Peranan Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh

CHRISTINA INDRAWATI

092103052

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Nama : Christina Indrawati

Nim : 092103052

Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Program Studi : DIII Kesekretariatan

Tanggal :………. Ketua Program Studi

DIII Kesekretariatan

(Dr. Beby K.F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : ……… DEKAN

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc) NIP. 19550810 198303 1 004

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

Nama : Christina Indrawati

NIM : 092103052

Judul : Peranan Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Program Studi : Diploma III Kesekretariatan

Medan, ……April 2012

Menyetujui Pembimbing

( Dra. Lucy Anna, MS ) NIP. 19510421 197603 2 003

(4)

KATA PENGANTAR

Dengan segala hormat pujian dan rasa syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas Rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “ Peranan Job Description Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III Kesekretarisatan pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak terlepas dari kesempurnaan, untuk itu penulis tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Menyadari akan hal ini maka penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Jurusan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Lucy Anna, MS, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan pengarahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Seluruh dosen atau staf pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah memberikan ilmu selama penulis mengikuti perkuliahan.

5. Keluarga tercinta Bapak (G. Silitonga) dan Mamak (H. Br. Rajaguk-guk) yang telah mendidik dan memberikan semangat, doa, dan dukungan moral serta material kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas

(5)

Apprilianti, Melati Ariani, Putri, Samuel, Steven, dan Arga Silitonga) yang selalu memberikan kasih sayang, doa serta dukungan semangat bagi Penulis. 6. Buat saudara – saudara sepupuku Kak Echa, Kak May, Soni dan Rian yang

selalu memotivasi dan memberiku semangat serta memberikan penghiburan disaat aku sedih.

7. Buat teman – teman KTB ku kak Betaria, Eva Pasaribu, Rinawati Purba. Terima kasih untuk doa dan dukungan semangatnya yang sangat luar biasa. 8. Buat teman – teman seperjuanganku Eva pasaribu, Rinawati Purba, Donna

Ria Sitepu, Suriyani Pandiangan, dan Esta Sirait. Terima kasih kalian selalu ada untukku. Selalu memberikan yang terbaik bagiku.

9. Buat teman-teman jurusan Kesekretariatan stambuk 2009.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian pembaca, semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Tuhan Memberkati.

Medan, Maret 2012

Penulis

Christina Indrawati 092103052

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penulisan ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Penelitian ... 7

F. Sistematika Penelitian ... 8

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara... 11

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 12

D. Jenis Kegiatan ... 12

E. Struktur Oraganisasi ... 13

F. Kinerja Terkini Fakultas Ekonomi ... 18

G. Rencana Kegiatan ... 19

BAB III PEMBAHASAN ... 21

A. Pengertian Job Description……… 22

B. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha dan Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 23

C. Makna dan Manfaat Job Description Pegawai Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 25

D. Realisasi atau Implementasi Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 27

E. Peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 30

F. Sarana Dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 43

A. Kesimpulan ... 43

(7)

DAFTAR TABEL

(8)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... .14 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha...23

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian dalam suatu organisasi adalah analisis jabatan (Job Analysis). Analisis jabatan (Job Analysis) diartikan sebagai suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan (Job

Analysis) akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi

kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya. Proses analisis jabatan (Job Analysis) menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan (Job

Description) dan persyaratan jabatan (Job Specification).

Uraian jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis tentang tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, perilaku-perilaku yang diperlukan dalam suatu jabatan tertentu, bagaimana hal itu dilakukan, dan perlengkapan apa yang digunakan. Gagasan untuk mengadakan uraian jabatan (Job Description) dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai bukanlah suatu hal yang baru. Gagasan uraian jabatan yang dibuat secara cermat dan terperinci, serta penyusunan iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab setiap jabatan yang dilakukan dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan.

(10)

Sumber Daya Manusia yang produktif dalam suatu organisasi dapat tercapai apabila karyawan-karyawan yang terdapat di dalamnya memiliki disiplin yang tinggi, kemampuan yang luas, pemahaman akan pekerjaannya, yaitu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakannya, bagaimana pelaksanaan pekerjaan tersebut sesuai dengan bagian dan jabatannya, serta bertanggungjawab atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka seorang karyawan harus memahami uraian jabatan (Job Description) sesuai bidangnya dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Uraian jabatan (Job

Description) ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisis

jabatan yaitu suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat proses pelaksanaan suatu pekerjaan tidak teratur, pekerjaan-pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan yang kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai tersebut dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, juga menimbulkan keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada

(11)

Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing-masing maka hal itu akan dapat

meningkatkan efektivitas kerja karyawan/pegawai dan produktivitas kerja akan tercapai.

