Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temnggung

Lampiran 1 : Data Colletion

DATA COLLECTION
Nama Responden

: M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip)

Waktu wawancara

: Rabu, 4 Juni 2014

1. Kalau boleh tau jenis arsip apasaja mas yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?arsip yang kami simpan disini adalah arsip
tekstual ( arsip keuangan, arsip sospol dan umum) dan arsip non tekstual ( foto, video,
casset)
2. Bagaimana tempat penyimpan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Tempat penyimpanan arsip ada dua.
Ruangnya tersendiri, tidak semua orang yang tidak berwenang dapat masuk.
3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di
Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Rak opact, boks
arsip dan rak arsip dan almari audio visual.

4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari bahaya?
Kalau iya, apa alasanya? Bisa, karena terbuat dari baja tahan api untuk roll opact.
5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? ada dua sistem, Untuk
arsip aktif menggunakan sistem klasifikasi dan arsip inaktif menggunakan sistem
pokok masalah.
6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? karena sesuai dengan
ketentuan dari Kemendagri dan ANRI.
7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah
efektif dan efiseien? Sudah, karena mudah dalam penemuan kembali
8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Untuk kelebihanya
sendiri adalah mudah dalam pencarian kembali dan penyusustanya.
9. Hal apasajakah yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem tersebut?
Pengetahuan user belum memadai. Karena tidak semua pengguna mengetahuinya.
10. Berapa lama waktu yang dugunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan hukum
administrasi? Jika tidak sesuai dengan hukum apa resikonya? Berbeda-beda jangka
waktu penyimpanan sesuai dengan JRA ( Jadwal Retesi Arsip) untuk resikonya
sendiri adalah dapat dituntut dengan undang-undang kearsipan karena menghilangkan
arsip Negara.

11. Dalam menyipan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau
belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur penyimpan arsip.
12. Azaz apa yang digunakan untuk menyipan arsip di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Untuk azaznya sendiri kami menggunakan
Azaz sentralisasi atau terpusat.
13. Bagaimana prosedur pengendalian surat msuk dan surat keluar di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Dengan sistem kartu
kendali.
14. Hal apa yang dilakukan oleh pegawai untuk mengatur pengendalian surat masuk dan
surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?
Mencatat dalam kartu kendali
15. Apasajakah syarat yang diperlukan untuk melindungi arsip inaktif di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Syaratnya kami
sesuaikan dengan ketentuan Undang-undang.
16. Berapakali dalam seminggu arsip tersebut harus dibersihkan? 1 kali dalam satu
minggu.
17. Kendala apasajakah yang dihadapi petugas saat mengadakan pemeliharaan asrip
supaya tidak rusak? Suhu dan kelembaban selain itu juga ada serangga.
18. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses pemeliharaan arsip? caranya dengan
pengadaan AC dan fumigasi.

19. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip? vacum
cleaner dan alcohol.
20. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,
apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Jika belum mengapa? Belum,
karena dekat dengan jalan raya.
21. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika
belum mengapa? Kalau saoal ruangnya masih belum sesuai dengan prosedur karena
ruangan nya sempit dan arsip yang disimpan banyak sehingga terjadi ooverload,
selain itu juga masih sering bocor.
22. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah yang
dipinjam oleh pihak terkait? Ada instasi Pemerintah , mahasiswa, Umum.
23. Mengetahui jumlah arsip yang semakin lama semakin bertambah, setrategi apa yang
dilakukan oleh pihak pengelola arsip untuk mengatasi hal tersebut? Melakukan
penyusutan arsip.

24. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah
disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak
25. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah pada saat proses penemuan kembali
arsip dinamis inaktif yang telah disimpan? Arsip harus disimpan sesuai dengan kode

klasifikasi agar mudah dalam mencarinya.
26. Pada saat melakukan pemusnahan arsip yang sudah jatuh tempo, alat apa saja yang
digunakan untuk memusnahkan arsip tersebut? Menggunakan alat pencacah kertas.
27. Pada saat proses pemusnahan arsip hal apasajakah yang harus dilakukan oleh
pengawai arsip? melakukan pengecekan arsip yang akan dimusnahkan, sedah sesuai
dengan daftar pemusnahan atau tidak.
28. Syarat apasajakah yang haru dipenuhi untuk menjadi seorang pegawai kerasipan?
Memiliki pengetahuan dan kopetensi di bidang arsip selain itu jujur dan teliti.
29. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk melayani
pihak yang membutuhkan arsip? 1 minggu 5 hari kerja.
30. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan
dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 37 jam dalam satu minggu.

