Prosedur Kearsipan Dalam Mengumpulkan Dokumen Di Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PROSEDUR KEARSIPAN DALAM MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH

PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH : SUCI RAMADONA

122103050

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SUCI RAMADONA

NIM : 122103050

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR KEARSIPAN DALAM

MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2015 Menyetujui Pembimbing

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SUCI RAMADONA

NIM : 122103050

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR KEARSIPAN DALAM

MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal : ……….. 2015 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : ………..2015 DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac,Ak NIP. 19560407 1988002 1 001

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadikan Alqur’an sebagai pedoman dan penunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada :

1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan menyelesaikan urusan kampus.

6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda Kisnan dan ibunda Asifah yang telah membesarkan penulis, membimbing penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a, perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.

8. Terima kasih spesial buat abang tersayang Agil Fahnan Saputra yang telah menjaga dan membimbing penulis selama ini.

9. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 10.Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Stambuk 2012.

11.Terima kasih untuk kedua sahabat yang telah mendukung penulis selama ini Elly Ony Satriani dan Putri Masruro

12.Terima kasih untuk Dede Aulia Rahman yang telah memberikan dukungan dan membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.

Medan, Juli 2015

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...v

DAFTAR TABEL ...vii

DAFTAR GAMBAR ...viii

BAB I PENDAHULUAN ...1

A. Latar Belakang ...1

B. Perumusan Masalah ...4

C. Tujuan Penelitian ...4

D. Manfaat Penelitian ...4

E. Jadwal Kegiatan Penelitian ...5

F. Sistematika Penelitian ...5

BAB II PROFIL INSTANSI ...7

A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara...7

B. Struktur Organisasi ...19

C. Job Description ...22

D. Jaringan Kegiatan ...23

E. Kinerja Kegiatan Terkini ...25

F. Rencana Kegiatan ...26

BAB III PEMBAHASAN ...27

Halaman

1. Fungsi dan Tujuan Arsip ... 28

2. Nilai Guna Arsip ... 29

3. Penyimpanan Arsip ... 30

4. Sistem Penyimpanan Arsip ... 32

5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip ... 35

6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 36

7. Peminjaman Arsip ... 38

8. Penemuan Kembali Arsip... 38

9. Korespondensi Arsip ... 39

10.Perlindungan Arsip ... 39

11.Penyusutan Arsip ... 40

12.Pemusnahan Arsip ... 40

13.Prosedur Kearsipan ... 41

B. Prosedur Kearsipan di Kementerian Agama ... 43

1. Asas Kearsipan di Kementerian Agama ... 43

2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip ... 44

3. Sistem Penyimpanan Arsip di Kemenag ... 44

4. Peminjaman Arsip di Kemenag ... 45

5. Penemuan Kembali Arsip di Kemenag ... 46

5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 46

6. Pemusnahan Arsip di Kemenag ... 47

7. Kendala yang dihadapi ... 47

8. Cara mengatasi kendala ... 48

Halaman

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 51

A. Kesimpulan ... 51

B. Saran ... 52

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

NO JUDUL HALAMAN

1. Struktur Kanwil Kementerian Agama Provinsi 21 Sumatera Utara

2. Prosedur Kearsipan di Kanwil Kementerian 43 Agama Provinsi Sumatera

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.

Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Diperkantoran, kearsipan berperan penting dalam administrasi ialah sebagai sumber ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan alat pengendalian yang setepat-tepatnya.

Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah menjadi kurang baik dan tidak berguna.

Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan atau dibutuhkan.

Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak ditata dengan baik dan teratur dapat mengakibatkan arsip-arsip sulit untuk ditemukan kembali. Apabila sewaktu-waktu diperlukan karena banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan apabila hal tersebut terjadi maka segala kegiatan perkantoran tidak akan berjalan lancar karena data atau arsip yang diperlukan tidak lengkap. Sebaliknya dengan adanya arsip yang

ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang membutuhkan informasi tersebut.

Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan, dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kita berusaha untuk memperbaiki atau meningkatkan citra kearsipan, tanpa arsip maka tidak mungkin seseorang mengingat berbagai macam dokumen dan catatn-catatan yang begitu banyak dan beraneka ragam. Dari uraian serta penjelasan diatas serta penulis mengadakan penelitian dilapangan, maka penulis tertarik untuk membahas prosedur kearsipan pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas maka permasalahan yang penulis angkat pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana Prosedur Kearsipan dalam mengumpulkan dokumen di Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah Untuk mengetahui prosedur kearsipan pada Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dikemukakan beberapa manfaat yaitu:

1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.

2. Dapat mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan ilmu di Diploma III Kesekretariatan.

3. Dapat melakukan pengembangan media aplikasi sistem informasi, guna kebutuhan masyarakat.

4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Bulan

Kegiatan

Persiapan Pengumpulan Data

Penulisan Laporan 1 April 2015

2 Mei 2015 3 Mei 2015

Sumber : Penulis (2015)

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan pada April dan Mei 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.

F. Sistematika Penelitian

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

Bab II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

Bab III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip.

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, dan saran penulis, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Pada saat berdirinya Kementrian Agama tahun 1946, Sumatera masih merupakan satu Provinsi dengan Gubernurnya waktu itu Mr.Tengku Moch.Hasan, berasal dari Aceh. Jawatan Agama Sumatera oleh Pemerintah dipercayakan kepada H.Muchtar Yahya, kedudukannya masih berada di bawah Gubernur. Pada tahun 1946 Sumatera dibagi menjdi 3 provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan, H.Muchtar Yahya ditunjuk menjadi koordinator Jawatan-jawatan agama tersebut, bertempat di Bukit Tinggi. Kepala-Kepala Jawatan Agama di ketiga wilayah Sumatera waktu itu, Tengku Moch,Daud Beureuh Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha Sumatera Tengah dan K.Azhari Sumatera Selatan. Mereka diangkat oleh Gubernur Sumatera Utara yang mewakili Presiden untuk mengurus Pemerintahan di wilayahnya.