Pemahaman mengenai uraian jabatan (Job Description) yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Maka perlu dilakukan tata kelola Job

Description yang baik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pekerjaan itu dibagi

dalam pelaksanaan – pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan

(12)

pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Oleh karena itu, manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, serta rencana kerja dan anggaran tahunan dan pelaksanaan pemantauan serta evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Adanya Job

Description (uraian jabatan) pada bagian Sekretariat Dekan sebagai hasil dari

analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan pada bagian Sekretariat Dekan inilah yang mendorong penulis untuk memilih judul “PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA"

B. Perumusan Masalah

Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya,

(13)

akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis merumuskan permasalahan yaitu:

1. Bagaimana peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

2. Apakah peranan Job Description berpengaruh terhadap kinerja Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(14)

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi perusahaan

a. Menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang.

b. Menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu perusahaan.

2. Bagi penulis

a. Untuk melihat peranan dari Job Description dalam suatu perusahaan. b. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job Description yang

ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah.

3. Bagi pihak lain

a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.

b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.

(15)

E. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan mulai tanggal 5 Maret 2012 sampai dengan 24 Maret 2012. Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

(16)

F. Sistematika Penulisan

Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan

Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan.

Bab II Profil Perusahaan

Menguraikan sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (Job Description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.

Bab III Pembahasan

Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description.

Bab IV Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan akultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara.

(17)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(18)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh 2 (dua) jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

(19)

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

(20)

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

D. Jenis Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan

(21)

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini.

(22)

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU (2012) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

DEKAN DAN PEMBANTU DEKAN DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS KETUA DAN SEKRETARIS DEPARTEMEN UNIT PENUNJANG FAKULTAS KEPALA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KETUA LAB/STUDY BENGKEL KETUA PROGRAM STUDI INTRA DEPARTEMEN KETUA PROGRAM STUDI INTER DEPARTEMEN KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA DEPARTEMEN

(23)

PIMPINAN

Dekan

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II

Pembantu Dekan III :

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua :

Sekretaris

Anggota :

•

• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.

•

• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

•

• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.

• Ami Dilham, SE, M.Si.

• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.

(24)

DEPARTEMEN

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen :

Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak

(25)

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Raj

Sekretaris

Akuntansi

Ketua Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua :

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Muhammad Simba Sembiring, SE.M.Si Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE.M.Si Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE.

(26)

F. Kinerja Terkini di Fakultas Ekonomi

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Untuk mewujudkannya dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, memotivasi masyarakat agar hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

(27)

G. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebuh baik

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian ujian semester telah terprogram

4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca

5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, wokshop, seminar, lokakarya

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya

(28)

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh departemen

10.Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program S2 dan S3 baik didalam maupun luar negeri

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar mendapat kelulusan yang berkualitas

14.Departemen menyiapkan barang, laporan evaluasi diri per semester untuk menngkatkan akreditas masing-masing departemen lebih baik

15.Dengan adanya kerjasama fakultas dengan instansi luar maka beasiswa yang diterima mahasiswa dapat bertambah

(29)

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Job Description

Werther dan Davis (1989:123) mendefenisikan Job Description sebagai " A written statement that explain the duties, working condition and other aspects of a specified job" , atau dalam terjemahan bebasnya dikatakan bahwa uraian jabatan (job description) adalah penyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, kondisi kerja dan aspek-aspek lainnya dari suatu jabatan tertentu. Menurut Nitisemito (1992 : 19) pengertian uraian jabatan (job description) sebagai penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Job

Description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta tuntutan

yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi.

