Evaluasi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai

EVALUASI TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN PEGAWAI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI

KABUPATEN SERDANG BEDAGAI

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

OLEH:

ESTER DUMA ASI TINAMBUNAN 120723029

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

ABSTRAK

Tinambunan, Ester Duma Asi. 2014. Evaluasi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Penelitian ini dilakukan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskiptif dengan membuat penggambaran data yang telah terkumpul sebagaimana adanya. Penentuan Informan dilakukan dengan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap informan yang bekerja pada perpustakaan dan untuk menjaga keabsahan data penulis menggunakan beberapa metode triangulasi.

Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai dapat dilaksanakan dengan baik sesuai tupoksi masing-masing pegawai. Sebagian yang tidak ketahui oleh setiap pegawai adalah fungsi dari masing-masing jabatan. Beberapa pegawai yang memiliki tugas pokok jabatan rangkap yang melakukan tugasnya secara bersamaan, dituntut bijak dalam menyelesaikan tugas pokok yang harus didahulukan. Adanya tugas pokok dan fungsi jabatan rangkap pegawai, disebabkan kurangnya SDM sehingga setiap bagian harus dapat memaksimalkan pegawai yang ada. Tidak tepatnya penempatan pegawai pada bagian inti pekerjaan perpustakaan tidak menjadi penghalang dalam melaksanakan tupoksi jabatan, karena adanya tim kerja yang bekerjasama menyelesaikan tupoksi tersebut. Tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai dilakukan sesuai dengan rincian tugas yang diberikan.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus karena berkat dan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, yang berjudul “Evaluasi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai”.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih memiliki kekurangan baik dari penulisan maupun isinya, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sehingga dapat meningkatkan kemampuan penulis pada masa yang akan datang.

Dalam penulisan dan penyusunan skripsi ini penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan berbagai pihak, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua, H. Tinambunan, SE dan N. Hasugian yang telah memberikan dukungan doa, moril dan materil kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dari jenjang pendidikan dasar hingga pendidikan tinggi sekarang ini. Semoga Tuhan selalu menyangi mereka seperti menyanyi anak-anaknya.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan dukungan moril. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara..

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M. Pd, selaku Ketua Jurusan Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera utara dan selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan waktu kepada penulis.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Dosen Pembimbing II yang senantiasa sabar membimbing, meluangkan waktu, memberikan saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.

4. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Sekretaris Jurusan Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera utara.

5. Bapak A. Hafiz Harahap, S.Sos, M.I.Kom selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

6. Bapak Ishak, SS., M.Hum selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

7. Seluruh Staf Pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera utara yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan selama dalam perkuliahan.

8. Kepada pihak Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai yang telah memberikan izin meneliti dan bersedia membantu penulis dalam memberikan data dalam penyelesaian skripsi ini.

9. Bang Yudhi Purnomo yang telah membantu segala aktivitas administrasi selama perkuliahan.

10. Seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan kepada penulis, adik-adikku tersayang Elisa Tinambunan, Elroy Tinambunan, Eva Rizkia Tinambunan, Enda Okta Tinambunan dan Eko Tinambunan.

11. Seluruh teman-teman ekstensi khusus angkatan 2012, Kak Rima Verawaty Sitepu, Kak Rospita Purba, Kak Ariani Febrida Sinaga, Ika Dayani, Kak Rina Devina, Herina Ginting, Belli Rediana Simanjuntak, Juliana Hasibuan, Nurina Pohan, Rinson Tarihoran, Jafet Chandra Saragih, Febrianto Sihombing yang telah

memberikan dukungan dan semangat kepada penulis baik selama dalam perkuliahan atau dalam menyelesaikan skripsi ini.

12. Sahabat dan teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas doa dan motivasinya.

Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Medan, Agustus 2014 Penulis

Ester Duma Asi Tinambunan NIM 120723029

DAFTAR ISI

ABSTRAK………...i

KATA PENGANTAR ………...ii

DAFTAR ISI ………..v

DAFTAR TABEL ………....vi

DAFTAR LAMPIRAN………....vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 5

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1 Perpustakaan Umum ... 7

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum ...8

2.1.2 Tugas Poko Perpustakaan Umum ...10

2.1.3 Fungsi Perpustakaan ...11

2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Perpustakaan Umum ... 13

2.2.1 Tugas Pokok Jabatan Perpustakaan ...14

2.2.2 Fungsi Jabatan Perpustakaan ...15

2.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Perpustakaan ...17

2.2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan ...18

2.2.5 Tugas Pokok dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka ...19

2.2.6 Tugas Pokok dan Fungsi Pengolahan Bahan Pustaka……...………….20

2.2.7 Tugas Pokok dan Fungsi Pelayanan Informasi Perpustakaan…………21

BAB III METODE PENELITIAN ... 23

3.1 Metode Penelitian ... 23

3.2 Lokasi Penelitian ... 24

3.3 Latar Penelitian(Setting) ... 24

3.4 Fokus Penelitian ... 25

3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 26

3.5.1 Observasi………..………...26

3.5.2 Wawancara ... 26

3.5.3 Dokumentasi ... 27

3.6 Analisis Dokumen ... 28

3.7 Teknik Analisis Data………..……….…………...………….28

3.7.1 Pengumpulan Data………29

3.7.2 Reduksi Data..………..……….….………….…..29

3.7.3 Penyajian Data………..………....29

3.7.4 Verifikasi Data dan Penarikan Kesimpulan…….……….30

3.8 Pemeriksaan Keabsahan Data... 30

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN………...32

4.1 Karakteritik Informan………..……….….32

4.2 Kategori…....……….33

4.2.1 Tugas Pokok Jabatan………..………...34

4.2.2 Fungsi Jabatan……….………..36

4.2.3 Rincian Tugas……….………...38

4.2.4 Kesulitan Yang Dihadapi………...42

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian……….…46

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN…..……...……….47

5.1 Kesimpulan………...47

5.2 Saran………..48

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jenis, Sumber dan Teknik Pengumpulan Data………..28 Tabel 4.1 Karakteristik Informan………..………32 Tabel 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian………..………..46

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Bentuk Pedoman Wawancara………..51 Lampiran 2 Hasil Wawancara……….………..61

ABSTRAK

Tinambunan, Ester Duma Asi. 2014. Evaluasi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Penelitian ini dilakukan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskiptif dengan membuat penggambaran data yang telah terkumpul sebagaimana adanya. Penentuan Informan dilakukan dengan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap informan yang bekerja pada perpustakaan dan untuk menjaga keabsahan data penulis menggunakan beberapa metode triangulasi.

Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai dapat dilaksanakan dengan baik sesuai tupoksi masing-masing pegawai. Sebagian yang tidak ketahui oleh setiap pegawai adalah fungsi dari masing-masing jabatan. Beberapa pegawai yang memiliki tugas pokok jabatan rangkap yang melakukan tugasnya secara bersamaan, dituntut bijak dalam menyelesaikan tugas pokok yang harus didahulukan. Adanya tugas pokok dan fungsi jabatan rangkap pegawai, disebabkan kurangnya SDM sehingga setiap bagian harus dapat memaksimalkan pegawai yang ada. Tidak tepatnya penempatan pegawai pada bagian inti pekerjaan perpustakaan tidak menjadi penghalang dalam melaksanakan tupoksi jabatan, karena adanya tim kerja yang bekerjasama menyelesaikan tupoksi tersebut. Tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai dilakukan sesuai dengan rincian tugas yang diberikan.

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang terbuka untuk umum, dengan tujuan melayani masyarakat umum secara cuma-cuma yang dibiayai oleh dana umum. Jasa yang diberikan perpustakaan mencakup jasa pemberian informasi, jasa peminjaman dan konsultasi studi kepada masyarakat umum yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan secara gratis atau tidak perlu membayar.

Perpustakaan umum bertanggung jawab menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatan dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan. Sesuai dengan tanggung jawabnya untuk memberikan layanan yang dapat memuaskan pengguna, dibutuhkan Pegawai yang berkualitas dan memiliki kompetensi yang bisa menghasilkan prestasi dan kinerja yang baik. Kinerja yang baik dan memuaskan dapat diperoleh jika Pegawai yang ada mampu bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi jabatan yang diberikan.

Dari beberapa bagian jabatan dan pekerjaan yang ada di perpustakaan, tidak semua Pegawai yang ditempatkan mengerti tugas pokok dan fungsi jabatan yang harus dilakukan. Ini dikarenakan jabatan yang diberikan tidak sesuai dengan minat dan kemampuan yang dimiliki oleh Pegawai, sehingga dalam pelaksanaannya Pegawai tersebut membutuhkan Pegawai lain yang mengerti apa saja yang menjadi tugas pokok dan fungsi suatu jabatan, untuk dapat

menyelesaikan pekerjaan yang telah diberikan oleh atasan. Secara tidak langsung, Pegawai yang membantu pekerjaan Pegawai lainnya ini memiliki tugas pokok dan fungsi yang tumpang tindih (rangkap).

