Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara

PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH:

ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI 122103072

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI

NIM : 122103072

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal : Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP: 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Tanggal : Juni 2015 DEKAN

NIP. 19560407 198002 1001 Prof. Dr. AzharMaksum, M.Ec, Ac, Ak

NAMA : ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI

NIM : 122103072

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2015 Menyetujui Pembimbing

NIP: 19741012 200003 2 003

i

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui.Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan do’a dari berbagai pihak selama penulisan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada yang terhormat:

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum SE, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan bantuan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

ii

5. Seluruh staff pengajar atau dosen DIII Kesekretariatan yang memberikan ilmu kepada penulis dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Staff pegawai Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang memberikan penulis kesempatan untuk melaksanakan magang di kantor dinas tersebut.

7. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis Ayahanda M.Khaidir Rangkuti dan Ibunda tersayang Sri Hartati.

8. Buat Abang tersayang Ahmad Khairul Rangkuti, SE dan adik tersayang M.Ryan Fauzi Rangkuti yang selalu memberikan bantuan dan semangat bagi penulis dalam membuat Tugas Akhir ini.

9. Rekan-rekan mahasiswa stambuk 2012 Program DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara khusunya Uci, Irma, dan Pinta. Penulis ucapkan terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar

iii

nantinya dapat menjadi lebih baik. Akhirnya penulis memohon agar Allah SWT memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis dan semua pihak yang telah memberikan bantuannya selama ini.

Medan, Juni 2015 Penulis

ANGGUN A. RANGKUTI NIM. 122103072

iv

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Metode Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ... 7

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description Badan Pelayanan Perinan Terpadu Medan .... 12

D. Jaringan Usaha Kegiatan ... 29

E. Kinerja Usaha Terkini ... 30

F. Rencana Kegiatan ... 31

BAB III PEMBAHASAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 32

B. Pengertian Manajemen ... 33

C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor ... 34

D. Pengertian dan Tujuan Manejemen Perkantoran ... 35

E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran di Dinas Provsu ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 43

B. Saran ... 44

v

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

vi

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara

bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Pekerjaan kantor dapat dirinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu, (Sedarmayanti, 2001 : 7) :

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya. 2. Membuat rekening

3. Surat-menyurat

4. Mengurus dan mengirimkan surat-surat pos

5. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan

Luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor berfungsi, memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.

Dengan berbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan kebutuhan, dan keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operasional dengan lebih baik.

3

Adapun pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara meliputi pengaturan pekerjaan surat-menyurat, penataan ruangan, penentuan lingkungan kerja yang efektif, penyediaan alat-alat dan persediaan kantor.

Pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan tugasnya masing-masing. Hal ini terlibat dengan adanya pembagian tugas yang jelas mulai dari jabatan yang paling atas sampai yang paling bawah.

Pelaksnaan Manajemen Perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik sesuai keinginan pegawainya, karena tata ruangan yang sudah di lengkapi fasilitas kantor agar membantu pekerjaan pegawai untuk berjalan secara efisien.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik memilih judul untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor.

Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan yang luas dan di butuhkan dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju, maka penulis akan membatasi

pokok yang akan dibahas agar tidak terjadi penyimpangan. Adapun masalah yang akan dibahas penulis adalah “ Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tentang pelaksnaan manajemen perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Bagi Penulis, untuk dapat melihat bagaimana peranan dari manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.

2. Bagi perusahaan, dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan. 3. Bagi pihak lain. diharapkan penelitian ini menjadi ilmu pengetahuan,

menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada

tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir. Penelitian dilakukan di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Jl. A.H Nasution No.6 P.Masyhur.

5

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3 4 5 6

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2015) F. Sistematika Penulisan

Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah,

tujuan penulis, manfaat penulisan, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur

organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yaitu pengertian manajemen,

pengertian kantor dan fungsi kantor serta pengertian dan tujuan manajemen perkantoran.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.

7 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara

Pemerintahan Hindia Belanda mencoba menyampaikan hasil percobaan kepada masyarakat tani untuk meningkatan produksi pertanian pada tahun 1870. Kegiatan Peringatan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara melalui penyuluhan pertanian berjalan terasa sangat lambat. Dalam menggungah Swadaya Pertanian begitu lamban, disebabkan terbatasnya pendidikan bagi masyarakat.

Usaha dalam peningkatan produksi Pertanian Tanaman Pangan menjadi lebih nyata setelah didirikan Departemen Vanland Bouw (nama Departemen Pertanian pada tahun 1905: Jawatan Pertanian Rakyat) dan tahun 1910 sebagai salah satu Departemen yang mempunyai kegiatan Melaksanakan Penyuluhan Pertanian, memberikan saran-saran dalam bidang pertanian dan pemberian tanah kepada perusahaan-perusahaan bidang Pertanian.

