LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PT PEL

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSRO) CABANG KOTABARU

Disusun Untuk Memenuhi Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan

Progam Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Kotabaru

Oleh :

Nama

: Mukhowim Basuki

NIM

: 12.63411.0227

ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK KOTABARU

APRIL 2015

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbilalamin, Puji Syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaiakan Laporan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang bertempat di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru dengan baik. Penulisan laporan ini ditujukan sebagai syarat untuk menyelesaikan perkuliahan progam Diploma III Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Kotabaru.

Selesainya penulisan laporan ini tidak lepas dari bimbingan berbagai pihak yang rela meluangkan waktu dan tempat untuk memberikan arahan kepada penulis. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada seluruh karyawan maupun pegawai PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru yang berkenan membantu, melatih dan memberikan informasi serta data yang diperlukan dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Penulis mengharapkan kritikan dan saran untuk laporan ini guna penulisan laporan yang lebih baik lagi.

Tidak lupa pula penulis ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya

kepada :

1. Orang Tua penulis yang selalu memberikan dukungan kepada penulis untuk dapat selesainya laporan ini ;

2. Bapak Ibnu Faozi,S.Sos,.M.IP selaku Direktur Politeknik Kotabaru ;

3. Bapak Gusti Chairuddin selaku General Manager PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru ;

4. Bapa Subiyanto selaku Manager SDM Umum PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru.

5. Bapak Muhdar,M.AB selaku Ketua Jurusan Adminstrasi Bisnis yang sekaligus sebagai pembimbing yang telah meluangkan waktu dan tempat untuk memberikan arahan.

6. Bapak Adi Muryadi Selaku Supervisor SDM sekaligus Pembimbing I lapangan yang telah meluangkan waktunya, memberikan data-data yang diperlukan dalam penyelesaian penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan.

7. Bapak Ludik Hasibuan selaku Supervisor UMUM sekaligus pembimbing II lapangan yang telah denga sabar memberikan pengajaran kepada penulis.

8. Seluruh karyawan pada Divisi SDM Umum yang telah banyak menbantu penulis dalam memberikan data yang diperlukan penulis.

9. Seluruh karyawan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru, atas bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Laporan Praktek Kerja Lapagan.

Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan kebaikan kepada penulis dalam penyususnan Laporan Praktek Kerja Lapangan, dan semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini berguna dan bermanfaat bagi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru serta dapat menambah ilmu pengetahuan, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.

Kotabaru, 30 April 2015 Penulis,

MUKHOWIM BASUKI

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Fasilitas Pada Pelabuhan Cabang Kotabaru ....................................... 9

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Keterangan PKL Lampiran 2 Sertifikat PKL Lampiran 3 Kartu Asistensi Lampiran 4 Daftar Absen Seminar PKL

Lampiran 5 Laporan Mingguan Lampiran 6 Rupa-Rupa Nota Dinas Lampiran 7 Tagihan Tiket Lampiran 8 SPPD Lampiran 9 Gambar Perdivisi Lampiran 10 Gambar Kearsipan Lampiran 11 Gambar Kegiatan Senam

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Politeknik Kotabaru merupakan Perguruan Tinggi Swasta dan Merupakan salah satu Perguruan Tinggi yang ada di Kabupaten Kotabaru, Kalimantan Selatan yang menghasilkan sumber daya manusia yang mampu bersaing di dunia kerja dan telah menghasilkan alumni-alumni yang berkualitas dari tiap-tiap disiplin ilmu yang membidanginya. Salah satunya bidang Administrasi Bisnis yang menghasilkan tenaga kerja siap pakai dengan keahlian yang dimiliki yaitu Ahli Madya (D3).

Karena pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam keterampilan dan kecakapan seseorang untuk memasuki dunia kerja. Pendidikan yang dilakukan diperguruan tinggi masih terbatas pada pemberian teori dan praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas. Agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan yang muncul didunia kerja nantinya, maka perlu melakukan kegiatan praktek kerja lapangan (PKL) di instansilembaga yang relevan dengan progam pendidikan yang diikuti.

Politeknik Kotabaru sebagai lembaga pendidikan perguruan tinggi yang ada di Kabupaten Kotabaru demi meningkatkan skill dan pengalaman mahasiswa serta sebagai syarat mendapatkan gelar Ahli Madya maka Politeknik Kotabaru mewajibkan setiap mahasiswa mengikuti progam praktek kerja lapangan, PKL ini dilakukan agar mahasiswa belajar langsung dilapangan sehingga ketika lulus dari Politeknik Kotabaru mahasiswa siap bekerja.

Sebagai Mahasiswa Progam Administrasi Bisnis Politeknik Kotabaru, Penulis mendapat kesempatan besar dalam Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Divisi SDM Umum pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru selama 3 (tiga) bulan terhitung mulai tanggal 02 Maret sd 30 April 2015.

Melalui PKL ini penulis dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan dengan mempelajari pekerjaan kantor pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru di Divisi SDM Umum khususnya di Divisi Umum.

1.2. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Adapun maksud dan tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai berikut:

1. Memantapkan, meningkatkan dan memperluas keterampilan yang dimiliki dalam dunia kerja.

2. Mengembangkan dan memantapkan sikap profesional yang diperlukan untuk memasuki dunia kerja sesuai dengan bidang masing-masing.

3. Sebagai sarana komunikasi antara Mahasiswa dengan instansi atau kantor tempat pelaksanaan PKL.

4. Memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk beradaptasi dengan suasana atau iklim lingkungan yang sebenarnya baik sebagai pekerja mandiri terutama yang berkenaan dengan disiplin kerja.

