Analisis Pengolaan Kenaikan Gaji Berkala Pada Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (PUSAIR)

Data Pribadi

Nama : Benny Risdiyanto

Jenis kelamin : Pria

Tempat, tanggal lahir : Kuningan, 25-10-1988

Kewarganegaraan : Indonesia

Tinggi, berat badan : 171 cm, 58 kg

Kesehatan : Baik

Agama : Islam

Alamat Di Bandung : Jl.Jatinangor, Cikeruh No. 216 Sumedangng

HP : 081220946886

E-mail : bennyrisdiyanto@ymail.com

Pendidikan

1995 – 2001 : SDN 1 Krtayasa, Kuningan

2001 – 2004 : SMP Negeri 4 Kuningan, Kuningan

2004 – 2007 : SMA Kosgoro Kuningan, Kuningan

2007 – Sekarang : Manajemen Informatika Unikom-Bandung

Kemampuan

¾ Kemampuan Komputer (MS Word, MS Power Point, MS Excel).

¾ Kemampuan Internet.

¾ Kemampuan Pemrograman ( Delphi, javascript, VB)

Pernah Mengikuti Seminar

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kerja Praktek

Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum (PU) Bandung merupakan suatu bentuk departemen pekerjaan umum milik pemerintah, Sebagai salah satu Instansi Pemerintah yang berfungsi sebagai penyusun program, pelaksanaan, evaluasi dan analisis hasil penelitian dan pengembangan Sumber Daya Air serta pengkajian – penerapan teknologi Sumber Daya Air untuk kepentingan seluruh masyarakat Indonesia.

Oleh karena itu, penulis ingin meneliti sistem yang berjalan di Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum (PU) untuk memenuhi tugas mata kuliah Kerja Praktek. Penulis pun mendapat manfaat pembelajaran secara langsung mengenai dunia kerja dan memperoleh pengalaman yang berguna untuk kesiapan pada saat masuk dunia kerja yang sesuai degan bidang atau jurusan yang dipilih.

Penelitian ini dilakukan di Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (PUSAIR) pada bidang Kenaikan Gaji Berkala, Pada bagian inilah penulis tertarik dengan judul

“ANALISIS PENGELOLAAN KENAIKAN GAJI BERKALA PADA PUSAT

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA AIR (PUSAIR) KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM BANDUNG”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dalam pengelolaan Kenaikan Gaji Berkala pada Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air masalah yang dapat diidentifikasi adalah sebagai beriku:

1. Media penyimpanan data pegawai, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat masih disimpan dalam bentuk arsip. Hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisien dalam melakukan pencarian. Selain itu, data yang ada sewaktu-waktu dapat hilang dan rusak.

2. Pembuatan laporan Kenaikan Gaji Berkala masih manual sehingga pembuatan

laporan tersebut menjadi tidak efisien. 1.3. Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek

Adapun maksud dan tujuan Kerja Praktek yang dilaksanakan di Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum Bandung adalah sebagai berikut :

1.3.1. Maksud Kerja Praktek

Adapun maksud dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Kerja Praktek selama satu bulan dan untuk meneliti suatu sistem informasi yang berjalan pada Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum Bandung. Dengan adanya tugas kerja praktek ini penulis mengetahui dan memahami sistem informasi dan pengalaman didalam dunia kerja dengan adanya kerja praktek ini sangat banyak manfaatnya bagi penulis maupun pembaca.

1.3.2. Tujuan Kerja Praktek

1. Mampu berinteraksi dengan lingkungan kerja melalui kinerja yang baik, sesuai dengan etika/norma yang berlaku di perusahaan/instansi yang bersangkutan

2. Mengenal dan mendapatkan pengalaman tentang dunia kerja

3. Dapat menggali pengetahuan yang berkaitandengan sistem informasi, dalam sistem nyata

4. Mempercepat pemahaman dan pengertianyang lebih baik dan lebih mantap untuk teori yang sudah, sedang dan akan dihadapi

5. Mengetahui proses pengembangan sistem pada Bagian Kepegawaian di Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (PUSAIR)

1.4. Batasan Masalah

Dari penjelasan yang telah dijabarkan sebelumnya, kami mencoba untuk membatasi masalah yang akan dibahas, agar pembahasannya tidak menyimpang dari yang sudah ditetapkan kami tidak menangani pembuatan aplikasi kenaikan gaji berkala, tidak membahas kenaikan pangkat, pensiun dan absensi.