Selain itu Dinas Pertanian juga mengadakan penelitian tentang ekonomi masyarakat dan membuat laporan keadaan Pertanian termasuk statistik. Pembangunan Balai Pendidikan Masyarakat Desa (BPMD) dan Pembangunan objek-objek pencegahan serta Pembangunan Percobaan Perusahaan Tanah Kering (PTTK).

B. Setelah Kemerdekaan RI

Rencana bagi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara di Medan Kemerdekaan dimulai dengan adanya “Plan Kasimo” yang merupakan rencana proklamasi tahun 1915-1950, namun rencana tersebut tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya dikarenakan oleh gejolak revolusi pada waktu itu. Program pembangunan rakyat yang termasuk ke dalam Rencana Kesejahteraan Istimewah (RKI) meliputi: Pembangunan balai-balai benih, perbaikan dan perluasan pengairan lahan pedesaan. Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara pada tahun 1915-1940 masih bernama DINAS JAWATAN PERTANIAN RAKYAT kemudian diganti, dicabut dan diubah berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Sumatera Utara No. 5 Tahun 1981 s/d Tahun 2001 namanya menjadi Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura yang beralamat di Jalan Diponegoro No. 11 A Medan.

Dinas Pertanian Tanaman Pangan pada Tahun 1981 berpindah ke Jalan Dr. A.H. Nasution No. 6 Gedung Johor Medan. Dengan keluarnya UU No. 22 Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah, maka Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura dirubah menjadi DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA berdasarkan PERDA No. 3 Tahun 2001.

Gedung Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara disesuaikan berdirinya pada tahun 1981 yang beralamat di Jalan Dr. Abdul Harris Nasution No. 6 Gedung Johor Medan, yang dibangun pada tahun 1950.

9

Visi Kantor Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara

Adapun visi dari Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara tersebut adalah Pertanian yang maju dan mandiri serta mensejahterakan masyarakat pertanian.

Misi Kantor Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara

Untuk mencapai visi disusunlah Misi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera

Utara sebagai berikut :

1. Terwujudnya sarana dan prasarana pertanian serta pengelolaannya yang mampu mendukung ketersediaan bahan pangan pokok dan strategis.

2. Terwujudnya swasembada pangan khususnya beras.

3. Berkembanganya potensi daerah yang mampu mendukung sektor perekonomian daerah.

4. Terwujudnya sumber daya partanian yang produktif, berkualitas dan berdaya saing dalam menghadapi tantangan persaingan global.

5. Terwujudnya pembangunan pertanian yang berkesinambungan konsisten dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan.

6. Terwujudnya perangkat daerah yang profesional dan berwibawa menuju tata pemerintahan yang baik di dalam kebhinekaan Sumatera Utara Transparansi pemerintah daerah yang bebas KKN serta karir pegawai dan

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungna aktivitas dan fungsi dibatasi, serta menggambarkan juga dengan jelas tugas-tugas kerja masing-masing yang harus diselesaikan tepat waktu. Hal ini sangat perlu diperhatikan agar tidak terjadi tumpang tindih tugas yang dibebankan institusi atau perusahaan.

Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa dan siapa yang bertugas melaksanakan suatu pekerjaan pada sebuah pos kerja di dalam sebuah institusi atau perusahaan.

Adapun struktur organisasi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

11

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. Sumber: Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara (2015)

KEPALA DINAS SEKRETARIAT SEKSI FASILITASI BENIH & PAKET TEKNOLOGI SEKSI BUDIDAYA KACANG-KACANGAN & UMBI-UMBIAN BIDANG BINA TAN. PANGAN SEKSI BUDIDAYA SERELLA BIDANG BINA USAHA TANI BIDANG BINA HORTIKULTURA

SEKSI AIR & PENGKAJIAN IKLIM SEKSI FASILITASI BENIH DAN TEKNOLOGI SEKSI BUDIDAYA BUAHAN & TANAMAN HIAS SEKSI BUDIDAYA SAYURAN & BIOFARMAKA SEKSI SARANA PERTANIAN SEKSI LAHAN & PERLUASAN AREAL SEKSI PROMOSI & KEMITRAAN SEKSI INFORMASI PASAR SUB BAGIAN PROGRAM SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM SEKSI PENGOLAHAN HASIL DAN PASCA PANEN BIDANG PENGELOLAAN LAHAN AIR DAN

SARANA KELOMPOK

JABATAN FUNGSIONAL

C.Job Description 1. Kepala Dinas

Uraian tugas:

a. Menyelenggarakan pembinaan, singkronisasi, pengendalian tugas dan fungsi dinas.

b. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana kegiatan dinas, sesuai dengan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah. c. Menyelenggarakan penetapan pengkajian dan menetapkan pemberian

dukungan dengan kebijakan umum dan kebijakan Pemerintah Daerah. d. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan

tugas atas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang pertanian. e. Menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan

program Bina Tanaman Pangan, Bina Hortikultura, Pengelolaan Lahan, Air dan Sarana , Bina Usaha Tani.