5. Memberikan masukan dan umpan balik guna perbaikan dan pengembangan pendidikan.

6. Sebagai bahan perbandingan antara teori yang didapatkan di perkuliahan dengan kenyataan dunia kerja yang sebenarnya.

1.3. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun manfaat dari Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebagai

berikut :

1. Mahasiswa dapat menyalurkan dan mengembangkan keterampilan yang diperolehnya selama dikampus sesuai dengan jurusanya.

2. Mahasiswa lebih memahami tentang sistem kerja suatu perusahaan.

3. Memberikan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja, baik dalam keilmuan sehingga akan menjadi bekal apabila nantinya akan terjun kemasyarakat dan menjadi seorang karyawan.

1.4. Tujuan Penulisan Laporan

Adapun tujuan dari pembuatan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah sebagai deskripsi atau gambaran kegiatan kerja lapangan Mahasiswa yang dilakukan pada tempat PKL selama 3 (tiga) bulan tersebut. Kemudian diuraikan dalam bentuk laporan sebagai bahan penilaian bagi pembimbing.

1.5. Waktu dan Tempat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan oleh Mahasiswa Politeknik Kotabaru jurusan Administrasi Bisnis. Adapun waktu dan tempat Praktek Kerja Lapangan adalah tanggal 02 Maret sd 30 April 2015 di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pelabuhan Kotabaru merupakan salah satu pelabuhan yang berada dibawah koordinator PN. Daerah Banjarmasin yang mempunyai satu 1 (satu) pelabuhan yang merupakan Verlengstuk yaitu pelabuhan Pagatan Kotabaru.

Setelah adanya peraturan pemerintah Nomor 16 Tahun 1983, Pelabuhan Kotabaru tidak lagi menjadi PN. Daerah V Banjarmasin tetapi bergabung menjadi salah satu Pelabuhan yang berada dibawah perusahaan umum yang dikenal dengan PERUMPEL III yang berkantor di Surabaya.

Berdasarkan adanya peraturan pemerintah Nomor 58 tahun 1991, bentuk Perusahaan Umum (PERUM) berubah menjadi Perusahaan Persero, PT. Pelabuhan Indonesia III (PERSERO) Cabang Kotabaru yang berada dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT. Pelabuhan Indonesia III (PERSERO) Surabaya.

Sejak perubahan status perusahaan menjadi PERSERO, terjadi pula perubahan pengembangan usaha-usaha pada Cabang Pelabuhan Kotabaru yang menjalankanmelaksanakan pembangunan nasional khususnya dibidang ekonomi juga berorientasi mengejar keuntungan sebanyak- banyaknya didalam menjalankan usaha (bisnis oriented) dalam pengembangan usaha berdasarkan kondisi goegrafik Pelabuhan sebagai berikut :

Dengan perubahan status perusahaan menjadi PERSERO Pelabuhan Kotabaru mempunyai areal daratan seluas 2.286.217 M 2 dan perairan seluas

2.712.730.000 M 2 yang terdiri dari beberapa kawasan-kawasan sebagaimana ditetapkan dalam Surat Keputusan Bersama (SKB) Menteri Dalam Negeri

dan Menteri Perhubungan Nomor 31 tahun 1993 Nomor 41 tahun 1993. Tanggal 27 Februari 1993 tentang batas-batas Daerah Lingkungan Kerja

Pelabuhan dan Daerah Lingkungan Kepentingan Pelabuhan Kotabaru dan Kawasanya.

Ditetapkannya Daerah Lingkungan kerja Perairan Kotabaru dan Kawasanya yang terdiri dari kawasan Batulicin dan Mekar Putih sehingga menjadi perairan wajib pandu, maka menambah pendapatan dan segmen pemanduan. Dengan adanya beberapa Dermaga Untuk Kepentingan Sendiri (DUKS) didalam Daerah Lingkungan Kerja Peraian Pelabuhan Kotabaru dimana dalam pengoperasian DUKS tersebut telah menjalin kerjasama dalam bentuk Kerjasama Operasi (KSO) pelayanan jasa kepelabuhanan. Maka menambah peningkatan pendapatan kepelabuhanan dari sektor diluar usaha pokok ke Pelabuhan.

2.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi : Berkomitmen Memacu Integritas Logistik dengan Layanan Jasa Pelabuhan Yang Prima.

Misi :

1. Menjamin penyediaan jasa pelayanan prima melampaui standar yang berlaku secara konsisten ;

2. Memacu kesinambungan daya saing industri nasional melalui biaya logistik yang kompetetif ;

3. Memenuhi harapan semua stakeholder melalui prinsip kesetaraan dan tata kelola perusahaan yang baik ;

4. Menjadi SDM yang berkompeten, berkinerja handal, dan berpekerti luhur ;

5. Mendukung perolehan devisa negara dengan memperlancar arus perdagangan.

2.3. Budaya Perusahaan

Pelindo III menetapkan Budaya Perusahaan dengan tiga nilai utama yang menjadi pedoman bagi seluruh insan pelindo III dalam menjalankan perusahaan. Budaya Perusahaan dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Customer Focus (selalu mengutamakan kepuasan pelanggan) Perilaku utama dalam nilai inti Customer Focus adalah melayani dan Tangguh. Melayani : Melayani pelanggan secara inovatif sehingga memuaskan pelanggan dan tak bisa ditiru pesaing, berinteraksi dengan ramah, santun, dan hormat serta proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan serta keinginan pelanggan. Bila pelanggan ada keluhan, insan Pelindo III menanganinya secara responsif dan profesional. Tangguh : Insan Pelindo III bersikap tangguh baik dalam rangka melayani maupun menagani keluhan pelanggan dengan rasa percaya diri serta tegas dalam menjalankan sistem dan prosedur yang ada. Bersikap sabar dalam berinteraksi, tekun dan bekerjasama dengan pelanggan sehingga kepuasan pelanggan tercapai. Insan Pelindo III selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap pelayanan yang telah dilakukan.

