Peran Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Sebagai Sumber Informasi dalam Menunjang Kebutuhan Informasi Pengguna
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan yang dikenal sebagai pusat informasi berorientasi untuk
mendistribusikan
informasi
kepada
pengguna.
Salah
satu
cara
dalam
mendistribusikan informasi tersebut adalah melalui penelusuran atau temu
kembali informasi yang dilakukan oleh pengguna. Sumber informasi bisa kita
peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui
perpustakaan.
Perpustakaan berfungsi sebagai sarana informasi, pendidikan, penelitian,
rekreasi, pelestarian budaya bangsa yang mempunyai peran penting dalam upaya
memajukan dan mengembangkan masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan.
Dalam kehidupan yang serba modern dan serba cepat ini, masyarakat sangat
membutuhkan informasi. Tanpa informasi kehidupan masyarakat dapat menjadi
terbelakang dan oleh karena itu perpustakaan sebagai pusat informasi harus terus
dikembangkan.
Selain itu, perpustakaan juga berperan menjadi media antara pemakai
dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan, menjadi lembaga
pengembangan minat dan budaya membaca serta pembangkit kesadaran
pentingnya belajar sepanjang hayat, mengembangkan komunikasi antara pemakai
dan atau dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan
maupun komunikasi ilmiah lainnya, menjadi motivator, mediator, dan fasilitator
bagi pemakai dalam usaha mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu
pengetahuan dan pengalaman, dan juga berperan sebagai agen perubahan,
pembangunan, dan kebudayaan manusia.
Perpustakaan juga harus menyediakan kebutuhan informasi berupa ilmu
pengetahuan, budaya dan humaniora baik bagi mahasiswa, staf pengajar, guru,
murid, ilmuwan, peneliti, para eksekutif di bidang bisnis, pegawai pemerintah,
dan masyarakat umum lainnya. Mereka berkunjung ke perpustakaan disamping
untuk memuaskan keinginan terhadap perkembangan bagi pengetahuannya,
mereka juga dapat memperoleh informasi yang bersifat hiburan. Perpustakaan
yang ideal memang biasanya memiliki fasilitas dan program yang tidak hanya
Universitas Sumatera Utara
untuk mengasah pengetahuan bagi pemustakanya namun juga memberikan
informasi yang bermakna rekreasi, misalnya perpustakaan menyediakan tempat
untuk diskusi tentang topik sebuah buku, nonton film atau konser di teater
perpustakaan, program story telling, pelatihan-pelatihan tentang e-journals, ebooks, online data bases, fasilitas internet dan sebagainya.
Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga jika
kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi masalah bagi pengguna.
Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk menambah pengetahuan, dan
meningkatkan keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan
perilakunya. Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara
pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi pengguna dapat
diketahui dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan pengguna baik dalam
membaca buku, mengerjakan tugas dan mencari bahan ketika mereka
mengerjakan Tugas Akhir. Identifikasi kebutuhan informasi adalah suatu proses
untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan dan diinginkan pengguna.
Dalam proses identifikasi pihak perpustakaan dan pengguna terlibat aktif.
Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan bagi penyedia informasi
sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat.
Pemustaka yang sudah merasakan kemudahan dan kelengkapan informasi
dan fasilitas yang tersedia di dalam perpustakaan maka mereka akan menjadikan
perpustakaan sebagai rumah kedua, karena didalamnya tidak saja memuat
informasi yang dapat mencerdaskan pengetahuannya, namun juga bisa
menimbulkan inspirasi baginya. Inspirasi itu menjadi
suatu karya yang
bermanfaat yang tidak hanya mencerdaskan diri sendiri, namun juga dapat
menghasilkan sesuatu yang memiliki nilai ekonomis yang tinggi dan bermanfaat
bagi orang lain.
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (KPAD) Kota Tebing Tinggi
adalah lembaga yang berperan sebagai penyedia dan sumber informasi untuk
masyarakat sekitarnya,harus memanfaatkan sumber daya yang ada secara
maksimal, baik sumber daya berupa pustakawan maupun fasilitas-fasilitas yang
telah tersedia guna untuk kepentingan pemustaka, agar perpustakaan dapat
memberikan layanan dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat Kota
Universitas Sumatera Utara
Tebing Tinggi termasuk memenuhi kebutuhan informasi yang berbeda-beda dari
keinginan masyarakat.
