Rancang Bangun E Recruitment Karyawan St
RANCANG BANGUN E-RECRUITMENT KARYAWAN
(STUDI KASUS: CV. BARBEKU YASMIN SARANA BAHAGIA)
Mochammad Zulkarnain1 , Qurrotul Aini2, Meinarini Catur Utami3
1,2,3
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
1
muzulthieka@ymail.com , 2 atafamily@yahoo.com, 3meinarini@yahoo.com
Abstrak
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang bergerak di bidang
penjualan barang-barang bekas. CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah menggunakan website untuk
memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun, berdasarkan observasi, perekrutan karyawan perusahaan hanya
dilakukan dengan memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana perekrutan karyawan baru
alias bersifat manual. Hal ini membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses perekrutan bila dibandingkan
secara online. Penulis berkeinginian membuat aplikasi perekrutan secara online dimana rancang bangun ERecruitment karyawan ini menggunakan Metode RAD (Rapid Application Development) dan tools UML
(Unified Modeling Language) dengan bantuan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class
diagram. Skripsi ini menghasilkan sebuah aplikasi e-recruitment sebagai sebuah inovasi perekrutan berbasis web
dapat membantu pelamar dalam memperoleh informasi lowongan pekerjaan dan apply lowongan pekerjaan dan
staff serta pihak manajerial dalam pelaksaan kegiatan rekrutmen karyawan. E-recruitment Karyawan yang
dibuat dapat meningkatkan kinerja dari SDM.
Kata kunci : E-Recruitment, RAD, UML
1.
Pendahuluan
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia
merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang
bergerak di bidang penjualan barang-barang bekas.
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah
menggunakan fasilitas internet yaitu website untuk
memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun,
berdasarkan
observasi
perekrutan karyawan
perusahaan hanya dilakukan dengan memasang iklan
lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana
perekrutan karyawan baru. Karena pelamar yang
melamar ke perusahaan setiap tahun makin
bertambah seperti data dibawah ini, maka
perusahaan dalam hal ini bagian SDM (Sumber
Daya Manusia) mengalami kesulitan dalam
memonitor pelamar pekerjaan dan akan sangat
rentan dalam ketepatan data pelamar dengan posisi
yang ditempatinya kelak. Maka dari itu erecruitment menjadi sangat diperlukan dalam
perusahaan.
Karena
dengan
e-recruitment
perusahaan dapat meringkas waktu perekrutan
karyawan dari satu minggu menggunakan media
cetak menjadi satu hari.
E-recruitment adalah cara menggunakan
teknologi informasi (TI) untuk melakukan,
mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen
(Tong & Sivanand, 2005). E-recruitment juga
merupakan e-bisnis sistem organisasi yang
menggunakan teknologi berbasis web untuk
manajemen sumber daya manusia praktik dan
kebijakan (Ruel dkk, 2007). Mathis dan Jackson
(2010) mengakui bahwa dari semua sumber daya
tersedia bagi organisasi, manusia adalah perekat
yang memegang atau mengikat sumber daya lainnya.
Dalam dunia usaha, inovasi dan keunggulan
teknologi merupakan komponen penting dalam
strategi bersaing, (Ellitan & Anatan, 2008).
Penggunaan berbagai teknologi terkomputerisasi
tersebut akan dapat membantu perusahaan untuk
dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat
dan tepat, sehingga diharapkan dapat meningkatkan
kinerja berbagai proses rekrutmen yang berjalan
didalam perusahaan. Sistem ini nantinya dibutuhkan
untuk dapat memberikan kemudahan bagi para
karyawan pada Divisi SDM yang terkait dalam
proses perekrutan dan juga untuk para pelamar
(applicant). Praktik-praktik pengelolaan sumber
daya manusia sangat diperlukan untuk mencapai
tujuan perusahaan yaitu membangun sumber daya
manusia yang kompeten (Ellitan & Anatan, 2008).
Proses pemilihan dari sekelompok pelamar,
orang atau orang-orang yang paling memenuhi
kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia
berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini yang
dilakukan oleh perusahaan (Simamora, 2004).
Keputusan-keputusan yang diambil mengenai
perekrutan sangat menentukan. Tidak hanya jenis
dan jumlah pelamar, tetapi juga seberapa sulit dan
berhasilnya usaha-usaha perekrutan tersebut. Proses
rekrutmen sangat penting karena kualitas SDM
dalam perusahaan tergantung pada kualitas proses
rekrutmennya (Ardana dkk, 2011). Untuk mencapai
tujuan perusahaan itu salah satu proses yang harus
dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah merekrut
karyawan yang berkompenten sesuai dengan bidang
keahliannya. Salah satu cara untuk mempermudah
proses rekrutmen karyawan tersebut adalah dengan
menerapkan
aplikasi
e–recruitment
dalam
perusahaan.
Maka daripada itu untuk mempermudah
perekrutan karyawannya, maka CV. Barbeku
Yasmin
Sarana
Bahagia
bermaksud
mengembangkan website-nya dengan menambahkan
fasilitas e–recruitment. Maksud dari penerapan
fasilitas e–recruitment ini adalah untuk memudahkan
perekrutan karyawan barunya secara online.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem virtual
yang memungkinkan manajemen mengendalikan
operasi sistem fisik perusahaan, Mc Leod (2008:
10).
2.2
Rekrutmen
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang
dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi
memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan
sampai mendapatkan calon karyawan yang
diinginkan atau kualified sesuai dengan jabatan atau
lowongan yang ada, Rivai (2006: 160).