Sesudah kantor-kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera ada hubungan dengan Kementrian Agama, yang berkedudukan di Yogyakarta, H.Muchtar Yahya dipindahkan ke pusat bertindak sebagai Kepala Urusan Keagamaan Wilayah Sumatera. Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh

Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara H.M. Bustami Ibrahim.

Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Medan dan Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peratuaran yang ditetapkan Kementerian Pusat. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, pernah menjabat Kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur) adalah :

1. K.H. MUSLICH

2. H. MISKUDDIN A. HAMID

3. H.M. ARSYAD THALIB LUBIS

4. PROF.DR. T.H. YAFIZHAM, SH

5. DR.H.A. DJALIL MUHAMMAD

6. DRS.H.A. GANI

7. DRS.H.M. ADNAN HARAHAP

8. DRS.H.A. BIDAWI ZUBIR

9. DRS. NURDIN NASUTION

10. PROF.DR.H. MOHD. HATTA

11. DRS.H.Z. ARIFIN NURDIN,SH, MKn

Kiranya perlu diketahui situasi keagamaan di Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli sebelum digabung menjadi satu Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara :

1. Pimpinan Keagamaan Kepresidenan Sumatera Timur pada waktu dipegang oleh raja-raja yang jumlahnya tidak sedikit dan mempunyai daerah-daerah yang ditaklukkannya, dengan peraturan-peraturan masing-masing sesuai dengan kondisi masyarakat pada waktu itu. Setelah Indonesia merdeka di setiap Keresidenan dibentuk Komite Nasional daerah Sumatera Timur, yang merupakan Lembaga Legislatif. Badan-badan agama saat itu sudah ada, seperti Kadhi. Sebelum terbentuknya `Dewan Agama` Partai Masyumi mempunyai inisiatif yang membentuk Badan yang mengurus soal-soal keagamaan. Ide tersebut diusulkan pada Sidang KNI secara aklamasi, usul tersebut diterima oleh anggota KNI, akhirnya berdirilah Dewan Agama Keresidenan Sumatera Timur.

2. Sebelum adanya Dewan Agama di daerah Tapanuli, maslah-masalah yang

berhubungan dengan agama, ditangani oleh Kuria, didampingi oleh Kadhi, merekalah pelaksana tugas yang berhubungan dengan masalah-masalah agama seperti pernikahan, perceraian, pengurusan mesjid-mesjid, ibadah social dan lain sebagainya.

Lahirnya Dewan Agama di Keresidenan Tapanuli ini, agak berbeda dengan proses lahirnya Dewan Agama di daerah Sumatera Timur, ide dan gagasan mula-mula lahir ditingkat Kewedanan Mandailing Tapanuli Selatan. Berita tentang Indonesia merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, disambut masyarakat dengan penuh gembira dan rasa syukur kepada Tuhan, bahwa bangsa dan negaranya sudah lepas dari belenggu penjajahan.Yang dirasakan akibatnya sangat menyedihkan, terutama dibidang keagamaan, karena seringnya diperlakukan

dengan tidak berperikemanusiaan oleh Belanda maka untuk memenuhi tuntutan agama yang dipeluknya masyarakat menghendaki dibentuknya Jawatan tersendiri yang mengurusi masalah agama.

Pada tahun 1946, diadakan Konfrensi Masyumi bertempat di Mandailing Tapanuli Selatan, yang memutuskan untuk mendesak Pemerintah (Karisidenan) membentuk Jawatan Agama, yang akan mengelola masalah-masalah agama pada tingkat Keresidenan, Kewedanaan dan Kecamatan, yang selama ini masalah-masalah tersebut diurusi oleh Kuria-Kuria dan dibantu oleh Kadhi-kadhi. Dalam koferensi tersebut telah disepakati secara bulat, untuk membentuk Jawatan Agama yang bernama `Dewan Agama`. Pada waktu itu mereka belum mengetahui berita tentang berdirinya Kementrian Agama di Pusat. Usul tersebut oleh Residen Tapanuli mendapat tanggapan positif, yang kemudian dibahas oleh KNI sebagai lembaga yang berwenang, pada akhirnya disetujui pembentukannya.

Selanjutnya dewan yang baru dibentuk itu, sangat besar jasanya dalam membantu pemerintah, melaksanakan tugasnya terutama dalam kegiatan penerangan, karena pendekatan melalui agama lebih mudah diterima masyarakat. Pada awal pembentukan kedua Dewan Agama di kedua Keresidenan tersebut, struktur organisasinya masih berdiri sendiri-sendiri, belum ada hubungan dengan Kementerian Agama Pusat. Hubungan dengan Pusat baru diadakan, setelah diberitahu, bahwa di Pusat sudah berdiri Kementerian Agama.

1. Struktur Ketatanegaraan berubah maka kedua Keresidenan yaitu Sumatera Timur dan Tapanuli, digabung menjadi satu Provinsi Sumatera Utara, sehingga Jawatan Agama berangsur-angsur disempurnakan dan

pelaksanannya baru bisa disesuaikan dengan Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 1952 dengan Susunan Organisasi sebagai berikut :

a. Jawatan Urusan Agama, terdiri atas : – Kantor Urusan Agama Provinsi; – Kantor Urusan Agama Daerah; – Kantor Urusan Agama Kabupaten; – Kantor Urusan Agama Kecamatan;

b. Jawatan Pendidikan Agama, terdiri atas: – Kantor Pendidikan Agama Provinsi; – Inspeksi Wilayah; – Kantor Pendidikan Agama Kabupaten; c. Jawatan penerangan Agama terdiri atas : – Kantor Penerangan Agama Provinsi; – Pegawai Penerangan Agama;

d. Biro Pengadilan Agama, terdiri atas : – Mahkamah Islam Tinggi; – Pengadilan Agama.