Nama Responden

: Arupi Nuryani ( Petugas Arsip)

Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014

1. Jenis arsip apasajakah yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi

Daerah Kota Temanggung? Arsip tekstual dan arsip non tekstual ( foto, video dan
kaset)
2. Bagaimana tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terdapat di
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Ada dua
tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. di unit pengelolaan dan depo
arsip
3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di
Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Kami
menggunakan rak kayu, rak besi, roll opact dan lemari audio visual.
4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari
bahaya? Kalu iya, apa alasanya? Bisa iya dan juga bisa tidak, untuk roll opact bisa

karena lemari baja bisa menjamin dari bahaya api dan hewan tetapi tidak untuk air
karena masih bisa masuk.
5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? Menurut kode
klasifikasi
6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? lebih mudah
untuk mencari arsip yang diperlukan.
7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah

efektif dan efiseien? Sudah.
8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Mudah dalam
pencarian kembali arsip karena berdasar pokok masalah.
9. Dalam menyimpan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan
atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur.
10. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip?
menggunakan vacuum cleaner dan kemoceng.
11. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,
apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Belum, lembab, terletak
dipinggir jalan utama sehingga banyak debu dan kotoran ( asap kendaraan
bermotor)
12. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum?
Jika belum mengapa? Belum sesuai, depo yang digunakan untuk menyimpan arsip
belum sesuai dengan standar. Tempatnya berjauhan dengan pengolahan arsip,
bangunanya tidak standar masih sering bocor dan bocor dan lembab.
13. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah
yang dipinjam oleh pihak terkait? Mahasiswa untuk penelitian, masyarakat umum,
instasi terkait yang menyimpan arsip.
14. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah

disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak
ada masalah
15. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk
melayani pihak yang membutuhkan arsip? 5 hari kerja dalam satu minggu.
16. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor
Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 5 hari kerja. Untuk
senin sampai kamis jam 07.30 – 15.00 untuk hari jumat jam 07.30 -11.30.

Nama Responden

: Rosid, Mahasiswa UNDIP ( Peminjam Arsip)

Waktu wawancara : jumat, 29 Agustus 2014
1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip umum, seperti peta
dan foto-foto;
2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum
mengapa? Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam arsip menemui
petugas arsip di unit kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk

meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip.
3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Jika iya, apa
hambatanya? Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan arsip tersebut.
Terkadang arsip yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut.
4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan
kembali arsip? Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk
menyimpan arsip jauh dengan unit kerja.
5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum
mengapa? Menurut saya kurang, karena biasanya waktu yang digunakan utuk proses
penemuan kemnali arsip sekitar 5 sampai dengan 10 menit.
6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? untuk
pelayananya sendiri bagus, sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Kantor.
Untuk pelayanan peminjaman arsip akan dilayani setiap hari senin sampai dengan hari
jumaat.
7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? ada pembatasannya
maksimal 5 hari. Kerja
8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman
arsip? Sepertinya disesuaikan dengan kebutuhan.

9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang

diberikan? Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan
bias berupa denda dan kurungan.
10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Saya meminjam arsip untuk
menyusun sekripsi yang berkaitan dengan topik sekripsi saya

Nama Responden

: Pantes Anita Sari, Mahasiwa ( Peminjam Arsip)

Waktu Wawancara : Sabtu, 30 Agustus 2014

1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum
2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum
mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan
permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu
peminjam.
3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Hambatanya

seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di
dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip.
4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan
kembali arsip? sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika
arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja.
5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum
mengapa? Menurut saya belum, apabila arsip tersebut akan segera dibutuhkan atau
bersifat darurat maka waktu yang digunakan untuk mencari arsip tidak efektif.
Petugas harus pergi ke depo arsip jika arsip tersebut tidak terdapat di unit kerja.

6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? pelayananya
bagus, peminjam arsip bisa dilayani di hari jam kerja, setiap hari senin sampai dengan
hari jumat, dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 15.00.
7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut?

untuk

pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari.
8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman
arsip? tidak ada, biasanya diseuaikan dengan kebutuhan.

9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang
diberikan? Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa
berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan.
10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Untuk kegiatan pembelajaran.

