Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Arep, Ishakm Tanjung, Hendrim. 2002. Manajemen Sumber Daya

Manusia, Jakarta: Penerbit Universitas Trisakti

Denim, Sudarwan, 2004. Motivasi Kepemimpinan dan Efektifitas

Kelompok, Jakarta: Rineka Cipta

Hasibuan. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara

Hasibuan, Malayu S.P, 1996. Organisasi & Motivasi, Penerbit: Bumi Aksara

Moekijat. 1990. Asas – Asas Prilaku Organisasi, Bandung: Penerbit Mandar Maju

Nuraeni, Nani, 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta, Visi Media

http://www.scribd.com/doc/59099759/Pengertian-Motivasi-Menurut-Para-Ahli

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi. Medan, USU Press 2007-2008

Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta, Ghalia Indonesia

Sedarmayanti, 2000. Tugas dan Pengambangan Sekretaris, Bandung: Mandar Maju

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Motivasi

Motivasi merupakan suatu proses pemberian dorongan kepada anak buah agar anak buah dapat bekerja sejalan dengan batasan yang diberikan guna mencapai tujuan organisasi secara optimal. Pengertian proses pemberian dorongan tersebut adalah serangkaian aktivitas yang harus dilalui atau dilakukan untuk menumbuhkan dorongan kepada pegawai untuk bekerja sejalan dengan tujuan organisasi.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik tentunya harus ada motivasi atau semangat kerja yang tinggi, terlebih lagi dalam pelaksanaan tugas bagi seorang sekretaris. Hal ini sangat penting bagi seorang sekretaris terutama pada sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer, karena seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer mempunyai tugas yang ganda, yakni tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Ada beberapa pengertian motivasi untuk kita dapat pahami secara bersama-sama sebagai berikut :

1. Menurut Sunarto (2005:13) Motivasi ialah mengajak karyawan mengikuti kemauan untuk menyelesaikan tugas. Motivasi diri sendiri ialah menetapkan arah diri sendiri dan mengambil tindakan untuk sampai ketujuan tersebut, karyawan merasa termotivasi, apabila merasa tindakannya mengarah pada

pencapaian tujuan dan imbalan berharga yang akan memuaskan kebutuhan mereka.

2. Menurut Gie dalam Saiman (2002) Motivasi adalah suatu dorongan batin yang menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu dalam bekerja, sehingga motivasi dapat mempunyai arti pendorong kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang manajer dalam memberikan inspirasi, semangat dan dorongan kepada orang lain.

3. Motivasi diartikan sebagai suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan atau mengerjakan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik-baiknya agar mencapai prestasi dengan predikat terpuji.

Dari pengertian motivasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara tertentu. Motivasi juga merupakan suatu kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh pimpinan dalam memberikan inspirasi, semangat atau dorongan kepada orang lain, atau cara karyawan untuk mengambil suatu tindakan supaya mereka lebih bersemangat untuk bekerja demi tercapainya hal yang dikehendakinya. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga berupaya mencari cara untuk memotivasi untuk mendorong minat, keinginan yang dimiliki agar dapat lebih giat bekerja dan antusias untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi sehingga hasil kerja yang diharapkan universitas dapat tercapai.

B. Prinsip – Prinsip dalam Motivasi

Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000 : 100) terdapat beberapa prinsip dalam memotivasi kerja pegawai, yaitu:

a. Prinsip partisipasi

Dalam upaya memotivasi kerja, pegawai perlu diberikan kesempatan ikut berpartisipasi dlam menentukan tujuan yang akan dicapai.

b. Prinsip komunikasi

Pemimpin mengkomunikasikan segala sesuatu yang berhubungan dengan usaha pencapain tugas, dengan informasi yang jelas, pegawai akan lebih mudah dimotivasi kerjanya.

c. Prinsip mengakui andil bawahan

Pemimpin mengakui bahwa bawahan (pegawai) mempunyai andil didalam usaha pencapaian tujuan. Dengan pengakuan tersebut, pegawai akan lebih mudah dimotivasi kerjanya.

d. Prinsip pendelegasian wewenang

Pemimpin yang memberikan otoritas atau wewenang kepada pegawai atau bawahan untuk sewaktu-waktu dapat mengambil keputusan terhadap pekerjaan yang dilakukannya, akan membuat pegawai yang bersangkutan menjadi termotivasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh pemimpin.

e. Prinsip memberi perhatian

Pemimpin memberikan perhatian terhadap apa yang diinginkan pegawai atau bawahan.

