Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Aktor, Proses, dan DampakReformasi Birokrasi: studi kasus di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga T2 092012014 BAB IV
BAB IV
RIWAYATMU DULU, PERJALANAN PANJANG
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
KOTA SALATIGA
Pengantar
Bab ini akan menjelaskan perkembangan Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga, serta pelayanan perpustakaan dan
kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Sejarah Singkat
Otonomi Daerah Kota Salatiga yang dilaksanakan secara luas,
nyata, dan bertanggung jawab akan dapat terwujud apabila
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah didasarkan pada penanganan
urusan pemerintahan sesuai dengan tugas, wewenang, dan kewajiban
yang sepenuhnya telah ada dan berpotensi untuk tumbuh, hidup dan
berkembang selaras dengan keterbukaan sumber daya alam dan sumber
daya manusia, serta dengan mengembangkan pola hubungan yang
sinergis antara masyarakat, sektor swasta, dan pemerintah daerah.
Tujuan utama pelaksanaan Otonomi Daerah adalah
terwujudnya kemandirian daerah dan meningkatnya kemampuan
daerah, terutama dalam proses kebijakan publik dalam rangka
peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu, Undang-undang
Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana
telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 12
Tahun 2008 sebagai implementasi otonomi daerah menghendaki
pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan
potensi wilayah.
20
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun
2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kota Salatiga
Nomor 11 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Teknis Daerah Kota Salatiga, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga. Pembentukan
lembaga ini bertujuan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis,
pelaksanaan, dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan arsip
daerah. Berdasarkan Peraturan ini Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dibantu
oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan tiga Kepala Seksi yaitu Kasi
Perpustakaan, Kasi Arsip Daerah, dan Kasi Bina Perpustakaan dan
Kearsipan.
Sejak menjadi Lembaga Teknis Daerah dengan nama Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah terjadi beberapa
pergantian pada pejabat struktural, baik pada jabatan Kepala Kantor
maupun pada jabatan Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi, seperti
sajian data dalam tabel IV.1 berikut ini :
Tabel IV.1
Historiografi Data Pejabat Struktural
NO.
NAMA
NAMA JABATAN
TMT
Kepala Kantor
2-1-2009
Kasubag Tata Usaha
2-1-2009
2009
2.
Nugroho Indro Pudjiastomo, SH,
M.Hum
Amat Djumari, S.Sos
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
28-12-2005
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Sri Suwasty, SS, MH
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
7-9-2005
1.
2010
1.
Darmono, SH
2.
Sri Suwasty, SS, MH
Kepala Kantor
11-10-2010
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
21
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Suwasty, SS, MH
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2011
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2012
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
29-12-2011
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2013
30-12-2009
Kepala Kantor
29-12-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
Kasi Arsip Daerah
24-04-2013
5.
Rinaldi Anggoro Shakti, S.Sos
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
24-04-2013
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga,
2014
22
Visi dan Misi
Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
“Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat informasi,
pengetahuan, dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga.”
Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
a. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
c. Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai
sarana informasi utama.
d. Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya
rekam hasil budaya bangsa khususnya karya budaya daerah Kota
Salatiga.
Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
membentuk suatu struktur organisasi untuk membantu pelaksanaan
tugas dan fungsi dari Perpustakaan, serta dalam rangka efektivitas,
efisiensi dan menghindari benturan kepentingan dan wewenang.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Peraturan Daerah
Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas
Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Teknis Daerah, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu
dan Satuan Polisi Pamong Praja Kota Salatiga, Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada
gambar IV.1 sebagai berikut :
23
Gambar IV.1
Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga
KEPALA
PERPUSTAKAAN
KEPALA SUB BAGIAN
TATA USAHA
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI ARSIP
KEPALA SEKSI BINA
PERPUSTAKAAN
DAERAH
PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga,
2014
Tugas Pokok dan Fungsi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dibentuk
sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga, dimaksudkan untuk
menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan dan pembinaan
teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dipimpin oleh Kepala
Kantor yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah Kota Salatiga. Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga melaksanakan kebijakan berupa
pembangunan di bidang pembinaan petugas kearsipan dan pelayanan
di bidang perpustakaan.
