PANDUAN LEMBAGA SERTIFIKASI UNTUK PROSES AKREDITASI
akreditasi bagi lembaga sertifikasi system manajemen keamanan pangan adalah pemenuhan terhadap standar ISOIEC 17021:2006 dan ISOTS 22003:2007.
F.1. Panduan bagi lembaga sertifikasi
Lembaga sertifikasi harus memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh Komite Akreditasi Nasional. Lembaga sertifikasi harus dapat membuktikan
bahwa sertifikasi system manajemen keamanan pangan yang diterbitkannya dapat memberikan jaminan bahwa system manajemen keamanan pangannya telah
memenuhi kriteria sistem manajemen keamanan pangan dan juga memenuhi peraturan perundangan terkait yang berlaku. Seluruh program prasyarat dasar
system manajemen keamanan pangan harus terpenuhi sebagai bagian dari kriteria sertifikasi terutama persyaratan yang dipersyaratkan dalam PP no 28 tahun 2004
tentang keamanan, mutu, dan gizi pangan serta peraturan perundangan lainnya yang berlaku.
F.1.1. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup sertifikasi yang diberikan oleh lembaga sertifikasi harus sesuau dengan ruang lingkup akreditasi yang diberikan oleh Komite Akreditasi Nasional.
Lembaga sertifikasi harus mendefinisikan dengan jelas dan tepat lingkup sertifikasi berdasarkan Tabel 1. Ruang Lingkup Sertifikasi berikut ini KAN,
2007 : Tabel 1. Ruang Lingkup Sertifikasi
No Kelompok Ruang Lingkup
Produk
1 Ruang Lingkup C
Produk Hewan Mudah Rusak C.01 Susu dan Produk Susu
1. Minuman berbasis susu dan produk susu
2. Produk susu terfermentasi dan produk rennet
3. Produk susu terkondensasi 4. Produk susu berbasis krim pasta
5. Produk susu bubuk 6. Keju
7. Produk olahan susu lainnya
C.02 Daging dan Produk Daging
1. Daging segar utuh dan potongan 2. Daging olahan mentah
3. Daging olahan masak
C.03 Unggas dan Produk Unggas
1. Unggas segar utuh dan potongan 2. Unggas olahan mentah
No Kelompok Ruang Lingkup
Produk
3. Unggas olahan masak C.04 Ikan dan Produk Ikan
1. Ikan segar utuh dan potongan 2. Ikan olahan mentah
3. Ikan olahan masak
C.05 Telur dan Produk Telur 1. Telur segar
2. Produk Telur 2
Ruang Lingkup D Produk Tanaman Mudah
Rusak
D.01 Buah dan Produk Buah 1. Buah segar
2. Buah olahan kecuali produk pengalengan dan minuman
D.02 Sayur dan Produk sayuran 1. Sayur segar
2. Sayur olahan kecuali produk pengalengan dan minuman
3 Ruang Lingkup E
Produk dengan Umur Simpan Panjang dalam Suhu Ruang
Suhu Modifikasi
E.01 Produk Pengalengan 1. Pengalengan buah dan sayur
2. Pengalengan daging, unggas, dan ikan E.02 Produk Minuman kecuali
Produk Olahan Susu 1. Air Minum dalam kemasan
2. Jus dan konsentrat buah dan sayuran 3. Minuman energi
4. Produk minuman kopi, teh, rempah- rempah dan minuman asal sereal kecuali
kakao 5. Minuman alkohol
E.03 Produk Pasta dan Mi 1. Produk pasta
2. Mi dan produk sejenis E.04 Tepung dan Produk
Tepung 1. Tepung dan tepung instan
2. Pati 3. Produk ekstrusi
4. Biskuit 5. Bakeri
E.05 Gula dan Produk Gula 1. Gula mentah
2. Pemanis 3. Larutan gula dan sirup
4. Madu 5. Produk kakao dan produk coklat
termasuk penggunaan bahan substitusi 6. Produk confectionery
E.06 Garam 1. Garam
2. Produk substitusi garam E.07 Produk Lemak dan
Minyak 1. Produk lemak dan minyak bebas air
2. Produk emulsi air dalam lemak 3. Produk emulsi lemak dalam air
No Kelompok Ruang Lingkup
Produk
Ruang Lingkup G Katering G.01 Hotel
G.02 Restoran G.03 Katering
Ruang Lingkup L Biokimia L.01 Bahan Tambahan Pangan
Ruang Lingkup yang diajukan suatu lembaga sertifikasi ke Komite Akreditasi Nasional dapat dikaji berdasarkan beberapa kategori pertimbangan antara lain: 1
Latar belakang pendidikan lead auditorauditor; 2 Makalah skripsi penelitian yang pernah ditulis oleh lead auditorauditor; 3 Pengalaman lead auditorauditor
dalam mengaudit ke lapangan; 4 Sarana penunjang lain yang mendukung.
