PANDUAN LEMBAGA SERTIFIKASI UNTUK PROSES AKREDITASI

akreditasi bagi lembaga sertifikasi system manajemen keamanan pangan adalah pemenuhan terhadap standar ISOIEC 17021:2006 dan ISOTS 22003:2007. F.1. Panduan bagi lembaga sertifikasi Lembaga sertifikasi harus memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh Komite Akreditasi Nasional. Lembaga sertifikasi harus dapat membuktikan bahwa sertifikasi system manajemen keamanan pangan yang diterbitkannya dapat memberikan jaminan bahwa system manajemen keamanan pangannya telah memenuhi kriteria sistem manajemen keamanan pangan dan juga memenuhi peraturan perundangan terkait yang berlaku. Seluruh program prasyarat dasar system manajemen keamanan pangan harus terpenuhi sebagai bagian dari kriteria sertifikasi terutama persyaratan yang dipersyaratkan dalam PP no 28 tahun 2004 tentang keamanan, mutu, dan gizi pangan serta peraturan perundangan lainnya yang berlaku. F.1.1. Ruang Lingkup Ruang Lingkup sertifikasi yang diberikan oleh lembaga sertifikasi harus sesuau dengan ruang lingkup akreditasi yang diberikan oleh Komite Akreditasi Nasional. Lembaga sertifikasi harus mendefinisikan dengan jelas dan tepat lingkup sertifikasi berdasarkan Tabel 1. Ruang Lingkup Sertifikasi berikut ini KAN, 2007 : Tabel 1. Ruang Lingkup Sertifikasi No Kelompok Ruang Lingkup Produk 1 Ruang Lingkup C Produk Hewan Mudah Rusak C.01 Susu dan Produk Susu 1. Minuman berbasis susu dan produk susu 2. Produk susu terfermentasi dan produk rennet 3. Produk susu terkondensasi 4. Produk susu berbasis krim pasta 5. Produk susu bubuk 6. Keju 7. Produk olahan susu lainnya C.02 Daging dan Produk Daging 1. Daging segar utuh dan potongan 2. Daging olahan mentah 3. Daging olahan masak C.03 Unggas dan Produk Unggas 1. Unggas segar utuh dan potongan 2. Unggas olahan mentah No Kelompok Ruang Lingkup Produk 3. Unggas olahan masak C.04 Ikan dan Produk Ikan 1. Ikan segar utuh dan potongan 2. Ikan olahan mentah 3. Ikan olahan masak C.05 Telur dan Produk Telur 1. Telur segar 2. Produk Telur 2 Ruang Lingkup D Produk Tanaman Mudah Rusak D.01 Buah dan Produk Buah 1. Buah segar 2. Buah olahan kecuali produk pengalengan dan minuman D.02 Sayur dan Produk sayuran 1. Sayur segar 2. Sayur olahan kecuali produk pengalengan dan minuman 3 Ruang Lingkup E Produk dengan Umur Simpan Panjang dalam Suhu Ruang Suhu Modifikasi E.01 Produk Pengalengan 1. Pengalengan buah dan sayur 2. Pengalengan daging, unggas, dan ikan E.02 Produk Minuman kecuali Produk Olahan Susu 1. Air Minum dalam kemasan 2. Jus dan konsentrat buah dan sayuran 3. Minuman energi 4. Produk minuman kopi, teh, rempah- rempah dan minuman asal sereal kecuali kakao 5. Minuman alkohol E.03 Produk Pasta dan Mi 1. Produk pasta 2. Mi dan produk sejenis E.04 Tepung dan Produk Tepung 1. Tepung dan tepung instan 2. Pati 3. Produk ekstrusi 4. Biskuit 5. Bakeri E.05 Gula dan Produk Gula 1. Gula mentah 2. Pemanis 3. Larutan gula dan sirup 4. Madu 5. Produk kakao dan produk coklat termasuk penggunaan bahan substitusi 6. Produk confectionery E.06 Garam 1. Garam 2. Produk substitusi garam E.07 Produk Lemak dan Minyak 1. Produk lemak dan minyak bebas air 2. Produk emulsi air dalam lemak 3. Produk emulsi lemak dalam air No Kelompok Ruang Lingkup Produk Ruang Lingkup G Katering G.01 Hotel G.02 Restoran G.03 Katering Ruang Lingkup L Biokimia L.01 Bahan Tambahan Pangan Ruang Lingkup yang diajukan suatu lembaga sertifikasi ke Komite Akreditasi Nasional dapat dikaji berdasarkan beberapa kategori pertimbangan antara lain: 1 Latar belakang pendidikan lead auditorauditor; 2 Makalah skripsi penelitian yang pernah ditulis oleh lead auditorauditor; 3 Pengalaman lead auditorauditor dalam mengaudit ke lapangan; 4 Sarana penunjang lain yang mendukung. F.1.2. Personel Persyaratan auditor Lembaga sertifikasi HACCP mengacu kepada Pedoman BSN 1003-1999. Jadi pada Lembaga sertifikasi sistem HACCP untuk kompetensi personel yang diatur oleh pedoman atau persyaratan dari lembaga akreditasi hanya meliputi kompetensi auditor, berbeda dengan persyaratan bagi personel untuk lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan yang mengacu pada ISOTS 22003:2007 selain kompetensi auditor diatur pula kompetensi personel lain, seperti personel yang melakukan tinjauan kontrak, personel yang mengambil keputusan sertifikasi, dan tenaga ahli. Dalam hal ini yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi untuk menjembatani gap tersebut adalah melaksanakan training mengenai ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 terhadap seluruh personel yang terlibat dari personel yang melakukan tinjauan kontrak, personel yang mengambil keputusan sertifikasi ,lead auditorauditor, komite pengamanan ketidakberpihakan dan tenaga ahli. Lembaga sertifikasi dapat menggunakan ketua tim lead auditor sistem manajemen mutu yang telah memiliki pengalaman mengaudit untuk ruang lingkup produk makanan dan minuman serta lulus pelatihan terkait keamanan pangan seperti prinsip HACCP, asesmen bahaya, analisis bahaya, dan prinsip manajemen keamanan pangan termasuk program persyaratan dasar. Lembaga sertifikasi harus menjamin bahwa tim audit memiliki kompetensi dalam aplikasi program prasyarat dasar dan HACCP untuk sub sektor yang diaudit. F.1.3. Persyaratan Proses Lembaga sertifikasi harus memiliki proses penentuan waktu audit sehingga tim audit mempunyai kesempatan mengaudit organisasi yang beroperasi pada sejumlah lini, kategori dan sektor produk yang termasuk dalam lingkup. Lembaga sertifikasi harus menentukan waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan menyelesaikan audit untuk setiap klien secara lengkap dan efektif. Justifikasi penentuan tersebut harus direkam. Untuk proses penentuan waktu audit, lembaga sertifikasi menggunakan perhitungan waktu audit dengan mengadopsi dari ISOTS 22003:2007. Dalam menentukan waktu audit, lembaga sertifikasi harus mempertimbangkan durasi minimal audit lapangan untuk sertifikasi awal yang dapat dilihat perhitungannya pada rumus dan Tabel 2. Waktu minimal audit sertifikasi awal dibawah ini KAN,2007 Perhitungan waktu audit minimal untuk sertifikasi awal ● Waktu minimal audit untuk satu lokasi Ts adalah: Ts = D+H+MS+FTE, dimana D = waktu dasar audit lapangan H = hari audit untuk tambahan HACCP studies MS = hari audit untuk tidak adanya sistem manajemen yang sesuai FTE = hari audit berdasarkan jumlah pegawai penuh waktu ● Waktu minimal audit untuk setiap tambahan lokasi Tm adalah: Tm = Ts x 50100 Tabel 2. Waktu Minimal Audit Sertifikasi Awal Kategori D Waktu dasar audit lapangan H Setiap penambaha n HACCP study MS Ketidakberad aan sistem manajemen yang sesuai tersertifikasi FTE Jumlah pegawai Untuk setiap tambahan lokasi yang dikunjungi Pertanian hewan 0.75 0.25 0.25 1 to 19 = 0 20 to 49 = 0.5 50 to 79 = 1.0 80 to199 = 1.5 200 to 499 = 2.0 500 to 899 = 2.5 900 to 1.299 = 3.0 1.300 to 3.999 = 3.5 1.700 to 2.999 = 4.0 3.000 to 5000 = 4.5 5000 = 5.0 50 