Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data
Processing EDP, maka perusahaan dapat lebih efesien dan efektif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya
operasional perusahaan.
D. Penerapan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Fakultas Universitas Sumatera Utara
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer
yang disebut dengan Electronik Data Processing EDP. Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi
komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka istansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi
yang terkumpul dan dapat menjadi informsi yangberguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka diperluikan sistem akuntansi yang merupakan kerangka
kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.
Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor
pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dlam hal ini adalah
Universitas Sumatera Utara
manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi
akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau
untuk memperbaiki tingkat keandalan realibility informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban
perlindungan kekayaan. 4.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagai data diolah melalui komputer dan
sebagaian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap
diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Bagian administrasi dan keuangan
2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut
sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data processing EDP
Gambar: Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer
Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan
sorfware, cobol, dan visual basic, sedangan paket-paket software lain yang DATA AKUNTANSI
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI Data disusun, dikelompokan dan dimasukan melalui keyboard
PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi
PENYIMPANAN DATA Dalam Floppy
DiskHardisk PENAMPILAN DATA
Melalui Monitor dan Printer
INFORMASI KEUANGAN
Laporan Rencana Anggaran, Laporan Pertanggungjawaban,
dll
INTERN PERUSAHAAN
Pimpinan Perusahaan
PENAMPILAN DATA
Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaaan
Universitas Sumatera Utara
dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Exel. Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari:
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan
pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh
transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus
sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama. Fakultas Ekonomi USU dalam menyusun sistem informasi akuntansi
dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang terjadi tujuan penyusunan:
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
2. Prinsip Aman
Universitas Sumatera Utara
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai. 3.
Prinsip Murah Sistem akuntansi disusun dengan biaya relatif murah dalam arti manfaat
akan diprolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan mengunakan sistem pengolahan data yang menggunakan
komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau
dikerjakan secara bersam-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansikeuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan
tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang
dikeluarka, ini menunjukan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan,
maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambialn keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan
perusahaan membuat sistem informasi kuntansi adalah untuk mempermudah dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam
pengambilan keputusan. Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah:
1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.
Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasl dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga
pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akunatsni tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan
perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
