Laporan Praktek Kerja Lapangan Di PT. Sari Ater Subang

DI SARI ATER HOTEL & RESORT

SUBANG

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

Nama : Diah Handini Mayangsari NIM : 41808055

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI & PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

ii Assalamualaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirabil'alamin, penulis panjatkan segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang mana dengan karunia-Nya lah penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan baik berikut dengan laporannya.

Penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya untuk Mamah, Bapak, Dan kelima Kakak dan ketiga adik penulis yang selalu memberikan dukungan, baik moril maupun materil dan membantu penulis terutama melalui untaian doa-doanya.

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan dan salah satu syarat menempuh sarjana strata 1 Ilmu Komunikasi Konsentrasi Ilmu Humas Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis tidak mungkin menyelesaikan Laporan Praktek

iii

Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Yth. Prof. DR. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A, Dekan Ilmu Komunikasi Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah mengeluarkan surat pengantar untuk Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan menandatangani surat permohonan Praktek Kerja Lapangan.

2. Yth. Drs. Manap Solihat, M.Si, selaku ketua Prodi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengesahan pada Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

3. Yth. Sangra juliano.P, S.I.Kom, selaku Dosen wali IK-2 2008 yang memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

4. Yth. Adiyana Slamet, S.IP.,M.Si, selaku Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL), yang telah senantiasa memberikan arahan, bimbingan, dan motivasi kepada penulis selama melaksanakan bimbingan.

iv

sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

6. Yth. Staf Dosen, Program studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah memberikan ilmu kepada penulis.

7. Yth. Ratna Widi Astuti A.Md, selaku Sekretaris Dekan FISIP Univesitas Komputer Indonesia Bandung yang telah membantu semua keperluan penulis dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

8. Yth. Ibu Astri Ikawati A.md. Kom, Mba Rr. Sri Intan Fajarini, Selaku Staf Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universtas Komputer Indonesia Bandung Yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.

9. Yth. Bapak H. Herrie Hermanni, selaku Direktur Operasional yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan praktek kerja lapangan di PT. Sari Ater Subang.

10.Yth. Bapak Faisal Nafai, selaku Sales & Marketing Manager yang telah memberi arahan kepada penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT. Sari Ater Subang.

v

praktek kerja lapangan di PT. Sari Ater Subang.

12. Yth. Bapak M. Hidayat Tasrif, selaku Guest Relations Coordinator yang telah memberikan arahan, bimbingan, dan pengetahuan kepada penulis sehingga penulis dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan baik.

13. Seluruh Staff Guest Relation Officer dan Sales & Marketing Staff, yang telah menjadis inspirator dan motivator penulis.

14. Ridha Indra Jaya, Selviana, Tiary, Rika, Vinni, Pman, Bubu, Echa, Sindi, Vetty, sahabat yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.

13. Nurazizah, Nuraini, Mila, Sylvi, Rina, Rengga, Rian, dan Andi sahabat terbaikku selama kuliah di kampus tercinta.

15. Para Sahabat Seperjuangan, Mona, Diana, dan Mariska, rekan-rekan yang selalu memberikan cerita, canda-tawa, selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

16. Teman-teman "Seperjuangan" di UNIKOM anak-anak IK-2, IK-H1, IK-H2, IK-H3, IK-Jurnal yang telah memberikan semangat, dan tempat bertukar pikiran bagi penulis.

vi

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih banyak kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam proses meyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala saran dan masukan dari pembaca. serta menerima saran dan masukan tersebut dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak. Amiin....

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Bandung, Desember 2011 Penulis

Diah Handini Ms Nim. 41808055

vii

LEMBAR PENGESAHAN... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR... ixi

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah dan Perkembangan Sari Ater Hotel & Resort ... 1

1.1.1 Asal Mula Desa Ciater (Legenda Rakyat)... 1

1.1.2 Sejarah Singkat Objek Wisata... ... 2

1.1.3 Sarana Hotel dan Potensi Objek Wisata... ... 7

1.1.4 Tentang Perusahaan... ... 11

1.1.5 Arti Kehadiran Objek Wisata bagi Masyarakat dan Lingkungan... 11

1.1.6 Tentang Divisi Public Relations PT. Sari Ater Subang... 13

1.2 Visi dan Misi PT. Sari Ater Subang... 14

1.2.1 Visi PT. Sari Ater Subang ... 14

1.2.2 Misi PT. Sari Ater Subang ... 14

1.3 Logo dan Arti Logo Perusahaan ... 14

1.3.1 Logo Perusahaan ... 14

1.3.2 Arti Logo Perusahaan ... 15

viii

1.6.1 Tugas dan Tanggung Jawab Public Relations Manager.……... 19

1.6.2 Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relations Coordinator…. ... 20

1.6.3 Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relations Officer……… ... 22

1.6.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Member Card Coordinator………... 24

1.7 Sarana dan Prasarana ... 24

1.8 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

1.8.1 Lokasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

1.8.2 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan ... 27

2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 44

2.2.1 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Rutin ... 44

2.2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Insidentil ... 55

2.3 Deskripsi Ilmu Public Relations ... 64

2.3.1 Evolusi dan Konsep Dasar Public Relations ... 64

2.3.2 Definisi Public Relations ... 67

2.3.3 Ruang Lingkup Public Relations ... 68

2.3.4 Tujuan Public Relations ... 71

2.3.5 Fungsi dan Peranan Public Relations ... 72

2.3.5.1 Fungsi Public Relations ... 72

viiii

Public Relations... . 74

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ... 77

3.2 Saran ... 78

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan / Instansi ... 78

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL ... 78

DAFTAR PUSTAKA ... 80

LAMPIRAN ... 81

1

1.1 Sejarah dan Perkembangan Sari Ater Hotel & Resort. 1.1.1 Asal Mula Desa Ciater ( Legenda Rakyat )

Desa Ciater yang terletak di selatan Ibu Kota Kabupaten Subang pada mulanya adalah sebuah hutan belantara yang sangat subur, karenanya sangat memungkinkan sekali untuk dijadikan daerah perkebunan. Melihat kondisi demikian maka Belanda merencanakan membuat perkebunan karet dan teh. Untuk membuka hutan belantara merupakan persoalan yang tidak mudah pada saat itu, disebabkan mitos masyarakat terhadap kekuatan siluman yang dapat mengganggu manusia, tetapi tanpa diduga ada seorang yang bersedia membuka daerah hutan itu, dia adalah Embah Ebos (sekarang dikenal dengan sebuatan Eyang Ebos) untuk keterangan ini dianggap bahwa Eyang Ebos benar yang membuka hutan untuk perkebunan dan Desa Ciater sekarang, sebab tidak mungkin ada perkebunan kalau belum ada penghuninya.

Setelah hutan belantara berubah menjadi sebuah perkampungan yang sekarang dikatakan Ciater, terjadilah musim kemarau yang mengerikan selama berbulan-bulan, konon ada yang mengatakan hujan tidak turun selama delapan bulan. Embah Ebos dan masyarakat berdoa kepada Allah SWT agar dikaruniai air, doa tersebut

dikabulkan sehingga memancarlah air dari sebuah pohon bamboo yang dinamakan Pohon Ater, ada sumber yang mengatakan bahwa seorang yang bernama Embah Tajimalela memotong pohon ater, maka keluar air dari bawah pohon tersebut. Dari cerita itu orang mengatakan daerah yang dibuka Embah Ebos disebut Ciater, artinya air yang memancar dari bawah pohon ater, sampai sekarang air dari bawah pohon ater tersebut tidak pernah mengalami kekeringan meskipun dimusim kemarau yang panjang.

1.1.2 Sejarah Singkat Objek Wisata

Pada awalnya tempat wisata air panas alam Ciater yang sekarang lebih dikenal dengan sebutan Sari Ater Hot Spring Resort Hotel dan Rekreasi adalah tempat pemandian yang biasa dipergunakan oleh masyarakat sekitar Desa Ciater, Palasari dan Nagrak. Namun setelah seorang ahli berkebangsaan Belanda menemukan khasiat yang terdapat dalam air panas alam tersebut untuk menyembuhkan berbagai macam penyakit khususnya penyakit kulit, maka mulailah berdatangan orang dari berbagai daerah untuk datang mandi sambil berobat ke Ciater.

Mr. Hack Bessel atau Tuan Bessel dalam mengembangkan penelitiannya (begitulah panggilan akrab masyarakat kepada ahli Belanda itu) membangun rumah tinggal didekat sumber air panas alam Ciater, lokasinya kira-kira disekitar kantor Koperasi Karyawan PT. Sari Ater. Sejak tersiar berita tentang khasiat air panas alam Ciater

berdatangan masyarakat lain dari luar daerah Ciater untuk mandi dan berobat. Hanya sayang karena suasana pada waktu itu tidak menentu, sering terjadi kekacauan dan perang maka lambat laun orang melupakan potensi sumber daya alam Jawa Barat yang sangat besar itu.