Lampiran 2
DATA REDUKSI
Waktu
Wawancara
Rabu,
4 Juni 2014

Hasil wawancara
1. Jenis

arsip

yang

Kata kunci

disimpan

di

Kantor Jenis arsip yang disimpan

Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota di Kantor Perpustakaan
Temanggung arsip tekstual ( arsip Keuangan, dan Dokumentasi daerah

Penciptaan
arsip

arsip sosial pilitik dan arsip umum) arsip non
tekstual. ( Erwin)
-

keuangan,

Jenis arsip yang disimpan arsip tekstual ( arsip
umum, arsip keuangan) dan arsip nontekstual

arsip

sosial

politik dan arsip umum
Arsip non tekstual

( Arupi)

Pemeliharaan
arsip

Kota Temanggung, arsip

Kantor Tempat yang digunakan
Perpustakaan dan Dokumentaso Daerah Kota untuk menyimpan arsip di
Kantor Perpustakaan dan
Temanggung ada dua tempat. Tempat tersebut Dokumentasi Daerah Kota
merupakan tempat khusus dan hanya orang Temanggung memiliki 2
tertentu saja yang bisa masuk keruangan tempat.

1. Tempat

penyimpanan

arsip

di

tersebut. ( Erwin)
-

Ada

dua

tempat

yang

dugunakan

untuk

menyimpan arsip. Di unit pengelolaan arsip dan
Depo arsip. ( Arupi)
2. Pengaturan ruangan yang digunakan untuk Ruangan yang digunakan
menyimpan arsip masih belum sesuai dengan untuk menyimpan arsip
masih belum sesuai dengan
prosedur, tempat yang tidak memadai,
prosedur penyimpanan yang
ruangannya sempit sehingga arsip tidak berlaku.
tersimpan semuanya. ( Erwin)
-

Untuk penyimpanan di depo arsip, belum sesuai
dengan stndar, atap masih serin bocor dan
lembab. ( Arupi)

Penataan
arsip

2
sistem
1. Ada dua sitem penyipanan untuk arsip aktif Terdapat
penyimpanan di Kantor
menggunakan sistem klasifikasi sedangkan
Perpustakaan
dan
untuk arsip inaktif menggunakan sistem Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung yaitu, sistem
pokok masalah ( Erwin)

-

Peralatan
kearsipan

ada dua sistem penyimpanan yaitu: sistem klasifikasi dan sistem pokok
masalah.
klasifikasi dan sistem pokok masalah. ( Arupi)

1. Alat yang kami gunakan ada almari, rak arsip Pealatam yang digunakan,
roll opact, rak kayu, rak besi
dan roll opact. ( Erwin)
dan alamari audio visual.
- Ada roll opact, rak kayu, rak besi, alamari audio
visual. ( Arupi)
2. peralatan yang kami miliki ada 82 pealatan yang
Jumlah peralatan yang
digunakan 82. Terdiri dari 11
besi dan 1 almari audio visual ( Erwin)
roll opact, 50 rak kayu, 20
82 peralatan : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak rak besi dan 1 almari audio
visual
besi dan 1 almari audio visual. ( Arupi)
terdiri dari : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak

-

1. Untuk perawatan kami membersihkan arsip

Perawatan dilakukan 1 kali
1kali dalam satu minggu dengan menggunakan dalam satu minggu, untuk
alkohol dan vacum cleaner. Untuk serangga fumigasi 1 tahun dengan
intensistas 3 bulan sekali.
kami melakukan fumigasi 1 tahun setiap 3 bulan

Perlindungan
arsip

1 kali ( Erwin)

-

Untuk perawatanya kami lakukan 1 minggu 1
kali, menggunakan kemoceng dan vacumm
cleaner untuk membersihkan debu.( Arupi)

1. proses pemusnahan arsip dari arsip aktif ke arsip

Arsip yang sudah ajtuh
inaktif disesuaikan dengan JRA berapa tahun tempo akan dilakukanya
masanya. Setelah habis masanya maka pemusnahan. Pemusnahan
tersebut sesuai dengan
dilakukanya pemusnahan. Akan tetapi Kantor
jadwal retesi arsip.
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota

Penyusutan
arsip

Temanggung belum sama sekali melakukan
pemusnahan arsip. ( Erwin)
-

petugas kearsipan mencari deskripsi arsip yang
akan dimusnahkan di daftar pertelaan arsip,
setelah itu dicari masa aktifnya sesuai dengan
JRA jika arsip tersebut telah habis masanya

maka petugas melakukan pemusnahan.

Jumat-sabtu,
29-30 Agustus
2014

1. Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip
Pengunaan
arsip

umum, seperti peta dan foto-foto ( Rosid)
-

Jenis arsip yang saya pinjam di kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung adalah arsip umum ( Anita )

2. Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, Prosedur peminjaman arsip
peminjam arsip menemui petugas arsip di unit sudah sesuai.
kerja, kemudian piminjam arsip megajukan
permohonan untuk meminjam arsip, kemudian
petugas kearsipan memberikan kartu peminjam
arsip. ( Rosid)
-

Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip
harus mengajukan permohonan kepada petugas
kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan
kartu peminjam. ( Anita )

3. Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu Lama waktu yang digunakan
penemuan arsip tersebut. Terkadang arsip yang untuk menemukan kembali
arsip menjadi salah satu
kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor
hambatan petugas kearsipan.
tersebut. ( Rosid)
-

Hambatanya seperti proses penemuan kembali
arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan
di dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip. ?
( Anita)

4. Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang

-

Waktu yang digunakan
digunakan untuk menyimpan arsip jauh dengan untuk menemukan kembali
arsip lama, karena faktor
unit kerja ( Rosid)
jarak penyimpanan arsip.
sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus
pergi ke depo arsip jika arsip yang dibutuhkan
tidak ada di unit kerja. ( Anita )

5. ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja Batasan waktu yang
( Rosid)
-

untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal

diberikan petugas kepada
pengguna arsip yaitu
maksimal 5 hari kerja.

sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. ( Anita)

6. Ada, karean kita diangap menghilangkan Sanksi yang diberikan

-

dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa kepada peminjam yang
menghilangkan arsip berupa
denda dan kurungan ( Rosid)
teguran denda dan kurungan
Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai
arsip. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda
bahkan dengan kurungan. ( Anita )

Keterangan :
1.
2.
3.
4.

Erwin ( Petugas kearsipan)
Arupi ( Petugas kearsipan)
Rosid ( Pengguna arsip)
Anita ( Pengguna arsip)

Lampiran 3
DATA DISPLAY

Sistem pengelolaan arsip
dinamis

Penciptaan
arsip

Pebuatan
arsip

Sistem
klasifikasi

Penggunaan Arsip

Pemeliharaan
arsip

Penyusutan
arsip

Penerimaan
arsip

Sistem pokok
masalah

Penataan arsip

Penyimpanan
arsip

Pemindahan
arsip

Pemusnahan
arsip

Penyerahaan
arsip

KETERANGAN DATA DISPLAY
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP


Penciptaan arsip


Pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab



Arsip dibuat untuk kegiatan perkantoran



Arsip diserahkan untuk dijaga

Makna :


Arsip diciptakan guna untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam kegiatan perkantoran
seperti perencanaan.



Arsip diciptakan guna untuk memenuhi tanggung jawab dan pengambilan keputusan
dalam kegiatan perkantoran.



Arsip diserahkan kepada pihak intasi yang mengelola arsip untuk disimpan dan dijaga
kelangsungan hidupnya.



Penggunaan Arsip


Tata cara yang digunakan untuk meminjam arsip



Proses penemuan kembali arsip



Jangka waktu peminjaman arsip

Makna :


Peminjam arsip yang igin menggunakan arsip untuk keperluanya wajib untuk mengikuti
prosedur yang telah ditetapkan.



Cepat dan tidaknya proses penemuan kembali arsip tergantung dengan sewaktu
melakukan proses penyimpan arsip.



Waktu yang telah ditentukan oleh pihak terkait, selama peminjaman arsip tersebut
berlangsung.



Pemeliharaan arsip
 Penataan arsip


Tata cara yang digunakan untuk masalah kearsipan



Kegiatan dalam penyelenggaraan kearsipan

Makna :


Sususan yang digunakan untuk proses penerimaan, pengawasan dan penyimpanan arsip.



Kegiatan yang dilakukan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran baik secara
langsung dan tidak secara langsung.
 Penyimpanan Arsip


Penataan berkas arsip sesuai dengan sistem penyimpanan



Peralatan dan perlengkapan kearsipan

Makna :


Tata cara yang digunakan oleh petugas kearsipan sewaktu melakukan penyimpanan arsip.
sistem yang digunakan adalah sistem klasifikasi, sistem nomor, sistem abjad, sistem
pokok masalah dan sistem wilayah.



Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan yang digunakan
untuk menyipan arsip yaitu, almari, rak dan lain-lain.



Penyusutan Arsip


Pemindahan arsip inaktif ke unit arsip



Kegiatan menghancurkan arsip

Makna :


Arsip inaktif dipindahkan dari unit kerja, unit pengelola ke dopo arsip atau pusat
penyimpanan arsip.



Informasi yang terkandung didalam arsip akan dimusnahkan dengan alat pemusnah arsip.

Lampiran 4
Dokumentasi peneliti tanggal 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014
Hasil wawancara dan observasi
No

Tanggal

Hasil Wawancara

4 juni sampai
dengan 30
Agustus 2014

Penciptaan
arsip

Coding

( pengkodean terbuka)

wawancara
1.

Open coding

Peneliti melakukan wawancara kepada
seorang pegawai kearsipan yang
bekerja di bagian pengelolaan arsip di
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung mengenai
pengelolaan
arsip
dari
proses
penyerahan arsip sampai dengan
pemusnahan arsip.
Peneliti
menemukan
beberapa
fenomena mengenai pengelolan arsip
di
Kantor
Perpustakaan
dan
Dokumentasi
Daerah
Kota
Temanggung diantaranya adalah :
a. Pegawai kearsipan di Kantor
Perpustakaan
dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung
mendapatkan
arsip yang masih kacau balau
dari pihak penyerah arsip,
sehingga
petugas
perlu
melakukan pemilahan.
b. Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip masih
kurang sehingga di perlukan
pengadaan peralatan.
c. Jumlah arsip yang semakin
banyak, sehingga
tempat
penyimpanan
arsip
memungkinkan arsip tidak
tersimpan semua.
d. Untuk mengurangi jumlah
arsip,
perlu
diadakanya
pemusnahan,
akan
tetapi
pegawai masih belum berani
melakukan pemusnahan.
Peneliti melakukan wawancara kepada
peminjaman arsip.
Arsip dipijamkan kepada pengguna
arsip berdasarkan prosedur yang

Penyampaian informasi
( informasi passing)

Arsip yang diterima
oleh kantor
Perpustakaan dan
Dokumentasi daerah
kota Temanggung
berupa arsip kacau
sehingga perlu
diadakan pengolahan

Penyerahan arsip
( PA)

berlaku di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi
Daerah
Kota
Temanggung.
2.

Penggunaan
arsip

Proses penggunaan arsip harus sesuai
dengan prosedur yang berlaku disetiap
pihak instasi yang terkait.
Peminjam mengajukan permohonan
kepada petugas kearsipan untuk
meminjam arsip. Jumlah arsip yang
dipinjam dapat disesuaikan dengan
kebutuhan peminjam arsip. Batas
waktu peminjaman arsip paling lama 5
hari kerja.

Prosedur yang
dibelakukan untuk
pengguna arsip, supaya
arsip yang dipinjamkan
terjaga dan terhindar
dari kehilangan.

3.

Pemeliharaan
Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan usaha
yang dilakukan oleh petugas kearsipan
guna menjaga kelangsungan hidup
arsip.

Usaha ini dilakukan
supaya informasi yang
terkandung didalam
arsip tersebut terjaga
dari faktor-faktor yang
menyebabkan
hilangnya arsip.

Peralatan

Peralatan merupakan sarana dan Peralatan diadakan
prasarana yang menunjang guna untuk mengaja arsip
terciptanya penyimpanan arsip yang yang disimpan
jauh dari bahaya yang dapat terhindar dari bahaya.
menyebabkan rusaknya arsip.
Selain itu juga
merupakan sarana dan
prasarana yang
mendukung
terselenggaranya
kearsipan.

Penyimpanan

4.

Penyusutan
arsip

Penyimpanan arsip merupakan tindak
lanjut dari pemeliharaan arsip, supaya
arsip
yang
disimpan
terjaga
kelangsungan hidupnya. Penyimpanan
arsip dilakukan menggunakan sistem
penyimpanan,
supaya
sewaktu
melakukan proses pencarian kembali
arsip, petugas tidak mengalami
hambatan.

Penyimpanan ini
dilakukan guna
mendapatkan
kemudahan pencarian
kembali arsip, apabila
arsip tersebut akan
dipergunakan.

Penyusutan merupakan kegiatan yang Hal ini dikarenakan
dilakukan oleh petugas kearsipan guna jumlah arsip yang
mengurai jumlah arsip yang disimpan. semakin lama semakin

Prosedur
peminjaman
( PP)

Sarana dan
prasarana
( SDP)

Sistem
penyimpanan
( SP)

Volume arsip
yang semakin

berkembang sehingga
tempat dan peralatan
tidak cukup untuk
menyimpan arsip

bertambah
( VASB)

Jadwal retesi
arsip.
( JRA)

Pemusnahan
arsip

Kegiatan yang diselenggarakan oleh
pihak
instansi
terkait
untuk
menghncurkan
informasi
yang
terkandung didalam arsip tersebut.

Kegiatan ini dilakukan
guna untuk mengurangi
jumlah arsip yang
tersimpan, karena retesi
arsip dudah jatuh
tempo dan arsip
tersebut tidak memiliki
nilai guna arsip lagi.

Pemindahan
arsip

Pemindahan arsip merupakan kegiatan
yang dilakukan oleh petugas kearsipan
untuk meindahkan arsip inaktif dari
unit kerja ke depo arsip.

Kegiatan ini dilakukan
supaya arsip inaktif
yang terletak di unit
kerja tidak tercampur
dengan arsip aktif,
sehingga perlu
dilakukanya
pemindahan arsip.

Pencampuran
arsip aktif dan
inaktif
(

 Axial coding ( Pengodean Berporos), model hubungan kategori.
 Penyebab ketidak efektifan sistem penyimpanan yang diselenggarakan merupakan
penyebab sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik dan benar.

Penyebab ketidak efektif sistem
penyimpanan

Arsip yang diterima oleh Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah
Kota
Temanggung
merupakan arsip kacau

Sistem penyimpanan arsip yang
diselenggarakan
di
Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah
kota
Temanggung
mempengaruhi
pengelolaaan
arsip yang meliputi : penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip
Lama waktu penemuan kembali
arsip merupakan hambatan yang
dialami oleh petugas kearsipan

Pemeliharaan arsip yang terdiri
dari
penataan
arsip
dan
penyimpanaan arsip belum
terselenggara
dengan
baik
karena faktor jarak dan tempat

Penataan dan penyimpanan arsip
disesuaikan dengan prosedur
yang berlaku

Usaha
untuk
menjaga
kelangsungan
hidup
arsip
dengan mengadakan perawatan
dan pemeliharan arsip

 Selective coding ( pengkodean selktif)
Urutan kategori khusus

Arsip yang diterima oleh Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
daerah
kota
Temanggung
Merupakan arsip kacau

Sistem pengelolaan arsip yang
meliputi
:
penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip merupakan
serangkaian
kegiatan
agar
terselenggaranya
sistem
pengelolaan yang baik dan benar

Pemeliharaan dan perawatan
arsip
dilakukan
guna
memberikan
kemudahan
pencarian serta menjaga isi dan
nilai yang terkandung didalam
arsip

Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip belum sesuai
dengan prosedur yang telah
ditentukan
sehingga
tidak
efektif

Arsip kacau merupakan arsip yang
masih bercampur antara arsip aktif
dan arsip yang ingin diaktifkan
sehingga perlu dilakukanya proses
pemilahan

Kegiatan ini dilakukan guna
menyelenggarakan
sistem
kearsipan yang baik dan benar
sesuai
dengan
tujuan
pengelolaanya adalah kemudahan
dalam penemuan kembali arsip

Usaha yang dilakukan oleh
petugas
kearsipan
guna
memelihara
arsip
dilakukan
dengan cara melakukan kegiatan
penyimpanan yang sesuai dengan
prosedur

Sistem
penyimpanan
yang
dilakukan harus memperhatikan
tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip

Lampiran 5
Strategi Pengawasan Resiko

Ruangan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
belum
sesuai
dengan
prosedur penyimpanan

Pealatan dan perlengkapan
yang digunakan untuk
menyimpan arsip masih
perlu diadakanya perbaikan
secara
kualitas
dan
kuantitas

Fonemona yang menyebabkan
sistem pengelolaan arsip belum
terselenggara dengan baik

Jangka waktu yang digunakan untuk
menemukan kembali arsip lama,
karena faktor tempat penyimpanan
arsip yang jauh dati unit kerja

Kemudahan dalam penemuan
kembali arsip merupakan
tujuan
dari
sistem
pengelolaan arsip dan tujuan
tersebut belum tercapai.

Tidak sesuai dengan prosedur

Teori penyimpanan yang
dikemukan oleh Zulkifli
Amsyah

Sistem penyimpanan arsip yang
diselenggarakan sesuai dengan
prosedur
akan
memberikan
kemudahan
dalam
proses
penemuan kembali arsip

Sesuai prosedur

Belum
sesuai
dengan prosedur