Biro Pengadilan Agama kemudian berubah menjadi Jawatan Peradilan Agama (Permenag No. 10 Tahun 1962). Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 1 Tahun 1963, Jawatan berubah menjadi Direktorat :

- Jawatan Urusan Agama menjadi Direktorat Urusan Agama – Jawatan Pendidikan Agama menjadi Direktorat Pendidikan Agama – Jawatan Penerangan Agama menjadi Direktorat Penerangan Agama – Jawatan Peradilan Agama menjadi Direktorat Peradilan Agama.

2. Perkembangan Organisasi Departemen Agama pada tahun 1965 sampai dengan 1974

Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 91 Tahun 1967, tentang Struktur Organisasi, Tugas dan Wewenang Instansi Departemen Agama di Daerah terdiri dari :

a. Perwakilan Departemen Agama Provinsi2) Perwakilan Departemen Agama Kabupaten/Kota3) Kantor Urusan Agama Kecamatan

Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :

a. Jawatan Urusan Agama, Jawatan Pendidikan Agama, Jawatan Penerangan Agama, Jawatan Peradilan Agama dan Pengadilan Agama, Jawatan Perguruan Tinggi Agama dan Pesantren Luhur, Jawatan Urusan Haji, Jawatan Agama Kristen, Jawatan Agama Katholik, Jawatan Agama Hindu dan Budha.

Perwakilan Departemen Agama Kabupaten/Kota terdiri dari :

a. Dinas Urusan Agama, Dinas Pendidikan Agama, Dinas Penerangan Agama, Pengadilan Agama, Dinas Urusan Haji, Dinas Urusan Agama Kristen, Dinas Urusan Agama Katholik, Dinas Urusan Agama Hindu dan Budha.

Kantor Urusan Agama kecamatan meliputi :

a. Urusan Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian – Urusan Pencatatan Nikah, Talak dan Rujuk serta Bimbingan Kesejahteraan Keluarga – Urusan Rumah Peribadatan, Ibadah Sosial dan Urusan Haji – Urusan Penerangan dan Penyuluhan Agama.

Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 53 Tahun 1971 tentang pembentukan Kantor Perwakilan Departemen Agama Provinsi serta Kantor Departemen Agama Kabupaten dan Inspektorat Perwakilan, susunannya terdiri dari :

2. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten

3. Kantor Urusan Agama Kecamatan

4. Urusan Pengawas adalah Inspektorat Perwakilan

Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari : 1. Unsur Pimpinan adalah Kepala Perwakilan

2. Unsur Pembantu Pimpinan adalah Sekretariat Perwakilan 3 Unsur Pelaksana ialah :

- Inspeksi Urusan Agama – Inspeksi Pendidikan Agama – Inspeksi Penerangan Agama – Inspeksi Peradilan Agama.

3. Perkembangan pada tahun 1975 sampai dengan 1981

a.Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri atas :

- Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi; – Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama Kecamatan.

b. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 (Disempurnakan) tanggal 16 April 1975, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Typologi IV, maka Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara tediri dari :

- Bagian Tata Usaha; – Bagian Urusan Agama Islam; – Bidang Pendidikan Agama Islam; – Bidnag Penerangan Agama Islam; – Bidang Urusan Haji; – Pembimbing Masyarakat (Kristen) Protestan; – Pembimbing Masyarakat Katholik; – Pembimbing Masyarakat Hindu dan Buddha; – Kantor

Departemen Agama Kabupaten/Kota; – Kantor Urusan Agama Kecamatan.

Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 45 Tahun1981 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I terdiri atas :

a. Bagian Sekretariat – Bidang Urusan Agama Islam – Bidang Penerangan Agama Islam – Bidang Urusan Haji – Bidang Pembinaan Kelembagaan Agama Islam – Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen) Protestan – Pembimbing Masyarakat Katholik – Pembimbing Masyarakat Hindu – Pembimbing Masyarakat Budha.

Selanjutnya terjadi perubahan struktur sesuai Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002. Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I.B. dengan bagan seperti dibawah ini:

1. Struktur Typologi Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara : a. Bagian Tata Usaha

b. Bidang Urusan Agama Islam

c. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf

d. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada sekolah umum e. Bidang Pendidikan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid

f. bidang bimbingan Masyarakat Kristen g. Pembimbing Masyarakat Katholik

h. Pembimbing Masyarakat Hindu i. Pembimbing Masyarakat Budha j. Kelompok jabatan fungsional

Tugas dan Fungsi Kanwil Departemen Agama

1. Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis dibidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di Provinsi.

2. Pembinaan, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umroh, pengembangan zakat dan wakaf, pendidikan dan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid serta urusan agama, pendidikan agama, bimbingan masyarakat kristen, katolik, hindu serta budha sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi dan informasi. 4. Pembinaan kerukunan beragama.

5. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian dan pengawasan program daerah, instansi terkait lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen di provinsi.

6. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas departemen di provinsi.

Pokok-pokok kebijakan strategis Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara

1. Menciptakan iklim kondusif bagi proses pemantapan peran, fungsi dan

kedudukan agama sebagai landasan moral spiritual dalam pembangunan di daerah Sumatera Utara.

2. Mengupayakan peningkatan kualitas pelayanan kehidupan beragama sebagai

mendorong peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan kehidupan beragama.

3. Mengupayakan peningkatan pelayanan dan mutu pendidikan agama dan

pendidikan keagamaan dengan menitikberatkan kepada peningkatan partisipasi masyarakat.

4. Mengupayakan pemberdayaan lembaga-lembaga sosial keagamaan dan lembaga

pendidikan keagamaan untuk semakin memantapkan kehidupan beragama serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan dalam kehidupan beragama.

5. Mengupayakan peningkatan kualitas pemahaman penghayatan dan pengamalan

agama dan kerukunan umat beragama sebagai upaya meningkatkan harmonis sosial dan integrasi bangsa.

