3.3 Struktur Organisasi
Organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan secara efektif dan rasional. Pembentukan organisasi dan pembagian tugas merupakan unsur utama dan
alat utama untuk mencapai kontrol yang baik. Pengorganisasian berarti menetukan bagian-bagian mana yang diperlukan untuk mencapai suatu hasil dan menentukan
kerja sama yang sesuai antara bagian.
Struktur organisasi adalah rangka atau bagian yang menunjukan tugas untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, dan tanggung jawab
antara setiap anggota organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, maka pimpinan dan bawahan yang ada didalamnya akan mengetahui kegiatan-kegiatan yang harus
dilakukan dan batas-batas kekuasaan yang ada padanya.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 4 Medan
Kepala Sekolah
Dra. S A K I L A
Ketua Komite
Muctar Lubis
Wakil Kepala Sekolah
Rasmen Sianturi
Kepala Tata Usaha
Rukmanto
PKS Kurikulum
L. Siahaan S.Pd
PKS Kesiswaan
A. Manaf S.Pd
Pembina OSIS
Juriah Siregar S.Pd Bid. HUMAS
Midian Simbolon S.Pd
Dewan Guru Wali Kelas
SISWA
Universitas Sumatera Utara
3.4 Pengenalan Perpustakaan SMP Negeri 4 Medan
Pengenalan pada perpustakaan SMP Negeri 4 Medan meliputi hal-hal berikut:
3.4.1 Tugas Staf Perpustakaan
Sebagai aparat kantor cabang dalam hal pengelolaan perpustakaan, staff perpustakaan mempunyai fungsi yang penting. Tugas-tugas pokok staff perpustakaan, yaitu:
1. Melakukan pengawasan kepada seluruh siswa dan karyawan yang akan
berhubungan dengan perpustakaan. 2.
Membuat tata aturan perpustakaan. 3.
Memberikan teguran terhadap siswa, karyawan yang tidak mematuhi aturan perpustakaan.
4. Memelihara buku-buku dan bahan-bahan perpustakaan serta dokumen-
dokumen lainnya sehingga dapat dipergunakan dan dipinjamkan. 5.
Membuat daftar buku katalog untuk perpustakaan. 6.
Mengatur dan mengurus peminjaman buku dari perpustakaan. 7.
Mencatat penerimaan buku-buku baru, majalah-majalah baru dan selanjutnya membuat kartu-kartu katalog.
8. Membuat indeks artikel, majalah-majalah dan lain-lain.
9. Mencatat buku-buku dan dokumen yang dipinjamkan serta menginformasikan
waktu peminjaman sebelum habis masanya.
Universitas Sumatera Utara
10. Mengadakan kerjasama dengan pustaka lain dalam mencari bahan-bahan yang
diperlukan. 11.
Mengusahakan penambahan buku-buku perpustakaan dari siswa, staff SMP Negeri 4 Medan, dan Lembaga lain.
12. Membuat laporan aktivitas di perpustakaan dan masalah yang dihadapi oleh
Kepala sekolah. 13.
Melaksanakan kegiatan lain yang dibebankan oleh atasannya sepanjang masih menyangkut untuk kepentingan lembaga.
14. Membantu sepenuhnya kegiatan-kegiatan marketing yang dilakukan oleh
Lembaga. 15.
Berinisiatif dalam hal-hal yang menyangkut kepentingan Lembaga dengan mendiskusikan kepada atasannya.
16. Menjaga hubungan yang baik terhadap sesama pegawai dan siswa.
17. Bisa bekerjasama serta bertanggung jawab.
3.4.2 Tata Tertib Perpustakaan
Untuk memperlancarkan dan menjaga ketertiban peminjaman serta membaca maka terdapat aturan-aturan yang dibuat oleh pihak pengelola perpustakaan adapun tata
ertib dan larangan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Ketentuan Umum
a. Perpustakaan terbuka untuk siswasiswi SMP Negeri 4 Medan.
Universitas Sumatera Utara
b. Fasilitas perpustakaan dapat dipergunakan oleh seluruh siswasiswi.
2. Peminjaman
a. Banyaknya buku yang dapat dipinjam 2 eksamplar untuk 1 kali eminjaman
sebelum mengembalikan buku pinjaman tidak boleh meminjam lagi. b.
Bagi siswasiswi kelas XII tiga dapat meminjam buku lebih dari 2 dua eksamplar, tergantung kebutuhan dan persediaan buku.
c. Jangka waktu peminjaman paling lambat 7 tujuh hari, dan dapat
diperpanjang selama 2 dua hari apabila tidak ada anggota lain yang membeutuhkannya.
d. Untuk peminjaman buku, yang bersangkutan harus datang sendiri ke petugas
perpustakaan tanpa berwakil dengan menunjukkan kartu anggota.
3. Ketentuan Khusus
a. Keterlambatan pengembalian buku:
I. Apabila siswasiswi anggota perpustakaan terlambat mengembalikan buku
pinjaman dari tanggal yang ditentukan, maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuanperaturan perpustakaan.
II. Denda yang dikenakan kepada siswa ditujukan untuk penanaman disiplin
dan bukan untuk membebani siswa. b.
Kerusakan buku yang di pinjam sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam.
c. Kehilangan Buku perpustakaan yang dipinjam sepenuhnya menjadi tanggung
jawab peminjam, dengan ketentuan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
I. Mengganti dengan buku yang sama.
II. Mengganti dengan uang sesuai dengan harga buku yang bersangkutan.
4. Kebersihan, Ketertiban, Keamanan Lingkungan Perpustakaan
a. Siswa tidak di perbolehkan membuang sampah sembarangan di dalam
perpustakaan. b.
Siswa tidak di perbolehkan membawa makanan kedalam perpustakaan. c.
Siswa tidak di perbolehkan bersuara kerasribut di dalam perpustakaan. d.
Siswa tidak di perbolehkan bertengkarberkelahi di dalam perpustakaan. e.
Siswa harus meletakkan kembali buku pada tempatnya setelah di baca. f.
Siswa di larang mencoret-coret buku dan benda lainnya di dalam perpustakaan.
g. Siswa dilarang membawa tas ke dalam perpustakaan, harus di letakkan pada
tempat yang telah ditentukan. h.
Siswa di larang merokok di dalam perpustakaan dan lingkungan perpustakaan.
3.5 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada perpustakaan SMP Negeri 4 Medan, dianalisa oleh penulis mempunyai tahapan-tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Pada
Gambar 3.2 menggambarkan diagram konteks bagaimana sistem perpustakan berjalan
Universitas Sumatera Utara
pada sekolah. Tahapan-tahapan tersebut, yaitu:
1. Proses Peminjaman Buku
Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus memperlihatkan kartu anggota, anggota dapat mencari sendiri buku yang ingin dipinjam dengan menyerahkan kartu
pinjam. Data anggota oleh staf perpustakaan yang terdapat didalam buku yang dipinjam, dan hanya diperkenankan meminjam 2 buku dengan waktu pinjam tidak
lebih dari 1 minggu. Proses peminjaman dicatat pada arsip peminjaman.
2. Proses Pengembalian Buku
Buku yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan, setelah anggota mengembalikan buku maka bagian pelayanan mengembalikan
kartu pinjam pada anggota dan memberikan bukti denda jika buku yang dipinjam terlambat dikembalikan. Proses pengembalian buku beserta denda dicatat pada
arsip pengembalian.
3. Proses Laporan
Setiap bulannya laporan peminjaman dan pengembalian serta laporan denda, akan ditunjukkan kepada kepala perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Universitas Sumatera Utara
BAB 4
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisa Sistem