24
Sumber Daya Manusia
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
mempunyai sumber daya manusia yang berperan dalam setiap kegiatan
yang dilakukan di perpustakaan. Pegawai yang ada di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga berjumlah 34 (tiga puluh
empat) orang, dengan rincian 24 (dua puluh empat) PNS (Pegawai
Negeri Sipil), 6 (enam)THL (Tenaga Harian Lepas) Pustakawan, 4
(empat) THL (Tenaga Harian Lepas) Keamanan. Tingkat pendidikan
Pegawai Negeri Sipil di KPAD terdiri dari 2 (dua) orang berpendidikan
S2, 7 (tujuh) orang berpendidikan S1, 6 (enam) orang berpendidikan
D2, 6 (enam) orang berpendidikan SMA, dan 3 (tiga) orang
berpendidikan SD. Dari 24 (dua puluh empat) PNS yang ada di KPAD,
6 (enam) orang diantaranya berlatar belakang pendidikan perpustakaan
dan arsip, dengan rincian 1 (satu) Sarjana Perpustakaan, 1 (satu) Sarjana
Sosial dengan konsentrasi perpustakaan, 1 (satu) D3 perpustakaan dan
3 (tiga) D3 Kearsipan. Tenaga Harian Lepas Pustakawan yang ada di
KPAD terdiri dari 3 (tiga) orang berpendidikan S1 Perpustakaan, 1
(satu) orang D3 Perpustakaan dan 2 (dua) orang berpendidikan D2
Perpustakaan. Selain itu terdapat juga 4 (empat) orang Tenaga Harian
Lepas Satpam untuk menjaga keamanan di lingkungan KPAD.
Sarana Prasarana dan Koleksi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan, Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga memiliki sarana
prasarana yang digunakan untuk keperluan administrasi perkantoran
dan pelayanan kepada masyarakat, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sarana Prasarana yang dilayankan berupa 2 (dua) unit mobil
perpustakaan keliling, 10 (sepuluh) unit komputer untuk
broadband learning center, 6 (enam) unit komputer untuk layanan
internet, 4 (empat) unit komputer jinjing (notebook) untuk
komputer bicara yang digunakan untuk pelayanan berkebutuhan
khusus (tuna netra), 1 (satu) ruang multimedia untuk keperluan
pemutaran film dan diskusi kelompok, 2 (dua) komputer untuk
25
b.
layanan penelusuran dan 4 (empat) unit komputer untuk layanan
sirkulasi dan peminjaman.
Koleksi Buku dan Koleksi Arsip
Tabel IV.2
Jumlah Koleksi Perpustakaan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
Tahun
Koleksi Buku
Koleksi Non Buku /AV
Year
Book Collection
non Book Collection
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
8.861
10.117
15.071
18.069
22.062
24.741
29.868
78
100
106
106
106
405
2013
30.327
445
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga, 2014
26
Tabel IV.3
Jumlah Koleksi Arsip
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Uraian
Koleksi Arsip Tekstual
Koleksi Arsip Non Tekstual
Koleksi Arsip Foto
Koleksi Arsip Foto
Koleksi Arsip VCD
Koleksi Arsip Kaset Video
Koleksi Arsip Kaset Pita
Koleksi Arsip Video Kecil
Koleksi Arsip Handycam Kecil
Koleksi Arsip Piringan Hitam
Koleksi Staatblad
Koleksi Kliping
Tahun
2012
9299
84
209
150
0
0
0
0
0
0
167
168
2013
9453
84
399
268
195
58
2350
20
20
389
167
252
Keterangan
Berkas
Buah
Album
Lembar
Buah
Keping
Buah
Buah
Buah
Buah
Buah
Buah
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga, 2014
Pelayanan Perpustakaan
Layanan mutlak harus ada pada sebuah perpustakaan. Tanpa
adanya layanan sebuah perpustakaan bukanlah menjadi perpustakaan
yang seutuhnya, bahkan sebuah perpustakaan boleh tutup selama
layanan tidak ada di dalam perpustakaan tersebut. Terdapat dua macam
layanan yang ada di perpustakaan.
a. Layanan Teknis, adalah pekerjaan dalam suatu sistem
perpustakaan yang berfungsi untuk mempersiapkan bahan pustaka
sebelum bahan pustaka tersebut dilayankan kepada pemustaka
b. Layanan Pembaca, adalah layanan yang berhubungan langsung
dengan pemustaka. Layanan ini dapat berupa layanan baca
ditempat, layanan referensi, layanan pinjam kembali (sirkulasi)
dan lain sebagainya.
27
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melayani
pemustaka setiap hari dengan waktu pelayanan hari Senin sampai
Jum’at pukul 08.00 – 20.00, Sabtu dan Minggu pukul 08.00 – 16.00.
Pada waktu tersebut, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga melakukan layanan anggota yaitu, pendaftaran dan pembuatan
kartu anggota kepada masyarakat kota Salatiga. Layanan keanggotaan
ini dilaksanakan agar masyarakat dapat meminjam buku dan
membawanya pulang untuk dibaca. Pelayanan lain yang dilakukan
adalah layanan sirkulasi. Ini terkait dengan peminjaman, pengembalian
dan perpanjangan peminjaman, layanan membaca, layanan referensi,
perpustakaan keliling, story telling, layanan pencarian bahan pustaka,
layanan audio visual, layanan bimbingan pemakai, layanan internet /
hotspot.
Pelayanan Kearsipan
Pelayanan arsip merupakan kegiatan untuk memberikan
pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan arsip menjadi
akhir dari seluruh kegiatan manajemen kearsipan, kegiatan ini menjadi
jembatan penghubung antara lembaga kearsipan selaku pelayan
masyarakat dengan pengguna arsip atau peneliti.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku lembaga
kearsipan di tingkat kota melaksanakan beberapa jenis layanan
kearsipan, antara lain:
a. Wisata Arsip, merupakan sarana pelancong nostalgia yang
bernuansa kesejarahan dan masa lampau seta pengenalan arsip
secara umum. Wisata arsip dikenalkan melalui sarana pemutaran
slide foto salatiga tempo dulu di ruang audio visual, suguhan arsip
foto salatiga tempo dulu di ruang pameran khasanah arsip, Galery
Planning Salatiga yaitu tentang perencanaan tata kota Salatiga,
kunjungan ke depo arsip guna mengetahui cara pemeliharaan dan
pelestarian arsip-arsip yang tersimpan dan pameran arsip tahunan
28
b.
c.
d.
e.
f.
g.
untuk mengenalkan dan memasyarakatkan arsip sebagai sumber
informasi.
Layanan Informasi Kearsipan untuk kegiatan penelitian,
penelusuran arsip yang bersumber dari arsip dinamis in aktif dan
statis.
Layanan Konsultasi Sumber Kearsipan untuk penelitian dengan
menggunakan sumber-sumber arsip yang tersedia.
Layanan Sistem Kearsipan merupakan layanan penyusunan sistem
dan pedoman kearsipan yang berkaitan dengan penetapan
peraturan kearsipan.
Layanan Pembenahan Kearsipan merupakan layanan jasa
pembenahan dan penataan arsip serta sarana prasarana temu
kembali arsip.
Layanan Jasa Penyimpanan Kearsipan merupakan jasa penitipan
dan penyimpanan arsip di depo arsip.
Layanan Pembinaan Petugas Kearsipan, merupakan pembinaan
petugas kearsipan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga
yang dilakukan tiap triwulan dengan maksud meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip di masingmasing SKPD.
29
RIWAYATMU DULU, PERJALANAN PANJANG
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
KOTA SALATIGA
Pengantar
Bab ini akan menjelaskan perkembangan Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga, serta pelayanan perpustakaan dan
kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Sejarah Singkat
Otonomi Daerah Kota Salatiga yang dilaksanakan secara luas,
nyata, dan bertanggung jawab akan dapat terwujud apabila
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah didasarkan pada penanganan
urusan pemerintahan sesuai dengan tugas, wewenang, dan kewajiban
yang sepenuhnya telah ada dan berpotensi untuk tumbuh, hidup dan
berkembang selaras dengan keterbukaan sumber daya alam dan sumber
daya manusia, serta dengan mengembangkan pola hubungan yang
sinergis antara masyarakat, sektor swasta, dan pemerintah daerah.
Tujuan utama pelaksanaan Otonomi Daerah adalah
terwujudnya kemandirian daerah dan meningkatnya kemampuan
daerah, terutama dalam proses kebijakan publik dalam rangka
peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu, Undang-undang
Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana
telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 12
Tahun 2008 sebagai implementasi otonomi daerah menghendaki
pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan
potensi wilayah.
20
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun
2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kota Salatiga
Nomor 11 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Teknis Daerah Kota Salatiga, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga. Pembentukan
lembaga ini bertujuan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis,
pelaksanaan, dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan arsip
daerah. Berdasarkan Peraturan ini Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dibantu
oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan tiga Kepala Seksi yaitu Kasi
Perpustakaan, Kasi Arsip Daerah, dan Kasi Bina Perpustakaan dan
Kearsipan.
Sejak menjadi Lembaga Teknis Daerah dengan nama Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah terjadi beberapa
pergantian pada pejabat struktural, baik pada jabatan Kepala Kantor
maupun pada jabatan Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi, seperti
sajian data dalam tabel IV.1 berikut ini :
Tabel IV.1
Historiografi Data Pejabat Struktural
NO.
NAMA
NAMA JABATAN
TMT
Kepala Kantor
2-1-2009
Kasubag Tata Usaha
2-1-2009
2009
2.
Nugroho Indro Pudjiastomo, SH,
M.Hum
Amat Djumari, S.Sos
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
28-12-2005
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Sri Suwasty, SS, MH
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
7-9-2005
1.
2010
1.
Darmono, SH
2.
Sri Suwasty, SS, MH
Kepala Kantor
11-10-2010
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
21
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Suwasty, SS, MH
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2011
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2012
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
29-12-2011
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
2013
30-12-2009
Kepala Kantor
29-12-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
Kasi Arsip Daerah
24-04-2013
5.
Rinaldi Anggoro Shakti, S.Sos
Kasi Bina Perpustakaan
dan Arsip
24-04-2013
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga,
2014
22
Visi dan Misi
Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
“Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat informasi,
pengetahuan, dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga.”
Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
a. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan.
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
c. Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai
sarana informasi utama.
d. Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya
rekam hasil budaya bangsa khususnya karya budaya daerah Kota
Salatiga.
Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
membentuk suatu struktur organisasi untuk membantu pelaksanaan
tugas dan fungsi dari Perpustakaan, serta dalam rangka efektivitas,
efisiensi dan menghindari benturan kepentingan dan wewenang.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Peraturan Daerah
Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas
Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Teknis Daerah, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu
dan Satuan Polisi Pamong Praja Kota Salatiga, Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada
gambar IV.1 sebagai berikut :
23
Gambar IV.1
Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga
KEPALA
PERPUSTAKAAN
KEPALA SUB BAGIAN
TATA USAHA
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI ARSIP
KEPALA SEKSI BINA
PERPUSTAKAAN
DAERAH
PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga,
2014
Tugas Pokok dan Fungsi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dibentuk
sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga, dimaksudkan untuk
menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan dan pembinaan
teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dipimpin oleh Kepala
Kantor yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah Kota Salatiga. Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga melaksanakan kebijakan berupa
pembangunan di bidang pembinaan petugas kearsipan dan pelayanan
di bidang perpustakaan.
24
Sumber Daya Manusia
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
mempunyai sumber daya manusia yang berperan dalam setiap kegiatan
yang dilakukan di perpustakaan. Pegawai yang ada di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga berjumlah 34 (tiga puluh
empat) orang, dengan rincian 24 (dua puluh empat) PNS (Pegawai
Negeri Sipil), 6 (enam)THL (Tenaga Harian Lepas) Pustakawan, 4
(empat) THL (Tenaga Harian Lepas) Keamanan. Tingkat pendidikan
Pegawai Negeri Sipil di KPAD terdiri dari 2 (dua) orang berpendidikan
S2, 7 (tujuh) orang berpendidikan S1, 6 (enam) orang berpendidikan
D2, 6 (enam) orang berpendidikan SMA, dan 3 (tiga) orang
berpendidikan SD. Dari 24 (dua puluh empat) PNS yang ada di KPAD,
6 (enam) orang diantaranya berlatar belakang pendidikan perpustakaan
dan arsip, dengan rincian 1 (satu) Sarjana Perpustakaan, 1 (satu) Sarjana
Sosial dengan konsentrasi perpustakaan, 1 (satu) D3 perpustakaan dan
3 (tiga) D3 Kearsipan. Tenaga Harian Lepas Pustakawan yang ada di
KPAD terdiri dari 3 (tiga) orang berpendidikan S1 Perpustakaan, 1
(satu) orang D3 Perpustakaan dan 2 (dua) orang berpendidikan D2
Perpustakaan. Selain itu terdapat juga 4 (empat) orang Tenaga Harian
Lepas Satpam untuk menjaga keamanan di lingkungan KPAD.
Sarana Prasarana dan Koleksi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan, Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga memiliki sarana
prasarana yang digunakan untuk keperluan administrasi perkantoran
dan pelayanan kepada masyarakat, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sarana Prasarana yang dilayankan berupa 2 (dua) unit mobil
perpustakaan keliling, 10 (sepuluh) unit komputer untuk
broadband learning center, 6 (enam) unit komputer untuk layanan
internet, 4 (empat) unit komputer jinjing (notebook) untuk
komputer bicara yang digunakan untuk pelayanan berkebutuhan
khusus (tuna netra), 1 (satu) ruang multimedia untuk keperluan
pemutaran film dan diskusi kelompok, 2 (dua) komputer untuk
25
b.
layanan penelusuran dan 4 (empat) unit komputer untuk layanan
sirkulasi dan peminjaman.
Koleksi Buku dan Koleksi Arsip
Tabel IV.2
Jumlah Koleksi Perpustakaan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
Tahun
Koleksi Buku
Koleksi Non Buku /AV
Year
Book Collection
non Book Collection
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
8.861
10.117
15.071
18.069
22.062
24.741
29.868
78
100
106
106
106
405
2013
30.327
445
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga, 2014
26
Tabel IV.3
Jumlah Koleksi Arsip
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Uraian
Koleksi Arsip Tekstual
Koleksi Arsip Non Tekstual
Koleksi Arsip Foto
Koleksi Arsip Foto
Koleksi Arsip VCD
Koleksi Arsip Kaset Video
Koleksi Arsip Kaset Pita
Koleksi Arsip Video Kecil
Koleksi Arsip Handycam Kecil
Koleksi Arsip Piringan Hitam
Koleksi Staatblad
Koleksi Kliping
Tahun
2012
9299
84
209
150
0
0
0
0
0
0
167
168
2013
9453
84
399
268
195
58
2350
20
20
389
167
252
Keterangan
Berkas
Buah
Album
Lembar
Buah
Keping
Buah
Buah
Buah
Buah
Buah
Buah
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga, 2014
Pelayanan Perpustakaan
Layanan mutlak harus ada pada sebuah perpustakaan. Tanpa
adanya layanan sebuah perpustakaan bukanlah menjadi perpustakaan
yang seutuhnya, bahkan sebuah perpustakaan boleh tutup selama
layanan tidak ada di dalam perpustakaan tersebut. Terdapat dua macam
layanan yang ada di perpustakaan.
