Sistem Informasi Standar Operasional Prosedur Perusahaan Chillight

(1)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Melihat semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini, tuntutan terhadap metode pengajaran serta perlunya peningkatan pada materi pendidikan. Maka Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) ,sebagai lembaga akademis yang berorientasi pada ilmu pengetahuan dan teknologi, menetapkan kurikulum yang fleksibel dan mampu mengakomodasi perkembangan yang ada. Salah satunya dengan memberikan mata kuliah Kerja Praktek kepada mahasiswa. Dengan kerja praktek inilah, mahasiswa dituntut untuk dapat mengerti dan memahami pekerjaan di lapangan. Seluruh mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memiliki ilmu pengetahuan di bidang teknologi dan informasi semata, namun yang lebih penting adalah mahasiswa memiliki ketrampilan dan kemampuan untuk menerapkan ilmu yang dimilikinya. Karena tidak menutup kemungkinan bahwa teori yang diterimanya dari bangku kuliah berbeda dengan masalah yang dihadapi di lapangan nantinya. Perkembangan teknologi yang sangat pesat dibidang penyedia jasa layanan internet memunculkan banyak persaingan untuk mendirikan ISP Internet Service Provider. Dengan fasilitas ini kita dapat mendirikan Distro atau bentuk nyata dari Small Office Home Office Dari hal tersebut kami sebagai mahasiswa, khususnya Jurusan Management Informatika tertarik untuk mempelajari perkembangan teknologi sistem informasi Standar Operational Produk. Untuk mewujudkan hal tersebut kami melakukan Kerja Praktek di CHILLIGHT dan BIOROCK JL. Dalam


(2)

Kaum, Plaza Parahyangan.Lt.3Bandung, Jawa barat. Dengan kerja praktik inilah yang akan membekali mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nantinya.

1.2 Tempat dan Tujuan Kerja Praktek

Kerja praktek dimulai pada tanggal 01 Agustus – 25 Agustus 2010 dilaksanakan di CHILLIGHT dan BIOROCK JL. Dalam Kaum, Plaza Parahyangan.Lt.3 Bandung, Jawa Barat.

Dan jadwal penelitian disusun dengan menggunakan bar chart seperti berikut

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Chillight adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pakaian. Untuk melaksanakan salah satu strategi perusahaan di Sistem informasi Standar Operasional Prosedur, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata masyarakat.

Dan untuk melaksanakan strategi di bidang Sistem informasi Standar Operasional Prosedur pada perusahaan tersebut dapat di Identifikasi sebagai berikut :

1. Petugas operator hanya melakukan mengolah dan menyimpan data saja. 2. Laporan yang sudah disimpan belum sepenuhnya terperinci dengan sistem. b. Rumusan Masalah

Berdasarkan Indentifikasi masalah pada perusahaan Chillight dan melihat dari SOP distro Chillight dan Biorock. Sistem informasi Standar Operasional Prosedur masih bersifat standard, yaitu petugas operator hanya lansung dan petugas gudang. Kemudian dari pada itu pemanfaatan teknologi informasi belum digunakan sebaik mungkin. Yaitu dengan Sistem informasi Standar Operasional Prosedur media


(3)

teknologi seperti cafture gambar,maintenance server dan Data entry dan Mutasi barang sehingga layanan Website pun di maksimalkan. Sehingga pangsa pasar perusahaan sebagian besar tidak hanya berkutat di wiliayah Bandung dan sekitarnya saja. Berdasarkan perumusan masalah sehingga saya selaku Mahasiswa Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), merencanakan Sistem informasi Standar Operasional Prosedur untuk perusahaan Chillight.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan sehingga besar harapan akan dapat membekali mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nantinya, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori yang diperoleh di bangku kuliah Untuk membuat perancangan system informasi Stanadar Operasional Prosedur untuk perusahaan Chillight.

2. Meningkatkan keterampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu perusahaan.

3. Memperdalam pengetahuan mahasiswa dengan mengenal dan mempelajari teori dan implementasi Server di Standar Operational Prosedur.


(4)

1.4. Batasan masalah

Ruang lingkup dari laporan kerja praktek ini dibatasi khusus untuk mempelajari Pembangunan Sistem Infomasi dan merancang sistem informasi berbasis Web perusahaan Chillight dibidang Marketing , yaitu :

a. Mempromosikan produk-produk Chillight kepada seluruh konsumen masyarakat di Indonesia.

b. Sebagai media promosi, yaitu memberikan informasi dan mengenalkan perusahaan kepada konsumen.

c. Sebagai sarana bagi perusahaan dan konsumen untuk mempermudah transaksi, terutama bagi konsumen yang berada di luar kota dan luar pulau jawa.

1.5. Metode Pengembangan Sistem Sistem yang coba dibangun adalah :

Sitem yang coba dibangun adalah system informasi Stanadar Operasional perusahan Chillight. Dengan tujuan untuk supaya bisa lebih efektif dan efisien.

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Lokasi kerja Praktek yaitu pada perusahaan Chillight dan berorientasi pada Distro : Chillight dan Biorock

Jl. Dalam Kaum, Plaza Parahyangan. Lt.3 Bandung, Jawa Barat.

