Workshop Penyusunan RKAT - 2017 Mar 20&24

Workshop Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran (RKA) Perguruan Tinggi Swasta di Lingkungan Kopertis Wilayah IV Jawa Barat dan Banten

Jatinangor, 20-22 & 24-26 Maret 2017

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi

Kopertis Wilayah IV Jawa Barat dan Banten

Dr. Ir. Heroe Wijanto - Wakil Rektor I Bidang Akademik Universitas Telkom

PENYUSUNAN RENCANA KERJA

DAN KEGIATAN PENYELENGGARAAN

PERGURUAN TINGGI SWASTA

A G E N D A

1. Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dalam

Sistem Perencanaan Intitusi PTS

2. Pertimbangan dalam Penyusunan RKA

3. Kriteria Penyusunan RKA

4. Alur Penyusunan dan Implementasi RKA

5. Postur RKA

6. Monitoring dan Evaluasi Implementasi RKA

7. Komitmen Kebijakan Khusus

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

dalam Sistem Perencanaan Intitusi PTS

v Sistem perencanaan meliputi:

Ø Rencana Induk Pengembangan (RENIP) _àjangka panjang 25 tahunan;

Ø Rencana Strategis (Renstra) _à jangka menengah 5 tahunan;

Ø Rencana Kerja Manajerial (RKM) dan Rencana Kerja Anggaran (RKA) _à rencana 1 tahunan

v RENIP sekurang-kurangnya mencakup 5 (lima) aspek berikut:

Ø Rencana Induk Pengembangan Kelembagaan

Ø Rencana Induk Pengembangan Akademik

Ø Rencana Induk Pengembangan Penelitian

Ø Rencana Induk Pengembangan Pengabdian kepada Masyarakat

Ø Rencana Induk Pengembangan Sumberdaya (meliputi Masterplan Sarana dan Prasarana, Cetak Biru Sistem Informasi/ICT Blueprint, Masterplan Kawasan/Kampus).

v Renstra Fakultas memuat rencana pengembangan Prodi.

v Renstra Direktorat memuat rencana pengembangan Unit Kerja.

v RENIP, Renstra, RKM/RKA disusun oleh Rektor (bersama Fakultas/Prodi/KK, Direktorat), diberikan pertimbangan oleh Senat, dan disahkan oleh Yayasan.

RENIP 2014-2038 Renstra Universitas 2014-2018 Renstra Fakultas 2014-2018 Renstra Fakultas #1 RKM/RKA Tahunan Fakultas #1 Renstra Fakultas #7 RKM/RKA Tahunan Fakultas #7 Renstra Direktorat 2014-2018 Renstra Direktorat #1 RKM/RKA Tahunan Direktorat #1 Renstra Direktorat #11 RKM/RKA Tahunan Direktorat #11

Pertimbangan dalam Penyusunan RKA

1. RKA merupakan tahap-tahap episode tahunan sebagai bagian dari

implementasi Renstra (jangka menengah) untuk merealisasikan VMTS pada RENIP (jangka panjang).

2. Cakupan Program Kegiatan dalam RKA, memuat:

v Keberlangsungan dan Penguatan Program-Program

Penyelenggaraan Tridharma (Pendidikan – Penelitian – Abdimas) yang Sudah Berjalan

v Pertumbuhan dan Pengembangan Program-Program Baru yang

dipesankan pada Renstra/RENIP

3. Cakupan alokasi program kegiatan dalam RKA meliputi:

v Operasional Tridharma (Pendidikan – Penelitian – Abdimas)

v Pengembangan (SDM – Kapasitas Kelembagaan – Sistem Layanan)

Pertimbangan dalam Penyusunan RKA

4. RKA untuk menggerakkan dan dijalan oleh seluruh elemen SOTK Institusi.

5. Sasaran dan target prodi dijelaskan melalui rencana yang disusun oleh setiap unit:

v RKA Prodi dikompilasi pada tingkat Fakultas

v RKA Unit dikompilasi pada tingkat Direktorat

v RKA Fakultas dan Direktorat dikompilasi di Institusi

v RKA Institusi diajukan, dibahas dan ditetapkan di Yayasan

6. Memperhatikan realisasi RKA tahun sebelumnya, tahun berjalan dan proyeksi tahun berikutnya.

7. Memperhatikan kondisi internal, lingkungan sekitar, nasional dan makro.

8. Memperhatikan kriteria standar dan baku mutu perencanaan dan penganggaran institusi perguruan tinggi.

Prinsip Dasar

Penyusunan RIP, Renstra, dan RKA

v

Memperhatikan Acuan Kebijakan

v

Outward Looking

(relevansi eksternal)

v

Berdasarkan Evaluasi Diri (relevansi internal)

v

Keterlibatan Stakeholders (milik bersama)

v

Ada Fokus/

Niche

/Keunggulan/Kekhasan

Kriteria Penyusunan RKA #1

Kriteria Pengelolaan Keuangan menurut Borang Akreditasi (AIPT, Sarjana, Magister, Doktor, Diploma)

v Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya.

Skor 4 AIPT (2.4.3): Pelaksanaan dan pencapaian sasaran penjaminan mutu di bidang: (1) pendidikan, (2) penelitian, (3) Abdimas, (4) sarana prasarana, (5) keuangan, (6) manajemen yang terdokumentasi dan

disosialisasikan dengan baik, serta ditindaklanjuti.

v Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta

pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan.

Skor 4 AIPT (6.1.1): Dokumen yang lengkap yang mencakup: (1)

perencanaan penerimaan dan pengalokasian dana, (2) pelaporan, (3) audit, (4) monitoring dan evaluasi, (5) pertanggung jawaban kepada pemangku kepentingan

Kriteria Penyusunan RKA #2

v Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal.

Skor 4 AIPT (6.1.2): Mekanisme yang terdokumentasi tentang penetapan biaya pendidikan yang dibebankan pada mahasiswa berdasarkan hasil analisis

kebutuhan yang mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal

v Kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan kurang mampu secara ekonomi, serta persentase mahasiswa yang

mendapatkan keringanan atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa.

Skor 4 AIPT (6.1.3): Dilaksanakan dengan konsisten serta dapat dibuktikan dengan data mahasiswa penerima keringanan biaya pendidikan atau

dibebaskan dalam jumlah yang memadai.

v Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan

dana/kinerja yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku.

Skor 4 AIPT (6.1.8): dilakukan secara berkala, hasilnya didokumentasikan dan ditindaklanjuti.

Kriteria Penyusunan RKA #3

v Laporan audit keuangan yang transparan dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan.

Skor 4 AIPT (6.1.9): dilakukan secara berkala oleh auditor eksternal yang kompeten dan hasilnya dipublikasikan serta ditindaklanjuti oleh

perguruan tinggi.

v Keterlibatan program studi dalam perencanaan target kinerja,

perencanaan kegiatan/kerja dan perencanaan/alokasi dan pengelolaan dana. Keterlibatan aktif program studi harus tercerminkan dengan bukti tertulis tentang proses perencanaan, pengelolaan dan pelaporan serta pertanggungjawaban penggunaan dana kepada pemangku kepentingan melalui mekanisme yang transparan dan akuntabel.

Skor 4 APS-Sarjana Diploma

(6.1.1)/APS-Magister(6.1.1)/APS-Doktor(6.1.1): Program studi secara otonom melaksanakan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.

Kriteria Penyusunan RKA #4

v Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP

dan dana lainnya) [PDMHS]

Skor 4 AIPT (6.1.4) : PDMHS ≤ 33%

Skor 4 APS-Diploma (6.2.1.1) : PDMHS ≤ 30%

Skor 4 APS-Magister (6.2.1) : PDMHS ≤ 30%

Skor 4 APS-Doktor(6.1.2.1) : PDMHS ≤ 30%

v Penggunaan dana operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian

pada masyarakat, termasuk gaji dan upah, dan investasi prasarana, saran, dan SDM)/mahasiswa/tahun [DOM]

Skor 4 AIPT (6.1.5) : Jika DOM ≥ Rp 18 juta/mhs/tahun

Skor 4 APS-Sarjana (6.2.1) : Jika DOM ≥ Rp 18 juta/mhs/tahun

Skor 4 APS-Diploma IPS (6.2.1.2) : Jika DOM ≥ Rp 15 juta/mhs/tahun

Skor 4 APS-Diploma IPA (6.2.1.2) : Jika DOM ≥ Rp 20 juta/mhs/tahun

Skor 4 APS-Magister (6.2.1.2) : Jika DOM ≥ Rp 24 juta/mhs/tahun

Kriteria Penyusunan RKA #5

v Dana penelitian/dosen tetap/tahun dalam tiga tahun terakhir [RPD]:

Skor 4 AIPT (6.1.6) : RPD ≥ 3 juta/dosen tetap/tahun

Skor 4 APS-Sarjana (6.2.2) : RPD ≥ 3 juta/dosen tetap/tahun Skor 4 APS-Diploma (6.2.2) : RPD ≥ 2 juta/dosen tetap/tahun Skor 4 APS-Magister (6.2.3) : RPD ≥ 18 juta/dosen tetap/tahun Skor 4 APS-Doktor (6.1.2.3) : RPD ≥ 18 juta/dosen tetap/tahun

v Dana yang diperoleh dalam rangka pelayanan dan pengabdian kepada

masyarakat/dosen tetap/tahun dalam tiga tahun terakhir [RPKM]:

Skor 4 AIPT (6.1.7) : RPKM ≥ 1,5 juta/dosen tetap/tahun

Skor 4 APS-Sarjana (6.2.3) : RPKM ≥ 1,5 juta/dosen tetap/tahun

Skor 4 APS-Diploma (6.2.3) : RPKM ≥ 4,0 juta/dosen tetap/tahun Skor 4 APS-Magister (6.2.3) : RPKM ≥ 2,5 juta/dosen tetap/tahun Skor 4 APS-Doktor (6.1.2.4) : RPKM ≥ 2,5 juta/dosen tetap/tahun

Alur Penyusunan RKA

PAGU ANGGARAN FAKULTAS BIDANG ANGGARAN RAPIM FAKULTAS DAN PRODI FAKULTAS ANALISIS PENETAPAN RKM/RKA PRODI RKM/RKA OK ? MULAI SK PENETAPAN RKM/RKA FAKULTAS/ PRODI SELESAI RKM/RKA OK ? Ya Analisis Penetapan RKM/RKA

1. Kurikulum Program Studi

2. Pertumbuhan dan Pengembangan Program Studi

3. Renstra Fakultas 4. Kebijakan Anggaran

5. Dana Operasional Program Studi 6. Dana Investasi Program Studi

USULAN RKM/RKA FAKULTAS DAN PRODI

RAPIM INSTITUSI RKM/RKA INSTITUSI Ya Tidak Tidak

Alur Implementasi RKA

Penetapan RKM/ RKA oleh YPT

Alokasi Dana Universitas Telkom

Alokasi Dana Fakultas Ilmu

Terapan

Alokasi Dana Prodi D3TT

Pengalokasian Dana

• Prodi mengajukan

pertanggungan (operasional)

• Prodi mengajukan proposal

kegiatan

• Prodi mengajukan Investasi

Fakultas menyetujui penggunaan Dana

Penggunaan Dana

Pertanggungan Dana ke Universitas

Alur Penetapan Biaya

Pendidikan

Mulai

Ka. Bid. Keuangan Usulan Besar PAGU Biaya Pendidikan dan Kuota untuk

dibahas di RAPIM Pimpinan Universitas

Telkom

RAPIM Pembahasan Biaya Pendidikan dan Kuota

YPT

SK YPT Penetapan Besar Biaya Pendidikan dan Kuota

Jumlah Mahasiswa

SELESAI Rapat Koordinasi Pembahasan hasil survey,

Analisis

Pimpinan Universitas Telkom Usulan Besar Biaya Pendidikan dan Kuota untuk

diajukan ke YPT

Rektor

SK Rektor Penetapan Kuota dan Besar Biaya Pendidikan

Pertimbangan:

• Data penetapan biaya pendidikan tahun sebelumnya

• Nilai capex dan opex yang dihitung beberapa tahun

• Jumlah Mahasiswa

• Keberlangsungan (Sustainability) Perguruan Tinggi

• Kompetisi biaya dengan Perguruan Tinggi kompetitor

• Faktor daya beli masyarakat

Postur RKA

Akademik (Tridharma) dan Kemahasiswaan

Kelembagaan dan Pengembangan Program

Sumberdaya:

- SDM (Dosen & Tenaga Kependidikan)

- Sarana/Prasarana

- Keuangan

Siklus Penyusunan, Monitoring dan

Evaluasi Implementasi RKA

v

Laporan Kinerja dan Keuangan Triwulanan

(TW1, TW2, TW3, TW4)

_à

Realisasi dan Outlook

v

Laporan Kinerja dan Keuangan Tahunan

v

Lingkup: Neraca, Arus Kas, Perubahan Aktiva,

Laporan Aktivitas (income state)

v

Pertanggungan Penggunaan Alokasi Dana (max.

Bulanan )

Aplikasi RKA dan Pengelolaan Keuangan

v

Aplikasi untuk Sistem Perencanaan, Penyusunan Program

dan Penganggaran (SP4) yang terpadu dengan pengelolaan

transaksi keuangan dan laporan keuangan.

v

Sistem Informasi Manajemen Transaksi Keuangan (SIMTU):

Ø

SIM Anggaran

Ø

SIM Transaksi Keuangan

Ø

SIM Laporan Keuangan

v

Pengembangan

_à

Integrasi SIMTU dengan:

Ø

SIM Operasional Akademik

Ø

SIM Pengelolaan Asset

Monev Implementasi

RIP, Renstra, dan RKM/RKA

Siklus Perencanaan dimulai: • Review Misi/Visi

• Environmental scan

• SWOT dan GAP Analysis • Menetapkan Tujuan

• Menetapkan rencana Implementasi

Proses Review Tahunan

Akhir Review Perencanaan: • Pencapaian Tujuan

• Keberhasilan tambahan

• Tujuan yang tetap dapat diterapkan Pra-Perencanaan untuk Rencana baru:

• Mengembangkan temuan awal • Mengevaluasi kesuksesan proses • Review Satuan Tugas Perencanaan

Pelembagaan Monev Implementasi

RIP, Renstra, dan RKA

v

Konteks Monitoring & Evaluasi:

Ø

Perencanaan, Pengembangan dan Peformansi

Ø

Audit Internal

Ø

Sistem Penjaminan Mutu

Ø

Reward and Punishment

v

Operasional Perencanaan dan Monev:

Ø

Unit Perencanaan, Pengembangan dan Peformansi

Ø

Satuan Penjaminan Mutu

Ø

Satuan Audit Internal

Pelembagaan Monev Implementasi

RIP, Renstra, dan RKA (Cont’d)

v

Kontrak Managemen:

Ø

KM Lembaga/Rektor

Ø

KM Kantor Wakil Rektor

Ø

KM Fakultas/Dekan

Ø

KM Program Studi

Ø

KM Kelompok Keahlian

v

Reward and Punishment:

Ø

Sistem Penilaian Kinerja Institusi/Unit/Personalia

Komitmen Kebijakan Khusus

1. Alokasikan untuk pembiayaan internal kegiatan

penelitian sedikitnya 5 % dari anggaran biaya

operasional.

2. Alokasi SHU (Sisa Hasil Usaha):

v

Tambahan Investasi

80%

v

Tambahan Pengembangan SDM

10%

v

Insentif Pegawai (Dosen+Tendik) 10%

3. RKA memuat alokasi depresiasi dan amortisasi

berdasarkan jenis-jenis asset sesuai ketentuan aturan

yang berlaku.

4. Pengelolaan tersistem dan transaksi nirtunai (

cashless

).

5. Single Account

Persiapan –

Kunci Sukses Penyusunan

v

Standar Template Penyusunan RIP, Renstra, dan RKM/RKA

v

Satuan Tugas Penyusun RIP, Renstra, dan RKM/RKA

Ø

Kemampuan analisis (historis – kekinian – futuristik),

Ø

Pengalaman manajemen PT

Ø

Visioner

Ø

Prinsip dasar penyusunan RIP dan Renstra

v

Kelengkapan Data dan Informasi

v

Rencana kerja, jadwal, target

v

Proses Perencanaan yang terstruktur

_à

Berbasis Evaluasi Diri

v

Waktu dan Finansial

Pustaka

1. Statuta Universitas Telkom

2. Rencana Induk Pengembangan Universitas Telkom 2013-2038

http://telkomuniversity.ac.id/images/uploads/RIP_TEL-U_KEP_YPT._No._1068_Des_2014.pdf

3. Rencana Strategis Universitas Telkom 2014-2018

( http://telkomuniversity.ac.id/images/uploads/RENSTRA_TEL-U_KEP_YPT._No._1156_Des_2014.pdf )

4. SK Dewan Pengurus Yayasan Pendidikan Telkom Nomor:

0590/00/SET-04/YPT/2015 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kerja Manajemen(RKM) dan Rencana Kerja Anggaran (RKA) YPT Tahun 2016

5. SOP Penyusunan Rencana Kegiatan Manajemen dan Anggaran (RKMA) Universitas Telkom Nomor : Tel_U-NA-WR2-KKU-BAG-PR-001

6. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Sarjana 7. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Diploma 8. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Magister 9. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Doktor 10. SN Dikti Pembiayaan Pendidikan Universitas Telkom

11. SN Dikti Pembiayaan Penelitian Universitas Telkom

Terima Kasih

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi

Kopertis Wilayah IV Jawa Barat dan Banten

Pelembagaan Monev Implementasi

RIP, Renstra, dan RKA

v

Konteks Monitoring & Evaluasi:

Ø

Perencanaan, Pengembangan dan Peformansi

Ø

Audit Internal

Ø

Sistem Penjaminan Mutu

Ø

Reward and Punishment

v

Operasional Perencanaan dan Monev:

Ø

Unit Perencanaan, Pengembangan dan Peformansi

Ø

Satuan Penjaminan Mutu

Ø

Satuan Audit Internal

Pelembagaan Monev Implementasi

RIP, Renstra, dan RKA (Cont’d)

v

Kontrak Managemen:

Ø

KM Lembaga/Rektor

Ø

KM Kantor Wakil Rektor

Ø

KM Fakultas/Dekan

Ø

KM Program Studi

Ø

KM Kelompok Keahlian

v

Reward and Punishment:

Ø

Sistem Penilaian Kinerja Institusi/Unit/Personalia

Komitmen Kebijakan Khusus

1. Alokasikan untuk pembiayaan internal kegiatan

penelitian sedikitnya 5 % dari anggaran biaya

operasional.

2. Alokasi SHU (Sisa Hasil Usaha):

v

Tambahan Investasi

80%

v

Tambahan Pengembangan SDM

10%

v

Insentif Pegawai (Dosen+Tendik) 10%

3. RKA memuat alokasi depresiasi dan amortisasi

berdasarkan jenis-jenis asset sesuai ketentuan aturan

yang berlaku.

4. Pengelolaan tersistem dan transaksi nirtunai (

cashless

).

5. Single Account

Persiapan –

Kunci Sukses Penyusunan

v

Standar Template Penyusunan RIP, Renstra, dan RKM/RKA

v

Satuan Tugas Penyusun RIP, Renstra, dan RKM/RKA

Ø

Kemampuan analisis (historis – kekinian – futuristik),

Ø

Pengalaman manajemen PT

Ø

Visioner

Ø

Prinsip dasar penyusunan RIP dan Renstra

v

Kelengkapan Data dan Informasi

v

Rencana kerja, jadwal, target

v

Proses Perencanaan yang terstruktur

_à

Berbasis Evaluasi Diri

v

Waktu dan Finansial

Pustaka

1. Statuta Universitas Telkom

2. Rencana Induk Pengembangan Universitas Telkom 2013-2038

http://telkomuniversity.ac.id/images/uploads/RIP_TEL-U_KEP_YPT._No._1068_Des_2014.pdf

3. Rencana Strategis Universitas Telkom 2014-2018

( http://telkomuniversity.ac.id/images/uploads/RENSTRA_TEL-U_KEP_YPT._No._1156_Des_2014.pdf )

4. SK Dewan Pengurus Yayasan Pendidikan Telkom Nomor:

0590/00/SET-04/YPT/2015 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kerja Manajemen(RKM) dan Rencana Kerja Anggaran (RKA) YPT Tahun 2016

5. SOP Penyusunan Rencana Kegiatan Manajemen dan Anggaran (RKMA) Universitas Telkom Nomor : Tel_U-NA-WR2-KKU-BAG-PR-001

6. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Sarjana 7. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Diploma 8. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Magister 9. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Prgram Studi Doktor 10. SN Dikti Pembiayaan Pendidikan Universitas Telkom

Terima Kasih

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi

Kopertis Wilayah IV Jawa Barat dan Banten