f. Menyelenggarakan pemberian saran pertimbangan dan rekomendasi mengenai pertanian sebagai bahan penetapan kebijakan umum pemerintah daerah.

g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.

h. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi/lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dinas.

i. Menyelenggarakan pengkoordinasian penyusunan tugas-tugas teknis serta evaluasi dan pelaporan yang meliputi kesekretariatan, Bina Tanaman

13

Pangan, Bina Hortikultura, Pengelolaan Lahan, Air dan Sarana, Bina Usaha Tani.

j. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan di bidang pertanian.

k. Menyelenggarakan koordinasi dengan dinas/lembaga Pertanian lintas Kabupaten/Kota.

l. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan membina Unit Pelaksana Teknis Dinas.

m. Menyelenggarakan koordinasi dengan Unit Kerja lain.

2. Sekretariat

Sekretaris mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan administrasi umum, kepegawaian, pengelolaan keuangan dan perencanaan program. Untuk melaksanakan tugas, sekretariat menyelenggarakan fungsi antara lain sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan urusan umum, pengelolaan keuangan dan penyusunan program dinas.

b. Penyelenggaraan perencanaan dan pengelolaan kebutuhan administrasi dan perlengkapan, peningkatan pendayagunaan organisasi dan personil dinas sesuai ketentuan dan standaar yang ditetapkan.

c. Penyelenggaraan perencanaan ,pengelolaan dan pengurusan pertanggung jawaban keuangan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Penyelenggaraan pengelolaan data statistik pertanian dan perumusan program, penganggaran, monitoring evaluasi dan pelaporan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

e. Penyelenggaraan pembinaan, arahan dan bimbingan kepada pegawai dan pejabat struktural pada lingkup kesekretariat dinas.

f. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

g. Penyelenggaraan memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

h. Penyelenggaraan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan.

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, sekretaris dibantu :

1) Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas antara lain sebagai berikut : a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk bahan

pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat.

b. Melaksanakan penyusunan dan pengolaan data kepegawaian.

c. Melaksanakan penyiapan dan pengusutan kenaikan pangkat,kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai,peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan, serta tugas izin belanja, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis.

15

d. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai.

e. Melaksanakan tugas pembinaan kepegawaian pada unit pelaksana teknis dinas.

2) Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :

a. Melaksanakan pengadministrasian pembukuan belanja dinas.

b. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah.

c. Melaksanakan verifikasi keuangan.

d. Melaksanakan penyusunan laporan pertanggung jawaban keuangan. e. Melaksanakan penyusunan laporan realisasi anggaran.

3) Sub Bagian Program

Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas antara lain sebagai berikut : a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk

kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat.

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan penganggaran dinas. c. Melaksanakan penyusunan bahan rencana strategis, laporan

d. Melaksanakan penyusunan bahan pengkoordinasian monitoring evaluasi dan pelaporan.

e. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem informasi pertanian.

f. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugasnya.

3.Bidang Bina Tanaman Pangan

Bagian Bina Tanaman Pangan mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintah dibidang serelia, kacang-kacangan, umbi-umbian, serta fasilitas benih dan paket teknologi tanaman pangan. Adapun tugasnya antara lain sebagai

berikut:

a. Menyelenggarakan pembinaan, sinkronisasi dan pengendalian tugas dan fungsi bidang tanaman pangan.

b. Menyelenggarakan penetapan pengkajian terhadap program kegiatan pada bidang tanaman pangan.

c. Menyelenggarakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan

pemantauan, memberikan informasi untuk revialisasi perbaikan budidaya Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Untuk membantu melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas Kepala Bidang Tanaman Pangan dibantu oleh:

17

a. Kepala Seksi Budidaya Serelia

Kepala Seksi Budidaya Serelia mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1. Melaksanakan pangumpulan dan pengelolahan, penyajian bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya serealia;

2. Melaksanakan pengumpulan,pengelolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan penengahan dalam budidaya serealia sesuai ketetuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;

3. Melaksanakan pembinaan,pertanaman,sosialisasi dan koordinasi, pengendalian monotoring dan evaluasi serta pelaporan dalam upaya peningkatan produktivitas dan produksi serealia sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;

4. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemmbedayaan pemantuan, memberikan informasi untuk revitalisasi perbaikan budidaya serealia sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan ;

5. Melaksanakan koordinasi,identifikasi penyebaran dan pengembangan varietas baru/unggul, baik lokal mau pun nasional sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standard yang ditetapkan;

6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;

7. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;

8. Melaksanakan pelaporan dan pertanggug jawaban atas pelaksanan tugasnya kepada kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;

b. Kepala seksi budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian

Kepala seksi budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :

1. Melaksanakan pengumpulan dan pengelolahan,penyajian bahan atau data untuk penyempurnaan dan penyusunan standard pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota serta standard pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian;

