AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI 1
AUDIT INTERNAL TERHADAP FUNGSI PRODUKSI
DISUSUN OLEH KELOMPOK 5:
-
AfifahAsriani
(13320065)
Berianto
(13320119)
Fadilah
(13320103)
Hilda NurHikma
(13320047)
Ianah
(13320087)
RaniFajriIsnaini
(13320145)
Semester VII
AKUNTANSI S1-PAGI
UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA
AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI
Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini,
menuntut perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan
permintaan pasar menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan
menempatkan produk tepat waktu di pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai dengan
spesifikasi pelanggan. Pemahaman terhadap kondisi ini dan komitmen untuk memuaskan
pelanggan, mendorong perusahaan merancang proses produksi sedemikian rupa
sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan pelanggan dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu yang tepat.
Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam keunggulan
bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses produksi, dan
pemasaran produk. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup keseluruhan system
industry mulai dari pemesanan material sampai dengan distribusi produk kepada konsumen,
pelayanan purna jual, dan desain ulang produk.
Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan
konsumen terhadap suatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan
merancang desain produk yang sesuai dengan keinginan pasar. Sertiap desain produk
menetapkan model dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi sehinggaproduk
yang dihasilkan dapat memenuhi spesifikasi pelanggan. Di samping itu,proses produksi
harus berjalan secara efektif dan efisien untuk menghasilkan produkberkualitas dengan biaya
serendah mungkin.
Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi
outputbertanggung jawab untuk mneghasilkan produk dalam kualitas dan kuantitas yangtelah
ditentukan, tepat waktu, secara efektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulaidari
perencenaaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi, fungsi ini harus secaraoptimal
mengubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yangdimiliki
perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumberdaya dan fasilitas),
jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus dikonsentrasikan untuk
memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memilikikeunggulan dalam intensitas
persaingan yang sangat ketat ini.
Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatanwaktu
dalam menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaingperusahaan.
Terlambat menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidakmenyediakan sama
sekali karena perusahaan telah kehilangan kesempatan daripelanggan memilih produk
sejenis yang banyak tersedia di pasar. Perusahaan tidakcukup hanya mengandalkan loyalitas
pelanggan yang setia menunggu sampai denganproduk yang dihasilkan perusahaan tersedia di
pasar. Tetapi, yang lebih pentingmenyediakan produk tepat waktu di pasar adalah
penghargaan kepada pelanggan atasloyalitasnya menggunakan produk perusahaan dalam
memenuhi kebutuhannya.
Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuanperusahaan
memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhantersebut. Kualitas
berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhanpenggunanya. Berbagai
dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satuyang mendapat perhatian adalah
kesesuaian (conformance) antara manfaat yangdiberikan produk tersebut dengan harapan
penggunanya.
Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yangtepat
belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produkharus dihasilkan
melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumberdaya menjadi pedoman
dalam setiap proses transformasi. Menghasilkan produkdengan biaya produksi yang
rendah tanpa mengorbankan atribut kepuasanpelanggan, berarti perusahaan telah
bergerak menuju keunggulan bersaingnya.Dengan biaya produksi yag rendah perusahaan
dapat menawarkan produk tersebutkepada pelanggan dengan harga lebih rendah
relative daripada pesaing tanpamengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.
Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuaidengan
kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasikelemahankelemahan yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainyatujuan fungsi ini
dan mencari solusi perbaikannya, perusahaan melakukan audit atasfungsi produksi dan
operasi baik yang dilakukan secara adhoc maupun secaraperiodik.
Dalam akuntansi biaya, biaya digolongkan dengan berbagai macam cara.
Umumnya penggolongan biaya ini ditentukan atas dasar tujuan yang
hendak dicapai dengan penggolongan tersebut, karena dalam akuntansi
biaya dikenal konsep: different cost for different purpose.
Dalam buku Akuntansi Biaya, biaya dapat digolongkan menurut:
1.
Objek pengeluaran.
2.
Fungsi pokok dalam perusahaan.
3.
Hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai.
4.
Perilaku biaya dalam hubungannya dengan perubahan volume
kegiatan.
5.
Jangka waktu manfaatnya”
(Mulyadi, 2000, 14)
Uraian Penggolongan biaya menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1.
Penggolongan Biaya Menurut Objek Pengeluaran.
Dalam cara penggolongan ini, nama obyek pengeluaran merupakan dasar
penggolongan biaya. Misalnya nama obyek pengeluaran adalah bahan
bakar, maka semua pengeluaran yang berhubungan dengan bahan bakar
disebut “biaya bahan bakar”. Contoh penggolongan biaya atas dasar
obyek pengeluaran dalam Perusahaan Kertas adalah sebagai berikut:
biaya merang, biaya jerami, biaya gaji dan upah, biaya soda, biaya
depresiasi mesin, biaya asuransi, biaya bunga dan biaya zat warna.
2.
Penggolongan Biaya Menurut Fungsi Pokok Perusahaan.
Dalam perusahaan manufaktur, ada tiga fungsi pokok, yaitu fungsi
produksi, fungsi pemasaran, dan fungsi administrasi dan umum. Oleh
karena itu dalam perusahaan manufaktur, biaya dapat dikelompokkan
menjadi tiga kelompok :
>Biaya produksi. Merupakan biaya-biaya yang terjadi untuk mengolah
bahan baku menjadi produk jadi yang siap untuk dijual. Menurut obyek
pengeluarannya, secara garis besar biaya produksi ini dibagi menjadi :
Biaya bahan baku. (prime cost). Biaya yang dikeluarkan terkait dengan bahan
baku pembuatan produk
1.