Penyusunan Job Description (uraian jabatan) diperoleh melalui analisi jabatan (Job Analysis). Di dalam Job Description ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang diperlukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatan

(Agustiyadi :hal 87). Job Description (uraian jabatan) meliputi identifikasi jabatan

( nama jabatan, nama jabatan kesetaraan, kode jabatan), sifat jabatan (uraian tugas, wewenang & tanggung jawab, hubungan dengan jabatan lain, pengawasan yang diperlukan, peralatan/mesin yang digunakan dan kondisi kerja), dan

(30)

khusus ). Manfaat Job Description adalah menyatakan dengan jelas batasan-batasan kerja yang ada sesuai wewenang dan tanggung jawab masing-masing dan pelaksanaan tugas-tugas efektif dan efisien. Selain itu, Job Description juga bermanfaat :

1. Sebagai dasar untuk mengevaluasi jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standar performance dan alat untuk menilai performance seseorang.

3. Sebagai dasar untuk penerimaan pegawai.

4. Sebagai dasar untuk merancang program pelatihan.

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi dan kesempatan kerja.

Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang karyawan mengeluh tentang bertambah banyaknya tugas dan perintah atasan yang menurutnya tidak sesuai dengan Job Description yang telah ditetapkan. Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan atasan, tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Oleh sebab itu, sangatlah penting memiliki uraian jabatan (Job Description) yang jelas, relevan dan akurat. Adanya uraian jabatan yang ringkas menutup kemungkinan terdengarnya ucapan “ini bukan pekerjaan saya.” sehingga apa yang diinginkan oleh atasan dapat diketahui dengan jelas dan efektivitas kerja tercapai.

(31)

B. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha dan Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Struktur Organisasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan Job Description dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Sekretariat Dekan Kasubag

Pendidikan

PUDEK I

Kasubag Kepegawaian

Kasubag Keuangan dan Umum

Kasubag Perlengkapan

Kasubag Kemahasiswaan

dan Alumni Kepala TATA USAHA

PUDEK II

PUDEK III

(32)

B.1 Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Adapun Job Description Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Melakukan pengawasan atas kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II, dan PD III di bagian masing-masing.

b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II, dan PD III di bagian masing-masing.

c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh PD I, PD II, dan PD III di bagian masing-masing.

Tugas umum dekan adalah:

a. Memimpin penyelenggaraaan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan , mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada rektor

(33)

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi atau komprehensif dan panitia penguji

f. Mendisposisikan surat masuk

g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

C. Makna dan manfaat Job Description bagi pegawai Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Job Description merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan

penyelidikan, dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Dimana dalam Job Description tersebut telah diuraikan tugas-tugas, fungsi dan tata kerja bagi setiap pegawai yang memegang suatu jabatan. Selain itu, Job Description merupakan pembatas tugas dan tanggung jawab para pegawai dalam menjalankan fungsinya sesuai jabatan para pegawai tersebut, dimana proses suatu pekerjaaan diteliti secara kritis, secara terpisah maupun secara berhubungan dengan keseluruhan guna menentukan segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai pekerjaan-pekerjaan dan apa yang diperlukan untuk melaksanakannya secara kompeten.

Pengertian Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas, tanggung jawab, dan tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat

(34)

mengetahui, menghayati dan melaksanakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.

Berdasarkan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya:

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, karena adanya Job Description ini para pegawai akan mengetahui tugas utama dan tambahan yang sudah ditetapkan.

2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu, sesuai dengan jangka waktu pelaksanaan yang telah ditentukan.

3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi, karena setiap pegawai sudah memiliki tugas sesuai bagiannya masing - masing

4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi. Misalnya saat seorang pegawai mengalami kecelakaan kerja maka tugasnya akan didelegasikan kepada orang lain untuk sementara waktu sampai karyawan yang mengalami kecelakaan tersebut sembuh dan dapat bekerja kembali. Maka dengan adanya Job

Description pekerjaan yang terbengkalai tersebut dapat diatasi.

5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif. Tujuan suatu pekerjaan adalah dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan mencapai sasaran yang diinginkan. Dengan adanya Job Description maka karyawan dapat menyelesaikan

(35)

pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu. Sebab mereka sudah mengetahui tata kerja dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

D. Realisasi atau Implementasi Job Description Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab merupakan hal

yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job Description pada setiap jabatan. Dimana perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Sekretariat Dekan tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Job Description para pegawai baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.

(36)

Seluruh sumber daya adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.

Berikut adalah rincian tugas Pegawai di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1. Menjaga kerapian,kenyamanan dan kelengkapan ruang kerja Dekan.

Ruangan kerja yang rapi, nyaman, dan wangi akan mendukung produktivitas kerja. Salah satu yang merupakan tugas pokok bagi pegawai/sekretaris dekan adalah memperhatikan apakah lingkungan kerja telah tertata rapi serta memastikan bahwa ruangan tersebut nyaman dan wangi.

