4. Tabel identifikasi awal Project Sponsor dan Project Team
Tabel 4-4. Tabel identifikasi awal Project Sponsor dan Project Team
Contact Info
MJN Sponsor/Pengguna Anggaran
[email protected] AKAR
Kepala Dinas HUBPARKOMINFO
Sponsor/Kuasa Pengguna Anggaran
Kepala Bidang KOMINFO
Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
Kasie. Infrastruktur Jaringan e-Government
Project Manager
Perusahaan Pelaksana
[email protected] MNNI
Ass. Project Manager
Perusahaan Pelaksana
Ahli Jaringan Komputer
Perusahaan Pelaksana
Ahli Data Center
Perusahaan Pelaksana
Ahli Kelistrikan
Perusahaan Pelaksana
Network Engineer
Perusahaan Pelaksana
Ahli Jaringan Komputer
Perusahaan Pelaksana
digunakan. Banyaknya SPAM dari dan menuju mail server jam atau kehandalannya hanya 96,71%. Masalah-masalah Pemprov Gorontalo yang dapat memenuhi bandwidth internet.
seperti ini seharusnya tidak menjadi tanggungjawab utama dari biro P2E karena secara fungsi, tanggungjawab jaringan e-
Gorontalo adalah milik bandwidth internet seperti yang dikeluhkan selama ini adalah
Faktor terakhir yang mungkin menyebabkan habisnya
DISHUBPARKOMINFO sebagaimana dijabarkan dalam adanya serangan dari luar. Perlu dilihat apakah ada sistem
PERGUB No. 25 tahun 2014.
yang dapat mendeteksi serangan dari luar(internet) yang dapat memenuhi bandwidth internet.
Alokasi bandwidth akan menjadi tidak optimal karena adanya keharusnya mengalokasikan bandwidth secara
tertentu. Hal ini Permasalahan yang berhasil diidentifikasi dari hasil
4.1.2 Kondisi yang ingin dicapai
menyebabkan bandwidth internet yang 40Mbps terasa tidak wawancara, observasi, dan audit terkait keadaan infrastruktur
optimal. Implikasi nyata dari hal ini adalah lambatnya akses saat ini sebagai berikut: ketika melakukan browsing terhadap internet. Bandwidth 40
Mbps untuk sebuah organisasi yang terdiri dari 5000 user Sering terjadinya pemadaman listrik secara bergilir dan
sudah dapat dikategorikan cukup.
tanpa pemberitahuan menyebabkan banyaknya perangkat pada datacenter DISHUBPARKOMINFO mengalami kerusakan,
Kerugian lain yang diakibatkan dari tidak tersentralsasinya salah satu kerusakan yang pernah terjadi pada tahun 2014
pusat data adalah beban atau jarak rute yang harus ditempuh yakni rusaknya harddisk pada perangkat firewall (PNSBox)
dari data yang akan diakses. Salah satu dampak nyata yang yang menyebabkan matinya seluruh jaringan internet menuju
dirasakan adalah lambatnya akses terhadap aplikasi. Rute internet. Penyediaan sumber tenaga listrik cadangan sebagai
tempuh data di dalam ilmu networking disebut dengan istilah alternatif sumber tegangan saat ini perlu disediakan. Stabil
hop . Normalnya sebuah aplikasi yang berada di dalam sebuah hop . Normalnya sebuah aplikasi yang berada di dalam sebuah
Ketidaktersediaan peta pengembangan terbaru hingga menuju ke server lebih dari 10ms (150-200 ms). Hal ini
tahun 2014 terhadap jaringan yang menghubungkan antar mengindikasikan adanya kesalahan dalam konfigurasi yang
SKPD, topologi jaringan di dalam data center dan topologi telah dibangun.
jaringan internal di setiap SKPD mempersulit pengelolaan yang optimal dari jaringan e-government yang ada.