Barulah pada tahun 1968 Pemerintah Daerah Kabupaten Subang melalui Pekerjaan Umum Kabupaten bekerjasama dengan Dinas Pendapatan Daerah perlahan-lahan mulai menggarap sumber air panas alam Ciater sebagai objek wisata. Pada saat itu baru dibangun satu buah kolam renang (sekarang dikenal dengan nama kolam renang Mayangsari I atau kolam renang atas dan sebuah kolam kecil yang sekarang bernama kolam Imas serta beberapa buah kamar mandi terbuka. Sebagai Manager pertama ditetapkan Bapak Sahro dari Pekerjaan Umum Kabupaten, sedangkan jumlah karyawan lebih kurang sebelas orang. Pada tahun 1972 PPN DWIKORA IV (sekarang PTP XIII Ciater) membuat satu buah bangunan untuk kamar mandi dan pintu gerbang berbentuk joglo yang lengkap dengan kamar dan loket penjualan tiket.

Disaat itu pula pembangunan reservoir air dingin yang berlokasi di area parkir atas sekarang, satu buah café di depan kolam, kamar mandi ditambah empat unit lagi sedang wisma wisata juga dibangun sebanyak dua unit lagi dengan tipe ekonomi. Sementara wisma tersebut sekarang dipakai kantor engineering dan storage,

orang. Pada tanggal 20 Maret 1974, Pemerintah Daerah Tingkat II Kabupaten Subang menyerahkan pengelolaan Objek Wisata Air Panas Ciater kepada PT. Sari Ater yang dipimpin oleh Bapak H. A. Soewarma. Pada masa Bupati Kepala Daerah Tingkat II Kabupaten Subang dijabat oleh Bapak Letkol Atju Syamsuddin. Manager pertama yang dipercayakan oleh PT. Sari Ater untuk memimpin pengelolaan objek Wisata Air Panas Ciater adalah Bapak Gautama, Alm (tahun 1974 sampai dengan 1975). Jumlah karyawan yang ada pada saat itu lebih kurang 16 orang. Seluruh area wisata seluas 7.335 Ha yang dikelola, dibenahi, dan dibuatkan pagar pembatas dari kawat berduri.

Untuk menunjang pengembangan dan usaha promosi PT. Sari Ater membangun armada bus dengan salah satu trayek Bandung-Subang melalui Ciater sebanyak 16 armada bus yang bernama Sari Express. Tahun 1975 Bungalow type Standard mulai dibangun, sedangkan manager kedua saat itu adalah Bapak Tirto Sentono, Alm (tahun 1975 sampai dengan 1976) dan jumlah karyawan telah mencapai 60 orang.

Pada tahun 1976 dimulai pembangunan Restaurant Dayang Sumbi, Bungalow Kabayan, sarana parkir dan rekreasi kolam perahu. Pimpinan pada saat itu dipercayakan kepada Manager ketiga yaitu Bapak J.R. Iskandar, Alm (tahun 1976 sampai dengan 1977). Pada tahun 1977 pimpinan usaha dipercayakan kepada Mr. Evandra alias Bapak Muhammad Effendi seorang ahli berkebangsaan Itali (tahun

1977 sampai dengan 1979) jumlah karyawan telah meningkat menjadi lebih kurang 70 orang.

Pada tahun 1980 mulai pembenahan dan pengembangan sarana dan prasarana secara besar-besaran, pada saat itu dibangun:

a) Kolam Renang Bawah atau Mayangsari II b) Bungalow Jambu

c) Area rekreasi sampai ke Curug Jodo, dengan sumber dana dari BAPINDO. Manager ke IV yang memimpin usaha saat itu adalah Bapak Anton Tirto (tahun 1979 sampai dengan 1985) sedangkan karyawan berjumlah lebih kurang 100 orang.

Pada tahun 1986 Manager ke V adalah Bapak H. Suhendar dan kantor pusat manajemen dipindahkan dari Jalan Juanda 28 ke Jalan Braga 99 Bandung. Dimasa ini mulai pembangunan Bungalow Nangka lama sedangkan karyawan telah mencapai lebih kurang 200 orang. Manager ke VI dijabat oleh Bapak Ruby. Pada tahun 1987 pimpinan diserahkan kepada Bapak Herrie Hermanni dengan jabatan sebagai

Operational Manager. Dimasa itu diteruskan lagi pengembangan baik secara fisik dan manajemen secara menyeluruh diantaranya penambahan Bungalow Nangka Baru dan sarana rekreasi serta Cafetaria lainnya.

Pada tahun 1989 PT. Sari Ater melakukan kerjasama manajemen dengan Griya Wisata yang pimpinannya pada saat itu adalah Bapak James, Alm. Hal ini berlangsung lebih kurang sekitar

sembilan bulan. Pada bulan Januari 1990, Operasional diserahkan kembali ke PT. Sari Ater dengan Operational Manager Bapak Herrie Hermanni. Pada tanggal 24 Oktober 1994 dilakukan restrukturisasi organisasi dan ditetapkan seorang General Manager untuk memimpin hotel dan objek wisata Sari Ater dengan nama Sari Ater Hot Spring Resort. Sebagai General Manager yang pertama ditetapkan Bapak Herrie Hermanni jemlah karyawan pada saat itu 333 orang, sedangkan luas kawasan hotel dan objek wisata telah menjadi 32 Ha.

Pada tahun 1998 dibangun kembali satu fasilitas kolam rendam air panas alam di area rekreasi dengan nama Pulosari, daya tampung untuk 500 orang dan diresmikan oleh Bupati Tingkat II Subang Bapak Drs. H. Abdul Wahyan tepatnya pada tanggal 25 Juli 1998. Pada tahun 2000 diabad millennium sesuai dengan tuntutan zaman, Sari Ater membangun kembali Multi Function Room Dayang Sumbi dengan fasilitas ruangan meeting dengan kapasitas 750 orang sampai 1000. Adapun ruangan tersebut bisa dipakai untuk pernikahan, ulang tahun, seminar, konferensi dengan beberapa bentuk meeting. Pada tahun 2008 dibangun kembali hotel standard room sebanyak 80 kamar, yang diperuntukkan lebih khusus untuk tamu meeting. Tahun 2009 Sari Ater Hot Spring Resort kembali berganti nama menjadi Sari Ater

Resort. Sampai sekarang hotel dan objek wisata air panas alam Sari Ater lebih dikenal dengan sebutan Sari Ater Resort Hotel and Recreation.

1.1.3 Sarana Hotel dan Potensi Objek Wisata yang dimiliki Sari Ater saat ini.

Sesuai perkembangan, maka sarana dan prasarana serta paket wisata yang ada di Sari Ater Hot Spring Resort Hotel and Recreation

juga berkembang sesuai dengan kebutuhan yang akan datang. Saat ini perusahaan terus berupaya menyajikan segala kemudahan dan fasilitas bagi pengunjung baik wisatawan nusantara maupun wisatawan manca Negara. Fasilitas dan kemudahan tersebut yang tersedia saat ini antara lain adalah:

a. Kemudahan transportasi, dari pusat kota Bandung sebagai gerbang Jawa Barat hanya memerlukan waktu 30 menit dengan kendaraan melalui jalan darat ke Ciater dengan jarak 32 KM, arah Subang, sedangkan dari Jakarta hanya memerlukan waktu 2,5 jam jalan darat.

b. Suasana alam pegunungan yang asri dengan kebun teh yang menghampar hijau sepanjang jalan menuju lokasi.

c. Udara pegunungan yang segar dan bebas polusi, hingga cocok untuk menghilangkan kejenuhan dan stress akibat tekanan pekerjaan dan kesibukan kota besar.

d. Sarana akomodasi berupa Bungalow berbagai macam tipe: 1. Sunan Suite Type untuk 6 orang

2. Family Suite Type untuk 4 orang 3. Junior Suite Type untuk 4 orang

4. Standard Family Type untuk 4 orang 5. Adat House A Type untuk 2 orang 6. Adat House B Type untuk 4 orang 7. Adat House C Type untuk 6 orang 8. Adat House D Type untuk 8 orang 9. Deluxe Suite Type untuk 2 orang 10.Standard Rooms Type untuk 2 orang 11.Standard Deluxe Type untuk 2 orang

e. Sarana akomodasi berupa Building Hotel berbagai macam tipe:

1. Standard Rooms Type untuk 2 orang 2. Deluxe Type untuk 2 orang 3. Deluxe Balcony Type untuk 2 orang f. Sarana makan dan minum:

1. Dayang Sumbi Restaurant 2. Kimanis Family Restaurant

3. Cafetaria Jambu 4. Cafetaria Sunan Ambu 5. Cafetaria Wangsadipa 6. Cafetaria Leuwisari

Dengan aneka menu mulai dari menu tradisional sampai dengan menu Eropa.

g. Sarana Pendukung Hotel:

1. Meeting Rooms

2. Ruang Mini Movie dan Karaoke

3. Souvenir Shop

h. Sarana Rekreasi dan Hiburan: 1. Kolam Renang Air Panas:

 Kolam Rendam Mayangsari

 Kolam Rendam Wangsadipa

 Kolam Rendam Nangka

 Kolam Rendam Jambu

 Kolam Rendam Pulosari

 Kolam Rendam Leuwisari

 Kolam Rendam tempat anak bermain

 Kolam Imas (untuk merendam kaki) 2. Area Bermain Anak, Remaja dan Keluarga:

