Prosedur Kearsipan Dalam Mengumpulkan Dokumen Di Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong
untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu
dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.
Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan
bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Diperkantoran, kearsipan berperan penting dalam administrasi ialah
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan alat pengendalian yang
setepat-tepatnya.
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan
dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa
adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan
catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi
perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan
kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang
berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi
juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah
menjadi kurang baik dan tidak berguna.
Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang
sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu
sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan
sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor
atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan
penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan
atau dibutuhkan.
Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak ditata dengan baik
dan teratur dapat mengakibatkan arsip-arsip sulit untuk ditemukan kembali.
Apabila sewaktu-waktu diperlukan karena banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan apabila hal tersebut
terjadi maka segala kegiatan perkantoran tidak akan berjalan lancar karena data
atau arsip yang diperlukan tidak lengkap. Sebaliknya dengan adanya arsip yang
ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau
arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang
membutuhkan informasi tersebut.
Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan
benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang
bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur
pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan,
dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata
dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar
karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan
penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam
perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan
sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib
administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kita berusaha untuk memperbaiki
atau meningkatkan citra kearsipan, tanpa arsip maka tidak mungkin seseorang
mengingat berbagai macam dokumen dan catatn-catatan yang begitu banyak dan
beraneka ragam. Dari uraian serta penjelasan diatas serta penulis mengadakan
penelitian dilapangan, maka penulis tertarik untuk membahas prosedur kearsipan
pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera
Utara.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas maka
permasalahan yang penulis angkat pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana
Prosedur Kearsipan dalam mengumpulkan dokumen di Kementerian Agama
Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah Untuk
mengetahui prosedur kearsipan pada Kementerian Agama Kantor Wilayah
Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dikemukakan beberapa manfaat
yaitu:
1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh
pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan
penelitian secara ilmiah dan sistematis.
2. Dapat
mengidentifikasikan
kebutuhan-kebutuhan
informasi
yang
diperlukan untuk meningkatkan ilmu di Diploma III Kesekretariatan.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna
kebutuhan masyarakat.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap
prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat
pada tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Kegiatan
No
Bulan
Persiapan
1
April 2015
2
Mei 2015
3
Mei 2015
Pengumpulan
Data
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan
pada April dan Mei 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi
atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan
arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera
Utara, dan saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua
referensi yang digunakan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong
untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu
dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.
Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan
bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Diperkantoran, kearsipan berperan penting dalam administrasi ialah
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan alat pengendalian yang
setepat-tepatnya.
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan
dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa
adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan
catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi
perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan
kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang
berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi
juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah
menjadi kurang baik dan tidak berguna.
Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang
sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu
sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan
sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor
atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan
penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan
atau dibutuhkan.
Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak ditata dengan baik
dan teratur dapat mengakibatkan arsip-arsip sulit untuk ditemukan kembali.
Apabila sewaktu-waktu diperlukan karena banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan apabila hal tersebut
terjadi maka segala kegiatan perkantoran tidak akan berjalan lancar karena data
atau arsip yang diperlukan tidak lengkap. Sebaliknya dengan adanya arsip yang
ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau
arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang
membutuhkan informasi tersebut.
Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan
benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang
bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur
pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan,
dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata
dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar
karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan
penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam
perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan
sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib
administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kita berusaha untuk memperbaiki
atau meningkatkan citra kearsipan, tanpa arsip maka tidak mungkin seseorang
mengingat berbagai macam dokumen dan catatn-catatan yang begitu banyak dan
beraneka ragam. Dari uraian serta penjelasan diatas serta penulis mengadakan
penelitian dilapangan, maka penulis tertarik untuk membahas prosedur kearsipan
pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera
Utara.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas maka
permasalahan yang penulis angkat pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana
Prosedur Kearsipan dalam mengumpulkan dokumen di Kementerian Agama
Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah Untuk
mengetahui prosedur kearsipan pada Kementerian Agama Kantor Wilayah
Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dikemukakan beberapa manfaat
yaitu:
1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh
pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan
penelitian secara ilmiah dan sistematis.
2. Dapat
mengidentifikasikan
kebutuhan-kebutuhan
informasi
yang
diperlukan untuk meningkatkan ilmu di Diploma III Kesekretariatan.
3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna
kebutuhan masyarakat.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap
prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat
pada tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Kegiatan
No
Bulan
Persiapan
1
April 2015
2
Mei 2015
3
Mei 2015
Pengumpulan
Data
Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan
pada April dan Mei 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi
atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan
arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang
dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera
Utara, dan saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua
referensi yang digunakan.