Menyatukan data center ke dalam sebuah pusat data, perlu Seharusnya setiap kali terjadi perubahan konfigurasi dilakukan ditunjang dengan infrastruktur yang lebih baik. Infrastruktur
update topologi secara rutin setiap pekerjaan selesai dilakukan. yang sudah ada saat ini dapat dikategorikan dalam data center
Berdasarkan hasil audit dari COBIT bagian APO01 darurat. Karena ditinjau dari pengamanan ruangan & data,
menunjukkan tidak adanya manajemen operasional dari struktur kabel, sistem pendingin tidak sesuai dengan standar
jaringan e-government yang ada atau berjalan tanpa ada arah TIA-942.
yang jelas. Pengembangan jaringan yang dilakukan selama ini yang ditandai dengan adanya pembelian barang atau
Ruangan command center atau lebih dikenal dengan pengadaan setiap tahunnya tidak diiringi dengan adanya sebutan network operation center tidak ditemukan di dalam
roadmap atau peta yang dituju. Sehingga dapat disebutkan observasi yang dilakukan. Ruangan ini memegang peranan
bahwa pengembangan infrastruktur jaringan e-government penting dalam memastikan jalannya infrastruktur jaringan e-
yang dilakukan selama ini adalah pembangunan tanpa arah government yang telah ada. Tugas dari petugas yang berada di
dan terstruktur.
dalam ruangan ini adalah memastikan sistem berjalan tanpa gangguan selama 24 jam dan 7 hari full. Tidak ditemukannya
Kesulitan lain yang didapatkan yakni pengukuran ruangan dan petugas khusus di dalam struktur organisasi
kebutuhan data yang ditransmisikan dari setiap SKPD ke pusat maupun implementasi dilapangan
data untuk aplikasi internal dan ke internet untuk akses ke dilakukan program ini.
menunjukkan perlu
aplikasi eksternal sulit untuk dilakukan pengukuran. Ketidaktersediaan laporan menyulitkan dalam melakukan
Masalah terkait keamanan informasi belum menjadi estimasi dan kalkulasi secara tepat apakah perlu dilakukan prioritas dari pengelolaan e-government. hal ini tergambar dari
peningkatan infrastruktur seperti penggantian media transmisi hasil audit COBIT EDM03 & APO13, dan hasil wawancara
yang saat ini SKPD ke pusat data center dihubungkan dengan dengan staf yang bertugas dalam mengelola seluruh jaringan
RADIO WIRELESS diganti dengan penarikan kabel fiber e-government Provinsi Gorontalo. Kepatuhan terhadap
optic.
keamanan informasi saat ini dikesampingkan karena beban kerja saat ini cukup berat mengingat tanggungjawab jaringan
4.2 Project Initiation Phase
dan infrastruktur hanya dikelola oleh seorang staf. Berdasarkan kerangka manajemen proyek pada PMBOK, ada dua hal utama yang harus diselesaikan dalam tahapan ini
Daftar asset dan manajemen asset yang dimiliki saat ini yaitu Project Charter dan Mengidentifikasi Stakeholder. tidak memiliki data yang cukup jelas. Kepemilikan data
seharusnya memiliki registrasi sampai dengan serial number
Tabel 4-5. Draft Communication Management Plan Konten
Frekuensi
Audiens
Metode Author
Kick off Meeting Rencana Kerja mengacu pada dokumen Perencanaan yang telah dibuat
Penjelasan poin-poin yang terdapat dalam project charter
Meeting PM
Penjelasan terkait anggota tim kepada project sponsor Presentasi Penjabaran aktivitas pekerjaan yang akan dibuat
Perdana
Project Team
Project Plan Progress Pekerjaan Meeting dan
Whatsapp Isu dan Permasalahan yang dihadapi PM Rencana pekerjaan selanjutnya Group Update
Biweekly
Project Sponsor
Project Progress Report Status Summary
Status of Schedule Status of Budget
Email dan
Group PM Status of Scope Whatsapp Accomplishment Achieved
Weekly
Project Team
Concerns/Issues Next Steps
Project Brief Project Status
Group
whatsapp dan PM Project Problem and Issues email Project Checklist
Daily
Project Team
Marion Renaldo Rotinsulu Project Final Report Meeting 13 Akhir Project Presentasi NIM. 1606844795
4.2.1 Project Charter (Piagam Proyek) keseluruhan. Kegiatan ini semata-mata untuk peningkatan Ada beberapa bagian umum yang harus terdapat dalam
akan akses terhadap jaringan dan kebutuhan pelaksanaan project charter seperti nama proyek, tanggal mulai proyek,
pemerintahan secara internal.
tanggal selesai proyek, Informasi anggaran, manajer proyek, sasaran proyek, pendekatan pelaksanaan proyek, pihak-pihak
4.3 Project Planning Phase
yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.
4.3.1 Project Scope Management Sasaran yang telah tertera di dalam project charter adalah
4.2.1.1 Nama Proyek scope pekerjaan yang harus diselesaikan pada saat proyek Sebagaimana informasi di awal dan yang menjadi judul
berlangsung. Adapun scope pekerjaan menurut project charter dari jurnal ini, yaitu: Network dan Security Enhancement
yang ada sebagai berikut:
Jaringan e-Government Pemerintah Provinsi Gorontalo.
a) Rekonfigurasi dan Optimalisasi penggunaan Intranet
b) Penerapan user access policy untuk pemanfaatan Tanggal dimulainya pekerjaan ini pada hari Senin, 4 April
4.2.1.2 Tanggal Mulai Proyek
bandwidth internet
c) Penataan kembali IP Address yang digunakan
d) Penataaan kembali jaringan nirkabel
4.2.1.3 Tanggal Selesai Proyek
e) Migrasi Data Center dari Ruang Server di Kantor Gubernur ke Data center milik Pemerintah Provinsi
Tanggal berakhirnya pekerjaan ini selambat-lambatnya Gorontalo yang telah dibangun. pada hari Sabtu, 3 September 2016.
Dari scope pekerjaan yang ada, hasil yang diharapkan
4.2.1.4 Informasi Anggaran
adalah sebagai berikut:
a) Dengan dilakukannya konfigurasi, semua akses ke 500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah), yang dibayarkan aplikasi-aplikasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan sekaligus dan bersumber pada Anggaran Pendapatan dan kebutuhan internal pemerintah Provinsi Gorontalo Belanja Daerah (APBD) tahun 2016.
Anggaran yang disediakan untuk pekerjaan ini sebesar Rp.
tidak berketergantungan dengan koneksi internet
4.2.1.5 Manajer Proyek melainkan bisa diakses menggunakan intranet. Akibatnya pemanfaatan bandwidth internet bisa
Yang menjadi penanggung jawab pelaksanaan pekerjaan dimaksimalkan untuk aktivitas lainnya. ini adalah Marion Renaldo Rotinsulu.
b) PEnerapan user access policy akan memberikan sebuah pemerataan akses internet, karena setiap
4.2.1.6 Sasaran Proyek individu akan mendapatkan kecepatan yang sama pada Terdapat beberapa tujuan dari dilaksanakannya pekerjaan
saat sibuk, sehingga keluhan lambatnya kecepatan ini sesuai dengan identifikasi kebutuhan yang telah dijabarkan
internet disetiap instansi berkurang. dan keinginan dari sponsor proyek:
c) Pemusatan Pusat Data ke dalam Data Center dibutuhkan untuk mengurangi pembiayaan kelistrikan
a) Rekonfigurasi dan Optimalisasi penggunaan Intranet yang ada saat ini guna memaksimalkan anggaran yang
b) Penerapan user access policy untuk pemanfaatan ada untuk kebutuhan lainnya yang menjadi prioritas bandwidth internet
pembanguna di daerah
c) Penataan kembali IP Address yang digunakan Untuk mencapai hasil yang diharapkan di atas, maka
d) Penataaan kembali jaringan nirkabel rencana pengelolaan scope management yang ada yaitu
e) Migrasi Data Center dari Ruang Server di Kantor
dengan:
Gubernur ke Data center milik Pemerintah Provinsi Gorontalo yang telah dibangun.