a. Layanan Teknis, adalah pekerjaan dalam suatu sistem
perpustakaan yang berfungsi untuk mempersiapkan bahan pustaka
sebelum bahan pustaka tersebut dilayankan kepada pemustaka
b. Layanan Pembaca, adalah layanan yang berhubungan langsung
dengan pemustaka. Layanan ini dapat berupa layanan baca
ditempat, layanan referensi, layanan pinjam kembali (sirkulasi)
dan lain sebagainya.
27
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melayani
pemustaka setiap hari dengan waktu pelayanan hari Senin sampai
Jum’at pukul 08.00 – 20.00, Sabtu dan Minggu pukul 08.00 – 16.00.
Pada waktu tersebut, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga melakukan layanan anggota yaitu, pendaftaran dan pembuatan
kartu anggota kepada masyarakat kota Salatiga. Layanan keanggotaan
ini dilaksanakan agar masyarakat dapat meminjam buku dan
membawanya pulang untuk dibaca. Pelayanan lain yang dilakukan
adalah layanan sirkulasi. Ini terkait dengan peminjaman, pengembalian
dan perpanjangan peminjaman, layanan membaca, layanan referensi,
perpustakaan keliling, story telling, layanan pencarian bahan pustaka,
layanan audio visual, layanan bimbingan pemakai, layanan internet /
hotspot.
Pelayanan Kearsipan
Pelayanan arsip merupakan kegiatan untuk memberikan
pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan arsip menjadi
akhir dari seluruh kegiatan manajemen kearsipan, kegiatan ini menjadi
jembatan penghubung antara lembaga kearsipan selaku pelayan
masyarakat dengan pengguna arsip atau peneliti.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku lembaga
kearsipan di tingkat kota melaksanakan beberapa jenis layanan
kearsipan, antara lain:
a. Wisata Arsip, merupakan sarana pelancong nostalgia yang
bernuansa kesejarahan dan masa lampau seta pengenalan arsip
secara umum. Wisata arsip dikenalkan melalui sarana pemutaran
slide foto salatiga tempo dulu di ruang audio visual, suguhan arsip
foto salatiga tempo dulu di ruang pameran khasanah arsip, Galery
Planning Salatiga yaitu tentang perencanaan tata kota Salatiga,
kunjungan ke depo arsip guna mengetahui cara pemeliharaan dan
pelestarian arsip-arsip yang tersimpan dan pameran arsip tahunan
28
b.
c.
d.
e.
f.
g.
untuk mengenalkan dan memasyarakatkan arsip sebagai sumber
informasi.
Layanan Informasi Kearsipan untuk kegiatan penelitian,
penelusuran arsip yang bersumber dari arsip dinamis in aktif dan
statis.
Layanan Konsultasi Sumber Kearsipan untuk penelitian dengan
menggunakan sumber-sumber arsip yang tersedia.
Layanan Sistem Kearsipan merupakan layanan penyusunan sistem
dan pedoman kearsipan yang berkaitan dengan penetapan
peraturan kearsipan.
Layanan Pembenahan Kearsipan merupakan layanan jasa
pembenahan dan penataan arsip serta sarana prasarana temu
kembali arsip.
Layanan Jasa Penyimpanan Kearsipan merupakan jasa penitipan
dan penyimpanan arsip di depo arsip.
Layanan Pembinaan Petugas Kearsipan, merupakan pembinaan
petugas kearsipan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga
yang dilakukan tiap triwulan dengan maksud meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip di masingmasing SKPD.
29