6. Menata organisasi keagamaan dilingkungan Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara sebagai respon terhadap adanya perubahan struktural di tingkat pusat.

7. Meningkatan kualitas sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen Agama

Provinsi Sumatera Utara sehingga dapat meningkatkan kinerja untuk menghasilkan output dan outcome sesuai dengan yang diharapkan.

8. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dilingkungan Kanwil Departemen Agama

Provinsi Sumatera Utara sebagia respon terhadap berbagai keterbatasan sehingga dapat dilakukan antisipasi kemungkinan terjadinya inefisiensi.

9. Menjalin koordinasi dan kerjasama dengan instansi-instansi baik dilingkungan pemerintah maupun di swasta serta umat beragama.

10. Meningkatkan kehidupan kerukunan umat beragama baik intern, antar dan antara umat beragama dengan pemerintah.

11. Memberdayakan forum kerukunan umat beragama dalam rangka memelihara kerukunan dan kesejahteraan.

Kondisi Ideal

1. Kadar keimanan dan ketaqwaan umat beragama yang makin tinggi mantap serta ideal dan tata niat umat yang sedemikian kokoh sesuai dengan keyakinan dan ajaran agama. Dengan demikian umat tidak akan mudah goyah menghadapi berbagai ujian dan tantangan sebagai konsekuensi dari kemajuan ilmu dan teknologi serta dampak negatif modernisasi.

2. Pengertian dan pemahaman umat tentang agamanya telah sedemikian matang, luas, segar dan berkembang sehingga agama dapat lebih berperan sebagai motivator dan dinamisator kemajuan. Sejalan dengan itu agama berperan pula sebagai pengarah dalam mewujudkan manusia Indonesia seutuhnya yang memiliki keseimbangan antara perkembangan dan kemajuan lahir serta kesejahteraan batin.

3. Hubungan intern umat, hubungan antar umat serta hubungan antara umat

beragama sengan pemerintah telah sedemikian serasi, sehingga dalam mengahadapi masalah nasional semua unsur dapat berpikir dan bertindak sebagai utuh kesatuan yang utuh serta dengan tekad yang tunggal untuk mensukseskan pembangunan.

Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara dipimpin oleh H.M. Bustami Ibrahim. Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebagai

gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Medan dan daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh).

Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat.Berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 1 tahun 2010 (disempurnakan) tanggal 28 Januari 2010, penyebutan departemen agama berubah menjadi kementerian agama. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, sudah 12 orang yang pernah menjabat kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur) yang terakhir sekarang Dra.H.Tohar Bayoangin, M.Ag.

Visi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah Terwujudnya masyarakat agamais yang berakhlak mulia, rukun dan damai.

Adapun Misi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan bimbingan dan pelayanan kehidupan beragama.

2. Meningkatkatkan pemehaman, penghayatan, pengamalan dan pengembangan

nilai-nilai agama.

3. Memperkokoh kerukunan umat beragama.

4. Mengembangkan lembaga sosial keagamaan dan lembaga pendidikan

keagamaan.

6. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan haji.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk tercapainya tujuan umum dari suatu lembaga atau instansi dibutuhkan suatu wadah untuk mengatur semua aktivitas ataupun kegiatan lembaga/instansi tersebut. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan lembaga/instansi dapat dicapai. Struktur organisasi penting dalam mempengaruhi perilaku individu atau kelompok-kelompok yang terdapat dalam sebuah organisasi. Melalui struktur organisasi para pegawai akan tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya akan mengerjakan tugas yang dibebankan kepada mereka dengan baik.

Dengan struktur organisasi yang baik Pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efektivitas dan efisiensi kerja dapat terwujud melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok yang bersifat melaksanakan kegiatan tertentu juga mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Berdasarkan Keputusan Menteri Agama RI nomor 18 tahun 1975 (disempurnakan) tanggal 16 April 1975, susunan organisasi dan tata kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk typologi I terdiri atas Bagian Sekretariat, Bidang Urusan Agama Islam, Bidang Penerangan Agama Islam, Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen) Protestan, Pembimbing Masyarakat Khatolik, Pembimbing Masyrakat Hindu dan Pembimbing Masyarakat Budha. Perubahan struktur terjadi kembali sesuai dengan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 13 tahun 2012. Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

Sumber : Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara (2015) Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

C. Job Description

a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan rencana, program dan anggaran di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara. b. Melakukan penyiapan urusan evaluasi dan penyusunan laporan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

c. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan keuangan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

2. Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan Kepegawaian mempunyai tugas yaitu:

a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan organisasi di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

b. Melakukan penyiapan urusan penyusunan tata laksana pada Subbag Ortala dan Kepegawaian Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara. c. Melakukan penyiapan urusan pengelolaan kepegawaian di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

3. Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama mempunyai tugas yaitu :

a. Melakukan penyiapan urusan penyusunan peraturan perundang-undangan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara. b. Melakukan penyiapan urusan bantuan hukum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

c. Melakukan penyiapan urusan pelaksanaan urusan kerukunan umat beragama Serta Pelayanan Masyarakat khonghucu di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

a. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

b. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

5. Subbagian Umum mempunyai tugas yaitu :

a. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan pengelolaan ketatausahaan pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

b. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan rumah tangga pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

c. Melakukan penyiapan pelaksanaan urusan perlengkapan pada Subbag Umum di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara.

D. Jaringan Kegiatan

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah instansi pemerintah yang berkedudukan di Provinsi Sumatera Utara, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama.Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam wilayah provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Agama dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pembangunan bidang agama sesuai dengan kebijakan pembangunan nasional adalah untuk menciptakan manusia berakhlak, berbudi pekerti luhur, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan

Yang Maha Esa, selain itu kehadiran Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi adalah memberikan jaminan hukum dan pelayanan kehidupan beragama bagi masyarakat sesuai dengan amanah Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945. Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 13Tahun 2012 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama, Dalam melaksanakan tugas tersebut, bidang Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:

1. Melaksanakan identifikasi dan analisis permasalahan

2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

3. Membahas bersama pelaksana mengenai konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara

4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara sesuai hasil pembahasan beserta konsep surat atau nota dinasnya.

