SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI DAN BISNIS

  Chapter SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI DAN BISNIS PANDANGAN SISTEM INFORMASI KE DALAM ORGANISASI/MANAJEMEN Aktivitas Manajemen : menurut Anthony : dikutip Davis.

  

• Manajemen puncak Perencanaan Strategis

  

• Manajemen menengah Pengendalian manajemen

  

• Penggiatan operasional Pelaksana rutin/teknis

  

• Pengolahan transaksi Basis data

  Model Anthony dijabarkan oleh Laudon & Laudon Sifat2 umum :

  1. Makin keatas informasi/data makin tdk terstruktur :Orienta- si ke masa depan; eksistensi organisasi;Informasi makin terpadu; manajemen puncak; pimpinan atas; aplikasi didu- kung ESS dan DSS ; aplikasi simulasi, data eksternal men- dominasi

  2. Manajemen : orientasi pemenuhan sumber daya secara efektif dan efisien; kombinas antara data eksternal & inter- nal; aplikasi kombinasi atas dan bawah/teknis; didukung MIS

  3. KL : Dukungan bagi organisasi dan bisa berada dimana saja  Laudon menempatkan pd tingkat kedua. Orientasi terus menelusuri model2 SI yg tepat utk dukungan organi- sasi. Data/Informasi terstruktur dan tdk terstruktur

  4. Operasional/Teknis. Orientasi data/informasi terstruktur, ter- duga dan teknis. Masa sekarang dan data historis.

  5. Basis data  sangat terstruktur dan membina data internal dan profesional teknis komputer & SI. Membina database.

  Aktivitas Fungsi2 Personil Keungan Produksi Manajemen Matriks dari aktivitas manajemen dan Fungsi2 dalam organisasi. Semua

  Perencanaan Strategis fungsi memiliki tatanan aktivitas manajemen yang sama. Pembangunan sistem

  Pengendalian Manajemen Informasi manajemen dapat meliputi aktivitas dengan lingkup yg luas maupun sempit dgn segala keuntungan dan konsekwensinya. Pada tingkat strategis sela-

  Penggiatan Operasinal Yaknya semua informasi itu menyatu.

  Pengolahan Transaksi

SISTEM UTAMA DALAM ORGANISASI

• Executive Support Systems (ESS)
• Decision Support Systems (DSS)
• Management Information Systems (MIS)
• Knowledge Work Systems (KWS)
• Office Systems • Transaction Processing Systems (TPS)

  Mak in k eat as m ak in ti ng gi ked ud uk an d lm o rg an is as i

  Teknologi

  Interprtasi

  Pengetahun Permintaan

  Keputusan Informasi

  Data

  Apa yg dilaksanakan pada (1) dan (2) menyangkut dimensi masa lalu dan sekarang. Utk masa depan, perlu ditambahkan dgn. mengkombinasikannya dgn pengetahuan manusia dan mempersiapkan organisasi ke masa depan

  (3) Mempersiapkan masa depan :

  Menangani saat sekarang melalui proses transaksi adalah Melalukan pengecekan ttg. faktor2 tambahan yg lebih mutakhir, dan kemudian dimasukkan ke dlm. banka data.

  (2)Mengingat masa lalu :

  Mengolah data menjadi informasi. Diawali dgn. transaksi data : mengumpulkan, menata, menyimpan kedlm pool data atau bank Dat atau database.

  (1)Menangani saat sekarang :

  Saat sekarang Manusia dan

  Mak in k eb aw ah m ak in ter str uk tu r d at a dan in fo rm as i

  Model Dasar dari suatu Sistem Informasi PENGENDALIAN MANAJEMEN PENGENDALIAN OPERASIONAL

  Keputusan Mengingat masa lalu

  3. Mempersiapkan masa depan

  2. Mengingat masa lalu

  1. Menangani kebutuhan sekarang

  Tiga tujuan utama penggunaan sistem informasi dlm. organisasi :

  Transaksi Fungsi- a Fungsi-b Fungsi-c

  EI S EI S Perencanaan _{Strategis Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasional Pengolahan}