C. Jenis – Jenis Motivasi

Ada dua macam motivasi menurut Sardiman (2005:89-91), yakni : 1. Motivasi Interinsik

Yaitu motif-motif (daya penggerak) yang menjadi aktif atau berfungsinya tidak perlu dirangsang dari luar, karena di dalam diri setiap individu sudah terdapat dorongan untuk melakukan sesuatu.

2. Motivasi Ekstrinsik

Yaitu suatu dorongan yang di sebabkan oleh adanya faktor pendorong dari luar individu. Dengan ini dapat di katakana bahwa timbulnya motivasi yang dapat menyebabkan seseorang menggerakkan tingkah lakunya karena adanya motivasi dari dalam dirinya. Motivasi ini lebih dipengaruhi oleh upaya untuk memenuhi kebutuhannya. Di samping itu juga karena adanya dorongan dan tuntutan serta pengaruh dari lingkungan luar untuk melakukan tindakan sesuai dengan perkembangan yang terjadi.

D. Teori – Teori Motivasi

Ada beberapa teori motivasi menurut para pakar, yaitu :

1. Model Hierarki Kebutuhan Menurut Maslow

Maslow (1996) berpendapat bahwa ada kebutuhan internal yang sangat mempengaruhi motivasi manusia dalam bekerja. Maslow berpendapat bahwa kebutuhan itu tersusun sebagai hierarki yang terdiri atas lima tingkatan kebutuhan. Teori ini lebih dikenal dengan sebutan teori hierarki kebutuhan menurut Maslow (Maslow’s Hierarchy of Needs). Kebutuhan manusia, menurut Maslow terdiri atas

lima tingkatan, dimana sifatnya berjenjang. Jika kebutuhan pertama telah terpenuhi, orang akan berusaha mencapai pemenuhan kebutuhan kedua, dan demikian seterusnya.

2. Teori Patton

Menurut Patton (1961) Motivasi merupakan fenomena kehidupan yang sangat kompleks. Setiap individu mempunyai motivasi yang berbeda dan banyak jenisnya. Motivasi menurut Patton dipengaruhi oleh dua hal, yaitu individu itu sendiri dan situasi yang dihadapinya. Dengan kata lain ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi manusia dalam bekerja, yaitu motivasi internal dan motivasi eksternal.

Patton berpendapat bahwa ada seperangkat motivator yang sangat penting bagi pimpinan untuk memotivasi karyawannya, yaitu ;

1) Tuntutan akan dunia kerja

Tuntutan atau tantangan dalam dunia kerja tumbuh sebagai akibat rasa tanggung jawab individu terhadap pekerjaan. Tanggung jawab, tuntutan terhadap sesuatu dan nilai-nilai yang terkandung dalam pekerjaan mempunyai arti tersendiri bagi aktivitas bagi manusia untuk melakukan pekerjaan, baik pekerjaan rutin maupun inovatif.

2) Posisi

Posisi atau kedudukan yang dicita-citakan merupakan salah satu faktor penyebab tumbuhnya motivasi seseorang dalam dunia kerja.

3) Kepemimpinan

Rasa berkompetisi atau bersaing seperti dorongan mencapai hasil lebih banyak, lebih tertib dan sebagainya memegang peranan penting bagi kehidupan manusia. Persaingan itu tumbuh dalam proses pekerjaan. Persaingan yang dimaksud disini adalah persaingan sehat karena apabila dalam persaingan tidak sehat dapat menekan motivasi anggota kelompok. 4) Ketakutan

Rasa takut lapar dan keinginan untuk memperoleh lebih banyak, takut berbuat salah atau disalahkan, takut kehilangan pekerjaan atau takut kurang penghasilan akan member arti tersendiri bagi motivasi kerja. Namun rasa takut yang berlebihan menyababkan pekerjaan tidak efektif. Hal ini disebabkan oleh karena masalah-masalah psikologis dalam arti negatif selalu berperan dalam diri manusia. Namun demikian sepanjang dalam batas normal, rasa takut banyak manfaatnya bagi motivasi kerja.