Penyelenggaraan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kota
Tebing Tinggi berpedoman kepada Undang-Undang Republik Indonesia No.43
tahun 2007 tentang perpustakaan yang pada pasal 1 ayat 1 menyatakan bahwa
perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan /atau
karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para
pemustaka. Untuk pemenuhan kebutuhan informasi pengguna maka KPAD Kota
Tebing Tinggi berperan dalam hal meningkatkan pengetahuan sumber daya
manusia melalui informasi yang tersedia di perpustakaan.
Koleksi yang tersedia diantaranya buku (fiksi dan non fiksi), majalah,
surat kabar, kamus, ensiklopedia, jumlah koleksi buku yang dimiliki berjumlah
14.000 judul, 26.761 eksemplar. Koleksi atau buku rujukan adalah kamus,
ensiklopedia, buku langka, buku mahal, koran, majalah dan bahan rujukan
lainnya. Berdasarkan keragaman koleksi yang terdapat di KPAD Kota Tebing
Tinggi, ada beberapa koleksi yang jarang sekali dikunjungi/ dipinjam oleh
pengguna KPAD Tebing Tinggi. Seperti koleksi kelas 000 yaitu karya umum
dimana jumlah pengunjungnya sangat sedikit yang diperoleh berdasarkan data
sirkulasi yaitu hanya 1-2 orang peminjam per hari .
Layanan pengguna yang tersedia di KPAD Kota Tebing Tinggi berupa
layanan anak, layanan audiovisual, layanan referensi, layanan koleksi buku
langka, layanan sirkulasi, layanan internet dan layanan perpustakaan keliling,
sedangkan pengguna yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan sampai dengan
Maret 2014 yaitu sebanyak 6.548 orang, dengan jumlah pengunjung 14.408 orang.
Sedangkan di pelayanan internet fungsinya masih kurang memadai disebabkan
karena konektivitas sambungan internet sering tidak tersambung. KPAD Kota
Tebing Tinggi belum menyesuaikan koleksi apa saja yang dibutuhkan
penggunanya dan juga belum memeriksa konektivitas sambungan internet yang
ada di pelayanan internet. Tentu saja kenyataan tersebut tidak boleh dibiarkan
terus menerus, mengingat betapa pentingnya kegunaan perpustakaan sebagai
sumber informasi agar kebutuhan pengguna akan informasi akan terpenuhi.
Universitas Sumatera Utara
Adapun jenis layanan yang ada KPAD Kota Tebing Tinggi yaitu layanan
anak, layanan audiovisual dan layanan referensi. Layanan anak pada KPAD Kota
Tebing Tinggi adalah layanan yang diberikan kepada anak untuk bisa
menggunakan koleksi pustaka yang ada untuk dibaca, baik dibaca langsung di
perpustakaan atau dibawa pulang. Layanan audiovisual pada KPAD Kota Tebing
Tinggi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung yang ingin menikmati
koleksi bahan pustaka non buku khususnya koleksi audio visual, layanan ini
hanya diperuntukkan bagi pengunjung dengan sistem berkelompok minimal 10
orang untuk dapat menikmati koleksi audio visual dan harus membawa surat
permohonan . Padahal sebaiknya layanan audio visual harus bisa memenuhi
kebutuhan
perorangan
penggunanya
agar
ternikmati.
Penggunaan
surat
permohonan juga menyulitkan pengguna yang artinya perpustakaan belum
memiliki cukup saranana sesuai kebutuhan pengguna. Layanan referensi
menyediakan layanan buku rujukan yang tidak dapat dibawa keluar dari
perpustakaan, namun buku dapat difotokopi.