 Air Terjun buatan Curug Jodo

 Wahana bermain elektronik anak balita

 Kolam bermain perahu

 Kolam bermain sepeda air

 Danau atau Situ buatan

 Flying Fox  Wall Climbing

 Area Perkemahan remaja

 Lokasi bermain

 Permainan anak berupa sepeda santai dan area piknik

 Kincir dan kereta listrik i. Fasilitas umum lainnya:

Pusat Rehabilitasi Medis dan Spa, tempat pengobata Fisioterapy dengan kelengkapan:

1. Dokter ahli dari Eropa

2. Dokter dan Perawat yang sangat berpengalaman dibidangnya

3. Alat kedokteran modern dengan sistem pengobatan yang memadukan unsur potensi air panas alam dengan sistem teknologi modern.

j. Berbagai paket acara olahraga dan rekreasi wisata lainnya: 1. Kelompok wisata lintas alam

2. Kuda tunggang

3. Acara hiburan musik dipanggung terbuka 4. Api unggun diarea terbuka

5. Olahraga Tennis, Volley Ball, Basket Ball, Golf Driving Range dan olahraga hiburan lainnya

6. Hiburan kesenian tradisional (Gotong Sisingaan, Adu Domba, Jaipongan, dan lain-lain)

k. Paket pelayanan dan kemudahan kunjungan lainnya berupa:

Discount dan keringanan pembayaran lainnya yang relatif terjangkau oleh semua lapisan wisatawan.

1.1.4 Tentang Perusahaan

PT. Sari Ater sebagai Badan Usaha Milik Swasta yang dipercayai mengelola objek wisata Ciater oleh Pemerintah Daerah Tingkat II Kabupaten Subang saat ini memiliki struktur sebagai berikut: a. Susunan Dewan Komisaris:

1. Presiden Komisaris : Ibu. Hj. Nanay Jubaedah

2. Komisaris : Bapak. H. Hendar

Soehendar

3. Komisaris : Ibu. Hj. Erwina Soewarma

4. Komisaris : Bapak Drs. H. Edi Setiadi

b. Susunan Dewan Direksi:

1. Direktur Utama : H. A. Soewarma

2. Direktur : Ibu. Dra. Hj. Metty Soehendar, Ak. c. Executive Operasional:

1. Direktur Operasional : Bapak. H. Herrie Hermanni

Jumlah karyawan 470 orang, 80 % karyawan berasal dari daerah sekitar objek wisata.

1.1.5 Arti Kehadiran Objek Wisata bagi Masyarakat dan Lingkungan.

Dalam pengembangan usaha objek wisata Ciater, PT. Sari Ater telah banyak memberikan kontribusi yang positif terhadap

pengembangan ekonomi dan social masyarakat sekitarnya. Dalam hal itu akan terus dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan lingkungan sekitar perusahaan. Perusahaan sangat menyadari sekali keterkaitan antara perusahaan dengan lingkungan dimana perusahaan berada, baik itu secara social kemasyarakatan maupun alam sekitarnya sebagai penyangga kelestarian lingkungan. Kontribusi tersebut antara lain adalah:

1. Dari Segi Ekonomi:

a. Penyediaan lapangan kerja bagi warga sekitar perusahaan b. Kerjasama aktif dalam pemenuhan berbagai kebutuhan

operasional perusahaan

c. Bantuan langsung terhadap beberapa usaha kecil dalam bentuk kerjasama

2. Dari Segi Sosial, Keagamaan dan Kebudayaan:

a. Sumbangan sosial melalui dinas dan instansi terkait

b. Khitanan masal, pengobatan gratis dan donor darah setiap tahun

c. Sumbangan terhadap panti asuhan dan panti jompo d. Sumbangan sarana ibadah atau perbaikan masjid e. Majlis bimbingan iman dan takwa (MABIT) f. Sumbangan kegiatan acara keagamaan g. Pembagian sembako

h. Ikut aktif mengembangkan kebudayaan tradisional melalui pemberian kesempatan pagelaran kesenian rakyat di lokasi objek wisata.

3. Dari Segi Kelestarian Lingkungan

a. Selalu menjaga kebersihan dan kerapihan lokasi objek wisata dan daerah sekitarnya.

b. Memelihara potensi sumber daya alam dan lingkungannya agar tetap lestari sekaligus menarik untuk dikunjungi wisatawan.

1.1.6 Tentang Divisi Public Relations PT. Sari Ater

Divisi Public Relations PT. Sari Ater, Subang berada dibawah Sales and Marketing Department. Perusahaan ini memiliki

Public Relations yang belum melembaga. Public Relations masih dianggap sebagai salah satu bagian dari pemasaran. Divisi Public Relations PT. Sari Ater memiliki kepala bagian yang disebut sebagai

Public Relations Manager yang dibantu oleh GR Coord (Guest Relations Coordinator) dan beberapa staf yang disebut sebagai GRO (Guest Relations Officer).

1.2 Visi dan Misi 1.2.1 Visi

Sari Ater Hotel & Resort merupakan tempat favorit dan pilihan utama bagi seluruh lapisan masyarakat nasional dan internasional untuk bisnis dan rekreasi.

1.2.2 Misi

1. Memberikan layanan yang terbaik bagi stakeholder,

2. Mengikat para pelanggan agar menjadi pelanggan yang loyal, 3. Setiap orang yang terkait dalam perusahaan ini dituntut untuk

“memikirkan pelanggan”,

4. Menciptakan dan memberikan nilai serta kepuasan pelanggan yang optimum,

5. Selalu mengembangkan dan menciptakan paket-paket yang inovatif,

6. Aktif dalam kegiatan promosi di dalam dan luar negeri, 7. Menjadi penjual professional yang berkompetensi.

1.3 Logo dan Arti Logo PT. Sari Ater 1.3.1 Logo

PT. Sari Ater adalah perusahaan yang memiliki logo yang merupakan lambang sebagai identitas jati diri perusahaannya. Logo PT. Sari Ater merupakan bentuk adaptasi perusahaan terhadap trend bisnis

dibidang perhotelan dan rekreasi. Adapun logo dari PT. Sari Ater adalah sebagai berikut:

Gambar 1.1

Logo Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

1.3.2 Arti Logo

Seperti halnya sebuah nama, logo perusahaan pun memiliki makna dan arti sebagai identitas perusahaan. Adapun arti logo Sari Ater

Hotel & Resort adalah sebagai berikut:

1. Logo tersebut merupakan bentuk adaptasi dua huruf yang

tergabung, “S” yang merupakan singkatan dari Sari dan “A” yang

merupakan singkatan dari Ater dan terkurung dalam satu bentuk lingkaran. Hal tersebut merefleksikan bahwa Sari Ater adalah sebuah perusahaan yang merupakan satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan dan memiliki teamwork yang bersatu mencapai tujuan bersama.

2. Terdiri dari dua kata, Sari dan Ater. Sari adalah inti dan Ater adalah nama salah satu jenis pohon bambu yang terdapat di daerah Ciater, Subang yang dapat mengeluarkan air panas alami. Sari Ater mengambil inti atau air dari bambu Ater yang menjadi Sumber Air Panas.

3. Warna dominan hijau menyiratkan suatu keasrian alam. Sari Ater yang berlokasi di Ciater, Subang masih memiliki area yang sangat asri dan berlokasi di kawasan alam perkebunan teh. Terbentuknya perusahaan pun dari alam, sumber air panas alam yang menjadi cikal bakal terbentuknya perusahaan berasal dari pohon ater.

1.4 Struktur Perusahaan

PT. Sari Ater memiliki struktur perusahaan sebagai berikut:

Gambar 1.2

Bagan Struktur Organisasi Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

Presiden Komisaris

Komisaris Komisaris Komisaris

Direktur Utama Direktur

Direktur Operasional Manager Operasiona Chief Accounting Human Resources Manager Food & Beverage Manager General Affairs Manager Sales & Marketing Manager Purchasing Manager Chief Engineering PP&D Manager Banquet & Conv. Sales Manager Pjs Recreation Manager Recreation Site Manager

Sport & Leisure Manager

Front Office Manager Executive

House Keeper

Chief Security Service Manager

Project & Development

Manager Sous Chef

1.5 Struktur Organisasi Sales & Marketing Department

Gambar 1.3

Bagan Struktur Sales & Marketing Department

Sumber : Arsip Dokumen PT. Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

Direktur Sales & Marketing

Department

DOS Secretary

Asst. DOS Marketing

Manager Public

Relations Manager

Driver Sales Executive

Sales Officer

Guest Relations

Officer Guest Relations Coordinator Member Card

Coordinator

Advertising & Promotion

Officer Design Graphic PP & D Coordinator

1.6 Job Descriptions

1.6.1 Public Relations Manager

 Tugas Utama:

1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan.

2. Memantau pendapat umum yang berkaitan dengan citra perusahaan.

3. Memberi masukan kepada manajemen mengenai masalah komunikasi.

4. Menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal, yaitu masyarakat, pemerintah, tokoh masyarakat dan media.

 Rincian Tugas:

Tabel 1.1

Rincian Tugas Utama Public Relations Manager

No Rincian Tugas Utama Kegiatan

1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan.