5) Uang

Orang bekerja dalam organisasi umumnya terdorong karena uang atau imbalan finansial. Secara hipotetik semakin besar upah yang diperoleh, semakin tinggi keinginan seseorang untuk bekerja. Sikap semacam ini sering ditunjukkan oleh pencari kerja atau orang-orang yang mau pindah pekerjaan.

3. Teori Motivasi Berprestasi McClelland

McClelland (1996:85) bersama kolega atau asosiasinya dari Harvard Univercity di Amerika Serikat melakukan penelitian mengenai dorongan

berprestasi karyawan selama lebih dari 20 tahun. Menurut McClelland ada tiga kebutuhan pokok manusia, yaitu :

a. Kebutuhan berprestasi b. Kebutuhan berafilasi c. Kebutuhan akan kekuasaan

Kebutuhan berprestasi merupakan motif yang secara kontras dapat dibedakan dengan kebutuhan lainnya. Kebutuhan berafiliasi hampir sama atau dapat dibedakan sama dengan kebutuhan akan rasa disertakan dengan cinta merupakan dorongan yang muncul dalam diri seseorang untuk duduk pada posisi paling dominan atau pengatur didalam kelompoknya.

David C McClelland (1996) mengemukakan pola motivasi sebagai berikut : 1. Achievement Motivation, adalah suatu keinginan untuk mengatasi atau

mengalahkan suatu tantangan, untuk kemajuan dan pertumbuhan.

2. Affiliation Motivation, adalah dorongan untuk melakukan

hubungan-hubungan dengan orang lain.

3. Competence Motivation, adalah dorongan untuk berprestasi baik dengan

melakukan pekerjaan yang bermutu tinggi.

4. Power Motivation, adalah dorongan untuk dapat mengendalikan suatu

keadaan dan adanya kecendrungan mangambil risiko dalam menghancurkan rintangan-rintangan yang terjadi.

Seperti ditulis diatas, bahwa kebutuhan berprestasi merupakan suatu motif yang secara kontras dapat dibedakan dengan kebutuhan lainnya, dan seseorang

dapat dianggap mempunyai motivasi berprestasi, jika dia ingin mengungguli yang lain.

E. Pengertian Sekretaris

Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002) Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang brhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.

Peranan Sekretaris menurut Saiman (2002) 1) Peranan Sekretaris terhadap Atasan, yaitu :

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinannya

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas

2) Peranan Sekretaris terhadap bawahan

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place)

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawwai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancer dan berhasil dengan baik

F. Tugas Sekretaris

Menurut Sutiyoso dalam Sedarmayanti (2000) tugas Sekretaris adalah sebagai berikut :

1. Tugas Perkantoran

Tugas Perkantoran meliputi; menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat-surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.

2. Tugas Resepsionis

Tugas Resepsionis meliputi; menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat jani-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas Keuangan

Tugas Keuangan meliputi; menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, menyiapkan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.

4. Tugas Sosial

Tugas sosial meliputi; mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan

undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas Insidentil

Tugas Insidentil meliputi; menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan dan pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar atau majalah yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak seperti brosur dan sirkuler yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih souvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan keresepsi-resepsi.

G. Sekretaris Dekan

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari seorang Sekretaris yang bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Posisi Sekretaris Dekan berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan tetapi Sekretaris Dekan tidak tertera dalam struktur organisasi.

Sekretaris dekan bertugas untuk membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya membantu tugas Dekan yang berkaitan dengan public relations (PR) dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris dekan juga bertugas untuk membantu Dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan yang menyangkut hubungan pihak eksternal Fakultas Ekonomi. Posisi Sekretaris Dekan berada di PD I Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara, tetapi Sekretaris Dekan tidak tertera di struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun rincian tugas dari Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila diminta 2. Mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan dan Tim keluar kota

3. Mengadakan pertemuan-pertemuan Dekan diluar jadwal tugas dari Fakultas 4. Memproses surat masuk, yaitu :

a) Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan, undangan dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan

b) Mencatat surat masuk untuk Dekan kedalam buku agenda

c) Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian lain, seperti ke Pembantu Dekan maupun ke Departmen, program studi dan ruang baca