  EDP ^{PERENCANAAN STRATEGIS}

  Pengolahan Transaksi D SS MI S

  Mempersiap- kan masa depan Menangani

  Format, fikter, pengikhtisaran Interpretasi, memu- tuskan, bertindak

  Informarasi Pengetahuan

  Akuulasi pengetahuan Data

  Hasil Data Pengolahan Informasi

  Konversi data ke dalam informasi Jumlah jam

  Gaji Karyawan

  Daftar gaji Dep. A

  Daftar gaji Perusahaan

  Skala pendapatan Gaji

  Karyawan Gaji

  Karyawan Daftar gaji

  Dep. A Daftar gaji

  Dep. A Daftar gaji

  Dep. A Daftar gaji

  Dep. A Data dan Informasi

• Teknis dan sangat terstruktur
• Rutin dan operasional
• Mudah dibakukan

SISTEM TINGKAT PENGETAHUAN

• Pemakai & pembina tingkat operasional

  Sistem Karya Workstation Workstation Workstation berpengetahuan kerekayasaan Grafis Menagerial

  Kriteria DSS

  Kriteria pengolahan transaksi

• Bersifat pemutakhiran dari data aplikasi

  Otomatisasi Wordprocessing Penyimpanan Kalender Perkantoran Citra Elektronis

  Enam jenis Sistem Informasi Utama

  Jenis Sistem SISTEM TINGKAT STRATEGIS Sistem Informasi

  Ramalan rencana Ramalan rencana Ramalan anggar- Rencana

Rencana

Eksekutip (EIS) 5 thn penjualan 5 thn operasional an 5thn keuntungan SDM

  SISTEM TINGKAT MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Anggaran Analisis inves- Analisis

  Manajemen (MIS) penjualan inventori tahunan tasi modal relokasi

  Decision Support Analisis kaw asan Penjadw alan Analisis biaya Analisis kela- Analisi biaya

  System (DSS) pasar Produksi yakan harga kontrak

SISTEM TINGKAT OPERASIONAL

• Bersifat teknis ilmiah utk. suatu kebutuhan info yg.ter- arah syarat sains & matema- tis,statistik & Op. Research -

  Penjualan & Pengendalian Keuangan Piutang Rekaman pemasaran arus barang karyaw an Manufaktur Akuntansi SDM

• Tergantung penunjangannya Operasional: rutin, teknis, terstruktur, harian/mingguan, masa kini, orientasi profesio- nal. Dal Manajemen : semi terstruktur; masa kini dan nanti; orientasi bina sumberdaya, struktur, mingguan/bulanan; Renstra : masa depan, tdk terstruktur; bulanan/tahun-an; Dukungan aplikasi simulasi dan sejenis.
• Berada pada berbagai tingkat operasional; umum- nya bantu manajemen dgn. berbagai aplikasi adhok yg menunjang berbagai kebutuhan
• Data tidak terduga namun dapat diambil dari internal atau data eksternal

  KWS Spesifikasi desain, Model2, simu- Model, grafik Profesional, basis pengetahuan lasi staf teknis

  Example: Anggaran tahunan Proses Bisnis & Sistem Informasi

  professional Contoh: Work station perekayasaan Sistem Informasi Manajemen (MIS): Tingkat Manajemen

  Jenis2 Sistem Pengolahan Transaksi Knowledge Work Systems (KWS): Tingkat pengetahuan

  Pengolahan Transaksi Daftar Gaji (payroll)

  TPS Transaksi, kejadian Ngurut, ndaftar Lap terinci, ndaf- Personil ope- nyatukan, muta- tar, ikhtisar rasional,su- khirkan pervisor

  OAS Dokumen, penjad- Man. dokumen, Dokumen, jad- Pekerja w alan penjadw alan, w al, surat-menyu- klerikal komunikasi rat

  MIS Ikhtisar data tran- Lap. rutin;model Laporan rekap & Manajer saksi, vol. data be- sdrhana;anali- lap eksepsi menengah sar,model sdrhana sis sederhana