2. Care (terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan) Perilaku utama dalam nilai inti Care adalah Peka dan Sigap. Peka : Insan pelindo III peka terhadap perubahan keinginan pemangku kepentingan (stakeholder) dan permasalahan lingkungan hidup, karena selalu tanggap akan menjadi yang terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan melalui proses belajar berkelanjutan. Sigap : Insan Pelindo III selalu sigap yakni dengan siap sedia menjalankan tugas, cekatan dalam menyelesaikan permasalahan yang 2. Care (terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan) Perilaku utama dalam nilai inti Care adalah Peka dan Sigap. Peka : Insan pelindo III peka terhadap perubahan keinginan pemangku kepentingan (stakeholder) dan permasalahan lingkungan hidup, karena selalu tanggap akan menjadi yang terdepan dalam kepedulian kepada pemangku kepentingan dan lingkungan melalui proses belajar berkelanjutan. Sigap : Insan Pelindo III selalu sigap yakni dengan siap sedia menjalankan tugas, cekatan dalam menyelesaikan permasalahan yang

3. Integrity (berpikir, berkata dan berperilaku terpuji, menjaga martabat serta menjunjung tinggi etika) Perilaku utama dalam nilai inti Integrity adalah Disiplin dan Tanggung Jawab. Disiplin : Insan Pelindo III disiplin dalam menjalankan tugasnya karena taat aturan, jujur, adil dan terbuka, serta konsisten baik dalam setiap ucapan maupun tindakan. Tanggung jawab : Insan Pelindo III melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab, baik dari segi hasil maupun proses karena didasari sikap amanah (komitmen). Insan Pelindo III selalu bersungguh-sungguh dalam bekerja menjadi nilai-nilai etika, selau produktif dalam setiap kegiatan serta tuntas dalam bekerja.

2.4. Bidang Usaha

Sesuai dengan Keputusan Menteri (Kepmen) Perhubungan Nomor : KP 88 Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Usaha kepada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) sebagai Badan Usaha Pelabuhan, maka bidang-bidang usaha yang dijalankan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) meliputi :

1. Penyediaan danatau pelayanan jasa dermaga untuk bertambat ;

2. Penyediaan danatau pelayanan pengisian bahan bakar dan pelayanan air bersih ;

3. Penyediaan danatau pelayanan fasilitas naik turun penumpang danatau kendaraan ;

4. Penyediaan danatau pelayanan jasa dermaga untuk pelaksanaan kegiatan bongkar muat barang dan peti kemas ;

5. Penyediaan danatau pelayanan jasa gudang dan tempat penimbunan barang, alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan ;

6. Penyediaan danatau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah air, curah kering, dan Ro-Ro ;

7. Penyediaan danatau pelayanan jasa bongkar muat barang ;

8. Penyediaan danatau pelayanan pusat distribusi dan konsolidasi barang ;

9. Penyediaan danatau pelayanan jasa penundaan kapal.

2.5. Kedudukan Pelabuhan

Kotabaru dan kawasanya terletak di Provinsi Kalimantan Selatan Kabupaten Kotabaru dan Kabupaten Tanah Bumbu (sejak Maret 2003 setelah ada pemekaran Wilayah Kabupaten Kotabaru) yang membawahi 5 (lima) Pelabuhan kawasan dan pos-pos yang dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru.

Pelabuhan Kotabaru adalah pelabuhan cabang yang ada di Kabupaten Kotabaru dan sejak bulan September 2003 sebagian kegiatan operasionalnya dipindah ke Pelabuhan Stagen serta merupakan Pelabuhan terbesar kedua di Kalimantan Selatan yang terletak disebelah barat selat Makasar, berada di sepanjang selat laut kedalaman alur pelayaran 9 meter LWA dan Kedalaman kolam Pelabuhan 8 meter LWS.

2.6. Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Pelindo III (Persero) Cabang Kotabaro

2.7. Fasilitas Perusahaan

Kekuatan alat produksi khususnya fasilitas dermaga yang menjadi asset Cabang Pelabuhan Kotabaru untuk saat ini dibangun melalui dana dari APBN ataupun hibah dari Pemerintah Daerah setempat serta investasi Perusahaan tersebar di beberapa kawasan kotabaru. Pelabuhan yang telah beroperasi dan memeiliki fasilitas yaitu pada Pelabuhan:

Tabel 1. Fasilitas Pada Pelabuhan Cabang Kotabaru.

UKURAN DERMAGA

BAGIAN NAMA

DUKUNG KONSTRU

LANTAI KSI

PELABUHAN KOTABARU

DERMAGA I 1 PELABUHAN

2 Tm2 BETON

STAGEN DERMAGA II 2 PELABUHAN

3Tm2 BETON

STAGEN

DERMAGA III 3 PELABUHAN

3 Tm2 BETON

STAGEN DERMAGA CURAH

3 Tm2 BETON

PELABUHAN STAGEN

PELABUHAN KAWASAN BATULICIN

DERMAGA I

2 Tm2 BETON

BATULICIN DERMAGA II

3 T?m2 BETON

BATULICIN DERMAGA 3 SIMPANG EMPAT

16 6 96.00 5M

0.25 Tm2 KAYU ULIN

BATULICIN DERMAGA

POS

2.5 0.25 Tm2 KAYU ULIN

PAGATAN

PELABUHAN KAWASAN MEKAR PUTIH

DERMAGA 1 CURAH

3 Tm2 BETON

(EXPORT) DERMAGA

13 3 Tm2 BETON

CURAH KERING DERMAGA

3 Tm2 BETON

CURAH CAIR

2.8. Unit – Unit Kerja Perusahaan

Pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru dalam Unit kerjanya terbagi dalam 6 Divisi yaitu :

1. Divisi SDM UMUM Pada bagian Divisi SDM Umum berfungsi dalam hal perencanaan tata usaha dan administrasi perkantoran, rumah tangga dan perlengkapan kantor, keamanan dan lingkungan sekitarnya serta perencanaan dan pelaksanaan pengelolaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data, informasi dan statistik serta semua hal yang menyangkut masalah kepegawaian.