5. Memproses surat keluar, yaitu : a) Mencatat surat keluar, seperti : 1) Surat permohonan riset

2) Surat aktif kuliah 3) Surat undangan rapat

4) Surat permohonan tinggal di asrama putri Universitas Sumatera Utara

5) Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan Dekan

6. Menyimpan dan memelihara arsip

7. Berkaitan dengan bidang Tata Hubungan, misal : a) Mengatur penerimaan tamu

b) Menerima telepon c) Menerima Fax

8. Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan

9. Membantu kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan

10. Tugas pelaksanaan instruksi

Adapun tugas pelaksanaan instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

a) Mendampingi Dekan dalam acara seminarseminar ataupun pertemuan lainnya apabila diminta oleh Dekan

b) Menyiapkan perjalanan dinas Dekan

c) Menyiapkan ruang rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan misalnya rapat Fakultas

d) Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan 11. Tugas yang bersifat kreatif

Adapun tugas bersifat kreatif yang dilakukan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

a) Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan

b) Mengatur tata ruangan Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang Sekretaris Dekan dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang c) Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan

lebih efisien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dan internet

d) Displin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan e) Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja

Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris tidak bisa dianggap mudah, karena sebenarnya banyak sekali tugas yang kelihatannya mudah dan kecil namun justru membawa pengaruh yang cukup besar. Seorang sekretaris harus selalu memperhatikan setiap tugasnya serinci mungkin. Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dilakukan oleh Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka pada dasarnya hampir sama dengan pembahasan teoritis yang telah diuraikan. Sekretaris memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil. Sekretaris memiliki tugas yang memang harus dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti pemrosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang akan ditanda tangani Dekan. Saat ini Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buku agenda dan

lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Isi disposisi dicatat kedalam lembar kendali dan langsung diantar kemasing-masing bagian-bagian yang dituju sesuai dengan isi surat. Selain itu sistem kearsipan juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip menggunakan metode half file terjamin keselamatannya dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan seperti surat masuk yang akan diarsipkan dengan menggunakan metode half file, yaitu surat kendali berupa surat berharga. Surat kendali yang sudah tersusun rapi akan diarsipkan kedalam half file agar terjamin keselamatannya dan mudah ditemukan kembali apabila sangat diperlukan.

Sekretaris mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyamanan ruangan karena Dekan adalah orang penting dalam organisasi sehingga akan banyak orang yang akan berurusan dengan Dekan, maka apabila ruangannya tidak nyaman maka akan menghasilkan sikap tidak simpatik dari orang-orang. Nilai lebih dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah selalu memiliki kreatifitas dan inisiatif tinggi dalam menjalankan tugas. Seperti dengan memakai alat-alat kantor yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, mengatur dan mengganti buku-buku bacaan Dekan dengan teratur sehingga buku-buku yang telah selesai dibaca dapat diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja tamu ruang Dekan dan lain-lain.

Ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda penyelesaiannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada ditempat atau pergi keluar kota sehingga

pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efisiensi kerja.

H. Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan

Secara umum Kewajiban Sekretaris Dekan yaitu menyelesaikan segala sesuatu dengan program yang telah ditetapkan, rencana kegiatan yang akan dilakukan di Sekretaris Dekan dan keperluan Dekan seperti menyiapkan ruang rapat Dekan dan menyusun jadwal pertemuan rapat Dekan.

Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, Sekretaris harus mengetahui benar tentang :

1. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan 2. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya

3. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer atau pimpinan kantornya

4. Mengetahui tentang tujuan organisasi

Motivasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kerja sekretaris Dekan. Menurut Yunita Indriani, SE sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Mengatakan bahwa Motivasi adalah suatu keinginan dan semangat dalam melakukan suatu pekerjaan yang dilakukan dengan baik agar dapat mencapai hasil yang diinginkan oleh suatu organisasi.