Dilaksanakan terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2010 sampai dengan 25 Agustus 2010. Dan jadwal penelitian disusun dengan menggunakan bar chart seperti berikut:


(5)

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

Aktivitas Waktu Tempat

Pengarahan dari pebimbing PKL

Minggu,01/08/2010 Kantor pusat dan lapangan

Perkenalan SOP untuk cafture gambar

Senin, ,02/08/2010 Kantor Pusat Cafure gambar produk dan

edit

Selasa,03/08/2010 Kantor Pusat Cafure gambar produk dan

edit

Rabu,04/08/2010 Kantor Pusat Cafure gambar produk dan

edit

kamis,05/08/2010 Kantor Pusat Evaluasu hasil kerja &

quality control

Jumat,06/08/2010 Kantor Pusat Dokumentasi hasil cafture ke

servser

Sabtu,07/08/2010 Kantor Pusat Dokumentasi hasil cafture ke

servser

Minggu,08/08/2010 Kantor Pusat Cafure gambar produk dan

edit cannel

Senin,09/08/2010 Kantor Pusat Dokumentasi hasil cafture ke

servser

Selasa,10/08/2010 Kantor Pusat Training SOP untuk Entry

Data

Rabu,11/08/2010 Kantor Pusat Entry data Hasil Stock

opname

Kamis,12/08/2010 Kantor Pusat Entry data Hasil Stock

opname

Jumat,13/08/2010 Kantor Pusat Entry data & Mutasi Sabtu,14/08/2010 Kantor Pusat Entry data & Mutasi Minggu,15/08/2010 Kantor Pusat Perkenalan SOP Sistem

Operational Hardware

Senin,16/08/2010 Kantor Pusat

Libur Selasa,17/08/2010 Kantor Pusat

Training Sistem Informasi SOP

Rabu,18/08/2010 Kantor Pusat Maintenance Jaringan LAN Kamis,19/08/2010 Kantor Pusat Maintenance Jaringan LAN Jumat,20/08/2010 Kantor Pusat


(6)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli : 1. L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

2. John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

3. C.W. Churchman.

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C. Hinggins

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan. 5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict


(7)

Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

2.1.1. Elemen Sistem

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.


(8)

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

2.1.2. Karakterisitik Sistem

Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu : a. Komponen (components)


(9)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sub bagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,

sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi,


(10)

sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.


(11)

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berup pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik

b. Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin

c. Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalilitas.

d. Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar

2.2. Pengertian Informasi

Ada beberapa pengertian informasi menurut para ahli diantaranya:

a. Menurut H.M. Yogianto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur pengertian informasi sebagai berikut: “informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata serta terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang.”


(12)

b. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen memberikan pengertian informasi sebagai berikut:

”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun yang akan datang.”

Informasi yang berkualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : a. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, jelas maksudnya karena pada saat penyampaian dari pengirim ke penerima kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak informasi.

b. Tepat waktu (Timeliness)

Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan (Relevance)

Informasi yang diterima harus bermanfaat. d. Lengkap

Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal.

e. Mengurangi ketidakpastian

Informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan


(13)

personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.

Definisi lainnya :

a. Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali.

b. Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. c. Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling

melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

d. Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.

e. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.


(14)

f. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)

g. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada.

h. Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Dalam pengembangan suatu sistem yang komplek secara sistematis dan dengan model analisis harus dapat mencapai sasaran utama, untuk menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi kedalam sistem informasi Standar Operasional Prosedur.

Dalam pengembangan sistem informasi ini, di mana selanjutnya pendekatan sistem ini dilakukan secara terstruktur dan dalam pelaksanaannya akan melibatkan beberapa aliran data di dalamnya, di antaranya: Flow Map, Diagram Kontek, Data Flow Diagram, Kamus Data Perancangan Basis Data (Normalisasi danTabel Relasi)


(15)

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode Pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan model prototype yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Prototype bisa menjadi paradigma yang efektif bagi rekayasa kebutuhan perusahaan. Penjelasan dari level-level yang dilalui pada model pengembangan sistem prototype paradigma adalah sebagai berikut:

a. Pengumpulan kebutuhan perusahaan Chillight, yaitu membantu mempromposikan dan memberikan informasi mengenai perusahaan kepada staf karyawan Chillight. b. Perancangan kilat, perancangan kilat berfokus pada penyajian aspek sistem

informasi Standar Operasional Prosedur yang akan tampak bagi petugas opertor maupun perusahaan

Contoh Model Pengembangan Sistem :

a. Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral, seperti gambar berikut :

Sumber : http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2010/07/gambar-2.jpg, 2010 Gambar. 2.1 Model Spiral


(16)

1. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. 2. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem.

3. Loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya

b. Model Waterfall. Biasa juga disebut siklus hidup perangkat lunak. Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya

Sumber : http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2010/07/M2.jpg, 2010 Gambar. 2.2 Model Waterfall

c. Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan


(17)

sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi

2.4.3. Alat Bantu Analisis 1. Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

2. Diagram Konteks

Salah satu dari peralatan dalam merancang dan mengembangkan manajemen dan perangkatinformasi adalah berbagai model. Model biasanya merupakan representasi (seringkali visual) dari suatu wilayah realitas atau aspek analitis tertentu. Model biasanya digunakan sebagai bahasa bersama membahas suatu hal antara beberapa pihak. Ada beberapa model dasar yang relevan dengan merancang dan menganalisa manajemen informasi, salah satu yang relevan di sini adalah model diagram konteks.

Model diagram konteks menjabarkan tentang aktor-aktor yang terlibat dalam suatu konteks informasi, serta dinamika informasi yang terjadi antar aktor-aktor tersebut. Pada model ini tergambar organisasi yang bersangkutan, dan dengan siapa saja organisasi ini berhubungan secara informasi. Kemudian hubungan itu dirinci dalam soal apa saja informasi dan sifat informasinya.


(18)

Model ini kemudian menjadi peta tentang alur informasi di seputar organisasi tersebut. Karena pihak-pihak yang digambarkan adalah fihak luar organisasi maka pada tahap pertama yang dihasilkan adalah analisis eksternal. Namun demikian kemudian dari yang eksternal dapat dibangun

model yang sama untuk versi internal. Bagi Ornop yang terbiasa dengan alat bernama stakeholder analysis, maka pihak pihak eksternal ini dapat dipungut dari hasil stakeholder analysis kalau memang sudah ada. Diagram konteks dapat dibuat berjenjang mulai dari yang paling umum sampai yang paling terperinci. Salah satu bentuk turunan diagram lebih terperinci dari diagram konteks, adalah Diagram Aliran Data atau (Data Flow Diagram/DFD).

Sumber :

http://www.satudunia.net/system/files/ZPM206%20Diagram%20Konteks%20bag%20 1.pdf, 2010

Gambar 2.3. Contoh Diagram Konteks 3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.


(19)

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain.

Levelisasi DFD

DFD digambarkan secara bertingkat, dari tingkat yang global berturut-turut hingga tingkat yang sangat detil. Tingkat yang global (umum) disebut dengan ‘Diagram Konteks’ atau ‘Context Diagram’. Ini termasuk level 0. Selanjutnya, dari diagram konteks, prosesnya dijabarkan lebih rinci lagi di ‘Diagram Nol’ atau ‘Zero Diagram.’ Ini disebut level 1. Pada diagram nol ini yang berkembang hanya proses dan alur data yang menghubungkan proses-prosesnya, sedangkan jumlah terminator dan alur data yang masuk atau keluar dari terminator, tetap.Bila, masih dirasakan perlu memerinci proses berikutnya, maka diagram selanjutnya disebut dengan ‘Diagram Detil’ atau ‘Diagram primitif.’ Ini disebut dengan level 2. Dalam diagram detil, yang digambar cukup proses (nomor berapa) yang perlu didetilkan saja, selain itu (proses lainnya, atau terminatornya) tidak perlu digambarkan. Bila masih dapat lebih didetilkan lagi, maka level 3, dan seterusnya bisa dibuat.


(20)

4. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store. Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada DFD Alur data pada DFD bersifat global (hanya menunjukkan nama alur datanya tanpa menunjukkan struktur dari alur data).

Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. Kamus data pertama berbasis dokumen - kamus data itu tersimpan dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada, praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis komputer. Pada kamus data berbasis komputer penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description language (DDL) dari sistem manajemen database,sistem kamus, atau peralatan CASE. Dengan menggunakan KD analis system dapat mendefinisikan data yang mengalir di system dengan lengkap. KD di buat pada tahap analisis system dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan system. Pada tahap analisis, KD digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis system dengan pemakai system tentang data yang mengalir di system, yaitu tentang data yang masuk ke system dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai system. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Gambar berikut ini menunjukkan hubungan antara DFD dengan KD untuk menunjukkan struktur dari alur data secara rinci maka dibentuklah kamus data.


(21)

5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang-ulang yang perlu diorganisasikan kembali. Pada dasarnya normalisasi adalah suatu teknik menstruktur data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database.

Berikut adalah tahapan Normalisasi: 1. Bentuk Tidak Normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atu terduplikasi.

2. Bentuk Normal Kesatu

Cirinya yaitu setiap data dibentuk dalam file, data dibentuk dalam satu ecord demi satu record dan nilai dari field yang hanya satu pengertian. 3. Bentuk Normal Kedua

Cirinya yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.

4. Bentuk Normal Ketiga

Cirinya adalah relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primary tidak hanya punya hubungan dengan transitif atau setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh.


(22)

b. Tabel Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;

a.One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

b. One-To-Many (1 – )

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.

c. Many-To-Many ( – )Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua “.


(23)

BAB. III

PROFIL PERUSAHAAN

1.1. Tinjauan Umum Perusahaan Profil Perusahaan

Chillight adalah salah satu perusahaan distro didirikan pada tahun 1998 yang bergerak dibidang industri pakaian kaos dan aksesoris, pada mulanya perusahaan ini dikelola dalam skala kecil, yang bertempat di konter-konter ukuran 2x3 m, namun sejak tahun 2000 mulai melakukan pengembangan usahanya, setelah Chillight mempunyai konsep baru yaitu BioRock, artinya Bio itu Hidup , Rock itu lebih bergaya jadi pola desain Lebih Bergaya Hidup. Pada tahun 2004, Chillight sudah menghasilan 1500 desain hasil rancangan sendiri dan sejajar dengan Factory Outlet yang bonafit seperti Summit dan lainnya dan menguasai pangsa pasar di wilayah bandung tengah.

