Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen

  

Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen

Heribertus Ary Setyadi

  

STMIK AUB Surakarta

ABSTRAK

Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas

setiap dosen mana yang harus diberi peringatan tersebut, ini akan memerlukan tenaga dan waktu. Aktivitas

dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional.

Sistem yang dibuat dalam skripsi ini dapat mencatat setiap kegiatan yang telah dilaksanakan dosen yang

termasuk dalam unsur penilaian angka kredit dan langsung dapat mengetahui nilainya. Masing-masing unsur

penilaian ditampilkan sub total sehingga dapat diketahui prosentase nilainya. Dalam sistem ini dilengkapi

dengan fasilitas bantuan dalam penilaian angka kredit sehingga memudahkan pengguna. Luaran dari sistem

yang dibuat adalah form penilaian angka kredit dosen. Metode PIECES digunakan untuk menganalisa

kelemahan sistem yang sedang berjalan, juga menganalisa kebutuhan sistem yang dikembangkan. Dalam

perancangan sistem yang dikembangkan dibuat bagan alir sistem, use case, diagram klas, diagram aktifitas,

desain masukan, desain luaran dan desain basis data. Sistem dibuat dengan menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic.

  Kata kunci : angka kredit dosen, sistem informasi, STMIK AUB Surakarta

I. PENDAHULUAN

  Jabatan fungsional dosen pada dasar- nya merupakan pengakuan, penghargaan dan kepercayaan atas kompetensi, kinerja, integritas dan tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas, serta tata krama dosen dalam melaksanakan tugas tridharmanya. Dalam melakukan penilaian kegiatan akademik dosen, termasuk dalam perhitungan angka kreditnya, standar yang dipergunakan adalah standar penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen berdasarkan Pedoman Opearional Penilaian Angka Kredit tahun 2009 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Unsur-unsur penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen meliputi unsur utama pendidikan, unsur utama tridharma perguruan tinggi yang terdiri dari pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta unsur penunjang. Kenaikan jabatan fungsional dosen dapat dilakukan jika memenuhi jumlah angka kumulatif minimal yang ditentukan.

  Dosen dalam pengumpulan angka kredit masih sering mengalami keterlambatan dan masih harus diingatkan oleh pimpinan perguruan tinggi. Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas setiap dosen mana yang harus diberi peringatan tersebut, ini akan memerlukan tenaga dan waktu. Aktivitas dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual sehingga lambatnya pengajuan yang dilakukan dosen. Monitoring aktivitas dan nilai yang diperoleh tidak bisa diketahui secara langsung.

  Pada masa sekarang yang hampir semua bidang sudah tersentuh dengan teknologi informasi (TI) dan juga sudah memiliki sistem informasi yang spesifik sesuai bidangnya. Masih belum banyak perguruan tinggi yang memiliki aplikasi khusus untuk menangani angka kredit dosen padahal di beberapa aspek kegiatan sudah memanfaatkan sistem informasi khusus.

  Solusi dari permasalahan yang telah diuraikan di atas adalah perlu dibuat sistem yang dapat mencatat serta menghitung segala aktifitas dosen yang dapat dimasukkan ke dalam angka kredit sehingga perhitungan dan peringatan dapat dilakukan sedini mungkin. Dalam penelitian ini, akan dihasilkan solusi tersebut sehingga dosen atau BAU dapat mencatat setiap ada kegiatan yang dilakukan yang dapat dimasukkan ke dalam penilaian angka kreditnya dan total nilai untuk masing- masing kriteria dapat dimonitor setiap saat agar kekurangan nilai dapat segera terpenuhi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

  2.1. Penelitian Terdahulu

  2) Membimbing seminar mahasiswa 3) Membimbing Kuliah Kerja Nyata,

  2) Melaksanakan pengembangan hasil pendidikan dan penelitian yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat,

  Masyarakat 1) Menduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/ pejabat negara yang harus dibebastugaskan dari jabatan organiknya,

  b) Melaksanakan Penelitian 1) Menghasilkan karya ilmiah 2) Menerjemahkan atau menyadur buku ilmiah 3) Mengedit/menyunting karya ilmiah 4) Membuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan 5) Membuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni pertunjukan/karya sastra c) Melaksanakan Pengabdian Pada

  11) Membimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsional 12) Melaksanakan kegiatan datasering dan pencakokan dosen.