5. Meneliti dan mengoreksi konsep bahan rancangan penyusunan tata laksana di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Sumatera Utara beserta konsep surat/nota dinasnya dan menyampaikannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga halnya pada bidang Kepegawaian Kantor wilayah Kementerian Agama. Bidang Kepegawaian terus berupanya agar setiap rencana kegiatan dapat

terlaksana dan menghasilkan kerja yang maksimal, selektif dan efisien yang dilandasi dengan bersikap amanah, jujur, disiplin, bertanggung jawab dan tidak berpengaruh terhadap perbuatan KKN dan melanggar hukum yang dapat merusak citra Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, sekaligus mampu menjadi pengawal moral bangsa.

Untuk mendorong tercapainya hasil kerja yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu berupa peningkatan kompetensi dan tanggung jawab. Kinerja terkini yang dijalankan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah pembinaan kerukunan umat beragama, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umrah, pelaksananaan hubungan dengan pemerintah daerah, pengembangan zakat dan wakaf, bimbingan masyarakat Kristen, katholik, hindu dan budha.

F. Rencana Kegiatan

Program atau rencana kegiatan dari bagian Kepegawaian di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan I.

2. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan II.

3. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan III.

4. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan IV.

5. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan V.

6. Penataan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan VI.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur & Kearsipan

Secara etismologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Menurut (The Liang Gie 2002:18) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan.

Menurut (Wursanto,2003) berpendapat arsip adalah tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, akte-akte, kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen, atau peta-peta.

Menurut (Wursanto,2003) berpendapat dalam bukunya kearsipan 2, Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip antara lain meliputi: memisah-misahkan (segregating), memadukan (assembling), mengklasifikasikan (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file.

Menurut (Wursanto, 2003), kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut (Bashir,2007) kearsipan adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian yang dapat memberikan keterangan-keterangan organisasi. Untuk memperjelas mengenai pokok pengertian atau pendapat tentang permasalahan yang penulis ambil, maka untuk itu penulis akan mengemukakan konsep mengenai prosedur kearsipan.

1. Prosedur adalah suatu urutan-urutan atau langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan sejak permulaan sampai selesai.

2. Kearsipan adalah suatu dokumen tulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara serta ditempatkan secara khusus untuk referensi. Dari defenisi konsepsional yang penulis ambil diatas, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa prosedur kearsipan adalah langkah-langkah atau aturan-aturan dalam menangani suatu kegiatan atau sekelompok bagian-bagian yang bekerja pada dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis dan ditempatkan secara khusus untuk referensi.

1. Fungsi dan Tujuan Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, funsgsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktifitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak

dipergunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Menurut (Wursanto,2003), tujuan arsip yaitu : 1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. 2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

6. Untuk menjaga kelestarian arsip. 2. Nilai Guna Arsip

Menurut (The Liang Gie,2007), nilai guna arsip adalah: 1. Arsip bernilai informasi

Contoh : pengumuman, pemberitahuan dan undangan. 2. Arsip bernilai administrasi

Contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja,dan uraian tugas pegawai.

3. Arsip bernilai hukum

Contoh : Akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian , surat kuasa, dan keputusan pengadilan.

4. Arsip bernilai sejarah

Contoh : Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto peristiwa.

5. Arsip bernilai ilmiah

Contoh : Hasil penelitian 6. Arsip bernilai keuangan

Contoh : Kwitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan 7. Arsip bernilai pendidikan

Contoh : Karya ilmiah parah ahli, kurikulum, satuan pelajaran, dan program pelajaran

8. Arsip bernilai dokumentasi

Contoh : Foto dijadikan video 3. Penyimpanan Arsip

Menurut ( Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Penyimpanan arsip terbagi atas dua sistem :

1. Penyimpanan arsip secara manual (Manual System)

Sarana yang diperlukan dalam penyimpanan dan penataan surat dan arsip adalah sebagai berikut:

a. Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau perusahaan.

b. Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk

membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.

c. Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan surat melalui penunjukan d. suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang

lainnya. Tanda pengenal surat harus diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung pada berkasnya.

e. Kartu tunjuk silang, yaitu kartu atau formulir yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada suatu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

2. Penyimpanan arsip secara elektronik (Electronic System)

Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak software yang berkaitan dengan pengelolaan tata arsip secara elektronik. Penyimpanan arsip secara elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Penggunaan media elektronik dalam sistem kearsipan sering disebut dengan electronic filing system yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

Menurut (Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Kelebihan dari electronic filing system adalah sebagai berikut:

a. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan. b. Tingkat akurasi yang dihasilkan cukup tinggi. Informasi yang dihasilkan

akurat, sesuai dengan tujuan pengolahan data.

c. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.

Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronis yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:

1. Software database atau basis data seperti Microsoft Access, MySQL,

Oracle, dan sebagainya.

2. USB flash disc, yaitu peranti penyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB.

3. Memory card atau kartu memori, yaitu jenis penyimpanan data seperti

plastik tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan sebagainya.

4. Sistem Penyimpanan Arsip (Methods of Filing)

Menurut (Amsyah, 2003:71) menyatakan bahwa, Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan.

Sistem penyimpanan surat yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:

1. Kearsipan berdasarkan abjad (filing in alphabetical)

Filing in alphabetical order atau dikenal dengan sistem abjad adalah

penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad, disusun mulai dari abjad A sampai Z. Sistem abjad paling banyak dipergunakan di organisasi atau perusahaan karena merupakan sistem yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen. Melalui sistem abjad, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Sistem abjad yang sering digunakan yaitu berdasarkan nama orang dan nama badan. Nama badan yaitu nama organisasi atau perusahaan. Sistem abjad dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga.