2. Menjadwal kegiatan Dekan

Segala kegiatan yang akan dilakukan Dekan dalam satu hari penuh bahkan mungkin untuk satu minggu kedepan diatur oleh sekretaris Dekan.

3. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.

Setiap organisasi/perusahaan pasti tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat (korespondensi). Begitu pula dengan Fakultas Ekonomi

(37)

Surat yang diterima oleh pegawai akan segera di tindaklanjuti dengan cara memasukkan surat tersebut ke buku agenda.

4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.

Selain surat masuk, Fakultas Ekonomi juga memproses surat ke berbagai instansi maupun perorangan dengan berbagai keperluan. Setiap surat keluar di berikan stempel terlebih dahulu dan juga diberi tanggal surat tersebut dikeluarkan.

5. Menerima skripsi/tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.

Skripsi maupun tugas akhir yang telah diselesaikan oleh para mahasiswa berikutnya akan ditandatangani oleh Dekan.

6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.

Surat masuk yang telah diproses oleh Dekan akan ditindaklanjuti oleh masing-masing bagian yang bersangkutan.

7. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.

Surat-surat masuk dan surat keluar disimpan sebagai arsip untuk Fakultas Ekonomi.

8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.

Setiap surat masuk yang telah di distribusikan ke bagian lain untuk selanjutnya ditindaklanjuti mempunyai tanda terima dan sebagai bukti akan

(38)

9. Mengetik surat keluar.

Mengonsep dan mengetik surat keluar baik sebagai surat balasan maupun untuk keperluan lainnya.

10. Menerima Telepon.

11. Menerima fax.

12. Memproses program Dekan dan tim

E. Peranan Job Description dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Peranan Job Description adalah sebagai panduan dalam menjalankan satu tugas, fungsi dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Job Description ini menjadikan pekerjaan-pekerjaaan yang tidak mudah menjadi lebih ringan dan terarah pada tujuan yaitu keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pegawai harus mampu menghasilkan sebuah prestasi atau hasil kerja dalam bagian atau jabatan tertentu agar pekerjaan yang dijalankan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Dalam pencapaian kinerja yang dimaksud, seorang pegawai harus memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu, dalam menghasilkan kinerja yang efektif

(39)

sesuai dengan tingkat jabatannya masing-masing. Selain itu dalam efektivitas kerja, seorang pegawai juga harus memiliki kedisplinan yang tinggi, karena kedisiplinan merupakan kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Kinerja seorang pegawai dapat dinilai melalui penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan akuntabilitasnya. Penilaian kinerja secara keseluruhan merupakan proses yang berbeda dari evaluasi pekerjaan (job evaluation). Penilaian kinerja berkenaan dengan seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan salah satu faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program penilaian prestasi kerja, berarti organisasi telah memanfaatkan secara baik atas SDM yang ada dalam organisasi. Sedangkan evaluasi pekerjaan menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi dalam menentukan kisaran gaji yang diberikan untuk pekerjaan tersebut. Penilaian kinerja berhubungan secara langsung dengan aktivitas yang ada didalam deskripsi pekerjaan. Tujuan dari penilaian kinerja ini adalah mengetahui kegiatan atau pekerjaan dalam perusahaan yang belum efektif dikerjakan sebagai evaluasi (evaluation) dan sebagai langkah lanjutan dari penilaian ini dapat dilakukan pengembangan (development) dengan melakukan pelatihan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan karyawan. Dalam melakukan penilaian kinerja juga harus memperhatikan semua bagian yang terdapat di dalam suatu organisasi. Sebab setiap pekerjaan yang terdapat di dalam suatu organisasi saling berhubungan satu sama lain. Merupakan satu kesatuan untuk mencapai

(40)

tujuan organisasi tersebut. Karena apabila salah satu bagian tidak dikerjakan dengan efektif maka akan berpengaruh pada bagian lainnya. Job Description yang ada di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyatakan dengan jelas tugas – tugas yang harus diselesaikan dan cara mengorganisasikannya agar tugas – tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Maka diperlukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan Job

Description, fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai pada Bagian

Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan diharapkan dengan penilaian kinerja ini akan membantu pegawai dalam melihat usaha apa lagi yang akan dilakukan dalam perubahan kinerja agar lebih baik lagi.

Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik, seperti telah diketahui bahwa begitu banyak manfaaat dan keuntungan yang akan dicapai dengan adanya realisasi dari Job Description. Job Description pada Bagian Sekretarian Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah direalisasikan dengan baik. Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugasnya masing- masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan. Dalam hal tersebut sesungguhnya pegawai tidak menemukan kesulitan yang berarti, karena memang Job Description dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu sendiri. Namun demikian sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari Job Description bisa terlaksana.

(41)

kompetensi telah dilakukan oleh semua pegawai dalam menjalankan tugas-tugasnya setiap hari. Sehingga seiring pada perjalanan tugas-tugasnya para pegawai mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang cukup berarti. Kerja sama tim yang baik pun telah diterapkan oleh pegawai, sehingga efektifitas kinerja pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pun dapat terwujud, sebab efektifitas organisasi akan sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu yang saling melengkapi.

Penilaian kinerja mestinya dilakukan secara periodik dan membuat rencana baru berdasarkan hasil penilaian atau perubahan keadaan yang ada. Namun pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Suimatera Utara penilaian kinerja bisa dilakukan kapan saja sejauh memang diperlukan baik itu dengan cara informal. Seperti misalnya menanyakan tentang bagaimana pekerjaan karyawan hari ini juga merupakan bagian dari penilaian kinerja. Penilaian kinerja juga dapat dilakukan oleh rekan kerja. Masing-masing karyawan akan menilai rekan kerjannya dalam hal kontribusinya terhadap tim dan kinerja sebagai anggota tim. Hal-hal yang dinilai misalnya kerjasama dengan rekan yang lain, komunikasi dan fleksibilitas. Dasar dari metode ini adalah bahwa dibanding atasan, pegawai lebih memahami kinerja rekan kerjanya. Metode ini akan berfungsi baik jika dilakukan secara objektif, sukarela tanpa paksaan serta memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi antar sesama rekan kerja. Dengan adanya penlaian kerja, para pegawai akan mengetahui kekurangannya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, sehingga dengan segera kekurangan

(42)

tersebut dapat diatasi dan diperbaiki, hal tersebut tentu membuat kinerja para pegawai meningkat. Para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diharapkan mampu menganalisa dengan cermat keterampilan dan kompetensi yang dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.

Penerapan Job Description yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik pula. Job Description sangat berperan dalam pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya Job Description tersebut dapat dengan jelas tergambar tugas dan tanggung jawab pegawai sesuai dengan keterampilan masing-masing sehingga tujuan dari adanya Job Description dapat terlaksana yaitu efektifitas dan efisiensi kerja. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya penilaian kinerja yang dilakukan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pelaksanaan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif dikerjakan namun masih terdapat beberapa kelemahan atau kekurangan karena beberapa faktor seperti penanganan/penyelesaian berkas-berkas yang diperlukan oleh mahasiswa yang terkadang masih bersifat lamban.

(43)

F. Sarana dan Prasarana pendukung teralaksananya Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sarana dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran dalam aktivitas kerja para pegawai agar Job

Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada pegawai dapat

tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job Description itu sendiri. Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Berikut rincian fasilitas-fasilitas yang tersedia pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU :

1. Fasilitas Sarana Kantor a. Komputer

Komputer merupakan salah suatu alat elektronik yang digunakan untuk menginput, menyimpan, dan mengolah/memproses data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan kantor.

(44)

ruangan pegawai yaitu sekretaris dekan yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk mendukung pekerjaan Dekan.

Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun Flas Disk dan dapat dilihat kembali sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3) Komputer juga dapat digunakan untuk mengirim informasi maupun data-data lainnya ke instansi lain atau organisasi lainnya melalui penggunaan e-mail.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer sehinggan memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

2) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat, dan memelihara fasilitas kantor terutama computer.

3) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam computer cepat

(45)

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin foto copy.