Motivasi yang dilakukan di sekretariat Dekan adalah dalam bentuk pekerjaan atau kegiatan Dekan yang di tugaskan oleh Dekan kepada sekretaris Dekan yang harus dikerjakan dengan sebaik-baiknya. Motivasi sangat erat hubungannya dengan pelaksanaan kerja pada Sekretaris Dekan karena tanpa adanya suatu

motivasi suatu pekerjaan itu tidak akan selesai sesuai dengan apa yang telah di harapkan. Maka dari itu motivasi sangat penting dalam melakukan kerja apapun itu, karena dengan adanya motivasi kita dapat terdorong untuk melakukan suatu pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Pada dasarnya motivasi dapat diberikan dari luar ataupun timbul dari dalam diri kita sendiri. Dalam pelaksanaan kerja sekretaris Dekan, sekretaris mendapatkan motivasi dari dalam dirinya karena dia merasa mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaannya tersebut. Sekretaris Dekan juga merasa termotivasi dan semakin ingin meningkatkan kinerjanya karena telah diberikan kesempatan dan kepercayaan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh Dekan.

Dalam pelaksanaan kerja sekretaris dekan dan seperti apa yang telah dijelaskan diatas teori yang digunakan adalah teori McClelland. Karena dalam pelaksanaan kerja sekretaris Dekan diperlukan pegawai yang berprestasi yang bisa mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan dapat memotivasi dirinya sendiri dalam mengerjakan pekerjaan yang telah diberikan oleh Dekan. Karena dengan mencapai prestasi yang tinggi maka akan memperoleh pendapatan yang besar yang akhirnya akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhannya.

Berdasarkan jabatan seorang sekretaris maka dengan demikian seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang Sekretaris.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan dan juga organisasi dan mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.

2. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki seorang Sekretaris untuk membantu menangani tugas-tugasnya, dan Sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan.

3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara termasuk kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik, saling membantu dan saling menghormati dalam bekerja.

4. Dengan adanya prinsip-prinsip motivasi yang diberikan pimpinan maka pekerjaan yang dilakuakan setiap karyawan akan sesuai dengan yang diharapkan pimpinan.

5. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai seorang Sekretaris yang bertugas membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relations atau yang menyangkut hubungan Dekan ke pihak eksternal maupun ke pihak internal Fakultas Ekonomi.

B. SARAN

1. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak Fakultas harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan semangat dalam bekerja dan agar mendapat hasil kinerja yang sesuai dengan target atau pencapaian maksimum.

2. Pihak organisasi harus mampu meyakinkan pegawainya bahwa pelaksanaan pemberian motivasi yang dilakukan bukan semata-mata untuk kepentingan organisasi tetapi untuk kepentingan bersama. Hal ini dapat ditempuh dengan cara terjun langsung kelapangan untuk melakukan komunikasi informal dengan pihak pegawai mengenai keluhan-keluhan dan saran.

3. Pihak organisasi juga meyakinkan pegawai bahwa Universitas Sumatera Utara adalah milik bersama, artinya tanpa adanya pegawai yang bekerja dengan sungguh-sungguh maka proses administrasi di organisasi tidak dapat berjalan dan berkembang.

4. Dalam hal ini kepada pegawai diberikan kesempatan untuk mengemukakan ide-ide dan pikirannya untuk kemajuan organisasi khususnya pada bagian Pendidikan.

5. Sekretariat Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan tekhnologi dengan menggunakan program-program software baru dalam mengatur sistem kearsipan dan jadwal kegiatan agar pekerjaan lebih efisien.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pendirian Universitas Sumatera Utara awalnya diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Kemudian disusul oleh Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara

tanggal 24 November 1961 yang berlaku sesuai Surat Keputusan Mentri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademik Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor Universitas Sumatera Utara No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Sejak itu terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a) Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b) Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan atau perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Dekan dan

Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Program Studi Inter Departemen

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si

Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA

Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M,Ec, Ac, Ak Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Drs. Ami Dilham, SE, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si

Prof. Dr. Paham Ginting, Ms Prof. Dr. Rismayani, M.Si Prof. Dr. Ramli, M.Si

Prof. Dr. Sya’ad Afifudin S, SE, M.Ec Prof. Dr. Licrer.reg. Siro Juzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, ph.D, Ak Prof. Dr. Prihatin Lumban Raja, M.Si Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak

Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M. Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris program studi : Dra. Ismail, M.Si, Ak

Program Studi Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

Profesi Akuntansi

Ketua : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak Sekretaris : Drs. Abikusno Dharsuky, MM, Ak