2. Divisi Teknik Divisi teknik merupakan Divisi yang bertugas menyiapkan konsep dokumen, rencana dan progam pembangunan dan lain-lain yang 2. Divisi Teknik Divisi teknik merupakan Divisi yang bertugas menyiapkan konsep dokumen, rencana dan progam pembangunan dan lain-lain yang

3. Divisi Operasi Divisi operasi melaksanakan kegiatan pengusahaan, pemasaran dan pengembangan usaha serta kerjasama usaha jasa pelayanan, pengoperasian dan pengapalan kapal dengan para operator pelabuhan khusus dan dermaga non milik (dermaga untuk kepentingan sendiri) serta pihak-pihak lainya didalam daerah lingkungan kerja.

4. Divisi Komersial Divisi Komersial merupakan Divisi yang bertugas menyiapkan dan melaksanakan upaya pengembangan kerja sama yang harmonis antara PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru, Stagen dan Pelabuhan-pelabuhan kawasan lainya dengan semua unit pemakai jasa- jasa kepelabuhanan, koordinasi dengan instansi dan unit-unit kerja terkait.

5. Divisi Keuangan Divisi keuangan ini berfngsi dalam melaksanakan progam kerja, dalam melaksanakan kegiatan administrasi keuangan dan pelaksanaan akutansi manajemen cabang dan pembendaharaan cabang, menyusun laporan keuangan setiap periodiknya.

6. Divisi SMI Divisi SMI berfungsi sebagai maintenance diruang lingkup kantor untuk semua jaringan internet di kantor termasuk perawatan Komputer kerja Karyawan. Selain itu Divisi SMI juga bertanggung jawab untuk selalu mengupdate informasi yang ada di Pelabuhan Kotabaru ke Kantor Pusat.

2.9. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Supervisor SDM dan Supervisor UMUM

2.9.1. Supervisor SDM

Supervisor SDM pada dasarnya memiliki tugas pokok yaitu :

1. Perencanaan dan Progam Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan di lingkungan Sub Dinas Personalia.

2. Operasional (Spesifik Bidang)

a. Merencanakan,

mengkoordinasikan,

mengawasi dan

mengendalikan serta melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian :

1) Menyiapkan usulan formasi, rotasi dan mutasi intern, demosi, promosi pengembangan pola karier pegawai serta menyiapkan rencana anggaran biaya pegawai dan daftar penggajian pegawai serta merekomendasikan kepada atau langsung ;

2) Menyiapkan dan mengurus usulan kepangkatan dan pengangkatan, pemberhentian dan pensiun pegawai, jandaduda ;

3) Menyiapkan dan mengurus rencana progam pendidikan dan pelatihan dalam rangka upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) melalui koordinasi dengan unit-unit terkait ;

4) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian dalam memelihara dan disiplin pegawai serta mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku terhadap pegawai- pegawai yang indispliner, koordinasi dengan unit-unti kerja terkait ;

5) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian progam kesejahteraan pegawai diantaranya pembinaan mental, olah raga, kesenian, koperasi pegawai, pemeliharaanperawatan 5) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian progam kesejahteraan pegawai diantaranya pembinaan mental, olah raga, kesenian, koperasi pegawai, pemeliharaanperawatan

6) Menyiapkan dan mengurus penyeleggaraan kegiatan Penilaian Karya Pegawai (PKP) dan Sasaran Kerja Invidu (SKI) sebagai bahan pertimbangan dan usulan penetapan rewardpunishment ;

7) Melaksanakan penyusunan daftar nominative pegawai dan posisi pegawai menurut pusat pelayanan, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), tingkat pendidikan, umur dan informasi lainnya yang berkaitan dengan SDM serta pengelolaan file pegawai dan mengoperasionalkan Sistem Informasi

8) Menyiapkan dan melaksanakan bahan-bahan sosialisasi peraturan yang berkaitan dengan kepegawaian ;

9) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan adminstrasi kepegawaian ;

10) Menghimpun, penyimpan dan mengamankan peraturan ketentuan surat-surat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kepegawaian ;

11) Melaporkan pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian kepada atasan langsung ;

b. Melaksanakan pengawasan dan

pengendalian tertib

administrasi atas hasil progam-progam kerja dilingkungan Sub Dinas Personalia.

c. Menyiapkan penyelenggaraan progam dan melaksanakan upaya peningkatan produktivitas Cabang melalui ISO serta progam pengendalian mutu lainnya.

d. Menyiapkan penyelenggaraan progam dan melaksanakan upaya membudayakan sikap positif melalui pelaksanaan K3,5R dan menumbuhkan budaya perusahaan yang kuat, adaptif, dan kompetetif.

e. Menyiapkan pelaksanaan penyampaian Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Penilaian Karya Pegawai (PKP) dilingkungsn Cabang.

f. Melaksanakan penelitian dan menindaklanjuti klaimkomplain pihak internal maupun eksternal yang berkaitan dengan tugas- tugas Sub Dinas Personalia.

g. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Personalia secara periodik kepada Asisten Manajer Umum.

h. Menindaklanjuti hasil temuan auditor, baik auditor SPI maupun auditor eksternal.

i. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainya dalam pelaksanaan tugas.

j. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan ke dalam yang

berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Personalia.

k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten

Manager Umum.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan pencatatan pembukuan (baik manual maupun komputer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Personalia ke dalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

b. Menyelenggarakan dokumentasi atas surat-surat, peraturan, kebijaksanaan, buku-buku, gambar-gambar, laporan-laporan b. Menyelenggarakan dokumentasi atas surat-surat, peraturan, kebijaksanaan, buku-buku, gambar-gambar, laporan-laporan

4. Pelaporan Membuat :

a. Laporan bulanan di bidang personalia serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manajer Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran Realisasi progam Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen di bidang personalia.