Pada Bagian Sekretariat Dekan ada 3 (tiga) unit printer yang digunakan dalam proses pelaksanaan Job Description dimana 1 (satu) unit berada di ruang Dekan dan 2 (dua) unit berada di ruangan Sekretaris Dekan.

c. Scanner

Scanner merupakan salah satu perangkat input komputer. Scanner merupakan alat yang berfungsi untuk menduplikat objek layaknya mesin fotokopi ke dalam bentuk digital. Scanner menduplikat objek tersebut menggunakan sebuah sensor cahaya yang terdapat di dalamnya. Sensor yang ada pada scanner tersebut mendeteksi struktur, tulisan, maupun gambar dari objek yang discan tersebut dan dikirimkan ke komputer dalam bentuk digital. Dengan adanya scanner, kita bisa menduplikat hardcopy seperti makalah, kertas, foto dalam bentuk digital ke komputer.

Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 1 (satu) unit scanner yang terdapat diruangan pegawai.

(46)

d. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan sesuatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menhubungkan karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang berbeda dan jarak yang jauh.

Pada Bagian Sekretariat Dekan ada 1 unit telepon pada sub bagian perlengkapan yang digunakan oleh pegawai yang bekerja di Bagian Sekretariat Dekan.

e. Faximile

Faximile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak hasilnya dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan saluran telepon. Pengirimannya bisa dilakukan apabila pengirim dan penerima sama-sama mengaktifkan mesin ini. Faximile merupakan photocopy jarak jauh serta dapat juga berfungsi sebagai telepon.

Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 1 (satu) unit facsimile yang terdapat pada ruangan pegawai dan masih berfungsi dengan baik.

(47)

f. ATK (Alat Tulis Kantor)

Salah satu sarana yang digunakan untuk pencapaian job description adalah alat tulis kantor. Terlebih lagi pada bagian ini banyak berhubungan dengan kegiatan surat-menyurat yang sangat membutuhkan Alat Tulis Kantor seperti pulpen, kertas, tinta, dll.

g. Filling Cabinet

Filling Cabinet merupakan perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlacitunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type

filing cabinet, lateral filing cabinet.

Pada Bagian Sekretariat Dekan terdapat 7 (tujuh) unit Filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan data/file-file penting.

Filling cabinet yang terdapat pada Bagian Sekretariat Dekan telah dimanfaatkan semaksimal mungkin. Namun, filling cabinet tersebut masih belum mencukupi untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip dari Sekretariat Dekan. Hal ini juga dipengaruhi oleh kondisi ruangan yang sempit. Sehingga tidak memungkinkan adanya penambahan filling cabinet.

(48)

G. Fasilitas Prasarana

Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai sarana pendukung dari pada fasilitas kantor agar karyawan dapat bersemangat dan bergairah dalam melaksanakan pekerjaan. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi USU yang memiliki fasilitas prasarana fisik seperti : Gedung, Aula, Laboratorium dan Musholla.

Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada Fakultas Ekonomi USU juga terdapat fasilitas lain yang dapat dinikmati oleh pegawai dan dosen, seperti :

a. Fasilitas olah raga dan rekreasi

Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan harmonis, setiap pegawai dan dosen FE USU dapat memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi. Fasilitas olah raga yang disediakan adalah lapangan/halaman depan Fakultas untuk melakukan senam pagi secara rutin setiap hari Sabtu pukul 07.30 WIB. Kegiatan olah raga dilakukan bersama-sama pada waktu yang ditentukan oleh fakultas.

Selain itu disediakan juga fasilitas rekreasi berupa tour atau liburan bersama yang diadakan setahun sekali. Kegiatan rekreasi ini dapat membuat pegawai dan dosen merasakan ketenangan sejenak disamping tugas-tugas yang dijalani sehari-hari. Setelah libur maka karyawan akan mempunyai semangat kerja yang tinggi. Semangat kerja yang tinggi akan menghasilkan pekerjaan yang baik dan dengan mudah terselesaikan. Sehingga akan menyebabkan peningkatan

(49)

memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi karena dianggap dapat memacu produktivitas kerja fakultas.

b. Insentif

Pegawai diberikan insentif karena karyawan telah memberikan kegiatan yang lebih dari pekerjaan yang dikerjakan menurut tugas dan bagiannya. Apabila pegawai melaksanakan pekerjaan memerlukan waktu yang lebih lama dari waktu kerja yang telah ditetapkan, maka para pegawai akan menerima insentif uang lembur.