2. Kearsipan berdasarkan subjek atau kategori (filing by subject or category)

Filing by subject atau dikenal dengan sistem subjek adalah sistem

penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, atau subjek. Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dan kepentingan dokumen.

3. Kearsipan berdasarkan tempat atau wilayah geografis (filing by places or geographical order)

Filing by places or geographical order atau dikenal dengan sistem

pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, individu, atau isi dokumen bersangkutan.

4. Kearsipan berdasarkan nomor atau bilangan (filing by numbers or numerical order)

Filing by numbers or numerical order atau dikenal dengan sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku register. Untuk penyimpanan suratnya diperlukan dua macam map, yaitu macam map campuran dan individu.

5. Kearsipan berdasarkan tanggal atau kronologis (filing by dates or chronological order)

Filing by dates or chronological order atau dikenal dengan sistem

kronologis merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu, yaitu tanggal, bulan, tahun, dekade, atau abad. Biasanya digunakan untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

6. Kearsipan berdasarkan warna (filing by colour)

Filing by colour atau dikenal dengan sistem warna digunakan sebagai

beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas tertentu.

5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip 1. Map arsip (folder)

Adalah lipatan kertas atau plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam- macam map arsip meliputi :

a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali)

e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat petunjuk (guide)

Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

3. Almari arsip (filing cabinet)

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium, atau besi baja tahan karat atau api. 4. Rak arsip

Adalah almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk penyimpan arsip yang telebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip

5. Kotak atau almari kartu (Card cabinet)

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas peringatan (Tickler File)

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip atau kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak arsip (file box)

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu kedalam folder atau map arsip.

8. Rak sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan.

6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Apabila kata pemeliharaan dirangkaikan dengan kata arsip menjadi pemeliharaan arsip dapat berarti juga proses atau cara atau perbuatan untuk menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata pengamanan arsip dapat berarti perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari gangguan, dan terlindung dari kerusakan. Preservasi arsip “dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan,, penjagaan, dan perlindungan terhadap arsip. Menurut Bellardo (1992), termasuk dalam kegiatan preservasi adalah memindahkan informasi arsip yang terekam dalam suatu media ke media lainnya, misalnya ke

media microfilm. Berdasarkan pengertian tersebut maka kegiatan pelestarian atau preservasi arsip sebetulnya meliputi kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau penyimpanan dan pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi yang terekam didalamnya.

1. Menurut (Mulyono 2000:48-50) Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk keruang penyimpanan).

b. Penggunaan racun serangga, diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan hati-hati agar tidak terkena

langsung pada kertas arsip.

c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan.

d. Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihkan arsip dengan kemoceng maupun dengan peralatan modern.

2. Pengamanan arsip

a. Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung didalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban

kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam atau keluar dari ruang kearsipan.

7. Peminjaman Arsip

Menurut (Nuraida,2008) Peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip atau dokumen yang diperlukan oleh pimpinan oleh pihak lain, dan menerima kembali, untuk disimpan ditempat penyimpanan semula.

Prosedur peminjaman arsip :

1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman arsip pada petugas. 2. Peminjam arsip mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang

dibutuhkan.

3. Petugas kearsipan melakukan penagihan arsip apabila masa peminjaman sudah habis.

4. Petugas kearsipan menerima, mencatat pengembalian, dan menyimpan arsip ditempat penyimpanan semula.

8. Penemuan Kembali Arsip

Menurut (Bashir,2007) Apabila ada pihak lain yang meminta atau meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menanyakan jenis arsip yang disimpan

2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks 3. Melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip

4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan menggantinya dengan bon pinjam arsip.

9. Korespondensi Arsip

Menurut (Lawalata, 2012) dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris Semua dokumen yang berupa surat sebaiknya dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut:

1. Incoming mail

Dokumen atau surat asli berikut duplikat atau copy dari jawaban atau balasan untuk surat tersebut dimasukkan atau dikategorikan ke dalam subjek dari surat tersebut. Duplikat atau copy dari surat tersebut dimasukkan ke dalam arsip surat masuk atau correspondence in.

2. Outgoing mail

Duplikat atau copy dari surat keluar tersebut dimasukkan atau dikategorikan berdasarkan subjek dari surat tersebut. Untuk surat balasan yang masuk sebagai jawaban atau respons terhadap surat ini harus dimasukkan ke dalam kategori atau subjek yang sama dengan surat keluar tersebut, termasuk untuk semua surat yang masuk (correspondence in) yang memiliki subjek yang sama harus dimasukkan ke dalam subjek ini. Duplikat atau copy dari surat tersebut dimasukkan ke dalam arsip surat keluar atau correspondence out.

10. Perlindungan Arsip

Menurut (Nuraida,2008) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Perlindungan arsip adalah tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan

menyimpan arsip sehingga arsip itu aman, selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan, dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

11. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip menurut PP No.34 Tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional. 12. Pemusnahan Arsip

Menurut (Mulyono:2012:77) Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi permusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi. Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan untuk selama-lamanya sebagai hasil budidaya bangsa.

Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan (Daftar Keterangan) ditandatangani oleh penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi.

Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan permusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara :

1. Pembakaran arsip

Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna artinya perlu di cek apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu). Apabila tidak di cek dapat terjadi masih ada kertas-kertas yang belum terbakar yang sepintas tidak kelihatan.

2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia

Adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan.

3. Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip

Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.

13. Prosedur Kearsipan

Penyimpanan arsip (filing) dilakukan dengan beberapa tahapan, sebagai berikut:

1. Penerimaan dokumen

Tahap pertama dimulai dengan penerimaan dokumen, file, atau surat. Setelah menerima dokumen, file, atau surat, sekretaris harus mencatatnya pada catatan atau buku surat masuk (incoming letter form), berikan catatan

tanggal penerimaan pada dokumen, file, atau surat tersebut dengan menggunakan stempel penanggalan (date stamp).