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kegiatan administrasi kepegawaian ;

2) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainya, setelah mendapat rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisi dan Evaluasi Menganalisis dan Mengevaluasi :

a. Laporan realisasi bulanan di bidang personalia serta laporan lainya yang di perintahkan oleh Asisten Manager Umum.

b. Laporan Realisasi triwulan dan semesteran progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen di bidang personalia

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Hasil kegiatan administrasi kepegawaian ;

2) Hasil pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya.

6. Peraturan dan Kebijakan Dalam melaksankan fungsi dan tugas harus berpedoman pada peraturan perundangan kebijakan perusahaan yang berlaku.

7. Sistem dan Prosedur Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada sistem dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

8. Organisasi dan Tata Kerja Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus dengan organisasi dan tata kerja serta uraian tugas yang berlaku.

9. Sumber Daya Manusia

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) di lingkungan Sub Dinas Personalia melalui koordinasi dengan unit-unit kerja terkait.

c. Menetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melakukan verifiksi antara rencana anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasi yang telah dicapai.

c. Melaksanakan pengawasan terhadap keamanan aset yang berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Personalia.

Sedangkan untuk wewenang dan tanggung jawab Supervisor SDM yaitu :

1. Wewenang

a. Mengusulkan kepada atasan langsung :

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana jangka

panjang dilingkungan Sub Dinas Personalia ;

2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan

prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Personalia yang dianggap perlu ;

3) Melaksanakan pengawasan terhadap keamanan aset yang

berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Personalia.

b. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager Umum guna peningkatan kinerja dibidang kepegawaian.

c. Menandatangani atau memparaf surat-surat dokumen- dokumen laporan-laporan yang menjadi kewenangan Supervisor Personalia yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

d. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuai dengan prosedur yang berlaku.

e. Memberikan Penilaian Karya Pegawai (PKP) kepada bawahannya secara obyektif dan memberikan rekomendasi kepada Asisten Manager Umum.

2. Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap :

a. Kebenaran, kecepatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban RKAP dilingkungan Sub Dinas Personalia.

b. Kebenaran, kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian.

c. Kelengkapan, kebenaran dan keabsahan bukti-bukti dokumen-dokumen

yang

berkaitan

dengan aspek

kepegawaian.

d. Kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian Sasaran Kerja Individu (SKI) dan Penilaian Karya Pegawai (PKP).

e. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan.

f. Asset yang dikelolanya.

2.9.2 Supervisor Umum

Supervisor Umum memiliki 3 (tiga) tanggung jawab yaitu mengenai Tata Usaha, Hukum dan Humas.

a. Sub Dinas Tata Usaha

Uraian tugas :

1. Perencanaan dan Progam Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan lingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

2. Operasional (Spesifik Bidang)

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan :

1) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas penerimaan, pengagendaan dan pendistribusian surat- surat, telex dan feksimal masuk ;

2) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas kegiatan surat keluar sesuai dengan pola klasifikasi dan Sistem Administrasi Perkantoran (SAP), pengagendaan dan pengiriman surat keluar ;

3) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, dan pengamanan 3) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian petugas kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, dan pengamanan

4) Meneliti dan mengevaluasi arsip yang sudah tidak berfungsi lagi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait dan menyiapkan usulan pemusnahan arsip kepada atasan langsung ;

5) Menyiapkan usulan kebutuhan dan penyusunan spesifikasi teknis pengadaan dan pemeliharaan perawatan barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor, dan barang-barang cetakan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait serta merekomendasikan kepada atasan langsung ;

6) Menyiapkan usulan Rencana Anggaran Biaya (RAB), penyusunan spesifikasi teknis beserta rincian perhitungan hargabiaya untuk pelaksanaan pelanggan pekerjaan pengadaan dan pemeliharaanperawatan barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor, dan barang-barang cetakan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait serta merekomendasikan dengan atasan langsung ;

penyaluran barang inventaris, perlengkapan kantor, alat-alat tulis kantor dan barang-barang cetakan, serta menyiapkan usulan penghapusan, koordinasi dengan unit-unit kerja terkait;

8) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan inventarisasi dan perawatan barang-barang inventaris dan perlengkapan kantor;

9) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan protokuler, perlengkapan keperluan upacara, pengaturan pemakaian kendaraan dinas operasional;

10) Mengelola kas kecil Dinas Umum;

11) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan keamanan dan pengamanan Kantor dam sekitarnya, dan Rumah Dinas Jabatan, koordinasi dengan instansi keamanan eksternal dan unit-unit kerja terkait;

pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

13) Menghimpun, penyimpan dan mengamankan bukti- buktiperaturanketentuansurat-suratdokumendokumen yang berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;

14) Melaporkan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtangaan kepada atasan langsung.

b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian tertib adminstrasi atas hasil progam-progam kerja di lingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

c. Melaksanakan

klaimkomplain pihak internal dan eksternal yang berkaitan dengan tugas-tugas Sub Dinas Tata Usaha.

d. Menyampaikan

pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Tata Usaha Secara Periodik kepada Asisten Manager Umum.

e. Menindaklanjuti hasil temuan auditor, baik auditor SPI maupun auditor eksternanl.

f. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainnya dalam pelaksaan tugas.

g. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan kedalam yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Tata Usaha.

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asiten Manager Umum.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan pencatatan pembukuan (baik manual maupun komputer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Tata Usaha ke dalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

b. Menyelenggarakan dokumentasi atas surat-surat, peraturan, kebijaksanaan, buku-buku, gambar-gambar, laporan-laporan dan dokumen-dokumen lainnya yang terkait dengan fungsi dan tugas Supervisor Tata Usaha.

4. Pelaporan Membuat laporan :

a. Laporan bulanan dibidang tata usaha serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Supervisor SDM Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran realisasi progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kegiatan ketatausahaan dan ketata arsipan serta kerumahtanggaan;

2) Laporan kegiatan pengadaan, pemeliiharaanperawatan dan perbaikan barang inventaris;

3) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainya, setelah mendapat rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisis dan Evaluasi Menganalisis dan mengevaluasi

a. Laporan bulanan dibidang tata usaha serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran realisasi progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang tata usaha.

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Hasil kegiatan sistem informasi, ketatausahaan dan ketatasarsipan serta kerumahtanggaan ;

2) Hasil kegiatan pengadaan, pemeliharaanperawatan dan perbaikan barang inventaris, perlengkapan kantor, alat- alat tulis kantor, barang-barang cetakan dan pengadaan pakaian dinas ;

3) hasil pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya.

6. Peraturan dan Kebijakan Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada peraturan perundangan serta kebijakan perusahaan yang berlaku.

7. Sistem dan Prosedur Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada sistem dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

8. Organisasi dan Tata Kerja Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus dengan organisasi dan tata kerja serta uraian tugas yang berlaku.

9. Sumber Daya Manusia

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha melalui koordinasi dengan unit-unti kerja terkait.

c. Menetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tuganya.

b. Melakukan verifikasi antara rencana anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasi yang telah dicapai.

c. Melaksanakan pengawasan terhadapa keamanan aset yang berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Tata Usaha.

Sedangkan untuk Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor Tata Usaha, yaitu :

1. Wewenang

a. Mengusulkan kepada atasan langsung :

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana jangka panjang (RJP) di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan ;

2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha yang dianggap perlu ;

3) Kebutuhan sumber daya manusia dan fasilitasperlengkapan guna mendukung pelaksanaan tugas dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

b. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager Umum guna peningkatan kinerja di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Menandatangani atau memparaf surat-suratdokumen-dokumen yang menjadi kewenangan Supervisor Tata Usaha yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

d. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuia dengan prosedur yang berlaku.

e. Memberikan penilaian karya pegawai (PKP) kepada bawahannya secara obyektif dan memberikan rekomendasi kepada Asisten Manager Umum.

2. Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap :

a. Kebenaran, kecepatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban RKAP dilingkungan Sub Dinas Tata Usaha.

b. Kebenaran, Kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Keamanan, kebersihan kantor dan lingkungan sekitarnya.

d. Kesiapan operasi dan kelancaran dalam pengoperasian komputer.

e. Kesesuaian, keamanan dan ketertiban serta kelancaran pelaksanaan kegiatan pengadaan, pemeliharaanperawatan dan perbaikan perangkat komputer, barang inventaris kantor, perlengkapan kantor, alat-alat tulis, pengadaan barang-barang cetakan dan pakaian dinas.

f. Kebenaran dan ketepatan waktu penyampaian data dan informasi.

g. Pengelolaan kas kecil Dinas Umum.

h. Kerahasiaan surat yang dikategorikan surat-surat rahasia.

i. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan. j. Asset yang dikelola.

3. Sub Dinas Hukum dan Humas

Uraian tugas

1. Perencanaan dan Progam Menyusun progam kerja dan anggaran tahunan di lingkungan Sub Dinas Humas.

2. Operasional (spesifik Bidanga)

a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan

mengendalikan serta melaksanakan kegiatan kehumasan :

1) Menyiapkan kajian dan telaah produk-produk hikum

diantaranya : perundang-undangan, peraturan-peraturan perusahaan, sistem dan prosedur ;

2) Menyiapkan bahan-bahan sosialisasi produk-produk

hukum yang baru kepada pegawai maupun pengguna jasa kepelabuhanan ;

3) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan urusan-

urusan perusahaan yang yang memiliki aspek hukum, baik yang bersifat kedalam maupun keluar perusahaan ;

4) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan kasus,

perselisihan atau perkara yang dihadapi perusahaan dengan pihak lain ;

5) Menyiapkan bahan-bahan dalam penanganan kasus,

perselisihan atau perkara yang dihadapi perusahaan dengan pihak lain ;

6) Menyipakan konsep dokumen perikatan perusahaan dan

kerjasama diantaranya dokumen kontrak, Surat Penunjuk Pelaksanaan Pekerjaan (SP3), Surat Perjanjian Pemborongan (SP2)dan Surat Perjanjian kerjasama ;

7) Meneliti dan mengevaluasi serta mendokumentasikan

bahan-bahan pemberitaan, publikasi, promosi dan informasi mengenai kegiatan kepelabuhanan ;

8) Menjalin kerjasama dengan mass media, dengan luar

negeri dalam rangka terciptanya citra positif perusahaan ;

9) Menyiapkan penyusunan pidato, artikel, pembuatan

leaflet, booklet, port profile, dan press release ;

perundang-undangan peraturan dan kehumasan ;

11) Melaporkan pelaksanaan kegiatan kehumasan kepada atasan langsung.

b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan hukum dan kehumasan.

c. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian tertib administrasi atas hasil progam-progam kerja dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Kehumasan.

d. Melaksanakan

klaimkomplain pihak internal maupun eksternal yang berkaitan dengan tugas-tugas Sub Dinas Hukum dan Kehumasan.

e. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban

atas

pelaksanaan kegiatan Sub Dinas Hukum dan Humas secara periodic kepada Asisten Manager Umum.

f. Menindaklanjuti hasil temuan auditor, baik auditor SPI maupun editor eksternal.

g. Mengadakan dan memelihara koordinasi kerja yang harmonis dengan unit kerja lain yang terkait termasuk unit kerja eksternal lainnya dalam pelaksanaan tugas.

h. Mewakili Asisten Manager Umum keluar dan kedalam yang berhubungan langsung dengan ruang lingkup Sub Dinas Hukum dan Humas.