2. Melaksanakan pengumpulan pengelolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dalam budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;

3. Melaksanakan pembinaan pertemuan,sosialisai dan koordinasi, pengendalian monotoring dan evaluasi serta pelaporan dibidang budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai ketentuan dan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetepkan;

4. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan pemantauan, memberikan informasi untuk revitalisasi perbaikan

19

budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai peraturan perundang-undangan dan stanadar yang ditetepkan;

5. Melasanakan sosialisasi dan koordinasi dalam identifikasi dan pengembangan tanaman pangan alternatif/lokalsesuai peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetepkan;

6. Melaksanakan tugas lain diberikan oleh kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;

7. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala bidang bina tanam pangan sesuai tugas dan fungsinya;

8. Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;

c. Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi.

Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas dinas dalam fasilitasi benih dan pengembangan paket tekhnologi tanaman pangan.

2. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data bahan/data untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah

dibidang penyiapan dan pengembangan paket tekhnologi tanaman pangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama untuk pengadaan benih unggul bermutu dengan instansi terkait antara pemerintah dengan pihak perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

4. Melaksanakan penyusunan kebijakan benih hibrida dan identifikasi pengembangan varietas unggul lokal dibidang perbenihan.

5. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi, monitoring evaluasi secara berkala dan periodik sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

6. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama untuk penerapan dan pengembangan paket tekhnologi serta fasilitasi perbenihan dengan Instansi terkait antara pemerintah dengan perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

7. Melaksanakan pembinaan, pemantauan dan pemberdayaan penerapan pengembangan paket teknologi tanaman pangan dalam produksi benih tanaman pangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

8. Melaksanakan fasilitasi kebutuhan benih tanaman pangan wilayah propinsi.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai tugas dan fungsinya.

21

10.Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai tugas dan fungsinya.

11.Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada kepala Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai standar yang ditetapkan.

4. Bidang Bina Hortikultural

Bidang Bina Hortikultural mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintah dibidang budi daya sayuran dan biofarmaka, buah-buahan, tanaman hias serta fasilitas benih dan paket benih teknologi tanaman hortikultural. Kepala Bidang Bina Hortikultural dibantu oleh:

a. Kepala Seksi Budidaya Sayuran dan Biofarmaka

Kepala Seksi Budidaya Sayuran dan Biofarmaka mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian bahan atau data untuk penyusunan rencana jangka tahun dan menengah dalam budidaya sayuran dan biofarmaka sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanakan tugasnya kepada Bidang Bina Hortikultural sesuai tugas dan fungsinya.

3. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim penggerak PKK dalam pemberdayaan tanaman PKK tingkat provinsi.

b. Kepala Seksi Buah-buahan dan Tanaman Hias

Kepala Seksi Buah-buahan dan Tanaman Hias mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1. Melaksanakan, mengumpulkan dan mengolah, menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya buah-buahan dan tanaman hias.

2. Melaksanakan, mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dalam budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi dan koordinasi, pengendalian pembinaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan dibidang budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

4. Melaksanakan pembinaan budidaya buah-buahan dan tanaman hias yang mengacu kepada ketentuan Good Agricultural Practices (GAP)/Standar Operasional Prosedur (SOP).

5. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan pemantauan memberikan informasi untuk revitalisasi perbaikan budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

23

6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Bina Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.

7. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Bina Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.

8. Melaksanakan, melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Bina Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.

c. Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi Hortikultural

Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi mempunyai tugas sebagai berikut, antara lain:

1. Melaksanakan, mengumpul, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas dinas dalam fasilitasi benih dan pengembangan paket tekhnologi hortikultura.

2. Melaksanakan, mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dibidang penyiapan dan pengembangan paket tekhnologi hortikultura sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama untuk pengadaan benih/bibit bermutu dari varietas unggul dengan instansi terkait antara pemerintah dengan pihak perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

4. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi, monitoring evaluasi secara berkala dan priodik sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

5. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama untuk penerapan dan pengembangan paket tekhnologi serta fasilitasi perbenihan dengan instansi terkait antara pemerintah dengan perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

6. Melaksanakan pembinaan, pemantauam dan pemberdayaan penerapan pengembangan paket teknologi hortikultura dalam produksi benih hortikultura sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

7. Melaksanakan fasilitasi kebutuhan dan pengadaan benih/bibit hortikultura wilayah Provinsi.

8. Melaksanakan pembinaan dan peningkatan SDM penangkar benih/bibit hortikultura.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.

10. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Bina Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.

