Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Media Tahapan Kerja Account Executive

commit to user 39

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Media

Penulis melaksanakan tugas Kuliah Kerja Media selama dua bulan yaitu pada tanggal 1 Februari sampai dengan 1 April 2011, selama mengikuti KKM penulis mengikuti jam kerja sesuai aturan perusahaan yaitu masuk pada hari senin - sabtu pukul 09.00-17.00 WIB yang bertempat di CV. Translaticlab Multimedia Advertising Jalan RM Said No. 127, Punggawan, Solo dengan kode pos 57132.

B. Tahapan Kerja Account Executive

Secara umum tahapan kerja seorang Account Executive di CV. Translaticlab Multimrdia Advertising sebagai berikut : 1. Mencari Klien Setiap Account Executive wajib mencari klien agar kelangsungan hidup media tetap ada, karena orang media hidup dari iklan. Dimana dalam hal ini klien lama yang sudah pernah maupun klien baru yang belum pernah beriklan menggunakan jasa biro iklan CV. Translaticlab Multimrdia Advertising ataupun klien lama yang sudah jarang menggunakan jasa biro iklan. Klien dapat diartikan sebagai seorang atau sekelompok orang yang mewakili pribadi maupun instansi perusahaan tertentu untuk mempublikasikan barang ataupun jasa melalui media commit to user 40 dengan tujuan khalayak tertarik untuk menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan. Dari sini Account Executive berusaha membina hubungan dengan klien yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Ada dua cara seorang Account Executive mencari klien yaitu : Cara aktif, yaitu Account Executive mencari klien baru untuk mau di ajak bergabung dan tertarik, cara yang dilakukan Account Executive yaitu dengan cara mencari informasi mengenai sesuatu yang aktual. Informasi dapat berupa alamat klien baru, contact person bagian marketing klien baru, kebutuhan dari klien baru tersebut. Misal, mencari alamat – alamat hotel di daerah Surakarta, kemudian mencari contact person bagian marketing dari hotel tersebut untuk mempermudah dalam mengkonfirmasi klien baru tersebut, membuat surat penawaran sesuai kebutuhan dari hotel company profile, foto profile, website, daftar menu, brosur, dll. Mengirimkan surat penawaran kepada bagian marketing hotel tersebut. Dan dalam jangka 1 minggu harus segera follow up klien baru kembali untuk memastikan apakah surat penawaran berlanjut menjadi sebuah proyek atau penolakan kerjasama. Cara pasif, yaitu Account Executive hal mewakili perusahaan, tinggal follow up ulang klien dengan menawarkan sistem program baru dalam surat penawaran. Jadi Account Executive tinggal menghubungi klien lama dan menawarkan produk. Dengan cara follow up ini Account Executive menawarkan kembali layanan yang dulu telah ditawarakan dan memberikan program layanan baru, agar lebih menarik di hadapan klien commit to user 41 lama. Cara ini digunakan agar klien tidak bosan dengan penawaran yang diajukan. Misal, Lorin Hotel Solo telah lama bekerja sama dalam bidang multimedia dengan Translaticlab, kemudian Account Executive harus mempunyai inisiatif untuk membuat penawaran program baru pada klien lama, dengan menawarkan paket baru yang berupa foto Virtual Reality Motion. Maka dengan penawaran program layanan baru ini, klien akan tertarik untuk bertanya jenis proyek yg ditawarkan. 2. Mengajukan Surat Penawaran dan Kontrak Kerjasama Account Executive berupaya mendapatkan calon klien dengan cara mengajukan surat penawaran untuk beriklan dilengkapi daftar harga layanan yang ditawarkan. Surat penawaran diajukan ke calon klien yang berpotensial dan bersedia untuk beriklan. Surat penawaran diajukan dengan cara mendatangi secara langsung calon klien yang akan ditawari atau setelah ada perjanjian dengan calon klien yang meminta surat penawaran iklan agar dapat dipelajari oleh calon klien. Dalam pengajuan surat penawaran calon klien tidak bisa langsung memutuskan untuk bergabung dan bekerjasama, mereka memerlukan beberapa waktu untuk memutuskan. Oleh karena itu seorang Account Executive biasanya memberi kesempatan kepada calon klien hingga terjadi keputusan untuk menyetujui. commit to user 42 3. Follow up dengan Klien maupun Calon Klien Follow up dilakukan oleh Account Executive setelah mengajukan surat penawaran, biasanya 7 hari setelah penawaran diajukan. Follow up dapat dilakukan dengan beberapa cara. Pesawat telepon langsung dengan calon klien dalam mengadakan negosiasi serta menanyakan kepastian tentang kesediaan. Tidak semua calon klien merasa puas dengan sistem negoisasi telepon. Sehingga calon klien tersebut menghendaki untuk bertemu secara langsung agar proses negosiasi dapat berjalan jelas. Account Executive mendatangi langsung calon klien untuk melakukan negosiasi dan follow up. Disini calon klien biasanya mengadakan negoisasi harga berkaitan dengan apakah ada potongan harga khusus jika mengambil sistem paket. Sehingga pada kenyataannya ada juga kesepakatan harga yang diberikan Account Executive kepada calon klien yang tidak sesuai dengan harga yang tertera pada surat penawaran. Namun, kesepakatan harga tidak selalu dapat di negosiasikan, ada beberapa penawaran yang sudah mematok harga, pada dasarnya peran Account Executive sangat diperlukan dalam menentukan harga kepada calon klien, harga yang dirasa cocok untuk klien dan harga yang tidak merugikan perusahaan biro iklan tersebut. commit to user 43 4. Membuat Order Jika kesepatan antara keduabelah pihak telah tercapai, maka Account Executive membuatkan surat kontrak kerjasama kepada calon kliennya tersebut yang berupa surat order yang isinya : judul, ukuran, penempatan, pembayaran. Surat ini berisi perjanjian kerjasama dengan pihak calon klien. Surat ini ditandatangani oleh pihak Account Executive yang bersangkutan dengan pihak calon klien. 5. Menyerahkan Materi ke team Kreatif Materi iklan dari Account Executive diserahkan ke tim kreatif untuk dibuat sesuai keinginan klien, dalam hal ini Account Executive dibantu tim kreatif menyiapkan materi yang sudah ada untuk melakukan proses desain yang seluruhnya dilakukan oleh tim kreatif, Account Executive dapat memberi masukan untuk ide kreatif. Desain yang diajukan tim kreatif dapat lebih dari satu agar lebih memudahkan dalam pengembangan ide kreatif dan memudahkan Account Executive apabila ada revisi dari klien. 6. Mengajukan Desain ke Klien Desain yang telah jadi kemudian diajukan ke klien apakah klien setuju tanpa ada revisi atau sebaliknya. Jika ada revisi seorang Account Executive menanyakan kepada klien tersebut hal-hal apa yang perlu mendapatkan revisi. Dan apabila dari desain yang telah diajukan perlu mendapat revisi maka Account Executive mencatat apa yang akan di revisi, kemudian menyerahkan desain yang perlu mendapatkan revisi ke tim commit to user 44 kreatif agar segera diperbaiki dengan memberitahu hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki, begitu selanjutnya Account Executive segera mengajukan desain baru ke klien sampai tercapai persetujuan desain oleh klien.

C. Strategi Account Executive Dalam Meraih dan Mempertahankan