Bila setiap jabatan yang ada di perpustakaan dapat melakukan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, maka perpustakaan dapat menghasilkan ataupun memberikan layanan yang baik yang memberi kepuasan kepada para penggunanya dalam mencari setiap informasi yang dibutuhkan.

Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai atau dapat juga disingkat dengan KPAD SERGAI merupakan sebuah perpustakaan umum daerah yang memiliki tugas pokok dan fungsi organisasi perpustakaan sebagaimana dengan perpustakaan umum lainnya. Sistem layanan perpustakaan yang digunakan adalah sistem layanan terbuka (open access). Jam buka perpustakaan KPAD Sergai dimulai pada pukul 08.00 WIB – 16.00 WIB setiap hari Senin s/d Jumat. Rata-rata jumah pengunjung dalam sehari adalah 20 orang, dengan jumlah koleksi 7.756 judul dan 24.186 eksemplar.

Jumlah Pegawai yang tersedia di perpustakaan ini adalah 14 orang, yang terdiri dari 4 orang pustakawan, 5 orang non-pustakawan, dan 5 orang tenaga kontrak. 14 orang Pegawai inilah yang bertugas mengelola KPAD Sergai, dengan rincian 1 orang menjabat sebagai Kepala Kantor (non pustakawan); 1 orang menjabat sebagai Kasubbag TU (non pustakawan) dengan 3 orang anggotanya yaitu 1 orang menjabat sebagai Bendahara Pengeluaran (non pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Operator Komputer sekaligus Bendahara Gaji (non pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Bendahara Penyimpanan Barang

(pustakawan); 1 orang menjabat sebagai Kasi Akuisisi dan Pengelolaan Perpustakaan (pustakawan) dengan 2 orang anggotanya yaitu 1 orang menjabat sebagai Staf Akuisisi dan Pengelolaan Perpustakaan sekaligus staf pelayanan sirkulasi (pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Pengkatalogisasian bahan pustaka (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Kasi Program Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi (pustakawan) dengan 1 orang anggotanya yang menjabat sebagai Agendaris dan Arsiparis (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Kasi Pelayanan (non pustakawan) dengan 1 orang anggotanya yang menjabat sebagai Pengelola Perpustakaan Keliling (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Supir (kontrak); dan yang terakhir 1 orang menjabat sebagai Cleaning Service (kontrak).

Secara singkat semua jabatan di atas hanya dibagi kedalam 5 bagian besar yaitu kepala kantor, sub bagian tata usaha, sub bagian akuisisi dan pengelolaan perpustakaan, sub bagian pelayanan, dan sub bagian program pengembangan arsip dan dokumentasi.

Dari uraian di atas dapat diketahui, beberapa pegawai mendapat jabatan yang tidak sesuai dengan pendidikan, pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk melaksanakan TUPOKSI yang diberikan atasan kepadanya. Beberapa pegawai tersebut seperti pegawai kontrak yang mendapat jabatan pengkatalogisasian (Akuisisi dan Pengelolaan Perpustakaan). Pegawai pengkatalogisasian ini tidak mampu menyelesaikan TUPOKSInya dalam mengkatalog buku-buku perpustakaan, karena tidak mengerti cara menentukan nomor klas buku, sehingga dalam pelaksanaannya pegawai ini sering dibantu

pegawai lainnya (pustakawan). Hal serupa juga terjadi pada bagian pengelolaan perpustakaan keliling (Pelayanan). Pengelolaan perpustakaan keliling dilakukan oleh satu orang tenaga kontrak, didampingi oleh Kasi Pelayanan (non pustakawan) yang tidak mampu melakukan TUPOKSInya dalam mengelola perpustakaan keliling sehingga dalam pelaksanaannya dibantu oleh pustakawan kecamatan bila berkunjung ke sekolah, desa maupun kecamatan. Bila beberapa jabatan memerlukan bantuan dalam melaksanakan dan menyelesaikan TUPOKSI jabatannya, maka ada beberapa jabatan yang mempunyai TUPOKSI lebih dari satu (rangkap).

Dari penjelasan di atas dapat diketahui, TUPOKSI yang diberikan tidak sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing pemegang jabatan. Hal ini disebabkan karena beberapa jabatan tidak mengerti TUPOKSI jabatannya. Untuk dapat mengetahui lebih lanjut tentang TUPOKSI jabatan pegawai KPAD Serdang Bedagai, pembagian TUPOKSI dan penyelesaian TUPOKSI menurut jabatan yang ada, maka penulis perlu melakukan penelitian lebih lanjut dan menetapkan judul penelitian “Evaluasi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Pegawai Kantor Arsip Perpustakaan dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah Apakah pegawai KPAD Serdang Bedagai mengerti dan mampu melakukan pekerjaannya sesuai dengan TUPOKSI jabatan yang diberikan?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untu mengetahui kemampuan pegawai KPAD Serdang Bedagai dalam melakukan pekerjaannya sesuai dengan TUPOKSI jabatan yang diberikan.

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi:

a. Perpustakaan arsip dan dokumentasi kabupaten serdang bedagai untuk dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan.

b. Pustakawan, agar dapat mengetahui deskripsi jabatan yang menjadi tanggung jawabnya.

c. Peneliti lanjutan, agar dapat menjadi referensi dalam melakukan penelitian selanjutnya mengenai topik yang sama dan aspek yang berbeda.

d. Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta pemahaman mengenai deskripsi jabatan.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah tupoksi kepala perpustakaan, sub bagian tata usaha, pengadaan bahan pustaka (akuisisi), pengolahan bahan pustaka dan pelayanan perpustakaan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Umum

Perpustakaan Umum adalah Perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum (Syarial-Pamuntjak 2000, 3). Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena perpustakaan umum menyediakan semua jenis koleksi bahan pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya oleh seluruh lapisan masyarakat. Menurut (Sutarno 2006, 43) pengertian perpustakaan umum adalah:

lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat. Oleh karena itu posisi perpustakaan umum dalam mencerdaskan kehidupan bangsa sangat strategis. Sebab fungsinya melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan. Perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan yang dinyatakan sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku, bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya.

Dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan (1992, 46) pengertian Perpustakaan Umum adalah “perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”. Perpustakaan umum adalah Perpustakaan

yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhan akan informasi dari bahan bacaan (Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum 1995, 5).

Sedangkan Hermawan dan Zulfikar (2003, 3) menyatakan bahwa:

Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya. Konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat, untuk masyarakat dan didanai dengan dana masyarakat.

Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan masyarakat umum yang didanai oleh masyarakat dan dikembalikan kepada masyarakat dengan menyediakan berbagai sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar tanpa membedakan suku bangsa, agama, jenis kelamin, latar belakang sosial, umur, dan pendidikan.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum

Perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa, karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum. Tujuan perpustakaan umum adalah sebagai sumber belajar yang mendukung proses kegiatan belajar mengajar demi tercapainya suatu masyarakat yang terinformasi.

Demikian pentingnya peranan perpustakaan umum bagi kecerdasan bangsa sehingga Unesco mengeluarkan manifesto perpustakaan umum pada tahun 1972. Adapun Manifesto Perpustakaan Umum, Unesco menyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai 4 tujuan utama yaitu:

(1) Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

(2) Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakt terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

(3) Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bangtuan bahan pustaka.

(4) Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya (Pengantar Ilmu Perpustakaan 1992, 44-5).

Menurut (Yusuf 1996, 18) tujuan perpustakaan umum antara lain:

(1) Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan umum;

(2) Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan umum;

(3) Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di perpustakaan umum;

(4) Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;

(5) Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat;

(6) Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.

Dari uraian pendapat diatas, dapat disimpulkan tujuan perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan, memupuk minat baca masyarakat serta memanfaatkan informasi yang tersedia agar dapat menumbuhkan apresiasi dan imajinasi masyarakat dalam memecahkan masalah yang dihadapi dan ikut berpartisipasi dalam menunjang pembangunan nasional.

2.1.2 Tugas Pokok Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum merupakan salah satu perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah (bupati/walikotamadya). Setiap perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagaimana yang telah diberikan oleh lembaga induk yang menaunginya. Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 5) “Tugas Pokok Perpustakaan Umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.

Menurut Sutarno (2006, 91) Tugas pokok perpustakaan adalah sebagai berikut:

(1) Menghimpun, menyediakan, menyiapkan, mengolah, mengemas, dan memelihara koleksi bahan pustaka siap pakai, serta sarana informasi lainnya yang sesuai dengan keperluan perpustakaan dan masyarakat pengguna.

(2) Mendayagunakan koleksi, berupa penyediaan system layanan, penyiapan tenaga manusia, penyediaan sarana dan prasarana, serta menginformasikan/mempromosikan koleksi dan jasa kepada masyarakat.

(3) Melaksanakan layanan kepada masyarakat pengguna, termasuk memberikan informasi tentang konsep perpustakaan, bimbingan kepada pemakai yang menemui kesulitan mengakses sumber informasi.