5. Bidang Pengelolaan Lahan, Air dan Sarana

Kepala seksi Pengolahan Lahan, Air dan Sarana mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan urusan Pemerintahan di bidang pembinaan, monitoring dan evaluasi pemamfaatan air dan pengkajian lahan dan

25

perluasan areal dan penyiapan sarana pertanian. Kepala Bidang Pengolahan Lahan, Air dan Sarana dibantu oleh:

a. Kepala Seksi air dan Pengkajian Iklim

Kepala Seksi Air dan Pengkajian Iklim mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :

1. Melaksanakan sosialisasi, pembinaan, bimbingan teknis, pertemuan, pengawasan, monitoring dan evaluasi pemanfaatan dan pemeliharaan jaringan irigasi tingkat usaha tani irigasi daerah, konversasi air, tata air, mikro irigasi bertekanan, pencatatan curah hujan, informasi pengkajian iklim sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bidang Pengolahan Lahan, Airdan Sarana sesuai bidang tugasnya.

b. Kepala Seksi Lahan dan Perluasan Areal

Kepala seksi lahan dan Perluasan Areal mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1. Melaksanakan bimbingan teknis, pertemuan, monitoring, pengontrolan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan di bidang pemanfaatan pengolahan jalan usaha tani, pengembangan lahan, perluasan areal, konservasi lahan, dan studi dampak lingkungan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Melaksanakan sosialisasi dan kerja sama untuk mengembalikan fungsi lahan.

c. Kepala Seksi Sarana Pertanian

Kepala Seksi Sarana Pertanian mempunyai tugas beerikut antara lain: 1. Melaksanakan perencanaan dan pelaporan dalam penyiapan sumber

daya sarana pertanian dalam penanganan dan pengendalian pembiayaan dan Penyaluran pupuk pestisida dan alat mesin pertanian agar kabupaten atau kota sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang belaku.

2. Melaksanakan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pengolahan Lahan, Air dan Sarana sesuai standar yang ditetapkan.

6. Bidang Bina Usaha Tani

Bidang Usaha Tani mempunyai tugas membantu kepala Dinas dalam urusan pemerintahan di Bidang Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen, Informasi Pasar dan Peningkatan Promosi dan Kemitraan. Bidang Bina Usaha Tani dibantu oleh :

27

a. Kepala Seksi Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen

Kepala Seksi Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen mempunyai tugas sebagai berikut antara lain :

1. Melaksanakan Pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pembinaan penanganan panen, pasca panen dan pengolahan hasil, serta peningkatan mutu.

2. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan standar unit pengolahan, alat transportasi, unit penyimpanan, penanganan pacsa panen dan kemasan hasil tanaman pangan dan holtikultura yang bersih di wilayah provinsi.

3. Melaksanakan pembinaan, pertemuan bimbingan teknis, sosialisasi panen, pasca panen, pengolahan hasil dan mutu.

b. Kepala Seksi Informasi Pasar

Kepala Seksi Informasi Pasar mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan dan data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daeah Kabupaten atau Kota dan standar ketentuan sesuai dengan peraturan perundng-undangan dan standar yang sudah ditetapkan.

2. Melaksanakan pengembangan kelembagaan jaminan mutu pangan daerah dan pengembangan tenaga fungsional mutu yang tersertifikasi untuk pengembangan sistem informasi pasar.

3. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang Bina Usaha Tani sesuai standar yang diterapkan.

c. Kepala Seksi Promosi dan Kemitraan

Kepala Seksi Promosi dan Kemitraan mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :

1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan daerah Kabupaten/ Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam bidang peningkatan promosi komoditas tanaman pangan dan holtikultura sesuai ketentuan peraturan yang sudah ditetapkan.

2. Melaksanakan monitoring, pemantauan evaluasi, analisa usaha tani tanaman pangan dan holtikultura serta promosi dan kemitraan wilayah provinsi sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan.

29

7. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas untuk membantu Kepala Dinas dalam bidang fungsional yaitu :

a. Kelompok Jabatan Fungsional dalam melaksanakan tugas kegiatan koordinasi oleh seorang pejabat fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Dinas Pertanian.

b. Setiap Sub Kelompok Fungsional dipimpin oleh seorang Sub Koordinator yang ditunjuk Kepala Dinas dari Pejabat Fungsional Senior Sub Kelompok Fungsional tersebut.

c. Tugas, fungsi dan uraian tugas Kelompok jabatan Fungsional akan diatur dengan peraturan Gubernur Sumatra Utara.

D. Jaringan Kegiatan

Institusi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat. Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan di bidang pertanian yang bermutu dan berkualitas, melakukan Program Peningkatan Produksi Tanaman Pangan, Program Pengembangan Agribisnis, Program

Peningkatan Kesejahteraan Petani, Program Pengembangan Kawasan Agropolitan DTBB, Program Pengembangan Kawasan Agropolitan DTBB

Dengan demikian, diharapkan Dinas Pertanian dapat meningkatkan Produksi, Produktivitas, dan Mutu Tanaman Pangan dan Hortikultura dan mengembangkan sarana dan prasarana pertanian agar lebih baik kedepannya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi/perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi/perusahaan tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara, instansi ini terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh instansi dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi/perusahaan adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat.