Dengan berlatar belakang manajemen praktis dengan strategi pasar yang jitu di tahun 2010, ChilLight sudah mempunyai 4 Toko di bandung tengah dan 1 Toko di Bandung Utara, dan Juga Toko2 yang beredar di luar Kota Bandung., dan rata-rata pertumbuhan laba setiap tahunnya 30% lebih. Segmentasi pasar, perusahaan ChilLight lebih berfokus pada kalangan Remaja dan Dewasa sesuai dengan konsepnya yang lebih familiar dan tendy dimata masyarakat pada umumnya.

Didalam pengembangan salah satu usahanya, ChilLight melakukan penerapan Sistem Purnal Jual yang lebih Efektif dan didukung oleh Teknologi Komputer, yaitu semua produk-produk yang baru bisa dilihat di situ dengan alamat website : www.chillight.com. Dengan harapan masyarakat luas bisa mengetahui pilihan produk-produk terbarunya cukup melalui akses global internet.


(24)

Visi : “Menjadikan ChilLight yang Maju, Mandiri dan Profesional didalam menjalankan usahanya di bidang Industri Pakaian dan menjadi product image untuk kalangan remaja dan dewasa.

Misi :

1. Selalu berperan aktif dalam Peningkatan Pasar Konsumen.

2. Sebagai Usaha yang Mandiri dalam menghadapi persaingan Global.

3. Membuat rancangan desain yang unik, artinya mempunyai ciri / karakter dengan pola desain yang lebih Modis dan memperhatikan batas-batas norma agama.

4. Rancangan desain lebih bersifat hidup, sesuai dengan brand yang di keluarkan, seperti Biorock, artinya Bio Itu Hidup , Rock itu lebih bergaya. Jadi Pola Desain Bergaya Hidup.

Tujuan : ”Memajukan dan Mensejahterakan Perajin Industri Kaos pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian Nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur”.

1.2. Struktur Organisasi

a. Pengertian Arti Definisai Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

b. 4 Elemen Struktur Organisasi


(25)

1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja 2. Adanya standardisasi kegiatan kerja 3. Adanya koordinasi kegiatan kerja 4. Besaran seluruh organisasi.

Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada pada perusahaan Chillight :

Sumber : Perusahaan Chillight, 2010

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Chillight

Sebuah perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi perusahaan di bidang marketing adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung ke tempat distributor, dan itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung memilih produk-produk yang diinginkan sesuai dengan selera, Namun seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat dibidang penyedia jasa layanan internet memunculkan banyak persaingan dalam dunia pemasaran di perusahaan. Salah satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet Service Provider). Pada divisi atau bagian ini saya berada pada posisi sebagai EDP. karena informasi Standar Operasional Prosedur yang dibuat ini akan lebih membuat performa perusahan dalam strategi pemasaran produknya akan lebih meningkat dan hal


(26)

tersebut adalah suatu pemecahan masalah bagi perusahaan unutuk meningkatkan profitnya, karena dengan fasilitas ini kita dapat menghasilkan sebuah informasi Standar Operasional Prosedur yang berfungsi sebagai media alat ukur untuk pengolahan dan penyimpanan data.

1.3. Deskripsi Kerja

Deskripsi pekerjaan adalah suatu pernyataan tertulis tentang apa yang dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam kondisi seperti apa jabatan tersebut dilaksanakan. Informasi ini pada gilirannya akan digunakan untuk menulis spesifikasi jabatan, yaitu daftar pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan secara memuaskan.

Berikut ini adalah keterangan dari semua divisi atau bagian yang bertugas dan bertanggung jawab terhadap semua yang ada pada perusahaan Chillight.

a. Direktur Utama adalah pemilik dan yang mendirikan perusahaan.

b. Branch Manager adalah pimpinan perusahaan yang bertugas mengatur dan bertanggung jawab terhadap perusahaan.

c. Kepala Bagian Keuangan adalah kepala bagian yang mengurus semua keuangan perusahaan.

d. Entry Data Purchase adalah seseorang yang bertugas pada bagian operator dan bertugas untuk memasukan data-data perusahaan.

e. Sekretaris adalah adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.


(27)

f. Kepala Produksi adalah kepala bagian yang mengatur dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan produksi, mengawasi proses produksi dan mengatur semua pengadaan produk di perusahaan.

g. Karyawan Produksi adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab pada bagian produksi dan membuat semua produk perusahaan.

h. Kepala Toko adalah kepala bagian yang mengatur toko dan bertanggung jawab dan membuat strategi penjualan terhadap kegiatan marketing toko, supaya semua produksi dapat terjual dan menjadi profit bagi perusahaan.

i. Kasir adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memasukan semua data-data penjualan produk perusahaan.

j. Sales Promotion Girl adalah seseorang yang bertugas untuk mempromosikan suatu produk dan melayani semua konsumen perusahaan.

k. Stocker adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengatur semua pengadaan barang pada gudang perusahaan.

l. Management Information System adalah Kepala bagian yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan management di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian Perusahaan, yang menyediakan dan mengatur informasi untuk semua sistem informasi manajemen.

m. Client Server adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk membuat semua sistem informasi perusahaan sehingga semua data perusahaan dibuat kedalam sebuah aplikasi program yang berbasis data base client server. n. Web Design adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk


(28)

berbentuk website sehingga berfungsi sebagai media komunikasi antar konsumen dan perusahaan.


(29)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis Sistem yang berjalan pada perusahaan Chillight adalah masih berupa standar karena pengolahan data yang dilakukan adalah antara petugas operator hanya biasa saja dan belum terperinci. Dan informasi Standar Operasional Prosedur belum merambah hingga pemanfaatan teknologi internet seperti website dengan memanfaatkan Internet Service Provider.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis Dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi perusahaan Chillight.

Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal berikut: a. Nama Dokumen: Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut. b. Fungsi: Untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan. c. Sumber: Asal dokumen.

d. Distribusi: Menjelaskan ke proses apa atau kebagian mana informaasi itu mengalir. Serta Rangkap: Jumlah salinan dokumen

e. Bentuk: Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan pada perushaan Chillight adalah Sistem saat ini yang sedang berjalan antara lain adalah perusahaan Chillight pada bagian penjualan masih menggunakan sistem yang bersifat umum pada saat melayani


(30)

konsumen, yaitu petugas operator hanya berhubungan langsung dengan Kepala toko. Pada divisi/bagian EDP, dan Kepala Toko, dimana para pegawai perusahaan Chillight yang berperan mempunyai tugas dan hak di dalam sistem penjualan, yaitu:

Kategori Pegawai Chillight

Tugas Hak

Bagian EDP

1. Memeriksa persediaan barang

2. Mengolah data barang 3. Menyimpamn data barang

Menambah, mengubah dan

menghapus

Kepala Toko

1. Menerima catatan persediaan barang

2. Menerima laporan transaksi penjualan obat/alkes

1. Menambah persediaan barang 2. Menghitung harga

pokok penjualan dan menentukan laba

4.1.2.1. Flow Map

Berikut ini adalah Flowmap yang ada pada perusahaan Chillight dan merupakan proses transaksi penjualan yang ada pada perusahaan :


(31)

EDP Kepala Toko

Sumber : Perusahaan Chillight, 2010

Gambar 4.1. Flow Map pada perusahaan Chillight Keterangan

1. Mulai

2. Petugas EDP memeriksa persediaan barang 3. Petugas EDP mengolah data barang

4. Petugas EDP emnyimpan dat barang

5. Kepala kantor menerima data persediaan barang 6. Kepala toko merima laporan data barang

7. Pengolahan dan penyimpanan data barang selesai. 2.Meriksa

persediaan barang

3.Menngolah data barang

4.Menyimpan data Barang

7.Selesai

5.Terima data persediaan

6.Menerima Laporan data 1.Mulai


(32)

4.1.2.2. Diagram Konteks

Berikut ini adalah diagram kontek yang ada pada perusahaan Chillight :

1. Cafture Gambar

Proses pengambilan gambar

Proses penyusunan gambar dan pemberian barcode

2. Maintenance Server

Proses backup data otomatis

Copy data ke hardisk

3. Data Entry dan Mutasi Barang

Proses entri data yang di barcode menggunkan program aplikasi

Data yang sudah di rekam di link ke dalam record data barang

Sumber : Perusahaan Chillight, 2010

Gambar 4.2. Diagram Konteks pada perusahaan Chillight

Keterangan :

Beberapa kemungkinan (data) yang diberikan pembeli kepada kasir adalah : 1. Cafture gambar : Petugas EDP mengolag SOP capture gambar dan langsung

diberikan ke Web Design

EDP Cafture

Gambar

Web Design

EDP Server


(33)

2. Maintenance Server : Petugas EDP membackup data secara otomatis dan di copy ke dalam hardisk.

3. Data Entry dan Mutasi Barang : Petugas EDP memberikan kode barang dengan menggunakan program aplikasi kemudian di link kedalam record data barang.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah Data flow Diagram yang ada pada perusahaan Chillight :


(34)

Gambar 4.3. DFD pada perusahaan Chillight

Keterangan : Modul App :

Internal Sales Order (I/SO) ; Purchase Requesition (P/R) ; Purchase Order (P/O) ; Order Confirmation (C/O) Sales ; Purchase ; Accounr Receivable (A/R) ; Account Payable (A/P) ; Cash & Bank ; General Ledger (G/L)

Retur & Discount Faktur Jual (Rtr/Ds F/JL) ; Retur & Discount Faktur Beli (Rtr/Ds F/BL) ; Pay Roll ; Fixed Asset Kontra Bon

Kode Bagan :

Stc=Stock; SJ/C=Surat Jalan Ke Customer; SJ/V=Surat Jalan dari Vendor ; NB KB=Nomor Bukti Keluar Barang

Ppn K = Ppn Keluaran dari Faktur Jual ; Ppn M = Ppn Masukan dari Vendor ; Lap Rek = Laporan Rekonsiliasi. Lap.Ppn = Laporan Ppn; Hpp = Harga Pokok Penjualan; Cust = Customer; Dist=Distributor;F Mak=Full Maklun

F Prod = Full Produksi ; S Mak = Semi Maklun ; Gdng = Gudang ; F/O Factory Outlet= Alur Sistem ;= OutPut ;= Jurnal Entry ;= Korelasi ;= Konektor

Hitung Selisih Pajak artinya Pph yang Kurang Dibayar Pph Ps 29 atau Pph yang Lebih dibayar Pph Ps 28a


(35)

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan

Evaluasi Sistem yang berjalan pada perusahaan Chillight terutama mengenai strategi Sistem informasi Standar Operasional Prosedur adalah masih banayak kekurangan, karena masih bersifat pada umumnya, yaitu transaksi yang dilakukan adalah antara Petugas operator hanya berhubungan langsung dengan Kepala toko. Dan sistem SOP, promosi dan informasi perusahaan Chillight belum merambah hingga pemanfaatan teknologi internet seperti website dengan memanfaatkan Internet Service Provider.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Pada era teknologi seperti ini sebetulnya kita dapat memanfaatkan media teknologi seperti internet untuk membantu memasarkan produk yang kita jual agar dapat langsung sampai kepada konsumen. Karena dengan memanfaatkan media elektonik dan internet kita dapat lebih praktis memanfaatkan waktu secara lebih efisien serta lebih menghemat biaya dibandingkan harus terjun secara langsung mencari konsumen atau pun dengan mengunakan media cetak.

Dari permasalahan diatas maka penulis menganggap perlu merancang suatu Sistem Informasi yang berbasis SOP sehingga bisa menangani permasalahan- permasalahan tersebut. Terutama berhubungan dengan pengolahan data suatu produk agar dapat sampai kepada konsumen dengan media internet. Karena pada umumnya sebuah perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi perusahaan di bidang Sistem informasi standar operasional prosedur, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung ke tempat distributor, dan itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung memilih produk-produk yang diinginkan sesuai dengan selera, Namun seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat dibidang penyedia jasa layanan internet


(36)

memunculkan banyak persaingan dalam dunia pemasaran di perusahaan. Salah satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet Service Provider). Dengan fasilitas ini kita dapat menghasilkan sebuah Sistem informasi standar operasional prosedur yang berhubungan langsung denga Sistem Informasi berbasis Web yang berfungsi sebagai media komunikasi antar Konsumen dan Perusahaan.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan Sistem yaitu

1. Dapat memaksimalkan penggunaan komputer di perusahaan dalam semua kegiatan khususnya kegiatan transaksi standar operasional prosedur.

2. Dapat memanfaatkan Sistem informasi standar operasional prosedur yang di hubungkan langsung dengan teknologi internet yang saat ini sedang berkembang yaitu Internet Service Provider.

3. Dapat membantu meningkatkan profit bagi perusahaan dan lebih mempersingkat memperluas tentang produk perushaan Chillight yaitu dari segi kualitas barang, sehingga proses transaksi penjualan lebih efisien dan efektif.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan Prosedur yang diusulkan dapat menghasilkan sebuah Sistem Informasi berbasis Web yang berfungsi sebagai :

1. Cafture gambar adalah Setiap produk baru akan dibuatkankode baranngnya untuk di input kedalam database master barang,prosedurnya adalah :

a) kode barangdengan menempelkan sticker yang berisi cetakan barcode yang telahh di persiapkan.


(37)

b) Barang yang sudah disusun menurut kelompoknya sperti grop fashion dan aksesoris satu per satu di berikan barang yang tealh diberikan barcode tersebut di foto satu per satudengan menggunakn kamera digital atau istilahnya cafture gambardimana data-data hasil cafture ini akan di jadikan sebagai data pelengkap yang selanjutnya di input file image hasil foto di rekam kedalam folder image yang ada pada komputer server.

c) b) barang yang telah di cafture di ufload ke website untuk di masukan kedalam catalog produk di website yang telah online,tugas ini biasa di lakukan oleh operator website,peralatan yang digunakan untuk melkasanakan tugas ini adalah satu kamera digital dan piranty lunak Adobe photoshope,dimana piranty luank ini untuk mengedit gambar dan mengkompres file image hasil edit ke dalam ukuran lebih kecil.

2. Maintenance Server adalah Data-data transaksi perusahaan yang direkam ke dalam database server harus selalu di backup secara otomatis oleh system,sedangkan backup databasenya secar keseluruhan dilakukan secara manual satu minggu sekali kemudian file backup ini disalin atau di copy ke media terpisah kedalam eksternal hardisk.- Daftar Pertanyaan (questionaire )

3. Data Entry Master dan Mutasi barang Seperti biasanya barang-barang baru maka akan dilakukan prosedur sebagai berikut :

a) meng entry barang-barang satu persatu yang tealh di baecode b) record data barang-barang yang telah di entry tersebut.


(38)

4.2.2.1. Flow Map

Berikut ini adalah perancangan prosedur Flow Map yang diusulkan pada perusahaan Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem Informasi berbasis Web perusahaan Chillight :

EDP Design web Kepala toko

Gambar 4. 5. Flow Map yang disarankan pada perusahaan Chillight. 1.Mulai

2.Periksa data dan persedian

barang yang akan di cafture

3.Mengcaftu re gambar

4.Mengolah data

5.Menyim pan data

9.Selesai

6.Meng ufload cature gambar

7.Terima data persediaan

barang

8.Menerima Laporan data


(39)

Keterangan : 1. Mulai.

