Prosedur Kearsipan Dalam Mengumpulkan Dokumen Di Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PROSEDUR KEARSIPAN DALAM MENGUMPULKAN DOKUMEN DI
KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
SUCI RAMADONA
122103050
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: SUCI RAMADONA
NIM
: 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
:
PROSEDUR
KEARSIPAN
DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Medan,
Juli 2015
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: SUCI RAMADONA
NIM
: 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
:
PROSEDUR
KEARSIPAN
DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Tanggal : ……….. 2015
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ………..2015
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac,Ak
NIP. 19560407 1988002 1 001
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang
telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu
menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam
penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadikan
Alqur’an sebagai pedoman dan penunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di
muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada :
1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan
kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis,
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan
informasi dan menyelesaikan urusan kampus.
6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda
Kisnan dan ibunda Asifah yang telah membesarkan penulis, membimbing
penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a,
perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah
SWT membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.
8. Terima kasih spesial buat abang tersayang Agil Fahnan Saputra yang telah
menjaga dan membimbing penulis selama ini.
9. Seluruh
Keluarga
Besar
Himpunan
Mahasiswa
Program
Studi
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
10. Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Stambuk 2012.
11. Terima kasih untuk kedua sahabat yang telah mendukung penulis selama
ini Elly Ony Satriani dan Putri Masruro
12. Terima kasih untuk Dede Aulia Rahman yang telah memberikan dukungan
dan membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan,
Juli 2015
Penulis
Suci Ramadona
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................i
DAFTAR ISI ..................................................................................................v
DAFTAR TABEL .........................................................................................vii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................1
A. Latar Belakang .................................................................................1
B. Perumusan Masalah .........................................................................4
C. Tujuan Penelitian .............................................................................4
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................4
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ..............................................................5
F. Sistematika Penelitian ......................................................................5
BAB II PROFIL INSTANSI ..........................................................................7
A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.......7
B. Struktur Organisasi ..........................................................................19
C. Job Description ................................................................................22
D. Jaringan Kegiatan ............................................................................23
E. Kinerja Kegiatan Terkini .................................................................25
F. Rencana Kegiatan ............................................................................26
BAB III PEMBAHASAN ...............................................................................27
A. Pengertian Prosedur dan Kearsipan ................................................27
Halaman
1. Fungsi dan Tujuan Arsip ..................................................28
2. Nilai Guna Arsip .............................................................. 29
3. Penyimpanan Arsip .......................................................... 30
4. Sistem Penyimpanan Arsip ............................................... 32
5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip .................................... 35
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip .............................. 36
7. Peminjaman Arsip ............................................................ 38
8. Penemuan Kembali Arsip................................................. 38
9. Korespondensi Arsip ....................................................... 39
10.Perlindungan Arsip ......................................................... 39
11.Penyusutan Arsip ............................................................ 40
12.Pemusnahan Arsip ......................................................... 40
13.Prosedur Kearsipan ........................................................ 41
B. Prosedur Kearsipan di Kementerian Agama .............................. 43
1. Asas Kearsipan di Kementerian Agama ......................... 43
2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip .................................. 44
3. Sistem Penyimpanan Arsip di Kemenag ........................ 44
4. Peminjaman Arsip di Kemenag ...................................... 45
5. Penemuan Kembali Arsip di Kemenag .......................... 46
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ............................ 46
6. Pemusnahan Arsip di Kemenag ..................................... 47
7. Kendala yang dihadapi ................................................... 47
8. Cara mengatasi kendala ................................................. 48
C. Analisis dan Evaluasi ................................................................ 48
Halaman
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... 51
A. Kesimpulan .................................................................................. 51
B. Saran ............................................................................................ 52
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………. 53
DAFTAR TABEL
No
1
Judul
Tabel Jadwal Penelitian
Halaman
5
DAFTAR GAMBAR
NO
1.
JUDUL
Struktur Kanwil Kementerian Agama Provinsi
HALAMAN
21
Sumatera Utara
2.
Prosedur Kearsipan di Kanwil Kementerian
Agama Provinsi Sumatera
43
PROSEDUR KEARSIPAN DALAM MENGUMPULKAN DOKUMEN DI
KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
SUCI RAMADONA
122103050
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: SUCI RAMADONA
NIM
: 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
:
PROSEDUR
KEARSIPAN
DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Medan,
Juli 2015
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: SUCI RAMADONA
NIM
: 122103050
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
:
PROSEDUR
KEARSIPAN
DALAM
MENGUMPULKAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN
AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA
UTARA
Tanggal : ……….. 2015
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : ………..2015
DEKAN
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac,Ak
NIP. 19560407 1988002 1 001
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang
telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu
menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam
penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadikan
Alqur’an sebagai pedoman dan penunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di
muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada :
1. Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sekaligus Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan
kesediaan waktunya untuk memberikan pengarahan dan saran dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE,MSi , selaku Sekretaris
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis,
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan
informasi dan menyelesaikan urusan kampus.
6. Bapak/ibu pegawai Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
yang telah membantu dan memberikan informasi kepada penulis untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua tercinta, ayahanda
Kisnan dan ibunda Asifah yang telah membesarkan penulis, membimbing
penulis dengan kasih sayang yang tak terhingga. Terima kasih atas do’a,
perhatian dan dukungan yang diberikan tiada hentinya. Semoga Allah
SWT membalas semua kebaikan kalian, Amin ya Allah.
8. Terima kasih spesial buat abang tersayang Agil Fahnan Saputra yang telah
menjaga dan membimbing penulis selama ini.
9. Seluruh
Keluarga
Besar
Himpunan
Mahasiswa
Program
Studi
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
10. Terima kasih buat teman seperjuangan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Stambuk 2012.
11. Terima kasih untuk kedua sahabat yang telah mendukung penulis selama
ini Elly Ony Satriani dan Putri Masruro
12. Terima kasih untuk Dede Aulia Rahman yang telah memberikan dukungan
dan membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan,
Juli 2015
Penulis
Suci Ramadona
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................i
DAFTAR ISI ..................................................................................................v
DAFTAR TABEL .........................................................................................vii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................1
A. Latar Belakang .................................................................................1
B. Perumusan Masalah .........................................................................4
C. Tujuan Penelitian .............................................................................4
D. Manfaat Penelitian ...........................................................................4
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ..............................................................5
F. Sistematika Penelitian ......................................................................5
BAB II PROFIL INSTANSI ..........................................................................7
A. Sejarah Singkat Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.......7
B. Struktur Organisasi ..........................................................................19
C. Job Description ................................................................................22
D. Jaringan Kegiatan ............................................................................23
E. Kinerja Kegiatan Terkini .................................................................25
F. Rencana Kegiatan ............................................................................26
BAB III PEMBAHASAN ...............................................................................27
A. Pengertian Prosedur dan Kearsipan ................................................27
Halaman
1. Fungsi dan Tujuan Arsip ..................................................28
2. Nilai Guna Arsip .............................................................. 29
3. Penyimpanan Arsip .......................................................... 30
4. Sistem Penyimpanan Arsip ............................................... 32
5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip .................................... 35
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip .............................. 36
7. Peminjaman Arsip ............................................................ 38
8. Penemuan Kembali Arsip................................................. 38
9. Korespondensi Arsip ....................................................... 39
10.Perlindungan Arsip ......................................................... 39
11.Penyusutan Arsip ............................................................ 40
12.Pemusnahan Arsip ......................................................... 40
13.Prosedur Kearsipan ........................................................ 41
B. Prosedur Kearsipan di Kementerian Agama .............................. 43
1. Asas Kearsipan di Kementerian Agama ......................... 43
2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip .................................. 44
3. Sistem Penyimpanan Arsip di Kemenag ........................ 44
4. Peminjaman Arsip di Kemenag ...................................... 45
5. Penemuan Kembali Arsip di Kemenag .......................... 46
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ............................ 46
6. Pemusnahan Arsip di Kemenag ..................................... 47
7. Kendala yang dihadapi ................................................... 47
8. Cara mengatasi kendala ................................................. 48
C. Analisis dan Evaluasi ................................................................ 48
Halaman
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... 51
A. Kesimpulan .................................................................................. 51
B. Saran ............................................................................................ 52
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………. 53
DAFTAR TABEL
No
1
Judul
Tabel Jadwal Penelitian
Halaman
5
DAFTAR GAMBAR
NO
1.
JUDUL
Struktur Kanwil Kementerian Agama Provinsi
HALAMAN
21
Sumatera Utara
2.
Prosedur Kearsipan di Kanwil Kementerian
Agama Provinsi Sumatera
43