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 1.5.1 Lokasi

Objek Pelaksanaan Kerja Praktek Laporan dipilih oleh penulis dalam menyusun laporan Kerja Praktek mengenai Sistem Informasi Kenaikan Gaji Berkala yaitu pada bagian Tata Usaha Sub Bagian Keuangan di kantor Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum (PU) di Bandung yang berlokasi di Jl. Ir.H Juanda No. 193 Bandung, Telephone (022) 2504053 Bandung.

1.5.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan dan waktu praktek kerja lapangan Sistem Informasi Kenaikan Gaji Berkala pada Pusat Penelitan dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum (PU) Bandung dilakukan selama kurang lebih satu bulan pada tanggal 05 juli sampai dengan 05 agustus 2010.

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto H.M (2001:2) Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama [Jog01].

Menurut Raymond McLeod, Jr., George Schell (2001:9) Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu [RG01].

Dari dua pengertian tersebut, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan.

2.1.1 Elemen Sistem

Elemen – elemen yang menyusun sebuah sistem tersebut terdiri dari :

1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, prosedur pencapaian tujuan.

Merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana batasan ini dapat berupa peraturan – peraturan, biaya – biaya, personil, peralatan, dll.

3. Control

Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa control pemasukan data (input), control keluaran dat (output), control pengoperasian, dll.

4. Input

Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekwensi pemasukan data, jenis pemasukan data, dll.

5. Proses

Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, proses dapat berupa : klarifikasi, peringkasan, pencarian, dll.

6. Output

Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, output dapat berupa laporan, grafik, dll.

7. Umpan Balik

Merupakan elemen – elemen sistem yang tugasnya apakah sistem berjalan sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dll.

Suatu sistem dapat dikatakan sebagai kerangka terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem dapat dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya tersebut telah tercapai

2.1.2 Karakteristik Sistem

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen (subsistem) yang saling berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya, sehingga menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung Sistem

Merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem

Adalah energi yang dimaksukkan ke dalam sistem. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

f. Keluaran Sistem

Adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau system itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem

Suatu system mempunyai tujuan atau sasaran, jika sistem tidak memiliki sasaran maka sistem tidak akan ada. Suau sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sitem penjualan, dan lain sebagainya.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada pencipta alam).

Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dan malam, sistem kehidupan umat manusia.

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut

human-machine system atau ada yang menyebut man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system. Karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic system)

Deterministic system beroperasi dengan tingkah laku yang sudah bisa diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem tersebut dapat diramalkan dan relatif stabil/ konstan dalam jangka waktu yang lama. Contohnya adalah pada sistem komputer.

Probabilistic system adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas. Contohnya pada sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi.

d. Sistem Tertutup (close system) dan Sistem Terbuka (open system)

Close system merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja asecara otomatis tanpa ada turut campur tangan dari pihak luarnya walaupun

sebenarnya bersifat relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Open system adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang [Jog01].

Menurut Raymond McLeod, Jr., George Schell (2001:12) Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai [RG01].

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi. Sistem Informasi ini dapat didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 11) Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [Jog01]..

Bila mengacu pada definisi sistem maka sistem informasi dapat definisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Dapat di simpulkan bahwa sistem informasi adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna.

1. Hardware (perangkat keras), seperti : keyboard, monitor, microprocessor dan lain sebagainya.

2. Software (perangkat lunak).

3. Brainware (manusia).

4. Data.

5. Prosedur atau metode-metode.

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam suatu analisis dan desain adalah pendekatan terstruktur. Suatu pendekatan yang bekerja dari sudut pandang yang lebih tinggi menuju tingkat lebih rendah yang lebih rinci, dimana keinginan pemakai disajikan dalam diagram aliran data. Desain terstruktur adalah implementasi secara fisik dan pembagian struktur modular secara hirarki dengan pendekatan atas bawah.

2.4.1 Flow Map

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Diagram aliran dokumen merupakan bagan – bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah :

1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan.

3. Menjelaskan hubungan – hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut

2.4.2 Diagram Kontek

Diagram Konteks digunakan untuk mempresentasikan keseluruhan sistem melalui sebuah lingkaran (proses), sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem. Diagram Konteks terdiri dari :

a. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.

b. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.

2.4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu alat yang menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses – proses yang dihubungkan oleh aliran data, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses – proses yang ada didalam sistem tersebut. Simbol – simbol yang digunakan dalam DFD adalah :

1. Aliran Informasi yang dilambangkan dengan anak panah, menunjukan informasi yang masuk kedalam sistem maupun yang keluar sistem.

2. External Entity yang dilambangkan dengan empat persegi panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar sistem.

3. File atau tempat penyimpanan data dilambangkan dengan sepasang garis

4. Proses dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh manusia, mesin, komputer dari hasil suatu proses data.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Pusat penelitian dan pengembangan sumber daya air merupakan suatu instansi yang yang berada dibawah Kementerian Pekerjaan Umum yang mempunyai beberapa lingkup kegiatan sebagai suatu instansi pemerintahan diantaranya:

1. penyusunan program, pelaksanaan evaluasi dan analisis hasil penelitian dan

pengembangan sumber daya air

2. pengkajian penerapan teknologi sumber daya air

3. pengumpulan dan pengolahan data sumber daya air

4. pelaksanaan pengujian dan persiapan saran teknis/advis teknis teknologi lingkungan keairan, hidrologi, bangunan hidraulik dan geoteknik keairan, sungan dan sabo, rawa dan pantai, serta irigasi

5. standarisasi dibidang pengembangan dan pengelolaan sumber daya air

6. peningkatan kualitas sumber daya manusia dibidang pengembangan dan pengelolaan sumber daya air

7. diseminasi dan sosialisasi hasil penelitian dan pengembangan sumber daya air

8. pengembangan korporasi dan layanan dalam penelitian dan pengembangan sumber

3.1.1 Sejarah Singkat Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung

Sejarah Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum Bandung, berada dalam dari masa ke masa , yang terdiri dari :

1936 Didirikan Hidrodynamisch Laboratorium oleh Departemen Verkeer en

Wterstaat (V en W) yang menempati ruangan Technische Hogeschool(THS,sekarang ITB),dengan pimpinan umum Prof.IR.J.W.F.C.Proper.

1945 Institute voor Weg en Waterbouwkundige Onderzoekingen

1950 Institute Teknik dan Tanah

1966 Lembaga Penyelidikan masalah Air (LPMA)

Dengan diubah nama menjadi Lembaga Penyelidikan Masalah Air (LPMA) Pemerintah berharap adanya badan khusus yang meneliti dan menyelidiki masalah air secara khusus

1974 Direktorat Penyelidikan Masalah Air (DPAM)

1984 Pusat Penelitian Dan Pengembangan Pengairan,Yanga berada dibawah

Badan Litbang Departemen Pekerjaan Umum.

1999 Pusat Penelitian Dan Pengembangan Teknologi Sumber Daya Air

(SDA).,yang berada dibawah Badan Litbang Departemen Permukiman dan Pengembangan Wilayah (kimbangwil).

2001 Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (SDA), yang berada dibawah Badan Litbang Departemen Permukiman Dan Perasarana Wilayah (kimpraswil).

2004 Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (SDA), yang

berada Dibawah Litbang Departemen Pekerjaan Umum.

2009 Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air (SDA), yang

berada Dibawah Litbang Kementerian Pekerjaan Umum.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi

Adapun visi pada Pusat Penelitian Dan Pengebangan Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung adalah menjadi lembaga terkemuka dalam menyediakan jasa keahlian teknologi untuk tersedianya infrastruktur sumber daya air yang handal.

