Jurnal Online STMIK EL RAHMA
MANAJEMEN SURAT MASUK
STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Dedy Ardiansyah,S.Sos
Program Studi Manajemen Informatika
STMIK EL RAHMA
Jl. Sisingamangaraja No.76. Yogyakarta
Abstract
Document manajement is essential in the management of college information. Among the
important documents are the incoming and outgoing mail.
The process of acceptance, delivery and control of the letter is a core process rather than
the management letter. With a standarized letter management, information flows to
support the improvement of the quality of organizational management
Keyword : management incoming mail
Intisari
Kualitas merupakan kata kunci bagi perguruan tinggi untuk dapat bersaing.
Pengelolaan informasi yang efisien menjadi hal penting dalam peningkatan
kualitas pengelolaan perguruan tinggi. Diantara hal yang penting dalam
pengelolaan informasi tersebut adalah manajemen surat masuk.
Manajemen surat masuk yang dimaksudkan adalah prosedur penerimaan,
penyampaian dan pengendalian surat masuk.
Kata kunci : Manajemen surat masuk
A. Pendahuluan
Dasar Pemikiran Pengelolaan Surat Perguruan Tinggi
Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan
untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk
mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam sebuah
perguruan tinggi, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat
penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam
organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan Perguruan
tinggi.
Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah
yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan
informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara
informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang
dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi
yang tepat guna mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat
telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler,
televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada
komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan
masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah
surat.
Surat merupakan bagian dari dokumen yang akan diarsipkan. Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai
sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi
sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan
hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi promosi
Dalam suatu lembaga perguruan tinggi dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi,
maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat
harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada
perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari
perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya
pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut
prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan
surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun
yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman /
ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah
surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan
surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat,
pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan
untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep,
pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat.
(Widjaja, 1990 :30).
Sebagaimana instansi yang lain, STMIK El Rahma sangat berkepentingan
terhadap pengelolaan surat menyurat yang baik karena surat berfungsi
sebagai sumber data, alat komunikasi dan upaya mencapai tujuan. Maka
dari itu manajemen yang baik akan membawa dampak positif terhadap
kualitas penyelenggaraan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena masih
terdapat kekurangan dalam pengelolaannya, maka kami tertarik untuk
mengkaji “Manajemen surat masuk di STMIK EL Rahma Yogyakarta”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang
diajukan dalam jurnal ini adalah: “Bagaimanakah Manajemen surat masuk
di STMIK El Rahma Yogyakarta?”
C. TINJAUAN TEORITIS
Pengertian Surat
Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas
sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau
sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada
orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah
helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama
pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang
ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan
komunikasi “.
Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisan berisiskan
pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan
informasi kepada pihak lain
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai
pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk
menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah
pemberitahuan.
Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain :
1. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain :
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Memorandum dan Nota
e. Telegram
f. Surat pengantar
2. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara lain :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat perintah
c. Surat permintaan
d. Surat peringatan
e. Surat panggilan
f. Surat susulan
g. Surat keputusan
h. Surat laporan
i. Surat perjanjian
j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.
3. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat dinas
b. Surat niaga.
c. Surat pribadi.
d. Surat yang isinya masalah sosial.
4. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/ organisasi).
b. Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi.
c. Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat.
5. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat sangat rahasia.
b. Surat rahasia.
c. Surat biasa.
6. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan
sebagai berikut :
a. Surat sangat rahasia.
b. Surat segera.
c. Surat biasa.
7. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa
macam yaitu :
a. Surat masuk
b. Surat keluar
8. Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macam
antara lain
a. Surat Intern
b. Surat Ekstern
Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari
instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua
jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang
diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir
(pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
(Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat
digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat
biasa, surat rahasia, surat surat pribadi
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat
masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit
tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini
kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1. Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh
petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas
dari kantor yang bersangkutan.
2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka
dari kantor pengirim
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang
diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit
kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang
menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan
kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya
sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang
diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan
dalam tiga macam :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus
dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas
dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat
atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah
surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan
surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1. Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop)
benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat
(alamat dalam atau alamat surat).
2. Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di
instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi
cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3. Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan
untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4. Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau
didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan.
5. Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka
harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran
d. Pencatatan surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan
pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu
kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup
dicatat pada kartu atau lembar pengantar
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga
b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat.
c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolomkolom tersebut sudah benar.
d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada,
dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima
surat-surat tersebut.
e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh
pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui
pengantar surat. Kartu kendali I tetap
berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file
control).
f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi
sebagai buku agenda.
g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai
bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan
kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat
berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah
diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan
dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit
pengolah).
2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat
tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat.
b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat,
nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian
diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan
lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh
penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal
penyampaiannya.
3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat
berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.
b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan
dan nama terang .
c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah
untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara
kronologis.
d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.
Gambar 1. Arus Penanganan Surat Masuk
D. Pembahasan
Pengelolaan surat masuk di lingkungan STMIK El Rahma dilakukan secara
manual dan menggunakan sistem informasi ( sebagai pengganti kartu
kendali ). Oleh karena itu semua proses dari penerimaan surat, pencatatan,
pengarahan surat serta pengarsipan surat dilakukan oleh unit administrasi
yang memiliki 2 orang petugas, yaitu pencatat surat dan pengolah arsip.
Penanganan surat masuk:
Beberapa pengertian
1. Surat yang masuk dibedakan menjadi surat dinas dan pribadi. Surat
dinas dibagi menjadi surat dinas biasa, penting dan rahasia.
2. Surat dinas biasa adalah surat yang tidak langsung berhubungan dengan
operasional perguruan tinggi. Surat ini dicatat pada sistem pada pokok
masalah E ( lain lain ). Surat biasa disampaikan kepada bagian humas.
3. Surat dinas penting adalah surat yang berkaitan langsung terhadap
operasional perguruan tinggi, dicatat dalam sistem sesuai kategori
pokok masalahnya, yaitu A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C (
Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ). Disampaikan sesuai dengan tujuan
surat dan di tindak lanjuti sesuai dengan kategori : sangat segera dan
segera. Untuk kategori sangat segera, pada hari tersebut, surat harus
sudah tersampaikan pada pihak yang dituju. Untuk kategori segera,
surat disampaikan maksimal 1 hari setelah surat di terima pencatat
surat.
4. Surat Rahasia adalah surat yang ditujukan kepada pribadi tertentu.
Surat ini tidak dibuka oleh pencatat surat. Pencatat surat hanya
mencatat dalam sistem dalam pokok masalah E ( lain lain ) dengan
memberikan keterangan surat rahasia yang ditujukan kepada pribadi
tertentu.
5. Pencatat surat, bertugas :
a. Menerima surat yang berasal dari instansi atau perusahaan di luar
STMIK El Rahma baik yang melalui jasa pos maupun pengiriman
melalui kurir
b. Mencatat surat masuk ke dalam sistem informasi surat masuk
dengan ketentuan sebagai berikut :
c. Setelah selesai pencatatan, petugas mengisi lembar pengantar surat
2 rangkap. Lembar pertama disimpan dan lembar kedua beserta
surat diserahkan kepada penata arsip
d. Pencatat surat menyimpan lembar pengantar surat yang pertama
untuk diarsip sesuai kronologi
6. Penata arsip
a. Menerima surat beserta lembar pengantar dari unit pencatat surat.
b. Menyerahkan surat kepada yang dituju dalam surat
c. Meminta tanda tangan bukti penerimaan surat dari penerima surat
pada lembar pengantar surat
d. Meminta surat kepada yang telah dimanfaatkan setelah 1 minggu
untuk dijadikan arsip dinamis aktif.
e. Menyimpan arsip aktif sesuai kategori pokok masalah (
A,B,C,D,dan E ) di lemari arsip dinamis aktif
f. Mengisi pada lembar pengantar surat bahwa surat sudah dijadikan
arsip dinamis aktif.
g. Menyimpan lembar pengantar surat sesuai kronologi.