Pendapat lain dikemukakan oleh Yusuf (1996, 18) yang menyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan adalah sebagai berikut:

(1) Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat;

(2) Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin;

(3) Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal;

(4) Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tugas pokok perpustakaan umum adalah menghimpun, menyediakan, mengolah, mengemas, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka siap pakai serta menyediakan sarana pemanfaatannya yang dapat menumbuhkan minat baca masyarakat dan melayani masyarakat pengguna dalam memenuhi informasi dan bahan bacaan yang dibutuhkan.

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut di atas perpustakaan umum harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Fungsi perpustakaan merupakan suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam sebuah perpustakaan.

Adapun fungsi perpustakaan umum menurut (Yusuf 1996, 21) adalah sebagai berikut:

a) Fungsi Edukatiif

Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.

b) Fungsi Informatif

Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi, bacaan ilmiah popular berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan pembaca.

c) Fungsi Kultural

Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam tercetak/terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapa diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan.

d) Fungsi Rekreasi

Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasinya pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.

Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 6) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah:

a) Pengkajian kebutuhan pemakai dalan hal informasi dan bahan bacaan. b) Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui

pembelian, langganan, tukar menukar, dan lain-lain. c) Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka. d) Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.

e) Pendayagunaan koleksi.

f) Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximili, dan lain-lain.

g) Pemasyarakatan perpustakaan.

h) Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.

i) Pelaksanaan koordinasi dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi mitra kerja lainnya.

j) Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi bersama dan sarana atau prasarana.

k) Pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan.

Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari perpustakaan umum adalah sebagai pusat informasi, preservasi kebudayaan, pendidikan, dan rekreasi yang dapat dijadikan oleh masyarakat umum sebagai tempat pembelajaran sepanjang hayat.

Sintesis : berdasarkan pendapat para pakar di atas, yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan masyarakat umum yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) dan diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat untuk melayani kebutuhan akan informasi dari bahan bacaan dengan indikator:

a. Letak/lokasi perpustakaan b. Jenis koleksi

c. Jumlah koleksi

2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Perpustakaan Umum

Tugas Pokok dan Fungsi secara umum merupakan hal-hal yang harus bahkan wajib dikerjakan oleh seorang anggota organisasi atau pegawai dalam suatu instansi secara rutin sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi suatu organisasi.

Setiap pegawai dituntut dapat melaksanakan kegiatan yang diberikan lebih rinci dan dilaksanakan secara jelas dalam setiap bagian atau unit. Rincian tugas-tugas tersebut digolongkan kedalam satuan praktis dan konkrit sesuai dengan kemampuan dan tuntutan masyarakat.

2.2.1 Tugas Pokok Jabatan Perpustakaan

Tugas adalah suatu kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang merupakan tanggung jawab, perintah untuk berbuat atau melakukan sesuatu demi mencapai suatu tujuan.

Menurut (Dale Yoder dalam Moekijat 1998, 9), “Tugas digunakan untuk mengembangkan satu bagian atau satu unsur dalam suatu jabatan”. Suatu tugas merupakan suatu kegiatan pekerjaan khusus yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Stone dalam Moekijat 1998, 10).

Pendapat lain yang mengemukakan bahwa tugas merupakan suatu kegiatan spesifik yang dijalankan dalam organisasi adalah John & Mary Miner dalam Moekijat (1998, 10), yang menyatakan bahwa “Tugas adalah kegiatan pekerjaan tertentu yang dilakukan untuk suatu tujuan khusus”. Sedangkan menurut (Moekijat 1998, 11), “Tugas adalah suatu bagian atau satu unsur atau satu komponen dari suatu jabatan. Tugas adalah gabungan dari dua unsur (elemen) atau lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap”.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan yang dimaksud dengan tugas pokok adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang paling utama dan rutin dilakukan oleh para pegawai dalam sebuah organisasi yang memberikan gambaran tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi demi mencapai tujuan tertentu.

2.2.2 Fungsi Jabatan Perpustakaan

Dalam Kamus Lengkap Bahasa Indonesia fungsi merupakan kegunaan suatu hal, daya guna serta pekerjaan yang dilakukan. Menurut (The Liang Gie dalam Nining Haslinda Zainal 2008, 22), “Fungsi merupakan sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaan ataupun pertimbangan lainnya. Definisi tersebut memiliki persepsi yang sama dengan definisi fungsi menurut (Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal 2008, 22), yang menyatakan bahwa “Fungsi adalah rincian tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pegawai tertentu yang masing-masing berdasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifat atau pelaksanaannya. Sedangkan menurut (Moekijat dalam Nining Haslinda Zainal 2008, 22), “Fungsi adalah sebagai suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu”.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan yang dimaksud dengan fungsi jabatan perpustakaan adalah seorang pegawai yang melakukan sekelompok aktifitas atau rincian tugas yang saling berhubungan satu sama lain menurut sifat atau pelaksanaanya.

Menurut (David F. Smith dalam Gibson, Ivancevich, dan Donelly 1993, 37), hubungan antara pekerjaan pegawai, yang dalam hal ini berupa tugas pokok dan fungsi dengan efektivitas pegawai, bahwa:

Selain masalah praktis dalam hubungan dengan desain pekerjaan, yaitu berkaitan dengan keefektifan dalam istilah ekonomi, politik, dan moneter, akan tetapi pengaruh yang terbesar berkaitan dengan keefektifan sosial dan psikologis pegawai. Pekerjaan dapat menjadi sumber tekanan psikologis dan bahkan gangguan mental dan fisik terhadap seorang pegawai selain sisi positif dari pekerjaan yaitu dapat menghasilkan pendapatan, pengalaman hidup yang berarti, harga diri, penghargaan dari orang lain, hidup yang teratur dan hubungan dengan orang lain.

Berdasarkan pengertian dari masing-masing kata tugas pokok dan fungsi di atas, maka dapat disimpulkan tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh para pegawai yang memiliki aspek khusus serta saling berkaitan satu sama lain menurut sifat atau pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi.

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, perpustakaan didukung oleh sejumlah pegawai yang ditempatkan pada posisi jabatannya masing-masing. Setiap jabatan memilki tugas dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya, tetapi setiap tugas dan fungsi yang dilakukan pada setiap jabatan mendukung tercapainya tujuan organisasi. Beberapa jabatan yang umum ada dalam suatu perpustakaan adalah:

a. kepala perpustakaan, b. sub bagian tata usaha, c. pengadaan bahan pustaka, d. pengolahan bahan pustaka dan e. pelayanan informasi pengguna.

2.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Perpustakaan

Kepala perpustakaan mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan serta melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan perpustakaan.

Dengan melaksanakan fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis perpustakaan;

b. Pembinaan dan pelaksanaan tugas perpustakaan dan ketatausahaan kantor;

c. Pelaksanaan pelayanan teknis administratif ketatausahaan.

Kepala perpustakaan memiliki rincian tugas sebagai berikut:

a. Merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan serta menetapkan kebijakan di bidang layanan pustaka, pengembangan dan pengolahan bahan pustaka, serta pengelolaan arsip.

b. Membina dan mengarahkan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan para Kepala Seksi dalam melaksanakan tugasnya;

c. Melakukan pembinaan terhadap kedisiplinan pegawai dalam lingkup perpustakaan;

d. Melakukan upaya pembinaan dan peningkatan kualitas sumber daya pegawai dalam lingkup perpustakaan;

e. Melakukan pembinaan dan pengendalian atas pengelolaan keuangan dan penerimaan perpustakaan;

f. Melakukan pembinaan dan pengendalian atas pengelolaan perlengkapan dan peralatan perpustakaan;

g. Menyelenggarakan koordinasi dengan instansi atau unit kerja terkait; h. Menilai prestasi kerja Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi dalam

rangka pembinaan dan pengembangan karier. (kpadwajo_cintailah perpustakaan 2012) http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

2.2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

Tugas pokok Sub bagian tata usaha pada umumnya adalah memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada semua satuan organisasi di bidang ketatausahaan meliputi perencanaan dan pelaporan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, keprotokoleran, dan perlengkapan serta peralatan perpustakaan.

Dengan melaksanakan fungsi:

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang umum dan kepegawaian, perencanaan dan pelaporan, perlengkapan dan aset, serta keuangan;

b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang umum dan kepegawaian, perencanaan dan pelaporan, perlengkapan dan aset, serta keuangan;

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang umum dan kepegawaian, perencanaan dan pelaporan, perlengkapan dan aset, serta keuangan; d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Perpustakaan sesuai

dengan tugas dan fungsinya. (kpadwajo_cintailah perpustakaan 2012)

http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

Sub bagian tata usaha perpustakaan memiliki rincian tugas sebagai berikut: a. Menyusun program dan rencana kerja Sub Bagian Tata Usaha sebagai

pedoman pelaksanaan tugas;

b. Melaksanakan surat menyurat untuk kepentingan perpustakaan;

c. Menerima, meneliti, mengagendakan, dan mendistribusikan surat-surat masuk dan surat keluar;

d. Melakukan pengarsipan surat-surat dinas dan dokumen lainnya; e. Mengelola urusan rumah tangga dan keprotokolan;

f. Mengelola urusan administrasi keuangan; g. Mengelola urusan administrasi kepegawaian;

h. Mengelola urusan administrasi perlengkapan dan peralatan;

i. Mengoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan program/ kegiatan; j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Perpustakaan.

(kpadwajo_cintailah perpustakaan 2012)

http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

2.2.5 Tugas Pokok dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Tugas pokok bagian pengadaan bahan pustaka (akuisisi) pada umumnnya adalah merencanakan pengadaan dan penambahan bahan pustaka yang dapat memenuhi informasi pengguna melalui proses pembelian maupun tukar menukar. mengadakan dan mengembangkan koleksi-koleksi yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk seperti buku atau majalah melalui proses pembelian maupun tukar menukar.

Dengan melaksanakan fungsi:

a. Pelaksanaan tugas di bidang pengadaan (akuisisi) dan pengembangan; b. Pelaksanaan kegiatan perencanaan dan analisis kebutuhan bahan

kearsipan dan bahan pustaka.

Bagian pengadaan bahan pustaka memiliki rincian tugas sebagai berikut: a. Mengadakan dan mengembangkan koleksi-koleksi yang menghimpun

informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, melalui proses tukar menukar maupun pembelian;

b. Mengindentifikasi dan menghimpun bahan pustaka yang sesuai untuk dijadikan koleksi di perpustakaan;

c. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka;

d. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan bahan pustaka;

e. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan;

f. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan; g. Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan

pustaka dan pelayanan setiap unit perpustakaan;

h. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan. (Perpusnas RI 2002, 6).

2.2.6 Tugas Pokok dan Fungsi Pengolahan Bahan Pustaka

Bagian pengolahan bahan pustaka memiliki tugas pokok mengolah dan menyusun bahan pustaka secara sistematis untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Dengan melaksanakan fungsi:

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengolahan bahan pustaka;

b. Pemberian dukungan atas pelaksanaan tugas di bidang pengolahan bahan pustaka;

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengolahan bahan pustaka. (kpadwajo_cintailah perpustakaan 2012)

http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

Bagian pengolahan bahan pustaka memiliki rincian tugas sebagai berikut: a. Menginventarisasi atau melakukan pencatatan fisik buku ke dalam

sarana pencatatan, yang berupa lembaran kertas, kartu, maupun buku induk;

b. Membubuhi buku dengan stempel kepemilikan perpustakaan;

c. Pemberian nomor urut buku dari nomor satu sampai nomor terakhir buku;

d. Pembuatan katalog buku yang berisi nama pengarang, judul buku, penerbit dan subjek;

e. Melakukan penentuan tajuk entri utama;

f. Melakukan pencatatan identitas buku (pengarang, pengarang tambahan, judul, anak judul, judul seragam, penerbit, tempat terbit, edisi, tahun terbit, bibliografi, jumlah halaman, dan lain-lain);

g. Menentukan nomor klas yang sesuai dengan informasi (isi) buku; h. Memasang kelangkapan bahan pustaka sebagai identitas buku seperti

label dan lembar tanggal kembali;

i. Melakukan penyampulan buku agar terlihat rapi dan bersih;

Menempatkan buku ke dalam rak buku yang disusun sesuai dengan urutan nomor klas buku. (kpadwajo_cintailah perpustakaan 2012) http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

2.2.6 Tugas Pokok dan Fungsi Pelayanan Informasi Perpustakaan

Pelayanan informasi perpustakaan memiliki tugas pokok melaksanakan pelayanan dan memberikan informasi perpustakaan kepada masyarakat/pengguna.

Dengan melaksanakan fungsi:

a. Pengkajian kebutuhan informasi dan bahan pustaka bagi para pengguna dan masyarakat;

b. Penyedia bahan pustaka yang diperlukan; c. Pengolahan dan penyimpanan bahan pustaka; d. Penyimpanan dan pelestarian;

e. Pendayagunaan koleksi/bahan pustaka; f. Pemberian layanan kepada pengguna; g. Pemasyarakatan perpustakaan;

h. Pengkajian dana pengembangan semua aspek kepustakawan; i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait;

j. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dan lembaga lain yang berkepentingan dengan perpustakaan;

k. Pengelolaan ketatausahaan perpustakaan;

l. Pelaksanaan peningkatan dan pengembangan minat baca. http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

Bagian pelayanan informasi perpustakaan memiliki rincian tugas sebagai berikut:

a. Merencanakan kegiatan pelayanan perpustakaan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan;

b. Menerima kunjungan pengguna perpustakaan;

c. Membantu penelusuran bahan pustaka dan penggunaan katalog; d. Memberikan informasi umum koleksi bahan pustaka;

e. Melakukan Koordinasi kegiatan pelayanan sirkulasi dan referensi perpustakaan;

f. Memberikan bimbingan penggunaan perpustakaan; g. Melaksanakan kerjasama dengan pihak-pihak terkait;

h. Memberikan informasi khusus misalnya penggunaan dokumen dan konsultasi.

http://kpadwajo.blogspot.com/2012/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tupoksi-kantor.html

Sintesis : berdasarkan pendapat para pakar di atas, yang dimaksud dengan tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) jabatan perpustakaan adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh para pegawai yang memiliki aspek khusus serta saling berkaitan satu sama lain menurut sifat atau pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi dengan indikator sebagai berikut:

a. Tugas pokok jabatan b. Fungsi jabatan c. Rincian tugas

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Ditinjau dari jenis datanya pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif yaitu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati (Bogdan dan Taylor dalam Moleong 2002, 3).

Adapun jenis pendekatan penelitian ini adalah deskriptif. Penelitian deskriptif yaitu suatu metode yang berusaha memberikan gambaran mengenai data atau kejadian berdasarkan fakta-fakta yang tampak pada situasi yang diselidiki peneliti dan objek yang diteliti (Sugiyono 2009, 21-22).

Jenis penelitian deskriptif kualitatif yang digunakan pada penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai tugas pokok dan fungsi pegawai KPAD Serdang Bedagai secara mendalam dan komprehensif. Selain itu, dengan pendekatan kualitatif diharapkan dapat diungkapkan situasi dan permasalahan yang dihadapi Pegawai KPAD Serdang Bedagai dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Kantor Arsip Perpustakaan dan Dokumentasi Kab. Serdang Bedagai (KPAD SERGAI), tepatnya di Jalan Negara Komplek Istana Replika Sultan Serdang, Perbaungan Kabupaten Serdang Bedagai.

3.3 Latar Penelitian (Setting)

Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Serdang Bedagai yang berdiri pada tahun 2007 beralamat di Jalan Negara Komplek Istana Replika Sultan Serdang merupakan unit organisasi pada Pemerintahan Kabupaten Serdang Bedagai.

KPAD Serdang Bedagai memiliki luas bangunan 175,5 m² dengan panjang 17,5 m dan lebar 10 m.

KPAD Serdang Bedagai memiliki koleksi dengan jumlah koleksi buku 15.396 judul 82.778 eksemplar.

KPAD Serdang Bedagai sebagai unit pelayanan informasi yang memberikan informasi kepada penggunanya yaitu masyarakat Serdang Bedagai mulai dari anak-anak, pelajar, mahasiswa, guru, pegawai, dan orang tua.

KPAD Serdang Bedagai memiliki sumber daya manusia sebagai pegawai perpustakaannya. Adapun sumber daya manusia yang menjadi pegawai KPAD Serdang Bedagai adalah 14 orang, yang terdiri dari 4 orang pustakawan, 5 orang non-pustakawan, dan 5 orang tenaga kontrak. 14 orang Pegawai inilah yang

bertugas mengelola KPAD Serdang Bedagai menurut tugas pokok dan fungsi masing-masing jabatan, dengan rincian 1 orang menjabat sebagai Kepala Kantor (non pustakawan); 1 orang menjabat sebagai Kasubbag TU (non pustakawan) dengan 3 orang anggotanya yaitu 1 orang menjabat sebagai Bendahara Pengeluaran (non pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Operator Komputer sekaligus Bendahara Gaji (non pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Bendahara Penyimpanan Barang (pustakawan); 1 orang menjabat sebagai Kasi Akuisisi dan Pengelolaan Perpustakaan (pustakawan) dengan 2 orang anggotanya yaitu 1 orang menjabat sebagai Staf Akuisisi dan Pengelolaan Perpustakaan sekaligus staf pelayanan sirkulasi (pustakawan), 1 orang menjabat sebagai Pengkatalogisasian bahan pustaka (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Kasi Program Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi (pustakawan) dengan 1 orang anggotanya yang menjabat sebagai Agendaris dan Arsiparis (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Kasi Pelayanan (non pustakawan) dengan 1 orang anggotanya yang menjabat sebagai Pengelola Perpustakaan Keliling (kontrak); 1 orang menjabat sebagai Supir (kontrak); dan yang terakhir 1 orang menjabat sebagai Cleaning Service (kontrak).