2. Tindakan

Tahap kedua adalah tahap pendistribusian. Sekretaris harus mendistribusikan dokumen, file, atau surat kepada pihak tertuju atau pimpinan. Sebaiknya sekretaris tidak menunda-nunda pendistribusian dokumen, file, atau surat tersebut.

3. Menindaklanjuti (follow up)

Tahap ketiga adalah tahap pengecekan. Sekretaris harus memastikan bahwasannya pimpinan telah menerima dan membaca dokumen, file, atau surat tersebut. Bila memungkinkan sekretaris dapat juga mengingatkan pimpinan untuk memberikan respons terhadap dokumen, file, atau surat yang masuk tersebut.

4. Mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan

Tahap keempat adalah tahap pengumpulan dokumen, file, atau surat. Setelah sekretaris memastikan dokumen, file, atau surat tersebut telah dibaca dan direspons oleh pimpinan, sekretaris harus menaruhnya ke dalam filing tray.

5. Melakukan pengarsipan (filing)

Tahap akhir adalah melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat

(filing). Sekretaris sebaiknya meluangkan waktu untuk melakukan

penyimpanan dokumen, file, atau surat di tengah-tengah kesibukannya agar terhindar dari tumpukan dokumen, file, atau surat yang semakin

tinggi, jika tidak segera dibereskan dapat menyebabkan dokumen hilang atau tercecer.

B. Prosedur Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Sumber : Kantor bagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara 2015

Gambar 2.2

1. Asas Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara menggunakan asas desentralisasi yaitu tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan

sendiri-Proses Pengarsipan Penerimaan

Surat

Peralatan dan Perlengkapan

Penyimpanan Arsip

Peminjaman Arsip

Pemeliharaan Arsip Pemusnahan

Arsip

Penyusutan Arsip

Penemuan Kembali Arsip

sendiri. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam kegiatan kearsipan sudah sesuai dengan prosedur kearsipan pada umumnya.

2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Didalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya adalah : penyekat, map (folder), penunjuk (guide), lemari arsip.

Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan arsip akan tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang akan digunakan.

Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam pengelolaan arsip masih sangat kurang, terutama peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunakan map, guide, lemari arsip hal ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam penyimpanannya.

3. Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Dibagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara penyimpanan arsip menggunakan sistem Buku Agenda dan lembar disposisi.

Sistem penyimpanan arsip Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada sumber daya manusia yang kurang ahli dalam mengelola arsip. Hal ini mengakibatkan sekali dalam melakukan kesalahan dalam melakukan penyimpanan arsip, sehingga tidak terdapat pada sistem penyimpanan yang sebenarnya.

4. Peminjaman Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Dalam peminjaman arsip seharusnya menggunakan lembar peminjaman arsip yang terdiri rangkap tiga (putih, merah dan biru). Peminjaman arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan lembar peminjaman arsip. Hanya masih menggunakan cara manual (tidak menggunakan kartu kendali).

Orang yang akan meminjam arsip langsung mendatangi petugas arsip, dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya menggunakan asas kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian. Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori yang ada.

5. Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Arsip disimpan dengan tujuan menjaga data-data atau informasi-informasi yang ada didalamnya agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan kembali arsip.

Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual, yaitu petugas arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat bantu yang modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar disposisi.

6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan pemeliharaan arsip guna untuk penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Pemeliharaan arsip dapat terlaksana dengan baik, Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara melakukan beberapa faktor agar tidak terjadi kerusakan sedapat mungkin menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan lain yang bermutu sehingga lebih awet. Penjepit kertas yang terbuat dari plastik lebih baik daripada yang terbuat dari logam, karena plastik anti karat.

Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai dengan teori

yang ada, sehingga tidak terdapat kendala dalam kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip.

7. Pemusnahan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan pemusnahan sudah sesuai dengan teori yang ada, arsip yang lebih dari lima tahun dilaporkan ke Arsip Daerah beserta dilampiri berita acara, serah terima.

8. Kendala yang Dihadapi Dalam Penanganan Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Dari hasil wawancara dengan salah satu pegawai di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, mengenai kendala-kendala dalam penanganan kearsipan adalah:

1. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. Sehingga sangat mengganggu kinerja para pegawai yang bukan menangani arsip. 2. Peminjaman arsip masih menggunakan sistem manual (tidak ada kartu

peminjaman arsip), peminjaman atau peminjaman suatu surat oleh pimpinan yang jangka waktunya sangat lama, bahkan terkadang tidak dikembalikan.

3. Belum adanya ahli arsip yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.

4. Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cakap dan kurangnya bimbingan.

9. Cara Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Arsip hendaknya dipindahkan keruang penyimpanan khusus arsip, agar dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja. 2. Arsiparis perlu menanyakan kepada peminjam arsip apakah arsip yang

dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka petugas arsip meminta kepada peminjam agar segera dikembalikan.

3. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara perlu menambah arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam proses pengarsipan.

4. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah harus menggunakan peralatan kearsipan yang modern sehingga lebih memudahkan proses pengarsipan.

C. Analisis dan Evaluasi

Setelah dianalisi prosedur penataan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sebagian

besar telah sejalan dengan prosedur kearsipan yang dikemukakan oleh Ig Wursanto dan pendapat para ahli yang penulis ambil. Namun walaupun demikian perbedaan dalam volume yang kecil juga tetap terjadi. Misalnya jika Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara kode arsip adalah kode pokok permasalahan surat, sedangkan menurut dasar teori kode arsipnya yaitu tanggal yang tercantum pada surat. Kesimpulan yang lain yaitu dalam melakukan penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan kelemahan pada kantor tersebut.