KPAD Kota Tebing Tinggi merupakan unit pemerintah yang mempunyai
tugas memberikan pelayanan informasi kedinasan dan masyarakat umum, selain
itu juga membina semua jenis perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kota
Tebing Tinggi. Perpustakaan keliling bergerak ke lokasi-lokasi yang belum terjangkau
oleh layanan perpustakaan umum dan melayani masyarakat yang karena keadaan tertentu
tidak dapat datang ke perpustakaan umum. Pada dasarnya pemilihan koleksi untuk
perpustakaan keliling harus berpedoman pada kebutuhan pemakai, artinya jenis koleksi
perpustakaan keliling harus dapat memenuhi kebutuhan informasi dan bacaan
masyarakat. Sosialisasi kepada masyarakat umum juga masih jarang diterapkan sehingga
orang masih banyak yang belum tahu dan belum mengenal perpustakaan tersebut. Sarana
dan prasarana yang dimiliki juga terlihat kurang memadai sehingga kebutuhan
pengguna belum dapat terpenuhi.
Melihat kondisi tersebut penulis tertarik untuk menulis skripsi dengan
mengambil judul “Peran Perpustakaan Kantor Perpustakaan, Arsip Dan
Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Sebagai Sumber Informasi Dalam Menunjang
Kebutuhan Informasi Pengguna”.
1.2 Rumusan Masalah
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan latar belakang masalah penelitian, maka rumusan masalah
yang dapat ditentukan adalah bagaimana peranan Kantor Perpustakaan, Arsip Dan
Dokumentasi Kota Tebing sebagai sumber informasi dalam menunjang kebutuhan
informasi pengguna?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran KPAD
Kota Tebing Tinggi sebagai sumber informasi dalam menunjang kebutuhan
informasi pengguna.
1.4 Manfaat Penelitian
Dengan adanya penelitian ini, maka manfaat yang diharapkan adalah
sebagai berikut:
1. Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, yaitu
sebagai masukan untuk menetapkan kebijakan dalam hal peranan Kantor
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam
menunjang kebutuhan informasi pengguna.
2. Penelitian ini dapat digunakan sebagai rujukan untuk melakukan penelitian
lebih lanjut.
3. Bagi penulis adalah untuk menambah wawasan mengenai pentingnya
peran perpustakaan dalam menunjang kebutuhan informasi pengguna.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Untuk memudahkan penelitian ini dan sebagai pedoman penulisan, maka
penulis memberikan ruang lingkup penelitian. Adapun yang menjadi ruang
lingkup penelitian ini adalah peran perpustakaan, dan kebutuhan informasi.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan yang dikenal sebagai pusat informasi berorientasi untuk
mendistribusikan
informasi
kepada
pengguna.
Salah
satu
cara
dalam
mendistribusikan informasi tersebut adalah melalui penelusuran atau temu
kembali informasi yang dilakukan oleh pengguna. Sumber informasi bisa kita
peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui
perpustakaan.
Perpustakaan berfungsi sebagai sarana informasi, pendidikan, penelitian,
rekreasi, pelestarian budaya bangsa yang mempunyai peran penting dalam upaya
memajukan dan mengembangkan masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan.
Dalam kehidupan yang serba modern dan serba cepat ini, masyarakat sangat
membutuhkan informasi. Tanpa informasi kehidupan masyarakat dapat menjadi
terbelakang dan oleh karena itu perpustakaan sebagai pusat informasi harus terus
dikembangkan.
Selain itu, perpustakaan juga berperan menjadi media antara pemakai
dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan, menjadi lembaga
pengembangan minat dan budaya membaca serta pembangkit kesadaran
pentingnya belajar sepanjang hayat, mengembangkan komunikasi antara pemakai
dan atau dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan
maupun komunikasi ilmiah lainnya, menjadi motivator, mediator, dan fasilitator
bagi pemakai dalam usaha mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu
pengetahuan dan pengalaman, dan juga berperan sebagai agen perubahan,
pembangunan, dan kebudayaan manusia.
Perpustakaan juga harus menyediakan kebutuhan informasi berupa ilmu
pengetahuan, budaya dan humaniora baik bagi mahasiswa, staf pengajar, guru,
murid, ilmuwan, peneliti, para eksekutif di bidang bisnis, pegawai pemerintah,
dan masyarakat umum lainnya. Mereka berkunjung ke perpustakaan disamping
untuk memuaskan keinginan terhadap perkembangan bagi pengetahuannya,
mereka juga dapat memperoleh informasi yang bersifat hiburan. Perpustakaan
yang ideal memang biasanya memiliki fasilitas dan program yang tidak hanya
Universitas Sumatera Utara
untuk mengasah pengetahuan bagi pemustakanya namun juga memberikan
informasi yang bermakna rekreasi, misalnya perpustakaan menyediakan tempat
untuk diskusi tentang topik sebuah buku, nonton film atau konser di teater
perpustakaan, program story telling, pelatihan-pelatihan tentang e-journals, ebooks, online data bases, fasilitas internet dan sebagainya.
Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga jika
kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi masalah bagi pengguna.
Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk menambah pengetahuan, dan
meningkatkan keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan
perilakunya. Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara
pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi pengguna dapat
diketahui dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan pengguna baik dalam
membaca buku, mengerjakan tugas dan mencari bahan ketika mereka
mengerjakan Tugas Akhir. Identifikasi kebutuhan informasi adalah suatu proses
untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan dan diinginkan pengguna.
Dalam proses identifikasi pihak perpustakaan dan pengguna terlibat aktif.
Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan bagi penyedia informasi
sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat.
Pemustaka yang sudah merasakan kemudahan dan kelengkapan informasi
dan fasilitas yang tersedia di dalam perpustakaan maka mereka akan menjadikan
perpustakaan sebagai rumah kedua, karena didalamnya tidak saja memuat
informasi yang dapat mencerdaskan pengetahuannya, namun juga bisa
menimbulkan inspirasi baginya. Inspirasi itu menjadi
suatu karya yang
bermanfaat yang tidak hanya mencerdaskan diri sendiri, namun juga dapat
menghasilkan sesuatu yang memiliki nilai ekonomis yang tinggi dan bermanfaat
bagi orang lain.
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (KPAD) Kota Tebing Tinggi
adalah lembaga yang berperan sebagai penyedia dan sumber informasi untuk
masyarakat sekitarnya,harus memanfaatkan sumber daya yang ada secara
maksimal, baik sumber daya berupa pustakawan maupun fasilitas-fasilitas yang
telah tersedia guna untuk kepentingan pemustaka, agar perpustakaan dapat
memberikan layanan dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat Kota
Universitas Sumatera Utara
Tebing Tinggi termasuk memenuhi kebutuhan informasi yang berbeda-beda dari
keinginan masyarakat.
Penyelenggaraan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kota
Tebing Tinggi berpedoman kepada Undang-Undang Republik Indonesia No.43
tahun 2007 tentang perpustakaan yang pada pasal 1 ayat 1 menyatakan bahwa
perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan /atau
karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para
pemustaka. Untuk pemenuhan kebutuhan informasi pengguna maka KPAD Kota
Tebing Tinggi berperan dalam hal meningkatkan pengetahuan sumber daya
manusia melalui informasi yang tersedia di perpustakaan.
Koleksi yang tersedia diantaranya buku (fiksi dan non fiksi), majalah,
surat kabar, kamus, ensiklopedia, jumlah koleksi buku yang dimiliki berjumlah
14.000 judul, 26.761 eksemplar. Koleksi atau buku rujukan adalah kamus,
ensiklopedia, buku langka, buku mahal, koran, majalah dan bahan rujukan
lainnya. Berdasarkan keragaman koleksi yang terdapat di KPAD Kota Tebing
Tinggi, ada beberapa koleksi yang jarang sekali dikunjungi/ dipinjam oleh
pengguna KPAD Tebing Tinggi. Seperti koleksi kelas 000 yaitu karya umum
dimana jumlah pengunjungnya sangat sedikit yang diperoleh berdasarkan data
sirkulasi yaitu hanya 1-2 orang peminjam per hari .
Layanan pengguna yang tersedia di KPAD Kota Tebing Tinggi berupa
layanan anak, layanan audiovisual, layanan referensi, layanan koleksi buku
langka, layanan sirkulasi, layanan internet dan layanan perpustakaan keliling,
sedangkan pengguna yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan sampai dengan
Maret 2014 yaitu sebanyak 6.548 orang, dengan jumlah pengunjung 14.408 orang.
Sedangkan di pelayanan internet fungsinya masih kurang memadai disebabkan
karena konektivitas sambungan internet sering tidak tersambung. KPAD Kota
Tebing Tinggi belum menyesuaikan koleksi apa saja yang dibutuhkan
penggunanya dan juga belum memeriksa konektivitas sambungan internet yang
ada di pelayanan internet. Tentu saja kenyataan tersebut tidak boleh dibiarkan
terus menerus, mengingat betapa pentingnya kegunaan perpustakaan sebagai
sumber informasi agar kebutuhan pengguna akan informasi akan terpenuhi.
Universitas Sumatera Utara
Adapun jenis layanan yang ada KPAD Kota Tebing Tinggi yaitu layanan
anak, layanan audiovisual dan layanan referensi. Layanan anak pada KPAD Kota
Tebing Tinggi adalah layanan yang diberikan kepada anak untuk bisa
menggunakan koleksi pustaka yang ada untuk dibaca, baik dibaca langsung di
perpustakaan atau dibawa pulang. Layanan audiovisual pada KPAD Kota Tebing
Tinggi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung yang ingin menikmati
koleksi bahan pustaka non buku khususnya koleksi audio visual, layanan ini
hanya diperuntukkan bagi pengunjung dengan sistem berkelompok minimal 10
orang untuk dapat menikmati koleksi audio visual dan harus membawa surat
permohonan . Padahal sebaiknya layanan audio visual harus bisa memenuhi
kebutuhan
perorangan
penggunanya
agar
ternikmati.
Penggunaan
surat
permohonan juga menyulitkan pengguna yang artinya perpustakaan belum
memiliki cukup saranana sesuai kebutuhan pengguna. Layanan referensi
menyediakan layanan buku rujukan yang tidak dapat dibawa keluar dari
perpustakaan, namun buku dapat difotokopi.
KPAD Kota Tebing Tinggi merupakan unit pemerintah yang mempunyai
tugas memberikan pelayanan informasi kedinasan dan masyarakat umum, selain
itu juga membina semua jenis perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kota
Tebing Tinggi. Perpustakaan keliling bergerak ke lokasi-lokasi yang belum terjangkau
oleh layanan perpustakaan umum dan melayani masyarakat yang karena keadaan tertentu
tidak dapat datang ke perpustakaan umum. Pada dasarnya pemilihan koleksi untuk
perpustakaan keliling harus berpedoman pada kebutuhan pemakai, artinya jenis koleksi
perpustakaan keliling harus dapat memenuhi kebutuhan informasi dan bacaan
masyarakat. Sosialisasi kepada masyarakat umum juga masih jarang diterapkan sehingga
orang masih banyak yang belum tahu dan belum mengenal perpustakaan tersebut. Sarana
dan prasarana yang dimiliki juga terlihat kurang memadai sehingga kebutuhan
pengguna belum dapat terpenuhi.
Melihat kondisi tersebut penulis tertarik untuk menulis skripsi dengan
mengambil judul “Peran Perpustakaan Kantor Perpustakaan, Arsip Dan
Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Sebagai Sumber Informasi Dalam Menunjang
Kebutuhan Informasi Pengguna”.
1.2 Rumusan Masalah
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan latar belakang masalah penelitian, maka rumusan masalah
yang dapat ditentukan adalah bagaimana peranan Kantor Perpustakaan, Arsip Dan
Dokumentasi Kota Tebing sebagai sumber informasi dalam menunjang kebutuhan
informasi pengguna?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran KPAD
Kota Tebing Tinggi sebagai sumber informasi dalam menunjang kebutuhan
informasi pengguna.
1.4 Manfaat Penelitian
Dengan adanya penelitian ini, maka manfaat yang diharapkan adalah
sebagai berikut:
1. Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi, yaitu
sebagai masukan untuk menetapkan kebijakan dalam hal peranan Kantor
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam
menunjang kebutuhan informasi pengguna.
2. Penelitian ini dapat digunakan sebagai rujukan untuk melakukan penelitian
lebih lanjut.
3. Bagi penulis adalah untuk menambah wawasan mengenai pentingnya
peran perpustakaan dalam menunjang kebutuhan informasi pengguna.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Untuk memudahkan penelitian ini dan sebagai pedoman penulisan, maka
penulis memberikan ruang lingkup penelitian. Adapun yang menjadi ruang
lingkup penelitian ini adalah peran perpustakaan, dan kebutuhan informasi.
Universitas Sumatera Utara