  Tracking Pengendalian Perdagangan Daftar gaji Kompensasi pesanan mesin sekuritas Pengolahan Pengolahan Penjadw alan Manajemen arus Hutang Pelatihan & Transaksi pesanan kegiatan kas pengembangan

  DSS Volume data kecil; Interaktif, simu- Lap khusus, ana- Profesional, model analisis lasi,analisis lisis, tanggpan staf manajer thd. Queries

  Jenis Input Peng- Output Pemakai Sistem Informasi olahan Informasi ESS Data agregat; Grafik, simu- Proyeksi; tang- Manajer internal/ekst. lasi, interaktif gapan thd permin. senior

  Kriteria MIS

  Antara semiterstruktur & terstruktur. Waktu sesuai kebutuhan.

  Kriteria karyawan berpengetahuan(knowledge Worker)

• Input: Spesifikasi desain
• Pengolahan: Modeling • Output: Desain, graphics

• Pemakai: Staf Teknis dan

• Input: Data volume besar
• Processing: Model2 sederhana
• Outputs: Laporan ikhtisar
• Users: Manajer menengah

• Strategic level
• Inputs: Aggregate data
• Processing: Interactive -Outputs: Projections -Users: Senior managers
• Example: 5-year operating
• Top level management
• Designed to the individual
• Ties CEO to all levels
• Very expensive to keep up
• Extensive support staff
>Keputusan terstruktur & semi terstruktur
• Berorientasi lap control
• Data historis
• Orientasi internal
• Proses rancangan yg panjang DSS
• Tingkat Manajemen - Input : Volume data kecil
• Pengolahan : Interaktif - Output: Analisis keputusan
• Pemakai: Profesional, Staf Contoh : Anlisis biaya kontrak
• Sistem dari fungsi utama
• Sistem dari aplikasi utama (-) Sistem Info pesanan penjualan, sistem riset pasar, sistem harga
• Anggaran,jurnal,pengihan,
• Jurnal, piutang, hutang,anggaran, sistem manajemen anggaran
• Rekaman personil, keuntungan, konpensasi, hubungan buruh, pelatihan
• Daftar gaji, rekaman karyawan, sistem keuntungan, sistem jalur karir, sistem pelatihan personil.
• Kebiasaan diimana kerja diorganisasi, dokoordinasi, dan difokuskan utk. menghasilkan produk atau layanan yang bernilai
>Cara yg unik utk. koordinasi kerja, informasi & pengetahuan
• Jalan yg. manajemen dipilih manajemen utk koordinasi kerja
Pembangunan arsitektur informasi dari organisasi The last five decades have seen dramatic changes in the technical and organizational configurations of systems. During the 1950s organizations were dependent on computers for a few critical functions. The 1960s witnessed the development of large centralized machines. By the late 1970s and into the 1980s information architecture becase complex and information systems included telecommunications links to distribute information. During the 1990s information architecture is an enterprisewide information utility.

  SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Pelatihan & Track pelatihn, tram- Operasional pengembangn pil,peningkatan Pembinaan Desain jalur karir Pengetahuan kariri karyaw an Analisis kom- Monitor pendapatan, Manajemen pensasi gaji, tunjangan Rencana SDM Rencana jngka pan- Strategik jang kebthn buruh

  Sistem dari aplikasi utama

  Sistem Keungan dan Akuntansi Sistem SDM Sistem dari fungsi utama

  Sistem keuangan & anggaran SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Piutang Kuntil uang pin- Operasional jaman dr organisasi Analisis port- Desain investasi Pengetahuan folio perusahaan Anggaran Siapkan anggaran Manajemen jngka pendek Rencana ke- Rencana keuntung- Strategik untungan an jngka panjang

  akuntansi biaya Sistem dari aplikasi utama:

  Sistem dari fungsi utama

  Manufaktur & Sistem Produksi Penjualan & Sistem Pemasaran Ikhtisar Sistem Inventori

  SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Pengolahan Masukkan, Operasional pesanan olah, ikuti Analisis pasar Identifikasi pe- Pengetahuan langgan & pasar Kecendrngn Siapkan ramaln Strategik penjualan 5 tahun

  SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Kendalian Kegiatn kendali Operasional Mesin peralatan Desain ber- Desain produk Pengetahuan lands komptr baru Rencana pro- Keputusan jmlh & Manajemen duksi jadw al produksi Fasilitasi lo- Keputusan lokasi Strategik kasi fasilitas

  (-) Manajemen penjualan, riset pasar, promosi, penentuan harga, produk baru

  Sistem dari perspektif fungsional

  Antar hubungan Sistem

  ESS

  Executive Support System (ESS):

  DSS

  MIS

  Proses Bisnis

  Contoh sebuah aplikasi sistem Informasi od kabinet Cabinet Decision-making process with IDSC

  Mengkoordinasi :

  1. Kerja profesional lokal & pekerja informasi

  2. Kerja dlm organisasi antar tingkat & fungsi 3. Menghubungkan organisasi dgn lingk. Eksternal.

  Konsumen Biro perjalan- Supplier CRS an

  Business Processes and Information Systems

ENTERPRISE APPLICATIONS

  Information systems help organizations . Achieve great efficiencies by automating parts of processes . Rethink and streamline processes

  Examples of Business Processes . Manufacturing and production: Assembling product, checking quality, producing bills of materials

  . Sales and marketing: Identifying customers, creating customer awareness, selling

  . Finance and accounting: Paying creditors, creating financial statements, managing cash accounts

  Enterprise Applications . Human Resources: Hiring employees, evaluating performance,

. Enterprise systems

enrolling employees in benefits plans . Supply chain management systems

  Cross-Functional Business Processes . Customer relationship management systems . Transcend boundary between sales, marketing, . Knowledge management systems manufacturing, and research and development . Group employees from different functional specialties

  Traditional View of the Systems to a complete piece of work

  . Within the business: There are functions, each

  Example: Order Fulfillment Process

  having its uses of information systems . Outside the organization’s boundaries: There are customers and vendors

  Functions tend to work in isolation

  Hukum Grosch

  Hkm. Moore Kemampuan (komputer) tumbuh sebanding dgn. kwadrat dari biayanya ==> diyakini antara 1960

  Penampilan dari teknologi keping rangkaian(chip) - 1970.

  

Hukum Moore tergandakan setiap 18 bulan.

  Prinsip kanibal : rangkain terpadu menyerap fungsi2 bertanggung jawab atas inersia Sentralisasi dari komponen diskrit yang ada kedalam keping tunggal, dan mengembalikannya (ke pasar) dengan tampilan yang lebih baik dan harga yang lebih ren- dah. an

  Pelaksanaan instruksi dari program

  ck m ne

  komputer terjadi satu kali dalam suatu

  ew le _n 1987  pertumbuhan 2 MIPS

  N tt Y = 2

  waktu ==> ada antrean dalam pengguna-

  n 1990  32 MIPS bo

  an sumber daya. Dimana Y = pertumbuhan (juga penampilan)

  Vo 1994 256 MIPS n = tahun sekarang dikurangi tahun 1986 2007  209.719 MIPS

ENTERPRISE SYSTEM

  Traditional View of the Systems

. Firm structure and organization: One organization

. Management: Firm-wide knowledge-based management process . Technology: Unified platform . Business: More efficient operations & customer-driven business processes

  Enterprise Systems Challenges of Enterprise Systems

  . Difficult to build: Require fundamental changes in the way the business operates

  . Technology: Require complex pieces of software and large investments of time, money, and expertise

  . Centralized organizational coordination and decision making: Not the best way for

  Value Chain

  the firms to operate Supply Chain

  Sehimpunan proses yang digunakan oleh organisasi . Network of organizations and business processes  bisnis untuk mewujudkan nilai bagi pelanggannya

  . Helps in procurement of materials, transformation melibatkan proses primer yg. secara langsung memben- of raw materials into intermediate and finished products tuk nilai yg dipersepsikan oleh pelanggan, dan proses dukungan yg menambahkan nilai secara tdk langsung utk.

  Supply Chain Management (SCM) memudahkan pihak lain melakukan proses primer.

  . Close linkage and coordination of activities (Steven Alter) involved in buying, making, and moving a product . Integrates supplier, manufacturer, distributor, and customer logistics time Model yang menonjolkan aktivitas primer atau dukungan yg menambahkan nilai pada produk atau

  . Reduces time, redundant effort, and inventory costs layanan dari sebuah badan usaha dimana sistem

  Limitations SCM: Informasi secara tepat dapat dimanfaatkan utk mem- peroleh keuntungan kompetetif.

  . Inefficiencies can waste as much as Aktivitas primer : aktivitas yang hampir keseluruhan-

  25% of company’s operating costs nya secara langsung terkait pada produksi dan distri- . Bullwhip Effect: Information about the busi dari hasil atau pelayanan badan usaha ybs.

  Aktivitas dukungan : aktivitas yg memungkinkan demand for the product gets distorted penyerahan produk dari badan usaha itu terlaksana. as it passes from one entity to next Terdiri dari infrastruktur, SDM, teknologi dan pengadaan.

  (Kenneth C. Laudon) Supply Chain Management (SCM)

  

. Supply chain planning system: Enables firm to generate

forecasts for a product and to develop sourcing and a

. Helps in distribution of the finished products manufacturing plan for the product to customers

  

. Supply chain execution system: Manages flow of products

. Includes reverse logistics - returned items flow in the reverse direction from the buyer back to through distribution centers and warehouses the seller

  

Collaborative Commerce

How Information Systems Facilitate

. Uses digital technologies to enable multiple organizations to

  Supply Chain Management collaboratively design, develop, build, move, and manage products

  . Decide when, what to produce, store, move . Increases efficiencies in reducing product design life cycles, minimi- . Rapidly communicate orders zing excess inventory, forecasting demand, and keeping partners . Communicate orders, track order status and customers informed . Check inventory availability, monitor levels . Track shipments . Plan production based on actual demand . Rapidly communicate product design change . Provide product specifications . Share information about defect rates, returns

  Private Industrial Networks

• Web-enabled networks Link systems of multiple firms in an industry
• Coordinate transorganizational business processes
• CRM Knowledge Management Systems

  . Creating knowledge . Discovering and codifying knowledge . Sharing knowledge

. Distributing knowledge Sebuah perusahaan pemasaran makanan “seafood”, tidak melibatkan diri dalam produksi, penyimpanan, bahkan juga distribusi dari makanan yang dijualnya. Perusahaan ini hanya menghimpun pesanan dari pemasok besar (wholesalers) untuk kemudian diambil oleh perusahaan penyalur komoditas. Perusahaan “seafood” ini memiliki situs Web www.seafoods.com dimana pembeli dapat melihat dan memesan makanan seafood dalam berbagai jenisnya, lengkap dengan penjelasan tentang rasanya. Pemesan membayar dengan kartu kredit seperti yang tertera pada gambar-1. Catatlah perusahaan “seafood” ini sebagai dasar yang akan digunakan dalam penjelasan contoh2 selanjutnya dalam kuliah ini, terutama tugas2 yg harus anda kerjakan.

  Cek

  Bank Bank Bank

  Statement Kartu Kredit

  Beban Kartu Kredit Pembataran Permintaan layanan Penyalur

  Pesanan Penyalur makanan Penyalur makanan

  Pemasok Seafood

  Pemasok makanan Pemasok Jenis

  Jenis makanan makanan makanan makanan makanan

  Kostumer Kostumer

  Kostumer Sumber : Richard T. Watson , Object Oriented Strategy, 1999 spt yg. termuat dalam : Patrick G. McKeown, Information Technology and the Network Economy (Orlando: Hartcourt College Publisher, 2001), pp. 21-22. Catatan : nama seafood diganti dari Fareastfoods  Seafood utk disederahanakan