Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana
sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan
sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar,
pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.
Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan
perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja
yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Upaya untuk menggerakkan
tenaga kerja (karyawan) merupakan tugas penting bagi perusahaan (lembaga).
Perusahaan harus mampu melakukan pembinaan terhadap karyawan agar mereka
dapat melakukan aktifitas kerja secara efektif dan efisien. Dengan melakukan
pembinaan terhadap karyawan, akan diperoleh tenaga kerja (karyawan) yang
berkualitas, berkompeten, handal, memiliki moral yang baik, dan memiliki
semangat kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang tepat sasaran.
Prestasi kerja karyawan diharapkan akan meningkatkan semangat kerja
yang tinggi. Salah satu upaya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan adalah
dengan menerapkan konsep motivasi yang tepat. Pemberian motivasi kepada
karyawan harus dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mampu meningkatkan
semangat kerja.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Barelson dan A.Stainer dalam Organisasi dan Motivasi (1996:95)
Motivasi merupakan keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang
memberikan energi, mendorong
kegiatan atau gerakan mengarah atau
menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan keputusan
atau mengurangi ketidakseimbangan. Orang mau bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhan dan keinginan (fisik dan mental) baik itu kebutuhan yang disadari
maupun kebutuhan yang tidak disadari. Kebutuhan setiap orang adalah sama
misalnya setiap orang butuh makan dan minum, tetapi keinginan dari setiap orang
itu tidak sama, karena dipengaruhi oleh selera, kebiasaan dan lingkungannya.
Begitu juga dilingkungan kerja, pimpinan juga sulit untuk mengetahui kebutuhan
(needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaan nya.
Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk
memberikan motivasi kepada pegawainya.
Dengan ini peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah
penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin
atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional
perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam
melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu
tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu
kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris
harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan
dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki
Universitas Sumatera Utara
informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun
perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya
memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat,
menerima tamu dan menerima telepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat
membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan
dengan bidang perkantoran.
Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian
rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan
penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu semakin pesatnya
dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan sekretaris profesional.
Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang
cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab
yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada
tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung
kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya
sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya
dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat
dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat
dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi
orang yang dipercaya dalam membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan
menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini
sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu
Universitas Sumatera Utara
menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu
menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah
kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan
memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu
menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi
terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh terhadap organisasi. Pekerjaan
pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil
kerja yang maksimal.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan
observasi yang berjudul “Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat
Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi.
Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok
pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu
kelancaran aktivitas organisasi.
Berdasarkan yang telah diuraikan diatas maka disini penulis melihat
adanya permasalahan yang dapat diindentifikasi, masalah pokok tersebut adalah
Bagaimana Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan motivasi
dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Fakultas dapat dijadikan bahan pertimbangan bagaimana cara memberi
motivasi yang positif untuk meningkatkan kerja Sekretaris di Universitas
Sumatera Utara.
2. Memperkenalkan pada lingkungan kerja yang sebenarnya dan menambah
wawasan penulis dalam masalah Motivasi yang dilakukan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bermanfaat sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya,
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan
BULAN
No.
KEGIATAN
Mei
1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
Juni
2
3
4
1
2
3
4
Sumber: Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, Dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis
kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, Penulisan akan menguraikan tentang pengertian motivasi,
prinsip-prinsip motivasi, jenis-jenis motivasi, teori-teori motivasi, pengertian
Universitas Sumatera Utara
sekretaris, tugas sekretaris, sekretaris dekan, motivasi dalam pelaksanaan kerja
sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai
peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana
sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan
sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar,
pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.
Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan
perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja
yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Upaya untuk menggerakkan
tenaga kerja (karyawan) merupakan tugas penting bagi perusahaan (lembaga).
Perusahaan harus mampu melakukan pembinaan terhadap karyawan agar mereka
dapat melakukan aktifitas kerja secara efektif dan efisien. Dengan melakukan
pembinaan terhadap karyawan, akan diperoleh tenaga kerja (karyawan) yang
berkualitas, berkompeten, handal, memiliki moral yang baik, dan memiliki
semangat kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang tepat sasaran.
Prestasi kerja karyawan diharapkan akan meningkatkan semangat kerja
yang tinggi. Salah satu upaya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan adalah
dengan menerapkan konsep motivasi yang tepat. Pemberian motivasi kepada
karyawan harus dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mampu meningkatkan
semangat kerja.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Barelson dan A.Stainer dalam Organisasi dan Motivasi (1996:95)
Motivasi merupakan keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang
memberikan energi, mendorong
kegiatan atau gerakan mengarah atau
menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan keputusan
atau mengurangi ketidakseimbangan. Orang mau bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhan dan keinginan (fisik dan mental) baik itu kebutuhan yang disadari
maupun kebutuhan yang tidak disadari. Kebutuhan setiap orang adalah sama
misalnya setiap orang butuh makan dan minum, tetapi keinginan dari setiap orang
itu tidak sama, karena dipengaruhi oleh selera, kebiasaan dan lingkungannya.
Begitu juga dilingkungan kerja, pimpinan juga sulit untuk mengetahui kebutuhan
(needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaan nya.
Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk
memberikan motivasi kepada pegawainya.
Dengan ini peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah
penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin
atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional
perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam
melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu
tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu
kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris
harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan
dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki
Universitas Sumatera Utara
informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun
perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya
memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat,
menerima tamu dan menerima telepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat
membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan
dengan bidang perkantoran.
Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian
rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan
penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu semakin pesatnya
dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan sekretaris profesional.
Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang
cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab
yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada
tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung
kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya
sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya
dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat
dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat
dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi
orang yang dipercaya dalam membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan
menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini
sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu
Universitas Sumatera Utara
menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu
menempatkan diri dalam segala situasi.
Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah
kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan
memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu
menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi
terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh terhadap organisasi. Pekerjaan
pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil
kerja yang maksimal.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan
observasi yang berjudul “Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat
Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi.
Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok
pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu
kelancaran aktivitas organisasi.
Berdasarkan yang telah diuraikan diatas maka disini penulis melihat
adanya permasalahan yang dapat diindentifikasi, masalah pokok tersebut adalah
Bagaimana Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan motivasi
dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Fakultas dapat dijadikan bahan pertimbangan bagaimana cara memberi
motivasi yang positif untuk meningkatkan kerja Sekretaris di Universitas
Sumatera Utara.
2. Memperkenalkan pada lingkungan kerja yang sebenarnya dan menambah
wawasan penulis dalam masalah Motivasi yang dilakukan di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bermanfaat sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya,
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan
BULAN
No.
KEGIATAN
Mei
1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
Juni
2
3
4
1
2
3
4
Sumber: Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, Dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis
kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, Penulisan akan menguraikan tentang pengertian motivasi,
prinsip-prinsip motivasi, jenis-jenis motivasi, teori-teori motivasi, pengertian
Universitas Sumatera Utara
sekretaris, tugas sekretaris, sekretaris dekan, motivasi dalam pelaksanaan kerja
sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai
peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara