Sistem Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Terintegrasi dengan Perpustakaan Cabang Fakultas
SISTEM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
TERINTEGRASI DENGAN
PERPUSTAKAAN CABANG FAKULTAS
SUNDARI, S.SOS
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya jualah penulis
dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam
kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat
beliau di kemudian hari. Aamiin.
Karya ini ditulis sebagai laporan pekerjaan sehari – hari. Penulis telah banyak
menerima bimbingan, saran, motivasi, dan doa dari berbagai pihak selama penulisan karya
ini. Penulis menyadari tulisan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya.
Penulis masih berharap masukan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. 3
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ……………………………………………………………… 1
Daftar Isi ……………………………………………………………………… 3
I. LATAR BELAKANG …………………………………………………….. 4
II. TUJUAN ……………………….. ………………………………………… 5
III. PRESTASI UNGGULAN ………………………………………………. 5
IV. PEMBAHASAN…………………………………………………………. 6
1. Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi)
2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi ……………………………………… 6
2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka……………………………….…
6
2.1.1 Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)……………………
7
2.1.2 Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi ……
7
2.2 SDM ………………………………………………………………… 9
2.3SistemTeknologi………………………………..9
2.3.1 Keanggotaaan………………………………………………… 9
2.3.2 Sirkulasi ………………………………………………………. 10
3. Pencapaian Hasil ………………………………………………………... 11
V. DAFTAR BACAAN ……………………………………………………… 15
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Perpustakaan universitas dipandang sebagai komponen utama dari sistem pendidikan
tinggi . Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar mempunyai peran penting dalam
pendidikan. Pendidikan tinggi tidak akan terselenggara dengan baik jika para dosen dan
mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang bermutu.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi
memiliki peran besar dalam mendukung visi d an misi perguruan tinggi. Berkaitan dengan itu,
perpustakaan terus berupaya dalam menyelaraskan perannya dalam mengikuti dinamika
perkembangan. Universitas Sumatera Utara (USU) memposisikan perpustakaan sebagai unsur
penunjang akademik. Sesuai dengan Statuta USU (PP no.16 Tahun 2014) pasal 25 ayat 4 dan
pasal 49 ayat 1 secara tegas menjelaskan bahwa perpustakaan menyelenggarakan pelayanan
sumber informasi keilmuan di USU.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar
6.090 m2 yang terletak ditengah tengah kampus. Gedung Perpustakaan Universitas saat ini hanya
dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu bersamaan. Pada masa kuliah
(Agustus s.d Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga
daya tampung ruangan tidak mencukupi. Inilah yang menjadi adalah salah satu indikator yang
mendorong perpustakaan untuk melakukan pengembangan dan memperluas layanannya dengan
membuka perpustakaan fakultas. Hingga sekarang ini telah ada 13 (tiga belas) Perpustakaan
Universitas Cabang di sejumlah fakultas dan Rumah Sakit USU. Adapun ketiga belas
perpustakaan tersebut terdiri dari : (1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang
mulai beroperasi pada akhir 2006, (2) Perpustakaan Universitas Fakultas MIPA yang mulai
beroperasi pada awal tahun 2007, (3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Gigi mulai
beroperasi awal tahun 2008 (4) Perpustakaan Universitas Cabang Kedokteran mulai beroperasi
bulan Agustus 2008, (5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai
beroperasi pada bulan Desember 2008; (6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai
beroperasi pada awal tahun 2011, (7) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Farmasi mulai
beroperasi pada Januari 2012, (8) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai
Universitas Sumatera Utara
beroperasi Juni 2012, (9) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Psikologi mulai beroperasi
5 September 2011, (10) Perpustakaan Universitas Cabang Pertanian mulai beroperasi November
2012 (11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ekonomi mulai beroperasi Oktober 2014
(12) Perpustakaan Universitas Sekolah Pascasarjana mulai beroperasi maret 2016 dan, (13)
Perpustakaan Universitas Cabang Rumah Sakit Usu mulai beroperasi November 2016. Masih
ada 2 (dua) Fakultas yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan Universitas,
yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
Agar pengelolaan manajemen dan layanan perpustakaan berjalan dengan baik,
perpustakaan USU telah merancang sebuah sistem manajeman pengelolaan yang terencana.