Prosedur penanganan surat masuk :
a. Penerimaan :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat, lampiran , tanggal surat
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,penting
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat diperiksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus
diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
Pencatatan dilakuka dengan mengisi formulir yang telah tersedia pada
sistem informasi surat masuk dan keluar ( SIMSKAR ). Pencatatan
dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Tampilan awal adalah tampilan selamat datang di SIMSKAR ERA dan
terdapat 3 tombol yaitu surat masuk, surat keluar dan kearsipan
2. Ketika surat masuk di klik maka akan masuk pada tampilan
pencatatan surat masuk yang terdapat tombol pokok masalah dengan
kode A ( akademik ), B ( kepegawaian, C ( Kemahasiswaan ), D (
Keuangan )
3. Ketika tombol A di klik maka akan muncul tampilan tabel surat
masuk akademik, yang berisi kolom kolom sebagai berikut : no urut
masuk harian, tgl masuk, pengirim, departemen yang dituju, isi
ringkas, kode surat* ( diisi dengan penomoran menurut ketentuan
yang berlaku ), catatan ( misal : lampiran 1 tidak ada ), posisi surat (
departemen tujuan / bagian kearsipan ). * sebagai sumber informasi
tombol kearsipan
4. Ketika di klik tombol B ( kepegawaian ),C ( kemahasiswaan ) atau D (
keuangan ), maka akan muncul tabel sebagaimana penjelasan poin 3 di
atas.
Adapun rincian masing masing pokok masalah A, B, C, D adalah sebagai
berikut :
Kode A
a. Mengajar : AJAR
b. Dosen Pembimbing Akademik : DPA
c. Dosen Pembimbing KP / Skripsi / Tugas Akhir : DP KP / DP
SKR / DP TA
d. Dosen Penguji Skripsi / Tugas Akhir : PUJI SKR / PUJI TA
e. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : P2M
f. Kepanitiaan reguler ( ujian, wisuda ) : PAN
g. Kepanitiaan kegiatan khusus ( akreditasi , hibah ) : PANSUS
Kode B
a. Dosen / Pegawai tetap Yayasan : DOSY / PEGY
b. Dosen / Pegawai tetap STMIK : DOST / PEGT
c. Peningkatan kesejahteraan ( fasilitas ) : KS
d. Kepanitiaan : PAN
e. Peningkatan kinerja : KJ
f. Peringatan : SP
g. Pemutusan Hubungan Kerja : PHK
Kode C
b. Kegiatan akademik / kreativitas kemahasiswaan : MAK
c. Pembentukan / Pembubaran lembaga kemahasiswaan : LM
d. Kegiatan ekstra kurikuler : MEK
e. Kegiatan penyiapan masuk dunia kerja dan kewirausahaan : MKW
Kode D
a. Biaya kuliah tahun berjalan ( SPP,SPA,DPP ) : BOP
b. Anggaran tahun berjalan : AGR
c. Revisi anggaran tahun berjalan : REV-AGR
d. Pengadaan sarana ( inventaris ) / prasarana : ADAS / ADAP
e. Pemeliharaan / perbaikan sarana ( inventaris ) / prasarana : BAIS /
BAIP
f. Penjualan sarana ( inventaris ) / prasarana : JUAS / JUAP
g. Ketentuan kompensasi / penggajian : KGJ
h. Ketentuan biaya peminjaman sarana / prasarana : KPS / KPP
i. Ketentuan biaya teknis : KBT
j. Kerjasama / investasi : INVS
Setelah masuk pada pokok masalah, maka pencatat surat memasukkan
kode surat masuk tersebut. Adapun ketentuan pencatatan kode surat
adalah sebagai berikut :
Format Pencatatan Nomor Surat
a. Nomor surat :
Nomor urut ( ditulis berurutan setelah nomor terakhir ) /
Departemen / Pokok Masalah / Bulan dalam angka Romawi /
Tahun dengan singkatan 2 digit terakhir.
b. Kode Departemen : ( ditulis Kode Departemen – Jenis Surat )
Kode Departemen adalah sebagai berikut :
1. Yayasan, kode : Y
2. Ketua, kode : KET
3. Pembantu Ketua, kode : PK 1 / PK 2 /PK 3
4. Ketua Program Studi:
a. Teknik Informatika, kode
b. Sistem Informasi, kode
c. Manajemen Informatika, kode
d. Komputerisasi Akuntansi, kode
e. Teknik Komputer, kode
: PS-1
: PS-2
: PS-3
: PS-4
: PS-5
5. Ketua Lembaga :
b. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, kode : LP2M
c. Lembaga Penjaminan Mutu, kode
: LPM
d. Lembaga Pendidikan dan Pengamalan Islam, kode
: LEPPI
e. Pusat Komputer, kode
: PUSKOM
f. Perpustakaan , kode
: PERPUS
g. Hubungan Masyarakat, kode
:
HUMAS
h. Sistem Informasi, kode
: SIM
i. Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Entrepreneur , kode
:LPPE
Kode jenis surat adalah sebagai berikut :
1. Nota Dinas; kode : ND
Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang
berisi catatan singkat tentang tugas
2. Memo; kode : MEMO
adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh
atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
3. Surat Pengantar; kode : SPg
adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat
yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau
barang, bahan lain yang dikirimkan.
4. Surat Keputusan; kode : SK
adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang.
5. Surat Edaran; kode : SE
adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah
yang telah ada.
6. Surat Undangan; kode : UND
adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri
acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
7. Surat Tugas; kode : TGS
adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
8. Surat Kuasa; kode : KUAS
adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
9. Surat Pengumuman; kode : PENG
adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal
yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum
10. Surat Pernyataan; kode : PERNYT
Adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
11. Surat Keterangan; kode : KETR
adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
12. Berita Acara, kode : BAP
adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain
sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
13. Surat Kerjasama, kode : KJSM
Adalah surat yang berisi penawaran kerjasama baik dari instansi /
perorangan dari luar kepada STMIK El Rahma atau dari STMIK
El Rahma kepada instansi / perorangan dari luar
Sebagai contoh surat keputusan dari yayasan maka penulisannya adalah :
… / Y-SK/ …/…/…
d. Pengarahan surat
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya yaitu penata arsip
e. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas penata arsip yang dilaksanakan
dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1. Surat yang sudah diterima dari bagian pencatatan terlebih dahulu di
cek kesesuaian surat beserta lembar pengantarnya.
2. Menyampaikan surat kepada pejabat yang bersangkutan dan
meminta tanda tangan pada lembar pengantar surat.
3. Petugas menyimpan lembar pengantar surat secara kronologi.
4. Petugas mengambil surat kepada pejabat yang bersangkutan
maksimal 7 hari setelah surat diserahterimakan.
5. Petugas menyimpan surat ke dalam lemari arsip dinamis aktif sesuai
dengan kategori pokok masalah A,B,C,D atau E
E. Kesimpulan
Sistem pengelolaan surat masuk merupakan upaya untuk mengelola informasi
formal agar efisien dan dapat mendukung peningkatan kualitas pencapaian
tujuan perguruan tinggi. STMIK El Rahma yang memiliki komitmen tinggi
untuk pencapaian standar mutu sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan
telah sadar bahwa surat merupakan bagian informasi yang sangat penting
untuk mendukung peningkatan mutu tersebut. Oleh karena itu pengelolaan
surat masuk menjadi bagian yang penting dalam mengelola informasi secara
bermutu
Referensi
Arikunto, Suharsimi. 1997.Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.
Jakarta: Rineka Cipta
Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali
Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni
Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta :
Balai Pustaka
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Biodata Penulis
Nama
: Dedy Ardiansyah,S.Sos
Tempat tanggal lahir
: Yogyakarta, 6 April 1975
Tahun Lulus
: 1998
Bidang ilmu
: Sarjana Administrasi Bisnis
Jabatan Akademik
: Asisten Ahli 100
Minat Keilmuan
: Manajemen Sistem Informasi
STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Dedy Ardiansyah,S.Sos
Program Studi Manajemen Informatika
STMIK EL RAHMA
Jl. Sisingamangaraja No.76. Yogyakarta
Abstract
Document manajement is essential in the management of college information. Among the
important documents are the incoming and outgoing mail.
The process of acceptance, delivery and control of the letter is a core process rather than
the management letter. With a standarized letter management, information flows to
support the improvement of the quality of organizational management
Keyword : management incoming mail
Intisari
Kualitas merupakan kata kunci bagi perguruan tinggi untuk dapat bersaing.
Pengelolaan informasi yang efisien menjadi hal penting dalam peningkatan
kualitas pengelolaan perguruan tinggi. Diantara hal yang penting dalam
pengelolaan informasi tersebut adalah manajemen surat masuk.
Manajemen surat masuk yang dimaksudkan adalah prosedur penerimaan,
penyampaian dan pengendalian surat masuk.
Kata kunci : Manajemen surat masuk
A. Pendahuluan
Dasar Pemikiran Pengelolaan Surat Perguruan Tinggi
Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan
untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk
mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam sebuah
perguruan tinggi, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat
penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam
organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan Perguruan
tinggi.
Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah
yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan
informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara
informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang
dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi
yang tepat guna mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat
telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler,
televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada
komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan
masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah
surat.
Surat merupakan bagian dari dokumen yang akan diarsipkan. Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai
sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi
sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan
hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi promosi
Dalam suatu lembaga perguruan tinggi dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi,
maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat
harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada
perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari
perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya
pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut
prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan
surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun
yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman /
ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah
surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan
surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat,
pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan
untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep,
pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat.
(Widjaja, 1990 :30).
Sebagaimana instansi yang lain, STMIK El Rahma sangat berkepentingan
terhadap pengelolaan surat menyurat yang baik karena surat berfungsi
sebagai sumber data, alat komunikasi dan upaya mencapai tujuan. Maka
dari itu manajemen yang baik akan membawa dampak positif terhadap
kualitas penyelenggaraan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena masih
terdapat kekurangan dalam pengelolaannya, maka kami tertarik untuk
mengkaji “Manajemen surat masuk di STMIK EL Rahma Yogyakarta”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang
diajukan dalam jurnal ini adalah: “Bagaimanakah Manajemen surat masuk
di STMIK El Rahma Yogyakarta?”
C. TINJAUAN TEORITIS
Pengertian Surat
Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas
sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau
sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada
orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah
helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama
pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang
ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan
komunikasi “.
Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisan berisiskan
pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan
informasi kepada pihak lain
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai
pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk
menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah
pemberitahuan.
Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain :
1. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain :
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Memorandum dan Nota
e. Telegram
f. Surat pengantar
2. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara lain :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat perintah
c. Surat permintaan
d. Surat peringatan
e. Surat panggilan
f. Surat susulan
g. Surat keputusan
h. Surat laporan
i. Surat perjanjian
j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.
3. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat dinas
b. Surat niaga.
c. Surat pribadi.
d. Surat yang isinya masalah sosial.
4. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/ organisasi).
b. Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi.
c. Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat.
5. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai
berikut :
a. Surat sangat rahasia.
b. Surat rahasia.
c. Surat biasa.
6. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan
sebagai berikut :
a. Surat sangat rahasia.
b. Surat segera.
c. Surat biasa.
7. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa
macam yaitu :
a. Surat masuk
b. Surat keluar
8. Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macam
antara lain
a. Surat Intern
b. Surat Ekstern
Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari
instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua
jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang
diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir
(pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
(Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat
digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat
biasa, surat rahasia, surat surat pribadi
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat
masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit
tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini
kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1. Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh
petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas
dari kantor yang bersangkutan.
2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka
dari kantor pengirim
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang
diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit
kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang
menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan
kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya
sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang
diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan
dalam tiga macam :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus
dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas
dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat
atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah
surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan
surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1. Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop)
benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat
(alamat dalam atau alamat surat).
2. Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di
instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi
cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3. Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan
untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4. Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau
didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan.
5. Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka
harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran
d. Pencatatan surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan
pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu
kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup
dicatat pada kartu atau lembar pengantar
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga
b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat.
c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolomkolom tersebut sudah benar.
d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada,
dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima
surat-surat tersebut.
e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh
pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui
pengantar surat. Kartu kendali I tetap
berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file
control).
f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi
sebagai buku agenda.
g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai
bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan
kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat
berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah
diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan
dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit
pengolah).
2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat
tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat.
b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat,
nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian
diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan
lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh
penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal
penyampaiannya.
3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat
berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.
b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan
dan nama terang .
c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah
untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara
kronologis.
d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.
Gambar 1. Arus Penanganan Surat Masuk
D. Pembahasan
Pengelolaan surat masuk di lingkungan STMIK El Rahma dilakukan secara
manual dan menggunakan sistem informasi ( sebagai pengganti kartu
kendali ). Oleh karena itu semua proses dari penerimaan surat, pencatatan,
pengarahan surat serta pengarsipan surat dilakukan oleh unit administrasi
yang memiliki 2 orang petugas, yaitu pencatat surat dan pengolah arsip.
Penanganan surat masuk:
Beberapa pengertian
1. Surat yang masuk dibedakan menjadi surat dinas dan pribadi. Surat
dinas dibagi menjadi surat dinas biasa, penting dan rahasia.
2. Surat dinas biasa adalah surat yang tidak langsung berhubungan dengan
operasional perguruan tinggi. Surat ini dicatat pada sistem pada pokok
masalah E ( lain lain ). Surat biasa disampaikan kepada bagian humas.
3. Surat dinas penting adalah surat yang berkaitan langsung terhadap
operasional perguruan tinggi, dicatat dalam sistem sesuai kategori
pokok masalahnya, yaitu A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C (
Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ). Disampaikan sesuai dengan tujuan
surat dan di tindak lanjuti sesuai dengan kategori : sangat segera dan
segera. Untuk kategori sangat segera, pada hari tersebut, surat harus
sudah tersampaikan pada pihak yang dituju. Untuk kategori segera,
surat disampaikan maksimal 1 hari setelah surat di terima pencatat
surat.
4. Surat Rahasia adalah surat yang ditujukan kepada pribadi tertentu.
Surat ini tidak dibuka oleh pencatat surat. Pencatat surat hanya
mencatat dalam sistem dalam pokok masalah E ( lain lain ) dengan
memberikan keterangan surat rahasia yang ditujukan kepada pribadi
tertentu.
5. Pencatat surat, bertugas :
a. Menerima surat yang berasal dari instansi atau perusahaan di luar
STMIK El Rahma baik yang melalui jasa pos maupun pengiriman
melalui kurir
b. Mencatat surat masuk ke dalam sistem informasi surat masuk
dengan ketentuan sebagai berikut :
c. Setelah selesai pencatatan, petugas mengisi lembar pengantar surat
2 rangkap. Lembar pertama disimpan dan lembar kedua beserta
surat diserahkan kepada penata arsip
d. Pencatat surat menyimpan lembar pengantar surat yang pertama
untuk diarsip sesuai kronologi
6. Penata arsip
a. Menerima surat beserta lembar pengantar dari unit pencatat surat.
b. Menyerahkan surat kepada yang dituju dalam surat
c. Meminta tanda tangan bukti penerimaan surat dari penerima surat
pada lembar pengantar surat
d. Meminta surat kepada yang telah dimanfaatkan setelah 1 minggu
untuk dijadikan arsip dinamis aktif.
e. Menyimpan arsip aktif sesuai kategori pokok masalah (
A,B,C,D,dan E ) di lemari arsip dinamis aktif
f. Mengisi pada lembar pengantar surat bahwa surat sudah dijadikan
arsip dinamis aktif.
g. Menyimpan lembar pengantar surat sesuai kronologi.
Prosedur penanganan surat masuk :
a. Penerimaan :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat, lampiran , tanggal surat
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,penting
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat diperiksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus
diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
Pencatatan dilakuka dengan mengisi formulir yang telah tersedia pada
sistem informasi surat masuk dan keluar ( SIMSKAR ). Pencatatan
dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Tampilan awal adalah tampilan selamat datang di SIMSKAR ERA dan
terdapat 3 tombol yaitu surat masuk, surat keluar dan kearsipan
2. Ketika surat masuk di klik maka akan masuk pada tampilan
pencatatan surat masuk yang terdapat tombol pokok masalah dengan
kode A ( akademik ), B ( kepegawaian, C ( Kemahasiswaan ), D (
Keuangan )
3. Ketika tombol A di klik maka akan muncul tampilan tabel surat
masuk akademik, yang berisi kolom kolom sebagai berikut : no urut
masuk harian, tgl masuk, pengirim, departemen yang dituju, isi
ringkas, kode surat* ( diisi dengan penomoran menurut ketentuan
yang berlaku ), catatan ( misal : lampiran 1 tidak ada ), posisi surat (
departemen tujuan / bagian kearsipan ). * sebagai sumber informasi
tombol kearsipan
4. Ketika di klik tombol B ( kepegawaian ),C ( kemahasiswaan ) atau D (
keuangan ), maka akan muncul tabel sebagaimana penjelasan poin 3 di
atas.
Adapun rincian masing masing pokok masalah A, B, C, D adalah sebagai
berikut :
Kode A
a. Mengajar : AJAR
b. Dosen Pembimbing Akademik : DPA
c. Dosen Pembimbing KP / Skripsi / Tugas Akhir : DP KP / DP
SKR / DP TA
d. Dosen Penguji Skripsi / Tugas Akhir : PUJI SKR / PUJI TA
e. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : P2M
f. Kepanitiaan reguler ( ujian, wisuda ) : PAN
g. Kepanitiaan kegiatan khusus ( akreditasi , hibah ) : PANSUS
Kode B
a. Dosen / Pegawai tetap Yayasan : DOSY / PEGY
b. Dosen / Pegawai tetap STMIK : DOST / PEGT
c. Peningkatan kesejahteraan ( fasilitas ) : KS
d. Kepanitiaan : PAN
e. Peningkatan kinerja : KJ
f. Peringatan : SP
g. Pemutusan Hubungan Kerja : PHK
Kode C
b. Kegiatan akademik / kreativitas kemahasiswaan : MAK
c. Pembentukan / Pembubaran lembaga kemahasiswaan : LM
d. Kegiatan ekstra kurikuler : MEK
e. Kegiatan penyiapan masuk dunia kerja dan kewirausahaan : MKW
Kode D
a. Biaya kuliah tahun berjalan ( SPP,SPA,DPP ) : BOP
b. Anggaran tahun berjalan : AGR
c. Revisi anggaran tahun berjalan : REV-AGR
d. Pengadaan sarana ( inventaris ) / prasarana : ADAS / ADAP
e. Pemeliharaan / perbaikan sarana ( inventaris ) / prasarana : BAIS /
BAIP
f. Penjualan sarana ( inventaris ) / prasarana : JUAS / JUAP
g. Ketentuan kompensasi / penggajian : KGJ
h. Ketentuan biaya peminjaman sarana / prasarana : KPS / KPP
i. Ketentuan biaya teknis : KBT
j. Kerjasama / investasi : INVS
Setelah masuk pada pokok masalah, maka pencatat surat memasukkan
kode surat masuk tersebut. Adapun ketentuan pencatatan kode surat
adalah sebagai berikut :
Format Pencatatan Nomor Surat
a. Nomor surat :
Nomor urut ( ditulis berurutan setelah nomor terakhir ) /
Departemen / Pokok Masalah / Bulan dalam angka Romawi /
Tahun dengan singkatan 2 digit terakhir.
b. Kode Departemen : ( ditulis Kode Departemen – Jenis Surat )
Kode Departemen adalah sebagai berikut :
1. Yayasan, kode : Y
2. Ketua, kode : KET
3. Pembantu Ketua, kode : PK 1 / PK 2 /PK 3
4. Ketua Program Studi:
a. Teknik Informatika, kode
b. Sistem Informasi, kode
c. Manajemen Informatika, kode
d. Komputerisasi Akuntansi, kode
e. Teknik Komputer, kode
: PS-1
: PS-2
: PS-3
: PS-4
: PS-5
5. Ketua Lembaga :
b. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, kode : LP2M
c. Lembaga Penjaminan Mutu, kode
: LPM
d. Lembaga Pendidikan dan Pengamalan Islam, kode
: LEPPI
e. Pusat Komputer, kode
: PUSKOM
f. Perpustakaan , kode
: PERPUS
g. Hubungan Masyarakat, kode
:
HUMAS
h. Sistem Informasi, kode
: SIM
i. Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Entrepreneur , kode
:LPPE
Kode jenis surat adalah sebagai berikut :
1. Nota Dinas; kode : ND
Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang
berisi catatan singkat tentang tugas
2. Memo; kode : MEMO
adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh
atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
3. Surat Pengantar; kode : SPg
adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat
yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau
barang, bahan lain yang dikirimkan.
4. Surat Keputusan; kode : SK
adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang.
5. Surat Edaran; kode : SE
adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara
melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah
yang telah ada.
6. Surat Undangan; kode : UND
adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri
acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.
7. Surat Tugas; kode : TGS
adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
8. Surat Kuasa; kode : KUAS
adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
9. Surat Pengumuman; kode : PENG
adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal
yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum
10. Surat Pernyataan; kode : PERNYT
Adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
11. Surat Keterangan; kode : KETR
adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
12. Berita Acara, kode : BAP
adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain
sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut.
13. Surat Kerjasama, kode : KJSM
Adalah surat yang berisi penawaran kerjasama baik dari instansi /
perorangan dari luar kepada STMIK El Rahma atau dari STMIK
El Rahma kepada instansi / perorangan dari luar
Sebagai contoh surat keputusan dari yayasan maka penulisannya adalah :
… / Y-SK/ …/…/…
d. Pengarahan surat
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya yaitu penata arsip
e. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas penata arsip yang dilaksanakan
dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1. Surat yang sudah diterima dari bagian pencatatan terlebih dahulu di
cek kesesuaian surat beserta lembar pengantarnya.
2. Menyampaikan surat kepada pejabat yang bersangkutan dan
meminta tanda tangan pada lembar pengantar surat.
3. Petugas menyimpan lembar pengantar surat secara kronologi.
4. Petugas mengambil surat kepada pejabat yang bersangkutan
maksimal 7 hari setelah surat diserahterimakan.
5. Petugas menyimpan surat ke dalam lemari arsip dinamis aktif sesuai
dengan kategori pokok masalah A,B,C,D atau E
E. Kesimpulan
Sistem pengelolaan surat masuk merupakan upaya untuk mengelola informasi
formal agar efisien dan dapat mendukung peningkatan kualitas pencapaian
tujuan perguruan tinggi. STMIK El Rahma yang memiliki komitmen tinggi
untuk pencapaian standar mutu sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan
telah sadar bahwa surat merupakan bagian informasi yang sangat penting
untuk mendukung peningkatan mutu tersebut. Oleh karena itu pengelolaan
surat masuk menjadi bagian yang penting dalam mengelola informasi secara
bermutu
Referensi
Arikunto, Suharsimi. 1997.Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.
Jakarta: Rineka Cipta
Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali
Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni
Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta :
Balai Pustaka
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Biodata Penulis
Nama
: Dedy Ardiansyah,S.Sos
Tempat tanggal lahir
: Yogyakarta, 6 April 1975
Tahun Lulus
: 1998
Bidang ilmu
: Sarjana Administrasi Bisnis
Jabatan Akademik
: Asisten Ahli 100
Minat Keilmuan
: Manajemen Sistem Informasi