  7) Mengembangkan program kuliah 8) Mengembangkan bahan pengajaran 9) Menyampaikan orasi ilmiah 10) Menduduki jabatan pimpinan perguruan tinggi

  5) Bertugas sebagai penguji pada Ujian tugas akhir 6) Membina kegiatan mahasiswa dibidang akademik dan kemahasiswaan

  Praktek Kerja Nyata, Praktek Kerja Lapangan. 4) Membimbing dan ikut membimbing dalam menghasilkan laporan akhir studi/ skripsi/thesis/disertasi

  a) Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran 1) Melaksanakan perkuliahan dan membimbing atau menguji serta menyelenggarakan pendidikan di laboratorium, praktek keguruan, teknologi pengajaran dan praktek lapangan

  Penelitian berjudul Pengembangan Sistem Informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) Dosen pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah Jakarta yang ditulis oleh Ulfah (2012), dibuat sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP, dalam memasukkan butir penilaian angka kredit jika ada keterangan lain yang dibutuhkan (seperti judul penelitian, matakuliah yang diampu, dll) tidak disimpan ke dalam basis data sehingga dalam laporannya harus menulis keterangan tersebut.

  2. Tridharma Perguruan Tinggi

  Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL).

  b) Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya c) Mengikuti pendidikan dan pelatihan fungsional dosen dan memperoleh Surat

  a) Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta.

  Penilaian merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dalam sistem pendidikan saat ini. Berdasarkan SK Mendiknas RI No. 074/U/2000 Tanggal 4 Mei 2000 d a n Menko Wasbangpan No. 38/Kep/MK.WAS/8/1999 tgl 24 Agustus 1999 tentang unsur penilaian dosen adapun unsur–unsur yang dinilai terhadap penilaian angka kredit dosen meliputi sebagai berikut:

  2.2. Penilaian

  Dalam sistem yang dibuat, pengguna masih memasukkan kode kegiatan, butir kegiatan secara manual. Data dosen yang dibutuhkan sama sekali masih belum menggunakan otomatisasi.

  Penelitian yang ditulis Yuwono (2011) dengan judul Aplikasi Web Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, dibuat dengan menggunakan PHP.

  Rijati (2010) dalam penelitiannya yang berjudul Piranti Lunak Penilaian Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya menggunakan Visual basic dalam pembuatannya. Dalam sistem yang dibuat, pengguna memasukkan kode unsur angka kredit secara manual dan untuk memasukkan bidang serta sub bidang dilakukan dengan cara memilih. Keterangan pendukung yang diperlukan dalam setiap unsur penilian tidak disimpan dalam tabel.

a. Unsur Utama

1. Pendidikan

  3) Memberi latihan/ penyuluhan/ penataran / ceramah pada masyarakat, 4) Memberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan,

  5) Membuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak dipublikasikan.

  e. Operation and maintenance adalah mengoperasikan program di lingkunganya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

  d. Integration and system testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (yistem testing).

  c. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.

  b. System and software design adalah desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

  model waterfall, karena metode Incremental ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ketahap sebelumnya. Tahapan dalam pengembangan sistem adalah : a. Requirements analysis and definition adalah mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

  Incremental yang sudah dikembangkan dari

  Tahapan untuk pengembangan sistem dalam penelitian kali ini menggunakan metode

  3.2. Pengembangan Sistem

  Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi yaitu melihat secara langsung pada bagian administrasi dan umum STMIK AUB Surakarta proses pembuatan angka kredit. Wawancara dilakukan dengan bertanya kepada staff bagian administrasi dan umum serta dosen tentang masalah yang dikaji sehingga memperoleh data yang memadai untuk diteliti yang berkaitan dengan topik yang diambil yaitu penilaian angka kredit dosen. Selain observasi dan wawancara juga dilakukan studi literatur dengan mengumpulkan data melalui buku-buku, dokumen, jurnal yang erat kaitannya dengan topik yang dibahas dalam judul penelitian ini.

  3.1. Pengumpulan Data

b. Unsur Penunjang

1. Penunjang Tugas Pokok Dosen

  Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah, dan kemudian disusun untuk menarik kesimpulan mengenai masalah tesebut. Ada dua teknik dalam metedologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan sistem.

  2. Formulir daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional dosen yang harus diisi oleh dosen untuk dapat mengajukan kenaikan jabatan fungsional

  1. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi yang berisi unsur-unsur dalam penilaian angka kredit dosen untuk kenaikan jabatan fungsional.