Merancang strategi pencitraan dengan kegiatan CSR (Corporate Sosial Responcibility) kepada masyarakat sekitar. 2. Memantau pendapat umum

yang berkaitan dengan citra perusahaan.

Merancang Guest Comment untuk para pengunjung Sari Ater maupun masyarakat sekitar.

manajemen mengenai masalah komunikasi.

(Guest Relations Officer) mengenai evaluasi komunikasi kepada pengunjung hotel dan rekreasi.

4. Menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal, yaitu masyarakat, pemerintah, tokoh masyarakat dan media.

Membuat rancangan untuk memberi

souvenir, kue, voucher kamar, bantuan sosial, potongan harga, kartu ucapan, melayani dengan baik dengan pihak eksternal.

1.6.2 Guest Relations Coordinator  Tugas Utama:

1. Memantau GRO (Guest Relations Officer) dalam memperhatikan tamu yang inhouse terutama tamu VIP atau VVIP

2. Membantu Public Relations Manager atas suksesnya event group. 3. Menerima tamu individual atau group, VIP sampai pada saat

pulang.

4. Mengarahkan tamu individual dan memberi petunjuk untuk segala kebutuhan tamu yang akan long stay.

5. Memberikan kartu ucapan selamat ulang tahun dan souvenir kepada tamu yang berulang tahun.

Tabel 1.2

Rincian Tugas Utama Guest Relations Coordinator

No Rincian Tugas Utama Kegiatan

1. Memantau Guest Relations Officer dalam memperhatikan tamu yang inhouse terutama VIP atau VVIP.

Mengecheck list tamu yang diambil dari

Front Office dan menandai tamu VIP atau VVIP untuk diberi fruit basket dan greating card.

2. Membantu Public Relations Manager atas suksesnya

event group.

Mengecheck dan memantau setiap kegiatan

event dan membantu client dalam segala kebutuhan yang diperlukan.

3. Menerima tamu individual atau group, VIP sampai pada saat pulang.

Melakukan greating kepada setiap tamu VIP, individual dan tamu group. Juga memberi kenang-kenangan berupa souvenir.

4. Mengarahkan tamu individual dan memberi petunjuk untuk segala kebutuhan tamu yang akan long stay.

Mengarahkan tamu dengan menunjukkan dan menjelaskan fasilitas kamar dan fasilitas rekreasi hotel.

5. Memberikan kartu ucapan selamat ulang tahun dan

souvenir kepada tamu yang berulang tahun.

Memberikan kartu ucapan selamat ulang tahun dan souvenir kepada tamu di saat pulang atau check out.

6. Menjalin kerjasama dengan media cetak dan elektronik.

Mengadakan shooting di lokasi Sari Ater untuk kepentingan promosi.

1.6.3 GRO (Guest Relations Officer)  Tugas-tugas Harian atau Daily Task

1. Mengecheck dan mengetahui secara pasti semua tamu yang

“inhouse” terutama VIP atau VVIP.

2. Membantu dalam pembuatan pengadaa dokumentasi atas aktivitas tamu, baik group, individu dan kepentingan promosi lainnya.

3. Evaluasi hasil kerja yang lalu dan merencanakan kegiatan hari ini.

4. Mendistribusi lembaran “Guest Comment” pada kotak dan ke outlet.

5. Mengumpulkan dan membukukan Guest Comment untuk dijadikan pelaporan atas semua Guest Comment yang masuk. 6. Mengecheck dan mengisi kelengkapan flyer dan brochure pada

outlet-outlet dan rack brochure yang telah disediakan.

7. Memastikan pada setiap tamu perorangan atau individu, maupun rombongan atau group yang datang untuk segala maksud (rekreasi, tamu hotel, restaurant, banquet, dan lain-lain) dapat dilayani sebaik-baiknya, dengan melakukan koordinasi dengan petugas di outlet atau department terkait.

8. Menyiapkan dan bertanggung jawab untuk membukukan

souvenir atau gift yang digunakan, baik untuk kepentingan tamu maupun kegiatan promosi lainnya.

9. Meng “update” materi fitrin.

10.Membuat kliping atas promosi Sari Ater yang dilakukan di media cetak dan aktivitas competitor atau informasi lainnya mengenai kegiatan kepariwisataan dan hotel.

11.Menangani keluhan-keluhan tamu dan pelanggan atau customer

dan memfollow up ke department terkait, dan kemudian dibukukan.

12.Menjaga image perusahaan setiap waktu.

13.Membantu Public Relations Manager dalam membuat Press Release.

14.Menjalin hubungan baik dengan wartawan media cetak dan elektronik.

15.Membantu Public Relations Manager dalam membuat data-data atau statistic yang akurat untuk kepentingan perusahaan, termasuk dari pesaing atau competitor.

 Tugas Insidentil:

1. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya dari Sales & Marketing Manager dan atau Direktur atau Operational Manager yang berkaitan dengan tugas kantor.

3. Melaksanakan kegiatan yang menyangkut Brand Image dan CSR (Corporate Social Responsibility).

4. Mengikuti Training dan Seminar dalam usaha peningkatan wawasan Public Relations khususnya dan Sales & Marketing

pada umumnya.

1.6.4 Member Card Coordinator  Tugas Utama:

1. Melayani setiap permintaan member card pelanggan.

2. Menginput setiap pelanggan yang ingin membuat member card. 3. Bertanggung jawab atas segala permasalahan member card.

4. Membuat member card secepat mungkin dan menyerahkan kepada pelanggan.

1.7 Sarana dan Prasarana

Demi mendukung dan menunjang pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, penulis didukung oleh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh

Divisi Public Relations.

Tabel 1.3 Tabel Sarana

No Inventaris Jumlah Keterangan

1. Gedung Hotel 1 Baik

2. Ruang Divisi Public Relations

1 Baik

Tabel 1.4 Tabel Prasarana

No Inventaris Jumlah Keterangan

1. Komputer 3 Baik

2. Meja Kerja 4 Baik

3. Kursi Kerja 6 Baik

4. Lemari Besi 1 Baik

5. Lemari Kayu 2 Baik

6. AC 2 Baik

7. Dispenser 1 Baik

8. Handycam 1 Baik

9. Kamera 2 Baik

10. Printer 3 Baik

11. White Board 1 Baik

12. Telephone 2 Baik

13. Excel 1 Baik

14. Alat Fax 1 Baik

1.8 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

1.8.1 Lokasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan di Divisi Public Relations Sari Ater Hotel & Resort.

Alamat : Jalan Raya Ciater, Subang 41281, Indonesia

Telephone : 0260-471700

0260-471800

0260-471900

Faximile : 0260-470890

E-mail : marketing@sariater-hotel.com

Website : www.sariater-hotel.com

1.8.2 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan terhitung dari tanggal 4 Juli 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011, dengan waktu kerja sesuai dengan jam kerja perusahaan, yaitu Senin-Kamis, pukul 08.00-17.00 WIB. Jumat, Sabtu dan Minggu, pukul 07.30-16.30 WIB.

27 2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Divisi Public Relations PT. Sari Ater kurang lebih selama dua bulan. Banyak sekali pembelajaran dan pengalaman baru yang didapatkan dalam melaksanakan aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL), baik itu kegiatan rutin maupun insidentil, sehingga menambah wawasan bagi penulis.

Adapun daftar aktivitas yang dilakukan selama melaksanakan praktek Kerja Lapangan di Divisi Public Relations PT. Sari Ater Subang adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1

Aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL)

No Hari / Tanggal Aktivitas Kerja Keterangan Rutin Insidentil

1. Senin 4 Juli 2011

 Perkenalan karyawan

Sales & Marketing Department.

 Perkenalan Lokasi Sari Ater Hotel & Resort.





5 Juli 2011 Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Merapihkan brosur-brosur di dalam lemari kayu.

 Mendistribusikan brosur-brosur ke kotak dan

outlet-outlet.





3. Rabu 6 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Operator telepon

 Merapihkan arsip-arsip penting kegiatan Public Relations.



 



4. Kamis 7 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Membantu staf

menyiapkan gift atau



 

souvenir untuk tamu VIP.

 Memberikan gift atau

souvenir kepada tamu VIP saat check out.



5. Jumat 8 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membantu staf

menyiapkan gift atau

souvenir untuk tamu VIP.

 Order Gift.

 Membantu Public

Relations Manager

mengetik notulen acara

briefing.









6. Sabtu 9 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Menyiapkan Sales Kit



 

untuk pameran. 7. Minggu

10 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Ekspedisi atau

menyebarkan

pengumuman ke

beberapa department.







8. Senin 11 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Order Gift  Foto copy

 Memberikan gift kepada tamu VIP saat check out.



  

9. Selasa 12 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mendistribusikan brosur-brosur ke kotak dan

outlet-outlet.





 Menyiapkan sales kit

untuk tamu group.

10. Kamis 14 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membantu Member

Card Coordinator

menginput data-data pelanggan member card.





11. Jumat 15 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menyiapkan gift untuk tamu VIP

 Foto copy







12. Sabtu 16 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Mengantar tamu survey

tempat meeting.