dari waktu minimal audit lapangan Pertanian tanaman 0.75 0.25 Produk hewan mudah rusak 1.50 0.50 Produk buah dan sayuran mudah rusak 1.00 0.50 Produk dengan umur simpan panjang pada suhu ruang 1.50 0.50 Produksi pakan 1.50 0.50 Katering 1.00 0.50 Distribusi 1.00 0.50 Jasa 1.00 0.25 Transportasi dan penyimpanan 1.00 0.25 Produsen peralatan 1.00 0.25 Produsen biokimia 1.50 0.50 Produsen bahan kemasan 1.00 0.25 Waktu minimal untuk sertifikasi awal mencakup audit tahap 1 dan 2 namun belum mencakup waktu persiapan audit dan penulisan laporan. Waktu minimal audit ini ditetapkan untuk audit terhadap system yang hanya memiliki satu HACCP study. HACCP study berhubungan dengan analisis bahaya terhadap kelompok produk dengan bahaya, teknologi produksi, serta teknologi penyimpanan yang serupa. Waktu minimal dalam melaksanakan audit survailen sebaiknya adalah satu per tiga waktu audit sertifikasi awal dengan minimal hari audit adalah 0,5 hari. Waktu minimal untuk audit sertifikasi ulang sebaiknya adalah dua per tiga waktu audit sertifikasi awal dengan minimal hari audit adalah 0,5 hari. Jika organisasi tidak memiliki sistem manajemen yang telah disertifikasi sebaiknya dilakukan penambahan waktu audit. Sertifikat system manajemen harus mancakup ruang lingkup keamanan pangan untuk produk yang sesuai. Untuk jumlah pekerja sebaiknya diartikan sebagai jumlah pekerja penuh waktu. Faktor lain dapat meningkatkan waktu minimal audit adalah beberapa aspek berikut: persyaratan standar, ukuran dan kompleksitas organisasi, konteks teknologi dan peraturan, setiap subkontrak dari setiap kegiatan yang termasuk dalam lingkup system manajemen keamanan pangan, hasil audit sebelumnya, serta jumlah lokasi dan pertimbangan multilokasi. F.1.4. Sertifikasi Multilokasi Lembaga sertifikasi harus membuat pengaturan yang jelas terkait pelaksanaan multilokasi. Sertifikasi multilokasi dapat dilakukan bila kondisi dibawah ini terpenuhi: 1 seluruh lokasi dioperasikan di bawah sistem manajemen keamanan pangan yang dikendalikan dan diadministrasikan secara terpusat; 2 seluruh lokasi memiliki aktivitas yang sama dan berlokasi dalam satu negara; 3 internal audit telah dilaksanakan di setiap lokasi dalam jangka waktu tiga tahun sebelum sertifikasi; 4 untuk sertifikasi ulang, internal audit harus dilaksanakan di setiap lokasi dalam periode sertifikasi; 5 temuan audit di suatu lokasi harus dipertimbangkan sebagai indikasi dari seluruh system dan untuk koreksi harus diimplementasikan. Pengambilan contoh untuk sertifikasi multilokasi hanya dapat dilakukan bagi organisasi yang memiliki lebih dari 20 lokasi di bawah pengendalian kantor pusat. Jika lembaga sertifikasi melakukan sertifikasi multilokasi, lembaga sertifikasi harus menggunakan program pengambilan contoh untuk menjamin audit yang efektif dengan ketentuan pengambilan contoh multilokasi hanya berlaku bagi organisasi yang memiliki lebih dari 20 lokasi. Penambahan jumalh lokasi untuk keperluan pengambilan contoh lebih dari 20 lokasi, dilakukan dengan menambah 1 lokasi audit untuk setiap penambahan 5 lokasi operasi. F.2. Prosedur permohonan dan proses akreditasi lembaga sertifikasi F.2.1. Permohonan akreditasi Calon lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan mengajukan permohonan akreditasi kepada Komite Akreditasi Nasional, dan KAN mengirimkan formulir permohonan akreditasi dilengkapi dengan dokumen yang terkait. Wakil yang berwenang dari lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan harus menandatangani formulir permohonan resmi yang dilampiri dengan uraian lengkap dari ruang lingkup akreditasi yang diminta serta persetujuan untuk memenuhi persyaratan akreditasi dan memberikan panduan mutu yang dikendalikan serta dokumen lain yang diperlukan untuk asesmen. F.2.2. Persiapan asesmen dan asesmen Komite Akreditasi Nasional membuat rencana kegiatan asesmen terhadap pemohon, KAN menunjuk secara resmi tim asesmen atas nama Komite Akreditasi Nasional berdasarkan pedoman BSN dan pedoman KAN yang terkait. Selanjutnya Komite Akreditasi Nasional memberitahukan dengan resmi kepada lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan asesmen serta nama anggota tim asesmen yang ditunjuk dengan tenggang waktu yang cukup. Lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan diberi kesempatan untuk menyatakan keberatan atas isi pemberitahuan tersebut. Tim asesmen mengases lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan berdasarkan persyaratan akreditasi. Komite Akreditasi Nasional akan menyaksikan 1satu kali asesmen yang dilaksanakan oleh pemohon sebelum akreditasi awalre-akreditasipenambahan ruang lingkup yang diberikan oleh KAN. F.2.3. Laporan asesmen Komite Akreditasi Nasional menetapkan bahwa hasil asesmen yang telah dilaksanakan, dilaporkan sesuai dengan prosedur yang minimal menjamin bahwa: a. pertemuan antara tim audit dengan manajemen lembaga diadakan sebelum meninggalkan lokasi, pada saat tim audit memberikan laporan tertulis atau lisan pada lembaga pemohon tentang kesesuaian atau ketidaksesuaiannya terhadap persyaratan akreditasi. b. Tim audit melaporkan temuannya kepada Komite Akreditasi Nasional mengenai kesesuaian lembaga untuk semua persyaratan akreditasi lembaga sertifikasi c. Komite Akreditasi Nasional segera memberitahukan laporan hasil asesmen kepada lembaga, mengidentifikasikan setiap ketidaksesuaian yang harus diperbaiki agar semua persyaratan akreditasi dipenuhi d. Lembaga sertifikasi diberi waktu melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam waktu yang telah disepakati pada asesmen awal atau sejak kunjungan re-asesmen dan survailen dilakukan, maksimum 2 bulan untuk temuan minor dan untuk temuan mayor yang memiliki resiko tinggi seperti kompetensi auditor dan tenaga ahli, lembaga sertifikasi harus melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam kurun waktu 1 bulan. e. Komite Akreditasi Nasional harus mengundang lembaga untuk memberikan komentar atas laporan dan menguraikan tindakan spesifik yang telah diambil, atau direncanakan dalam waktu yang telah ditetapkan untuk memperbaiki setiap ketidaksesuaian terhadap persyaratan akreditasi yang diidentifikasi selama asesmen. F.2.4. Keputusan Akreditasi Dalam memutuskan apakah suatu lembaga sertifikasi dapat diakreditasi atau tidak, Komite Akreditasi Nasional mengevaluasi informasi yang dikumpulkan selama proses akreditasi dan memperhatikan pertimbangan teknis dari panitia teknis akreditasi. Personel yang membuat keputusan akreditasi tidak berperan serta dalam audit. Komite Akreditasi Nasional tiodak mendelegasikan tanggungjawabnya dalam penetapan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan, dan pencabutan akreditasi. F.2.5. Pemberian Akreditasi Bila lembaga sertifikasi yang mengajukan permohonan telah memenuhi persyaratan akreditasi, maka Komite Akreditasi Nasional akan memberikan sertifikat akreditasi yang ditandatangani oleh Ketua Komite Akreditasi Nasional.