  Dalam penelitian ini untuk studi kasus dilakukan di STMIK AUB Surakarta. Bahan yang digunakan dalam penelitian ini antara lain :

  h) Menulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan secara Nasional i) Mempunyai prestasi dibidang olah raga/Humaniora.

  e) Menjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional f) Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah g) Mendapat tanda jasa/ penghargaan

  d) Mewakili Perguruan Tinggi/Lembaga pemerintah duduk dalam panitia antar lembaga,

  b) Menjadi anggota panitita / badan pada lembaga pemerintah c) Menjadi anggota profesi

  a) Menjadi anggota dalam suatu penitia/ Badan pada Perguruan Tinggi

III. METODE PENELITIAN

3.3. Analisis Kelemahan Sistem

  Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi (Effeciency) dan pelayanan (Services).

a. Analisis Kinerja

  Tabel 1 Analisis Kinerja

  Sistem Lama Sistem Baru 1. jumlah pekerjaan yang dilakukan kurang efektif. 2. rata-rata waktu pekerja-an banyak yang tertunda karena kurangnya res-pons untuk menanggapi pekerjaan.

  1. Jumlah pekerjaan yang dilakukan lebih efektif.

  2. Rata-rata waktu pekerjaan mengalami peningkatan respons untuk menanggapi pekerjaan yang

  Pengendalian terhadap keamanan data sudah lebih baik karena sudah terproteksi dengan password sehingga orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses data tersebut.

  Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Keamanan informasi belum terjamin sehingga memungkin- kan terjadinya penya- lahgunaan data ataupun manipulasi terhadap data penilaian yang ada

  Tabel 4 Analisis Pengendalian

  d. Analisis Pengendalian

  Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Terjadinya peningka-tan biaya 0pera sional karena data yang diolah bersifat manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama,sehingga biaya SDM juga bertambah Diharapkan pengolahan data monitoring dila-kukan dengan cepat karena menggunakan sistem komputerisasi sehingga biaya opera- sional yang dikeluarkan relatif lebih rendah.

3. Banyak menghabis- kan waktu.

  2. Semua perhitungan dilakukan oleh sistem kecil dan langsung ditampilkan maka kemungkinan adanya kesalahan dalam menghitung

  Tabel 5 Analisis Efisiensi

  4. Penghitungan kurang akurat karena masih dengan cara manual

  3. Tidak banyak men- habiskan waktu

  Proses perhitungan yang lama menyebabkan proses pembuatan laporan yang digunakan oleh penilai untuk selanjutnya dikirim ke KOPERTIS wilayah VI memerlukan waktu yang juga lama. Sistem baru yang diusulkan mampu memberikan pelayanan dengan melakukan pembuatan laporan dalam waktu yang cukup singkat dengan data yang akurat

  f. Analisis Pelayanan

  Dengan sistem baru diharapkan cukup dengan penggunaan minimal anggota penilai untuk mengoperasikan sistem yang akan membantu dalam proses perhitungan angka kredit

  Sistem Lama Sistem baru diharapkan Sistem lama dalam men- dayagunakan SDM belum efisien karena penggunaan beberapa pegawai untuk mem-bantu dalam proses perhitungan nilai yang masih dikerjakan secara manual

  e. Analisis Efisiensi

  c. Analisis Ekonomi

  4. Penghitungan lebih akurat b. Analisis Informasi

  Tabel 2 Analisis Informasi

  Sistem Lama Sistem Baru

  1.Sistem lama yang digunakan masih mengandalkan kinerja penilai yang menghitung itu sendiri

  2.Proses penghitungan juga dilakukan secara manual sehingga me- mungkinkan untuk terjadinya kesalahan dalam penghitungan

  1. Sistem baru yang diusulkan menampil- kan nilai secara otomatis dari setiap kegiatan sesuai dengan pedoman yang ada

  Tabel 3 Analisis Ekonomi sehingga penilai dengan segera dapat mengirim laporan ke KOPERTIS wilayah VI. Selain itu dosen yang mengajukan kenaikan pangkat juga tidak terlalu lama untuk menunggu hasil perhitungan dari penilai.

  3.4. Diagram Use Case

  Gambar 4. Relasi Antar Tabel

  IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

  Berdasarkan perancangan sistem Gambar 2. Diagram Use Case Penilaian dalam metodologi penelitian sebelumnya, dalam penelitian ini menghasilkan suatu

  Angka Kredit Dosen sistem yang dapat membantu para dosen untuk sejak awal mencatat kegiatan yang

  3.5. Diagram Klas

  dapat dimasukkan dalam penilaian angka kredit dan mengetahui nilai dari masing- masing kriteria serta prosentasenya. Sistem yang akan dibuat menggunakan pemrograman visual basic dan microsoft access sebagai

  Data pendidikan dan databasenya. pengajaran

  Dalam sistem yang dibuat pertama kali yang dilakukan adalah memasukkan data dosen. Pada gambar 5 tampak form isian data

  Data penelitian dan pengabdian dosen. Pertama kali muncul, tahun akademik

  tampil otomatis sesuai dengan bulan yang terdapat pada tanggal sistem. Ketika kursor

  Unsur penunjang

  diarahkan pada isian dan pilihan yang ada maka akan tampil petunjuk dalam mengisi

  Data mengajar atau memilih. Saat operator memasukan NIPY

  sesuai dengan format yang berlaku di STMIK AUB Surakarta maka tahun pada tanggal masuk akan otomatis berubah, jadi operator tinggal memasukan tanggal dan bulan saja. Setelah memasukan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) maka pada tanggal, bulan

  Gambar 3. Diagram Klas Penilaian Angka dan tahun lahir akan berubah otomatis sesuai dengan NIDN yang dimasukan, jadi operator Kredit Dosen tidak perlu lagi memasukan tanggal lahir.

  3.6. Relasi Antar Tabel otomatis sesuai dengan kriteria. Untuk melihat aturan dari pengisian angka kredit dosen, pengguna dapat menekan tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas di setiap sub menu.

  Jika sebelum menyimpan ingin mengetahui total nilai yang diperoleh dari masukan pada masing-masing kegiatan pendidikan dan pengajaran tadi maka

  Gambar 5. Pengolahan Data Dosen pengguna bisa menekan tombol hitung kum A seperti tampak pada gambar 7. Untuk memulai memasukan penilaian angka kredit dosen, operator harus memasukan NIPY dari dosen yang akan diproses. Jika NIPY ditemukan maka data dosen akan ditampilkan atau dengan cara klik dua kali data dosen yang dipilih pada tabel, kemudian tekan tombol isikum. Pengguna bisa memasukan kegiatan pada halaman yang tampak pada gambar 6.

  Gambar 7. Lanjutan Tampilan Penilaian Pendidikan Dan Pengajaran

  Untuk cara pengisian angka kredit yang termasuk KUM B dan KUM C sama dengan di atas. Pengguna bisa klik tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas untuk melihat prosedur penilaian angka kredit tiap kegiatan.

  V. Kesimpulan

  Dari hasil pemaparan yang telah ditulis pada bab-bab sebelumnya di laporan skripsi ini maka dapat diambil kesimpulan :

  Sistem

  a. Telah dirancang dan dibuat Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen dengan Studi Kasus di STMIK AUB Surakarta menggunakan Visual Basic.

  b. Tahap analisis yang dilakukan dalam Gambar 6. Tampilan Penilaian Pendidikan mengambangkan sistem adalah meng-

  Dan Pengajaran analisa proses pengajuan kenaikan jabatan Setelah memasukan tiap poin masing- fungsional di STMIK AUB Surakarta, masing kegiatan maka nilai akan tampil menganalisa kelemahan sistem dengan menggunakan metode PIECES dilanjutkan Dosen pada Universitas Islam Negeri dengan analisa kebutuhan sistem yang Syarif Hidaytullah Jakarta , dikembangkan. Universitas Islam Negeri Syarif

  c. Tahap-tahap perancangan dari sistem yang Hidaytullah, Jakarta Zulkifli Amsyah, MLS, 2003, Manajemen dikembangkan adalah membuat bagan alir sistem yang sedang berjalan, use case Sistem Informasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. sistem, diagram klas serta diagram aktifitas, desain masukan dan keluaran serta desain basis data.

  d. Penilaian angka kredit dosen dapat dimasukkan sewaktu-waktu setelah melakukan kegiatan yang termasuk dalam kategori penilaian. Nilai tiap kegiatan dan unsur langsung ditampilkan, begitu juga untuk total nilai sehingga dosen langsung bisa mengetahui total nilai yang telah diperoleh pada masing-masing unsur penilaian.

DAFTAR PUSTAKA

  Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005, Analisis dan

  Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Jakarta.

  AlFatta, Hanif, 2007, Analisis dan

  Perancangan Sistem Informasi , Andi, Yogyakarta.

  Dedi, Budi, 2012, Aplikasi Pra Penghitungan

  Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas Islam Negeri

  Syarif Hidaytullah, Jakarta Jogiyanto, HM, 2002, Analisis dan Disain

  Sistem Informatika ; Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Andi, Yogyakarta.

  Rijati, Nova 2010, Piranti Lunak Penilaian

  Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya, Universitas Dian

  Nuswantoro, Semarang Nn, Pedoman Operasional Penilaian Angka

  Kredit, 2009, Dikti, Jakarta Nugroho, Andi, 2004, Rational Rose Untuk

  Pemodelan Berorientasi Objek ,

  Informatika, Bandung , Informatika, Bandung. Yuwono, Teguh, 2011 Aplikasi Web Usulan

  Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas

  Diponegoro, Semarang. Ulfah, 2012, Pengembangan Sistem Informasi

  Penetapan Angka Kredit (PAK)