistem informasi pendaftaran yang berjalan di SMPN 7 Cimahi mempunyai masalah ketidak efektifan dikarenakan jumlah pendaftar yang sangat banyak. Dan dikerjakan dengan cara cara manual.

2. pembagian kelas dilakukan dengan mengurutkan satu satu secara manual yang mengakibatkan bisa terjadi kesalahan yang bisa merugikan siswa yang mendaftar ke SMPN 7 Cimahi itu sendiri.

3. Untuk perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas pada SMPN 7 Cimahi ,untuk mempermudah pengolahan ,data NISN dan NIS menjadikan alat untuk mengidentifikasi data pendaftar.

4. Untuk implementasi pada sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas di implementasikan di bagian TU (penerimaan siswa baru ) 5. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada sistem informasi

121

blackbox karena Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak

6.2 Saran

Saran agar sistem yang dirancang ini bisa bekerja secara maksimal, penulis mengajukan beberapa saran. Adapun saran tersebut antara lain :

1. Agar sistem yang di buat bisa dipergunakan dengan baik, maka diperlukan pelatihan terhadap sumber daya manusia atau bagian-bagian kerja yang akan menggunakan sistem tersebut.

2. Untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan kepuasan dalam penggunaan sistem yang dikembangkan, maka perlu adanya pemeliharaan dan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat mendukung program aplikasi yang dikembangkan.

3. Untuk pengembangan sistem berikutnya, sistem yang telah dibuat dapat dikembangkan lagi yaitu dengan menambahkan proses proses lain yang dibutuhkan oleh organisasi demi kemajuan.

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU DAN PEMBAGIAN KELAS

SMPN 7 CIMAHI

Skripsi

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi Sistem Informasi Jenjang S1 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Oleh MARSANTO

1.05.04.406

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

DAFTAR PUSTAKA

Buku :

[Jog05] Jogiyanto. Prof. Dr. HM, MBA, Akt. “Analisis & Desain”. Andi. Yogyakarta: 2005.

[And07] Andi kristanto, “Perancangan Sistem Informasi”,Andi Offset. Yogyakarta, 2007.

Online :

elib.unikom.ac.id/download.php?id=86353 (10 juni 2011)

elib.unikom.ac.id/download.php?id=3729 (10 juni 2011)

http://student.eepis-ts.edu/~izankboy/kuliah/Semester%203/basis%20data /Bab_05__Normalisasi_Database.pdf (11 juni 2011)

http://developdottxt.wordpress.com/2008/04/03/erd-entitas-relationship-diagram/ (11 juni 2011)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi

Nama Marsanto

Tempat/Tanggal Lahir Bandung, 27 Maret 1985 Jenis Kelamin Laki-Laki

Agama Islam

Kewarganegaraan Indonesia

Alamat Jl. Rancabentang 295 Cimahi Selatan 40535 Cimahi No. Telepon/ HP 08997805725

Latar Belakang Pendidikan

1991-1997 SD Rancabentang II 1997-2000 SMP Negeri 7 Cimahi 2000-2003 SMU Negeri 3 Cimahi

2004- Sekarang Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM Bandung