F.1.2. Personel
Persyaratan auditor Lembaga sertifikasi HACCP mengacu kepada Pedoman BSN 1003-1999. Jadi pada Lembaga sertifikasi sistem HACCP untuk
kompetensi personel yang diatur oleh pedoman atau persyaratan dari lembaga akreditasi hanya meliputi kompetensi auditor, berbeda dengan persyaratan bagi
personel untuk lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan yang mengacu pada ISOTS 22003:2007 selain kompetensi auditor diatur pula
kompetensi personel lain, seperti personel yang melakukan tinjauan kontrak, personel yang mengambil keputusan sertifikasi, dan tenaga ahli.
Dalam hal ini yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi untuk menjembatani gap tersebut adalah melaksanakan training mengenai ISO
17021:2006 dan ISO 22003:2007 terhadap seluruh personel yang terlibat dari personel yang melakukan tinjauan kontrak, personel yang mengambil keputusan
sertifikasi ,lead auditorauditor, komite pengamanan ketidakberpihakan dan tenaga ahli.
Lembaga sertifikasi dapat menggunakan ketua tim lead auditor sistem manajemen mutu yang telah memiliki pengalaman mengaudit untuk ruang
lingkup produk makanan dan minuman serta lulus pelatihan terkait keamanan pangan seperti prinsip HACCP, asesmen bahaya, analisis bahaya, dan prinsip
manajemen keamanan pangan termasuk program persyaratan dasar.
Lembaga sertifikasi harus menjamin bahwa tim audit memiliki kompetensi dalam aplikasi program prasyarat dasar dan HACCP untuk sub sektor yang diaudit.
F.1.3. Persyaratan Proses
Lembaga sertifikasi harus memiliki proses penentuan waktu audit sehingga tim audit mempunyai kesempatan mengaudit organisasi yang beroperasi
pada sejumlah lini, kategori dan sektor produk yang termasuk dalam lingkup. Lembaga sertifikasi harus menentukan waktu yang diperlukan untuk
merencanakan dan menyelesaikan audit untuk setiap klien secara lengkap dan efektif. Justifikasi penentuan tersebut harus direkam. Untuk proses penentuan
waktu audit, lembaga sertifikasi menggunakan perhitungan waktu audit dengan mengadopsi dari ISOTS 22003:2007.
Dalam menentukan waktu audit, lembaga sertifikasi harus mempertimbangkan durasi minimal audit lapangan untuk sertifikasi awal yang dapat dilihat
perhitungannya pada rumus dan Tabel 2. Waktu minimal audit sertifikasi awal dibawah ini KAN,2007
Perhitungan waktu audit minimal untuk sertifikasi awal ● Waktu minimal audit untuk satu lokasi Ts adalah:
Ts = D+H+MS+FTE, dimana D = waktu dasar audit lapangan
H = hari audit untuk tambahan HACCP studies MS = hari audit untuk tidak adanya sistem manajemen yang sesuai
FTE = hari audit berdasarkan jumlah pegawai penuh waktu ● Waktu minimal audit untuk setiap tambahan lokasi Tm adalah:
Tm = Ts x 50100
Tabel 2. Waktu Minimal Audit Sertifikasi Awal Kategori
D Waktu
dasar audit
lapangan H
Setiap penambaha
n HACCP study
MS Ketidakberad
aan sistem manajemen
yang sesuai tersertifikasi
FTE Jumlah
pegawai Untuk
setiap tambahan
lokasi yang dikunjungi
Pertanian hewan
0.75 0.25
0.25 1 to 19 = 0
20 to 49 = 0.5
50 to 79 = 1.0
80 to199 = 1.5
200 to 499 = 2.0
500 to 899 = 2.5
900 to 1.299 = 3.0
1.300 to 3.999 = 3.5
1.700 to 2.999 = 4.0
3.000 to 5000 = 4.5
5000 = 5.0 50 dari
waktu minimal
audit lapangan
Pertanian tanaman
0.75 0.25
Produk hewan mudah rusak
1.50 0.50
Produk buah dan sayuran mudah
rusak 1.00
0.50
Produk dengan umur simpan
panjang pada suhu ruang
1.50 0.50
Produksi pakan 1.50
0.50 Katering
1.00 0.50
Distribusi 1.00
0.50 Jasa
1.00 0.25
Transportasi dan penyimpanan
1.00 0.25
Produsen peralatan
1.00 0.25
Produsen biokimia
1.50 0.50
Produsen bahan kemasan
1.00 0.25
Waktu minimal untuk sertifikasi awal mencakup audit tahap 1 dan 2 namun belum mencakup waktu persiapan audit dan penulisan laporan. Waktu
minimal audit ini ditetapkan untuk audit terhadap system yang hanya memiliki satu HACCP study. HACCP study berhubungan dengan analisis bahaya terhadap
kelompok produk dengan bahaya, teknologi produksi, serta teknologi penyimpanan yang serupa. Waktu minimal dalam melaksanakan audit survailen
sebaiknya adalah satu per tiga waktu audit sertifikasi awal dengan minimal hari audit adalah 0,5 hari. Waktu minimal untuk audit sertifikasi ulang sebaiknya
adalah dua per tiga waktu audit sertifikasi awal dengan minimal hari audit adalah 0,5 hari.
Jika organisasi tidak memiliki sistem manajemen yang telah disertifikasi sebaiknya dilakukan penambahan waktu audit. Sertifikat system manajemen
harus mancakup ruang lingkup keamanan pangan untuk produk yang sesuai. Untuk jumlah pekerja sebaiknya diartikan sebagai jumlah pekerja penuh waktu.
Faktor lain dapat meningkatkan waktu minimal audit adalah beberapa aspek berikut: persyaratan standar, ukuran dan kompleksitas organisasi, konteks
teknologi dan peraturan, setiap subkontrak dari setiap kegiatan yang termasuk dalam lingkup system manajemen keamanan pangan, hasil audit sebelumnya,
serta jumlah lokasi dan pertimbangan multilokasi.
F.1.4. Sertifikasi Multilokasi
Lembaga sertifikasi harus membuat pengaturan yang jelas terkait pelaksanaan multilokasi. Sertifikasi multilokasi dapat dilakukan bila kondisi
dibawah ini terpenuhi: 1 seluruh lokasi dioperasikan di bawah sistem manajemen keamanan pangan yang dikendalikan dan diadministrasikan secara
terpusat; 2 seluruh lokasi memiliki aktivitas yang sama dan berlokasi dalam satu negara; 3 internal audit telah dilaksanakan di setiap lokasi dalam jangka
waktu tiga tahun sebelum sertifikasi; 4 untuk sertifikasi ulang, internal audit harus dilaksanakan di setiap lokasi dalam periode sertifikasi; 5 temuan audit di
suatu lokasi harus dipertimbangkan sebagai indikasi dari seluruh system dan untuk koreksi harus diimplementasikan.
Pengambilan contoh untuk sertifikasi multilokasi hanya dapat dilakukan bagi organisasi yang memiliki lebih dari 20 lokasi di bawah pengendalian kantor pusat.
Jika lembaga sertifikasi melakukan sertifikasi multilokasi, lembaga sertifikasi harus menggunakan program pengambilan contoh untuk menjamin audit yang
efektif dengan ketentuan pengambilan contoh multilokasi hanya berlaku bagi organisasi yang memiliki lebih dari 20 lokasi. Penambahan jumalh lokasi untuk
keperluan pengambilan contoh lebih dari 20 lokasi, dilakukan dengan menambah 1 lokasi audit untuk setiap penambahan 5 lokasi operasi.
F.2. Prosedur permohonan dan proses akreditasi lembaga sertifikasi F.2.1. Permohonan akreditasi
Calon lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan mengajukan permohonan akreditasi kepada Komite Akreditasi Nasional, dan
KAN mengirimkan formulir permohonan akreditasi dilengkapi dengan dokumen yang terkait. Wakil yang berwenang dari lembaga sertifikasi yang mengajukan
permohonan harus menandatangani formulir permohonan resmi yang dilampiri dengan uraian lengkap dari ruang lingkup akreditasi yang diminta serta
persetujuan untuk memenuhi persyaratan akreditasi dan memberikan panduan mutu yang dikendalikan serta dokumen lain yang diperlukan untuk asesmen.
F.2.2. Persiapan asesmen dan asesmen
Komite Akreditasi Nasional membuat rencana kegiatan asesmen terhadap pemohon, KAN menunjuk secara resmi tim asesmen atas nama Komite Akreditasi
Nasional berdasarkan pedoman BSN dan pedoman KAN yang terkait. Selanjutnya Komite Akreditasi Nasional memberitahukan dengan resmi kepada lembaga
sertifikasi yang mengajukan permohonan mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan asesmen serta nama anggota tim asesmen yang ditunjuk dengan
tenggang waktu yang cukup. Lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan diberi kesempatan untuk menyatakan keberatan atas isi pemberitahuan tersebut.
Tim asesmen mengases lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan berdasarkan persyaratan akreditasi. Komite Akreditasi Nasional akan
menyaksikan 1satu kali asesmen yang dilaksanakan oleh pemohon sebelum akreditasi awalre-akreditasipenambahan ruang lingkup yang diberikan oleh
KAN.
F.2.3. Laporan asesmen
Komite Akreditasi Nasional menetapkan bahwa hasil asesmen yang telah dilaksanakan, dilaporkan sesuai dengan prosedur yang minimal menjamin bahwa:
a. pertemuan antara tim audit dengan manajemen lembaga diadakan sebelum meninggalkan lokasi, pada saat tim audit memberikan laporan tertulis atau
lisan pada lembaga pemohon tentang kesesuaian atau ketidaksesuaiannya terhadap persyaratan akreditasi.
b. Tim audit melaporkan temuannya kepada Komite Akreditasi Nasional mengenai kesesuaian lembaga untuk semua persyaratan akreditasi
lembaga sertifikasi c. Komite Akreditasi Nasional segera memberitahukan laporan hasil asesmen
kepada lembaga, mengidentifikasikan setiap ketidaksesuaian yang harus diperbaiki agar semua persyaratan akreditasi dipenuhi
d. Lembaga sertifikasi diberi waktu melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam waktu yang telah disepakati pada asesmen awal atau
sejak kunjungan re-asesmen dan survailen dilakukan, maksimum 2 bulan untuk temuan minor dan untuk temuan mayor yang memiliki resiko tinggi
seperti kompetensi auditor dan tenaga ahli, lembaga sertifikasi harus melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam kurun waktu 1
bulan. e. Komite Akreditasi Nasional harus mengundang lembaga untuk
memberikan komentar atas laporan dan menguraikan tindakan spesifik yang telah diambil, atau direncanakan dalam waktu yang telah ditetapkan
untuk memperbaiki setiap ketidaksesuaian terhadap persyaratan akreditasi yang diidentifikasi selama asesmen.
F.2.4. Keputusan Akreditasi
Dalam memutuskan apakah suatu lembaga sertifikasi dapat diakreditasi atau tidak, Komite Akreditasi Nasional mengevaluasi informasi yang
dikumpulkan selama proses akreditasi dan memperhatikan pertimbangan teknis dari panitia teknis akreditasi. Personel yang membuat keputusan akreditasi tidak
berperan serta dalam audit. Komite Akreditasi Nasional tiodak mendelegasikan tanggungjawabnya dalam penetapan, perpanjangan, perluasan, pengurangan,
penundaan, dan pencabutan akreditasi.
F.2.5. Pemberian Akreditasi
Bila lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan telah memenuhi persyaratan akreditasi, maka Komite Akreditasi Nasional akan memberikan
sertifikat akreditasi yang ditandatangani oleh Ketua Komite Akreditasi Nasional.