a) Memilih tenaga ahli atau perusahaan pelaksana yang
4.2.1.7 Pendekatan Pelaksanaan Proyek memenuhi standar kriteria tenaga ahli Beberapa pendekatan yang dilakukan dalam pelaksanaan
b) Produk yang akan digunakan merupakan hasil proyek ini yaitu lebih memanfaatkan ketersediaan perangkat
assessment pihak ketiga sehingga kualitas dan yang telah diadakan selama ini dan penataan kembali jaringan
keputusan pemilihannya merupakan hasil objective. sesuai dengan best practice jaringan pada area campus
c) Konsolidasi melalui diskusi dan focus group network yang memanfaatkan jaringan radio wireless sebagai
discussion dengan pengelola ruang server yang sudah backbone utama.
ada dan data center yang terdistribusi perlu dilakukan secara rutin guna mendapatkan kata sepakat bersama.
4.2.1.8 Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Proyek Hal ini untuk mengurangi ego sectoral yang ada. Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam pekerjaan ini
4.3.2 Project Communication Management sebagaimana dijabarkan dalam proyek ini sebagai berikut:
Untuk mencapai tujuan proyek Project Manager membuat rencana pelaksanaan komunikasi baik itu dengan pihak project
4.2.2 Identifikasi Stakeholder sponsor maupun project team selama proyek berlangsung. Implikasi secara langsung dari pembenahan layanan ini
Perencanaan komunikasi pada proyek ini akan dibagi menjadi adalah para ASN dan Pegawai Honor yang bekerja dan berada
dua bagian, yakni komunikasi dengan pihak internal dan dilingkungan
komunikasi dengan pihak eksternal.
Komunikasi yang dilakukan terhadap stakeholder, project
RISK
sponsor, supplier, serta terhadap pihak-pihak terkait lainnya
RISK DESCIPTION RESONSIBLE
NUMBER
dikelompokkan sebagai komunikasi dengan Pihak Eksternal.
data Komunikasi dengan pihak internal adalah komunikasi yang
Tray
Cable
ruang dilakukan dengan anggota tim pelaksanaan proyek.
di DC-Baru Kontraktor
mencukupi Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah komunikasi
tidak
kebutuhan yang ada
secara formal, informal, tertulis dan tidak tertulis, serta Jumlah jenis kabel yang komunikasi secara vertikal dan horizontal. Pada komunikasi
digunakan dari kabel formal, komunikasi yang dilakukan melalui rapat dan
Fiber Optik dan UTP pelaporan, sedangkan komunikasi informal yang dilakukan
Catagory-6 (Cat-6) dan Kontraktor adalah dengan memo, media telekomunikasi elektronik seperti
R9
atau Category-5E tidak handphone dan email (surat elektronik). Komunikasi tertulis
dengan yang dilakukan berupa memo atau surat pemberitahuan,
sesuai
perhitungan perencanaan sedangkan komunikasi tidak tertulis dengan cara melakukan
server, tatap muka langsung kepada pihak terkait baik secara
Seluruh
infrastruktur,web,aplikas Kontraktor, terencana (toolbox meeting setiap hari) maupun yang tidak
i dan database di DC- Pemerintah terencana (kondisional). Tabel di bawah ini menggambarkan
R10
Baru blm dapat diakses rencana komunikasi yang akan dilakukan.
4.3.3 Project Risk Management
R11
Pemerintah aplikasi melalui DC-
4.3.3.1 Basic Risk Information
Baru
4.3.3.2 Risk Assessment Information menjadi kendala dalam pelaksanaan pekerjaan
Di bawah ini merupakan data awal terkait resiko yang akan
Berdasarkan risk information yang telah dibuat pada sub bab sebelumnya, berikut merupakan risk assessment yang