2. Petugas EDP memeriksa persediaan barang yang akan di cafture. 3. Petugas EDP melakukan cafture gambar.

4. Petugas EDP mengolah data SOP. 5. Petugas EDP menyimpandata hasil SOP. 6. Petugas Web design menerima hasil SOP. 7. Keapal Toko mengkonfirmasi hasil SOP. 8. Kepala Toko menerima laporan hasil SOP. 9. Selesai

4.2.2.2. Diagram Konteks

Berikut ini adalah perancangan Diagram Konteks yang diusulkan pada perusahaan Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem Informasi marketing berbasis Web pada perusahaan Chillight :

2.Data yang akan di olah

1.EDP 6.Gamabr di upload ke wbsite 5.Bagian web design 3.Caf ture gamb ar

7.laporan ke pihak perusahaan 4.Pem

brian barco de


(40)

Gambar 4. 6. Diagram Konteks yang disarankan pada perusahaan Chillight. Keterangan :

1. Petugas EDP.

2. Barang yang akan yang akan diolah EDP. 3. EDP melekukan SOP cafture gambar

4. Petugas EDP memberikan kode barang yang sudah di SOP. 5. Bagian Web Design menerima cafture gambar.

6. Bagian Web Design meng ufload ke cafture gambar ke internet. 7. Pihak Perusahan menerima laporan hasil

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah perancangan Data Flow Diagram level Nol atau Zero yang diusulkan pada perusahaan Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem Informasi berbasis Web pada perusahaan Chillight :

Gambar 4. 7. DFD level nol atau zero yang disarankan pada perusahaan Chillight. 1.EDP

.Cek persediaaan

barang Data

SOP cafture 2.pengolahan

SOP barang .Cek

persediaaa n barang 3.Penyimp

anan data barang

Perusahaan 4.Web Design


(41)

Keterangan

1. Petugas EDP akan mengecek keberadaan barang (stock) yang akan di cafture . 2. Petugas EDP mengerjakan tugas SOP nya.

3. Petugas EDP Menyimpan data SOP nya 4. Kemudain data di berikan ke Web Design 5. Pihak Perusahaan meberima laporan.

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan atau dirancang

Sebetulnya kita dapat memanfaatkan media teknologi seperti internet untuk membantu memasarkan produk yang kita jual agar dapat langsung sampai kepada konsumen. Karena dengan memanfaatkan media internet kita dapat lebih praktis memanfaatkan waktu secara lebih efisien serta lebih menghemat biaya dibandingkan harus terjun secara langsung mencari konsumen atau pun dengan mengunakan media cetak. Dari permasalahan diatas maka penulis menganggap perlu merancang suatu Sistem Informasi yang berbasis Sistem Informasi berbasis SOP sehingga bisa menangani permasalahan- permasalahan tersebut. Terutama berhubungan dengan pemasaran suatu produk agar dapat sampai kepada konsumen dengan media internet. Karena pada umumnya sebuah perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi perusahaan di bidang marketing, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung ke tempat distributor, dan itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung memilih produk-produk yang diinginkan sesuai dengan selera, Konsumen yang tempat tinggalnya jauh dari distro-distri Chillight dan Biorock, terutama dari luar pulau Jawa akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan produk-produk tersebut, karena hingga saat ini distro tersebut hanya berada di wilayah kota Bandung saja. Namun seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat dibidang penyedia


(42)

jasa layanan internet memunculkan banyak persaingan dalam dunia pemasaran di perusahaan. Salah satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet Service Provider). Dengan fasilitas ini kita dapat menghasilkan sebuah Sistem Informasi Standar Opersaional Prosedur dengan dihubunngkan lansung dengan Website yang berfungsi sebagai media komunikasi antar Konsumen dan Perusahaan.


(43)

Sistem Informasi Standar Operasional Prosedur Perusahaan Chillight

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Muhamad Bagus Safi’i NIM. 10507903

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG


(44)

i

Daftar Isi

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR SIMBOL DAFTAR LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 4

1.4. Metode Pengembangan Sistem 4

1.5. Batasan masalah 5

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem 7

2.1.1.Elemen Sistem 8


(45)

ii

2.1.3.Klasifikasi Sistem 14

2.2. Pengertian Informasi 15

2.3. Pengertian Sistem Informasi 16

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 17

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem 17

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem 18

2.4.3. Metode Alat Bantu Analisis 21

1) Flow Map 21

2) Diagram Kontek 21

3) Data Flow Diagram 23

4) Kamus Data 24

5) Perancangan Basis Data 25

a) Normalisasi 26

b) Tabel Relasi 27

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 28

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan 30

3.3. Deskripsi Kerja 32

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 35

4.1.1. Analisis Dokumen 35

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 36

4.1.2.1. Flow Map 37

4.1.2.2. Diagram Konteks 38


(46)

iii

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan 42

4.2. Usulan Perancangan Sistem 42

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 43

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan 44

4.2.2.1. Flow Map 46

4.2.2.2. Diagram Konteks 48

4.2.2.3. Data Flow Diagram 49

4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang 50

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 52

5.1. Kesimpulan 52

5.2. Saran 53

DAFTAR PUSTAKA 54

DAFTAR TABEL

Tabel 1.6.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek 6

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.4.2.1 Model Spiral 19

Gambar 2.4.2.2 Model Waterfall 20

Gambar 2.4.2.3 Contoh Diagram Konteks 23

Gambar 3.1.1 Sturktur Organisasi Perusahaan Chillight 31 Gambar 4.1.2.1.1 Flow Map Pada Perusahaan Chillight 37 Gambar 4.1.2.2.1 Diagram Konteks Pada Perusahaan Chilligt 38 Gambar 4.1.2.3.1 DFD Pada Perusahaan Chillight 40 Gambar 4.2.2.1 Flow Map Yang Disarankan Pada Perusahaan