Sistem pengelolaan ini dilakukan secara integrasi yaitu segala pengelolaan koleksi, pengelolaan
SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di Perpustakaan Universitas atau
pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas. Sistem
integrasi ini juga mengorganisasikan semua aktivitas didalam suatu perpustakaan sehingga
semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuan. Perpustakaan Usu sudah membangun
sistem ini pada tahun 2006 bersama dibukanya layanan Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu
Hukum. Berdasar observasi penulis Perpustakaan USU adalah perpustakaan yang pertama yang
melakukan sistem pengelolaan secara Integrasi. Ini merupakan suatu inovasi didalam dunia
perpustakaan.
II. TUJUAN
Adapun tujuan perpustakaan membangun Sistem Pengelolaan dan Layanan
Berintegrasi antara Perpustakaan Universitas dengan Perpustakaan Cabang Fakultas yaitu :
1. Mendekatkan koleksi dengan Pengguna
2. Mengoptimalkan pemakaian koleksi perpustakaan
3. Menghindari antrian peminjaman dan pengembalian di perpustakaan pusat
4. Untuk melacak keberadaan koleksi
5. Meningkatkan citra perpustakaan
6. Mengontrol pelayanan
Universitas Sumatera Utara
IV. PEMBAHASAN
1.
Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi)
Pengelolaan berintegrasi pada kegiatan perpustakaan biasa disebut Integrated Library
System (ILS) atau seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) suatu
sistem yang bermanfaat untuk mengelola kegiatan perpustakaan secara terpadu dari proses
pengadaan buku sampai siap dilayankan kepada pengunjung.
Adapun konsep sistem manajemen
integrasi Perpustakaan Usu yaitu segala
pengelolaan koleksi, pengelolaan SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di
Perpustakaan Universitas atau pengelolaan terpusat
kemudian akan didistribusikan ke
Perpustakaan Cabang Fakultas. Perpustakaan Cabang Fakultas hanya menjalankan layanan saja
seperti layanan Keanggotaan, Sirkulasi serta melakukan kegiatan sosialisasi maupun promosi
koleksi, baik koleksi tercetak maupun elektronik.
2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi
2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka
Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang diawali dengan kegiatan akusisi kemudian
katalogisasi dan klasifikasi serta diakhiri penataan atau penyusunan dirak buku. Adapun langkah – langkah
pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan pada Perpustakaan USU dan Perpustakaan Cabang fakultas
2.1.1. Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)
Akusisi atau pengadaan bahan pustaka adalah serangkaian kegiatan menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka baik tercetak dan elektronik berdasarkan peraturan kebijakan
yang telah ditentukan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pengguna
perpustakaan. Langkah awal dari pengadaan adalah menganalisis kebutuhan pengguna, dimana
kegiatan ini dipergunakan untuk pengusulan bahan pustaka . Perpustakaan Cabang Fakultas
memiliki hak sebatas melakukan pengusulan secara verbal maupun korespondensi terhadap
perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas. Pembelian koleksi
hanya dilakukan oleh Perpustakaan Universitas.
6
Universitas Sumatera Utara
2.1.2
Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi
Proses klasifikasi dan katalogisasi adalah sebuah proses pengelompokan bahan
pustaka sesuai subjek yang disusun berdasarkan sistematik .
Secara teknis seluruh rangkaian kegiatan klasifikasi dan katologisasi koleksi
dilakukan di Perpustakaan Universitas kemudian didistribusikan ke Perpustakaan Cabang
Fakultas sesuai lokasi dalam sistem .
Gambar 1 : SIPus Pengolahan Buku
Gambar 2 : Sipus Pengolahan Lokasi Distribusi Koleksi
7
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2: SIPus Pengolahan Lokasi Koleksi Sudah Ditentukan
Gambar 3 :OPAC Menunjukan Lokasi Koleksi
8
Universitas Sumatera Utara
3.
SDM
Semua kegiatan ini akan berjalan dengan baik dan terencana , jika didukung oleh SDM
yang berkualitas. Standar BAN-PT mengisyaratkan bahwa setiap program studi harus dilayani
oleh minimal satu orang pustakawan dengan pendidikan minimal diploma tiga (D-3). Maka dari
itu Perpustakaan Universitas melakukan kebijakan dengan
menempatkan pegawai yang
berpendidikan minimal diploma tiga (D-3) diPerpustakaan Cabang Fakultas . Setiap pegawai
yang ditempatkan pada Perpustakaan Cabang diberikan sebuah
ID dan password untuk
menjalankan sebuah sistem perpustakaan terpadu guna mendukung kegiatan perpustakaan.
Gambar 4 : Tampilan SIPus ID dn Password
4.
Sistem Teknologi
Sistem Teknologi adalah sebuah system pengelolaan secara terpadu yang berbasis
komputerisasi.
Perpustakaan Usu menggunakan
sistem SIPus sebagai media teknologinya.
Keunggulan dari sistem ini adalah tampilannya yang sederhana dan sangat mudah dalam
penggunaan. Adapun bagian kegiatan pada Perpustakaan Cabang Fakultas yang menggunakan
system ini :
a. Keanggotaan
Mahasiswa yang terdaftar di USU otomatis terdaftar sebagai anggota perpustakaan
Universitas dan Perpustakaan Cabang Fakultas.
9
Universitas Sumatera Utara
b. Sirkulasi
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007: 95) adalah layanan
pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi.
Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman,
pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam
proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah
layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian.
Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 98): Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai
berikut:
1. Peminjaman
2. Pengembalian
3. Perpanjangan
4. Penagihan
5. Sanksi
6. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
Gambar 5 : Tampilan SIPus Layanan Sirkulasi
10
Universitas Sumatera Utara
3
Pencapaian Hasil
Adapun Pencapaian yang dihasilkan setelah Perpustakaan Universitas melakukan
pengolahan koleksi secara integrasi dengan Perpustakaan Cabang yaitu
1. Sudah tidak terjadi antrian pada layanan sirkulasi pada Perpustakaan USU. Karena
sebahagian pengguna sudah melakukan peminjaman ,pengembalian serta perpajangan
pada Perpustakaan Cabang
Fakultas. Ini bisa dilihat pada tabel kunjungan dan
Peminjaman Perpustakaan Cabang Fakultas.
Tabel 3.1 : Jumlah Pengunjung Perpustakaan
No
Perpustakaan Universitas
dan Fakultas
Jumlah
(1)
(2)
(3)
1
Perpustakaan Universitas
960.722
2
Kedokteran
3
Hukum
4
Pertanian
2.578
5
Ekonomi
8.063
6
Ked. Gigi
4.390
7
Ilmu Budaya
8
MIPA
9
Kesehatan Masyarakat
10
Psikologi
4.780
11
Farmasi
13.508
12
Keperawatan
8.186
13
Pasca Sarjana
490
Jumlah
1.057.669
6.518
13.811
13.540
8.061
13.022
11
Universitas Sumatera Utara
Pengunjung
1,472,602
1,060,668
945,651
2012
2013
1,057,669
988,659
2014
2015
2016
Gambar 6 : Grafik Pengunjung Perpustakaan
Tabel-3.2: Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
No
Cabang
Peminjam
Jumlah Pinjaman
(1)
(2)
(3)
(4)
1
Fak. Kedokteran
392
633
2
Fak. Hukum
6.709
14.804
3
Fak. Pertanian
241
475
4
Fak. Ekonomi
3.359
5.175
5
Fak. Ked. Gigi
985
1.804
6
Fak. Ilmu Budaya
1.296
2.355
7
Fak. MIPA
968
1.408
8
Fak. Kesehatan Masy.
7.121
7.862
9
Fak. Psikologi
770
1.264
12
Universitas Sumatera Utara
10
Fak. Farmasi
2.812
1.598
11
Fak. Keperawatan
1.587
2.911
12
Sekolah Pascasarjana
90
187
26.330
40.476
Total
50,000
44,115
40,476
40,000
36,395
33,274
30,000
29,619
26,330
22,445
20,000
21,808
Peminjam
23,466
20,840
Pinjaman
10,000
-
2012
2013
2014
2015
2016
Gambar 7 : Grafik Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
(2012 - 2016)
13
Universitas Sumatera Utara
2. Pengadaan Bahan Pustaka mengalami kenaikan pada perolehan bahan pustaka karena
bertambahnya data usulan dari Perpustakaan Cabang Fakultas melalui dosen dn
Mahasiswa.
30,000
22,989
20,000
16,419
10,000
10,357
8,019
9,898
12,458
7,303
8,602
6,771
1,201
2012
2013
2014
Judul
2015
Eksemplar
2016
Gambar 8 : Grafik Jumlah Perolehan Bahan Pustaka
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
(2012 - 2016)
14
Universitas Sumatera Utara
V.
I.
DAFTAR BACAAN
DAFTAR PUSTAKA
Rahayuningsih, 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sjahrial-Pamuntjak,
Rusina
(2000).
Pedoman
Penyelenggaraan
Perpustakaan.