2.3
E-Recruitment
E-recruitment adalah cara menggunakan
teknologi informasi (TI) untuk melakukan,
mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen
(Tong & Sivanand, 2005). Menurut Compare
Infobase (2009) e-recruitment adalah penggunaan
teknologi atau jaringan web berdasarkan perangkat
untuk membantu proses perekrutan. Menurut
Ramdhani (2011) e-recruitment adalah metode yang
dilakukan untuk menjaring kandidat melalui
internet. Melalui e-recruitment proses rekrutmen
akan menjadi lebih efisien dan lebih kompetitif.
2.4 Konsep Dasar Metode Rapid Application
Developent (RAD)
RAD adalah sebuah strategi pengembangan
sistem yang menekankan kecepatan pengembangan
melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam
konstruksi, cepat, berulang dan bertambah
serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang
pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final,
Whitten (2004: 452).
Menurut McLeod (2008: 206) ada lima tahap
pengembangan sistem RAD, yaitu:
1.
Investigasi Awal
Mempelajari tentang organisasi dengan masalah
sistemnya, mendefinisikan tujuan, hambatan,
risiko, dan ruang lingkup sistem baru,
mengevaluasi proyek maupun kelayakan sistem,
melakukan
sub-divisi
sistem
menjadi
komponen-komponen besar dan mendapatkan
umpan balik pengguna.
2.
Analysis
Menganalisis persyaratan fungsional pengguna
untuk masing-masing modul sistem dengan
menggunakan
berbagai
macam
teknik
pengumpulan
informasi
dan
kemudian
mendokumentasikan temuan-temuannya dalam
bentuk model-model proses, data, dan objek.
Terdapat tiga tahapan analisis sistem pada alur
pengembangan sistem RAD, yaitu:
a. Problem Analysis, mempelajari sistem yang
ada atau sistem berjalan dengan pemahaman
akan
masalah-masalah
pengembangan
sistem.
b. Requirement Analysis, mendefinisikan dan
memprioritaskan
persyaratan-persyaratan
bisnis.
c. Decision Analysis, menghasilkan arsitektur
aplikasi untuk solusi yang disetujui.
d. Design
Merancang komponen dan antarmuka
dengan sistem-sistem lain untuk setiap
modul sistem yang baru dan kemudian
mendokumentasikan
desain
dengan
menggunakan
berbagai
jenis
teknik
pemodelan.
3.
Konstruksi Awal
Membuat dan menguji piranti lunak dan data
untuk setiap modul sistem dan mendapatkan
umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul
yang tidak menerima persetujuan dari
pengguna, tahap-tahap analisis, desain dan
konstruksi awal akan diulang kembali.
4.
Konstruksi Akhir
Piranti lunak modul diintegrasikan untuk
membentuk sistem yang lengkap, yang diuji
bersama-sama dengan datanya.
5.
Testing dan Implementasi Sistem
Komponen-komponen sistem dipasang, dan
dilakukan
uji
penerimaan
pengguna.
Penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda
persetujuan untuk melanjutkan ke tahap serah
terima.
3. METODOLOGI PENELEITIAN
1.1 Metode Pengumpulan Data
1. Observasi
2. Studi Pustaka
3. Studi Literatur
1.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam siklus RAD, terdapat beberapa tahapan,
yang terdiri dari:
1. Investigasi Awal
2. Analisis
3. Desain
4. Testing dan Implementasi
Tujuan
Tahap Pengumpulan Data
Observasi
Studi Pustaka
Studi Literatur
Tahap Pengembangan Sistem (RAD)
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia didirikan
pada tahun 2010 berdasarkan SK. No. No. 6 Tanggal
25 Mei 2010.
4.2 Analisis Sistem Berjalan
Perekrutan karyawan yang berjalan pada CV.
Barbeku
Yasmin
Sarana
Bahagia
masih
menggunakan sistem manual, yaitu pelamar datang
langsung atau menggunakan jasa kantor POS untuk
membawa lamaran, curriculum vitae dan arsip
pendukung lainnya yang kemudian diterima oleh
pihak SDM (Sumber Daya Manusia). Staff SDM
mengecek satu persatu kelengkapan dokumen
pelamar apakah sudah sesuai dengan kualifikasi dan
persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Seleksi akhir proses administrasi rekrutmen
karyawan dilakukan oleh Manager SDM dengan
menimbang dan menilai sesuai kebutuhan
perusahaan. Setelah proses seleksi oleh manager
selesai maka berkas tersebut diserahkan kepada Staff
SDM yang nantinya akan diteruskan kepada pelamar
untuk datang interview
memenuhi panggilan
perusahaan. Staff SDM akan melaporkan jumlah
pelamar yang sudah dikelompokkan sesuai
kualifikasi perusahaan dan jabatan yang ditentukan.
Investigasi Awal
Submit data pelamar (5)
Memasang ilkan
lowongan kerja (1)
Kantor Pos
Mendapatkan informasi
lowongan kerja (2)
Menerima dokumen
Pelamar (6)
CV. Barbeku Sarana Bahagia
Receptionis
Media Cetak
Surat Kabar (Koran)
Analisis Sistem
Mengirim surat lamaran kerja
via POS (3)
Pelamar datang membawa
lamaran, cv, ijazah dll (4)
Pencari Kerja
Memberikan data pelamar
untuk final seleksi (8)
Menyerahkan data pelamar (7)
Staff SDM
Data pelamar diperiksa
kelengkapan dokumennya (11)
Desain Sistem
Memberikan data calon pegawai
yang telah diseleksi untuk kemudian dipanggil (10)
Manager SDM
Menyeleksi data calon pegawai
sesuai dengan kualifikasi
perusahaan (9)
Menelpon pelamar untuk melakukan interview (12)
Testing dan Implementasi
Gambar 2. Rich Picture Sistem Berjalan
Kesimpulan dan
saran
Gambar 1. Sistematika Penelitian
4.
Keterangan Tabel dan Gambar
4.1 Investigasi Awal
Lembaga YASMIN diarahkan menjadi
lembaga nirlaba yang identik dengan social
enterprise atau kewirausahaan sosial. Berbagai unit
usaha dibangun dengan tujuan memperolah
keuntungan untuk membiayai program-program
sosial. Melalui unit usaha ini, diharapkan
kemandirian lembaga YASMIN dalam menyediakan
dana dapat terpenuhi. CV. Barbeku Sarana Bahagia
merupakan unit usaha andalan. Bukan tanpa alasan
ketika yasmin menjatuhkan pilihan pada usaha
barang bekas.
4.2.1 Analisis Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini, penulis memberikan
informasi mengenai rancangan sistem informasi
rekrutmen karyawan yang penulis ajukan guna
mengatasi permasalahan pada sistem lama yang
telah disebutkan sebelumnya.
Adapun prosedur dari perancangan sistem
informasi rekrutmen karyawan yang diusulkan
adalah sebagai berikut:
Pelamar
· Melihat Profil Perusahaan
- Profile CV. Barbeku Sarana Bahagia
- Visi Misi
- Kontak
- Galeri
· Melihat Info Lowongan Kerja
· Submit Lamaran
· Melihat hasil tes administrasi dan
wawancara
Staff SDM
Computer
·
·
·
·
·
·
·
·
Server
Melihat Profile Perusahaan
Melihat Info Lowongan Kerja
Manage E-recruitment karyawan
Update & delete Info Lowongan Kerja
Update & delete Profile CV. Barbeku
Sarana Bahagia
Update, print, delete Pengumuman hasil
seleksi Karyawan baru
Lihat & print datapelamar
Mengelola file data master (data user,
data pelamar, dll)
Manager SDM
· Melihat Profile Perusahaan
· Melihat Info Lowongan Kerja
· Melihat data pelamar
· Verivikasi Pelamar
Gambar 3. Rich Picture Sistem Usulan
Sistem usulan rekrutmen karyawan yang
dirancang ini memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Mempermudah pelamar dalam mengirim
lamaran dan dokumen pendukung lainnya
seperti surat lamaran kerja, cv, ijazah, transkrip
nilai, surat referensi.
b. Mempermudah Staff SDM dalam hal
pemrosesan data calon karyawan, info
lowongan kerja dan hasil rekrutmen karyawan.
c. Admin SDM dapat dengan mudah memanage
web sistem informasi rekrutmen karyawan dan
menginput data-data yang berhubungan dengan
proses rekrutmen.
d. Manager SDM dapat memonitoring proses
seleksi dan rekrutmen karyawan baru sehingga
meningkatkan efisiensi waktu dan kinerja dalam
perusahaan.
uc Use Case Diagram E-Recruitment
E-Recruitment Karyawan
«include»
Login
Logout
Register
View Profil
Perusahaan
View Home
View Visi Misi
«include»
«include»
View Career
Pelamar
Manage Visi Misi
Manager SDM
Manage Profile
«include»
Manage Career
View Kontak
Manage Kontak
«include»
Manage User
4.2.3 Perancangan Use Case Diagram
Setelah
actor
teridentifikasi,
tahapan
selanjutnya dalam perancangan sistem informasi
rekrutmen karyawan ini adalah mengidentifikasi use
case. Berikut deskripsi dari tiap use case
Staff SDM
View Galari
Manage Karyawan
View Pengumuman
«include»
Hasil Tes
Input Biodata
«include»
Manage Data Pelamar
«include»
Input Pendidikan
Formal
«include»
Input Pendidikan
Informal
«include»
«include»
Input Pengalaman
Kerja
«include»
Upload File
Input pengalaman
Organisasi
Report (view & Print)
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi
Rekrutmen Karyawan
4.2.4
Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan aktifitasaktifitas yang terjadi dalam sistem dan user. Berikut
ini adalah activity diagram yang terdapat pada
sistem informasi rekrutmen karyawan:
sd Sd Manage Pelamar
act Activ ity Diagram Manage User
Admin
Sistem
Staff dan Manager SDM
Mulai
Menu Utama
E-Recruitment
Main User Interface
Admin
Pelamar
Pendidikan_Formal Pendidikan_Informal Pengalaman_Kerja Pengalaman_Organisasi Upload_File Karyawan_Baru
Login(1)
Login
Menampilkan Main User
Interface Admin
Menampilkan Menu Halaman Admin(2)
Memilih Menu Manage Data Pelamar(3)
Menampilkan Tabel Data Pelamar(4)
Menampilkan Tabel Data Manage User
Pilih Menu"Manage User"
Pilih Edit(5)
Get Data(6)
Get Data(7)
Get Data(8)
Get Data(9)
Get Data(10)
Pilih Tambah
Pilih Edit
pilih delete
Get Data(11)
Menampilkan Detail Data Pelamar(12)
Pilih Print(13)
Mencetak Detail Data Pelamar(14)
Pilih Cancel(15)
Menampilkan Data Pelamar(16)
Pilih Hapus(17)
Get Data(18)
Menyimpan Data Ke Dalam Database
Get Data(19)
Get Data(20)
Get Data(21)
Selesai
Get Data(22)
Get Data(23)
Data Berhasil Dihapus(24)
Menampilkan Halaman Data Pelamar(25)
Pilih Accept(26)
Gambar 5. Activity Diagram Manage Pelamar
Menampilkan Form Input Karyawan Baru(27)
Mengisi Data Karyawan Baru(28)
Pilih Simpan(29)
4.2.5
Sequence Diagram
Sequence diagram
menjelaskan secara
detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem
untuk mencapai tujuan dari use case, digambarkan
pada sequence diagram berikut ini:
Menyimpan(30)
Data Berhasil DIsimpan(31)
Menampilkan Tabel Data Karyawan(32)
Pilih Cancel(33)
Menampilkan Halaman Manage Pelamar(34)
Gambar 6. Sequence Diagram Manage Pelamar
4.2.5
Class Diagram
Class diagram dari sistem informasi
rekrutmen karyawan ini adalah sebagai berikut:
Gambar 7. Class Diagram
4.3
2. Diharapkan ada peneliti lain yang mengkaji
keamanan sistem agar data lebih terjamin
keamanannya.
Desain GUI
BANNER
Profile
Home
Info Lowongan
Galeri
Kontak
Ɩ
User Name :
Enter Text
Password :
Enter Text
Register
Login
PENGUMUMAN HASIL
SELEKSI
INFO LOWONGAN KERJA
Lowongan
Keterangn
No.
Nama
Status
Teknisi
Detail, apply
1
Thierta Wiramadhona
lulus
GAMBAR
BOTTOM BANNER
Gambar 8. Rancangan Menu Utama User
4.4 Testing dan Implementasi
Pengujian yang digunakan adalah pengujian
blackbox (eksternal). Pengujian eksternal (blackbox
testing) yaitu melakukan pengujian terhadap aplikasi
dengan cara mengecek satu persatu link yang ada
dengan menggunakan table pengujian, apakah link
tersebut sudah sesuai seperti yang diharapkan atau
belum.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan bab-bab
sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa:
1. E-recruitment karyawan pada CV. Barbeku
Sarana Bahagia telah mengolah secara aplikatif
kegiatan rekrutmen karyawan dalam proses
penentuan karyawan sesuai kualifikasi dan
persyaratan yang dibutuhkan perusahaan.
2. Proses administrasi dan seleksi dokumen
pelamar
sudah
teraplikatif
sehingga
pendataan calon karyawan relatif singkat dan
efisien.
3. Proses seleksi pada e-recruitment karyawan
ini hanya terbatas pada proses seleksi
dokumen pelamar saja dan untuk proses
wawancara masih dilakukan secara manual.
4. Pengolahan company profile perusahaan, info
lowongan kerja, dan biodata pelamar telah
teraplikatif
dengan
baik
sehingga
memudahkan para pengguna sistem ini untuk
mengaksesnya.
5. Memudahkan pelamar dalam melamar
pekerjaan dan melihat informasi lowongan
pekerjaan serta hasil seleksi.
5.2 Saran
Beberapa saran yang peneliti sampaikan dalam
perancangan sistem informasi rekrutmen karyawan
ini, yaitu:
1. Perlu
adanya
peneliti
lain
untuk
pengembangan
fitur-fitur
E-recruitment
karyawan ini supaya menjadi lebih baik lagi.
PUSTAKA
Abdullah, Kadir. Pengertian Jaringan Computer.
Andi Offiset. Yogyakarta, 2003.
Adi, Nugroho. Konsep Pengembangan Sistem Basis
Data, Cetakan pertama. Bandung :
Informatika, 2004.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. Analisis dan Desain
Sistem
Informasi.
Graha
Ilmu.
Yogyakarta, 2005.
Anatan, Lina dan Lena Ellitan. Manajemen Sumber
Daya Manusia Dalam Bisnis Modern.
Bandung: Penerbit Alfabeta, 2007.
Bunafit Nugroho. Aplikasi Pemrograman Web
Dinamis dengan PHP dan MySQL,
Yogyakarta : Gava Media, 2009.
David Yoon Kin Tong. E-recruitment service
providers review International and
Malaysia,
2004.
http://www.emeraldinsight.com/01425455.htm.
Hasibuan, A. Zainal. Metodologi Penelitian Pada
Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi
Informasi.
Depok:
Universitas
Indonesia, 2007.
Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005.
Madcoms. Seri Panduan Lengkap Macromedia
Dreamweaver 8. Yogyakarta: Penerbit
Andi, 2007.
Mondy, R. Wayne. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga,
2008.
Munawar. Pemodelan Visual dengan UML.
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005.
Pressman, Roger S. Rekayasa Perangkat Lunak:
pendekatan praktis (Buku 1) Edisi 2.
Terjemahan:
LN
Harnaningrum.
Yogyakarta: Andi, 2002.
Raymon McLeod, Jr., George P. Schell. Sistem
Informasi Manajemen. Edisi 10th. Alih
bahasa Jakarta: Salemba Empat, 2008.
Rivai, Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia
untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik,
Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada,
2004.
Rizky, Soetam. Konsep Dasar Rekayasa Perangkat
Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011.
Sidik,
Betha.
MySQL
untuk
Pengguna,
Administrator dan Pengembangan
Aplikasi Web. Bandung: Informatika,
2005.
Sukarno, Mohamad. Membangun website dinamis
interaktif
dengan
PHP-MySQL.
Eskamedia press, 2006.
(STUDI KASUS: CV. BARBEKU YASMIN SARANA BAHAGIA)
Mochammad Zulkarnain1 , Qurrotul Aini2, Meinarini Catur Utami3
1,2,3
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
1
muzulthieka@ymail.com , 2 atafamily@yahoo.com, 3meinarini@yahoo.com
Abstrak
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang bergerak di bidang
penjualan barang-barang bekas. CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah menggunakan website untuk
memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun, berdasarkan observasi, perekrutan karyawan perusahaan hanya
dilakukan dengan memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana perekrutan karyawan baru
alias bersifat manual. Hal ini membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses perekrutan bila dibandingkan
secara online. Penulis berkeinginian membuat aplikasi perekrutan secara online dimana rancang bangun ERecruitment karyawan ini menggunakan Metode RAD (Rapid Application Development) dan tools UML
(Unified Modeling Language) dengan bantuan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class
diagram. Skripsi ini menghasilkan sebuah aplikasi e-recruitment sebagai sebuah inovasi perekrutan berbasis web
dapat membantu pelamar dalam memperoleh informasi lowongan pekerjaan dan apply lowongan pekerjaan dan
staff serta pihak manajerial dalam pelaksaan kegiatan rekrutmen karyawan. E-recruitment Karyawan yang
dibuat dapat meningkatkan kinerja dari SDM.
Kata kunci : E-Recruitment, RAD, UML
1.
Pendahuluan
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia
merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang
bergerak di bidang penjualan barang-barang bekas.
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah
menggunakan fasilitas internet yaitu website untuk
memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun,
berdasarkan
observasi
perekrutan karyawan
perusahaan hanya dilakukan dengan memasang iklan
lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana
perekrutan karyawan baru. Karena pelamar yang
melamar ke perusahaan setiap tahun makin
bertambah seperti data dibawah ini, maka
perusahaan dalam hal ini bagian SDM (Sumber
Daya Manusia) mengalami kesulitan dalam
memonitor pelamar pekerjaan dan akan sangat
rentan dalam ketepatan data pelamar dengan posisi
yang ditempatinya kelak. Maka dari itu erecruitment menjadi sangat diperlukan dalam
perusahaan.
Karena
dengan
e-recruitment
perusahaan dapat meringkas waktu perekrutan
karyawan dari satu minggu menggunakan media
cetak menjadi satu hari.
E-recruitment adalah cara menggunakan
teknologi informasi (TI) untuk melakukan,
mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen
(Tong & Sivanand, 2005). E-recruitment juga
merupakan e-bisnis sistem organisasi yang
menggunakan teknologi berbasis web untuk
manajemen sumber daya manusia praktik dan
kebijakan (Ruel dkk, 2007). Mathis dan Jackson
(2010) mengakui bahwa dari semua sumber daya
tersedia bagi organisasi, manusia adalah perekat
yang memegang atau mengikat sumber daya lainnya.
Dalam dunia usaha, inovasi dan keunggulan
teknologi merupakan komponen penting dalam
strategi bersaing, (Ellitan & Anatan, 2008).
Penggunaan berbagai teknologi terkomputerisasi
tersebut akan dapat membantu perusahaan untuk
dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat
dan tepat, sehingga diharapkan dapat meningkatkan
kinerja berbagai proses rekrutmen yang berjalan
didalam perusahaan. Sistem ini nantinya dibutuhkan
untuk dapat memberikan kemudahan bagi para
karyawan pada Divisi SDM yang terkait dalam
proses perekrutan dan juga untuk para pelamar
(applicant). Praktik-praktik pengelolaan sumber
daya manusia sangat diperlukan untuk mencapai
tujuan perusahaan yaitu membangun sumber daya
manusia yang kompeten (Ellitan & Anatan, 2008).
Proses pemilihan dari sekelompok pelamar,
orang atau orang-orang yang paling memenuhi
kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia
berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini yang
dilakukan oleh perusahaan (Simamora, 2004).
Keputusan-keputusan yang diambil mengenai
perekrutan sangat menentukan. Tidak hanya jenis
dan jumlah pelamar, tetapi juga seberapa sulit dan
berhasilnya usaha-usaha perekrutan tersebut. Proses
rekrutmen sangat penting karena kualitas SDM
dalam perusahaan tergantung pada kualitas proses
rekrutmennya (Ardana dkk, 2011). Untuk mencapai
tujuan perusahaan itu salah satu proses yang harus
dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah merekrut
karyawan yang berkompenten sesuai dengan bidang
keahliannya. Salah satu cara untuk mempermudah
proses rekrutmen karyawan tersebut adalah dengan
menerapkan
aplikasi
e–recruitment
dalam
perusahaan.
Maka daripada itu untuk mempermudah
perekrutan karyawannya, maka CV. Barbeku
Yasmin
Sarana
Bahagia
bermaksud
mengembangkan website-nya dengan menambahkan
fasilitas e–recruitment. Maksud dari penerapan
fasilitas e–recruitment ini adalah untuk memudahkan
perekrutan karyawan barunya secara online.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem virtual
yang memungkinkan manajemen mengendalikan
operasi sistem fisik perusahaan, Mc Leod (2008:
10).
2.2
Rekrutmen
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang
dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi
memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan
sampai mendapatkan calon karyawan yang
diinginkan atau kualified sesuai dengan jabatan atau
lowongan yang ada, Rivai (2006: 160).