17 Juli 2011 Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membantu staf Guest Relations Officer

melakukan greating pada tamu group.



14. Senin 18 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengetik data base

untuk daftar tamu undangan launching

golf.





15. Selasa 19 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membuat label nama undangan launching

golf.

 Foto copy  Order brosur.



 



16. Kamis 21 Juli 2011

Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Operator telepon

 Menyiapkan kartu undangan launching

golf.

 Order gift untuk acara

launching golf.







17. Jumat 22 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengantarkan Revisi

Press Release ke Direktur Operasional.

 Order brosur dan sales kit untuk acara launching

golf.







18. Sabtu 23 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menyiapkan sales kit

untuk acara launching



golf.

 Follow up undangan

launching golf.



19. Minggu 24 Juli 2011

 Menjadi penerima tamu dalam acara launching

golf.

 Memberikan sales kit

dan gift kepada tamu undangan launching

golf.





20. Senin 25 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menyiapkan cake ulang tahun untuk member card yang berulang tahun.

 Menyiapkan gift untuk tamu VIP.







21. Selasa 26 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.



 Foto copy

 Mendistribusikan brosur-brosur ke kotak dan

outlet-outlet.

 Menyiapkan sales kit

untuk pameran.





22. Rabu

27 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membantu Guest

Relations Coordinator

menginput pengeluaran

gift.





23. Kamis 28 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Treatment VIP,

menyiapkan fruit basket

untuk tamu VIP dan menyimpan di kamar tamu beserta greating card.



24. Jumat 29 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy

 Mengetik follow up Guest Comment.

 Membuat statistic Guest Comment









25. Sabtu 30 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Incharge di ruang Informasi.

 Memberi Guest

Comment Card kepada pengunjung.







26. Minggu 31 Juli 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Incharge di ruang Informasi

 Memberi Guest





Comment Card kepada pengunjung.

27. Senin

1 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menjadi penerima tamu pada event Verifikasi Hotel oleh Pemerintah Daerah.





28. Selasa

2 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy brosur paket lebaran.

 Mendistribusikan brosur ke kotak dan outlet-outlet.







29. Kamis

4 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengetik statistic

pengeluaran fruit basket.





 Menginput Guest Comment.

30. Jumat

5 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menginput pengeluaran

cake ulang tahun.

 Menginput member card

baru.







31. Sabtu

6 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Dokumentasi tamu

group

 Incharge di ruang Informasi.







32. Minggu

7 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menyiapkan gift untuk tamu VIP

 Incharge di ruang





informasi. 33. Senin

8 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menempel stiker pada kendaraan-kendaraan tamu yang parkir.





34. Selasa

9 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengetik statistic tamu hotel.





35. Kamis

11 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menginput data base

tamu dan rekan hotel untuk diberi kartu ucapan lebaran.





36. Jumat

12 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.



 Mendistribusikan brosur ke kotak dan outlet-outlet.

 Menginput Guest

Comment.



37. Sabtu

13 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengolah Guest

Comment

 Incharge di Informasi.







38. Minggu

14 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Incharge di ruang Informasi.





39. Senin

15 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Ikut survey lokasi Sari Ater bersama new comers.



40. Selasa

16 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Menyiapkan fruit basket

untuk tamu VIP.





41. Kamis

18 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membantu menginput

member card baru.





42. Jumat

19 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Mengetik angket

promosi.





43. Sabtu

20 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Foto copy angket promosi.





44. Minggu

21 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang

perhotelan.

 Menyiapkan sales kit

untuk pameran.



45. Senin

22 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Order gift untuk lebaran

 Order brosur untuk lebaran



 

46. Selasa

23 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Melakukan wawancara pada tamu hotel dan rekreasi mengenai promosi Sari Ater.

 Menempelkan stiker Sari Ater pada kendaraan tamu.







47. Kamis

25 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.



 Melakukan wawancara pada tamu hotel dan rekreasi mengenai promosi Sari Ater.

 Menempelkan stiker Sari Ater pada kendaraan tamu.



48. Jumat

26 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Membuat label nama daftar tamu dan rekan hotel yang akan diberi kartu ucapan lebaran.

 Menyiapkan kartu ucapan lebaran untuk dikirim.







49. Sabtu

27 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Follow up penerima kartu ucapan lebaran dan memastikan sudah



sampai dengan tanda terima.

50. Minggu

28 Agustus 2011

 Kliping berita Surat Kabar mengenai bidang perhotelan.

 Incharge di ruang Informasi

 Melakukan wawancara pada tamu hotel dan rekreasi mengenai promosi Sari Ater.







51. Senin

29 Agustus 2011

 Off Lebaran

52. Selasa

30 Agustus 2011

 Off Lebaran

53. Rabu

31 Agustus 2011

 Perpisahan

Sumber : Catatan Penulis, Bandung, Agustus 2011

2.2 Deskripsi dan Analisis Aktivitas Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL), penulis melakukan beberapa kegiatan, baik itu kegiatan yang bersifat rutin maupun kegiatan yang bersifat insidentil.

2.2.1 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Rutin

Kegiatan rutin adalah kegiatan yang dilakukan sehari-hari. Dalam upaya mencapai target dan sasaran dari visi dan misi yang diterapkan, diperlukan adanya kegiatan-kegiatan yang terstruktur dan terprogram, sehingga dengan upaya-upaya tersebut diharapkan mampu meningkatkan efektifitas-efisiensi sumber daya secara optimal. Kegiatan yang dimaksud adalah rangkaian aktifitas pelayanan dan perkembangan masyarakat yang tersusun dalam perencanaan program kegiatan selama satu tahun. Kegiatan rutin yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Sari Ater

Hotel & Resort adalah sebagai berikut:

a. Kegiatan Kliping Berita

Adalah kegiatan yang dilaksanakan secara rutin setiap harinya. Berita-berita yang dicari adalah berita-berita yang berkaitan dengan perusahaan, seperti berita mengenai event-event yang dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort, iklan-iklan Sari Ater maupun berita mengenai seputar perhotelan khususnya di Jawa Barat.

Dalam pelaksanaan kegiatan kliping berita ini, penulis biasanya membaca beberapa surat kabar, kemudian mencari berita-berita yang berkaitan dengan perusahaan. Bila berita yang berkaitan dengan perusahaan telah didapatkan, maka penulis menggunting bagian berita tersebut, lalu menempelkannya pada sebuah buku yang dikhususkan untuk menempatkan kliping-kliping berita. Berita harus lengkap dengan sumber dan penanggalannya. Lalu dibuat beberapa kolom dibawahnya

untuk comment dari Public Relations Manager dan Operational Manager.

Kegiatan kliping berita bukan hanya sekedar menggunting, memilih dan menempelkan berita. Kegiatan ini sangat berguna untuk evaluasi perusahaan. Segala berita mengenai perusahaan ditampung dan dievaluasi untuk mempertahankan citra ataupun memperbaiki citra. Dengan kegiatan ini, perusahaan akan selalu update dengan segala pemberitaan mengenai perusahaan dan dapat dengan segera melakukan perbaikan citra apabila pemberitaan tersebut buruk. Seperti yang dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort, kegiatan ini sangat baik dilakukan untuk tujuan tersebut, selain itu bisa sebagai pemantau pesaing, apa saja yang terbaru dari pesaing? Dimana letak ketertinggalan perusahaan dari perusahaan pesaing?

b. Menyiapkan Gift untuk Pengunjung

Kegiatan ini merupakan kegiatan rutin perusahaan yang dilakukan setiap harinya dengan memberikan gift kepada para pengunjung tamu VIP atau VVIP. Gift tersebut berupa sebuah tas yang berlogokan Sari Ater yang didalamnya terdapat sebuah kaos yang berlogokan Sari Ater, sebuah topi yang berlogokan Sari Ater, sebuah payung yang berlogokan Sari Ater, serta sales kit

yang didalamnya berupa brosur-brosur mengenai informasi produk-produk baru dari Sari Ater. Penulis menyiapkan gift lebih dari lima paket setiap harinya. Setiap gift yang keluar di input oleh penulis

ke dalam computer dalam folder pengeluaran gift. Gift diberikan oleh Staf Guest Relations Officer maupun oleh penulis saat tamu check out. Pemberian gift ini di khususkan kepada tamu VIP atau VVIP yang sudah tercatat pada database di front office hotel.

Kegiatan rutin ini dilakukan untuk memberikan kesan yang hangat dengan para pengunjung hotel dan rekreasi. Terlebih untuk para tamu VIP dan VVIP. Sari Ater Hotel & Resort menjaga hubungan baik dengan cara memberikan gift kepada para tamu hotel VIP dan VVIP. Sehingga citra akan terbangun dengan baik oleh perusahaan.

c. Treatment VIP

Treatment VIP merupakan kegiatan rutin yang dilakukan pada saat kedatangan tamu VIP atau VVIP. Kegiatan ini berupa penyambutan tamu atau yang sering disebut greating yang dilakukan oleh para staf

Guest Relations Officer, kemudian disusul dengan memberikan

Welcome Letter yang bertandatangan Operational Manager sebagai kata Selamat Datang dari Management. Sesaat sebelum tamu datang, penulis menyiapkan fruit basket di kamar sang tamu VIP tersebut.

Seperti pemberian gift kepada pengunjung, treatment VIP yang berupa greating, pemberian welcome letter dan fruit basket yang dilakukan oleh Divisi Public Relations bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pengunjung. Selain itu dengan treatment kepada tamu VIP akan memberikan kesan yang lebih yang dirasakan oleh tamu VIP tersebut.

Gambar 2.1 Contoh Welcome Letter

d. Mendistribusi brosur-brosur

Kegiatan mendistribusikan brosur-brosur merupakan kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapagan di Sari Ater Hotel & Resort. Penulis mengambil brosur-brosur di kantor Sales & Marketing yang kemudian di distribusikan pada kotak-kotak brosur yang terdapat di lobby hotel, ruang informasi, Kimmanis Restaurant, dan Peddok. Penulis meminta pegawai outlet-outlet tersebut menandatangani sebuah buku distribusi brosur sebagai bukti bahwa outlet tersebut sudah diberikan brosur-brosur.

Kegiatan rutin ini mendistribusikan brosur-brosur mengenai informasi mengenai produk-produk Sari Ater, produk baru maupun produk yang sudah lama ada di Sari Ater. Dengan mendistribusikan brosur-brosur tersebut ke kotak dan outlet-outlet secara rutin, maka brosur-brosur tersebut akan terkontrol dalam penyebarannya, juga akan selalu ter

update, bila ada brosur yang lama atau sudah tidak berlaku segera ditarik dan tidak diedarkan kembali. Seperti yang dilakukan Sari Ater Hotel & Resort. Kegiatan ini sangat baik dan tersusun, sehingga segala bentuk pengeluaran brosur-brosur terkontrol, hal tersebut baik untuk cost control perusahaan.

Gambar 2.2

Contoh Brosur-Brosur Produk Sari Ater

Sumber : Arsip Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

e. Menyiapkan Sales Kit

Setiap harinya penulis menyiapkan sales kit untuk berbagai kegiatan. Disiapkan untuk kepentingan pameran, untuk tamu group dan lain-lain. Penulis melakukan order brosur ke gudang, kemudian memasukkan satu persatu brosur-brosur ke dalam satu map. Menginputnya ke dalam komputer dalam folder pengeluaran sales kit.

Menyiapkan sales kit untuk segala bentu kegiatan, dalam pameran, sales kit untuk tamu hotel maupun tamu group sangat baik dilakukan demi

tercapainya visi dan misi promosi. Sales kit yang berupa beberapa brosur yang disatukan dalam satu map dan dibagikan kepada pengunjung adalah sebuah program pemasaran. Dengan penyebaran sales kit,

masyarakat akan mengetahui informasi mengenai produk-produk Sari Ater Hotel & Resort.

f. Order Gift

Penulis melakukan order gift setiap tiga hari sekali. Ketika persiapan gift untuk tamu VIP habis, penulis meminta kepada staf Guest Relations Officer untuk menulis request gift yang harus ditandatangani oleh Public Relations Manager, Manajer Akuntansi dan Staf Gudang. Kegiatan ini dilakukan rutin pertiga hari, gift untuk pengunjung disimpan aman di gudang dan tidak terletak sembarang di kantor

Marketing. Hal tersebut demi mengontrol pengeluaran gift. Dengan kegiatan order gift, gift yang keluar akan lebih efisien terpakai, tidak terpakai oleh orang-orang dalam yang hanya akan menyebabkan pembengkakan pengeluaran. Kegiatan ini sangat baik dilakukan di Sari Ater Hotel & Resort, segala bentuk pengeluaran gift pun tersusun rapi diinput dalam komputer yang kemudian dijadikan statistik pengeluaran

gift.

g. Membantu Member Card Coordinator menginput data-data pelanggan member card.

Menginput data pelanggan merupakan kegiatan rutin member card coordinator. Penulis membantu member card coordinator untuk

menginput data-data pelanggan baru member Sari Ater. Setiap formulir yang terisi, data tersebut penulis pindahkan ke dalam komputer. Yang kemudian akan diolah menjadi kartu anggota.

h. Incharge di ruang Informasi

Incharge di ruang Informasi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan setiap hari jumat, sabtu dan minggu. Dimana hari-hari

weekend tersebut banyak kedatangan tamu hotel dan rekreasi. Sehingga akan banyak informasi yang dibutuhkan tamu dan ditanyakan pada petugas yang incharge di ruang informasi.

Adanya ruang informasi atau penerangan sangat baik untuk segala bentuk informasi yang dibutuhkan oleh para pengunjung, selain itu fungsinya sangat baik untuk kepentingan pengunjung yang ingin memanggil groupnya dan lain-lain. Sari Ater Hotel & Resort memiliki ruang informasi yang cukup baik, yang didalamnya terdapat mic

panggilan, kotak brosur-brosur, kotak guest comment dan lain-lain.

i. Memberi Guest Comment Card pada pelanggan.

Ketika penulis melakukan incharge di ruang informasi, maka penulis berkewajiban memberikan lembar Guest Comment kepada tamu yang datang. Di sela-sela aktifitas memberikan informasi kepada para tamu yang datang, penulis memberikan lembar Guest Comment tersebut kepada tamu dan akan diisi oleh tamu dan kemudian di input pada komputer sebelum jam pulang.

Kegiatan rutin ini dilakukan di ruang informasi maupun di lobby hotel. Staf Public Relations akan meminta pengunjung mengisi guest comment

yang tersedia. Hal ini sangat baik dilakukan untuk menampung segala saran dan kritik dari para pengunjung sebagai bahan evaluasi di setiap

department.

Gambar 2.3

Contoh Guest Comment Card

j. Menempel Stiker Sari Ater pada kendaraan-kendaraan pengunjung yang parkir.

Seperti halnya incharge di ruang informasi, kegiatan penempelan stiker Sari Ater pun dilakukan rutin setiap weekend dari hari jumat hingga minggu. Dimana arus pengunjung akan lebih banyak dari hari-hari biasa dan menyebabkan kendaraan pengunjung lebih banyak. Penulis menempelkan stiker pada setiap kendaraan yang parkir di parkiran Sari Ater, dan tidak memaksa apabila ada pengunjung yang tidak berkenan kendaraannya ditempeli stiker tersebut.

Salah satu program promosi lainnya yang dilakukan Sari Ater

Hotel & Resort adalah penempelan stiker Sari Ater di kendaraan pengunjung. Promosi lewat stiker ini sangat baik dilakukan karena akan memungkinkan promosi kepada orang-orang yang bahkan belum mengetahui Sari Ater, dengan penempelan stiker di belakang kendaraan setiap kendaraan lain dapat melihat stiker tersebut dimanapun kendaraan berada.

Gambar 2.4

Contoh Stiker Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Juli 2011

2.2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Insidentil

Kegiatan insidentil adalah kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu. Kegiatan insidentil yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Sari Ater Hotel & Resort meliputi:

a. Dokumentasi Tamu Group

Penulis melakukan kegiatan pendokumentasian tamu group yang datang, kegiatan ini disebut insidental karena tamu group di hotel dan rekreasi Sari Ater tidak ada setiap hari. Kebanyakan datang pada

kantor yang dikhususkan untuk membuat dokumentasi tamu hotel dan rekreasi Sari Ater. Biasanya penulis melakukan dokumentasi tersebut di

front hotel, pada saat acara game berlangsung dan pada saat acara makan.

Tujuan pendokumentasi Tamu Group adalah untuk kepentingan pendokumentasian perusahaan juga untuk kepentingan tamu. Foto group maupun individual akan dikirim via email oleh staf Guest Relations Officer yang akan menjaga hubungan baik antara tamu dengan Sari Ater Hotel.

b. Membuat Statistik Pengeluaran Fruit Basket

Penulis membantu Guest Relations Coordinator membuat statistik pengeluaran fruit basket. Kegiatan ini dilakukan pertriwulan. Data-data pengeluaran fruit basket pertigabulan diolah dan dibuat statistik, kemudian di print dan dilaporkan kepada Sales & Marketing Manager.

Dengan pembuatan statistik pengeluaran Fruit Basket, maka pengeluaran akan terus terkontrol dan terpantau dalam pengeluaran untuk apa dan siapa. Statistik pengeluaran fruit basket yang dilakukan staf Public Relations Sari Ater, maka aka terlihat bulan apa yang menjadi bulan terbanyak tamu VIP yang datang. Hal ini akan menjadi masukan kepada divisi pastry untuk membuat fruit basket lebih banyak lagi di bulan tersebut.

c. Menjadi penerima tamu pada saat event Verifikasi Hotel oleh Pemerintah Daerah.

Penulis menjadi penerima tamu pada acara Verifikasi Hotel oleh Pemerintah Daerah yang dilaksanakan di Kimmanis Restaurant. Kegiatan ini insidentil karena hanya dilakuka satu kali saja. Selain menjadi penerima tamu, penulispun membantu dalam persiapan acara, seperti mempersiapkan gift dan sales kit serta membantu dalam pendokumentasian.

d. Membuat Statistik Guest Comment.

Penulis membantu Guest Relations Coordinator membuat statistik Guest Comment. Seperti pembuatan statistik fruit basket, pembuatan statistik Guest Comment pun dilakukan pertriwulan. Data-data guest comment yang terkumpul selama tiga bulan di input dan diolah untuk dibuat statistik. Kemudian diprint dan diberikan kepada setiap department yang terkait dengan comment-comment pengunjung.

Dengan statistik guest comment, divisi Public Relations

melakukan evaluasi kerja untuk seluruh department. Department mana yang mendapat kritikan terbanyak dari pengunjung dan kemudian diberikan ke department terkait untuk melakukan perbaikan dalam kinerjanya.

e. Menyiapkan cake ulang tahun untuk member card yang berulang tahun.

Menyiapkan cake ulang than untuk member card merupakan kegiatan insidentil lainnya. Penulis membantu Member Card Coordinator untuk menyiapkan cake ulang tahun untuk member. Penulis dengan membawa kertas request cake ulang tahun yang sudah ditandatangani oleh Public Relations Manager memberikanya kepada petugas Pastry, ditandatangani oleh petugas Pastry dan membawa cake

tersebut ke kantor marketing.

Kegiatan pemberian cake ulang tahun kepada member card

sangat efektif untuk pembentukan citra perusahaan. Perusahaan dianggap sangat bersahabat dengan perhatiannya dalam memberikan

cake ulang tahun pada member.

f. Menyiapkan data base tamu undangan, kartu undangan dan label nama undangan launching golf.

Penulis ikut serta dalam kegiatan insidentil lainnya, yaitu dalam menyiapkan database tamu undangan launching golf dengan mengumpulkan kartu nama-kartu nama dari Public Relations Manager

dan Guest Relations Coordinator yang kemudian dibuat label nama undangan dan ditempelkan pada kartu undangan yang sudah dibuat oleh tim desain marketing.

Gambar 2.5

Contoh Kartu Undangan Launching Golf Sari Ater

g. Menjadi Penerima Tamu dalam Acara Launching Golf.

Penulis menjadi penerima tamu dalam kegiatan launching golf. Ini adalah kegiatan yang insidentil karena tidak dilakukan setiap hari. Selain menjadi penerima tamu, penulis juga memberikan sales kit

kepada para tamu undangan dan menyiapkan gift untuk pemenang dalam kompetisi golf pada acara tersebut.

Dalam acara launching golf di Sari Ater Hotel & Resort, penulis ditugaskan menjadi penerima tamu dalam acara tersebut. Dalam penerimaan tamu, penulis diarahkan untuk selalu ramah tamah pada setiap tamu yang datang dan mempersilakan untuk masuk ke lapangan golf. Hal ini dimaksudkan untuk proses greating kepada para tamu undangan, agar tamu merasa dihargai dan dispesialkan dalam acara tersebut. Selain itu penerima tamu juga ditugaskan untuk memberikan

sales kit kepada para tamu undangan yang dimaksudkan sebagai ajang promosi produk-produk lainnya.

h. Membantu Staf Guest Relations Officer melakukan Greating pada Tamu Individual dan Tamu Group.

Penulis dengan ditemani oleh Guest Relations Officer melakukan

Greating pada tamu group dari Jakarta dan tamu individual dari Hongkong. Kegiatan ini insidentil karena tidak setiap tamu hotel diberikan greating, hanya kepada tamu-tamu VIP dan VVIP saja.

Greating sangat penting dilakukan untuk menyambut para pengunjung yang datang. Pengunjung akan merasa lebih diakui dan dihargai ketika

menerima greating dari pihak hotel. Sari Ater selalu menjadikan

greating sebagai budaya disana, untuk menciptakan citra yang bersahabat dengan pengunjung.

i. Mengantar Tamu untuk Survey tempat Meeting.

Penulis mengantarkan tamu yang ingin survey tempat meeting di Dayang Sumbi Hall dan Ruang 222. Penulis mengarahkan tamu dan menunjukkan fasilitas-fasilitas ditempat meeting tersebut, juga menjawab setiap pertanyaan yang dilontarkan oleh tamu. Kegiatan ini insidentil karena tidak setiap hari ada tamu yang melakukan survey

tempat meeting.

j. Ikut serta dalam kegiatan Survey lokasi Sari Ater dengan New Comers.

Penulis melakukan survey lokasi Sari Ater bersama New Comers

dibagian Sales & Marketing Department. Penulis mendatangi dan melihat-lihat juga mencoba fasilitas di setiap lokasi hotel dan rekreasi Sari Ater. Kegiatan ini insidentil karena hanya dilakukan sekali selama Praktek Kerja Lapangan di Sari Ater Hotel & Resort.

k. Mengetik Angket Promosi.

Menyambut Hari Raya Idul Fitri, arus pengunjung hotel dan rekreasi Sari Ater akan semakin meningkat, maka penulis membantu Guest Relations Coordinator mengetik pertanyaan-pertanyaan angket promosi. Yang kemudian didistribusikan kepada Public Relations Manager, Sales

& Marketing Manager, Operational Manager dan Direktur Operasional untuk disetujui dan ditandatangani.

Gambar 2.6 Contoh Angket Promosi

l. Melakukan Wawancara pada Tamu Hotel dan Rekreasi megenai Promosi Sari Ater.

Kegiatan insidentil lainnya adalah penulis melakukan wawancara dengan pengunjung hotel dan rekreasi di Sari Ater mengenai promosi Sari Ater. Penulis mencari pengunjung yang terlihat sedang santai, kemudian meminta untuk mewawancarai tamu tersebut. Penulis tidak memaksa apabila tamu tersebut enggan untuk melakukan wawancara. Kegiatan wawancara dilakukan saat menjelang hari Raya Idul Fitri. Hal ini dilakukan demi kepentingan evaluasi promosi. Apakah promosi yang sampai ke masyarakat diterima baik oleh masyarakat atau malah tidak efektif? Sari Ater Hotel & Resort melakukan kegiatan ini dengan baik dan sopan. Tidak ada paksaan dan kesa menggangu para pengunjung. Wawancara dilakukan kepada para pengunjung yang berkenan saja untuk diwawancarai.

m. Menginput Database Tamu dan Rekan Hotel untuk diberi Kartu Ucapan Lebaran.

Kegiatan insidentil yang terakhir penulis lakukan adalah menginput database tamu dan rekan Sari Ater Hotel & Resort untuk diberikan kartu ucapan lebaran. Dan menyiapkan kartu ucapan lebaran yang sudah disiapkan oleh tim desain Marketing.

Untuk menjalin hubungan yang baik dengan tamu hotel, Sari Ater membuat database untuk memberikan kartu ucapan lebaran. Hal ini

sangat baik dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort yang melakukan kegiatan tersebut setiap tahunnya. Sehingga citra perusahaan dapat dipandang baik dan dijaga oleh setiap orang yang mengenalnya.

2.3 Deskripsi Ilmu Public Relations

Perusahaan atau lembaga yang besar biasanya memiliki bagian

Public Relations. Peranan Public Relations menjadi sangat penting seiring perkembangan zaman dan dalam menghadapi pesaing. Berikut penjelasan mengenai Public Relations.

2.3.1 Evolusi dan Konsep Dasar Public Relations.

Di antara tokoh Public Relations adalah Ivy Ledbetter Lee dianggap sebgai the father of public relations yang telah memikirkan dan mempraktekan Public Relations secara konsepsional. Ivy Lee dianggap sebagai bapak public relations atau humas karena ia berhasil mengembangkan public relations yang oleh para cendikiawan kemudian dijadikan landasan untuk dimekarkan dan dijadikan objek studi ilmiah.

Ivy Lee adalah putra seorang negarawan di Georgia, Amerika Serikat. Kegiatannya di bidang public relations dimulai pada tahun

1906, pada waktu industry batubara di Negara “paman sam” mengalami

Pada waktu Lee seorang wartawan surat kabar. Timbulnya pemogokan para pekerja yang mengancam kelumpuhan industri batubara itu, menyebabkan munculnya gagasan pada benak Lee untuk menengahinya dengan bagi keuntungan kedua belah pihak yakni para industriawan dan para pekerja.

Lee mengajukan gagasan kepada pimpinan industri batubara dengan persyaratan sebagai berikut: 1. Ia diberi kedudukan dalam manajemen puncak (top manajemen), 2. Ia diberi wewenang penuh untuk menyebarkan semua informasi faktual yang patut diketahui rakyat.Persyaratan yang diajukan Lee waktu itu cenderung revolusioner karena orang yang bergerak dalam bidang komunikasi inforasi ketika itu tidak berada pada struktur pimpinan puncak (top manajemen). Begitu pun penyebaran fakta kepada publik dianggap sebagai suatu yang tak lazim (aneh-unik)

Melihat kondisi pemogokan buruh batubara yang cukup solid, terorganisir dan mengancam kehidupan perusahaan bila dibiarkan berlarut-larut, maka tawaran Ivy Lee tersebut diterima oleh pengambil keputusan perusahaan tersebut. Pemikiran Lee dalam melakukan pekerjaannya sebagai seorang public relations dinamakannya

declarations of principle (deklaras asas-asas) yang pada hakikatnya keberadaan publik tidak bisa dianggap enteng oleh manajemen industri dan dianggap tidak bisa apa-apa oleh pers.

Dalam deklarasi prinsip dasar, Ivy Lee menyiarkan kepada pers, bahwa di kantornya tidak ada fakta yang ditutupi atau rahasia segalanya bersifat terbuka. Dalam informasi dan komunikasi dua arah,

“Tujuan kami adalah menyajikan berita. Kantor kami bukan biro iklan.

Siapa saja yang memerlukan informasi yang lengkap, akan kami layani dengan segala senang hati”, kata Lee kepaa wartawan.

Tindakan Lee waktu itu (awal abad 20) dianggap sensasional karena melawan kelaziman yang selama ini berlaku di Amerika Serikat. Sebenarnya hal yang biasa bila tindakan Lee itu dilakukan masa kini. Dengan sikap jujur, Ivy Lee membuka tabir perusahaan besar dalam hubungannya dalam masyarakat. Lee berhasil menciptakan gagasan baru untuk mengatasi pemogokan di pabrik-pabrik besar dan gagasan baru untuk membina hubungan dengan pers.

Sikap Ivy lee itulah membuat para wartawan menyiarkan beritanya dengan seksama, objektif dan komprehensif. Lee sebagai mantan reporter atau wartawan memahami benar seluk beluk dunia pers yang membutuhkan kecepatan, keterbukaan dan akurasi informasi dari sumber berita. Ivy Lee diakui oleh para pakar sebagai “Bapak Hubungan Masyarakat atau Public Relations” sebagai perintis,

pelaksana dan Pembina humas. Ia dikenal pula sebagai orang yang pertama kali menggunakan istilah publicity (publisitas) dan advertising

sekaligus yang membangun keberadaan atau “citra” Public Relations

atau Hubungan Masyarakat yang diakui masyarakat.

2.3.2 Definisi Public Relations

Mengenai definisi Public Relations menurut Coulsin-Thomas adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relations dianggap sebuah proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar organisasi.

Menurut Effendy dalam bukunya “Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek” istilah “hubungan masyarakat” yang disingkat

“humas” sebagai terjemahan dari istilah Public Relations Dengan pengertian bahwa sasaran kegiatannya adalah khalayak dalam (internal public) dan khalayak keluar (eksternal public) yang merupakan sasaran kegiatan public relations. Dengan demikian di dalam suatu instansi dibutuhkan Public Relations atau hubungan masyarakat (humas) yang mempunyai fungsi menjembatani antara suatu instansi dengan publiknya, disini antara polisi dengan masyarakat. (Effendi, 2009 : 131).

Definisi Public Relations menurut institute of Public Relations (IPR) dalam adalah :

“Keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi

pengertiannya menurut Bill Canton yang dikutip oleh Soemirat dalam bukunya Dasar-dasar public relations bahwa citra adalah

“Image: the impression, the feeling, the conception which the public has of a company; a consioussly created, created impression of an object, person or organization” (citra adalah kesan, perasaan, gambaran diri publik terhadap perusahaan; kesan yang dengan sengaja diciptakan dari suatu objek, orang atau organisasi)

Strategi pencitraan dilakukan dengan berbagai macam kegiatan, seperti pemberian gift kepada pengunjung, Treatment VIP dengan pemberian fruit basket dan welcome letter, pemberian cake ulang tahun, kegiatan CSR (Corporate Social Responcibility) dan kegiatan-kegiatan rutin lainnya.

Dalam kegiatan insidentil seperti launching produk baru, staf Public Relations membuat press release yang merupakan salah satu kegiatan penulisan public relations.

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (televise, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soemirat, 2008: 54)

Salah satu kegiatan public relations dalam memberikan informasi kepada masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah kegiatan Hubungan Pers (Press Relations atau Media Relations) yakni membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar atau majalah) dan media elektronik (televisi atau radio).

Kegiatan penulisan public relations yang dilakukan Public Relations Sari Ater Hotel & Resort adalah Selebaran yang berbentuk brosur maupun selebaran pengumuman. Menurut Thomas Bivins dalam bukunya

Handbook for Public Relations Writing yang dikutip oleh Soemirat, mengatakan sebelum anda menulis selebaran, ada dua faktor yang harus diperhatikan:

1. Apakah khalayak anda lebih spesifik atau umum? Jika khusus dan dikenal dengan subjek anda, anda dapat menggunakan bahasa umum atau jargon (istilah) yang sudah akrab atau lazim di telinga atau khalayak. Jika khalayak anda awam atau biasa, anda akan mengemukakan secara umum saja.

2. Apakah persuasif (bujukan) atau memberitahukan pesan yang anda tulis dalam selebaran. Jika membujuk khalayak anda gunakan tolak ukur teknik persuasif, mencakup: a. bahasa yang membangkitkan emosi, b. seruan yang logis, c. dikaitkan dengan gagasan anda dan konsep lain yang sudah dikenal.

Sales kit yang merupakan sarana promosi Sari Ater Hotel & Resort yang di dalamnya berupa beberapa brosur-brosur produk yang disatukan dalam satu map mendukung program promosi dan menjadi salah satu kegiatan penulisan humas di Sari Ater Hotel & Resort.

Press Kitt menurut Soemirat adalah sekumpulan selebaran yang dimasukkan ke dalam sebuah map atau tas, dibuat oleh Public Relations untuk berbagai kegiatan, misalnya: koferensi pers, seminar soft atau grand opening.

77 PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL), maka diperoleh kesimpulah sebagai berikut:

1. Humas PT. Sari Ater Subang belum melembaga. Berada di bawah Sales & Marketing Department. Dengan Public Relations Manager sebagai pimpinan dan dibantu oleh Guest Relations Coordinator dan staf Guest Relations Officer.

2. Humas PT. Sari Ater Subang hanya menangani segala bentuk kegiatan dengan eksternal. Para pengunjung, masyarakat sekitar, tokoh masyarakat, pemerintah dan media, sedangkan segala bentuk kegiatan internal ditangani oleh Human Resources Development Department.

3. Kinerja Humas PT. Sari Ater Subang sudah cukup efektif dalam memberikan informasi tentang perusahaan kepada publik eksternal. Selain itu juga dapat membina hubungan baik dengan publik eksternal.

4. Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) di divisi Public Relations PT. Sari Ater Subang, kegiatan rutin yang dilakukan selama kurang lebih dua bulan adalah mengkliping berita, menyiapkan gift untuk pengunjung VIP dan VVIP, Treatment VIP, melakukan Greating dengan tamu hotel, kegiatan-kegiatan tersebut bersifat kegiatan rutin. Sedangkan kegiatan yang bersifat incidental yaitu menjadi penerima tamu dalam launching

produk baru, melakukan wawancara dengan pengunjung, mengolah statistik guest comment, pengeluaran gift, brosur dan lain-lain.

3.2Saran

3.2.1 Saran untuk Perusahaan

1. Sebaiknya Humas PT. Sari Ater Subang lebih meningkatkan SDM (Sumber Daya Manusia), baik kualitas dan kuantitasnya dengan cara memberi pelatihan sesuai dengan klasifikasi keilmuannya.

2. Sebaiknya Humas PT. Sari Ater lebih meningkatkan hubungan yang baik dengan para pengunjung meskipun bukan tamu VIP. Seperti memberikan gift kepada setiap tamu hotel sebagai kenang-kenangan dari hotel.

3. PT. Sari Ater memiliki madding tersendiri di kantor Sales & Marketing Department untuk lebih mengefektifkan penyebaran pengumuman, dan agar tidak sering terjadi miss communications bila masih menggunakan penyebaran informasi lewat selebaran dari mulut ke mulut.

3.2.2 Saran untuk Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan

1. Bagi mahasiswa yang mengikuti Praktek Kerja Lapangan diharapkan dapat memilih tempat Praktek Kerja Lapangan yang sudah direkomendasikan oleh kakak angkatan atas, agar mendapat informasi yang baik mengenai keadaan tempat Praktek Kerja Lapangan.

2. Bagi mahasiswa harus selalu disiplin dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, datang dan pulang tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku di tempat Praktek Kerja Lapangan.

3. Bagi mahasiswa yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, jadilah mahasiswa yang kreatif dan inovatif, mempunyai inisiatif juga berpiawai di bidang yang dikonsentrasikannya. Banyak bertanya dan bersosialisasi dengan semua karyawan, tidak hanya karyawan pada divisi yang ditempati.

A. Buku :

1. Anggoro, M. Linggar, 2008, Teori dan Profesi Kehumasan, Jakarta : PT. Bumi Aksara.

2. Prof. Dr. Deddy Mulyana, M. A. ,”Komunikasi Efektif”, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, November 2005.

3. Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A. ,Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek” PT. Remaja Rosda Karya, Bandung.

4. Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Edisi kelima. Jakarta : Erlangga 5. Rudy, Teuku May. 2005. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat

International. Bandung : Refika Aditma.

B. Sumber Internet :

http://kuliahkomunikasi.com/2009/12/tujuan-dan-fungsi-public-relations

C. Sumber Lainnya :

1. Catatan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) 2011. 2. Company Profile PT. Sari Ater Subang 2011.