Jakarta:
Djambatan
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/619/1/Profil_SIPUS.pdf
15
Universitas Sumatera Utara
SUMATERA UTARA
TERINTEGRASI DENGAN
PERPUSTAKAAN CABANG FAKULTAS
SUNDARI, S.SOS
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya jualah penulis
dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam
kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat
beliau di kemudian hari. Aamiin.
Karya ini ditulis sebagai laporan pekerjaan sehari – hari. Penulis telah banyak
menerima bimbingan, saran, motivasi, dan doa dari berbagai pihak selama penulisan karya
ini. Penulis menyadari tulisan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya.
Penulis masih berharap masukan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. 3
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ……………………………………………………………… 1
Daftar Isi ……………………………………………………………………… 3
I. LATAR BELAKANG …………………………………………………….. 4
II. TUJUAN ……………………….. ………………………………………… 5
III. PRESTASI UNGGULAN ………………………………………………. 5
IV. PEMBAHASAN…………………………………………………………. 6
1. Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi)
2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi ……………………………………… 6
2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka……………………………….…
6
2.1.1 Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)……………………
7
2.1.2 Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi ……
7
2.2 SDM ………………………………………………………………… 9
2.3SistemTeknologi………………………………..9
2.3.1 Keanggotaaan………………………………………………… 9
2.3.2 Sirkulasi ………………………………………………………. 10
3. Pencapaian Hasil ………………………………………………………... 11
V. DAFTAR BACAAN ……………………………………………………… 15
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Perpustakaan universitas dipandang sebagai komponen utama dari sistem pendidikan
tinggi . Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar mempunyai peran penting dalam
pendidikan. Pendidikan tinggi tidak akan terselenggara dengan baik jika para dosen dan
mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang bermutu.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi
memiliki peran besar dalam mendukung visi d an misi perguruan tinggi. Berkaitan dengan itu,
perpustakaan terus berupaya dalam menyelaraskan perannya dalam mengikuti dinamika
perkembangan. Universitas Sumatera Utara (USU) memposisikan perpustakaan sebagai unsur
penunjang akademik. Sesuai dengan Statuta USU (PP no.16 Tahun 2014) pasal 25 ayat 4 dan
pasal 49 ayat 1 secara tegas menjelaskan bahwa perpustakaan menyelenggarakan pelayanan
sumber informasi keilmuan di USU.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar
6.090 m2 yang terletak ditengah tengah kampus. Gedung Perpustakaan Universitas saat ini hanya
dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu bersamaan. Pada masa kuliah
(Agustus s.d Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga
daya tampung ruangan tidak mencukupi. Inilah yang menjadi adalah salah satu indikator yang
mendorong perpustakaan untuk melakukan pengembangan dan memperluas layanannya dengan
membuka perpustakaan fakultas. Hingga sekarang ini telah ada 13 (tiga belas) Perpustakaan
Universitas Cabang di sejumlah fakultas dan Rumah Sakit USU. Adapun ketiga belas
perpustakaan tersebut terdiri dari : (1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang
mulai beroperasi pada akhir 2006, (2) Perpustakaan Universitas Fakultas MIPA yang mulai
beroperasi pada awal tahun 2007, (3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Gigi mulai
beroperasi awal tahun 2008 (4) Perpustakaan Universitas Cabang Kedokteran mulai beroperasi
bulan Agustus 2008, (5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai
beroperasi pada bulan Desember 2008; (6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai
beroperasi pada awal tahun 2011, (7) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Farmasi mulai
beroperasi pada Januari 2012, (8) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai
Universitas Sumatera Utara
beroperasi Juni 2012, (9) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Psikologi mulai beroperasi
5 September 2011, (10) Perpustakaan Universitas Cabang Pertanian mulai beroperasi November
2012 (11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ekonomi mulai beroperasi Oktober 2014
(12) Perpustakaan Universitas Sekolah Pascasarjana mulai beroperasi maret 2016 dan, (13)
Perpustakaan Universitas Cabang Rumah Sakit Usu mulai beroperasi November 2016. Masih
ada 2 (dua) Fakultas yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan Universitas,
yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
Agar pengelolaan manajemen dan layanan perpustakaan berjalan dengan baik,
perpustakaan USU telah merancang sebuah sistem manajeman pengelolaan yang terencana.