2.3
E-Recruitment
E-recruitment adalah cara menggunakan
teknologi informasi (TI) untuk melakukan,
mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen
(Tong & Sivanand, 2005). Menurut Compare
Infobase (2009) e-recruitment adalah penggunaan
teknologi atau jaringan web berdasarkan perangkat
untuk membantu proses perekrutan. Menurut
Ramdhani (2011) e-recruitment adalah metode yang
dilakukan untuk menjaring kandidat melalui
internet. Melalui e-recruitment proses rekrutmen
akan menjadi lebih efisien dan lebih kompetitif.
2.4 Konsep Dasar Metode Rapid Application
Developent (RAD)
RAD adalah sebuah strategi pengembangan
sistem yang menekankan kecepatan pengembangan
melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam
konstruksi, cepat, berulang dan bertambah
serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang
pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final,
Whitten (2004: 452).
Menurut McLeod (2008: 206) ada lima tahap
pengembangan sistem RAD, yaitu:
1.
Investigasi Awal
Mempelajari tentang organisasi dengan masalah
sistemnya, mendefinisikan tujuan, hambatan,
risiko, dan ruang lingkup sistem baru,
mengevaluasi proyek maupun kelayakan sistem,
melakukan
sub-divisi
sistem
menjadi
komponen-komponen besar dan mendapatkan
umpan balik pengguna.
2.
Analysis
Menganalisis persyaratan fungsional pengguna
untuk masing-masing modul sistem dengan
menggunakan
berbagai
macam
teknik
pengumpulan
informasi
dan
kemudian
mendokumentasikan temuan-temuannya dalam
bentuk model-model proses, data, dan objek.
Terdapat tiga tahapan analisis sistem pada alur
pengembangan sistem RAD, yaitu:
a. Problem Analysis, mempelajari sistem yang
ada atau sistem berjalan dengan pemahaman
akan
masalah-masalah
pengembangan
sistem.
b. Requirement Analysis, mendefinisikan dan
memprioritaskan
persyaratan-persyaratan
bisnis.
c. Decision Analysis, menghasilkan arsitektur
aplikasi untuk solusi yang disetujui.
d. Design
Merancang komponen dan antarmuka
dengan sistem-sistem lain untuk setiap
modul sistem yang baru dan kemudian
mendokumentasikan
desain
dengan
menggunakan
berbagai
jenis
teknik
pemodelan.
3.
Konstruksi Awal
Membuat dan menguji piranti lunak dan data
untuk setiap modul sistem dan mendapatkan
umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul
yang tidak menerima persetujuan dari
pengguna, tahap-tahap analisis, desain dan
konstruksi awal akan diulang kembali.
4.
Konstruksi Akhir
Piranti lunak modul diintegrasikan untuk
membentuk sistem yang lengkap, yang diuji
bersama-sama dengan datanya.
5.
Testing dan Implementasi Sistem
Komponen-komponen sistem dipasang, dan
dilakukan
uji
penerimaan
pengguna.
Penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda
persetujuan untuk melanjutkan ke tahap serah
terima.
3. METODOLOGI PENELEITIAN
1.1 Metode Pengumpulan Data
1. Observasi
2. Studi Pustaka
3. Studi Literatur
1.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam siklus RAD, terdapat beberapa tahapan,
yang terdiri dari:
1. Investigasi Awal
2. Analisis
3. Desain
4. Testing dan Implementasi
Tujuan
Tahap Pengumpulan Data
Observasi
Studi Pustaka
Studi Literatur
Tahap Pengembangan Sistem (RAD)
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia didirikan
pada tahun 2010 berdasarkan SK. No. No. 6 Tanggal
25 Mei 2010.
4.2 Analisis Sistem Berjalan
Perekrutan karyawan yang berjalan pada CV.
Barbeku
Yasmin
Sarana
Bahagia
masih
menggunakan sistem manual, yaitu pelamar datang
langsung atau menggunakan jasa kantor POS untuk
membawa lamaran, curriculum vitae dan arsip
pendukung lainnya yang kemudian diterima oleh
pihak SDM (Sumber Daya Manusia). Staff SDM
mengecek satu persatu kelengkapan dokumen
pelamar apakah sudah sesuai dengan kualifikasi dan
persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Seleksi akhir proses administrasi rekrutmen
karyawan dilakukan oleh Manager SDM dengan
menimbang dan menilai sesuai kebutuhan
perusahaan. Setelah proses seleksi oleh manager
selesai maka berkas tersebut diserahkan kepada Staff
SDM yang nantinya akan diteruskan kepada pelamar
untuk datang interview
memenuhi panggilan
perusahaan. Staff SDM akan melaporkan jumlah
pelamar yang sudah dikelompokkan sesuai
kualifikasi perusahaan dan jabatan yang ditentukan.
Investigasi Awal
Submit data pelamar (5)
Memasang ilkan
lowongan kerja (1)
Kantor Pos
Mendapatkan informasi
lowongan kerja (2)
Menerima dokumen
Pelamar (6)
CV. Barbeku Sarana Bahagia
Receptionis
Media Cetak
Surat Kabar (Koran)
Analisis Sistem
Mengirim surat lamaran kerja
via POS (3)
Pelamar datang membawa
lamaran, cv, ijazah dll (4)
Pencari Kerja
Memberikan data pelamar
untuk final seleksi (8)
Menyerahkan data pelamar (7)
Staff SDM
Data pelamar diperiksa
kelengkapan dokumennya (11)
Desain Sistem
Memberikan data calon pegawai
yang telah diseleksi untuk kemudian dipanggil (10)
Manager SDM
Menyeleksi data calon pegawai
sesuai dengan kualifikasi
perusahaan (9)
Menelpon pelamar untuk melakukan interview (12)
Testing dan Implementasi
Gambar 2. Rich Picture Sistem Berjalan
Kesimpulan dan
saran
Gambar 1. Sistematika Penelitian
4.
