SISTEM INFORMASI E RECRUITMENT DOSEN PAD
SISTEM INFORMASI E-RECRUITMENT DOSEN
PADA PERGURUAN TINGGI SWASTA
Terttiaavini1, Suzan Agustri2
1,2
Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indo Global Mandiri
3
Universitas Indo Global Mandiri, 30128
1
[email protected], 2 [email protected]
Abstrak
eRecruitment dosen merupakan proses perekrutan dosen dengan memanfaatkan Teknologi informasi. Sistem
Informasi yang di dukung olehTeknologi informasi yang tepat, dapat membantu kegiatan fungsional organisasi
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketentuan Dikti atas jumlah minimal dosen di program studi yang harus
tersedia, mengharuskan pimpinan perguruan tinggi mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk
mendapatkan dosen yang memiliki kualifikasi yang sesuai, bukanlah hal yang mudah. Kurangnya penyebaran
lulusan dari perguruan tinggi yang berkualitas di indonesia, kurangnya minat bagi pencari tenaga kerja untuk
menjadi dosen di daerah, dan juga minimnya informasi tentang lowongan kerja dosen, menjadi permasalah
dalam proses perekrutan. Pemanfaatan teknologi informasi merupakan salah cara yang dapat digunakan untuk
mengatasi hal tersebut. Dengan membangun Sistem Informasi eRecruitment berbasis website, proses perekrutan
akan semakin efektif. Pengembangan Sistem Informasi eRecruitment menggunakan metode pengembangan
perangkat lunak waterfall dan Decision support system (DSS). Sistem ini melibatkan beberapa pimpinan di
institusi yang berwenang untuk memberikan penilaian. Selain itu proses submit lamaran dan penilaian, dilakukan
melalui aplikasi eRecruitment. Penelitian ini dibangun berdasarkan kebutuhan perekrutan dosen di Universitas
Indo Global Mandiri. Namun implementasi dan pengembangnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan di masingmasing institusi.
Kata kunci : Sistem Informasi, eRecruitment, Decision support system (DSS),Waterfall
1.
Pendahuluan
Sulitnya mencari dosen yang berkualitas
merupakan masalah utama dalam penelitian ini.
Umumnya permasalahan disebabkan karena, profesi
dosen bukan
merupakan profesi utama yang
diminati bagi pencari kerja. Persyaratan IPK ≥ 3.00
(tinggi), jenjang pendidikan minimal S2 linier,
lulusan Perguruan Tinggi yang berkualitas,
kewajiban menjalankan tri dharma perguruan tinggi
dan diharuskan untuk melanjutkan studi jenjang S3
(setelah menjadi dosen), sedangkan gaji yang
diberikan terkadang tidak sebanding dengan
persyaratan (hanya berdasarkan atas kemampuan
dari Perguruan tinggi swasta). Hal ini menjadi alasan
berkurangnya minat memilih profesi sebagai Dosen.
Kunci utama untuk mendapatkan sumber daya
manusia (SDM) yang berkualitas adalah terletak
pada proses perekrutan, seleksi, training dan
development calon dosen. Profesional dosen
merupakan bagian yang paling potensial dalam
menentukan kualitas lulusan di suatu perguruan
tinggi, oleh karena itu dibutuhkan proses seleksi
dosen yang efektif guna mendapatkan dosen yang
berdedikasi tinggi. Sulitya mencari calon dosen yang
berkualitas, disebabkan karena perekrutan dosen
tidak melalui proses seleksi yang ketat. Hal ini
disebabkan karena, kurangnya media untuk
menyampaikan informasi penerimaan dosen. Hal ini
menyebabkan, jumlah pelamar calon dosen sedikit
sehingga tidak dilakukannya proses menyeleksian.
Menurut Hall (2001), System information is the
set of formal procedure by which data are collected,
processed into information, and distributed to users”
[3], yang diterjemahkan sebagai berikut : “Sistem
informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal
dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan ke para pemakai”.
Sistem
informasi
akan
lebih
maksimal
penyampaiannya apabila didukung oleh teknologi
informasi. Hal ini merupakan salah satu solusi untuk
mengatasi permasalah tersebut. Aplikasi website
merupakan teknologi informasi yang dapat
digunakan sebagai sarana perekrutan dosen yang
efektif, yang dapat disebarkan dengan cepat
keseluruh indonesia bahkan keluar negeri sekalipun.
Hal ini akan menguntungkan bagi pihak institusi
karena semakin banyak pelamar yang mengisi form
job Vacancy (mengisi aplikasi lamaran dosen) maka
proses seleksi akan semakin selektif, sehingga pihak
institusi dapat menyaring calon dosen yang
berkualitas. Proses rekruitment seperti ini juga
menguntungkan bagi calon dosen. Calon dosen
tidak harus datang ke institusi yang dituju, cukup
mengirim data melalui aplikasi website dan tinggal
menunggu jawaban melalui email. Untuk proses
wawancara dan negosiasi gaji, dapat memanfaatkan
aplikasi video call seperti skypy, Yahoo masanger,
teleconferance dll.
Proses perekrutan dosen berbasis web disebut
eRecruitment. Menurut Parry, E. & Tyson, S (2006)
eRecruitment adalah penggunaan internet untuk
menarik karyawan yang potensial ke dalam suatu
organisasi, termasuk didalamnya adalah pengguna
dari situs perusahaan itu sendiri, organisasi dan
penggunaan papan penggumuman lowongan
pekerjaan komersial secara on line [4].
Banyak perusahaan mulai menerapkan sistem ini
karena manfaat yang besar terutama berkaitan
dengan efisiensi biaya dan jangkauan yang luas.
Menurut chapman & Webste (2003), Alasan untuk
menggunakan eRecruitment adalah 1) Penghematan
biaya, 2) Kemudahan dalam penggunaan bagi calon
kandidat 3) Kemudahan dalam penggunaan bagi
organisasi 4). Meningkatkan kecepatan proses
perekrutan 5) Keberhasilan dalam menemukan
kandidiat [1]. Teori ini juga dapat diterapkan di
Perguruan Tinggi.
Aplikasi eRecruitment dirancang khusus untuk
merekrut dosen pada Perguruan Tinggi Swasta.
Proses perekrutan dilakukan dengan cara mengisi
biodata, deskripsi diri dan mengupload data
pendukung yang menjadi persyaratan. Selanjutnya
Kaprodi akan memeriksa data-data tersebut, dan
memberikan
penilaian, berdasarkan ketentuan
standar penerimaan dosen. Selanjutnya proses
penilaian dilakukan oleh Dekan. Dekan memberikan
rekomendasi apakah calon dosen tersebut dapat
diterima atau tidak. Sedangkan Wakil rektor I
(Warek I) memberikan keputusan diterima atau
tidaknya calon dosen tersebut.
Aplikasi eRecruitment didukung oleh sistem
pendukung keputusan (Decision support system
/DSS). Sistem Pendukung keputusan adalah sistem
komputer yang saling berhubungan dan menjadi
alat bantu bagi seorang manager dalam membuat
keputusan menyelesaikan masalah (Dunham, 2003)
[2]. Aplikasi eRecruitmen akan menghasilkan nilai
bayangan untuk membantu Dekan dan Warek I
dalam mengambil keputusan.
Dengan
membangun
sistem
informasi
eRecruitment diharapkan menjadi solusi untuk
menunjang kegiatan penerimaan calon dosen pada
perguruan tinggi swasta.
2.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah Membangun
Sistem Informasi eRecruitment Dosen berbasis web
bagi Perguruan Tinggi swasta sebagai sarana
merekrut calon dosen yang berkualitas secara
efektif, selektif dan terintegrasi dengan pengambil
keputusan.
3.
Manfaat penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah
a) Bagi Institusi
1. Sistem Informasi eRecruitment dapat
digunakan oleh perguruan tinggi swasta,
sebagai sarana untuk melakukan perekrutan
dosen dengan jangkauan world wide .
2. Sistem Informasi eRekruitment merupakan
sistem yang terintegrasi dengan para penilai
(Kaprodi) dan pengambil keputusan (Warek
I, Dekan) untuk memeriksa, menilai, memberikan rekomendasi dan menentukan
diterima atau tidaknya calon dosen tersebut
secara efektif.
b) Bagi Calon Dosen
1. Dapat mengetahui informasi yang uptodate
tentang kebutuhan Dosen di suatu Perguruan
Tinggi swasta.
2. Sebagai sarana yang mempermudah calon
dosen untuk mengirim job vacancy dan
wawancara, tanpa harus datang ke tempat
yang dituju.
4.
Pembahasan
4.1 Kerangka pikir Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian
Research and development (R&D). [5] Kerangka
pikir penelitian ini dijelaskan berdasarkan tahapan
model Waterfall Roger Pressman. Tahapan tersebut
dapat dilihat pada gambar_1.
Gambar_1. Kerangka pikir penelitian
a) Variabel penelitian
Menentukan variabel penelitian bertujuan untuk
menguraikan dan mencari hubungan antara variabel.
Variabel penelitian tersebut didefenisikan sebagai
berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Variabel Independen (X1)
Variabel Moderator (M1)
Variabel Moderator (M2)
Variabel Moderator (M3)
Variabel Control (C1)
Variabel Dependen (Y)
: Calon Dosen
: Kaprodi
: Dekan
: Wakil Rektor I
: Standar Penerimaan Dosen
: Keputusan Penerimaan Dosen
Variabel tersebut lebih jelas bila direpresentasikan
dalam bentuk gambar_2.
Penilaian
Ka.Prodi
(M1)
Calon Dosen
(X1)
Standar
Penerimaan
Dosen
(C1)
Penilaian
Dekan
(M2)
Jabatan
Mata Kuliah
yang dikuasai
Keputusan
Penerimaan
Dosen
(Y)
Penilaian
Warek I
(M3)
Gambar_2. Variabel Penelitian SI eRecruitment
4.2 Analisa Sistem Informasi
Ada beberapa informasi yang diperlukan dalam
membangun Sistem Informasi eRecruitment antara
lain :
a) Indikator Penilaian
Indikator penilaian ditentukan berdasarkan atas
standar penilaian calon dosen pada suatu perguruan
tinggi. Dalam penelitian ini indikator penilaian
berdasarkan standar penilaian di Universitas Indo
Global Mandiri. Adapun indikator penilaian tersebut
dijabarkan pada tabel dibawah ini.
Tabel_1. Indikator Penilaian Calon dosen
KATAGORI
Profil
Pendidikan
Formal
Pendidikan
Non Formal
Sertifikasi
Organisasi
yang
Diikuti
Penghargaan
Yang pernah
diperoleh
Penelitian
yang pernah
dilakukan
Publikasi yang
pernah
dilakukan
Pengalaman
Mengajar
Pengalaman
Bekerja
Gaji
INDIKATOR
1. Alamat
2. Umur
3. Status
4. Jenjang akademik
1. Asal PT jenjang S1
2. Asal PT jenjang S2
3. Asal PT jenjang S3
4. Linieritas program studi
1. Tingkat Nasional
2. Tingkat International
3. Kursus Profesional
4. Lembaga Kursus
1. Sertifikasi dosen
2. Sertifikasi profesi
3. Sertifikasi keahlian
4. Sertifikasi lainnya
5. Jenjang akademik
1. Tingat Institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tidak Linier dengan
disiplin ilmu
2. Linier dengan disiplin
ilmu
1. Tidak linier dengan latar
belakang pendidikan
2. Linier dengan latar
belakang pendidikan
1. Ada penawaran gaji
2. Tidak ada penawaran
gaji
PENILAI
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Dekan
Isian Deskripsi
diri
Yang
menyetujui
1. Ada penawaran jabatan
2. Tidak ada penawaran
jabatan
1. Mata kuliah sesuai
bidang ilmu
2. Mata kuliah diluar
bidang ilmu
1. Alasan bergabung di
Univ. IGM
2. Apa motivasi anda
menjadi seorang dosen ?
3. Apa yang akan anda
lakukan bila diterima di
UIGM (yang
berhubungan dengan
pengembangan diri) ?
4. Apa bidang minat
pengajaran anda dan
Apa usaha kreatif anda
untuk mengembangkan
bidang minat Pengejaran
anda tersebut ?
5. Apa pendapat anda
tentang kedisplinan,
ketauladanan,
keterbukaan terhadap
kritik ?
Persetujuan
Dekan
Ka.Prodi
Dekan
Dekan
Warek I
b) Aturan penilaian
Ada beberapa aturan / ketentuan dalam membangun
Sistem Informasi eRecruitment yaitu
1. Skala pengukuran
Skala pengukuran yang digunakan dalam
penelitian ini adalah Skala Interval. Tingkat
skala pengukuran dijelaskan pada tabel_2.
Tabel_2. Skala Pengukuran
Nilai
1
2
3
Arti
Kurang
Cukup
Baik
2. Teknik penilaian
Penilaian lamaran calon dosen dilakukan
berdasarkan indikator penilaian tabel_1. Kaprodi
akan memberikan penilain kurang, cukup dan baik
untuk setiap isian dari calon dosen. Dari penilaian
tersebut, Aplikasi akan menghitung score akhir.
Dari Score tersebut dapat disimpulkan hasil
penilaian tersebut. Hasil tersebut tidak menjadi
keputusan mutlak. Karena Aplikasi eRecruitment
dibangun dengan menggunakan metode Sistem
Pendukung Keputusan, yang dapat menghasilkan
informasi penilaian kurang atau lebihnya potensi
calon dosen tersebut. Informasi tersebut dapat
digunakan oleh warek I sebagai masukan. Namun
Wewenang tertinggi untuk memutuskan diterima
atau tidaknya calon dosen tersebut masih terletak
pada keputusan Warek I.
3. Prosedur penilaian calon dosen
Prosedur penilaian calon dosen bagi masing-masing
bagian dapat dijelaskan dibawah ini :
Calon Dosen
a. Mengunjungi website aplikasi eRecruitment
Dosen.
b. Mendaftarkan diri untuk mendapatkan Id dan
password.
c. Masuk ke aplikasi eRecruitment Dosen melalui
halaman Login.
d. Mengisi data eRecruitment menurut pertanyaan
yang ada didalam content serta melengkapi data
dengan cara meng upload file yang diminta.
e. Menekan tombol submit yang berarti data
lamaran dikirm dan tersimpan didalam database
vacancy.
Kaprodi
1. Melakukan pengecekan untuk setiap lamaran
yang masuk.
2. Memberikan penilaian terhadap isian data
pelamar dan file yang telah di_upload
berdasarkan wewenang penilaian.
3. Memberikan catatan apabila ada penilaian lain
diluar penilaian yang ditetapkan.
4. Menyimpan penilaian dengan menekan tombol
submit.
5. Mencetak laporan penilaian setelah Dekan dan
Warek I memberikan penilaian. Dokumen
tersebut akan diberikan kepada Rektor (sebagai
laporan) dan arsip.
6. Menentukan jadwal wawancara dengan Warek I
bagi yang dinyatakan diterima.
7. Melakukan konfirmasi balik bagi calon dosen,
untuk memberitahukan hasil penilaian tersebut
melalui email atau telp.
Dekan
1. Melakukan pengecekan penilaian dari Kaprodi.
2. Memberikan rekomendasi atau catatan bila
diperlukan.
3. Menyimpan penilaian dengan menekan tombol
submit
Wakil Rektor I
1. Mengecek penilaian, rekomendasi dan catatan
yang diberikan oleh Dekan dan Kaprodi.
2. Mempertimbangkan hasil perhitungan dari
program aplikasi dengan keputusan yang akan
diambil.
3. Menetapkan keputusan diterima, diterima dengan
persyaratan atau tidak diterima.
4. Memberikan catatan bila memang diperlukan.
5. Menyimpan hasil keputusan dengan menekan
tombol submit
4.3 Analisa sistem
a) Diagram Use case
Menggambarkan Permodelan sistem
menggunakan diagram use case sistem.
b) Flow of events
Permodelan dilanjukan dengan membuat flow of
events untuk use case “entryJobVacancy”.
Nama Use case
Deskripsi
:
:
Aktor
Prasayarat
Alur Utama
:
:
:
Alur Alternatif
:
Kondisi Akhir
Sukses
Kondisi Akhir
gagal
:
:
Deskripsi Use case
EntryJobVacancy
Use case entryVacancy merupakan form
untuk melakukan entry data bagi calon
dosen, dan juga merupakan form untuk
Kaprodi, dekan memberi penilaian.
Calon Dosen, Kaprodi, Dekan, Warek I
Aktor harus berhasil Login.
1. Calon dosen mengunjungi website SI
eRecruitment.
2. Calon dosen melakukan entry Login.
3. Calon dosen mengisi lamaran Kerja
yang langsung tersimpan pada file
Database.
4. Kaprodi
memberikan penilaian
terhadap lamaran calon dosen.
5. Dekan mengecek penilaian Kaprodi
dan memberikan rekomendasi.
6. Warek I dapat mengecek hasil
penilaian Kaprodi dan Dekan untuk
memberikan persetujuan.
7.
Jika Dekan dan Warek I
memberikan rekomendasi “diterima”,
maka Kaprodi menentukan waktu
wawancara dengan Dekan. Proses
wawancara dilakukan melalui fasilitas
video call.
Isian calon dosen tidak lengkap, maka
Kaprodi
akan
mengkonfirmasi
kekurangan data melalui email.
Calon dosen dapat melaksanakan test
wawancara melalui fasilitas video call.
1. Jika kegagalan disebabkan karena
pengisian data yang tidak lengkap,
maka dikirim pemberitahun melalui
email.
2. Jika berkas / isian tidak dilengkapi
sampai batas tertentu, maka data
calon dosen diberi tanda gagal.
4.4 Perancangan sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka
selanjutnya adalah tahap perancangan. Tahap
perancangan lebih menjelaskan tentang hubungan
sistem terhadap logika program.
a) Diagram sekuensial
Diagram sekuensial menunjukkan langkahlangkah kerja sama antar objek didalam suatu
use case yang telah didefenisikan pada flow of
events.
dengan
Gambar_3. Diagram Use case Sistem SI
eRecruitment
Gambar_4. Diagram Sequential
SI eRecruitment
b) Diagram Kelas
Diagram kelas menunjukkan interaksi antar
kelas dalam sebuah sistem. Diagram kelas
sangat berhubungan dengan objek pada diagram
sequensial. Berikut diagram kelas SI
eRecruitment.
c)
Gambar_5. Diagram Kelas
SI eRecruitment
Diagram Komponen
Diagram komponen menunjukkan model secara
fisik komponen perangkat lunak. Aplikasi yang
dirancang pada SI eRecruitment menggunakan
jaringan web. Komponen-komponen dalam
diagram tersebut dapat dilihat pada gambar_6.
Gambar_8. Rancangan tampilan
Entry job Vacancy
b) Rancangan tampilan penilaian
Rancangan tampilan penilaian merupakan antar
muka antara Kaprodi dengan Sistem Informasi
eRecruitment. Wewenang Kaprodi hanya
mengecek ke absahan data yang diinput oleh
calon dosen dan memberikan penilai terhadap
data tersebut yaitu baik / sedang / buruk.
Gambar_6. Diagram Komponen
SI eRecruitment
d) Diagram Deployment
Diagram deployment menampilkan layout fisik
jaringan tempat berbagai komponen akan diletakkan.
Komunikasi antar komputer dilakuakan melalui web
server. Diagram deployment Dapat dilihat pada
gambar_7.
Gambar_9. Rancangan tampilan penilaian oleh
Kaprodi
6.
Gambar_7. Diagram Deploymen
SI eRecruitment
5. Rancangan Tampilan
a) Rancangan tampilan entry job Vacancy
Rancangan tampilan ini merupakan antar muka
bagi calon dosen dengan sistem informasi
eRecruitment.
Hasil analisa
Sistem Informasi eRecruitment Dosen yang
dibangun berdasarkan proses penerimaan dosen di
perguruan tinggi swasta pada umumnya. Pembagian
penilaian berjenjang menunjukkan penerimaan
dosen melalui tahap penyeleksian. Sitem informasi
eRecruitment didukung oleh sistem pengambilan
keputusan
yang
menghasilkan
penilaian
pembanding, sehingga dapat digunakan oleh
pimpinan untuk menetapkan keputusan. Sistem yang
dibangun berbasis website akan mempermudah saat
implementasi.
7.
Kesimpulan
Sistem Informasi eRecruitment Dosen dapat
membantu Perguruan Tinggi Swasta dalam
menjalankan kegiatan perekrutan dosen yang efektif
dan selektif. Melalui proses seleksi yang ketat,
promosi lowongan kerja yang efisien dan penilaian
berdasarkan standar indikator yang ditetapkan oleh
Perguruan Tinggi yang bersangkutan, dapat
menjadikan Sistem Informasi eRecruitment sebagai
alternatif pengembangan sistem penerimaan dosen di
perguruan tinggi swasta saat ini.
Daftar Pustaka:
[1] Chapman, D.S. & Webster J., (2003). The Use
of Technologies in the Recruiting, Screening,
and Selection Processes for Job Candidates,
International Journal of Selection and
Assessment. 11, 2/3, 113-120.
[2] Dunham,
M.H.,(2003),
Data
Mining
Introductory and advanced topics. New jersey :
Prentice Hall.
[3] Hall,
James
A.,
(2001),
Accounting
Information System, Third Edition. South
western College Publishing.
[4] Parry, E. & Tyson, S.,(2008), an Analysis of
the Use and Success of online recruitment
methods in the UK. Human Resource
Management Journal, 18,3,257-174
[5] Pressman,Roger (2005), Software Engineering :
A Practitioner's Approach, Sistem Development
live cycle (SDLC). New york McGraw-Hill. 6th
Edition.
PADA PERGURUAN TINGGI SWASTA
Terttiaavini1, Suzan Agustri2
1,2
Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indo Global Mandiri
3
Universitas Indo Global Mandiri, 30128
1
[email protected], 2 [email protected]
Abstrak
eRecruitment dosen merupakan proses perekrutan dosen dengan memanfaatkan Teknologi informasi. Sistem
Informasi yang di dukung olehTeknologi informasi yang tepat, dapat membantu kegiatan fungsional organisasi
dalam menyelesaikan permasalahan. Ketentuan Dikti atas jumlah minimal dosen di program studi yang harus
tersedia, mengharuskan pimpinan perguruan tinggi mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk
mendapatkan dosen yang memiliki kualifikasi yang sesuai, bukanlah hal yang mudah. Kurangnya penyebaran
lulusan dari perguruan tinggi yang berkualitas di indonesia, kurangnya minat bagi pencari tenaga kerja untuk
menjadi dosen di daerah, dan juga minimnya informasi tentang lowongan kerja dosen, menjadi permasalah
dalam proses perekrutan. Pemanfaatan teknologi informasi merupakan salah cara yang dapat digunakan untuk
mengatasi hal tersebut. Dengan membangun Sistem Informasi eRecruitment berbasis website, proses perekrutan
akan semakin efektif. Pengembangan Sistem Informasi eRecruitment menggunakan metode pengembangan
perangkat lunak waterfall dan Decision support system (DSS). Sistem ini melibatkan beberapa pimpinan di
institusi yang berwenang untuk memberikan penilaian. Selain itu proses submit lamaran dan penilaian, dilakukan
melalui aplikasi eRecruitment. Penelitian ini dibangun berdasarkan kebutuhan perekrutan dosen di Universitas
Indo Global Mandiri. Namun implementasi dan pengembangnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan di masingmasing institusi.
Kata kunci : Sistem Informasi, eRecruitment, Decision support system (DSS),Waterfall
1.
Pendahuluan
Sulitnya mencari dosen yang berkualitas
merupakan masalah utama dalam penelitian ini.
Umumnya permasalahan disebabkan karena, profesi
dosen bukan
merupakan profesi utama yang
diminati bagi pencari kerja. Persyaratan IPK ≥ 3.00
(tinggi), jenjang pendidikan minimal S2 linier,
lulusan Perguruan Tinggi yang berkualitas,
kewajiban menjalankan tri dharma perguruan tinggi
dan diharuskan untuk melanjutkan studi jenjang S3
(setelah menjadi dosen), sedangkan gaji yang
diberikan terkadang tidak sebanding dengan
persyaratan (hanya berdasarkan atas kemampuan
dari Perguruan tinggi swasta). Hal ini menjadi alasan
berkurangnya minat memilih profesi sebagai Dosen.
Kunci utama untuk mendapatkan sumber daya
manusia (SDM) yang berkualitas adalah terletak
pada proses perekrutan, seleksi, training dan
development calon dosen. Profesional dosen
merupakan bagian yang paling potensial dalam
menentukan kualitas lulusan di suatu perguruan
tinggi, oleh karena itu dibutuhkan proses seleksi
dosen yang efektif guna mendapatkan dosen yang
berdedikasi tinggi. Sulitya mencari calon dosen yang
berkualitas, disebabkan karena perekrutan dosen
tidak melalui proses seleksi yang ketat. Hal ini
disebabkan karena, kurangnya media untuk
menyampaikan informasi penerimaan dosen. Hal ini
menyebabkan, jumlah pelamar calon dosen sedikit
sehingga tidak dilakukannya proses menyeleksian.
Menurut Hall (2001), System information is the
set of formal procedure by which data are collected,
processed into information, and distributed to users”
[3], yang diterjemahkan sebagai berikut : “Sistem
informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal
dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan ke para pemakai”.
Sistem
informasi
akan
lebih
maksimal
penyampaiannya apabila didukung oleh teknologi
informasi. Hal ini merupakan salah satu solusi untuk
mengatasi permasalah tersebut. Aplikasi website
merupakan teknologi informasi yang dapat
digunakan sebagai sarana perekrutan dosen yang
efektif, yang dapat disebarkan dengan cepat
keseluruh indonesia bahkan keluar negeri sekalipun.
Hal ini akan menguntungkan bagi pihak institusi
karena semakin banyak pelamar yang mengisi form
job Vacancy (mengisi aplikasi lamaran dosen) maka
proses seleksi akan semakin selektif, sehingga pihak
institusi dapat menyaring calon dosen yang
berkualitas. Proses rekruitment seperti ini juga
menguntungkan bagi calon dosen. Calon dosen
tidak harus datang ke institusi yang dituju, cukup
mengirim data melalui aplikasi website dan tinggal
menunggu jawaban melalui email. Untuk proses
wawancara dan negosiasi gaji, dapat memanfaatkan
aplikasi video call seperti skypy, Yahoo masanger,
teleconferance dll.
Proses perekrutan dosen berbasis web disebut
eRecruitment. Menurut Parry, E. & Tyson, S (2006)
eRecruitment adalah penggunaan internet untuk
menarik karyawan yang potensial ke dalam suatu
organisasi, termasuk didalamnya adalah pengguna
dari situs perusahaan itu sendiri, organisasi dan
penggunaan papan penggumuman lowongan
pekerjaan komersial secara on line [4].
Banyak perusahaan mulai menerapkan sistem ini
karena manfaat yang besar terutama berkaitan
dengan efisiensi biaya dan jangkauan yang luas.
Menurut chapman & Webste (2003), Alasan untuk
menggunakan eRecruitment adalah 1) Penghematan
biaya, 2) Kemudahan dalam penggunaan bagi calon
kandidat 3) Kemudahan dalam penggunaan bagi
organisasi 4). Meningkatkan kecepatan proses
perekrutan 5) Keberhasilan dalam menemukan
kandidiat [1]. Teori ini juga dapat diterapkan di
Perguruan Tinggi.
Aplikasi eRecruitment dirancang khusus untuk
merekrut dosen pada Perguruan Tinggi Swasta.
Proses perekrutan dilakukan dengan cara mengisi
biodata, deskripsi diri dan mengupload data
pendukung yang menjadi persyaratan. Selanjutnya
Kaprodi akan memeriksa data-data tersebut, dan
memberikan
penilaian, berdasarkan ketentuan
standar penerimaan dosen. Selanjutnya proses
penilaian dilakukan oleh Dekan. Dekan memberikan
rekomendasi apakah calon dosen tersebut dapat
diterima atau tidak. Sedangkan Wakil rektor I
(Warek I) memberikan keputusan diterima atau
tidaknya calon dosen tersebut.
Aplikasi eRecruitment didukung oleh sistem
pendukung keputusan (Decision support system
/DSS). Sistem Pendukung keputusan adalah sistem
komputer yang saling berhubungan dan menjadi
alat bantu bagi seorang manager dalam membuat
keputusan menyelesaikan masalah (Dunham, 2003)
[2]. Aplikasi eRecruitmen akan menghasilkan nilai
bayangan untuk membantu Dekan dan Warek I
dalam mengambil keputusan.
Dengan
membangun
sistem
informasi
eRecruitment diharapkan menjadi solusi untuk
menunjang kegiatan penerimaan calon dosen pada
perguruan tinggi swasta.
2.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah Membangun
Sistem Informasi eRecruitment Dosen berbasis web
bagi Perguruan Tinggi swasta sebagai sarana
merekrut calon dosen yang berkualitas secara
efektif, selektif dan terintegrasi dengan pengambil
keputusan.
3.
Manfaat penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah
a) Bagi Institusi
1. Sistem Informasi eRecruitment dapat
digunakan oleh perguruan tinggi swasta,
sebagai sarana untuk melakukan perekrutan
dosen dengan jangkauan world wide .
2. Sistem Informasi eRekruitment merupakan
sistem yang terintegrasi dengan para penilai
(Kaprodi) dan pengambil keputusan (Warek
I, Dekan) untuk memeriksa, menilai, memberikan rekomendasi dan menentukan
diterima atau tidaknya calon dosen tersebut
secara efektif.
b) Bagi Calon Dosen
1. Dapat mengetahui informasi yang uptodate
tentang kebutuhan Dosen di suatu Perguruan
Tinggi swasta.
2. Sebagai sarana yang mempermudah calon
dosen untuk mengirim job vacancy dan
wawancara, tanpa harus datang ke tempat
yang dituju.
4.
Pembahasan
4.1 Kerangka pikir Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian
Research and development (R&D). [5] Kerangka
pikir penelitian ini dijelaskan berdasarkan tahapan
model Waterfall Roger Pressman. Tahapan tersebut
dapat dilihat pada gambar_1.
Gambar_1. Kerangka pikir penelitian
a) Variabel penelitian
Menentukan variabel penelitian bertujuan untuk
menguraikan dan mencari hubungan antara variabel.
Variabel penelitian tersebut didefenisikan sebagai
berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Variabel Independen (X1)
Variabel Moderator (M1)
Variabel Moderator (M2)
Variabel Moderator (M3)
Variabel Control (C1)
Variabel Dependen (Y)
: Calon Dosen
: Kaprodi
: Dekan
: Wakil Rektor I
: Standar Penerimaan Dosen
: Keputusan Penerimaan Dosen
Variabel tersebut lebih jelas bila direpresentasikan
dalam bentuk gambar_2.
Penilaian
Ka.Prodi
(M1)
Calon Dosen
(X1)
Standar
Penerimaan
Dosen
(C1)
Penilaian
Dekan
(M2)
Jabatan
Mata Kuliah
yang dikuasai
Keputusan
Penerimaan
Dosen
(Y)
Penilaian
Warek I
(M3)
Gambar_2. Variabel Penelitian SI eRecruitment
4.2 Analisa Sistem Informasi
Ada beberapa informasi yang diperlukan dalam
membangun Sistem Informasi eRecruitment antara
lain :
a) Indikator Penilaian
Indikator penilaian ditentukan berdasarkan atas
standar penilaian calon dosen pada suatu perguruan
tinggi. Dalam penelitian ini indikator penilaian
berdasarkan standar penilaian di Universitas Indo
Global Mandiri. Adapun indikator penilaian tersebut
dijabarkan pada tabel dibawah ini.
Tabel_1. Indikator Penilaian Calon dosen
KATAGORI
Profil
Pendidikan
Formal
Pendidikan
Non Formal
Sertifikasi
Organisasi
yang
Diikuti
Penghargaan
Yang pernah
diperoleh
Penelitian
yang pernah
dilakukan
Publikasi yang
pernah
dilakukan
Pengalaman
Mengajar
Pengalaman
Bekerja
Gaji
INDIKATOR
1. Alamat
2. Umur
3. Status
4. Jenjang akademik
1. Asal PT jenjang S1
2. Asal PT jenjang S2
3. Asal PT jenjang S3
4. Linieritas program studi
1. Tingkat Nasional
2. Tingkat International
3. Kursus Profesional
4. Lembaga Kursus
1. Sertifikasi dosen
2. Sertifikasi profesi
3. Sertifikasi keahlian
4. Sertifikasi lainnya
5. Jenjang akademik
1. Tingat Institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tingkat institusi
2. Tingkat Nasional
3. Tingkat International
1. Tidak Linier dengan
disiplin ilmu
2. Linier dengan disiplin
ilmu
1. Tidak linier dengan latar
belakang pendidikan
2. Linier dengan latar
belakang pendidikan
1. Ada penawaran gaji
2. Tidak ada penawaran
gaji
PENILAI
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Ka.Prodi
Dekan
Isian Deskripsi
diri
Yang
menyetujui
1. Ada penawaran jabatan
2. Tidak ada penawaran
jabatan
1. Mata kuliah sesuai
bidang ilmu
2. Mata kuliah diluar
bidang ilmu
1. Alasan bergabung di
Univ. IGM
2. Apa motivasi anda
menjadi seorang dosen ?
3. Apa yang akan anda
lakukan bila diterima di
UIGM (yang
berhubungan dengan
pengembangan diri) ?
4. Apa bidang minat
pengajaran anda dan
Apa usaha kreatif anda
untuk mengembangkan
bidang minat Pengejaran
anda tersebut ?
5. Apa pendapat anda
tentang kedisplinan,
ketauladanan,
keterbukaan terhadap
kritik ?
Persetujuan
Dekan
Ka.Prodi
Dekan
Dekan
Warek I
b) Aturan penilaian
Ada beberapa aturan / ketentuan dalam membangun
Sistem Informasi eRecruitment yaitu
1. Skala pengukuran
Skala pengukuran yang digunakan dalam
penelitian ini adalah Skala Interval. Tingkat
skala pengukuran dijelaskan pada tabel_2.
Tabel_2. Skala Pengukuran
Nilai
1
2
3
Arti
Kurang
Cukup
Baik
2. Teknik penilaian
Penilaian lamaran calon dosen dilakukan
berdasarkan indikator penilaian tabel_1. Kaprodi
akan memberikan penilain kurang, cukup dan baik
untuk setiap isian dari calon dosen. Dari penilaian
tersebut, Aplikasi akan menghitung score akhir.
Dari Score tersebut dapat disimpulkan hasil
penilaian tersebut. Hasil tersebut tidak menjadi
keputusan mutlak. Karena Aplikasi eRecruitment
dibangun dengan menggunakan metode Sistem
Pendukung Keputusan, yang dapat menghasilkan
informasi penilaian kurang atau lebihnya potensi
calon dosen tersebut. Informasi tersebut dapat
digunakan oleh warek I sebagai masukan. Namun
Wewenang tertinggi untuk memutuskan diterima
atau tidaknya calon dosen tersebut masih terletak
pada keputusan Warek I.
3. Prosedur penilaian calon dosen
Prosedur penilaian calon dosen bagi masing-masing
bagian dapat dijelaskan dibawah ini :
Calon Dosen
a. Mengunjungi website aplikasi eRecruitment
Dosen.
b. Mendaftarkan diri untuk mendapatkan Id dan
password.
c. Masuk ke aplikasi eRecruitment Dosen melalui
halaman Login.
d. Mengisi data eRecruitment menurut pertanyaan
yang ada didalam content serta melengkapi data
dengan cara meng upload file yang diminta.
e. Menekan tombol submit yang berarti data
lamaran dikirm dan tersimpan didalam database
vacancy.
Kaprodi
1. Melakukan pengecekan untuk setiap lamaran
yang masuk.
2. Memberikan penilaian terhadap isian data
pelamar dan file yang telah di_upload
berdasarkan wewenang penilaian.
3. Memberikan catatan apabila ada penilaian lain
diluar penilaian yang ditetapkan.
4. Menyimpan penilaian dengan menekan tombol
submit.
5. Mencetak laporan penilaian setelah Dekan dan
Warek I memberikan penilaian. Dokumen
tersebut akan diberikan kepada Rektor (sebagai
laporan) dan arsip.
6. Menentukan jadwal wawancara dengan Warek I
bagi yang dinyatakan diterima.
7. Melakukan konfirmasi balik bagi calon dosen,
untuk memberitahukan hasil penilaian tersebut
melalui email atau telp.
Dekan
1. Melakukan pengecekan penilaian dari Kaprodi.
2. Memberikan rekomendasi atau catatan bila
diperlukan.
3. Menyimpan penilaian dengan menekan tombol
submit
Wakil Rektor I
1. Mengecek penilaian, rekomendasi dan catatan
yang diberikan oleh Dekan dan Kaprodi.
2. Mempertimbangkan hasil perhitungan dari
program aplikasi dengan keputusan yang akan
diambil.
3. Menetapkan keputusan diterima, diterima dengan
persyaratan atau tidak diterima.
4. Memberikan catatan bila memang diperlukan.
5. Menyimpan hasil keputusan dengan menekan
tombol submit
4.3 Analisa sistem
a) Diagram Use case
Menggambarkan Permodelan sistem
menggunakan diagram use case sistem.
b) Flow of events
Permodelan dilanjukan dengan membuat flow of
events untuk use case “entryJobVacancy”.
Nama Use case
Deskripsi
:
:
Aktor
Prasayarat
Alur Utama
:
:
:
Alur Alternatif
:
Kondisi Akhir
Sukses
Kondisi Akhir
gagal
:
:
Deskripsi Use case
EntryJobVacancy
Use case entryVacancy merupakan form
untuk melakukan entry data bagi calon
dosen, dan juga merupakan form untuk
Kaprodi, dekan memberi penilaian.
Calon Dosen, Kaprodi, Dekan, Warek I
Aktor harus berhasil Login.
1. Calon dosen mengunjungi website SI
eRecruitment.
2. Calon dosen melakukan entry Login.
3. Calon dosen mengisi lamaran Kerja
yang langsung tersimpan pada file
Database.
4. Kaprodi
memberikan penilaian
terhadap lamaran calon dosen.
5. Dekan mengecek penilaian Kaprodi
dan memberikan rekomendasi.
6. Warek I dapat mengecek hasil
penilaian Kaprodi dan Dekan untuk
memberikan persetujuan.
7.
Jika Dekan dan Warek I
memberikan rekomendasi “diterima”,
maka Kaprodi menentukan waktu
wawancara dengan Dekan. Proses
wawancara dilakukan melalui fasilitas
video call.
Isian calon dosen tidak lengkap, maka
Kaprodi
akan
mengkonfirmasi
kekurangan data melalui email.
Calon dosen dapat melaksanakan test
wawancara melalui fasilitas video call.
1. Jika kegagalan disebabkan karena
pengisian data yang tidak lengkap,
maka dikirim pemberitahun melalui
email.
2. Jika berkas / isian tidak dilengkapi
sampai batas tertentu, maka data
calon dosen diberi tanda gagal.
4.4 Perancangan sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka
selanjutnya adalah tahap perancangan. Tahap
perancangan lebih menjelaskan tentang hubungan
sistem terhadap logika program.
a) Diagram sekuensial
Diagram sekuensial menunjukkan langkahlangkah kerja sama antar objek didalam suatu
use case yang telah didefenisikan pada flow of
events.
dengan
Gambar_3. Diagram Use case Sistem SI
eRecruitment
Gambar_4. Diagram Sequential
SI eRecruitment
b) Diagram Kelas
Diagram kelas menunjukkan interaksi antar
kelas dalam sebuah sistem. Diagram kelas
sangat berhubungan dengan objek pada diagram
sequensial. Berikut diagram kelas SI
eRecruitment.
c)
Gambar_5. Diagram Kelas
SI eRecruitment
Diagram Komponen
Diagram komponen menunjukkan model secara
fisik komponen perangkat lunak. Aplikasi yang
dirancang pada SI eRecruitment menggunakan
jaringan web. Komponen-komponen dalam
diagram tersebut dapat dilihat pada gambar_6.
Gambar_8. Rancangan tampilan
Entry job Vacancy
b) Rancangan tampilan penilaian
Rancangan tampilan penilaian merupakan antar
muka antara Kaprodi dengan Sistem Informasi
eRecruitment. Wewenang Kaprodi hanya
mengecek ke absahan data yang diinput oleh
calon dosen dan memberikan penilai terhadap
data tersebut yaitu baik / sedang / buruk.
Gambar_6. Diagram Komponen
SI eRecruitment
d) Diagram Deployment
Diagram deployment menampilkan layout fisik
jaringan tempat berbagai komponen akan diletakkan.
Komunikasi antar komputer dilakuakan melalui web
server. Diagram deployment Dapat dilihat pada
gambar_7.
Gambar_9. Rancangan tampilan penilaian oleh
Kaprodi
6.
Gambar_7. Diagram Deploymen
SI eRecruitment
5. Rancangan Tampilan
a) Rancangan tampilan entry job Vacancy
Rancangan tampilan ini merupakan antar muka
bagi calon dosen dengan sistem informasi
eRecruitment.
Hasil analisa
Sistem Informasi eRecruitment Dosen yang
dibangun berdasarkan proses penerimaan dosen di
perguruan tinggi swasta pada umumnya. Pembagian
penilaian berjenjang menunjukkan penerimaan
dosen melalui tahap penyeleksian. Sitem informasi
eRecruitment didukung oleh sistem pengambilan
keputusan
yang
menghasilkan
penilaian
pembanding, sehingga dapat digunakan oleh
pimpinan untuk menetapkan keputusan. Sistem yang
dibangun berbasis website akan mempermudah saat
implementasi.
7.
Kesimpulan
Sistem Informasi eRecruitment Dosen dapat
membantu Perguruan Tinggi Swasta dalam
menjalankan kegiatan perekrutan dosen yang efektif
dan selektif. Melalui proses seleksi yang ketat,
promosi lowongan kerja yang efisien dan penilaian
berdasarkan standar indikator yang ditetapkan oleh
Perguruan Tinggi yang bersangkutan, dapat
menjadikan Sistem Informasi eRecruitment sebagai
alternatif pengembangan sistem penerimaan dosen di
perguruan tinggi swasta saat ini.
Daftar Pustaka:
[1] Chapman, D.S. & Webster J., (2003). The Use
of Technologies in the Recruiting, Screening,
and Selection Processes for Job Candidates,
International Journal of Selection and
Assessment. 11, 2/3, 113-120.
[2] Dunham,
M.H.,(2003),
Data
Mining
Introductory and advanced topics. New jersey :
Prentice Hall.
[3] Hall,
James
A.,
(2001),
Accounting
Information System, Third Edition. South
western College Publishing.
[4] Parry, E. & Tyson, S.,(2008), an Analysis of
the Use and Success of online recruitment
methods in the UK. Human Resource
Management Journal, 18,3,257-174
[5] Pressman,Roger (2005), Software Engineering :
A Practitioner's Approach, Sistem Development
live cycle (SDLC). New york McGraw-Hill. 6th
Edition.