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, S

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugasnya umun dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat yang masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama

3. Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau

pelayanan kepada masyarakat

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas

b. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

3. Melakukan administrasi akademik

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

d. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni 11. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

f. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Seperti halnya untuk menciptakan Ahlimadya yang berkualitas Fakultas Ekonomi mewajibkan Mahasiswa D-III mengambil mata kuliah Magang dan menyelesaikan Tugas Akhir. Magang yang dilaksanakan selama sebulan dimulai dari hari senin sampai hari jum’at, dengan jumlah waktu kerja 20 jam/minggu dan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Mahasiswa D-III Kesekretariatan.

Kinerja usaha terkini Sekretariat Dekan seperti pengembangan, pengarsipan, tata letak ruang dan ATK yang secara terperinci, pengkondusifan suasana kerja sekretariat dengan baik, suasana kerja yang begitu teliti dan melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin dan penuh dengan tanggung jawab.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar, pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.

Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Upaya untuk menggerakkan tenaga kerja (karyawan) merupakan tugas penting bagi perusahaan (lembaga). Perusahaan harus mampu melakukan pembinaan terhadap karyawan agar mereka dapat melakukan aktifitas kerja secara efektif dan efisien. Dengan melakukan pembinaan terhadap karyawan, akan diperoleh tenaga kerja (karyawan) yang berkualitas, berkompeten, handal, memiliki moral yang baik, dan memiliki semangat kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang tepat sasaran.

Prestasi kerja karyawan diharapkan akan meningkatkan semangat kerja yang tinggi. Salah satu upaya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan adalah dengan menerapkan konsep motivasi yang tepat. Pemberian motivasi kepada karyawan harus dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mampu meningkatkan semangat kerja.

Menurut Barelson dan A.Stainer dalam Organisasi dan Motivasi (1996:95) Motivasi merupakan keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energi, mendorong kegiatan atau gerakan mengarah atau menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan keputusan atau mengurangi ketidakseimbangan. Orang mau bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (fisik dan mental) baik itu kebutuhan yang disadari maupun kebutuhan yang tidak disadari. Kebutuhan setiap orang adalah sama misalnya setiap orang butuh makan dan minum, tetapi keinginan dari setiap orang itu tidak sama, karena dipengaruhi oleh selera, kebiasaan dan lingkungannya. Begitu juga dilingkungan kerja, pimpinan juga sulit untuk mengetahui kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaan nya. Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk memberikan motivasi kepada pegawainya.

Dengan ini peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki

informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menerima telepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.

Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu semakin pesatnya dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan sekretaris profesional. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya dalam membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu

menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi.

Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh terhadap organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal.

Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan observasi yang berjudul “Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

B. Perumusan Masalah

Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi.

Berdasarkan yang telah diuraikan diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diindentifikasi, masalah pokok tersebut adalah Bagaimana Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Fakultas dapat dijadikan bahan pertimbangan bagaimana cara memberi motivasi yang positif untuk meningkatkan kerja Sekretaris di Universitas Sumatera Utara.

2. Memperkenalkan pada lingkungan kerja yang sebenarnya dan menambah wawasan penulis dalam masalah Motivasi yang dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bermanfaat sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

Sumber: Penulis (2013)

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, Dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, Penulisan akan menguraikan tentang pengertian motivasi, prinsip-prinsip motivasi, jenis-jenis motivasi, teori-teori motivasi, pengertian

No. KEGIATAN

BULAN

Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

sekretaris, tugas sekretaris, sekretaris dekan, motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1

TUGAS AKHIR

PERANAN MOTIVASI DALAM PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIAT DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Diajukan oleh :

MAY ELISA PUTRY BR G 102103088

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MAY ELISA PUTRY BR G

NIM : 102103088

JUDUL :PERANAN MOTIVASI DALAM DALAM PELAKSANAAN KERJA

SEKRETARIS DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Tanggal : Juli 2013 Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003 Dr. Beby Karina F. Sembiring, SE, MM)

Tanggal : Juli 2013 DEKAN

(

NIP. 19560407 198002 1 001 Prof. Dr. Azhar Maksum. M.Ec, Ac, Ak)

3

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MAY ELISA PUTRY BR G

NIM : 102103088

JUDUL : PERANAN MOTIVASI DALAM DALAM PELAKSANAAN KERJA

SEKRETARIAT DEKAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Medan, Juli 2013

Menyetujui Pembimbing

(Dra. MARHAINI, M.Si

NIP. 19510506 1980002 2 001 )

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Marhaini, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.

6. Bapak dan ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

7. Bapak/ibu pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan Tugas Akhir ini. 8. Teristimewa kepada Orang Tua penulis Ayahanda tercinta Eha. Herry

Syahputra Ginting dan Ibunda tercinta Arliliwati Siregar terima kasih karena telah mendidik dari kecil hingga saat ini, terima kasih atas Doa dan kasih sayang yang tidak pernah putus, terima kasih atas dorongan, semangat dan pengorbanan yang begitu besar dan sangat berarti kepada penulis.

9. Kakak dan adik-adik tersayang penulis, Widya Nurul Putry Ginting, Desi Trinanda Ginting dan M. Jeffry Ary Utama Ginting yang dapat memberikan semangat-semangat baru bagi penulis.

10.Untuk yang tersayang Afriza Azhar yang selalu memberikan dukungan dan motivasi kepada penulis.

11.Untuk Sahabat-sahabat seperjuangan, sahabat tersayang, dan sahabat terbaik penulis, Desi F Samosir, Irma Yulika Sinaga, Syahfitri Maha, Nurhani Septiani, Syahleni Fitri, Rini Wayani, terima kasih atas doanya, nasehat-nasehat, motivasi, dukungannya, serta kerja samanya selama perkuliahan. Semoga kita dapat menjadi sahabat seterusnya.

12. Terimakasih juga untuk teman-teman Kesekretariatan Ana Pharamytha, Yuyut Mayustiana, Riva Rahmadhani dan teman–teman lainnya.

Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia–Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... . 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 23

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Motivasi ... 25

B. Prinsip –Prinsip Motivasi ... 27

C. Jenis – Jenis Motivasi ... 28

D. Teori – Teori Motivasi ... 28

E. Pengertian Sekretaris ... 32

F. Tugas Sekretaris ... 33

G. Sekretaris Dekan ... 34

H. Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR PUSTAKA ... 44

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 14

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra. Marhaini, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.

6. Bapak dan ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

7. Bapak/ibu pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan Tugas Akhir ini. 8. Teristimewa kepada Orang Tua penulis Ayahanda tercinta Eha. Herry

Syahputra Ginting dan Ibunda tercinta Arliliwati Siregar terima kasih karena telah mendidik dari kecil hingga saat ini, terima kasih atas Doa dan kasih sayang yang tidak pernah putus, terima kasih atas dorongan, semangat dan pengorbanan yang begitu besar dan sangat berarti kepada penulis.

9. Kakak dan adik-adik tersayang penulis, Widya Nurul Putry Ginting, Desi Trinanda Ginting dan M. Jeffry Ary Utama Ginting yang dapat memberikan semangat-semangat baru bagi penulis.

10.Untuk yang tersayang Afriza Azhar yang selalu memberikan dukungan dan motivasi kepada penulis.

11.Untuk Sahabat-sahabat seperjuangan, sahabat tersayang, dan sahabat terbaik penulis, Desi F Samosir, Irma Yulika Sinaga, Syahfitri Maha, Nurhani Septiani, Syahleni Fitri, Rini Wayani, terima kasih atas doanya, nasehat-nasehat, motivasi, dukungannya, serta kerja samanya selama perkuliahan. Semoga kita dapat menjadi sahabat seterusnya.

12. Terimakasih juga untuk teman-teman Kesekretariatan Ana Pharamytha, Yuyut Mayustiana, Riva Rahmadhani dan teman–teman lainnya.

Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia–Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... . 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 23

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Motivasi ... 25

B. Prinsip –Prinsip Motivasi ... 27

C. Jenis – Jenis Motivasi ... 28

D. Teori – Teori Motivasi ... 28

E. Pengertian Sekretaris ... 32

F. Tugas Sekretaris ... 33

G. Sekretaris Dekan ... 34

H. Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Dekan ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR PUSTAKA ... 44

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 14