Kinerja pelayanan SKPD Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara, yakni:

1. Produktivitas Padi atau Bahan Pangan Utama Lokal Lainnya per Hektar. 2. Produktivitas Hortikultura.

3. Pertumbuhan sektor Pertanian.

4. Kontribusi Sektor Pertanian terhadap PDRB.

31

6. Kontribusi Produksi Kelompok Petani terhadap PDRB. 7. Cakupan Bina Kelompok Tani.

8. Nilai Tukar Petani (NTP) Sektor Pertanian (NTP Pangan dan NTP Hortikultura).

Untuk melihat hasil review kinerja pelayanan SKPD Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada lampiran.

F. Rencana Kegiatan

Usulan penjabaran lebih rinci program prioritas yang akan dilaksanakan masing-masing Unit Kerja Eselon Tiga SKPD Dinas Pertanian Provinsi Sumatera untuk periode 2014-2018 adalah sebagai berikut:

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur. 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.

4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur.

5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan.

6. Program Peningkatan Kesejahteraan Petani. 7. Program Peningkatan Produksi Tanaman Pangan. 8. Program Peningkatan Produksi Hortikultura. 9. Program Pengembangan Teknologi Pertanian. 10. Program Pengembangan Agribisnis.

32 BAB III PEMBAHASAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat dan Waktu Penelitian dilaksnakan pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dan dilaksanakan mulai tanggal 02 Maret sampai dengan 10 April 2015.

B. Pengertian Manajemen

a). Pengertian Manajemen

Robbins dan Coutler ( 2012 : 36 ) manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Sedangkan menurut Griffin (2008 : 7) manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengedalian) yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

33

b). Fungsi Manajemen

Menurut Fayol 1916 fungsi manajemen adalah sebagai berikut yaitu :

1. Perencanaan

Perencanaan yaitu berarti penilaian waktu yang akan datang dan kemudian pengambilan keputusan-keputusan untuk tindakan yang akan datang.

2. Organisasi

Organisasi yaitu berhubungan dengan pembagian kerja, serta pembagian tugas, otoritas dan tanggung jawab.

3. Komando

Komando atau pemberian instruksi untuk menjamin agar keputusan-keputusan dilaksanakan

4. Pengawasan

Pengawasan yaitu penentuan standar-standar, pembandingan kejadian-kejadian fisik dengan standar-standar tersebut secara berkala, dan kemudian pengambilan tindakan pembetulan.

5. Koordinasi

Koordinasi yaitu penggabungan usaha dan penentuan semua kegiatan perusahan agar sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan.

Adapun fungsi manajemen lainnya yang perlu diterapkan dalam proses manajemen perkantoran adalah pemberian motivasi kepada pegawai-pegawai kantor ( Sedarmayanti, 2001 : 20).

C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor

a. Pengertian kantor

Secara umum, kantor dapat di artikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan saat ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.

Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa “Kantor” adalah (Sedarmayanti,2001 : 2) :

1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

b. Fungsi Kantor

Kantor juga mempunyai fungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat secara rinci adalah (Sedarmayanti, 2001 : 3) :

1. Untuk menerima keterangan ( misalnya : surat-surat )

2. Untuk mencatat keterangan ( misalnya : persediaan, dan catatan-catatan kepegawaian )

35

3. Untuk menyusun keterangan ( misalnya : dalam pembiayaan dan pembukuan )

4. Untuk memberi keterangan ( misalnya : faktur-faktur penjualan ) 5. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya : Pemeliharaan uang tunai)

Fungsi Manajemen Perkantoran Pada dasarnya fungsi manajemen perkantoran sangat berkaitan dengan tujuannya, dimana fungsi perkantoran adalah penerapan saranan dan daya kantor untuk tujuan dan sasaran yang telah diterapkan.

Adapun beberapa fungsi yang menurut para ahli. Menurut Evans Manajemen Perkantoran, fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,komunikasi, dan ingatan organisasi (Sukoco, 2007:3), Sedangkan menurut Arthur Grager Manajemen Perkantoran, fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi (Sukoco, 2007 :3)

D. Pengertian dan Tujuan Manajemen Perkantoran a. Pengertian Manajemen Perkantoran

Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat pemikiran, pusat komunikasi dan pusat informasi. Untuk dapat gambaran yang lebih lengkap, maka berikut ini pengertian manajemen perkantoran (Sedarmayanti, 2001 : 9).

1. Terry, dalam buku Office Management and Control (1966), manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

2. Leffingwell dan Robinson, dalam buku Textbook of Office Management (1950), manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.

3. Geoffrey (1990), manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Dari defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat, pelaksanaan atau karena merupakan suatu urutan, sehingga saling berkaitan atau saling bergantungan satu sama lain.

Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada seseorang atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Sehingga pada prinsipnya manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk ), mengawasi dan mengendalikan

37

(melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara tertib dan lancar, (Sedarmayanti, 2001 : 10).

Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 11) Lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi banyak hal, maka berikut 9 (sembilan) bidang kerja manajemen perkantoran yang telah disusun oleh Charles O. Libbey.

1. Ruang Perkantoran 2. Komunikasi

3. Kepegawaian Kantor

4. Perabotan dan Perlengkapan 5. Peralatan Mesin

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis 7. Metode

8. Warkat

9. Kontrol Pejabat Pimpinan

b. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari, (Sedarmayanti, 2001 : 14).

Dengan adanya tujuan manajemen perkantoran perencanaan suatu tujuan organisasi serta peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai akan lebih mudah untuk diterapkan. Menurut Terry tujuan Manajemen Perkantoran adalah merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan perkerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu, (Sukoco, 2007:3).

Berdasarkan definisi atas penulis dapat menyimpulkan bahwa tujuan manajemen perkantoran sangatlah penting, guna menunjang tercapainya sutau tujuan yang telah direncanakan oleh organisasi serta menunjang peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai.

Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya informasi yang siap pakai.

Ciri informasi yang siap pakai, (Sedarmayanti, 2001 : 15). 1. Lengkap

2. Relevan dengan kegunaannya 3. Tidak terlambat

4. Akurat

39

Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001:15) antara lain adalah :

1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien. 2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan

biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.

4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.

E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu

Adapun ruang lingkup Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu yaitu, (Dinas Pertanian Provsu, 2015).

1. Ruang Kantor

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara penataan ruang kantor sudah tertata dengan rapi dan baik, seperti penjatahan ruangan sudah ditentukan sesuai dengan jumlah dan kapasitas pegawai setiap ruangannya. Seperti pendingin ruangan (AC atau kipas angin), peredaran udara di ruangan yang membuat nyaman, sehingga pegawai

betah berada diruangan kantor dalam melaksanakan pekerjaannya. dan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara juga memiliki Aula untuk mengadakan rapat pertemuan antar Kabupaten/Kota Sumatera Utara. 2. Komunikasi

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara komunikasi dilakukan dengan cara seperti, pengiriman surat dan penerima surat antar daerah atau kota di Sumatera Utara untuk melakukan kegiatan pekerjaan agar berjalan lancar. Dan komunikasi juga dilakukan dengan cara membuat papan pengumuman setiap ada kegiatan di

kantor.

3. Kepegawaian Perkantoran

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat sistem kepegawaian yang disusun dan diterapkan secara baik melalui pemilihan setiap pegawai, perkenalan, latihan, kenaikan pangkat, pergantian karyawan, pengerahan pegawai dan pensiun.

4. Perabotan dan Perlengkapan

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara setiap ruangan terdapat meja kerja, kursi, komputer, printer, kalender,lemari arsip serta perlengkapan lainnya.

5. Peralatan dan Mesin

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat mesin-mesin yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, seperti mesin tik, mesin fax, mesin printer, mesin scan.

41

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapatnya alat tulis kantor yang lengkap untuk digunakan pegawai seperti kertas HVS/A4, tinta printer, pulpen, pensil, spidol, penggaris, lem, gunting, paper clip, binder clip, hekter dan sebagainya.

7. Metode

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara metode yang digunakan sesuai prosedur kantor yang baik, yaitu mengukur hasil kinerja pegawai, menjadwal kegiatan rutin yang dilaksanakan seperti rapat posko, rapat koordinasi antar daerah atau kota Sumatera Utara.

8. Warkat

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara pengolalaan warkat sesuai prosedurnya, yaitu pelayanan surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip.

Dari Uraian diatas terdapat beberapa bidang kerja manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang tidak terlaksana dengan baik, yaitu :

1. Perlunya penambahan AC

Perlunya penambahan AC pada setiap ruangan kerja, agar pegawai merasa nyaman saat melakukan aktivitasnya.

2. Perlunya tersedia mesin fotocopy

Diperlukan mesin fotocopy supaya setiap mau fotocopy berkas tidak harus keluar kantor lagi agar suatu pekerjaan berjalan secara efisien. 3. Perlunya penambahan mesin printer

Diperlukan mesin printer di setiap meja pegawai supaya memudahkan pegawai jika ingin mengprint berkas agar pekerjaan bisa berjalan secara efisien.

43 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan yang telah di kemukakan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Penerapan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan cukup baik, unsur-unsur yang terdapat dalam manajemen perkantoran seperti pelaksanaan penyampaian informasi dan hubungan dengan publik telah terlaksana sehingga sangat mendukung dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.

2. Secara garis besar kegiatan manajemen perkantoran bertujuan untuk membantu para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efesien.

3. Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara menggunakan peralatan kantor yang mengikuti zaman seperti mesin-mesin elektronik (komputer dan mesin Feximile) agar dapat memperlancar pekerjaan di kantor.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.