Misi

Adapun Misi pada Pusat Penelitian Dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung adalah :

1. Meneliti dan Mengembangkan teknologi tepat guna sumber daya air yang kompetitif dan ramah lingkungan

2. Menyusun norma,standar,pedoman,manuyal bidang konstruksi dan bangunan Sumber Daya Air.

4. Menyediakan data dan informasi bidang Sumber Daya Air.

3.1.3 Bentuk dan Hukum Perusahaan

Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung Berada dibawah naungan Departemen Pekerjaan Umum, Berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pekerjaan Umum No.211/KPTS/1994 pada tanggal 28 juli 1994, Pusat Penelitia Dan Pengembangan Sumber Daya Air Departemen Pekerjaan Umum (Puslitbang SDA Kementerian PU) bertugas berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan loeh Kepala Badan Puslitbang SDA Kementerian PU.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Pada Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung yang sampai saat ini masih berjalan dan dipakai dalam menjalankan aktifitas kantor yaitu:

1.1Struktur Organisasi Kementerian PU

3.3 Deskripsi Kerja

Setiap pekerjaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat terwujud. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan deskripsi kerja yang jelas agar setiap anggota organisasi tersebut mengerti akan tanggung jawab dan wewenang masing-masing. terkait dengan sistem

informasi pengelolaan data kepegawaian, deskripsi kerja pada bidang Pengembangan Keahlian terbagi kedalam bagian:

1. Kepala Bidang PKSK

Kepala Bidang PKSK merupakan pimpnan yang mengepalai bidang kepegawaian, dan bertanggung jawab terhadap Kepala Puslitbang SDA. Adapun tugas utama Kepala Bidang PKSK adalah sebagai berikut:

o Menetapkan kebijakan penetapan pegawai struktural pada tiap bagian menurut prestasi, keahlian dan minat masing-masing pegawai

o Menetapkan kebijakan penetapan jabatan fungsional didalam jajaran

Puslitbang SDA

o Memberikan penilaian terhadap pegawai yang berada dijajaran PKSK sebagai sarana pertimbangan dalam penyusunan laporan kenaikan pangkat

2. Staf – Staf bagian PKSK

Para staf yang bekerja pada bagian PKSK terdiri dari beberapa orang yang saling bekerja sama . dan bertanggung jawab terhadap Kepala Sub Bagian dan Kepala Bagian PKSK serta mempunyai tugas sebagai berikut:

o Menyusun rencana dan program kerja tahunan Bagian serta mempersiapkan

penyusunan program kerja tahunan Sekretarian Pelaksana;

o Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi perencanaan

kebutuhan/formasi, pemutasian, pemensiunan, dan pengembangan pegawai di lingkungan Kopertis;

o Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi surat masuk, surat keluar, ekspedisi, kearsipan, dan dokumentasi;

o Melaksanakan urusan rumah tangga kantor yang meliputi kebersihan, keamanan, ketertiban, dan keindahan di lingkungan Kopertis;

o Melaksanakan pengurusan alat tulis kantor di lingkungan kantor Kopertis; o Melaksanakan pengaturan perizinan tamu dan keprotolan;

o Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan upacara;

o Mempersiapkan pemberian penerangan/informasi yang menyangkut pelaksanaan

tugas kopertis o

o Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi perencanaan pemanfaatan

pembelajaran, pembukuan, pertanggungjawaban anggaran rutin dan pembangunan di lingkungan Kopertis;

o Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi surat masuk, surat keluar, ekspedisi, kearsipan, dan dokumentasi;

o Melaksanakan urusan rumah tangga kantor yang meliputi kebersihan, keamanan, ketertiban, dan keindahan di lingkungan Kopertis;

o Melaksanakan pengurusan alat tulis kantor di lingkungan kantor Kopertis; o Melaksanakan pengaturan perizinan tamu dan keprotolan;

o Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan upacara;

o Mempersiapkan pemberian penerangan/informasi yang menyangkut pelaksanaan

BAB IV

ANALISA SISTEM

4.1 Gambaran Sistem

Sistem informasi pengelolaan data kepegawaian merupakan sistem informasi  yang berfungsi untuk mengelola data‐data pegawai mulai dari data pribadi pegawai,  datakeluarga,  data  penilaian,  riwayat  pendidikan,  data  pensiun,  tanda  jasa  yang  diberikan pemerintah atas jasa yang telah dilakukan pegawai, pengeloaan gaji. 

4.1.1 Deskripsi Sistem

Sistem  pengelolaan  kepegawaian  merupakan  sistem  yang  di  buat  oleh  departemen pekerjaan umum, dan diperuntukan dilingkungan departemen pekerjaan  umum itu sendiri sebagai sarana untuk membantu pada tiap‐tiap  instansi dalam  pengelolaan data kepegawaian tidak terkecuali dilingkungan Puslitbang SDA 

Sistem yang ada dilingkungan Puslitbang SDA saat ini berbasis web dengan  menggunakan java script sebagai bahasa pemrogramannya, berdasarkan analisis yang  dilakukan sistem tersebut mengelola data‐data kepegawaian seperti pribadi pegawai,  data keluarga, data penilaian, riwayat pendidikan, data pensiun, tanda jasa yang  diberikan pemerintah atas jasa yang telah dilakukan pegawai, pengeloaan gaji. Mouse  dan keyboard menjadi alat untuk berinteraksi dengan sistem.    

4.2 Usulan Pengembangan Sistem

4.2.1 Tujuan Pengembangan Sistem 

Tujuan  dari  pengembangan  sistem  informasi  ini  adalah  untuk  memberikan  gambaran  secara  umum  kepada  pemakai  dalam  pembuatan  rancangan sistem yang baru. Sehingga nantinya diharapkan sistem yang baru  dapat membantu mengatasi kekurangan yang ada dan dapat memberikan  informasi pada Puslitbang SDA. 

4.2.2      Perancangan prosedur yang diusulkan  4.2.2.1      Flowmap 

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir  didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang  saling  terkait  dalam  hubungannya  dengan  kebutuhan  data  dan  informasi. Diagram aliran dokumen merupakan bagan – bagan alir yang  menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan –  tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah : 

1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan.  2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat. 

3. Menjelaskan hubungan – hubungan data dan informasi dengan   bagian‐bagian dalam aktivitas tersebut  

Aliran data yang terjadi dalam proses kenaikan gaji berkala digambarkan melalui  flowmap berikut: 

Gambar 4.1 Flowmap Pengelolaan Kenaikan Gaji Berkala

Dalam proses pengusulan kenaikan gaji berkala terdapat enam bagian yang terkait  dalam sistem, yaitu : Kementerian PU jakarta, Kepala Puslitbang SDA, Kepala Bagian  Kepegawaian, Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan, pegawai. 

1. Kementerian PU Jakarta  

Kementerian PU Jakarta mengirimkan draft gaji berkala kepada Puslitbang SDA  yang berisi mengenai penyesuaian gaji terbaru apabila telah didapatkan laporan  siapa saja yang berhak mendapatkan kenaikan gaji berkala maka laporan atau  draft gaji pegawai yang baru akan diberikan kembali kepada pegawai yang  bersangkutan 

2. Kepala Puslitbang SDA  

Kepala Puslitbang SDA menerima draft gaji berkala yang baru yang kemudian  disampaikan kepada bagian kepegawaian untuk dilakukan pengecekan. Apabila  telah sesuai maka laporan tersebut akan di validasi untuk kemudian diserahkan  kepada pemerintah 

3. Kepala Bagian Kepegawaian        

Kepala  Bagian  Kepegawaian  menerima  draft  kenaikan  gaji  berkala  serta  memvalidasi laporan siapa saja penerima kenaikan gaji berkala yang telah  disesuaikan oleh staf bagian kepegawaian Puslitbang SDA, untuk kemudian  diserahkan kepada kepala Puslitbang SDA. 

4. Staf  Bagian Kepegawaian 

Staf  Bagian  Kepegawaian  bertugas  memeriksa  siapa    saja  yang  berhak  menerima kenaikan gaji berkala. Pegawai penerima kenaikan gaji berkala 

disesuaikan berdasarkan draft gaji yang telah disampaikan oleh Kementerian  PU. Arsip pegawai dicari dari bagian pengolah dokumen/arsip apabila telah  ditemukan maka data tersebut dioleh dan disesuaikan kenaikan gaji berkala  sesuai dengan draft yang ada. Apabila telah sesuai data yang ada di sampaikan  kepada kepala bagian kepegawaian untuk di validasi 

5. Pegawai  

Pegawai Menerima SK Kenaikan Gaji Berkala Dari Pemerintah   yang secara  otomatis gaji yang dimilikinya disesuaikan dengan jabatan ataupun pangkat atau  lama bekerja pegawai yang bersangkutan 

   

   

Dalam proses Pencatatan data pegawai terdapat tiga bagian yang terkait dalam sistem,  yaitu Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan, pegawai 

1. Pegawai 

Menyerahkan data diri kepada staf bagian kepegawaian yang kemudian akan  diolah/dimasukan kedalam data store dibagian tersebut.  