3.4 Fokus Penelitian

Penelitian ini memfokuskan pada tugas pokok jabatan dan fungsi pegawai Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Serdang Bedagai dengan subfokus antara lain tugas pokok jabatan, fungsi jabatan dan rincian tugas jabatan.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah yang paling penting dalam suatu penelitian. Metode pengumpulan data adalah bagian instrument pengumpulan data yang menentukan berhasil atau tidak suatu penelitian. Kesalahan penggunaan metode pengumpulan data atau metode pengumpulan data yang tidak digunakan semestinya, berakibat fatal terhadap hasil-hasil penelitian yang dilakukan (Bungin 2001, 129).

Pada pengumpulan dan pelaksanaan penelitian ini akan digunakan teknik pengumpulan data, diantaranya: observasi, wawancara dan dokumentasi.

3.5.1 Observasi

Jenis observasi dalam penelitian ini adalah observasi terus terang atau tersamar, maksudnya adalah dalam melakukan pengumpulan data peneliti menyatakan terus terang kepada sumber data bahwa ia sedang melakukan penelitian (Sugiyono 2009, 312). Jadi mereka yang diteliti mengetahui sejak awal sampai akhir tentang aktivitas peneliti. Tetapi suatu saat peneliti juga tidak terus terang atau tersamar dalam observasi, hal ini untuk menghidari kalau suatu data yang dicari merupakan data yang masih dirahasiakan. Kemungkinan kalau dilakukan dengan terus terang, maka penliti tidak akan diijinkan untuk melakukan observasi.

3.5.2 Wawancara

Wawancara yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara mendalam dan terstruktur dengan menggunakan pedoman wawancara, hal ini

dimaksudkan agar pertanyakanan yang diajukan dapat dijawab oleh informan secara benar sesuai dengan permasalahan yang diteliti.

Pemilihan informan didasarkan pada Purposive Sampling, yaitu penarikan sampel yang dilakukan dengan memilih subjek berdasarkan kriteria spesifik dan purpose (tujuan) yang ditetapkan. Adapun informan dalam penelitian ini adalah: Kasi Pelayanan (kode: KP), pengkatalogisasian (kode: PS), Operator Komputer yang juga menjabat sebagai Bendahara Gaji (kode: OKBG), dan Bendahara Barang yang merangkap Pelayanan Sirkulasi (kode: BBPS).

Sebelum melakukan wawancara, informan terlebih dahulu dimintai kesediannya untuk diwawancarai. Wawancara dilakukan langsung dengan informan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh informan.

Adapun data yang akan diambil pada informan adalah data mengenai tugas pokok jabatan, fungsi jabatan, dan rincian tugas jabatan.

3.5.3 Dokumentasi

Metode pengumpulan data dengan dokumentasi adalah pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen yang berupa catatan, buku, surat-surat, dan sebagainya.

Peneliti akan mengambil data dengan melihat dokumen-dokumen yang dimiliki oleh perpustakaan yang berupa dokumen struktur organisasi, SK penempatan pegawai perpustakaan, dan data pendukung lainnya.

Dari teknik pengumpulan data yang akan digunakan di atas, dapat dirangkumkan ke dalam bentuk tabel pembantu sebagai berikut:

Tabel 3.1: Jenis, Sumber dan Teknik Pengumpulan Data

No. Jenis Data

Sumber Data

Teknik Pengumpulan Data

1. Tugas Pokok Jabatan

Informan + Arsip

Wawancara + Dokumentasi

2. Fungsi Jabatan

Informan + Arsip

Wawancara + Dokumentasi

3. Rincian Tugas

Informan + Arsip

Wawancara + Dokumentasi

3.6 Analisis Dokumen

Teknik analisis dokumen yang dilakukan dalam penelitian ini adalah triangulasi, untuk memperoleh gambaran lengkap tentang isi dokumen, dan untuk mengumpulkan data sebagai informasi awal dan sekaligus sebagai acuan terhadap informasi-informasi yang diperoleh dari wawancara. Berdasarkan data dokumentasi, dapat dillacak informasi mengenai tugas pokok jabatan, fungsi jabatan, dan rincian tugas.

3.7 Teknik Analisis Data

Setelah data diperoleh dari wawancara, untuk memudahkan dalam analisis data maka, jawaban dari informan di sortir, dihubungkan dan dibandingkan antara satu dengan yang lainnya. Analisis data dilakukan untuk menemukan makna dari setiap data yang terkumpul. Sebagai contoh, peneliti akan menanyakan apa yang

menjadi tugas pokok jabatan kasi pelayanan, kemudian jawaban tersebut akan dicocokkan dengan jawaban informan berikutnya.

Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan yaitu: pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, verifikasi data dan penarikan kesimpulan.

3.7.1 Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan bagian integral dari kegiatan analisis data. Kegiatan pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan observasi, studi dokumentasi, dan wawancara.

3.7.2 Reduksi Data

Reduksi data dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan tranformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan-catatan tertulis di lapangan (Bungin 2007, 70). Data kualitatif dapat diolah dengan berbagai cara yaitu melalui seleksi ketat, melalui ringkasan atau uraian singkat, dan menggolongkannya dalam satu pola yang lebih luas.

3.7.3 Penyajian Data

Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini berbentuk teks naratif. Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi yang kompleks ke dalam kesatuan bentuk yang disederhanakan dan selektif.

3.7.4 Verifikasi Data dan Penarikan Kesimpulan

Tahap selanjutnya setelah reduksi data dan penyajian data, maka dilakukan verifikasi dari kegiatan sebelumnnya dan dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterpretasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara dan dokumentasi sambil terus menerus melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.

3.8 Pemeriksaan Keabsahan Data

Untuk menghindari kesalahan atau kekeliruan data hasil wawancara dan dokumentasi yang telah terkumpul, perlu dilakukan pengecekan (pemeriksaan) keabsahan data. Pengecekan keabsahan data pada penelitian ini dilakukan dengan triangulasi dan ketekunan pengamatan.

3.8.1 Triangulasi

Triangulasi yang digunakan adalah triangulasi dengan sumber, yaitu membandingkan data hasil wawancara. Hasil wawancara peneliti kepada informan terkait bagaimana pelaksanaan tugas pokok dan fungsi jabatan di KPAD Serdang Bedagai.

Adapun langkah-langkah dalam melakukan triangulasi pada penelitian ini adalah melakukan triangulasi dengan sumber, triangulasi dengan metode dan sumber, dan triangulasi menggunakan bahan referensi.

3.8.2 Ketekunan Pengamatan

Ketekunan pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini melalui teknik pengamatan secara teliti, rinci, dan terus menerus yang diikuti dengan kegiatan wawancara secara intensif terhadap subjek agar data yang dihasilkan terhindar dari kesalahan.

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian adalah 4 orang pegawai KPAD Kabupaten Serdang Bedagai. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Karakteristik Informan

No.

Kode Informan

Informan Jabatan

1. KP-1 Dra. Erlina Kasi Pelayanan

2. PS-1 Marliana SH Pengakatalogisasian

3. OKBG-1 Yunita Manja Reni, Amd

Operator Komputer dan Bendahara Gaji

4. BBPS-1 Herina Eliasta Ginting, Amd

Bendahara Barang dan Pelayanan Sirkulasi

Informan KP (Kasi Pelayanan KPAD Serdang Bedagai) adalah informan pertama yang peneliti temui dan wawancarai. Pada hari kedua peneliti mewawancarai informan PS (Pengkatalogisasian) dan OKBG (Operator Komputer dan Bendahara Gaji). Pada hari ketiga peneliti mewawancarai BBPS (Bendahara

Barang dan Pelayanan Sirkulasi). Dimana semua informan diwawancarai di perpustakaan.

Wawancara berlangsung secara informal dengan menggunakan pedoman wawancara. Wawancara dilakukan secara mendalam terhadap informan, sehingga peneliti sering menggunakan bahasa tidak baku agar informan dapat menjelaskan jawaban dengan lebih rinci dan mendalam. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan peneliti kepada informan.

4.2 Kategori

Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan. Dengan pedoman ini, peneliti kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, yaitu melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukkan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Peneliti dapat menurunkan tiga kategori yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi jabatan pegawai perpustakaan di KPAD Serdang Bedagai. Adapun tiga kategori tersebut adalah:

a. Tugas Pokok Jabatan b. Fungsi Jabatan c. Rincian Tugas

4.2.1 Tugas Pokok Jabatan

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil wawancara dengan keempat informan adalah berkaitan dengan tugas pokok jabatan yang dilakukan.

Tugas pokok merupakan suatu kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang merupakan tangung jawab, maupun perintah untuk membuat atau melakukan sesuatu oleh seorang pegawai dalam suatu instansi secara rutin sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi suatu organisasi.

Setiap pegawai seharusnya melaksanakan kegiatan yang lebih rinci dengan jelas dalam setiap bagian atau unit. Rincian tugas-tugas tersebut digolongkan kedalam satuan praktis dan konkrit sesuai dengan kemampuan dan tuntutan masyarakat. Sebelum melaksanakan kegiatan yang menjadi rincian tugas suatu jabatan, terlebih dahulu setiap pegawai mengetahui apa saja yang menjadi tugas pokok jabatan mereka. Hal ini sesuai dengan pernyataan-pernyataan informan sebagai berikut:

KP-1 : “…ya saya mengetahui tugas pokok saya yaitu memberikan pelayanan dan informasi mengenai perpustakaan terhadap masyarakat maupun pengguna perpustakaan...”

PS-1 : “…yang saya tahu tugas pokok saya sebagai pengkatalogisasian,,, yah mengkatalog buku-buku perpustakaan sebelum disusun di rak dan dilayankan kepada para pengguna….”

Dengan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki pegawainya, suatu organisasi seperti perpustakaan bisa melimpahkan tugas pokok lainnya selain tugas pokok yang sudah dikerjakan sebelumnya. Walaupun demikian, pegawai tersebut tetap dituntut agar mengetahui apa saja tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab mereka seperti penyataan informan berikut ini:

OKBG-1 : “…tugas pokok saya ada 2 yaitu sebagai operator komputer dan bendahara gaji,,,”

“,,,Tugas pokok saya sebagai operator komputer adalah membantu Kasubag TU dalam menyelesaikan administratif kantor. Sedangkan tugas pokok saya sebagai bendahara gaji menangani administratif keuangan pegawai dalam pencairan gaji… ”

BBPS-1 : “…kalo tugas pokok saya sekarang ini adalah sebagai bendahara barang, cuma karena sebelumnya saya bertugas di bagian pelayanan sirkulasi,,, saya juga masih melayani pengunjung kalo pekerjaan di bendahara barang tidak banyak,,,”

“,,,Jabatan saya menjadi bendahara barang kan berada di bawah tanggung jawab kasubag TU. Trus yang menjadi tugas pokok saya sebagai bendahara barang yaitu menyediakan dan menyimpan barang-barang yang diperlukan perpustakaan dalam mendukung pelaksanaan program kerja serta visi dan misi perpustakaan seperti buku-buku perpustakaan, ATK maupun peralatan dan perlengkapan kantor lainnya. Sedangkan tugas pokok saya di pelayanan adalah melayani setiap pengunjung yang datang ke perpustakaan…”

Dalam penelitian terungkap bahwa pegawai KPAD Serdang Bedagai mengetahui apa saja yang menjadi tugas pokok jabatan mereka. Walaupun ada beberapa pegawai yang memiliki tugas pokok jabatan lebih dari satu (rangkap), mereka dapat melakukan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.

4.2.2 Fungsi Jabatan

Fungsi jabatan merupakan kategori kedua setelah tugas pokok jabatan yang dipaparkan oleh peneliti. Fungsi jabatan merupakan suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu. Fungsi jabatan diselenggarakan dalam rangka melaksanakan sebuah tugas pokok jabatan. Oleh karena itu, tugas pokok dan fungsi merupakan suatu kesatuan dalam menyelesaikan program kerja maupun kegiatan-kegiatan yang saling terkait dalam suatu organisasi.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan mengenai fungsi jabatan yang mendukung tugas pokok jabatan keempat informan, tidak semua informan

mengetahui apa saja yang menjadi fungsi jabatan mereka. Hal ini dapat diketahui dari pernyataan keempat informan sebagai berikut ini:

KP-1 : “…yang menjadi fungsi jabatan saya,,, memberi layanan kebutuhan informasi kepada masyarakat atau pengguna… menyediakan buku-buku apa saja yang diperlukan masyarakat atau pengguna,,, menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain seperti perpustakaan sekolah, TBM, maupun perpustakaan desa... trus apalagi yah,,, saya pun kurang ingat semua… ester bisa liat sendiri lah yah di arsip…”

PS-1 : “…fungsi jabatan saya yang saya tahu adalah melakukan pengolahan bahan pustaka yaitu mengkatalog buku-buku perpustakaan…”

OKBG-1 : “…fungsi jabatan saya sebagai operator komputer adalah mempersiapkan laporan dan perencanaan kantor sesuai dengan yang diperintahkan oleh Kasubag TU maupun kepala kantor kepada saya,,, sedangkan fungsi jabatan saya sebagai bendahara gaji adalah mempersiapkan adminitratif keuangan kantor dalam pembagian gaji pegawai…”

BBPS-1 : “…kalo fungsi jabatan saya sebagai bendahara barang adalah menyediakan, mengkoordinir maupun mengawasi setiap barang yang dibutuhkan oleh pegawai perpustakaan,,, sedangkan tugas pokok saya

dalam pelayanan sirkulasi adalah memberikan layanan kepada para pengguna perpustakaan…”

Jadi dapat disimpulkan bahwa fungsi jabatan yang menunjang terlaksananya tugas pokok jabatan di perpustakaan tidak diketahui oleh semua informan. Dari beberapa fungsi yang ada pada setiap jabatan, hanya beberapa yang diketahui oleh informan, dan dari 4 informan hanya 2 informan yang mengetahui dengan pasti apa saja yang termasuk dalam fungsi jabatan mereka.

4.2.3 Rincian Tugas

Rincian tugas merupakan tahap-tahap maupun langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan setiap harinya oleh setiap jabatan. Sebelum melakukan pekerjaan, setiap jabatan harus mengetahui darimana pekerjaan itu dilakukan dan kapan berakhir. Demikian rincian tugas tersebut dilakukan berlanjut setiap harinya secara teratur.

Dalam melayani masyarakat maupun pengguna perpustakaan memenuhi informasi yang mereka butuhkan, pegawai pelayanan harus mengetahui apa saja yang akan mereka lakukan agar informasi yang dibutuhkan dapat sampai dan diterima langsung oleh masyarakat dan pengguna perpustakaan. Hal ini juga diketahui jelas oleh informan yang bertugas pada bagian pelayanan informasi perpustakaan yaitu kasi pelayan dan pegawai pelayanan sirkulasi melalui hasil wawancara berikut ini:

KP-1 : “…rincian tugas yang saya lakukan dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat dan pengguna perpustakaan yaitu merencanakan kegiatan pelayanan perpustakaan seperti kegiatan perpustakaan keliling. Trus melaksanakan kerjasama perpustakaan dengan beberapa pihak, seperti dengan perpustakaan desa, TBM, sekolah dll. Trus membantu pengguna mencari buku yang dibutuhkan di dalam rak buku perpustakaan keliling pada waktu perpustakaan keliling bersosialiasi di tengah-tengah masyarakat…”

BBPS-1 : “…jabatan saya sebagai pelayanan sirkulasi kan berada dibawah naungan kasi pelayanan informasi perpustakaan, jadi sebagai pegawai pelayanan sirkulasi pekerjaan saya membantu kasi pelayanan dalam menyampaikan informasi perpustakaan kepada masyarakat dan pengguna perpustakaan seperti, menerima kunjungan perpustakaan. Trus membantu pengguna mencari buku yang dibutuhkan di dalam rak buku di perpustakaan. Trus memberikan informasi mengenai koleksi apa saja yang ada di perpustakaan kepada para pengguna, dan koleksi mana saja yang tidak boleh dan boleh dipinjamkan. Memberikan informasi kepada masyarakat yang tertarik dan ingin menjadi anggota perpustakaan…”

Sama seperti bagian pelayanan, pada bagian pengkatalogisasian atau pengolahan bahan pustaka juga ada tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan hingga buku siap dilayankan kepada para pengguna perpustakaan. Buku-buku

yang dibeli oleh perpustakaan tidak dapat langsung disusun di dalam rak buku, buku-buku tersebut terlebih dahulu harus dikatalogisasi sehingga dapat ditentukan nomor klas dan subjek bukunya setelah itu buku dapat disusun menurut nomor klasnya agar memudahkan pengguna dalam mencari buku yang dibutuhkan. Hal ini seperti pernyataan yang disampaikan oleh informan kedua berikut ini:

PS-1 : “…buku-buku yang dibeli kan gak bisa langsung disusun di rak buku. Tapi harus di olah dulu. Harus dikasi no klas nya. Trus ditentuin subjeknya, baru bisa disusun di rak,,,”

“…sebelum buku dikatalog, pertama-tama buku-buku tersebut dicatat di dalam buku inventaris biar dikasi nomor inventarisnya biar perpustakaan bisa tahu udah berapa buku yang dimiliki. Trus abis itu, buku-buku tadi dikasi stempel inventaris perpustakaan dan stempel kepemilikan perpustakaan. Trus, mencatat identitas buku seperti nomor urut buku, tanggal buku masuk, judul buku pengarang, edisi, keterangan bahasa, jumlah eksemplar buku, asal buku, tempat terbit, tahun terbit, isbn, bibliografi, dll di dalam sebuah kertas yang disebut worksheet. Setelah itu ditentukanlah apa subjek bukunya sesuai dengan isi buku. Abis itu, baru ditentukan nomor klas bukunya. No klas buku tadi diketik trus ditempel di punggung buku. Abis itu dibelakang buku ditempel kantong buku dan tanggal kembali buku. Kalo udah selesai semua, baru buku disampul dengan sampul plastik biar lebih rapi dan gak cepat kotor…”

