3. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung atau tidak langsung yang dilaksanakan dengan
tatap muka dengan karyawan perusahaan. b.
Studi Pustaka Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari
bukureferensi yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. c. Observasi
Dalam penelitian ini, penulis melihat secara langsung mengenai kegiatan yang dilakukan.
BAB 11 ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem dan prosedur, diantaranya adalah sebagai berikut.
a. Sistem menurut Cole dalam Baridwan 1990: 3 adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani
clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. b.
Sistem menurut Mulyadi 2001: 5 adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen
atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem akuntansi, diantaranya sebagai berikut.
a. Sistem akuntansi menurut Stettler dalam Baridwan 1990: 3 adalah
formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan
ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan
seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
b. Sistem akuntansi menurut Mulyadi 2001: 3 adalah organisasi,
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
2001: 19-20 adalah sebagai berikut. 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha
baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan reliability
informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan
perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. 3.
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Terdapat beberapa pengertian Sistem Pengendalian Intern, antara
lain sebagai berikut.
a. Pengendalian intern menurut SA Seksi 319 paragraf 06 adalah suatu
proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai
tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini. 1. Keandalan pelaporan keuangan.
2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3. Efektivitas dan efisiensi operasi.
b. Sistem Pengendalian Intern menurut Mulyadi 2001: 163 adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi Sistem Pengendalian Intern tersebut menekankan pada tujuan yang hendak
dicapai, yaitu. 1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Sistem Pengendalian Intern menurut tujuannya dibagi menjadi dua,
yaitu. 1.
Pengendalian intern akuntansi internal accounting control, yaitu merupakan bagian dari Sistem Pengendalian Intern, meliputi
struktur organisasi,
metode dan
ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian intern administratif, yaitu meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen. Unsur-unsur
Sistem Pengendalian
Intern menurut
Mulyadi 2001:164, adalah sebagai berikut.
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Prinsip-prinsip pembagian tanggung jawab fungsional dalam
organisasi adalah sebagai berikut: a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya. Sistem otorisasi yang dilaksanakan dengan baik oleh pejabat yang
memiliki wewenang dalam perusahaan, akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi. Cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik
yang sehat, adalah sebagai berikut. a.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang
berwenang. b.
Pemeriksaan mendadak
yang dilaksanakan
tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada
campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d.
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin untuk menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan
catatannya. g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern yang lain.
4. Karyawan yang mutumya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang dapat ditempuh, antara lain.
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya. b.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan
pekerjaannya. 4. Hubungan antara Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian Intern.
Sistem Akuntansi mencakup sumber daya keuangan sebuah perusahaan. Sumber daya tersebut harus dilindungi dari kegiatan yang
dapat merugikan
perusahaan. Perlindungan
aktiva memerlukan
pertimbangan dan implementasi dari Sistem Pengendalian Intern. Selain itu Sistem Pengendalian Intern juga menyelenggarakan fungsi lain seperti
membantu memastikan proses keakuratan data akuntansi dan membantu meningkatkan efisiensi secara operasional dalam perusahaan.
Untuk menghasilkan data akuntansi yang berkualitas dan dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan, data haruslah diproses dengan
baik. Sistem Akuntansi merupakan bagian dari Sistem Pengendalian Intern, oleh karena itu sistem akuntansi disusun haruslah menyerap
prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern. Apabila dalam suatu perusahaan memiliki Sistem Akuntansi yang baik, maka Sistem
Pengendalian Intern yang ada sudah berjalan secara efektif. 5.
Sistem Akuntansi Pembelian a.
Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian 1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang
dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih. 3. Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register Bukti Kas Keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber BKK yang berfungsi
sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Dokumen yang Digunakan
1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini diisi oleh bagian gudangfungsi pemakai barang
untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi dan
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat Order Pembelian.
5. Surat perubahan Order Pembelian
Dokumen ini digunakan apabila perusahaan melakukan perubahan terhadap isi Surat Order Pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. 6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi sebagi dasar pencatatan transaksi pembelian.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Register Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar digunakan jika pencatatan utang
perusahaan menggunakan voucher payable procedure 2. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian digunakan apabila pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure.
3. Kartu Utang Kartu utang digunakan apabila pencatatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure. Jika pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure yang
berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip Bukti Kas Keluar yang belum dibayar.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh
perusahaan.
3. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan misalnya
fungsi penerimaan, fungsi peminta barang, dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, dan faktur dari pemasok
dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen-dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
B. Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagangan Pada Supermarket Asia Makmur Boyolali