III. METODOLOGI

A. Metode Penelitian

Tahapan kegiatan penelitian akan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: 1. Gap analisis Pengertian: Mengidentifikasi gap dari standar-standar kesesuaian proses akreditasi pada Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan dibandingkan dengan standar kesesuaian yang telah diimplementasikan pada saat proses akreditasi sebagai Lembaga sertifikasi sistem HACCP, yaitu dengan mengkaji standar dan membuat gap analisis persyaratan asesmen Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan yaitu ISOIEC 17021 dan ISOTS 22003 terhadap persyaratan yang telah diimplementasikan Pedoman BSN 1001-1999, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya dan Pengendalian Titik Kritis HACCP. Hasil yang akan dicapai : Tabel gap analisis persyaratan asesmen Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan yaitu ISOIEC 17021 dan ISOTS 22003 terhadap persyaratan yang telah diimplementasikan Pedoman BSN 1001-1999, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya dan Pengendalian Titik KritisHACCP lampiran 1. 2. Penyesuaian dan pengembangan dokumen Pengertian : merupakan penyesuaian dan pengembangan dari temuan kegiatan fase pertama yang dijabarkan ke dalam sistem dan prosedur yang praktis. Hasil yang akan dicapai: penyesuaian implementasi di Lembaga Sertifikasi yang mengembangkan dokumen mutu manual mutu yaitu suatu dokumen tingkat pertama yang berisi pernyataan-pernyataan kebijakan perusahaan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diadopsi berdasarkan dari hasil gap analisis pada bagian pertama.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. GAP ANALISIS

Kajian standar kesesuaian asesmen dalam pengembangan Lembaga Sertifikasi Sistem HACCP menjadi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan diawali dengan pembuatan gap analisis standar yang dilakukan dengan cara mereview persyaratan yang akan diimplementasikan dibandingkan dengan persyaratan yang telah diimplementasikan yaitu dengan mereview standar ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang merupakan persyaratan akreditasi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan terhadap PBSN 1001:1999 yaitu Persyaratan umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya dan Pengendalian Titik Kritis HACCP, hasil gap analisis tersebut terdapat 7 klausul yang merupakan gap utama. Berikut merupakan gap analisis standar ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 terhadap Pedoman BSN 1001:1999. A.1. Manajemen Ketidakberpihakan Manajemen ketidakberpihakan diatur dalam klausul 5.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai manajemen ketidakberpihakan ini belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai manajemen ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3. Hasil gap analisis klausul Manajemen Ketidakberpihakan dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999 No. Perihal Hasil gap analisis 1 Komitmen manajemen puncak klausul 5.2.1 ISO 17021:2006 Pernyataan ketidakberpihakan harus dapat diakses publik 2 Analisa ketidakberpihakan klausul 5.2.2 ISO 17021:2006 Analisa ketidakberpihakan harus diperagakan kepada komite pengamanan ketidakberpihakan 3 Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan klausul 5.2.3 ISO 17021:2006 Apabila suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau dikurangi, maka sertifikasi tidak dapat diberikan.