Operator komputer, bendahara gaji dan bendahara barang berada dibawah satu naungan yaitu kasubag tata usaha. Tugas dari ketiga jabatan ini adalah sama-sama bekerja membantu kepala bagian tata usaha dalam menangani hal-hal yang berkaitan dengan kerumahtanggaan perpustakaan, surat-menyurat, administratif keuangan, administratif kepegawaian, dan administratif peralatan perlengkapan kantor. Hal ini diketahui sesuai dengan pernyataan informan berikut ini:

OKBG-1 : “…sebagai operator komputer biasanya saya bekerja sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh kasubag TU dan kepala perpustakaan. Pekerjaan yang biasanya saya lakukan seperti mengetik laporan-laporan yang diberikan kasubag TU maupun kepala perpustakaan. Trus mengetik surat masuk dan surat keluar yang diperlukan perpustakaan,,,”

“,,,trus kalo sebagai bendahara gaji saya hanya bertugas membantu bendahara pengeluaran untuk mencairkan gaji pegawai perpustakaan ke bank dan membagikannya. Dan itu saya lakukan hanya sekali dalam sebulan yaitu pada setiap awal bulan…”

BBPS-1 : “…kalo pekerjaan saya sebagai bendahara barang yaitu, mencatat barang-barang yang masuk ke perpustakaan. Apa nama barangnya dan berapa jumlah barang yang dibeli, karena pembelian barang dilakukan oleh kepala kantor. Setelah itu barang-barang tersebut saya simpan. Bila ada pegawai perpustakaan yang membutuhkan

barang-barang tersebut, maka tugas saya menyediakan barang-barang yang diperlukan tersebut dan mencatat barang apa saja yang sudah dipakai…”

Dua jabatan yang dilakukan oleh OKBG-1 berada di bawah naungan kasubag tata usaha sehingga OKBG-1 hanya bertanggung jawab kepada kasubag tata usaha untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. Berbeda dengan BBPS-1 yang bertugas pada dua bagian yaitu kasubag TU dan Kasi Pelayanan, sehingga BBPS-1 bertangung jawab kepada dua bagian juga menurut pekerjaan yang dilakukan.

4.2.4 Kesulitan Yang Dihadapi

Dalam melakukan pekerjaan masing-masing jabatan, keempat informan mengakui ada beberapa kesulitan yang dihadapi. Dengan pendidikan dan pengalaman yang terbatas, setiap jabatan dituntut mampu melakukan tugas-tugasnya dengan baik. Dengan kemampuan yang dimiliki pegawainya, jabatan rangkap yang diberikan harus bisa bertanggung jawab menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diungkapkan oleh keempat informan berikut ini:

KP-1 : “…kalo dibilang kesulitan,,, yah pasti ada lah ya. Walupun basic saya bukan dari perpustakaan, tapi itu bukan kesulitan bagi saya karena saya bisa belajar tentang jabatan saya sekarang ini dari kasi pelayanan terdahulu yaitu Pak Sianipar. Yang menjadi kesulitan dalam menjalankan tugas saya, yang pertama kurangnya sdm dalam bagian pelayanan.

anggota saya hanya dua orang. Satu merangkap sebagai bendahara barang, dan satu lagi pelayanan perpustakaan keliling,,,”

“,,,dalam pelayanan perpustakaan keliling saya turun langsung ke lapangan didampingi oleh satu orang pegawai perpustakaan keliling dan supir. Mobil perpustakaan keliling yang ada hanya 1 mobil, yang diisi dengan berbagai judul buku dengan kapasitas yang hanya bisa memuat ratusan buku dari 9 klas buku. Tempat yang dikunjungi pusling berbeda lokasi dan pengguna. Bila hari ini pusling berkunjung ke sekolah, dengan muatan yang terbatas, maka koleksi buku pelajaran pun terbatas. Bila pusling berkunjung ke daerah pantai, koleksi buku-buku nelayannya juga terbatas, karena dicampur dengan buku lain seperti buku-buku umum, pertanian, peternakan, agama, dan lain-lain. Ini menyebabkan pengguna kurang berminat membaca maupun meminjam buku pusling karena koleksi bukunya kurang sesuai dengan kebutuhan mereka. Jadi, alangkah lebih baiknya lah jika mobil pusling bisa tambah. Yah minimal dua sajalah. Satu pusling khusus memuat buku-buku pelajaran bila berkunjung ke sekolah-sekolah dan satu pusling lagi memuat buku-buku umum atau buku-buku yang sesuai dengan lokasi kunjungan pusling berikutnya,,,”

“,,,kesulitan saya yang lainnya, tidak adanya sosialisasi mengenai perpustakaan selama saya menjabat sebagai kasi pelayanan selama kurang lebih 8 bulan. Pengalaman dan pengetahuan saya tentang

pelayanan perpustakaan dan yang berbau perpustakaan kan tidak ada. Saya hanya belajar dari lapangan dan dari kasi pelayanan sebelumnya. Jadi menurut saya butuh diadakan sosialisasi perpustakaan agara saya bisa bertemu dengan pegawai-pegawai perpustakaan di tempat-tempat lain agar bisa berbagi cerita, ilmu dan pengalaman…”

PS-1 : “…jabatan saya kan memang pengkatalogisasian, tapi waktu mengkatalog buku-buku, saya ngak sendiri, kami ada tim. Pengkatalogisasian kan bagian dari akuisisi dan pengelolaan kepustakaan, jadi waktu mengkatalog buku, semua pegawai bagian akuisisi dan pengelolaan dan kepustakaan ikut membantu. Kasi nya juga ikut turun tangan membantu jadi saya ngak terlalu sulit ngerjainnya. Trus kalo kesulitan dalam pengkatalogisasian itu sih,,, pada waktu buku-buku yang mau dikatalog itu adalah buku berbahasa asing. Nentuin subjeknya kan dari isi buku. Trus kalo bukunya bahasa asing, kita harus teliti dulu ngartiin judul sama isi bukunya biar ga salah nentuin nomor klass nya nanti. Itu aja sih kayaknya…”

OKBG-1 : “…kalo kesulitan yang saya hadapi dalam pekerjaan saya, pada waktu kedua pekerjaan harus dilakukan bersamaan. Misalnya pada waktu awal bulan. Pembagian gaji kan wajib dilakukan di awal bulan, trus sebelum pembagian kan ada prosesnya. Trus kalo pekerjaan saya di bagian operator komputer juga banyak dan mendesak pada hari itu juga,

saya harus mengorbankan dulu pekerjaan saya di bagian komputer sebentar sampai pembagian gaji selesai baru saya lanjutkan lagi…”

BBPS-1 : “…kesulitan saya dalam menghandle dua pekerjaan sekaligus adalah pada waktu kedua pekerjaan harus dilakukan secara bersamaan. Misalnya pada waktu perpustakaan mengadakan pembelian barang. Barang-barang yang dibeli kan dilimpahkan ke bagian bendahara barang untuk diperiksa kecocokannya dengan daftar dan jumlah pesanan. Dan bila pada waktu bersamaan pengunjung perpustakaan juga ramai, saya harus pending dulu pekerjaan saya di bagian bendahara barang, biar bisa melayani pengunjung, setelah itu baru saya lanjutkan lagi. Tapi kalo ada kawan yang bantu saya melayani pengunjung, saya tetap melanjutkan pekerjaan saya di bagian bendahara barang…”

Berdasarkan penjelasan yang diberikan oleh KP-1, kurangnya sdm membatasi bagian pelayan dan informasi dalam menyelesaikan pekerjaannya. Selain itu, kurangnya pengalaman dan tidak adanya sosialisasi perpustakaan, membuat kasi pelayanan dan informasi kurang menyelami dan mendalami pekerjaannya. PS-1 menyatakan kesulitan yang dihadapi dalam pekerjaan bukan kesulitan perseorangan karena dalam mengkatalogisasi buku-buku perpustakaan, pekerjaan dilakukan bersama-sama dalam satu tim. Menurut OKBG-1 dan BBPS-1, kesulitan yang mereka hadapi adalah mereka harus mengorbankan salah satu

pekerjaan mereka demi menyelesaikan pekerjaan yang lebih membutuhkan mereka.

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan keempat informan, dan data yang diperoleh dari dokumentasi serta melalui proses triangulasi data, maka dapat diperoleh beberapa kategori seperti berikut:

Tabel 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian

No. Kategori Hasil Penelitian

1. Tugas Pokok Jabatan Ada dua informan yang memiliki tugas pokok jabatan rangkap. Walaupun tugas pokok jabatan yang mereka lakukan rangkap, mereka tahu dan mengerti apa saja yang menjadi tugas pokok jabatan mereka. Kurangnya sdm pada setiap bagian, menyebabkan pekerjaan rangkap setiap pegawai dan ada pekerjaan yang harus ditinggalkan demi satu pekerjaan yang fokusnya lebih penting.

2. Fungsi Jabatan Informan tidak mengetahui dengan jelas apa saja yang termasuk dalam fungsi jabatan mereka.

3. Rincian Tugas Informan dapat menjelaskan tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus mereka lakukan dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaan mereka.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Setiap pegawai tidak mengetahui apa saja yang menjadi tugas pokok jabatan mereka walaupun itu jabatan rangkap, tetapi yang menjadi fungsi jabatan dari setiap bagian tidak diketahui dengan jelas oleh setiap pegawainya.

2. Setiap pegawai mengetahui tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilakukan dalam memulai dan menyelesaikan pekerjaan mereka. 3. Kesulitan yang dihadapi oleh setiap bagian dalam menyelesaikan

pekerjaan mereka adalah kurangnya SDM yang dapat menyelesaikan pekerjaan pada setiap bagian sehingga ada beberapa bagian yang melimpahkan tugas pokok jabatan rangkap pada pegawainya. Kesulitan lainnya adalah tidak adanya sosialisai mengenai perpustakaan kepada pegawainya yang bukan pustakawan, sehingga ilmu dan pengalaman yang mereka ketahui tentang perpustakaan hanya sedikit dan kurang menunjang dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

5.2 Saran

Dari beberapa uraian kesimpulan di atas, maka penulis menyampaikan saran-saran sebagai berikut:

1. Setiap pegawai hendaknya diberitahukan kembali apa saja yang menjadi fungsi jabatan mereka, agar mereka lebih mengerti dan lebih bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi jabatan mereka.

2. Hendaknya dilakukan penambahan SDM pada setiap bagian agar setiap pegawai dapat lebih fokus dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepada mereka sehingga tidak akan ada pekerjaan yang harus ditinggalkan maupun diabaikan.

3. Hendaknya perpustakaan melakukan sosialisasi perpustakaan kepada pegawainya yang bukan pustakawan, agar ilmu, wawasan dan pengalaman mereka bertambah karena bertemu dengan pegawai-pegawai perpustakaan dari berbagai daerah.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. 2002.

Bungin, Burhan. Metodologi Penelitian Sosial: Format-format Kuantitatif dan Kualitatif. Surabaya: Airlangga University Press. 2001.

Departemen pendidikan Nasional RI. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Depdiknas. 2004.

Effendy, Onong Uchjana. Ilmu Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2001. Hasugian, Jonner. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan: USU

Press. 2009.

Moekijat. Analisis Jabatan. Bandung: Mandar Maju. 1998.

Moenir, A. S. Manajemen Pelayanan Umum. Jakarta: Bumi Aksara. 1995.

Moleong, Lexy. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2002.

---. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Remaja Rosdakarya. 2007.

Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI. 2000.

http://www.pnri.go.id/List/list%20Pedoman/Attachmens/24/Pedoman%20 Umum%20Penyelenggaraan%20Perpustakaan%20Umum.pdf

b. mendisposisikan surat kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya;

c. memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib;

d. menyusun program kerja dan menyusun rancangan anggaran biaya rutin dan pembangunan perpustakaan sebagai bahan acuan dalam melaksanakan tugas setiap tahunnya;

e. melaksanakan kabijakan teknis bidang pelayanan, pengembangan, pembinaan perpustakaan dan pelestarian budaya sebagai informasi ilmu pengetahuan;

f. mengadakan, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, merawat serta melestarikan bahan pustaka, karya cetak/rekam, hasil kegiatan pemerintah daerah agar dapat dengan mudah ditemukan apabila diperlukan;

g. mengadakan bimbingan dan promosi agar masyarakat gemar/mau membaca, meningkatkan minat berkunjung ke perpustakaan dan teknik peningkatan minat baca;

h. menyelenggarakan kegiatan perpustakaan yaitu mengadakan bahan perpustakaan, mengolah, menata bahan perpustakaan dan membuat daftar, kartu pengguna perpustakaan;

i. membina hubungan kerjasama atau mengadakan hubungan atau mitra kerja dengan instansi pemerintah maupun swasta menyangkut bidang :

1. Pengembangan perpustakaan misalnya perpustakaan keliling, perpustakaan sekolah dan perpustakaan desa;

2. pembinaaan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai penunjang masyarakat untuk meningkatkan kemampuan minat baca.

j. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku; k. membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada atasan;

l. manilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan DP-3;

m.melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

4. Tugas dan Fungsi Kepala Seksi Program, Pengembangan Kearsipan dan

Dokumentasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi : Nama : RIO SYUKRI, S.Sos

NIP : 19810919 200803 1 001 Pangkat / Gol Ruang : Penata Muda Tk.I/(III/b)

Jabatan : Kepala Seksi Program, Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi 1. Kepala Seksi Program, Pengembangan Kersipan dan Dokumentasi

dan Dokumentasi dalam pengurusan dibidang program, pengembangan kearsipan dan dokumentasi.

2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Pasal ini, Kepala Seksi Program, Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi mempunyai fungsi :

a. menata, menyimpan, memelihara, merawat arsip yang telah dikelola dan disusun sesuai dengan permasalahan guna mempermudah penemuan kembali arsip yang dibutuhkan;

b. mengembangkan peningkatan arsiparis yang profesionalis melalui pendidikan dan pelatihan formal serta kedinasan;

c. memberikan masukan yang perlu kepada atasan, sesuai bidang tugasnya;

d. melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada atasan, sesuai standar yang ditetapkan;

e. melaksanakan kebijakan teknis bidang dokumentasi sebagai sumber informasi;

f. melaksanakan pengumpulan data, pendokumentasian, kegiatan pemerintah daerah;

g. melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya; h. memberi masukan yang perlu kepada Kepala Kantor Perpustakaan,

Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya; i. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai standar yang ditetapkan.

3. Kepala Seksi Program Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi mempunyai tugas :

a. memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan;

b. mendisposisikan surat kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya;

c. memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib;

d. menyusun program kerja dan menyusun rancangan anggaran biaya dibidang program, pengembangan kearsipan dan dokumentasi setiap tahunnya;

e. melaksanakan kebijakan teknis dibidang dokumentasi sebagai sumber informasi;

f. melaksanakan pengumpulan data, pendokumentasian sebagai sumber informasi;

g. mensistematiskan dan mengolah arsip aktif dan in aktif dari unit pengolah/instansi pemerintah daerah yang keadaannya masih kacau; h. menata, menyimpan, memelihara, merawat arsip aktif dan in aktif

yang telah dikelola oleh unit kearsipan disusun sesuai permasalahan guna mempermudah penemuan kembali arsip yang diinginkan;

i. mengadakan jadwal retensi arsip dan merencanakan petunjuk teknis bimbingan kearsipan dan pencatatan, pengendalian, pemindahan, penyusutan, pemusnahan dan pemeliharaan terhadap arsip kecamatan, desa dan kelurahan;

j. mengembangkan peningkatan arsiparis yang profesionalis melalui pendidikan dan pelatihan formal serta kedinasan;

k. menyimpan, menyelamatkan arsip in aktif yang telah diklarifikasi oleh arsiparis;

l. melaksanakan penjilidan dan restarasi arsip;

m.menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku; n. membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada atasan;

o. menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan DP-3;

p. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

5. Tugas dan Fungsi Kepala Seksi Pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi :

Nama : Dra. ERLINA

NIP : 19650804 199512 2 002 Pangkat / Gol Ruang : Penata Tk.I/(III/d)

Jabatan : Kepala Seksi Pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi

1. Kepala Seksi Pelayanan mempunyai tugas pokok membentu Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dalam bidang pelayanan. 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1) Pasal ini,

Kepala Seksi Pelayanan mempunyai fungsi :

a. melaksanakan kebijakan teknis bidang pelayanan;

b. melaksanakan pelayanan kepada instansi pemerintah maupun swasta dalam pemberian informasi;

c. melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya; d. memberi masukan yang perlu kepada Kepala Kantor Perpustakaan,

Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan tugas dan fungsinya;

e. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai standar yang ditetapkan.

3. Kepala Seksi Pelaksanaan mempunyai tugas :

a. menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan;

b. mendisposisikan surat kapada bawahan sesuai dengan tugasnya; c. memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar

pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib;

d. menyusun program kerja dan menyusun rancangan anggaran biaya dibidang pelayanan;

e. mengumpulkan, menghimpun dan memelihara (dokumen) sebagai bahan pelayanan informasi;

f. melayani masyarakat, instansi pemerintah maupun swasta yang memerlukan arsip sebagai bahan bukti penyelenggaraan pemerintahan;

g. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku; h. membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan

fungsinya kepada atasan;