Biaya tenaga kerja langsung (prime cost). Biaya yang dikeluarkan dapat
diperhitungkan secara langsung terhadap aktifitas tingkatan produksi.
Biaya ini juga mudah untuk teridentifikasi karena besar kecilnya biaya
ini terkait pada aktifitas produksi, contoh biaya tenaga kerja langsung :
Upah Buruh Pabrik, Upah Buruh angkut, Upah Buruh Potong, Upah
buruh adonan & Upah Lain-lain
2.
Biaya overhead pabrik / konversi (convertion cost). Contoh BOP antara
lain;
o
Tenaga kerja tidak langsung : Biaya yang dikeluarkan tidak
dapat diperhitungkan secara langsung terhadap aktifitas produksi. Gaji
Karyawan yang bekerja dalam departemen pembantu, seperti
departemen-departemen pembangkit tenaga listrik, uap, bengkel dan
depertemen gudang. Karyawan tertentu yang bekerja dalam
departemen produksi, seperti kepala departemen produksi, karyawan
adminstrasi pabrik, dan mandor.
o
Biaya bahan mentah tidak langsung (bahan penolong)
o
Biaya Reparasi dan Pemeliharaan : biaya reparasi dan pemeliharaan
berupa biaya suku cadang (spareparts), biaya bahan habis pakai (factory supplies)
dan harga perolehan jasa dari pihak luar perusahaan untuk keperluan perbaikan dan
pemeliharaan
emplasemen,
perumahan,
bangunan
pabrik,
mesin-mesin
dan
equipmen, kendaraan, perkakas laboraturium, dan aktiva tetap lain yang digunakan
o
o
untuk keperluan pabrik.
Biaya yang timbul sebagai akibat penilaian terhadap aktiva tetap
:
Biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok ini antara lain adalah
biaya-biaya depresiasi emplasemen pabrik, bangunan pabrik, mesin
dan equipmen, perkakas laboraturium, alat kerja dan aktiva tetap lain
yang digunakan di pabrik.
Biaya yang timbul sebagai akibat berlalunya waktu : Biaya-biaya
yang termasuk dalam kelompok ini antara lain adalah biaya-biaya
asuransi gedung dan emplasemen, asuransi mesin dan equipmen,
asuransi kendaraan, asuransi
amortisasi karugian trial-run.
kecelakaan
karyawan,
dan
biaya
Biaya overhead pabrik lain yang secara langsung memerlukan
o
Biaya overhead pabrik yang termasuk dalam
kelompok ini antara lain adalah biaya reparasi yang diserahkan kepada
pihak luar perusahaan, biaya listrik PLN dan sebagainya Oleh karena
begitu banyaknya jenis biaya-biaya yang terjadi di dalam pabrik, maka
memerlukan perhatian khusus. Untuk merencanakan besarnya dana
yang harus dianggarkan untuk anggaran biaya overhead pabrik,
terdapat dua masalah pokok yang perlu perhatian khusus yakni
penanggungjawab perencanaan biaya.
>Biaya
pemasaran. Merupakan
biaya-biaya yang terjadi untuk
melaksanakan pemasaran produk. Contohnya adalah biaya iklan; biaya
promosi, biaya angkutan dari gudang perusahaan ke gudang pembeli; gaji
karyawan bagian-bagian yang melaksanakan kegiatan pemasaran; biaya
contoh (sample).
>Biaya
administrasi
dan
umum.
Merupakan
biaya-biaya
untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk.
Contoh biaya ini adalah biaya gaji karyawan Bagian Keuangan, Akuntansi,
Personalia dan Bagian Hubungan Masyarakat, biaya pemeriksaan akuntan,
biaya foto copy.
pengeluaran uang tunai
3. Penggolongan Biaya Menurut Hubungan Biaya dengan Sesuatu yang
Dibiayai.
Sesuatu yang dibiayai dapat berupa produk atau departemen. Dalam
hubungannya dengan sesuatu yang dibiayai, biaya dikelompokkan
menjadi dua golongan:
o
Biaya langsung. Biaya langsung adalah biaya yang terjadi, yang
penyebab satu-satunya adalah karena adanya sesuatu yang dibiayai.
Jika sesuatu yang dibiayai tersebut tidak ada, maka biaya langsung ini
tidak akan terjadi. Dengan demikian biaya langsung akan mudah
diidentifikasikan dengan sesuatu yang dibiayai. Biaya produksi
langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja
langsung. Biaya langsung departemen (direct departmental cost)
adalah semua yang terjadi di dalam departemen tertentu.
o
Biaya tidak langsung. Biaya tidak langsung adalah biaya yang
terjadinya tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. Biaya
tidak langsung dalam hubungnnya dengan produk disebut dengan istilah
biaya produksi tidak langsung atau biaya overhead pabrik (factory overhead cost) .
Biaya ini tidak mudah diidentifikasikan dengan produk tertentu. Dalam
hubungannya dengan departemen, biaya tidak langsung adalah biaya
yang terjadi di suatu departemen.
4. Penggolongan Biaya Menurut Perilakunya
Perubahan
Volume
dalam Hubungannya dengan
Kegiatan.
Dalam hubungannya dengan perubahan volume kegiatan, biaya dapat
digolongkan menjadi:
o
Biaya variabel. Biaya variabel adalah biaya yang jumlah totalnya
berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Contoh biaya
variabel adalah biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung.
o
Biaya semivariabel. Biaya semivariabel adalah biaya yang berubah
tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Biaya
semivariabel mengandung unsur biaya tetap dan biaya variabel.
o
Biaya semifixed. Biaya semifixed adalah biaya yang tetap untuk
tingkat volume kegiatan tertentu dan berubah dengan jumlah konstan
pada volume produksi tertentu.
o
Biaya tetap. Biaya tetap adalah biaya yang jumlah totalnya tetap
dalam kisar volume kegiatan tertentu. Contoh dari biaya tetap adalah
biaya gaji.
5.
Penggolongan Biaya Atas Dasar Jangaka Waktu Manfaatnya.
Atas dasar jangka waktu manfaatnya, biaya dapat dibagi menjadi dua:
o
Pengeluaran modal (capital expenditures). Pengeluaran modal adalah
biaya yang mempunyai manfaat lebih dari satu periode akuntansi.
Pengeluaran modal ini pada saat terjadinya dibebankan sebagai harga
pokok aktiva, dan dibebankan dalam tahun-tahun yang menikmati
manfaatnya dengan cara didepresiasi, diamortisasi atau deplesi.
o
Pengeluaran
pendapatan adalah biaya yang hanya mempunyai manfaat dalam
periode akuntansi terjadinya pengeluaran tersebut. Pada saat
terjadinya, pengeluaran pendapatan ini dibebankan sebagai biaya dan
dipertemukan dengan pendapatan yang diperoleh dari pengeluaran
biaya tersebut.
Pengeluaran
pendapatan
(revenue
expenditures).
AUDIT OPERASIONAL TERHADAP FUNGSI PRODUKSI
Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi
merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.
Selain itu, produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen
menjalankan fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi
dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai
tujuan produksi yang telah ditetapkan.
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap
keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsiini telah berjalan
dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit inidilakukan tidak hanya terbatas
pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapifungsi pengendalian kualitas.
Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :
1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang
telahditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera
dapatdiperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dariberbagai
pihak yang terkait.
PRINSIP-PRINSIP UMUM
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan auditini,
dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya.
Prinsip-prinsip tersebut antar lain:
1. Tujuan utama audit adalah untuk menenntukan apakah proses produksi danoperasi
produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteriayang telah
ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkankonsisten dengan
standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasibagian yang memerlukan
perbaikan.
2. Auditor
harus
secara
objektif
dan
sistematis
mengumpulkkan
danmenganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian
terhadapketaatan perusahaan dalam menerapkan kriteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklasifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitasproduksi
dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat
rekomendasi untuk peningkatan. Disamping
itu, auditor harusmendiskusikan
beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yangmasih terjadi dan
merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menentukanlangkah yang paling tepat
untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
TUJUAN AUDIT
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui:
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan(pasar).
2. Apakah strategis sertarencanaproduksidan operasi sudah cermat menghubungkan
antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya
serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahankelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki
perusahaan.
4. Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya
proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan
dan perbaikan fasilitas
produksi dan
operasi
telahberjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung
dihasilkannyaproduk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan waktu
yang telahditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi
telahmelaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan
perusahaan.
MANFAAT AUDIT
Audit fungsi produksi
menilaibagaimana fungsi ini
perusahaansecara keseluruhan.
dan operasi dapat membantu manajemen dalam
berjalan dalam
mendukung pencapaian
tujuan
Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentangketaatan
dan kemampuan fungsi dan produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta
strategi yang telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksidan
operasi yang telah dilakukan peruahaan serta hambatan-hambatan yangdihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapaitujuan
produksidan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
pencapaian tujuan perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT
Tahap-tahap audit produksi dan operasi meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
Audit pendahuluan
Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen
Audit lanjutan.
Pelaporan
Tindak lanjut.
Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor
denganorganisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana
auditdan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan
diaudit,mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada
prosesproduksi dan operasi.
Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara
umum,produk yang dihasilkan, proses produksi yang melakukan peninjauan
terhadappabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan
danberbagai sumber daya penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya.
Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan
(menduga)kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan
operasiperusahaan auditee. Hasil pengamatan pada tahapan audit ini dirumuskan ke
dalambentuk tujuan audit sementara (tentative audit objective) yang akan dibahas lebihlanjut
pada proses audit berikutnya.
Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa
perubahanyang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, perusahaan,
sejakhasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan,
auditormelakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabelvariabel yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai kebijakandan
peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yangsehat,
dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkandalam menunjang
usaha pencapaian tujuan tersebut.
Disamping
itu,
pada
tahap
ini
auditor
juga
mengidentifikasikan
danmengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadiyang
mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadaphasil audit
terdahulu juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektifyang harus
diambil.Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini,
auditormendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan
kompetenserta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih
dalamterhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan
auditsebelumnya. Dengan menghubungkan permasalahan yang dirumuskan dalam
bentuktujuan audit sementara dan ketersediaan data serta akses untuk
mendapatkannya,auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya yang akan
dialami padaaudit lanjutan.
Audit Lanjutan (Terinci)
Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan
temuanterhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan
denganproduksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit
dilakukanuntuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya halhalyang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Di samping itu, analisis
terhadap
hubungan
kapabilitas
potensial
yang
dimiliki
dan
utilisasi
kapabilitastersebut di dalam perusahaan sangat penting dalam proses audit.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya,
auditormenggunakan daftar pertanyaan (audit checklist)
yang ditujukan kepada
berbagaipihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
Dalam wawancara
yang
dilakukan,
auditor
harus
menyoroti
keseluruhan
dariketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang
telahdilakukan.
Pelaporan
Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalamkertas
kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit danrumusan
rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi ataskekurangankekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajianhasil audit kepada
pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut.
Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
Informasi Latar Belakang
Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaanyang
diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumberdaya yang
mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut.
Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor danringkasan
audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.
Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi
ataskekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukunghasil
analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika rekomendasi iniditerapkan serta
dampak negatif yang mungkin terjadi di masa depan jikarekomendasi ini tidak
diterapkan.
Ruang Lingkup Audit
Ruang
lingkup
audit
menjelaskan
tentang
cakupan
(luas)
audit
yangdilakukan, sesuai dengan penugasan yang diterima (disepakati) dengan
pemberi tugas audit.
Tindak Lanjut
Rekomendasi
yang
disajikan
auditor
dalam
laporannya
merupakan
alternatifperbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan
(kekurangan)yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang
dilakukanmerupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya
menjadilebih baik dari yang sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor
mendampingimanajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan
program-program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efeektif
dan efisien.
RUANG LINGKUP AUDIT
Ruang
lingkup
audit
produksi
dan
operasi
meliputi
keseluruhan
dariprogram/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian
dariwewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:
1. Rencana produksi dan operasi
2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
3. Pengendalian produksi dan operasi
Rencana Produksi dan Operasi
Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain,yang
merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Rencana
ini
mengubungkan
kebutuhan
pasar
atas
produk
yangdipersayaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi,
rencanapersediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal
hasilinvestasi yang dipersyaratkan investor.
Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan,
dapatdiidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang
merupakanselisih (kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri
untukmemenuhinya.
Menghubungkan
peluang-peluang
ini
dengan
kondisi
internalperusahaan, rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha
yangakan
dilakukan
untuk
memuaskan
kebutuhan
pasar
dengan
mengoptimalkanpenggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi
danoperasi dalam periode tertentu.
Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi
padaperusahaan, yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang
danpencapaian tujuan
perusahaan. Rencana
induk
harus
mencerminkan
optimalisasipenggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin
terjadinyakapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus
didasarkanpada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaanya, peluang dan ancaman
yangdihadapi
dan
usaha-usaha
untuk
melakukan
perbaikan
berkelanjutan
untukmeningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Suatu rencana induk memuat tentang:
1. Jadwal induk produksi
2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi
3. Tingkat persediaan
4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi
Jadwal Induk Produksi Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang
akan dibuat dan kapanakan di buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini
mendiskripsikanberapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang,
kapanproduk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber dayaapa
saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencanaoperasi
perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi
Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap
jadwalproduksi utama. Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat
dalammeramalkan kebutuhan kapasitasnya
di
masa depan. Pertimbangan kapasitas
iniharus
mendasari
terjadinya
praktik
optimalisasi
terhadap
penggunaan
kapasitasproduksi. Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya
kapasitasmenganggur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.
Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahanbaku,
barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies).Untuk apa dan
berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdiskripsikandalam kebijakan
persediaan perusahaan. Kebijakan tentang persediaan bahan bakuharus memerhatikan
hubungan permintaan atas persediaan tersebut. Menghubungkanrantai nilai eksternal
(pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai internal (prosesdan kerja sama antarfungsi
di dalam perusahaan), menjadikan proses produksiberjalan sangat efektif dan efisien.
Proses produksi yang berjalan yang tepat dapatmeminimalkan berbagai pemborosan
karena pemeliharaan fasilitas produksidilakukan dengan jadwal yang ketat dan bahan
yang diolah sesuai dengan spesifikasimesin dan standar kualitas produk yang telah
ditetapkan.
Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini
produksibertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna
memperolehoptimilisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi
melaluipenyeimbangan waktu kerja antar stasiun kerja.
Secara teknis dalam menyusunkeseimbangan lini ini, terdapat 2 faktor, yaitu :
i) Jumlah waktu seluruh tugas dan
ii) Waktu elemen tugas terpanjang, agar waktu siklus yang minimum diketahui.
Metodeini mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi
yangoptimal dengan prosedur sebagai berikut :
1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal
2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia
3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal
4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur di atassampai
semua penugasan selesai
KESIMPULAN
Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi
merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.
Beberapa alasan yang mendasari perlunya dilakukan audit produksi, antara lain:
1. Proses produksi dan operasi hams berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi hams ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses hams diungkapkan.
4. Pendekatan proaktif haras menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif hams mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai
pihak yang terkait.
Dalam audit mempunyai prinsip – prinsip kerja sebagai pedoman kerja auditor.
Tahap audit meliputi :
1. Audit pendahuluan
2. Revieuan pengujian terhadap pengendalian manajemen
3. Audit lanjutan.
4. Pelaporan
5. Tindak lanjut
RUANG LINGKUP AUDIT
Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi :
Rencana produksi dan operasi
Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktifitas
pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keungan, ketersediaan
SDM, bahan baku, dan tingkat timbal balik hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Suatu rencana induk memuat tentang :
1. Jadwal induk produksi.
2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi.
3. Tingkat persediaan.
4. Perencanaan keseimbangan linyas produksi.
Sistem produksi yang sering dipergunakan dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :
1. Proses produksi yang kontinue (continuous process) – dimana peralatan produksi
yang digunakan disusun dan diatur dengan memperhatikan urut-urutan kegiatan atau
routing dalam menghasilkan produk tersebut, serta arus bahan dalam proses telah
distandardisir.
2. Proses produksi yang terputus-putus (intermitten process) – dimana kegiatan produksi
dilakukan tidak standar, tetapi didasarkan produk yang dikerjakan, sehingga peralatan
produksi yang digunakan disusun dan diatur yang dapat bersifat lebih luwes
( flexible ) untuk dapat dipergunakan bagi menghasilkan berbagai produk dan
berbagai ukuran.
3. Proses produksi yang bersifat proyek – dimana kegiatan produksi dilakukan pada
tempat dan waktu yang berbeda-beda, sehingga peralatan produksi yang digunakan
ditempatkan di tempat atau lokasi dimana proyek tersebut dilaksanakan dan pada saat
yang direncanakan.
DISUSUN OLEH KELOMPOK 5:
-
AfifahAsriani
(13320065)
Berianto
(13320119)
Fadilah
(13320103)
Hilda NurHikma
(13320047)
Ianah
(13320087)
RaniFajriIsnaini
(13320145)
Semester VII
AKUNTANSI S1-PAGI
UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA
AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI
Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini,
menuntut perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan
permintaan pasar menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan
menempatkan produk tepat waktu di pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai dengan
spesifikasi pelanggan. Pemahaman terhadap kondisi ini dan komitmen untuk memuaskan
pelanggan, mendorong perusahaan merancang proses produksi sedemikian rupa
sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan pelanggan dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu yang tepat.
Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam keunggulan
bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses produksi, dan
pemasaran produk. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup keseluruhan system
industry mulai dari pemesanan material sampai dengan distribusi produk kepada konsumen,
pelayanan purna jual, dan desain ulang produk.
Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan
konsumen terhadap suatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan
merancang desain produk yang sesuai dengan keinginan pasar. Sertiap desain produk
menetapkan model dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi sehinggaproduk
yang dihasilkan dapat memenuhi spesifikasi pelanggan. Di samping itu,proses produksi
harus berjalan secara efektif dan efisien untuk menghasilkan produkberkualitas dengan biaya
serendah mungkin.
Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi
outputbertanggung jawab untuk mneghasilkan produk dalam kualitas dan kuantitas yangtelah
ditentukan, tepat waktu, secara efektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulaidari
perencenaaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi, fungsi ini harus secaraoptimal
mengubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yangdimiliki
perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumberdaya dan fasilitas),
jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus dikonsentrasikan untuk
memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memilikikeunggulan dalam intensitas
persaingan yang sangat ketat ini.
Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatanwaktu
dalam menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaingperusahaan.
Terlambat menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidakmenyediakan sama
sekali karena perusahaan telah kehilangan kesempatan daripelanggan memilih produk
sejenis yang banyak tersedia di pasar. Perusahaan tidakcukup hanya mengandalkan loyalitas
pelanggan yang setia menunggu sampai denganproduk yang dihasilkan perusahaan tersedia di
pasar. Tetapi, yang lebih pentingmenyediakan produk tepat waktu di pasar adalah
penghargaan kepada pelanggan atasloyalitasnya menggunakan produk perusahaan dalam
memenuhi kebutuhannya.
Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuanperusahaan
memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhantersebut. Kualitas
berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhanpenggunanya. Berbagai
dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satuyang mendapat perhatian adalah
kesesuaian (conformance) antara manfaat yangdiberikan produk tersebut dengan harapan
penggunanya.
Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yangtepat
belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produkharus dihasilkan
melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumberdaya menjadi pedoman
dalam setiap proses transformasi. Menghasilkan produkdengan biaya produksi yang
rendah tanpa mengorbankan atribut kepuasanpelanggan, berarti perusahaan telah
bergerak menuju keunggulan bersaingnya.Dengan biaya produksi yag rendah perusahaan
dapat menawarkan produk tersebutkepada pelanggan dengan harga lebih rendah
relative daripada pesaing tanpamengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.
Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuaidengan
kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasikelemahankelemahan yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainyatujuan fungsi ini
dan mencari solusi perbaikannya, perusahaan melakukan audit atasfungsi produksi dan
operasi baik yang dilakukan secara adhoc maupun secaraperiodik.
Dalam akuntansi biaya, biaya digolongkan dengan berbagai macam cara.
Umumnya penggolongan biaya ini ditentukan atas dasar tujuan yang
hendak dicapai dengan penggolongan tersebut, karena dalam akuntansi
biaya dikenal konsep: different cost for different purpose.
Dalam buku Akuntansi Biaya, biaya dapat digolongkan menurut:
1.
Objek pengeluaran.
2.
Fungsi pokok dalam perusahaan.
3.
Hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai.
4.
Perilaku biaya dalam hubungannya dengan perubahan volume
kegiatan.
5.
Jangka waktu manfaatnya”
(Mulyadi, 2000, 14)
Uraian Penggolongan biaya menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1.
Penggolongan Biaya Menurut Objek Pengeluaran.
Dalam cara penggolongan ini, nama obyek pengeluaran merupakan dasar
penggolongan biaya. Misalnya nama obyek pengeluaran adalah bahan
bakar, maka semua pengeluaran yang berhubungan dengan bahan bakar
disebut “biaya bahan bakar”. Contoh penggolongan biaya atas dasar
obyek pengeluaran dalam Perusahaan Kertas adalah sebagai berikut:
biaya merang, biaya jerami, biaya gaji dan upah, biaya soda, biaya
depresiasi mesin, biaya asuransi, biaya bunga dan biaya zat warna.
2.
Penggolongan Biaya Menurut Fungsi Pokok Perusahaan.
Dalam perusahaan manufaktur, ada tiga fungsi pokok, yaitu fungsi
produksi, fungsi pemasaran, dan fungsi administrasi dan umum. Oleh
karena itu dalam perusahaan manufaktur, biaya dapat dikelompokkan
menjadi tiga kelompok :
>Biaya produksi. Merupakan biaya-biaya yang terjadi untuk mengolah
bahan baku menjadi produk jadi yang siap untuk dijual. Menurut obyek
pengeluarannya, secara garis besar biaya produksi ini dibagi menjadi :
Biaya bahan baku. (prime cost). Biaya yang dikeluarkan terkait dengan bahan
baku pembuatan produk
1.
Biaya tenaga kerja langsung (prime cost). Biaya yang dikeluarkan dapat
diperhitungkan secara langsung terhadap aktifitas tingkatan produksi.
Biaya ini juga mudah untuk teridentifikasi karena besar kecilnya biaya
ini terkait pada aktifitas produksi, contoh biaya tenaga kerja langsung :
Upah Buruh Pabrik, Upah Buruh angkut, Upah Buruh Potong, Upah
buruh adonan & Upah Lain-lain
2.
Biaya overhead pabrik / konversi (convertion cost). Contoh BOP antara
lain;
o
Tenaga kerja tidak langsung : Biaya yang dikeluarkan tidak
dapat diperhitungkan secara langsung terhadap aktifitas produksi. Gaji
Karyawan yang bekerja dalam departemen pembantu, seperti
departemen-departemen pembangkit tenaga listrik, uap, bengkel dan
depertemen gudang. Karyawan tertentu yang bekerja dalam
departemen produksi, seperti kepala departemen produksi, karyawan
adminstrasi pabrik, dan mandor.
o
Biaya bahan mentah tidak langsung (bahan penolong)
o
Biaya Reparasi dan Pemeliharaan : biaya reparasi dan pemeliharaan
berupa biaya suku cadang (spareparts), biaya bahan habis pakai (factory supplies)
dan harga perolehan jasa dari pihak luar perusahaan untuk keperluan perbaikan dan
pemeliharaan
emplasemen,
perumahan,
bangunan
pabrik,
mesin-mesin
dan
equipmen, kendaraan, perkakas laboraturium, dan aktiva tetap lain yang digunakan
o
o
untuk keperluan pabrik.
Biaya yang timbul sebagai akibat penilaian terhadap aktiva tetap
:
Biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok ini antara lain adalah
biaya-biaya depresiasi emplasemen pabrik, bangunan pabrik, mesin
dan equipmen, perkakas laboraturium, alat kerja dan aktiva tetap lain
yang digunakan di pabrik.
Biaya yang timbul sebagai akibat berlalunya waktu : Biaya-biaya
yang termasuk dalam kelompok ini antara lain adalah biaya-biaya
asuransi gedung dan emplasemen, asuransi mesin dan equipmen,
asuransi kendaraan, asuransi
amortisasi karugian trial-run.
kecelakaan
karyawan,
dan
biaya
Biaya overhead pabrik lain yang secara langsung memerlukan
o
Biaya overhead pabrik yang termasuk dalam
kelompok ini antara lain adalah biaya reparasi yang diserahkan kepada
pihak luar perusahaan, biaya listrik PLN dan sebagainya Oleh karena
begitu banyaknya jenis biaya-biaya yang terjadi di dalam pabrik, maka
memerlukan perhatian khusus. Untuk merencanakan besarnya dana
yang harus dianggarkan untuk anggaran biaya overhead pabrik,
terdapat dua masalah pokok yang perlu perhatian khusus yakni
penanggungjawab perencanaan biaya.
>Biaya
pemasaran. Merupakan
biaya-biaya yang terjadi untuk
melaksanakan pemasaran produk. Contohnya adalah biaya iklan; biaya
promosi, biaya angkutan dari gudang perusahaan ke gudang pembeli; gaji
karyawan bagian-bagian yang melaksanakan kegiatan pemasaran; biaya
contoh (sample).
>Biaya
administrasi
dan
umum.
Merupakan
biaya-biaya
untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk.
Contoh biaya ini adalah biaya gaji karyawan Bagian Keuangan, Akuntansi,
Personalia dan Bagian Hubungan Masyarakat, biaya pemeriksaan akuntan,
biaya foto copy.
pengeluaran uang tunai
3. Penggolongan Biaya Menurut Hubungan Biaya dengan Sesuatu yang
Dibiayai.
Sesuatu yang dibiayai dapat berupa produk atau departemen. Dalam
hubungannya dengan sesuatu yang dibiayai, biaya dikelompokkan
menjadi dua golongan:
o
Biaya langsung. Biaya langsung adalah biaya yang terjadi, yang
penyebab satu-satunya adalah karena adanya sesuatu yang dibiayai.
Jika sesuatu yang dibiayai tersebut tidak ada, maka biaya langsung ini
tidak akan terjadi. Dengan demikian biaya langsung akan mudah
diidentifikasikan dengan sesuatu yang dibiayai. Biaya produksi
langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja
langsung. Biaya langsung departemen (direct departmental cost)
adalah semua yang terjadi di dalam departemen tertentu.
o
Biaya tidak langsung. Biaya tidak langsung adalah biaya yang
terjadinya tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. Biaya
tidak langsung dalam hubungnnya dengan produk disebut dengan istilah
biaya produksi tidak langsung atau biaya overhead pabrik (factory overhead cost) .
Biaya ini tidak mudah diidentifikasikan dengan produk tertentu. Dalam
hubungannya dengan departemen, biaya tidak langsung adalah biaya
yang terjadi di suatu departemen.
4. Penggolongan Biaya Menurut Perilakunya
Perubahan
Volume
dalam Hubungannya dengan
Kegiatan.
Dalam hubungannya dengan perubahan volume kegiatan, biaya dapat
digolongkan menjadi:
o
Biaya variabel. Biaya variabel adalah biaya yang jumlah totalnya
berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Contoh biaya
variabel adalah biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung.
o
Biaya semivariabel. Biaya semivariabel adalah biaya yang berubah
tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Biaya
semivariabel mengandung unsur biaya tetap dan biaya variabel.
o
Biaya semifixed. Biaya semifixed adalah biaya yang tetap untuk
tingkat volume kegiatan tertentu dan berubah dengan jumlah konstan
pada volume produksi tertentu.
o
Biaya tetap. Biaya tetap adalah biaya yang jumlah totalnya tetap
dalam kisar volume kegiatan tertentu. Contoh dari biaya tetap adalah
biaya gaji.
5.
Penggolongan Biaya Atas Dasar Jangaka Waktu Manfaatnya.
Atas dasar jangka waktu manfaatnya, biaya dapat dibagi menjadi dua:
o
Pengeluaran modal (capital expenditures). Pengeluaran modal adalah
biaya yang mempunyai manfaat lebih dari satu periode akuntansi.
Pengeluaran modal ini pada saat terjadinya dibebankan sebagai harga
pokok aktiva, dan dibebankan dalam tahun-tahun yang menikmati
manfaatnya dengan cara didepresiasi, diamortisasi atau deplesi.
o
Pengeluaran
pendapatan adalah biaya yang hanya mempunyai manfaat dalam
periode akuntansi terjadinya pengeluaran tersebut. Pada saat
terjadinya, pengeluaran pendapatan ini dibebankan sebagai biaya dan
dipertemukan dengan pendapatan yang diperoleh dari pengeluaran
biaya tersebut.
Pengeluaran
pendapatan
(revenue
expenditures).
AUDIT OPERASIONAL TERHADAP FUNGSI PRODUKSI
Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi
merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.
Selain itu, produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen
menjalankan fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi
dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai
tujuan produksi yang telah ditetapkan.
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap
keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsiini telah berjalan
dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit inidilakukan tidak hanya terbatas
pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapifungsi pengendalian kualitas.
Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :
1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang
telahditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera
dapatdiperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dariberbagai
pihak yang terkait.
PRINSIP-PRINSIP UMUM
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan auditini,
dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya.
Prinsip-prinsip tersebut antar lain:
1. Tujuan utama audit adalah untuk menenntukan apakah proses produksi danoperasi
produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteriayang telah
ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkankonsisten dengan
standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasibagian yang memerlukan
perbaikan.
2. Auditor
harus
secara
objektif
dan
sistematis
mengumpulkkan
danmenganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian
terhadapketaatan perusahaan dalam menerapkan kriteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklasifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitasproduksi
dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat
rekomendasi untuk peningkatan. Disamping
itu, auditor harusmendiskusikan
beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yangmasih terjadi dan
merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menentukanlangkah yang paling tepat
untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
TUJUAN AUDIT
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui:
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan(pasar).
2. Apakah strategis sertarencanaproduksidan operasi sudah cermat menghubungkan
antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya
serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahankelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki
perusahaan.
4. Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya
proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan
dan perbaikan fasilitas
produksi dan
operasi
telahberjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung
dihasilkannyaproduk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan waktu
yang telahditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi
telahmelaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan
perusahaan.
MANFAAT AUDIT
Audit fungsi produksi
menilaibagaimana fungsi ini
perusahaansecara keseluruhan.
dan operasi dapat membantu manajemen dalam
berjalan dalam
mendukung pencapaian
tujuan
Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentangketaatan
dan kemampuan fungsi dan produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta
strategi yang telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksidan
operasi yang telah dilakukan peruahaan serta hambatan-hambatan yangdihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapaitujuan
produksidan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
pencapaian tujuan perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT
Tahap-tahap audit produksi dan operasi meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
Audit pendahuluan
Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen
Audit lanjutan.
Pelaporan
Tindak lanjut.
Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor
denganorganisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana
auditdan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan
diaudit,mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada
prosesproduksi dan operasi.
Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara
umum,produk yang dihasilkan, proses produksi yang melakukan peninjauan
terhadappabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan
danberbagai sumber daya penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya.
Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan
(menduga)kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan
operasiperusahaan auditee. Hasil pengamatan pada tahapan audit ini dirumuskan ke
dalambentuk tujuan audit sementara (tentative audit objective) yang akan dibahas lebihlanjut
pada proses audit berikutnya.
Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa
perubahanyang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, perusahaan,
sejakhasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan,
auditormelakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabelvariabel yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai kebijakandan
peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yangsehat,
dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkandalam menunjang
usaha pencapaian tujuan tersebut.
Disamping
itu,
pada
tahap
ini
auditor
juga
mengidentifikasikan
danmengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadiyang
mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadaphasil audit
terdahulu juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektifyang harus
diambil.Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini,
auditormendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan
kompetenserta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih
dalamterhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan
auditsebelumnya. Dengan menghubungkan permasalahan yang dirumuskan dalam
bentuktujuan audit sementara dan ketersediaan data serta akses untuk
mendapatkannya,auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya yang akan
dialami padaaudit lanjutan.
Audit Lanjutan (Terinci)
Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan
temuanterhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan
denganproduksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit
dilakukanuntuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya halhalyang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Di samping itu, analisis
terhadap
hubungan
kapabilitas
potensial
yang
dimiliki
dan
utilisasi
kapabilitastersebut di dalam perusahaan sangat penting dalam proses audit.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya,
auditormenggunakan daftar pertanyaan (audit checklist)
yang ditujukan kepada
berbagaipihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
Dalam wawancara
yang
dilakukan,
auditor
harus
menyoroti
keseluruhan
dariketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang
telahdilakukan.
Pelaporan
Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalamkertas
kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit danrumusan
rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi ataskekurangankekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajianhasil audit kepada
pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut.
Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
Informasi Latar Belakang
Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaanyang
diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumberdaya yang
mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut.
Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor danringkasan
audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.
Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi
ataskekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukunghasil
analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika rekomendasi iniditerapkan serta
dampak negatif yang mungkin terjadi di masa depan jikarekomendasi ini tidak
diterapkan.
Ruang Lingkup Audit
Ruang
lingkup
audit
menjelaskan
tentang
cakupan
(luas)
audit
yangdilakukan, sesuai dengan penugasan yang diterima (disepakati) dengan
pemberi tugas audit.
Tindak Lanjut
Rekomendasi
yang
disajikan
auditor
dalam
laporannya
merupakan
alternatifperbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan
(kekurangan)yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang
dilakukanmerupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya
menjadilebih baik dari yang sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor
mendampingimanajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan
program-program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efeektif
dan efisien.
RUANG LINGKUP AUDIT
Ruang
lingkup
audit
produksi
dan
operasi
meliputi
keseluruhan
dariprogram/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian
dariwewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:
1. Rencana produksi dan operasi
2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
3. Pengendalian produksi dan operasi
Rencana Produksi dan Operasi
Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain,yang
merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Rencana
ini
mengubungkan
kebutuhan
pasar
atas
produk
yangdipersayaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi,
rencanapersediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal
hasilinvestasi yang dipersyaratkan investor.
Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan,
dapatdiidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang
merupakanselisih (kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri
untukmemenuhinya.
Menghubungkan
peluang-peluang
ini
dengan
kondisi
internalperusahaan, rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha
yangakan
dilakukan
untuk
memuaskan
kebutuhan
pasar
dengan
mengoptimalkanpenggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi
danoperasi dalam periode tertentu.
Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi
padaperusahaan, yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang
danpencapaian tujuan
perusahaan. Rencana
induk
harus
mencerminkan
optimalisasipenggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin
terjadinyakapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus
didasarkanpada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaanya, peluang dan ancaman
yangdihadapi
dan
usaha-usaha
untuk
melakukan
perbaikan
berkelanjutan
untukmeningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Suatu rencana induk memuat tentang:
1. Jadwal induk produksi
2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi
3. Tingkat persediaan
4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi
Jadwal Induk Produksi Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang
akan dibuat dan kapanakan di buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini
mendiskripsikanberapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang,
kapanproduk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber dayaapa
saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencanaoperasi
perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi
Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap
jadwalproduksi utama. Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat
dalammeramalkan kebutuhan kapasitasnya
di
masa depan. Pertimbangan kapasitas
iniharus
mendasari
terjadinya
praktik
optimalisasi
terhadap
penggunaan
kapasitasproduksi. Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya
kapasitasmenganggur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.
Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahanbaku,
barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies).Untuk apa dan
berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdiskripsikandalam kebijakan
persediaan perusahaan. Kebijakan tentang persediaan bahan bakuharus memerhatikan
hubungan permintaan atas persediaan tersebut. Menghubungkanrantai nilai eksternal
(pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai internal (prosesdan kerja sama antarfungsi
di dalam perusahaan), menjadikan proses produksiberjalan sangat efektif dan efisien.
Proses produksi yang berjalan yang tepat dapatmeminimalkan berbagai pemborosan
karena pemeliharaan fasilitas produksidilakukan dengan jadwal yang ketat dan bahan
yang diolah sesuai dengan spesifikasimesin dan standar kualitas produk yang telah
ditetapkan.
Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini
produksibertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna
memperolehoptimilisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi
melaluipenyeimbangan waktu kerja antar stasiun kerja.
Secara teknis dalam menyusunkeseimbangan lini ini, terdapat 2 faktor, yaitu :
i) Jumlah waktu seluruh tugas dan
ii) Waktu elemen tugas terpanjang, agar waktu siklus yang minimum diketahui.
Metodeini mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi
yangoptimal dengan prosedur sebagai berikut :
1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal
2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia
3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal
4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur di atassampai
semua penugasan selesai
KESIMPULAN
Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi
merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk
mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.
Beberapa alasan yang mendasari perlunya dilakukan audit produksi, antara lain:
1. Proses produksi dan operasi hams berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi hams ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses hams diungkapkan.
4. Pendekatan proaktif haras menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif hams mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai
pihak yang terkait.
Dalam audit mempunyai prinsip – prinsip kerja sebagai pedoman kerja auditor.
Tahap audit meliputi :
1. Audit pendahuluan
2. Revieuan pengujian terhadap pengendalian manajemen
3. Audit lanjutan.
4. Pelaporan
5. Tindak lanjut
RUANG LINGKUP AUDIT
Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi :
Rencana produksi dan operasi
Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktifitas
pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keungan, ketersediaan
SDM, bahan baku, dan tingkat timbal balik hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Suatu rencana induk memuat tentang :
1. Jadwal induk produksi.
2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi.
3. Tingkat persediaan.
4. Perencanaan keseimbangan linyas produksi.
Sistem produksi yang sering dipergunakan dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :
1. Proses produksi yang kontinue (continuous process) – dimana peralatan produksi
yang digunakan disusun dan diatur dengan memperhatikan urut-urutan kegiatan atau
routing dalam menghasilkan produk tersebut, serta arus bahan dalam proses telah
distandardisir.
2. Proses produksi yang terputus-putus (intermitten process) – dimana kegiatan produksi
dilakukan tidak standar, tetapi didasarkan produk yang dikerjakan, sehingga peralatan
produksi yang digunakan disusun dan diatur yang dapat bersifat lebih luwes
( flexible ) untuk dapat dipergunakan bagi menghasilkan berbagai produk dan
berbagai ukuran.
3. Proses produksi yang bersifat proyek – dimana kegiatan produksi dilakukan pada
tempat dan waktu yang berbeda-beda, sehingga peralatan produksi yang digunakan
ditempatkan di tempat atau lokasi dimana proyek tersebut dilaksanakan dan pada saat
yang direncanakan.