c. Pendidikan

Selain itu, prasarana pendidikan adalah proses pengubahan cara berpikir atau tingkah laku dengan cara penyuluhan dan pelatihan. Ini digunakan oleh pegawai berbentuk bantuan pendidikan untuk membayarkan seluruh atau sebagian biaya yang dihubungkan dengan kursus pendidikan formal dan program gelar, termasuk biaya untuk buku. Dengan adanya pendidikan maka pegawai akan semakin terlatih di suatu bidang tertentu sesuai dengan pendidikan yang diberikan sehingga dapat menjadi pegawai yang berkualitas.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan pendidikan berupa :

1. Pelatihan dan pendidikan diberikan untuk meningkatkan kemampuan kinerja dosen.

2. Program pengembangan kompetensi seperti pelatihan, penugasan, dan belajar sendiri.

(50)

3. Pelatihan dan pengembangan secara terstruktur dalam hal ini seperti

brench mark (studi banding)

d. Jaminan sosial

Jaminan sosial yang memberikan perhatian dan pelayanan perusahaan kepada setiap pegawai, menunjang kesehatan dan keselamatan. Dengan harapan agar pegawai dan dosen akan semakin bergairah dan mempunyai semangat untuk bekerja. Adapun yang diberikan kepada pegawai yang dalam hal ini antara lain:

1. Askes dan Jamsostek

Asuransi Kesehatan (Askes) diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS).. Sedangkan untuk Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) diberikan kepada pegawai honorer.

2. Iuran STM (Serikat Tolong Menolong)

Iuran STM merupakan serikat yang dibentuk oleh para pegawai Fakultas Ekonomi sendiri berdasarkan keputusan bersama. Iuran STM tersebut hamper sama dengan Askes dan Jamsostek yang dipotong dari gaji para pegawai setiap bulannya. Pegawai akan memperoleh iuran ini apabila terjadi hal seperti kecelakaan. Apabila pegawai tersebut belum menikah, maka yang menjadi tanggungan dari pegawai tersebut adalah dirinya sendiri dan orang tua. Tetapi, apabila pegawai tersebut sudah menikah maka istri, anak, orang tua bahkan mertuanya akan ikut menjadi tanggungan.

(51)

3. Program pensiun

Salah satu faktor pendukung dalam melaksanakan pekerjaan dengan baik adalah perasaan aman. Rasa aman dalam melaksanakan pekerjaan tersebut akan menciptakan semangat dan gairah dalam bekerja. Untuk menciptakan rasa aman menghadapi hari tua, para pegawai diberikan jaminan hari tua berupa dana pensiun.

(52)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut :

1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para

pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.

2. Realisasi atau implementasi Job Description yang baik sangat berpengaruh dalam pencapaian kinerja yang baik dan tujuan Job Description yang sesuai dengan yang diharapkan.

3. Dalam pencapaian efektivitas kerja Job Description sangat berperan dalam mewujudkan tujuan pekerjaan karyawan dan juga dalam mengevaluasi kinerja karyawan serta dalam melakukan tindakan yang mendukung perbaikan kinerja di masa mendatang.

4. Sarana dan prasarana yang ada sangat mendukung pencapaian kinerja karyawan dan menghasilkan pekerjaan yang lebih efektif dan efisien sehingga pencapaian Job Description yang telah direncanakan dan telah dibebankan kepada pegawai bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

(53)

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:

1. Menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi, melakukan penilaian terhadap kinerja merupakan sesuatu yang semestinya dilakukan secara periodik pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi.

3. Diharapkan para pimpinan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mampu dengan cermat menganalisa keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.

4. Adanya penambahan peralatan sangat diperlukan sehingga semakin memaksimalkan kinerja karyawan pada Sekretariat Dekan.

(54)

DAFTAR PUSTAKA

Anoraga, Pandji, 2000, Manajemen Bisnis, Jakarta : Penerbit Rineka Cipta

Arep, Ishak dan Hendri Tanjung, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Penerbit universitas Trisakti

Cantika, Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Penerbit Universitas Muhamadiyah

Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Jakarta Pusat : Penerbit Victory Jaya Abadi PPM

Manullang, M. dan Manullang Marihot AMH, 2001, Manajemen Personalia, , Yogyakarta : penerbit Gadjah Mada University Press

Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Bandung : Penerbit Mandar Maju

Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.

Sofyandi, Herman, 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu

Sunarto, 2005, Manajemen Karyawan, Yogyakarta : Penerbit Amus

(55)

(1)

3. Pelatihan dan pengembangan secara terstruktur dalam hal ini seperti brench mark (studi banding)