Sistem pengelolaan ini dilakukan secara integrasi yaitu segala pengelolaan koleksi, pengelolaan
SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di Perpustakaan Universitas atau
pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas. Sistem
integrasi ini juga mengorganisasikan semua aktivitas didalam suatu perpustakaan sehingga
semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuan. Perpustakaan Usu sudah membangun
sistem ini pada tahun 2006 bersama dibukanya layanan Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu
Hukum. Berdasar observasi penulis Perpustakaan USU adalah perpustakaan yang pertama yang
melakukan sistem pengelolaan secara Integrasi. Ini merupakan suatu inovasi didalam dunia
perpustakaan.
II. TUJUAN
Adapun tujuan perpustakaan membangun Sistem Pengelolaan dan Layanan
Berintegrasi antara Perpustakaan Universitas dengan Perpustakaan Cabang Fakultas yaitu :
1. Mendekatkan koleksi dengan Pengguna
2. Mengoptimalkan pemakaian koleksi perpustakaan
3. Menghindari antrian peminjaman dan pengembalian di perpustakaan pusat
4. Untuk melacak keberadaan koleksi
5. Meningkatkan citra perpustakaan
6. Mengontrol pelayanan
Universitas Sumatera Utara
IV. PEMBAHASAN
1.
Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi)
Pengelolaan berintegrasi pada kegiatan perpustakaan biasa disebut Integrated Library
System (ILS) atau seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) suatu
sistem yang bermanfaat untuk mengelola kegiatan perpustakaan secara terpadu dari proses
pengadaan buku sampai siap dilayankan kepada pengunjung.
Adapun konsep sistem manajemen
integrasi Perpustakaan Usu yaitu segala
pengelolaan koleksi, pengelolaan SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di
Perpustakaan Universitas atau pengelolaan terpusat
kemudian akan didistribusikan ke
Perpustakaan Cabang Fakultas. Perpustakaan Cabang Fakultas hanya menjalankan layanan saja
seperti layanan Keanggotaan, Sirkulasi serta melakukan kegiatan sosialisasi maupun promosi
koleksi, baik koleksi tercetak maupun elektronik.
2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi
2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka
Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang diawali dengan kegiatan akusisi kemudian
katalogisasi dan klasifikasi serta diakhiri penataan atau penyusunan dirak buku. Adapun langkah – langkah
pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan pada Perpustakaan USU dan Perpustakaan Cabang fakultas
2.1.1. Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)
Akusisi atau pengadaan bahan pustaka adalah serangkaian kegiatan menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka baik tercetak dan elektronik berdasarkan peraturan kebijakan
yang telah ditentukan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pengguna
perpustakaan. Langkah awal dari pengadaan adalah menganalisis kebutuhan pengguna, dimana
kegiatan ini dipergunakan untuk pengusulan bahan pustaka . Perpustakaan Cabang Fakultas
memiliki hak sebatas melakukan pengusulan secara verbal maupun korespondensi terhadap
perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas. Pembelian koleksi
hanya dilakukan oleh Perpustakaan Universitas.
6
Universitas Sumatera Utara
2.1.2
Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi
Proses klasifikasi dan katalogisasi adalah sebuah proses pengelompokan bahan
pustaka sesuai subjek yang disusun berdasarkan sistematik .
Secara teknis seluruh rangkaian kegiatan klasifikasi dan katologisasi koleksi
dilakukan di Perpustakaan Universitas kemudian didistribusikan ke Perpustakaan Cabang
Fakultas sesuai lokasi dalam sistem .
Gambar 1 : SIPus Pengolahan Buku
Gambar 2 : Sipus Pengolahan Lokasi Distribusi Koleksi
7
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2: SIPus Pengolahan Lokasi Koleksi Sudah Ditentukan
Gambar 3 :OPAC Menunjukan Lokasi Koleksi
8
Universitas Sumatera Utara
3.
SDM
Semua kegiatan ini akan berjalan dengan baik dan terencana , jika didukung oleh SDM
yang berkualitas. Standar BAN-PT mengisyaratkan bahwa setiap program studi harus dilayani
oleh minimal satu orang pustakawan dengan pendidikan minimal diploma tiga (D-3). Maka dari
itu Perpustakaan Universitas melakukan kebijakan dengan
menempatkan pegawai yang
berpendidikan minimal diploma tiga (D-3) diPerpustakaan Cabang Fakultas . Setiap pegawai
yang ditempatkan pada Perpustakaan Cabang diberikan sebuah
ID dan password untuk
menjalankan sebuah sistem perpustakaan terpadu guna mendukung kegiatan perpustakaan.
Gambar 4 : Tampilan SIPus ID dn Password
4.
Sistem Teknologi
Sistem Teknologi adalah sebuah system pengelolaan secara terpadu yang berbasis
komputerisasi.
Perpustakaan Usu menggunakan
sistem SIPus sebagai media teknologinya.
Keunggulan dari sistem ini adalah tampilannya yang sederhana dan sangat mudah dalam
penggunaan. Adapun bagian kegiatan pada Perpustakaan Cabang Fakultas yang menggunakan
system ini :
a. Keanggotaan
Mahasiswa yang terdaftar di USU otomatis terdaftar sebagai anggota perpustakaan
Universitas dan Perpustakaan Cabang Fakultas.
9
Universitas Sumatera Utara
b. Sirkulasi
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007: 95) adalah layanan
pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi.
Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman,
pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam
proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah
layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian.
Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 98): Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai
berikut:
1. Peminjaman
2. Pengembalian
3. Perpanjangan
4. Penagihan
5. Sanksi
6. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
Gambar 5 : Tampilan SIPus Layanan Sirkulasi
10
Universitas Sumatera Utara
3
Pencapaian Hasil
Adapun Pencapaian yang dihasilkan setelah Perpustakaan Universitas melakukan
pengolahan koleksi secara integrasi dengan Perpustakaan Cabang yaitu
1. Sudah tidak terjadi antrian pada layanan sirkulasi pada Perpustakaan USU. Karena
sebahagian pengguna sudah melakukan peminjaman ,pengembalian serta perpajangan
pada Perpustakaan Cabang
Fakultas. Ini bisa dilihat pada tabel kunjungan dan
Peminjaman Perpustakaan Cabang Fakultas.
Tabel 3.1 : Jumlah Pengunjung Perpustakaan
No
Perpustakaan Universitas
dan Fakultas
Jumlah
(1)
(2)
(3)
1
Perpustakaan Universitas
960.722
2
Kedokteran
3
Hukum
4
Pertanian
2.578
5
Ekonomi
8.063
6
Ked. Gigi
4.390
7
Ilmu Budaya
8
MIPA
9
Kesehatan Masyarakat
10
Psikologi
4.780
11
Farmasi
13.508
12
Keperawatan
8.186
13
Pasca Sarjana
490
Jumlah
1.057.669
6.518
13.811
13.540
8.061
13.022
11
Universitas Sumatera Utara
Pengunjung
1,472,602
1,060,668
945,651
2012
2013
1,057,669
988,659
2014
2015
2016
Gambar 6 : Grafik Pengunjung Perpustakaan
Tabel-3.2: Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
No
Cabang
Peminjam
Jumlah Pinjaman
(1)
(2)
(3)
(4)
1
Fak. Kedokteran
392
633
2
Fak. Hukum
6.709
14.804
3
Fak. Pertanian
241
475
4
Fak. Ekonomi
3.359
5.175
5
Fak. Ked. Gigi
985
1.804
6
Fak. Ilmu Budaya
1.296
2.355
7
Fak. MIPA
968
1.408
8
Fak. Kesehatan Masy.
7.121
7.862
9
Fak. Psikologi
770
1.264
12
Universitas Sumatera Utara
10
Fak. Farmasi
2.812
1.598
11
Fak. Keperawatan
1.587
2.911
12
Sekolah Pascasarjana
90
187
26.330
40.476
Total
50,000
44,115
40,476
40,000
36,395
33,274
30,000
29,619
26,330
22,445
20,000
21,808
Peminjam
23,466
20,840
Pinjaman
10,000
-
2012
2013
2014
2015
2016
Gambar 7 : Grafik Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
(2012 - 2016)
13
Universitas Sumatera Utara
2. Pengadaan Bahan Pustaka mengalami kenaikan pada perolehan bahan pustaka karena
bertambahnya data usulan dari Perpustakaan Cabang Fakultas melalui dosen dn
Mahasiswa.
30,000
22,989
20,000
16,419
10,000
10,357
8,019
9,898
12,458
7,303
8,602
6,771
1,201
2012
2013
2014
Judul
2015
Eksemplar
2016
Gambar 8 : Grafik Jumlah Perolehan Bahan Pustaka
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
(2012 - 2016)
14
Universitas Sumatera Utara
V.
I.
DAFTAR BACAAN
DAFTAR PUSTAKA
Rahayuningsih, 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sjahrial-Pamuntjak,
Rusina
(2000).
Pedoman
Penyelenggaraan
Perpustakaan.
Jakarta:
Djambatan
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/619/1/Profil_SIPUS.pdf
15
Universitas Sumatera Utara