Keterangan Tabel dan Gambar
4.1 Investigasi Awal
Lembaga YASMIN diarahkan menjadi
lembaga nirlaba yang identik dengan social
enterprise atau kewirausahaan sosial. Berbagai unit
usaha dibangun dengan tujuan memperolah
keuntungan untuk membiayai program-program
sosial. Melalui unit usaha ini, diharapkan
kemandirian lembaga YASMIN dalam menyediakan
dana dapat terpenuhi. CV. Barbeku Sarana Bahagia
merupakan unit usaha andalan. Bukan tanpa alasan
ketika yasmin menjatuhkan pilihan pada usaha
barang bekas.
4.2.1 Analisis Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini, penulis memberikan
informasi mengenai rancangan sistem informasi
rekrutmen karyawan yang penulis ajukan guna
mengatasi permasalahan pada sistem lama yang
telah disebutkan sebelumnya.
Adapun prosedur dari perancangan sistem
informasi rekrutmen karyawan yang diusulkan
adalah sebagai berikut:
Pelamar
· Melihat Profil Perusahaan
- Profile CV. Barbeku Sarana Bahagia
- Visi Misi
- Kontak
- Galeri
· Melihat Info Lowongan Kerja
· Submit Lamaran
· Melihat hasil tes administrasi dan
wawancara
Staff SDM
Computer
·
·
·
·
·
·
·
·
Server
Melihat Profile Perusahaan
Melihat Info Lowongan Kerja
Manage E-recruitment karyawan
Update & delete Info Lowongan Kerja
Update & delete Profile CV. Barbeku
Sarana Bahagia
Update, print, delete Pengumuman hasil
seleksi Karyawan baru
Lihat & print datapelamar
Mengelola file data master (data user,
data pelamar, dll)
Manager SDM
· Melihat Profile Perusahaan
· Melihat Info Lowongan Kerja
· Melihat data pelamar
· Verivikasi Pelamar
Gambar 3. Rich Picture Sistem Usulan
Sistem usulan rekrutmen karyawan yang
dirancang ini memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Mempermudah pelamar dalam mengirim
lamaran dan dokumen pendukung lainnya
seperti surat lamaran kerja, cv, ijazah, transkrip
nilai, surat referensi.
b. Mempermudah Staff SDM dalam hal
pemrosesan data calon karyawan, info
lowongan kerja dan hasil rekrutmen karyawan.
c. Admin SDM dapat dengan mudah memanage
web sistem informasi rekrutmen karyawan dan
menginput data-data yang berhubungan dengan
proses rekrutmen.
d. Manager SDM dapat memonitoring proses
seleksi dan rekrutmen karyawan baru sehingga
meningkatkan efisiensi waktu dan kinerja dalam
perusahaan.
uc Use Case Diagram E-Recruitment
E-Recruitment Karyawan
«include»
Login
Logout
Register
View Profil
Perusahaan
View Home
View Visi Misi
«include»
«include»
View Career
Pelamar
Manage Visi Misi
Manager SDM
Manage Profile
«include»
Manage Career
View Kontak
Manage Kontak
«include»
Manage User
4.2.3 Perancangan Use Case Diagram
Setelah
actor
teridentifikasi,
tahapan
selanjutnya dalam perancangan sistem informasi
rekrutmen karyawan ini adalah mengidentifikasi use
case. Berikut deskripsi dari tiap use case
Staff SDM
View Galari
Manage Karyawan
View Pengumuman
«include»
Hasil Tes
Input Biodata
«include»
Manage Data Pelamar
«include»
Input Pendidikan
Formal
«include»
Input Pendidikan
Informal
«include»
«include»
Input Pengalaman
Kerja
«include»
Upload File
Input pengalaman
Organisasi
Report (view & Print)
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi
Rekrutmen Karyawan
4.2.4
Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan aktifitasaktifitas yang terjadi dalam sistem dan user. Berikut
ini adalah activity diagram yang terdapat pada
sistem informasi rekrutmen karyawan:
sd Sd Manage Pelamar
act Activ ity Diagram Manage User
Admin
Sistem
Staff dan Manager SDM
Mulai
Menu Utama
E-Recruitment
Main User Interface
Admin
Pelamar
Pendidikan_Formal Pendidikan_Informal Pengalaman_Kerja Pengalaman_Organisasi Upload_File Karyawan_Baru
Login(1)
Login
Menampilkan Main User
Interface Admin
Menampilkan Menu Halaman Admin(2)
Memilih Menu Manage Data Pelamar(3)
Menampilkan Tabel Data Pelamar(4)
Menampilkan Tabel Data Manage User
Pilih Menu"Manage User"
Pilih Edit(5)
Get Data(6)
Get Data(7)
Get Data(8)
Get Data(9)
Get Data(10)
Pilih Tambah
Pilih Edit
pilih delete
Get Data(11)
Menampilkan Detail Data Pelamar(12)
Pilih Print(13)
Mencetak Detail Data Pelamar(14)
Pilih Cancel(15)
Menampilkan Data Pelamar(16)
Pilih Hapus(17)
Get Data(18)
Menyimpan Data Ke Dalam Database
Get Data(19)
Get Data(20)
Get Data(21)
Selesai
Get Data(22)
Get Data(23)
Data Berhasil Dihapus(24)
Menampilkan Halaman Data Pelamar(25)
Pilih Accept(26)
Gambar 5. Activity Diagram Manage Pelamar
Menampilkan Form Input Karyawan Baru(27)
Mengisi Data Karyawan Baru(28)
Pilih Simpan(29)
4.2.5
Sequence Diagram
Sequence diagram
menjelaskan secara
detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem
untuk mencapai tujuan dari use case, digambarkan
pada sequence diagram berikut ini:
Menyimpan(30)
Data Berhasil DIsimpan(31)
Menampilkan Tabel Data Karyawan(32)
Pilih Cancel(33)
Menampilkan Halaman Manage Pelamar(34)
Gambar 6. Sequence Diagram Manage Pelamar
4.2.5
Class Diagram
Class diagram dari sistem informasi
rekrutmen karyawan ini adalah sebagai berikut:
Gambar 7. Class Diagram
4.3
2. Diharapkan ada peneliti lain yang mengkaji
keamanan sistem agar data lebih terjamin
keamanannya.
Desain GUI
BANNER
Profile
Home
Info Lowongan
Galeri
Kontak
Ɩ
User Name :
Enter Text
Password :
Enter Text
Register
Login
PENGUMUMAN HASIL
SELEKSI
INFO LOWONGAN KERJA
Lowongan
Keterangn
No.
Nama
Status
Teknisi
Detail, apply
1
Thierta Wiramadhona
lulus
GAMBAR
BOTTOM BANNER
Gambar 8. Rancangan Menu Utama User
4.4 Testing dan Implementasi
Pengujian yang digunakan adalah pengujian
blackbox (eksternal). Pengujian eksternal (blackbox
testing) yaitu melakukan pengujian terhadap aplikasi
dengan cara mengecek satu persatu link yang ada
dengan menggunakan table pengujian, apakah link
tersebut sudah sesuai seperti yang diharapkan atau
belum.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan bab-bab
sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa:
1. E-recruitment karyawan pada CV. Barbeku
Sarana Bahagia telah mengolah secara aplikatif
kegiatan rekrutmen karyawan dalam proses
penentuan karyawan sesuai kualifikasi dan
persyaratan yang dibutuhkan perusahaan.
2. Proses administrasi dan seleksi dokumen
pelamar
sudah
teraplikatif
sehingga
pendataan calon karyawan relatif singkat dan
efisien.
3. Proses seleksi pada e-recruitment karyawan
ini hanya terbatas pada proses seleksi
dokumen pelamar saja dan untuk proses
wawancara masih dilakukan secara manual.
4. Pengolahan company profile perusahaan, info
lowongan kerja, dan biodata pelamar telah
teraplikatif
dengan
baik
sehingga
memudahkan para pengguna sistem ini untuk
mengaksesnya.
5. Memudahkan pelamar dalam melamar
pekerjaan dan melihat informasi lowongan
pekerjaan serta hasil seleksi.
5.2 Saran
Beberapa saran yang peneliti sampaikan dalam
perancangan sistem informasi rekrutmen karyawan
ini, yaitu:
1. Perlu
adanya
peneliti
lain
untuk
pengembangan
fitur-fitur
E-recruitment
karyawan ini supaya menjadi lebih baik lagi.
PUSTAKA
Abdullah, Kadir. Pengertian Jaringan Computer.
Andi Offiset. Yogyakarta, 2003.
Adi, Nugroho. Konsep Pengembangan Sistem Basis
Data, Cetakan pertama. Bandung :
Informatika, 2004.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. Analisis dan Desain
Sistem
Informasi.
Graha
Ilmu.
Yogyakarta, 2005.
Anatan, Lina dan Lena Ellitan. Manajemen Sumber
Daya Manusia Dalam Bisnis Modern.
Bandung: Penerbit Alfabeta, 2007.
Bunafit Nugroho. Aplikasi Pemrograman Web
Dinamis dengan PHP dan MySQL,
Yogyakarta : Gava Media, 2009.
David Yoon Kin Tong. E-recruitment service
providers review International and
Malaysia,
2004.
http://www.emeraldinsight.com/01425455.htm.
Hasibuan, A. Zainal. Metodologi Penelitian Pada
Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi
Informasi.
Depok:
Universitas
Indonesia, 2007.
Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005.
Madcoms. Seri Panduan Lengkap Macromedia
Dreamweaver 8. Yogyakarta: Penerbit
Andi, 2007.
Mondy, R. Wayne. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga,
2008.
Munawar. Pemodelan Visual dengan UML.
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005.
Pressman, Roger S. Rekayasa Perangkat Lunak:
pendekatan praktis (Buku 1) Edisi 2.
Terjemahan:
LN
Harnaningrum.
Yogyakarta: Andi, 2002.
Raymon McLeod, Jr., George P. Schell. Sistem
Informasi Manajemen. Edisi 10th. Alih
bahasa Jakarta: Salemba Empat, 2008.
Rivai, Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia
untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik,
Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada,
2004.
Rizky, Soetam. Konsep Dasar Rekayasa Perangkat
Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011.
Sidik,
Betha.
MySQL
untuk
Pengguna,
Administrator dan Pengembangan
Aplikasi Web. Bandung: Informatika,
2005.
Sukarno, Mohamad. Membangun website dinamis
interaktif
dengan
PHP-MySQL.
Eskamedia press, 2006.