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Manager Umum yang terkait dalam pelaksanaan tugas.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan pencatatanpembukuan (baik manual maupun computer) secara kronologis atas kegiatan-kegiatan Sub Dinas Hukum dan Humas kedalam buku jurnal yang telah ditetapkan.

b. Menyelenggarakan dokumentasi atas surat-surat , peraturan, kebijaksanaan, buku-buku, gambar-gambar, laporan-laporan dan dokumen-dokumen lainnya yang terkait dengan fungsi dan tugas Supervisor Hukum dan Humas.

4. Pelaporan Membuat :

a. Laporan bulanan dibidang humas serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

b. Laporan triwulan dan semesteran realisasi progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang hukum dan humas.

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kegiatan kajian dan telaah produk-produk hukum, penyelesaian permasalahan-permasalahan hukum dan pelaksanaann kegiatan kehumasan ;

2) Laporan pelayanan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya, setelah mendapatkan rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

5. Analisis dan evaluasi Menganalisa dan mengevaluasi :

a. Laporan realisasi bulanan di bidang hukum dan humas serta laporan lainnya yang diperintahkan oleh Asisten Manager Umum.

b. Laporan realisasi triwulan dan semesteran progam kerja dan anggaran perusahaan (RKAP).

c. Laporan tahunan manajemen dibidang hukum dan humas.

d. Laporan-laporan lainnya :

1) Laporan kajian dan telaah produk-produk hukum, penyelesaian permasalahan-permasalahan hukum dan kegiatan pelaksanaan kehumasan ;

2) Laporan pelayanan dan permintaan dari instansi-instansi yang terkait lainnya, setelah mendapatkan rekomendasi dari Asisten Manager Umum.

6. Peraturan dan Kebijakan Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada peraturan perundangan serta kebijakan perudahaan yang berlaku.

7. Sistem dan Prosedur Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus berpedoman pada system dan prosedur yang berlaku termasuk pedoman standar operasi dan ISO.

8. Organisasi dan Tata Kerja Dalam melaksanakan fungsi dan tugas harus dengan organisasi dan tata kerja serta uraian tugas yang berlaku.

9. Sumber Daya Manusia

a. Membina, mengatur dan mengarahkan bawahan dalam melaksanakan tugas-tuganya.

b. Melaksanakan upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM) dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas melalui koordinasi dengan unit-unit kerja terkait.

c. Memetapkan Sasaran Kerja Individu (SKI) kepada bawahan untuk bahan Penilaian Karya Pegawai (PKP) secara periodik sesuai ketentuan yang berlaku.

10. Pengawasan

a. Melaksanakan pengawasan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Melakukan verifikasi antara rencana anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasi yang telah dicapai.

c. Melaksanakan pengawasan terhadap keamanan asset yang berada dibawah tanggung jawab Sub Dinas Hukum dan Humas.

Sedangkan untuk Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor Humas, yaitu :

1. Wewenang

a. Mengusulkan kepada atasan langsung :

1) Rencana kerja dan anggaran tahunan serta rencana

jangka panjang (RJP) dibidang Hukum dan Humas ;

2) Penyempurnaan peraturan dan kebijaksanaan, sistem dan

prosedur serta struktur organisasi dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas yang dianggap perlu ;

3) Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan fasilitas

perlengkapan guna mendukung pelaksanaan tugas dilingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas.

c. Memberikan masukan-masukan kepada Asisten Manager Umum guna peningkatan kinerja di bidang hokum dan kehumasan.

d. Menandatangani atau memparaf surat-suratdokumendokumen yang menjadi kewenangan Supervisor Hukum dan Humas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

e. Memberikan pembinaan, teguran kepada bawahannya atas pelanggaran sesuai dengan prosedur yang berlaku.

f. Memberikan Penilaian Karya Pegawai (PKP) kepada bawahannya secara obyektif dan memberikan rekomendasi kepada Asisten Manager Umum.

2. Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap :

a. Kebenaran, kecepatan dan ketepatan waktu penyampaian laporan pertanggungjawaban RKAP di lingkungan Sub Dinas Hukum dan Humas.

b. Kebenaran, kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan aspek hukum dan kehumasan.

c. Kelengkapan kebenaran dan keabsahan bukti-buktidokumen yang berkaitan dengan aspek hukum dan kehumasan.

d. Keamanan dokumen-dokumen dan arsip yang disimpan.

e. Asset yang dikelolanya.

BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

3.1. Hasil Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru merupakan Pelabuhan Cabang Kotabaru yang berada dibawah kendali Operasional Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Ditetapkannya Daerah lingkungan kerja Perairan Kotabaru dan Kawasanya yang terdiri dari dari Kawasan Batulicin dan Kawasan Mekar Putih sehingga menjadi perairan wajib Pandu, maka menambah pendapatan dan segmen pemanduan. Pada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Kotabaru dalam unit kerjanya terbagi atas 6 Divisi yaitu :

1. Divisi SDM UMUM

2. Divisi Teknik

3. Divisi Operasi

4. Divisi Komersial

5. Divisi Keuangan

6. Divisi SMI

Divisi umum melaksanakan perencaan tata usaha dan administrasi perkantoran, rumah tangga dan perlengkapan kantor, keamanan dan lingkungan sekitarnya serta perencanaan dan pelaksanaan pengelolaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data, informasi dan statistik serta semua hal yang menyangkut masalah kepegawaian.