1. Harus terus mempertahankan dan meningkatkan penerapan manajemen perkantoran yang sudah berjalan dengan baik, agar dalam menyampaikan informasi dan hubungan dengan pihak lain berjalan dengan baik sehingga proses pencapaian tujuan dapat tercapai dan terlaksana dengan baik.

2. Pada tiap-tiap ruangan kerja pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara hendaknya di perhatikan juga mengenai fasilitas di ruangan agar dapat menambah semangat dan kenyamanan para pegawai.

3. Setiap komputer hendaknya mengggunakan anti radiasi agar tidak menganggu kesehatan pada pemakainya (pegawai)

45

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, Drs, SE, MM, 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Moekijat, Dr. 2001. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan. Bandung : CV Mandar Maju.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung : Bandar Maju.

Stephen P. Robbins, Mary Coutler. 2010. Manajemen. Jakarta : Erlangga. Sukoco, Munir, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.

Winardi, 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju

40

betah berada diruangan kantor dalam melaksanakan pekerjaannya. dan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara juga memiliki Aula untuk mengadakan rapat pertemuan antar Kabupaten/Kota Sumatera Utara. 2. Komunikasi

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara komunikasi dilakukan dengan cara seperti, pengiriman surat dan penerima surat antar daerah atau kota di Sumatera Utara untuk melakukan kegiatan pekerjaan agar berjalan lancar. Dan komunikasi juga dilakukan dengan cara membuat papan pengumuman setiap ada kegiatan di

kantor.

3. Kepegawaian Perkantoran

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat sistem kepegawaian yang disusun dan diterapkan secara baik melalui pemilihan setiap pegawai, perkenalan, latihan, kenaikan pangkat, pergantian karyawan, pengerahan pegawai dan pensiun.

4. Perabotan dan Perlengkapan

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara setiap ruangan terdapat meja kerja, kursi, komputer, printer, kalender,lemari arsip serta perlengkapan lainnya.

5. Peralatan dan Mesin

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat mesin-mesin yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, seperti mesin tik, mesin fax, mesin printer, mesin scan.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapatnya alat tulis kantor yang lengkap untuk digunakan pegawai seperti kertas HVS/A4, tinta printer, pulpen, pensil, spidol, penggaris, lem, gunting, paper clip, binder clip, hekter dan sebagainya.

7. Metode

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara metode yang digunakan sesuai prosedur kantor yang baik, yaitu mengukur hasil kinerja pegawai, menjadwal kegiatan rutin yang dilaksanakan seperti rapat posko, rapat koordinasi antar daerah atau kota Sumatera Utara.

8. Warkat

Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara pengolalaan warkat sesuai prosedurnya, yaitu pelayanan surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip.

Dari Uraian diatas terdapat beberapa bidang kerja manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang tidak terlaksana dengan baik, yaitu :

1. Perlunya penambahan AC

Perlunya penambahan AC pada setiap ruangan kerja, agar pegawai merasa nyaman saat melakukan aktivitasnya.

42

2. Perlunya tersedia mesin fotocopy

Diperlukan mesin fotocopy supaya setiap mau fotocopy berkas tidak harus keluar kantor lagi agar suatu pekerjaan berjalan secara efisien. 3. Perlunya penambahan mesin printer

Diperlukan mesin printer di setiap meja pegawai supaya memudahkan pegawai jika ingin mengprint berkas agar pekerjaan bisa berjalan secara efisien.

43 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan yang telah di kemukakan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Penerapan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan cukup baik, unsur-unsur yang terdapat dalam manajemen perkantoran seperti pelaksanaan penyampaian informasi dan hubungan dengan publik telah terlaksana sehingga sangat mendukung dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.

2. Secara garis besar kegiatan manajemen perkantoran bertujuan untuk membantu para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efesien.

3. Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara menggunakan peralatan kantor yang mengikuti zaman seperti mesin-mesin elektronik (komputer dan mesin Feximile) agar dapat memperlancar pekerjaan di kantor.

44

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.

1. Harus terus mempertahankan dan meningkatkan penerapan manajemen perkantoran yang sudah berjalan dengan baik, agar dalam menyampaikan informasi dan hubungan dengan pihak lain berjalan dengan baik sehingga proses pencapaian tujuan dapat tercapai dan terlaksana dengan baik.

2. Pada tiap-tiap ruangan kerja pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara hendaknya di perhatikan juga mengenai fasilitas di ruangan agar dapat menambah semangat dan kenyamanan para pegawai.

3. Setiap komputer hendaknya mengggunakan anti radiasi agar tidak menganggu kesehatan pada pemakainya (pegawai)

45

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, Drs, SE, MM, 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Moekijat, Dr. 2001. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan. Bandung : CV Mandar Maju.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Bandar Maju.

Stephen P. Robbins, Mary Coutler. 2010. Manajemen. Jakarta : Erlangga. Sukoco, Munir, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.

Winardi, 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju