WEEK 2 Proses Manajemen Proyek
Metodologi
Manajemen Proyek
Oleh :
Yaddarabullah, S.Kom
Fase Proyek
1.
2.
3.
4.
5.
Inisisiasi proyek (project initiation)
Perencanaan proyek (project planning)
Pelaksanaan proyek (project execution)
Pengontrolan proyek (project controlling)
Penutupan proyek (project closure)
Inisisiasi proyek
(project initiation)
Surat Tugas
Dokumen Definisi Proyek
Inisisiasi proyek (project
initiation)
Definisi Project Initiation
Inisiasi proyek (project initiation) adalah
tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek
dimulai. Dalam artian memberikan
gambaran global suatu proyek dalam
bentuk defenisi proyek yang berisi ruang
lingkup proyek, tujuan proyek, waktu
pengerjaan proyek, biaya proyek dan
informasi umum lainnya.
Tujuan project initiation
◦ Menentukan tujuan proyek secara rinci
◦ Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical
success factor) untuk pelaksanaan proyek.
◦ Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan
sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek,
serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam
membuat perencanaan manajemen proyek (project
management plan)
◦ Menentukan kriteria keberhasilan proyek
Mekanisme
Project Initiation
◦Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan
(assigment) kepada manajer proyek (project manager)
dan tim proyek (project team).
◦Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama
membuat defenisi proyek (project defenition) dan
disetujui oleh pemilik proyek.
◦Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan
dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan
perencanaan manajemen proyek (project management
plan).
Perencanaan proyek
(project planning)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Struktur rincian pekerjaan
(WBS)
Penugasan tim proyek
Jadwal proyek
Rencana anggaran belanja
Perencanaan komunikasi
(meeting dan reporting)
Perencanaan perubahan
Perencanaan manajemen
proyek
Perencanaan proyek (project
planning)
Definisi project planning
Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan &
ruang lingkup proyek (scope manajemen), waktu
pengerjaan atau jadwal proyek (time management),
rencana anggaran biaya proyek (cost management),
kualitas proyek (quality management),
sumber daya proyek (resource management),
manajemen risiko (risk management), perencanaan
komunikasi (communication management),
pengadaan (procurement management), serta
integrasi (integration management).
Tujuan Project Planning
Mendefenisikan ruang lingkup proyek.
Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan
proyek.
Menetapkan prosedur dan mekanisme
pengontrolan proyek.
Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta
jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan
proyek.
Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan
tindakan penanggulangannya. (project risk
management)
Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan
proyek (communication management).
Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan
menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.
Mekanisme Project Planning
◦ Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek
mempelajari kembali defenisi proyek.
◦ Membuat perencanaan manajemen proyek
(project management plan) berdasarkan defenisi
proyek yang telah dibuat.
◦ Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project
manageme
Pelaksanaan proyek
(project execution)
Pedoman hasil kerja
(work result guideline)
Note :
dibuat berdasarkan Task
yang sudah ditentukan
Pelaksanaan proyek (project
execution)
Definisi Project Execution
Project execution adalah tindak lanjut dari apa yang telah
dituangkan dalam project management plan.
Tujuan Project Execution
Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang dalam
perencanaan manajemen proyek (project management plan).
Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya nonpersonil.
Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah
disetujui.
Mekanisme Project Execution
Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim
selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan
pembentukan team building.
Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas
yang sudah tertuang di dalam project management plan.
Membuat laporan pelaksanaan proyek.
Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase
pekerjaan atau deliverable proyek yang telah diselesaikan.
Pengontrolan proyek
(project controlling)
Dilakukan kontrol untuk setiap Task
yang sudah dibuat.
Yang perlu disiapkan :
1. Project Management Plan
2. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes
of Meeting/MoM)
3. Formulir Permintaan Perubahan
4. Daftar Permintaan Perubahan
5. Laporan Kemajuan Proyek
6. Tabel Penelurusan Aktifitas
7. Estimasi Biaya Penyelesaia Proyek
Pengontrolan proyek (project
controlling)
Definisi Project Controlling
Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan
atau aktivitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah
langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek
tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
seperti pada project management plan yang telah dibuat.
Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana
awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum
action atau tindakan apa yang harus dilakukan agar tujuan
proyek bisa terpenuhi.
Tujuan Project Controlling
◦Memastikan pencapaian tujuan proyek
apakah sesuai dengan target yang telah
ditentukan.
◦Mengontrol pelaksanaan proyek agar
sesuai dengan estimasi dan rencana awal
◦Dengan melakukan kontrol diharapkan
adanya masukan apakah project
management plan perlu di-update atau
tidak.
Mekanisme project controlling
◦ Kontrol terhadap waktu, cakupan dan
mutu.
◦ Kontrol terhadap biaya
◦ Membuat laporan tentang kemajuan
proyek
◦ Jika diperlukan adakan perubahan
rencana.
Penutupan proyek
(project closure)
1.
2.
3.
4.
Laporan Pelaksanaan Proyek
Laporan Penyelesaian Proyek
Berita Acara Laporan
Penyelesaian Proyek
Berita Acara Serah Terima
Proyek
Penutupan proyek (project
closure)
Pengertian project closure
Project Closure merupakan akhir dari serangkaian
kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan
proyek (project closure) adalah memberikan
laporan tentang hasil-hasil-hasil apa saja yang
diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek
yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam
bentuk dokumen laporan.
Tujuan Project Closure
◦ Secara formal mengakhiri proyek dengan
semua pihak yang terlibat di dalam suatu
proyek.
◦ Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
Mekanisme Project Closure
Manajer proyek melakukan serah terima hasil
pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan
pekerjaan, laporan penyelesaian pekerjaan, BA
penyelesaian pekerjaan, BA serah terima
pekerjaan.
Pembubaran tim proyek
Planning
Processes
Initiating
Processes
Executing
Processes
Controlling
Proceesses
Closing
Processes
Pengenalan Singkat
MICROSOFT PROJECT
DAFTAR ISTILAH
TASK
Lembar kerja yang berisi rincian pekerjaan. Jenis pekerjaan disebut
TASK.
DURTION
Jangka waktu menyelesaikan pekerjaan
Mins : menit
Hrs : jam
Days : hari
Wks : minggu
Monts : bulan
START
Menyatakan tanggal awal mulai pekerjaan
FINISH
Tanggal akhir/ diakhirinya sebuah pekerjaan/proyek
DAFTAR ISTILAH
PREDECESSOR
Hubungan keterkaitan antar pekerjaan
COST
Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, meliputi
sumber daya personil maupun non personil.
GANT CHART
Grafik yang ditampilkan dalam bentuk batang horizontal yang
merepresentasikan pekerjaan/task beserta durasi pekerjaan
tersebut.
PERT
Adalah network diagram (dinamakan logic diagram). Grafik yang
ditampilkan dalam bentuk kotak(node) yang merepresentasikan
nama pekerjaan, start dan finish pekerjaan serta hubungan antar
task.
DAFTAR ISTILAH
BASELINE
Bentuk perencanaan(scope, time, cost) yang disetujui dan
ditetapkan dalam suatu proyek. Digunakan sebagai acuan dan
perbandingan antara rencana kerja yang dipunyai dengan
kenyataan dilapangan.
TRACKING
Bentuk penelusuran atau peninjauan hasil kerja yang dilakukan
di lapangan dengan rencana awal sebuah proyek. Sehingga bisa
membandingkan rencana dasar dengan keadaan dilapangan.
MILESTONE
Bentuk penanda pekerjaan yang telah selesai. Digambarkan
dengan nilai durasi 0.
NEXT TOPIK
MEMBUAT WBS (14)
MEMBUAT JADWAL PROYEK (15 & 17)
OPTIMASI PROYEK (18)
SUMBER DAYA DAN BIAYA (16)
TARGET DAN KEMAJUAN PROYEK TRACKING(19)
MEMBUAT LAPORAN (20)
MENCETAK LAPORAN (21) DAN KOMUNIKASI
DENGAN PROGRAM LAIN
Manajemen Proyek
Oleh :
Yaddarabullah, S.Kom
Fase Proyek
1.
2.
3.
4.
5.
Inisisiasi proyek (project initiation)
Perencanaan proyek (project planning)
Pelaksanaan proyek (project execution)
Pengontrolan proyek (project controlling)
Penutupan proyek (project closure)
Inisisiasi proyek
(project initiation)
Surat Tugas
Dokumen Definisi Proyek
Inisisiasi proyek (project
initiation)
Definisi Project Initiation
Inisiasi proyek (project initiation) adalah
tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek
dimulai. Dalam artian memberikan
gambaran global suatu proyek dalam
bentuk defenisi proyek yang berisi ruang
lingkup proyek, tujuan proyek, waktu
pengerjaan proyek, biaya proyek dan
informasi umum lainnya.
Tujuan project initiation
◦ Menentukan tujuan proyek secara rinci
◦ Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical
success factor) untuk pelaksanaan proyek.
◦ Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan
sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek,
serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam
membuat perencanaan manajemen proyek (project
management plan)
◦ Menentukan kriteria keberhasilan proyek
Mekanisme
Project Initiation
◦Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan
(assigment) kepada manajer proyek (project manager)
dan tim proyek (project team).
◦Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama
membuat defenisi proyek (project defenition) dan
disetujui oleh pemilik proyek.
◦Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan
dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan
perencanaan manajemen proyek (project management
plan).
Perencanaan proyek
(project planning)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Struktur rincian pekerjaan
(WBS)
Penugasan tim proyek
Jadwal proyek
Rencana anggaran belanja
Perencanaan komunikasi
(meeting dan reporting)
Perencanaan perubahan
Perencanaan manajemen
proyek
Perencanaan proyek (project
planning)
Definisi project planning
Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan &
ruang lingkup proyek (scope manajemen), waktu
pengerjaan atau jadwal proyek (time management),
rencana anggaran biaya proyek (cost management),
kualitas proyek (quality management),
sumber daya proyek (resource management),
manajemen risiko (risk management), perencanaan
komunikasi (communication management),
pengadaan (procurement management), serta
integrasi (integration management).
Tujuan Project Planning
Mendefenisikan ruang lingkup proyek.
Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan
proyek.
Menetapkan prosedur dan mekanisme
pengontrolan proyek.
Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta
jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan
proyek.
Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan
tindakan penanggulangannya. (project risk
management)
Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan
proyek (communication management).
Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan
menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.
Mekanisme Project Planning
◦ Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek
mempelajari kembali defenisi proyek.
◦ Membuat perencanaan manajemen proyek
(project management plan) berdasarkan defenisi
proyek yang telah dibuat.
◦ Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa project
manageme
Pelaksanaan proyek
(project execution)
Pedoman hasil kerja
(work result guideline)
Note :
dibuat berdasarkan Task
yang sudah ditentukan
Pelaksanaan proyek (project
execution)
Definisi Project Execution
Project execution adalah tindak lanjut dari apa yang telah
dituangkan dalam project management plan.
Tujuan Project Execution
Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang dalam
perencanaan manajemen proyek (project management plan).
Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya nonpersonil.
Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah
disetujui.
Mekanisme Project Execution
Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim
selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan
pembentukan team building.
Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas
yang sudah tertuang di dalam project management plan.
Membuat laporan pelaksanaan proyek.
Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase
pekerjaan atau deliverable proyek yang telah diselesaikan.
Pengontrolan proyek
(project controlling)
Dilakukan kontrol untuk setiap Task
yang sudah dibuat.
Yang perlu disiapkan :
1. Project Management Plan
2. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes
of Meeting/MoM)
3. Formulir Permintaan Perubahan
4. Daftar Permintaan Perubahan
5. Laporan Kemajuan Proyek
6. Tabel Penelurusan Aktifitas
7. Estimasi Biaya Penyelesaia Proyek
Pengontrolan proyek (project
controlling)
Definisi Project Controlling
Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan
atau aktivitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah
langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek
tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
seperti pada project management plan yang telah dibuat.
Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana
awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum
action atau tindakan apa yang harus dilakukan agar tujuan
proyek bisa terpenuhi.
Tujuan Project Controlling
◦Memastikan pencapaian tujuan proyek
apakah sesuai dengan target yang telah
ditentukan.
◦Mengontrol pelaksanaan proyek agar
sesuai dengan estimasi dan rencana awal
◦Dengan melakukan kontrol diharapkan
adanya masukan apakah project
management plan perlu di-update atau
tidak.
Mekanisme project controlling
◦ Kontrol terhadap waktu, cakupan dan
mutu.
◦ Kontrol terhadap biaya
◦ Membuat laporan tentang kemajuan
proyek
◦ Jika diperlukan adakan perubahan
rencana.
Penutupan proyek
(project closure)
1.
2.
3.
4.
Laporan Pelaksanaan Proyek
Laporan Penyelesaian Proyek
Berita Acara Laporan
Penyelesaian Proyek
Berita Acara Serah Terima
Proyek
Penutupan proyek (project
closure)
Pengertian project closure
Project Closure merupakan akhir dari serangkaian
kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan
proyek (project closure) adalah memberikan
laporan tentang hasil-hasil-hasil apa saja yang
diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek
yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam
bentuk dokumen laporan.
Tujuan Project Closure
◦ Secara formal mengakhiri proyek dengan
semua pihak yang terlibat di dalam suatu
proyek.
◦ Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
Mekanisme Project Closure
Manajer proyek melakukan serah terima hasil
pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan
pekerjaan, laporan penyelesaian pekerjaan, BA
penyelesaian pekerjaan, BA serah terima
pekerjaan.
Pembubaran tim proyek
Planning
Processes
Initiating
Processes
Executing
Processes
Controlling
Proceesses
Closing
Processes
Pengenalan Singkat
MICROSOFT PROJECT
DAFTAR ISTILAH
TASK
Lembar kerja yang berisi rincian pekerjaan. Jenis pekerjaan disebut
TASK.
DURTION
Jangka waktu menyelesaikan pekerjaan
Mins : menit
Hrs : jam
Days : hari
Wks : minggu
Monts : bulan
START
Menyatakan tanggal awal mulai pekerjaan
FINISH
Tanggal akhir/ diakhirinya sebuah pekerjaan/proyek
DAFTAR ISTILAH
PREDECESSOR
Hubungan keterkaitan antar pekerjaan
COST
Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, meliputi
sumber daya personil maupun non personil.
GANT CHART
Grafik yang ditampilkan dalam bentuk batang horizontal yang
merepresentasikan pekerjaan/task beserta durasi pekerjaan
tersebut.
PERT
Adalah network diagram (dinamakan logic diagram). Grafik yang
ditampilkan dalam bentuk kotak(node) yang merepresentasikan
nama pekerjaan, start dan finish pekerjaan serta hubungan antar
task.
DAFTAR ISTILAH
BASELINE
Bentuk perencanaan(scope, time, cost) yang disetujui dan
ditetapkan dalam suatu proyek. Digunakan sebagai acuan dan
perbandingan antara rencana kerja yang dipunyai dengan
kenyataan dilapangan.
TRACKING
Bentuk penelusuran atau peninjauan hasil kerja yang dilakukan
di lapangan dengan rencana awal sebuah proyek. Sehingga bisa
membandingkan rencana dasar dengan keadaan dilapangan.
MILESTONE
Bentuk penanda pekerjaan yang telah selesai. Digambarkan
dengan nilai durasi 0.
NEXT TOPIK
MEMBUAT WBS (14)
MEMBUAT JADWAL PROYEK (15 & 17)
OPTIMASI PROYEK (18)
SUMBER DAYA DAN BIAYA (16)
TARGET DAN KEMAJUAN PROYEK TRACKING(19)
MEMBUAT LAPORAN (20)
MENCETAK LAPORAN (21) DAN KOMUNIKASI
DENGAN PROGRAM LAIN