Struktur Organisasi Divisi Umum

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Divisi Umum

3.2. Pembahasan

1. Prosedur Perekapan Tiket

Dari beberapa tanggung jawab di Divisi Umum salah satunya adalah pemesanan tiket untuk pihak yang akan melakukan Perjalanan Dinas sesuai dengan kepentingan yang telah di tentukan, pemesanan tiket tersebut dilakukan oleh Ketua Koperasi Primer Koperasi Karyawan Maritim Pelabuhan Kotabaru (PRIMKOKARMAR) di Divisi Umum : Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :

a. Adanya Surat Perintah maupun Surat Undangan Kepada pihak terkait untuk melakukan Perjalanan Dinas, yang biasanya surat tersebut diterima dari intern kantor maupun dari kantor pusat.

b. Jika surat tersebut diterima dari lingkungan ekstern kantor, maka surat tersebut di terima melalui e-mail Pelabuhan Cabang Kotabaru yaitu tu.kotabarupp3.co.id .

Gambar 3.2 Tampilan Utama e-mail PP3 Cabang Kotabaru

c. Selanjutnya untuk surat yang telah diterima di lakukan pengeprinnan untuk dilakukan proses selajutnya.

Gambar 3.3 Surat Undangan Direksi

d. Setelah di print, surat tersebut di serahkan pada bagian Administrasi untuk dilakukan pengagendaan, dan diberi baju surat sebelum di serahkan kepada Manager Umum untuk mendapat disposisi selanjutnya.

Gambar 3.4 Surat Undangan Yang Sudah

di Agenda

Ketika surat tersebut dibawa ke Manager Umum, ada 2 (dua) hal kemungkinan yang akan terjadi, kemungkinan yang pertama adalah surat tersebut tidak disetujui, dan apabila surat tersebut tidak disetujui, maka surat tersebut akan langsung diarsipkan. Sedangkan apabila surat tersebut disetujui, akan berisi keterangan pada baju surat untuk dilakukan proses selanjutnya oleh bagian Administrasi.

Gambar 3.5 Surat Yang di Setujui

e. Setelah surat tersebut di disposisi oleh Manager Umum, selanjutnya bagian Administrasi akan mendistribusikan Surat tersebut dengan tujuan yang sudah ditulis oleh Manager Umum.

f. Kemudian di Divisi Umum akan Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang telah di tanda tangani oleh Manager Umum.

Gambar 3.6 Surat Perintah Perjalanan Dinas

g. Setelah SPPD selesai dibuat, ketua koperasi melakukan pemesenan tiket pesawat yang kemudian pihak Tata Usaha akan menerima bukti pembayaran melalui e-mail Tata Usaha. Sedangkan untuk bagian Administrasi akan melakukan pengarsipan atas SPPD beserta perlengkapan tadi.

Gambar 3.7 Penerimaan Bukti Pembayaran Tiket Gambar 3.7 Penerimaan Bukti Pembayaran Tiket

Gambar 3.8 Penyimpanan Bukti Sebagai Arsip

i. Setelah dilakukan pengarsipan, selanjutnya dilakukan pengeprintnan atas bukti pembayaran tersebut.

Gambar 3.9. Pengeprintnan Bukti Pembayaran Tiket Gambar 3.9. Pengeprintnan Bukti Pembayaran Tiket

buku daftar Supervisor Umum.

Gambar 3.10. Pencatatan di buku Agenda

k. Setelah dilakukan pencatatan, selanjutnya dilakukan proses penagihan

ke Divisi Keuangan oleh bagian administrasi dengan surat penagihan yang dilampiri oleh daftar tagihan beserta bukti pembayaran tiketnya.

Gambar 3.11. Surat Tagihan

Gambar 3.12. Bukti Pembayaran Tiket

Gambar 3.13. Daftar Tagihan Tiket Gambar 3.13. Daftar Tagihan Tiket

mengantar Dokumen tersebut ke Divisi Keuangan.

2. Prosedur Pengadaan Barang

Sebagaimana peranan Divisi SDM Umum yang juga bertanggung jawab dengan kerumahtanggaan, maka sudah menjadi kewajiban Divisi SDM Umum untuk melakukan pengadaan barang- barang penunjang kerja karyawan, baik dari Safety, ATK, Kelengkapan Terminal Penumpang, Kelengkapan Pelabuhan, Kelengkapan Kantor, dan lain-lain.

Adapun prosedur pengadaan barang dapat dijelaskan sebagai

berikut :

1. Dilakukan pengadaan barang ketika ada sebuah permitaan pengadaan barang baik dari ruang lingkup Intern Kantor Pelabuhan Cabang Kotabaru maupun dari Kantor Kawasan Batulicin dan Kantor Kawasan Mekar Putih, dimana permintaan tersebut dilakukan dengan menggunakan Surat Resmi (dinas) yang biasa disebut Nota Dinas.

Gambar 3.14. Nota Dinas Pengadaan Barang beserta Lampiran

Gambar 3.15. Nota Dinas Pengadaan Barang beserta Lampiran

2. Setelah Supervisor Umum menerima surat permintaan pengadaan barang, selanjutnya supervisor Umum Membuat Nota Dinas untuk pengadaan barang tersebut sesuai dengan dasar surat yang telah diterima dari divisi lain maupun dari Kantor Kawasan.

Gambar 3.16. Nota Dinas

3. Setelah Nota Dinas selesai dibuat beserta lampirannya, Nota Dinas tersebut di serahkan ke bagian Administrasi untuk dilakukan proses pendisposisian ke Manager SDm Umum beserta Nota Dinas yang dijadikan sebagai dasar pembuatan Nota Dinas Tersebut.

4. Jika Nota Dinas tersebut di setujui, maka akan ada perintah dari Manager SDM Umum untuk Supervisor Umum yang di tulis pada Nota Dinas tersebut.

5. Setelah di disposisi, Supervisor melakukan pembelian barang yang terlampir pada Nota Dinas yang di setujui.

6. Setelah melakukan pemesanan maka dilakukan penagihan biaya pembelian pada Divisi Keuangan dan Barang yang di beli ditujukan pada pihak yang meminta Pengadaan Barang tersebut.

3. Prosedur Pengarsipan

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PT PEL