Chillight 46


(47)

iv

Chililght 48 Gambar 4.2.2.3 DFD Level Nol/Zero Yang Disrankan Pada Perusahaan


(48)

(49)

KATA PENGANTAR

Bismillah hirrohmanirrohiim

Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, penyusun dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Laporan praktek kerja lapangan ini disusun dan diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada mata kuliah praktek kerja lapangan semester enam di jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Penyusun menyadari bahwa dalam menyusun laporan praktek kerja lapangan ini adalah berkat bimbingan berbagai pihak. Dengan ini penyusun ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Orang tua yang telah memberi semangat dan dukungan serta doa restu hingga terselesaikannya penulisan laporan ini.

2. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 3. Ibu Novrini Hasti, S.Si., M.T selaku Koordinator Kerja Praktek.

4. Bapak Wahyu Nurwijaya WK, selaku dosen pembimbing.

5. Bapak Sutrisna selaku pembimbing kami dari Perusahaan Chillight

6. Sahabat-sahabat Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2007 khususnya keluarga besar MI-17/K.

7. Serta semua pihak yang telah membantu.

Penyusun berharap semoga buku ini dapat bermanfaat bagi penyusun pada khususnya dan bagi pihak-pihak yang memerlukan pada umumnya.

Bandung, 9 Oktober 2010


(1)

i

Daftar Isi

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR SIMBOL DAFTAR LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 4

1.4. Metode Pengembangan Sistem 4

1.5. Batasan masalah 5

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem 7

2.1.1.Elemen Sistem 8


(2)

ii

2.1.3.Klasifikasi Sistem 14

2.2. Pengertian Informasi 15

2.3. Pengertian Sistem Informasi 16

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 17

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem 17

2.4.2. Metode Pengembangan Sistem 18

2.4.3. Metode Alat Bantu Analisis 21

1) Flow Map 21

2) Diagram Kontek 21

3) Data Flow Diagram 23

4) Kamus Data 24

5) Perancangan Basis Data 25

a) Normalisasi 26

b) Tabel Relasi 27

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 28

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan 30

3.3. Deskripsi Kerja 32

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 35

4.1.1. Analisis Dokumen 35

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 36

4.1.2.1. Flow Map 37

4.1.2.2. Diagram Konteks 38


(3)

iii

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan 42

4.2. Usulan Perancangan Sistem 42

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 43

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan 44

4.2.2.1. Flow Map 46

4.2.2.2. Diagram Konteks 48

4.2.2.3. Data Flow Diagram 49

4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang 50 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 52

5.1. Kesimpulan 52

5.2. Saran 53

DAFTAR PUSTAKA 54

DAFTAR TABEL

Tabel 1.6.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek 6 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.4.2.1 Model Spiral 19

Gambar 2.4.2.2 Model Waterfall 20

Gambar 2.4.2.3 Contoh Diagram Konteks 23

Gambar 3.1.1 Sturktur Organisasi Perusahaan Chillight 31 Gambar 4.1.2.1.1 Flow Map Pada Perusahaan Chillight 37 Gambar 4.1.2.2.1 Diagram Konteks Pada Perusahaan Chilligt 38 Gambar 4.1.2.3.1 DFD Pada Perusahaan Chillight 40 Gambar 4.2.2.1 Flow Map Yang Disarankan Pada Perusahaan

Chillight 46


(4)

iv

Chililght 48 Gambar 4.2.2.3 DFD Level Nol/Zero Yang Disrankan Pada Perusahaan


(5)

(6)

KATA PENGANTAR

Bismillah hirrohmanirrohiim

Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, penyusun dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Laporan praktek kerja lapangan ini disusun dan diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada mata kuliah praktek kerja lapangan semester enam di jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Penyusun menyadari bahwa dalam menyusun laporan praktek kerja lapangan ini adalah berkat bimbingan berbagai pihak. Dengan ini penyusun ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Orang tua yang telah memberi semangat dan dukungan serta doa restu hingga terselesaikannya penulisan laporan ini.

2. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 3. Ibu Novrini Hasti, S.Si., M.T selaku Koordinator Kerja Praktek.

4. Bapak Wahyu Nurwijaya WK, selaku dosen pembimbing.

5. Bapak Sutrisna selaku pembimbing kami dari Perusahaan Chillight

6. Sahabat-sahabat Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2007 khususnya keluarga besar MI-17/K.

7. Serta semua pihak yang telah membantu.

Penyusun berharap semoga buku ini dapat bermanfaat bagi penyusun pada khususnya dan bagi pihak-pihak yang memerlukan pada umumnya.

Bandung, 9 Oktober 2010