Dalam penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan telah sesuai dengan analisis langkah-langkah pengarsipan yaitu menyimpan semua arsip-arsip diletakkan pada filing cabinet sehingga arsip dapat disusun dengan baik dan resiko tercecer atau hilang dapat diminimalkan yang tentunya juga akan memudahkan dalam pencarian arsip itu sendiri bila sewaktu-waktu diperlukan.Selain itu arsip sebelum ditempatkan pada filing cabinet terlebih dahulu disimpan dalam map sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan pencarian arsip.

Kelemahan sistem kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah dalam sistem pelayanan arsipnya yaitu tidak adanya pegawai khusus yang menangani masalah kearsipan tersebut. Padahal apabila ada pegawai khusus dalam hal penyimpanan atau penataan arsip maka dapat dilakukan lebih baik sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat serta penyimpanannya dapat diatur. Oleh karena itu dengan tidak adanya petugas khusus, maka masalah kearsipan menjadi tanggung jawab pegawai pada umumnya, tetapi yang lebih mendominasi adalah

pegawai bagian tata usaha yang tugasnya sekaligus merangkap masalah arsip. Selain hal tersebut, kelemahan yang lain adalah peletakan filing cabinet yang disamakan dengan ruangan tempat bekerja pegawai, hal ini dapat mengakibatkan ruang gerak pegawai menjadi terbatas berdampak pada proses adminstrasi perkantoran tidak dapat berjalan dengan lebih efektif.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan Tugas Akhir pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Tata cara penyimpanan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik namun sumber daya manusianya masih kurang ahli dalam melakukan kegiatan kearsipan..

2. Peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan belum lengkap.

3. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja pegawai, Belum memiliki ruang tersendiri.

4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum memilki ahli arsip atau disebut juga dengan arsiparis.

B. Saran

Setelah penulis melakukan penelitian di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka penulis memberikan saran-saran yang mungkin dapat menjadi bahan masukan bagi Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Tata cara penyimpanan arsip sudah berjalan dengan baik namun sumber daya manusianya harus lebih ahli dalam mengelola arsip.

2. Peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan sebaiknya lebih lengkap.

3. Ruang penyimpanan arsip harus memiliki ruang sendiri, tidak bercampur dengan ruang kerja.

4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara harus memiliki ahli arsip atau arsiparis untuk memudahkan kegiatan kearsipan..

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Barthos, Bashir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta

Lawalata, Caroline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia : Akademia Permata

Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2003. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius

4. Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cakap dan kurangnya bimbingan.

9. Cara Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Arsip hendaknya dipindahkan keruang penyimpanan khusus arsip, agar dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja. 2. Arsiparis perlu menanyakan kepada peminjam arsip apakah arsip yang

dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka petugas arsip meminta kepada peminjam agar segera dikembalikan.

3. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara perlu menambah arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam proses pengarsipan.

4. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah harus menggunakan peralatan kearsipan yang modern sehingga lebih memudahkan proses pengarsipan.

C. Analisis dan Evaluasi

Setelah dianalisi prosedur penataan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sebagian

besar telah sejalan dengan prosedur kearsipan yang dikemukakan oleh Ig Wursanto dan pendapat para ahli yang penulis ambil. Namun walaupun demikian perbedaan dalam volume yang kecil juga tetap terjadi. Misalnya jika Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara kode arsip adalah kode pokok permasalahan surat, sedangkan menurut dasar teori kode arsipnya yaitu tanggal yang tercantum pada surat. Kesimpulan yang lain yaitu dalam melakukan penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan kelemahan pada kantor tersebut.

Dalam penyimpanan arsip terdapat kelebihan dan telah sesuai dengan analisis langkah-langkah pengarsipan yaitu menyimpan semua arsip-arsip diletakkan pada filing cabinet sehingga arsip dapat disusun dengan baik dan resiko tercecer atau hilang dapat diminimalkan yang tentunya juga akan memudahkan dalam pencarian arsip itu sendiri bila sewaktu-waktu diperlukan.Selain itu arsip sebelum ditempatkan pada filing cabinet terlebih dahulu disimpan dalam map sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan pencarian arsip.

Kelemahan sistem kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah dalam sistem pelayanan arsipnya yaitu tidak adanya pegawai khusus yang menangani masalah kearsipan tersebut. Padahal apabila ada pegawai khusus dalam hal penyimpanan atau penataan arsip maka dapat dilakukan lebih baik sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat serta penyimpanannya dapat diatur. Oleh karena itu dengan tidak adanya petugas khusus, maka masalah kearsipan menjadi tanggung jawab pegawai pada umumnya, tetapi yang lebih mendominasi adalah

pegawai bagian tata usaha yang tugasnya sekaligus merangkap masalah arsip. Selain hal tersebut, kelemahan yang lain adalah peletakan filing cabinet yang disamakan dengan ruangan tempat bekerja pegawai, hal ini dapat mengakibatkan ruang gerak pegawai menjadi terbatas berdampak pada proses adminstrasi perkantoran tidak dapat berjalan dengan lebih efektif.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan Tugas Akhir pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Tata cara penyimpanan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik namun sumber daya manusianya masih kurang ahli dalam melakukan kegiatan kearsipan..

2. Peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan belum lengkap.

3. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja pegawai, Belum memiliki ruang tersendiri.

4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum memilki ahli arsip atau disebut juga dengan arsiparis.

B. Saran

Setelah penulis melakukan penelitian di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara maka penulis memberikan saran-saran yang mungkin dapat menjadi bahan masukan bagi Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Tata cara penyimpanan arsip sudah berjalan dengan baik namun sumber daya manusianya harus lebih ahli dalam mengelola arsip.

2. Peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan sebaiknya lebih lengkap.

3. Ruang penyimpanan arsip harus memiliki ruang sendiri, tidak bercampur dengan ruang kerja.

4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara harus memiliki ahli arsip atau arsiparis untuk memudahkan kegiatan kearsipan..

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Barthos, Bashir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta

Lawalata, Caroline. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia : Akademia Permata

Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam

Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius Wursanto, Ignatius. 2003. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius