ANDITA AYUNINGTYAS F3309013
commit to user
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA CV. SOBA SWALAYAN
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
ANDITA AYUNINGTYAS NIM F3309013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
ii ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
ANDITA AYUNINGTYAS F3309013
CV. Soba Swalayan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha supermarket (retail bisnis) yang menjual barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari. Untuk hal ini CV. Soba Swalayan harus memiliki sistem pembelian barang dagang.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pembelian barang dagang karena sistem tersebut sangat penting dan mempengaruhi dalam pendapatan supermarket.
Sistem pembelian barang dagang terdiri dari empat prosedur dan lima fungsi yang terkait. Empat prosedur terdiri dari order pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang, pembayaran utang dan pengeluaran kas. Dan terdapat beberapa dokumen yang dibuat dalam sistem tersebut.
Sistem pembelian barang dagang pada CV. Soba Swalayan terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan. Kelemahannya adalah tidak ada pemisahan fungsi penyimpanan dan penerimaan, tidak adanya bagan alir dan struktur organisasi, tidak adanya visi dan misi tertulis. Kelebihannya adalah Adanya pemisahan fungsi pembayaran dan pencatatan, pemberian cap lunas, pembelian cap jatuh tempo,dan adanya otorisasi.
Kesimpulan dari sistem pembelian barang dagang pada CV. Soba Swalayan adalah perlu adanya perbaikan dalam fungsi pembelian yang dikarenakan tidak adanya pemisahan fungsi penyimpanan dan fungsi penerimaan, yang akan memungkinkan terjadinya kecurangan karena tidak adanya pengawasan. Penulis mempunyai rekomendasi yaitu adanya pemisahaan fungsi penerimaan dan penyimpanan, adanya bagan alir dokumen, pengawasan independen, dan visi misi yang tertulis supaya lebih baik.
(3)
commit to user
iii ABSTRACT
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
ANDITA AYUNINGTYAS F3309013
CV. Soba Swalayan is a retail bisnis company (supermarket). CV. Soba Swalayan’s ready to sell the primar necessity. So, this CV. Soba Swalayan has a system to purchasing merchandise.
The purpose of this research is to evaluate the merchandise purchasing system and to find the strength and the weakness of this system, because this system is important and influence the supermarket’s revenue. The merchandise purchasing system has four prosedurs and five organizational units. There are purchasing order, accepting merchandise, registering the payable and cash disbursement and there are so many document and accounting record in this system.
The merchandise purchasing system has some strenght and weakness. The strenght are separation fungtions, otoritation in every document, registering the payable, and spesial mark the spesial document. Meanwhile, the weakness are double fungtions, wrong document, doesn’t has flowchart supervision, vision-mission, and organization structure.
The conclusion is the merchandise purchasing system in CV. Soba Swalayan need an improvement in purchasing fungstion because of there is no seperation of fungtion accepting merchandise division and storage merchandise division between accepting merchandise and storage merchandise that can alow deceitfulness because of there is no supervision. Based on this research, the writer has some recommendation. Such as, CV. Soba Swalayan should repair about separation fungtions and the document, make flowchart, supervision team, vission and mission.
(4)
commit to user
iv
HALAMAN PERSETUJUAN
Tugas akhir ini dengan judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN”,
yang ditulis oleh.
Nama : Andita Ayuningtyas
Nim : F3309013
Telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli Madya Progam Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Juni 2012
Disetujui dan diterima oleh Pembimbing
Taufiq Arifin,S.E,M.Sc
(5)
commit to user
v
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi.
Nama : Andita Ayuningtyas
Nim : F3309013
Judul Tugas Akhir : EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
Surakarta, Juni 2012
Tim Penguji Tugas Akhir
1. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak (...)
NIP. 195912161990031001
2. Taufiq Arifin, S.E, M.Sc (...)
(6)
commit to user
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Jangan bernegosiasi dengan impian Anda, Bernegosiasilah dengan apa yang harus Anda lakukan untuk mencapainya. (Mario Teguh)
Seseorang yang tidak meresikokan apa-apa, tidak akan mengerjakan apa-apa, tidak akan memiliki apa-apa, bukan siapa-siapa, dan tidak akan menjadi apa-apa.
Hidup dengan sebuah keinginan, dedikasi, tekad yang kuat, konsentrasi dan kemauan untuk menang akan menjadi prestasi yang luar biasa.
Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk :
© Papa Nindita, Mama Yayuk, dan Adik Iwik
© Dadang Widi Wicaksono
© Keluarga Besar dan Sahabat-sahabat
Tersayang
© Teman-teman senasib dan seperjuangan
(7)
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Bersyukur selalu atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penyusunan Tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Progam Studi Diploma III Akuntansi. Dalam penyusunan laporan ini penulis yakin tanpa petunjuk dan bimbingan serta bantuan dari beberapa pihak penulis tidak akan dapat menyusun secara baik dan sistematis. Sehubungan hal tersebut, penulis mengucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada :
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Taufiq Arifin, S.E, M.Sc selaku pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, nasehat, masukan, meluangkan waktu, serta memberi arahan dan dukungan dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Bapak serta Ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu
pengetahuan selama dalam perkuliahan dan segenap staff karyawan Fakultas Ekonomi UNS yang telah melayani selama perkuliahan.
5. Bapak Onggo Kristianto, S.E selaku Manager Personalia Soba Swalayan
(8)
commit to user
viii
6. Seluruh staf dan karyawan Soba Swalayan yang bersedia meluangkan
waktu serta memberikan informasi yang penulis butuhkan selama magang kerja.
7. Papa Nindita, Mama Yayuk, Adik Iwik dan keluarga besar Trisno Sudiro
yang tak henti mencurahkan doa, kasih sayang, dan celotehan semangatnya.
8. Dadang Widi Wicaksono yang telah menemani, mencaci maki,
mendukung dan memberikan spirit tersendiri kepada penulis. Without you
i have nothing, with you i have everythingJ
9. Sahabat Tersayang Bree, Michelle, Boy, Bintol, Sueb, Agiel, Dyna,
Bunga, Rheo, Verlin dan Gepeng atas bayolan-bayolan, kepercayaan, dan
celotehan-celotehan semangat kalian. Loveyou so much guys ! J
10.Teman-teman D3 Akuntansi, facebookers, followers yang telah banyak
menghibur saat dilanda kegalauan tugas akhir. Thank’s for everythingJ
11.Semua pihak yang membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini yang
tidak akan cukup untuk disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan Laporan Kegiatan Magang ini. Untuk itu penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Semoga karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 03 Juni 2012
(9)
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACK ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1Gambaran Umum Perusahaan ... 1
1.1.1 Sejarah ... 1
1.1.2 Visi dan Misi ... 2
1.1.3 Struktur Organisasi ... 3
1.2Latar Belakang Masalah ... 10
1.3Perumusan Masalah ... 12
1.4Tujuan Penelitian ... 13
(10)
commit to user
x
1.6Metode Penelitian ... 14
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 2.1Tinjauan Pustaka ... 16
2.1.1 Pengertian Sistem ... 16
2.1.2 Pengertian Prosedur ... 17
2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi ... 17
2.1.4 Pengertian Sistem Pembelian ... 18
2.1.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 23
2.2Analisis Sistem Akuntansi pada CV. Soba Swalayan ... 29
2.2.1 Fungsi yang terkait ... 29
2.2.2 Dokumen yang digunakan ... 30
2.2.3 Catatan yang digunakan ... 33
2.2.4 Jaringan Prosedur ... 33
2.2.5 Bagan Alir Dokumen ... 35
2.3Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang Pada CV. Soba Swalayan ... 38
2.4Evaluasi Sistem Pengendalian Intern CV. Soba Swalayan .. 40
III. TEMUAN ... 46
3.1 Kelebihan ... 46
(11)
commit to user
xi
IV. PENUTUP
4.1Kesimpulan ... 49
4.2Saran ... 50
(12)
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
I.1 Struktur Organisasi ... 53
II.1 Sistem Akuntansi Pembelian ... 36
(13)
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan Tugas Akhir.
2. Kas / Bank
3. Laporan Penerimaan Barang
4. Daftar Retur Pembelian Dagang
5. Faktur
6. Daftar Pengelompokan Barang
(14)
commit to user
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan
CV. Soba Indonesia merupakan perusahaan yang didirikan pada tanggal 9 Desember 1998, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan yang berupa market modern yang berada di tengah kawasan perumahan di Solo baru. CV. Soba Indonesia lebih dikenal dengan CV. Soba Swalayan, yang beralamatkan di Jalan Raya Solo Permai Blok HH 20-22, Solo Baru, Grogol, Sukoharjo.
Soba swalayan didirikan pasca terjadinya pergolakkan nasional yang terjadi pada bangsa Indonesia, pada pertengahan 1998 bangsa Indonesia mengalami puncak krisis multidimensi, terkhusus Solo dan sekitarnya. Bahkan pada waktu itu terjadi pembakaran dan penjarahan di berbagai tempat, banyak pusat perbelanjaan di kota Solo habis dilahap si Jago Merah dan dijarah massal oleh masyarakat.
Soba Swalayan didirikan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, keperluan sehari-hari di kawasan Solo dan Sukoharjo. Dengan berjalannya waktu banyak pesaing yang bermunculan bahkan sekarang market modern menjamur di kota Solo dan sekitarnya dari minimarket sampai hypermarket. Tidak sedikit market modern yang baru muncul tapi beberapa saat kemudian gulung tikar. Soba Swalayan memang merupakan
(15)
commit to user
market modern yang dengan skala sedang, namun mampu bertahan di tengah persaingan yang ada.
1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. Soba Swalayan mempunyai visi dan misi dan misi sebagai berikut.
Visi
Terwujudnya swalayan “PILIHAN” yang terus tumbuh dan berkembang di tengah persaingan bisnis di daerah Solobaru, Sukoharjo dan sekitarnya.
Misi
1. Menjadi swalayan yang "UNGGUL" melalui pelayanan terbaik dan
memuaskan setiap pelanggan.
2. Menyediakan produk-produk kebutuhan pokok sehari-hari yang
berkualitas dengan harga yang terjangkau, ditunjang dengan pelayanan yang ramah, tanggap serta fasilitas belanja yang aman dan nyaman.
3. Membantu upaya pemerintah dalam menanggulangi masalah
pengangguran dengan menyediakan lapangan pekerjaan yang layak.
1.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Suatu organisasi akan dapat berjalan apabila di dalamnya terdapat struktur organisasi yang simpel, efektif, dan efisien yang dapat mendukung tujuan organisasi.
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kerangka pembagian tugas dan wewenang setiap bagian atau anggota dari perusahaan. Melalui struktur organisasi ini tujuan yang diinginkan oleh perusahaan dapat
(16)
commit to user
tercapai yakni dengan adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas sehingga dapat dilakukan pengkoordinasian yang baik.
Struktur organisasi diperlukan untuk memudahkan jalannya operasional perusahaan, suatu perusahaan terdapat beberapa bagian atau departemen yang berbeda fungsi dan peranannya. Namun bagian-bagian tersebut mempunyai peranan yang saling melengkapi satu dengan yang lain sehingga semua bagian dapat berjalan dengan harmonis. Dengan demikian akan mendukung kelancaran operasional perusahaan. Adapun struktur organisasi terdapat pada Gambar I.1 (lampiran).
1.1.4 Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan pada CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
1. STORE MANAGER
Store Manager bertanggung jawab seutuhnya kepada Komisaris akan kelangsungan Soba Swalayan. Tugas store manager antara lain.
a. pemikiran-pemikiran untuk berkembangnya Soba Swalayan.
b. menerima laporan kerja baik itu perhari, perminggu atau perbulan dari
tiap jabatan yang ada di Soba Swalayan, dan
c. memberikan laporan kepada komisaris tentang perkembangan Soba
Swalayan.
2. PERSONALIA
Personalia bertanggung jawab sepenuhnya untuk mengurus masalah pegawai dan segala masalah yang berkaitan dengan
(17)
commit to user
kepegawaian serta hubungannya dengan pihak luar Soba Swalayan. Tugas personalia antara lain.
a. bertanggung jawab untuk mengecek tugas perbagian tugas,
b. bertanggung jawab atas produktif tidaknya pegawai dalam Soba
Swalayan, dan
c. berhubungan dengan masyarakat luar bila Soba Swalayan hendak
mengadakan acara atau kepentingan yang lain.
3. MERCHANDISE
Merchandise bertanggung jawab dalam penginputan tiap transaksi
pembelian barang yang terjadi di Soba Swalayan. Tugas merchandise
antara lain.
a. menerima nota dari bagian gudang,
b. menerima contoh barang dari gudang,
c. memasukan barang yang telah masuk ke dalam komputer,
d. membuat laporan penerimaan barang untuk diteruskan ke bagian
accounting,
e. membuat bukti retur barang, dan
f. memberi laporan kepada Store Manager transaksi yang telah terinput
dan segala tanggung jawab yang diberikan.
4. GUDANG
Gudang bertanggung jawab atas gudang dan seluruh isinya termasuk data yang harus dilaporkan. Tugas gudang antara lain.
(18)
commit to user
b. mencatat setiap barang yang keluar dari gudang,
c. mencatat setiap barang yang masuk ke gudang,
d. memilah-milah tempat untuk barang cacat maupun stok,
e. menjaga kebersihan dan kerapian gudang,
f. membantu order menginformasikan barang habis, dan
g. memberi laporan pada pimpinan tiap hari,minggu maupun bulanan.
5. ORDER PEMBELIAN
Order pembelian bertanggung jawab dalam tiap transaksi
pembelian barang yang terjadi di Soba Swalayan ini termasuk membuat acara yang berhubungan dengan barang juga bertanggung jawab untuk
setiap harga jual, stok barang ataupun barang rusak. Tugas order
pembelian antara lain. a. order barang,
b. memikirkan acara discount dan segala kegiatan yang menambah
omset Soba Swalayan,
c. berhubungan dengan supplier untuk negoisasi barang,
d. memperhatikan, mengatur dan bertanggung jawab terhadap barang
retur/ rusak,
e. mengendalikan order dengan keuangan yang ada, dan
f. memberikan laporan pada pimpinan perusahaan tiap hari, minggu dan
(19)
commit to user 6. FINANCE
Finance bertanggung jawab seutuhnya untuk segala masalah
keuangan yang ada di Soba Swalayan. Tugas finance antara lain.
a. menghitung hasil penjualan kemarin dan mencocokan dengan omset
harian,
b. mempersiapkan dan mencatat segala pembayaran yang akan dilakukan
hari itu,
c. menyiapkan dana untuk pembayaran hari itu,
d. melakukan pembayaran,
e. memberikan laporan pada pimpinan tentang omset rekening bank
pendapatan yaitu dilakukan kemarin dan hari berikutnya,
f. mencatat segala transaksi keuangan yang terjadi hari itu pada buku
besar,
g. menyiapkan keuangan yang berhubungan dengan bunga bank,
h. mencatat segala pengeluaran untuk dicocokan dengan,
i. mencocokan dengan rekening koran,
j. melihat saldo bank tiap sore,
k. menerima pembayaran sewa,
l. melakukan pembayaran utang bank, dan
m.memberikan laporan keuangan pada pimpinan dan komisaris Soba
(20)
commit to user
7. ACCOUNTING
Accounting bertanggung jawab sepenuhnya atas progam AP dan
GL yang ada di Soba Swalayan. Tugas accounting antara lain.
a. berhubungan dengan Merchandise menerima penerimaan barang,
b. mencatat semua transaksi yang terjadi di toko hari itu,
c. mencocokan nota dari ke Finance,
d. membuat laporan keungan tiap bulannya, tutup buku tiap akhir
bulannya, dan
e. membuat laporan ke pimpinan perusahaan dan komisaris tiap
bulannya.
8. TAXIS
Taxis bertanggung jawab sepenuhnya pada bidang perpajakan
yang ada di Soba Swalayan. Tugas taxis antara lain.
a. membuat laporan pajak dari pajak masukan dan pajak keluaran,
b. menghitung pajak tiap bulan yang akan disetor dan pelaporannya,
c. membuat dan menghitung SPT massa dan SPT tahunan PPH 21 , PPH
25 dan PPN,
d. membayar PPH 21, PPH 25, PPN tiap tengah bulan, dan
e. membuat laporan pajak tiap tanggal 20 tiap bulannya
9. STAFF
Staff bertugas membantu Finance, Accounting, dan Taxis dalam menjalankan tugasnya.
(21)
commit to user
10. KOORDINATOR
Koordinator bertanggung jawab dalam mendisiplinkan toko termasuk di dalamnya karyawan absen maupun aturan yang berlaku di lingkungan pekerjaan. Tugas koordinator antara lain.
a. mengawasi pegawai tiap shiftnya,
b. memberi tugas pada pramuniaga,
c. mengatasi masalah antara costumer dengan Soba Swalayan,
d. memotivasi kerja karyawan,
e. membantu order dalam menginformasikan barang kosong,
f. memotivasi kerja karyawan, dan
g. memberikan laporan pada pimpinan tiap hari, minggu, dan bulannya.
11. KASIR
Kasir bertanggung jawab dalam masalah penjualan barang pada costumer. Tugas kasir antara lain.
a. memberikan pelayanan prima kepada costumer,
b. mengambil modal tiap shiftnya,
c. melakukan transaksi penjualan barang melalui komputer,
d. mencetak hasil penjualan tiap malamnya, dan
e. menjaga lingkungan kasir agar tetap bersih dan rapi.
12. PRAMUNIAGA
Pramuniaga bertanggung jawab atas counter dan barang dagangan di Soba Swalayan termasuk memberi pelayanan yang terbaik kepada costumer. Tugas pramuniaga antara lain.
(22)
commit to user
a. memberikan senyuman, menyapa, menawarkan bantuan dengan ramah
kepada costumer yang datang,
b. menata barang dagangan,
c. membersihkan barang dagangan yang terlihat kotor,
d. mengatur letak barang dagangan agar terlihat rapi, bersih, dan indah,
e. membantu order untuk menginformasikan barang habis.
13. SECURITY
Security bertanggung jawab sepenuhnya untuk keamanan
lingkungan Soba Swalayan. Tugas security antara lain.
a. bertanggung jawab atas kunci toko,
b. membuka dan menutup toko,
c. mengecek lampu dan jendela saat buka dan tutup toko,
d. mengawasi pembeli,
e. menindak bila terjadi pencurian di Soba Swalayan, dan
f. mengawasi keluar masuknya barang ke gudang.
14. BADAN UMUM
Badan Umum bertanggung jawab membuat lingkungan Soba Swalayan menjadi bersih, sehat, rapi dan indah serta membersihkan toko dan kantor setiap harinya termasuk di dalamnya menyapu, mengepel, membereskan meja jendela, kamar mandi.
(23)
commit to user 1.2 LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan bangkitnya perekonomian Indonesia sejak dilanda krisis ekonomi tahun 1998, kini banyak unit-unit usaha masyarakat yang berkembang. Seharusnya hal semacam ini didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas dan didukung dengan sumber daya yang cukup agar dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya. Dengan semakin banyak sektor ekonomi mikro di masyarakat menengah ke bawah menunjukan bahwa dunia usaha di Indonesia mengalami kemajuan. Sektor ekonomi mikro inilah yang nantinya akan menjadi tulang punggung bagi sektor ekonomi makro.
Perusahaan akan berkembang apabila didukung dengan sistem akuntansi yang cocok dan tepat. Karena sistem akuntansi direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, terutama informasi keuangan. Selain itu akuntansi menjadi salah satu faktor utama dan pemegang peranan penting dalam menunjang kegiatan dunia usaha. Perkembangan dunia bisnis masalah sistem akuntansi akan tercemin dalam bentuk pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab managerial. Aspek lain yang penting dalam sistem akuntansi adalah sistem
pengawasan oleh sistem pengendalian intern perusahaan. Sistem
pengendalian intern diperkukan untuk menyajikan laporan keuangan yang dapat dipercaya sebagai dasar pengambilan keputusan.
Salah satu indikasi berkembangnya perusahaan yang bergerak dalam
(24)
commit to user
yang dilakukan, karena pembelian barang dagang merupakan kunci keberhasilan usaha ini. Pembelian itu bukan hanya sekedar barang tersedia, tetapi harus dapat mencukupi kebutuhan masyarakat, barang harus berkualitas, dan harga juga harus terjangkau karena saat ini banyak sekali persaingan-persaingan yang harus kita hadapi. Untuk meminimalkan masalah-masalah yang berkaitan dengan pembelian barang dagang, biasanya perusahaan memiliki sistem yang salah satunya mengatur sistem pembelian barang dagang. Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara rutin terjadi. Sistem pembelian barang dagang dibuat untuk mengatur urutan proses pengadaan barang dagang yang dilakukan fungsi yang terkait. Sistem pembelian yang baik adalah terdapat kejelasan otorisasi dalam pembelian barang dagang sehingga memperkecil terjadinya pembelian fiktif, ketepatan waktu pemesanan, dan waktu kedatangan barang, dan ketepatan penentuan kualitas barang dagang yang akan dibeli. Sistem pembelian yang baik diharapkan menghindari pembelian barang dagang yang berlebihan dan tidak efisien. Jika sistem ini tidak diterapkan maka akan menghambat kelancaran operasional.
CV. Soba Swalayan merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang usaha supermarket (retail bisnis) yang menyediakan
barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari bagi masyarakat di perumahan elitte Solo Baru, Sukoharjo dan sekitarnya. Untuk hal ini pembelian barang dagang memiliki peranan penting dalam proses operasional. Permasalahan yang dihadapi perusahaan dagang pada umumnya adalah bagaimana menyediakan
(25)
commit to user
barang-barang yang dibutuhkan konsumen, sistem pembelian barang atau pengadaan barang yang memadai sangat menunjang keberhasilan perusahaan. demikian halnya CV. Soba Swalayan yang berusaha mengambil beberapa langkah agar mampu bersaing, salah satunya dengan memberikan pelayanan terbaik dengan konsumen. Hal ini dilakukan untuk menjaga loyalitas konsumen dalam berbelanja. Disamping itu CV. Soba Swalayan menetapkan harga jual yang lebih rendah dibandingkan dengan swalayan yang lain. Untuk dapat menetapkan harga jual yang dapat bersaing dengan sarana perbelanjaan lainnya, diperlukan kebijakan yang tepat dalam pengadaan barang, termasuk di dalamnya ketepatan dalam menentukan supplier, sistem yang diterapkan, serta fungsi-fungsi di dalamnya. Sehingga perlu disusun suatu sistem akuntansi yang tepat guna menunjang keberhasilan perusahaan dalam menyediakan barang-barang yang dibutuhkan konsumen dengan baik.
Berdasarkan uraian diatas, masalah yang menjadi fokus penulis dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi pengadaan barang dagangan yang diterapkan di CV. Soba Swalayan dengan mengambil judul tugas akhir
“EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG
DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN”.
1.3 PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan, perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah.
(26)
commit to user
a. Bagaimana sistem akuntansi pembelian barang dagang yang diterapkan di
CV. Soba Swalayan?
b. Bagaimana evaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagang pada CV.
Soba Swalayan?
1.4 TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah dikemukakan diatas maka tujuan dari penelitian ini adalah.
a. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian barang dagang yang
diterapkan di CV. Soba Swalayan.
b. Untuk mengevaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagang pada CV.
Soba Swalayan.
1.5 MANFAAT PENELITIAN
Penelitian memiliki kegunaan yang dapat ditinjau dari segi antara lain.
a. Mahasiswa
1) Untuk membagi wawasan yang berkaitan dengan penerapan teori yang
diterima di kuliah dengan praktek sesungguhnya yang diterapkan oleh suatu perusahaan.
2) Untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem kerja yang ada di
CV. Soba Swalayan.
3) Untuk dapat lebih memahami masalah yang berkaitan dengan masalah
(27)
commit to user
b. Perusahaan
Diharapkan penulisan ini dapat menjadi masukan yang berguna, sehingga dapat mendorong perkembangan dalam penyempurnaan sistem akuntansi perusahaan dimasa yang akan datang, khususnya pada sistem pembelian.
c. Bagi Lembaga Pendidikan
Agar mahasiswa mengetahui sejauh mana sistem pembelian yang ada dalam dunia kerja dan dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama belajar di lembaga pendidikan.
1.6 METODE PENELITIAN
Penelitian merupakan proses mencari, mendapatkan data, untuk selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian. Untuk mendapatkan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, maka perlu digunakan metode penelitian. Metode penelitian ini terdiri dari.
1. Ruang Lingkup Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah studi kasus, karena mengambil satu obyek tertentu untuk dianalisa secara mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah. Penelitian ini dilaksanakan di CV. Soba Swalayan yang berlokasi di Jalan Raya Solo Permai Blok HH 20-22, Solo Baru, Grogol, Sukoharjo.
2. Sumber Data
(28)
commit to user
(Marzuki, 1989: 55), data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari perusahaan dan buku-buku yang berhubungan dengan penelitian ini.
3. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung atau tidak langsung yang dilaksanakan dengan tatap muka dengan karyawan perusahaan.
b. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari buku/referensi yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
c. Observasi
Penulis dalam penelitian ini melihat secara langsung mengenai kegiatan yang dilakukan.
(29)
commit to user
16
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
2.1 TINJAUAN PUSTAKA 2.1.1 Pengertian Sistem
Sehubungan dengan meningkatnya aktivitas perusahaan, maka perlu disusun suatu sistem informasi yang sesuai dengan perusahaan. Istilah
sistem itu sendiri berasal dari bahasa latin (systema) dan bahasa yunani
(sustema) yang artinya himpunan bagian atau unsur yang saling
berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Ada beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut.
Menurut Mulyadi (2001: 5), sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaaan.
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Menurut Harnanto (1987: 391), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat dan mengawasi pelaksanakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan.
(30)
commit to user 2.1.2 Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 5), prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3), prosedur adalah suatu urutan pekerjaan clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi.
Menurut Harnanto ( 1987: 391), prosedur meliputi semua tahap atau langkah (proses atau operasi) yang diperlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian atau suatu sistem.
Berdasarkan penjelasan para ahli mengenai sistem dan prosedur tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem dan prosedur saling memiliki keterkaitan.Sistem terdiri dari jaringan prosedur, sistem yang baik berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk sistem yang lemah juga.
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian mengenai sistem akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut.
Menurut Mulyadi (2001: 3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
(31)
commit to user
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Widjayanto (2001: 11), sistem akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi tenaga pelaksanaannya dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Menurut Wing (2006: 23), sistem akuntansi adalah sekumpulan komponen yang saling kerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.3 Pengertian sistem pembelian
(Mulyadi, 2001: 299), sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
1. Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001: 299), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah.
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih
(32)
commit to user
dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah.
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
(33)
commit to user
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti dalam surat tersebut.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
(34)
commit to user
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
3. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah.
a. Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar.
b. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
c. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
(35)
commit to user
d. Kartu Persediaan
Sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut.
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
c. Prosedur Order Pembelian
Prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi
(36)
commit to user
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
2.1.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern menurut AICPA adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
(37)
commit to user
Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) adalah
meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan pada tujuan yang akan dicapai yaitu.
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pengendalian intern meurut Mulyadi (2001:164), adalah sebagai berikut.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut.
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
(38)
commit to user
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Pelaksanaan suatu
transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana.
Dengan adanya pemisahan fungsi, catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi yang memegang fungsi. Jika ada perangkapan fungsi, maka akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin kekayaannya.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Didalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk
merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi
(39)
commit to user
formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang menjamin praktik sehat dalam pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah.
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan
(40)
commit to user
nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi
internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga apabila terjadi kecurangan
(41)
commit to user
dalam divisi yang bersangkutan, diharapkan dapat ditangkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawasan intern ini harus melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak. Satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan menjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
8) Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya. Bagaimanapun
baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik sehat,
semuanya sangat tergantung kepada manusia yang
melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Tingkat
(42)
commit to user
kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
dihandalkan.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang ditempuh antara lain.
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
2.2 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PADA CV. SOBA SWALAYAN
2.2.1 Fungsi yang terkait
Untuk melaksanakan semua tahap transaksi, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh dalam melaksanakannya. Dengan demikian, dalam pelaksanakan suatu transaksi terdapat internal check diantara fungsi atau unit organisasi pelaksana. Adapun pelaksana fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian pada CV. Soba swalayan adalah sebagai berikut.
(43)
commit to user
a. Fungsi Order Pembelian
Fungsi order pembelian bertanggung jawab untuk memeriksa stok barang dalam swalayan. Fungsi order pemilihan juga bertanggung jawab untuk melaksanakan order pembelian kepada pemasok dengan mengeluarkan surat order pembelian atas persetujuan dari fungsi gudang.
b. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim dari pemasok membandingkan antara surat order pembelian dengan faktur tembusan dari pemasok, untuk memeriksa barang yang diterima apakah sesuai dengan pesanan, baik jenis spesifikasi maupun kuantitasnya.
c. Fungsi Merchandise
Fungsi merchandise bertanggung jawab untuk melakukan input data atas barang yang diterima ke dalam kartu stock barang dan memberi cap tanggal jatuh tempo pada faktur tembusan yang dikirim oleh pemasok serta membuat print out atas data yang diinput dalam kartu stok barang.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
2.2.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberi otorisasi terlaksananya transaksi
(44)
commit to user
dalam organisasi. Dokumen ini juga dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Oleh karena itu dokumen harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Adapun dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut.
1) Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan dokumen asli, yaitu lembar pertama
surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2) Tembusan fungsi gudang
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi gudang
sebagai otorisasi untuk menerima barang dan digunakan untuk membandingkan antara pesanan dengan barang yang diterima baik jenis, spesifikasi maupun kuantitasnya.
3) Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi order
sebagai arsip.
b. Faktur tembusan pemasok
Dokumen ini merupakan surat pengantar yang dikirim oleh pemasok pada saat barang diterima dan digunakan sebagai dasar untuk
(45)
commit to user
melakukan input data oleh fungsi merchandise. Dokumen ini juga digunakan untuk menjadwalkan jatuh tempo pembayaran utang kepada pemasok dan dasar pencatatan utang.
c. Bukti Kas/bank
Dokumen ini dibuat sebagai dasar pembayaran utang jatuh tempo
perusahaan yang akan dilakukan pembayarannya oleh fungsi finance.
d. Print out
Dokumen ini merupakan print out hasil input data yang diterima
dari pemasok dan berfungsi untuk menunjukan bahwa barang telah diterima dan telah memenuhi jenis, spesifikasi dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Faktur asli dari pemasok
Dokumen ini diterima dari pemasok, pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran utang dan sebagai bukti penagihan yang dikirim oleh
pemasok kepada fungsi finance.
f. Bukti pembayaran
Dokumen ini dibuat sebagai tanda terima bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada pemasok dan digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pengeluaran kas pada fungsi akuntansi.
g. Retur pembelian
Dokumen ini dibuat apabila ada pengembalian barang yang dipesan karena ada cacat ataupun persediaan masih cukup banyak setelah dicocokan dalam kartu stock barang.
(46)
commit to user
2.2.3 Catatan akuntansi yang digunakan
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir atau dokumen dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Kartu stok barang
Kartu stock barang digunakan untuk mencatat barang-barang yang masuk atau yang diterima dari pemasok. Sedangkan barang-barang yang keluar secara otomatis sudah mengurangi stock barang pada saat barang terjual. Karena penyelenggarakan kartu stock barang di bagian gudang sudah terkomputerisasi secara online dengan bagian toko. Sehingga pada saat terjadi penjualan akan mengurangi persediaan di gudang.
b. Buku pembantu utang
Buku pembantu utang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok pada saat terjadi transaksi pembelian.
2.2.4 Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
Untuk memudahkan pemahaman proses transaksi pembelian dari awal sampai akhir, maka dibuatlah jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian. Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yang diterapkan pada CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
(47)
commit to user
a. Prosedur order pembelian
Prosedur ini dilakukan rutin oleh fungsi order pembelian, sistem pengadaan barang dilakukan untuk memenuhi stok barang dalam waktu seminggu. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang di dalam gudang. Fungsi order pembelian dalam prosedur ini membuat surat order pembelian rangkap tiga.
b. Prosedur penerimaan barang
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi gudang, Fungsi gudang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Kemudian dibawa ke bagian fungsi
merchandise, fungsi merchandise bertanggung jawab membuat print out
data yang diinput dari faktur yang diterima dari pemasok. Print out
tersebut berfungsi sebagai laporan penerimaan barang dari pemasok.
c. Prosedur pencatatan utang
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi akuntansi, fungsi akuntansi
bertanggung jawab memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi pembelian, yaitu faktur tembusan dari pemasok dan
print out yang dibuat oleh fungsi merchandise kemudian
menyelenggarakan pencatatan utang dengan membuat dokumen kas/ bank.
d. Prosedur pembayaran utang dan pengeluaran kas
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi finance, fungsi finance
(48)
commit to user
finance melakukan pembayaran kepada pemasok dan mengembalikan
faktur tembusan kepada pemasok. Sedangkan fungsi akuntansi menyelenggarakan pencatatan transaksi pengeluaran kas berdasarkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi tersebut, seperti faktur asli dari pemasok dan bukti pembayaran.
2.2.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian
Bagan alir dibuat untuk mengkomunikasikan hasil analisis sistem dan rancangan sistem kepada pemakai informasi, analisis sistem menggunakan simbol-simbol standar.
Manfaat penggunaan bagan alir adalah sebagai berikut.
1. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
2. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan
bagan alir.
3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang
yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan
(49)
(50)
(51)
commit to user
38
2.3 EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG
PADA CV. SOBA SWALAYAN
Berdasarkan hasil perbandingan antara sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan pada CV. Soba Swalayan dengan ketentuan yang ada, maka dapat dilihat keberhasilannya perusahaan dalam melaksanakan sistem akuntansi yang telah ditetapkan untuk melindungi kekayaan perusahaan. Berikut ini disajikan evaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Fungsi yang terkait
a. Sudah terdapat pengembangan pemisahan fungsi yang memadai, seperti
yang terdapat pada bagian pengadaan barang, dimana fungsi order pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan barang. Fungsi penerimaan barang dilaksanakan oleh fungsi gudang. Sedangkan fungsi penginputan data dalam pengadaan barang tersebut dilaksanakan oleh
fungsi merchandise. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
b. Fungsi akuntansi dengan fungsi finance merupakan fungsi yang
terpisah, dimana fungsi akuntansi yang merupakan fungsi pencatatan hanya bertanggung jawab menyelenggarakan pencatatan transaksi yang
terjadi, sedangkan fungsi finance yang merupakan fungsi penyimpanan
(52)
commit to user
Sehingga dengan adanya pemisahan kedua fungsi tersebut diharapkan dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
c. Selalu diadakan cross check antar fungsi yang terkait dalam transaksi
pembelian yang pelaksanaannya setiap satu bulan sekali.
2. Dokumen yang digunakan
a. Surat order pembelian tidak diotorisasi oleh fungsi merchandise tetapi
hanya diotorisasi oleh fungsi gudang dimana penggunaannya dengan sepengetahuan fungsi gudang.
b. Surat order pembelian yang merupakan dokumen penting dalam
transaksi pembelian belum bernomor urut tercetak. Hal ini memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang diterima perusahaan pada saat
penerimaan barang diberi “cap tanggal jatuh tempo” oleh fungsi gudang. Untuk memastikan perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok yang harus dibayar pada tanggal tersebut.
d. Print out penerimaan barang dibuat oleh fungsi merchandise berfungsi
sebagai laporan penerimaan barang, sebagai bukti bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan surat order pembelian.
e. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi finance dan diberi “cap lunas”
sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada
(53)
commit to user
f. Faktur asli yang diterima pemasok sebagai bukti bahwa pemasok telah
melakukan penagihan.
3. Catatan akuntansi
a. Fungsi akuntansi tidak menyelenggarakan pembukuan dalam jurnal
khusus maupun jurnal umum, tetapi hanya mencatat dalam buku pembantu utang dalam transaksi pembelian.
b. Penyetoran kas ke bank secara perminggu oleh fungsi finance.
c. Dalam hal mutasi barang yang masuk dan keluar kartu stock barang
di gudang pada CV. Soba Swalayan sudah terkomputerisasi secara
online dengan toko. Hanya fungsi merchandise yang dapat
melakukan input data barang masuk. Sedangkan untuk mutasi barang yang keluar karena adanya penjualan secara otomatis akan mengurangi stock barang yang ada di gudang.
2.4EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA CV. SOBA
SWALAYAN
Evaluasi sitem pengendalian intern berdasarkan unsur-unsur sistem pengendalian intern, maka penulis mengevaluasi beberapa penerapan sistem akuntansi pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Struktur organisasi adalah kerangka (frame work) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
(54)
commit to user
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara
fungsi akuntansi dengan fungsi finance sudah diterapkan pada CV.
Soba Swalayan. Fungsi finance adalah fungsi yang melakukan
pembayaran terhadap transaksi pembelian yang dilakukan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang melakukan pencatatan terhadap transaksi pembelian. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan data kekayaan yang dimiliki perusahaan.
b. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan sudah diterapkan pada CV. Soba Swalayan. Fungsi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, dan fungsi
merchandise. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam transaksi pembelian, mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak dipesan oleh perusahaan, mengurangi resiko diterimanya barang jenis spesifikasi kuantitas mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan, dan mengurangi resiko diterima barang yang tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
c. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan melibatkan beberapa fungsi yang terkait antara lain fungsi order pembelian, fungsi
(55)
commit to user
gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
Meskipun demikian masih terdapat perangkapan fungsi, seperti fungsi gudang dan penerima barang berada di bawah tanggung jawab satu fungsi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi pembelian terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi tanpa otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen sumber ataupun dengan dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin keamanan dan keandalannya.
a. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang.
b. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi keuangan
Bukti pembayaran dibuat apabila pemasok telah melakukan
penagihan kepada perusahaan. Setelah fungsi finance melakukan
pembayaran. Bukti pembayaran diberi cap lunas dan fungsi finance
menerima faktur asli dari pemasok.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi merchandise
Laporan penerimaan barang diotorisasi adalah sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok. Fungsi merchandise membubuhkan
(56)
commit to user
tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan barang setelah memeriksa lalu menginput barang yang diterima pemasok sesuai dengan faktur tembusan dari pemasok.
d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Sistem akuntansi pembelian yang ada dalam CV. Soba Swalayan telah menerapkan pencatatan oleh fungsi akuntansi didasarkan pada dokumen sumber (SOP) dan dokumen pendukung, seperti laporan penerimaan barang. SOP tersebut dibuat rangkap 3 yang didistribusikan kepada pemasok, fungsi merchandise dan digunakan sebagai arsip oleh fungsi order.
3. Praktik yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan langkah-langkah untuk menjamin adanya praktik yang sehat dalam melaksanakannya. Langkah-langkah yang ditempuh oleh CV. Soba Swalayan dalam rangka menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut.
a. CV. Soba Swalayan belum menggunakan formulir bernomor urut
tercetak dalam transaksi pembelian, khususnya pada surat order pembelian. Surat order pembelian merupakan dokumen penting dalam transaksi pembelian. Sehingga penggunaan nomor urut
(57)
commit to user
tercetak berfungsi untuk mengantisipasi penggunaan yang tidak dapat dipertanggung jawabkan oleh yang wewenang.
b. Pemeriksaan kepada setiap fungsi terhadap tugas dan tanggung
jawab oleh store manajer dengan jadwal yang rutin setiap harinya.
c. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan tidak hanya
dilaksanakan oleh satu orang/fungsi melainkan melibatkan beberapa
fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan
fungsi akuntansi. Dengan dilibatkannya beberapa fungsi tersebut
secara tidak langsung proses internal check terhadap pelaksanaan
tugas setiap fungsi yang dijalankan.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat
independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan
kepada store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap
setiap unit organisasi.
e. CV. Soba Swalayan tidak menerapkan rotasi jabatan terhadap tugas
dan tanggung jawab karyawan setiap fungsi. Jika salah satu fungsi tidak masuk akan mengakibatkan kinerja karyawan tidak efektif.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten cara yang ditempuh oleh CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Pada saat perekrutan karyawan dilakukan dengan test wawancara
(58)
commit to user
b. Latar belakang pendidikan karyawan harus berdasarkan persyaratan
(59)
commit to user
46
BAB III TEMUAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan oleh CV. Soba Swalayan, maka hasil evaluasi yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan dan kebaikan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas akuntansi yang dilaksanakan, yaitu sebagai berikut.
3.1Kelebihan
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi finance.
Fungsi akuntansi hanya mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan
pembukuan (sebagai fungsi pencatatan), sedangkan fungsi finance
bertanggung jawab dalam menangani kas masuk dan kas keluar (sebagai fungsi penyimpanan). Dengan pemisahan fungsi tersebut memudahkan dilakukan cross check setiap saat.
b. Pemberian “cap lunas” pada bukti pembayaran yang diotorisasi oleh
fungsi finance sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan
pembayaran kepada pemasok.
c. Pemberian “cap jatuh tempo” pada faktur tembusan dari pemasok
memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok pada tanggal tersebut.
(60)
commit to user
d. Transaksi pembelian dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih dari
satu fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi akuntansi, fungsi finance.
e. Fungsi pembelian dipecah menjadi tiga fungsi bagian yaitu fungsi order,
fungsi gudang dan fungsi merchandise. Pemecahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan.
f. Adanya otorisasi dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
barang dagang oleh bagian yang berwenang.
g. Terdapat prosedur pencatatan yang jelas ke dalam catatan akuntansi yang
didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dengan demikian kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya.
3.2Kelemahan
a. Bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi
penyimpanan dan fungsi penerimaan. Hal ini menunjukan bahwa belum adanya fungsi yang memadai antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan, sehingga tidak dapat dilakukan pengecekan independen dalam pelaksanaan transaksi pembelian barang dagang dan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam proses penyimpanan dan penerimaan barang.
b. Tidak adanya gambaran bagan alir (flowchart) yang mengakibatkan
sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui jaringan sistem dalam akuntansi pembelian barang dagangan.
(61)
commit to user
c. Penggunaan dokumen ada yang belum memenuhi prinsip perancangan
formulir yaitu pada penggunaan nomor urut tercetak dalam surat order pembelian.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat
independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan kepada
store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap setiap unit organisasi.
e. Tidak adanya visi dan misi yang tertulis dengan jelas. Visi dan misi
hanya disampaikan secara langsung pada saat awal pengenalan perusahaan.
f. Tidak adanya gambar struktur organisasi sehingga mengakibatkan
sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui struktur organisasi.
(62)
commit to user
49
BAB IV PENUTUP
4.1KESIMPULAN
Berdasarkan hasil temuan dalam sistem akuntansi pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut.
1. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilaksanakan oleh beberapa
fungsi yang terkait yaitu fungsi order pembelian, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
2. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada CV.
Soba Swalayan dimulai dari prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, serta prosedur pembayaran dan pengeluaran kas.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
tersebut terdiri dari.
a. Surat order pembelian. Surat order pembelian dibuat rangkap 3 dan
didistribusikan kepada pemasok, tembusan untuk fungsi gudang, dan sebagai arsip bagi fungsi order pembelian.
b. Print out penerimaan barang yang berfungsi sebagai laporan
penerimaan barang.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang disertakan pada saat barang
(63)
commit to user
d. Faktur asli dari pemasok yang dikirim oleh pemasok pada saat
melakukan penagihan perusahaan.
e. Bukti pembayaran. Bukti pembayaran merupakan tanda bukti bahwa
perusahaan telah melakukan pembayaran kepada pemasok.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi pembelian terdiri dari
kartu stock barang yang ditangani oleh fungsi merchandise, dan buku pembantu utang oleh fungsi akuntansi.
5. Tidak digunakannya dokumen bernomor urut tercetak terutama pada surat
order pembelian memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
6. Pelaksanaan transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan berusaha
menerapkan langkah-langkah untuk menciptakan praktik yang sehat, antara lain.
a. Setiap transaksi dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih satu
fungsi.
b. Dilakukan cross check antara fungsi-fungsi yang terkait.
4.2SARAN
Berdasarkan hasil evaluasi dan hasil kesimpulan diatas mengenai pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis ingin memberikan saran antara lain.
1. Sebaiknya diterapkan suatu sistem pemisahan fungsi yang lebih memadai
(64)
masing-commit to user
masing dengan baik, seperti fungsi gudang terpisah dengan fungsi penerimaan.
2. Sebaiknya dibuat bagan alir (flowchart) yang jelas. Hal ini dimaksudkan
agar pihak luar yang berkepentingan ingin mengetahui jaringan sistem pada CV. Soba Swalayan dapat jelas dan paham tanpa banyak bertanya mengenai sistem yang berlaku pada tiap bagian yang berwenang.
3. Sebaiknya dokumen diberi nomor urut tercetak. Hal ini dimaksudkan
supaya memudahkan untuk mengidentifikasi setiap transaksinya.
4. Sebaiknya dibentuk tim pengawasan independen agar dapat mendeteksi
kecurangan atau kesalahan yang dilakukan oleh pihak tertentu. Hali ini dapat menjaga independensi pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
5. Sebaiknya membuat visi dan misi serta gambar struktur organisasi yang
tertulis, sehingga pihak berkepentingan dapat mengetahui secara jelas tentang CV. Soba Swalayan.
(1)
commit to user
46
BAB III TEMUAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan oleh CV. Soba Swalayan, maka hasil evaluasi yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan dan kebaikan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas akuntansi yang dilaksanakan, yaitu sebagai berikut.
3.1Kelebihan
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi finance. Fungsi akuntansi hanya mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan pembukuan (sebagai fungsi pencatatan), sedangkan fungsi finance bertanggung jawab dalam menangani kas masuk dan kas keluar (sebagai fungsi penyimpanan). Dengan pemisahan fungsi tersebut memudahkan dilakukan cross check setiap saat.
b. Pemberian “cap lunas” pada bukti pembayaran yang diotorisasi oleh fungsi finance sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada pemasok.
c. Pemberian “cap jatuh tempo” pada faktur tembusan dari pemasok memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok pada tanggal tersebut.
(2)
commit to user
d. Transaksi pembelian dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih dari satu fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi akuntansi, fungsi finance.
e. Fungsi pembelian dipecah menjadi tiga fungsi bagian yaitu fungsi order, fungsi gudang dan fungsi merchandise. Pemecahan fungsi tersebut diharapkan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan. f. Adanya otorisasi dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
barang dagang oleh bagian yang berwenang.
g. Terdapat prosedur pencatatan yang jelas ke dalam catatan akuntansi yang didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dengan demikian kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya.
3.2Kelemahan
a. Bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi penyimpanan dan fungsi penerimaan. Hal ini menunjukan bahwa belum adanya fungsi yang memadai antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan, sehingga tidak dapat dilakukan pengecekan independen dalam pelaksanaan transaksi pembelian barang dagang dan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam proses penyimpanan dan penerimaan barang.
b. Tidak adanya gambaran bagan alir (flowchart) yang mengakibatkan sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui jaringan sistem dalam akuntansi pembelian barang dagangan.
(3)
commit to user
c. Penggunaan dokumen ada yang belum memenuhi prinsip perancangan formulir yaitu pada penggunaan nomor urut tercetak dalam surat order pembelian.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan kepada store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap setiap unit organisasi.
e. Tidak adanya visi dan misi yang tertulis dengan jelas. Visi dan misi hanya disampaikan secara langsung pada saat awal pengenalan perusahaan.
f. Tidak adanya gambar struktur organisasi sehingga mengakibatkan sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui struktur organisasi.
(4)
commit to user
49
BAB IV PENUTUP
4.1KESIMPULAN
Berdasarkan hasil temuan dalam sistem akuntansi pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut.
1. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilaksanakan oleh beberapa fungsi yang terkait yaitu fungsi order pembelian, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
2. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada CV. Soba Swalayan dimulai dari prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, serta prosedur pembayaran dan pengeluaran kas.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut terdiri dari.
a. Surat order pembelian. Surat order pembelian dibuat rangkap 3 dan didistribusikan kepada pemasok, tembusan untuk fungsi gudang, dan sebagai arsip bagi fungsi order pembelian.
b. Print out penerimaan barang yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang disertakan pada saat barang diterima.
(5)
commit to user
d. Faktur asli dari pemasok yang dikirim oleh pemasok pada saat melakukan penagihan perusahaan.
e. Bukti pembayaran. Bukti pembayaran merupakan tanda bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada pemasok.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi pembelian terdiri dari kartu stock barang yang ditangani oleh fungsi merchandise, dan buku pembantu utang oleh fungsi akuntansi.
5. Tidak digunakannya dokumen bernomor urut tercetak terutama pada surat order pembelian memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
6. Pelaksanaan transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan berusaha menerapkan langkah-langkah untuk menciptakan praktik yang sehat, antara lain.
a. Setiap transaksi dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih satu fungsi.
b. Dilakukan cross check antara fungsi-fungsi yang terkait.
4.2SARAN
Berdasarkan hasil evaluasi dan hasil kesimpulan diatas mengenai pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis ingin memberikan saran antara lain.
1. Sebaiknya diterapkan suatu sistem pemisahan fungsi yang lebih memadai agar setiap fungsi dapat melaksanakan tugas dan wewenangnya
(6)
masing-commit to user
masing dengan baik, seperti fungsi gudang terpisah dengan fungsi penerimaan.
2. Sebaiknya dibuat bagan alir (flowchart) yang jelas. Hal ini dimaksudkan agar pihak luar yang berkepentingan ingin mengetahui jaringan sistem pada CV. Soba Swalayan dapat jelas dan paham tanpa banyak bertanya mengenai sistem yang berlaku pada tiap bagian yang berwenang.
3. Sebaiknya dokumen diberi nomor urut tercetak. Hal ini dimaksudkan supaya memudahkan untuk mengidentifikasi setiap transaksinya.
4. Sebaiknya dibentuk tim pengawasan independen agar dapat mendeteksi kecurangan atau kesalahan yang dilakukan oleh pihak tertentu. Hali ini dapat menjaga independensi pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 5. Sebaiknya membuat visi dan misi serta gambar struktur organisasi yang
tertulis, sehingga pihak berkepentingan dapat mengetahui secara jelas tentang CV. Soba Swalayan.