Struktur Organisasi Prosedur Sistem Berjalan

3.3 Struktur Organisasi

Organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan secara efektif dan rasional. Pembentukan organisasi dan pembagian tugas merupakan unsur utama dan alat utama untuk mencapai kontrol yang baik. Pengorganisasian berarti menetukan bagian-bagian mana yang diperlukan untuk mencapai suatu hasil dan menentukan kerja sama yang sesuai antara bagian. Struktur organisasi adalah rangka atau bagian yang menunjukan tugas untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, dan tanggung jawab antara setiap anggota organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, maka pimpinan dan bawahan yang ada didalamnya akan mengetahui kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dan batas-batas kekuasaan yang ada padanya. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 4 Medan Kepala Sekolah Dra. S A K I L A Ketua Komite Muctar Lubis Wakil Kepala Sekolah Rasmen Sianturi Kepala Tata Usaha Rukmanto PKS Kurikulum L. Siahaan S.Pd PKS Kesiswaan A. Manaf S.Pd Pembina OSIS Juriah Siregar S.Pd Bid. HUMAS Midian Simbolon S.Pd Dewan Guru Wali Kelas SISWA Universitas Sumatera Utara

3.4 Pengenalan Perpustakaan SMP Negeri 4 Medan

Pengenalan pada perpustakaan SMP Negeri 4 Medan meliputi hal-hal berikut:

3.4.1 Tugas Staf Perpustakaan

Sebagai aparat kantor cabang dalam hal pengelolaan perpustakaan, staff perpustakaan mempunyai fungsi yang penting. Tugas-tugas pokok staff perpustakaan, yaitu: 1. Melakukan pengawasan kepada seluruh siswa dan karyawan yang akan berhubungan dengan perpustakaan. 2. Membuat tata aturan perpustakaan. 3. Memberikan teguran terhadap siswa, karyawan yang tidak mematuhi aturan perpustakaan. 4. Memelihara buku-buku dan bahan-bahan perpustakaan serta dokumen- dokumen lainnya sehingga dapat dipergunakan dan dipinjamkan. 5. Membuat daftar buku katalog untuk perpustakaan. 6. Mengatur dan mengurus peminjaman buku dari perpustakaan. 7. Mencatat penerimaan buku-buku baru, majalah-majalah baru dan selanjutnya membuat kartu-kartu katalog. 8. Membuat indeks artikel, majalah-majalah dan lain-lain. 9. Mencatat buku-buku dan dokumen yang dipinjamkan serta menginformasikan waktu peminjaman sebelum habis masanya. Universitas Sumatera Utara 10. Mengadakan kerjasama dengan pustaka lain dalam mencari bahan-bahan yang diperlukan. 11. Mengusahakan penambahan buku-buku perpustakaan dari siswa, staff SMP Negeri 4 Medan, dan Lembaga lain. 12. Membuat laporan aktivitas di perpustakaan dan masalah yang dihadapi oleh Kepala sekolah. 13. Melaksanakan kegiatan lain yang dibebankan oleh atasannya sepanjang masih menyangkut untuk kepentingan lembaga. 14. Membantu sepenuhnya kegiatan-kegiatan marketing yang dilakukan oleh Lembaga. 15. Berinisiatif dalam hal-hal yang menyangkut kepentingan Lembaga dengan mendiskusikan kepada atasannya. 16. Menjaga hubungan yang baik terhadap sesama pegawai dan siswa. 17. Bisa bekerjasama serta bertanggung jawab.

3.4.2 Tata Tertib Perpustakaan

Untuk memperlancarkan dan menjaga ketertiban peminjaman serta membaca maka terdapat aturan-aturan yang dibuat oleh pihak pengelola perpustakaan adapun tata ertib dan larangan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Ketentuan Umum

a. Perpustakaan terbuka untuk siswasiswi SMP Negeri 4 Medan. Universitas Sumatera Utara b. Fasilitas perpustakaan dapat dipergunakan oleh seluruh siswasiswi.

2. Peminjaman

a. Banyaknya buku yang dapat dipinjam 2 eksamplar untuk 1 kali eminjaman sebelum mengembalikan buku pinjaman tidak boleh meminjam lagi. b. Bagi siswasiswi kelas XII tiga dapat meminjam buku lebih dari 2 dua eksamplar, tergantung kebutuhan dan persediaan buku. c. Jangka waktu peminjaman paling lambat 7 tujuh hari, dan dapat diperpanjang selama 2 dua hari apabila tidak ada anggota lain yang membeutuhkannya. d. Untuk peminjaman buku, yang bersangkutan harus datang sendiri ke petugas perpustakaan tanpa berwakil dengan menunjukkan kartu anggota.

3. Ketentuan Khusus

a. Keterlambatan pengembalian buku: I. Apabila siswasiswi anggota perpustakaan terlambat mengembalikan buku pinjaman dari tanggal yang ditentukan, maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuanperaturan perpustakaan. II. Denda yang dikenakan kepada siswa ditujukan untuk penanaman disiplin dan bukan untuk membebani siswa. b. Kerusakan buku yang di pinjam sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam. c. Kehilangan Buku perpustakaan yang dipinjam sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam, dengan ketentuan sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara I. Mengganti dengan buku yang sama. II. Mengganti dengan uang sesuai dengan harga buku yang bersangkutan.

4. Kebersihan, Ketertiban, Keamanan Lingkungan Perpustakaan

a. Siswa tidak di perbolehkan membuang sampah sembarangan di dalam perpustakaan. b. Siswa tidak di perbolehkan membawa makanan kedalam perpustakaan. c. Siswa tidak di perbolehkan bersuara kerasribut di dalam perpustakaan. d. Siswa tidak di perbolehkan bertengkarberkelahi di dalam perpustakaan. e. Siswa harus meletakkan kembali buku pada tempatnya setelah di baca. f. Siswa di larang mencoret-coret buku dan benda lainnya di dalam perpustakaan. g. Siswa dilarang membawa tas ke dalam perpustakaan, harus di letakkan pada tempat yang telah ditentukan. h. Siswa di larang merokok di dalam perpustakaan dan lingkungan perpustakaan.

3.5 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan pada perpustakaan SMP Negeri 4 Medan, dianalisa oleh penulis mempunyai tahapan-tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Pada Gambar 3.2 menggambarkan diagram konteks bagaimana sistem perpustakan berjalan Universitas Sumatera Utara pada sekolah. Tahapan-tahapan tersebut, yaitu: 1. Proses Peminjaman Buku Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus memperlihatkan kartu anggota, anggota dapat mencari sendiri buku yang ingin dipinjam dengan menyerahkan kartu pinjam. Data anggota oleh staf perpustakaan yang terdapat didalam buku yang dipinjam, dan hanya diperkenankan meminjam 2 buku dengan waktu pinjam tidak lebih dari 1 minggu. Proses peminjaman dicatat pada arsip peminjaman. 2. Proses Pengembalian Buku Buku yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan, setelah anggota mengembalikan buku maka bagian pelayanan mengembalikan kartu pinjam pada anggota dan memberikan bukti denda jika buku yang dipinjam terlambat dikembalikan. Proses pengembalian buku beserta denda dicatat pada arsip pengembalian. 3. Proses Laporan Setiap bulannya laporan peminjaman dan pengembalian serta laporan denda, akan ditunjukkan kepada kepala perpustakaan. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Universitas Sumatera Utara BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisa Sistem