2. Staf Bagian Kepegawaian 

Bertugas mengolah data pegawai yang telah diserahkan oleh pegawai untuk  kemudian dimasukan kedalam data store 

3. Staf Pengolah Dokumen 

Bertugas menyimpan berkas pegawai yang telah diserahkan kedalam map yang  kemudian disimpan kedalam loker pegawai  

   Gambar 4.3 Flowmap Pencatatan Data Keluarga 

Dalam proses Pencatatan data keluarga terdapat tiga bagian yang terkait dalam sistem,  yaitu Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan, pegawai 

4. Pegawai 

Menyerahkan data keluarga kepada staf bagian kepegawaian yang kemudian  akan diolah/dimasukan kedalam data store dibagian tersebut.  

5. Staf Bagian Kepegawaian 

Bertugas mengolah data keluarga yang telah diserahkan oleh pegawai untuk  kemudian dimasukan kedalam data store 

6. Staf Pengolah Dokumen 

Bertugas menyimpan berkas pegawai yang telah diserahkan kedalam map yang  kemudian disimpan kedalam loker pegawai  

  

Dalam proses Pencatatan riwayat pendidikan terdapat tiga bagian yang terkait dalam  sistem, yaitu Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan, pegawai. 

7. Pegawai 

Menyerahkan  riwayat  pendidikan  kepada  staf  bagian  kepegawaian  yang  kemudian akan diolah/dimasukan kedalam data store dibagian tersebut.  

8. Staf Bagian Kepegawaian 

Bertugas mengolah riwayat pendidikan yang telah diserahkan oleh pegawai  untuk kemudian dimasukan kedalam data store 

9. Staf Pengolah Dokumen 

Bertugas menyimpan berkas riwayat pendidikan yang telah diserahkan kedalam  map yang kemudian disimpan kedalam loker pegawai  

     

  Gambar 4.5 Flowmap pencatatan Penilaian.

Dalam proses pengusulan kenaikan Pangkat terdapat empat bagian yang terkait dalam  sistem, yaitu : Penilai, Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan,  pegawai. 

1. Penilai 

menilai  kinerja  pegawai  yang  bersangkutan  selama  satu  periode.  Apabila  penilaian telah selesai dilakukan kemudian data tersebut akan diberikan kepada  bagian kepegawaian untuk dimasukan kedalam data store  

2. Staf Bagian Kepegawaian 

memasukan data penilaian kedalam datastore dan memberikan arsip penilaian  kebagian pengolah dokumen untuk dijadikan arsip 

3. Staf Pengolah Dokumen 

memasukan arsip penilaian kedalam berkas pegawai yang bersangkutan   dan  sewaktu‐waktu dibutuhkan dapat ditemukan 

4. Pegawai 

Menerima laporan hasil penilaian serta menjadi objek dalam penilaian yang  dilakukan oleh penilai. 

       

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA VI - 36  

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pembahasan dalam bab-bab sebelumnya yang terdapat dalam laporan kerja praktek, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Lebih mudah dalam mencari data pegawai terutama untuk usulan

kenaikan gaji berkala.

2. Penyimpanan data pegawai lebih efisien, tidak mudah rusak dan

hilang.

5.2 Saran

Dalam perancangan ini ada beberapa hal yang perlu disampaikan

diantaranya Perlu adanya sistem informasi lain yang dapat mengelola prosedur lain seperti :

1. pengelolaan tanda jasa

2. pengelolaan pensiun,

3. pengelolaan kenaikan pangkat

karena system yang dibuat saling terkait dengan aspek-aspek tersebut.

   

SUMBER DAYA AIR KEMENTERIAN PU BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Studi Sistem Informasi Jenjang Strata Satu

Oleh :

Iwan Nur Khoerudin NIM. 10507709

Benny Risdiyanto NIM. 10507716

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

2010  

iv

Lembar Pengesahan ... i

Kata Pengantar ... ii

Daftar Isi ... iv

Daftar Gambar ... vii

Daftar Simbol ... viii

Daftar Lampiran ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.1 Elemen Sistem ... 5

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 8

2.2 Pengertian Informasi ... 11

v

2.4.1 Flow Map ... 12

2.4.2 Diagram Kontek ... 12

2.4.3 Data Flow Diagram ... 13

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 15

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 15

3.1.1 Sejarah Singkat Pusat Penelitian dan Pengembangn Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung ... 16

3.1.2 Visi dan Misi ... 17

3.1.3 Bentuk dan Hukum Perusahaan ... 18

3.2 Struktur Organisasi ... 19

3.3 Deskripsi Kerja ... 20

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 22

4.1 Gambaran Sistem ... 22

4.1.1 Deskripsi Sistem ... 22

4.2 Usulan Pengembangan Sistem ... 23

4.2.1 Tujuan Pengembangan Sistem ... 23

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 23

4.2.2.1 Flowmap ... 35

BAB V KESIMPULAN ... 35

vi

5.2 Saran ... 35

35   

Dalam proses pengusulan kenaikan Pangkat terdapat empat bagian yang terkait dalam  sistem, yaitu : Penilai, Staf Bagian Kepegawaian, Staf Pengolah Dokumen./Pengarsipan,  pegawai. 

1. Penilai 

menilai  kinerja  pegawai  yang  bersangkutan  selama  satu  periode.  Apabila  penilaian telah selesai dilakukan kemudian data tersebut akan diberikan kepada  bagian kepegawaian untuk dimasukan kedalam data store  

2. Staf Bagian Kepegawaian 

memasukan data penilaian kedalam datastore dan memberikan arsip penilaian  kebagian pengolah dokumen untuk dijadikan arsip 

3. Staf Pengolah Dokumen 

memasukan arsip penilaian kedalam berkas pegawai yang bersangkutan   dan  sewaktu‐waktu dibutuhkan dapat ditemukan 

4. Pegawai 

Menerima laporan hasil penilaian serta menjadi objek dalam penilaian yang  dilakukan oleh penilai. 

 

 

   

36 

 

Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia/Laporan TA VI - 36  

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pembahasan dalam bab-bab sebelumnya yang terdapat dalam laporan kerja praktek, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Lebih mudah dalam mencari data pegawai terutama untuk usulan kenaikan gaji berkala.

2. Penyimpanan data pegawai lebih efisien, tidak mudah rusak dan hilang.

5.2 Saran

Dalam perancangan ini ada beberapa hal yang perlu disampaikan

diantaranya Perlu adanya sistem informasi lain yang dapat mengelola prosedur lain seperti :

1. pengelolaan tanda jasa 2. pengelolaan pensiun,

3. pengelolaan kenaikan pangkat

karena system yang dibuat saling terkait dengan aspek-aspek tersebut.

   

ANALISIS PENGELOLAAN KENAIKAN GAJI BERKALA

PADA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA AIR KEMENTERIAN PU BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Studi Sistem Informasi Jenjang Strata Satu

Oleh :

Iwan Nur Khoerudin NIM. 10507709

Benny Risdiyanto NIM. 10507716

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2010

 

iv

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... i

Kata Pengantar ... ii

Daftar Isi ... iv

Daftar Gambar ... vii

Daftar Simbol ... viii

Daftar Lampiran ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.1 Elemen Sistem ... 5

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 8

2.2 Pengertian Informasi ... 11

v

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 12

2.4.1 Flow Map ... 12

2.4.2 Diagram Kontek ... 12

2.4.3 Data Flow Diagram ... 13

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 15

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 15

3.1.1 Sejarah Singkat Pusat Penelitian dan Pengembangn Sumber Daya Air Kementerian PU Bandung ... 16

3.1.2 Visi dan Misi ... 17

3.1.3 Bentuk dan Hukum Perusahaan ... 18

3.2 Struktur Organisasi ... 19

3.3 Deskripsi Kerja ... 20

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 22

4.1 Gambaran Sistem ... 22

4.1.1 Deskripsi Sistem ... 22

4.2 Usulan Pengembangan Sistem ... 23

4.2.1 Tujuan Pengembangan Sistem ... 23

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 23

4.2.2.1 Flowmap ... 35

BAB V KESIMPULAN ... 35

vi

5.1 Kesimpulan ... 35 5.2 Saran ... 35