Pengaruh Komunikasi terhadap Kinerja Kar

THE INFLUENCE OF COMMUNICATION ON EMPLOYEE’S PERFORMANCE
OF VIRTUAL OFFICE
PENGARUH KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA KARYAWAN KANTOR
MAYA

JULIA SITI AFNIA PUTRI
PROGRAM STUDI D4-ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI
NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

ABSTRACT
Communication is the process of delivering messages from the sender of messages or
communicators to the recipients of messages or communicant. In the process, communication has
several stages, namely interpretation, encoding, sending, traveling, acceptance, encoding, and
interpretation. Where the purpose of the communication process is to create the most effective
communication possible. In addition to having a process, there are also elements in the
communication that is a source that can be an organization or human, there is a message, there
are media used to send messages, there are recipients of the message, there is a response that
affects the recipient, there are also obstacles that can affect the occurrence of communication,
there are interruptions or noise that can block the message, as well as the feedback received on
the received message. There are various forms of communication, including verbal
communication, nonverbal communication, internal communication, external communication,

formal communication, and non-formal communication. Performance is the ability to perform
tasks and achieve the level of implementation of an activity in achieving the goals set. There are
several indicators that can be used to measure the performance of absenteeism, availability of
training, commitment and employee motivation, and employee loyalty. there are also factors that
can affect the performance of individual factors, leadership factors, work team factors,
organizational system factors, and situation factors. Virtual Office is the transfer of business
process from manual to automatic. When a company decides to implement a virtual office, there
are several strategies that can be used to use the virtual office by providing computer facilities for
employees, permissions to access information resources, and so on. Virtual offices have team
members working together called virtual teams and geographically separated working with all
time, space, and organizational boundaries reinforced by communications technology. Virtual
offices have several components that exist in their daily activities, namely Virtual Knowledge
Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complex Networks Intelligence, Complex Matrix Structure,
and Faster Learning Organization. Virtual offices are one of the solutions to the problem of
overcoming physical obstacles that will provide some advantages such as virtual offices can
reduce facility costs, companies can get talented employees without geographical restrictions,
reduce office equipment costs, reduce work stoppages, and so on. In addition to having many
advantages, virtual offices can also provide some disadvantages, that employees can avoid the
management clerk, management also have difficulty in managing team performance, because the
lack of social interaction is possible for misunderstandings in communication, employees may

have the opinion that when they are not working in the office they may be ostracized from their coworkers, and so on.
Keyword : communication, performance, virtual office

ABSTRAK
Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim pesan atau komunikator kepada
penerima pesan atau komunikan. Dalam prosesnya, komunikasi memiliki beberapa tahapan, yaitu

interpretasi, penyandian, pengiriman, perjalanan, penerimaan, penyandian balik, dan interpretasi.
Dimana tujuan dari proses komunikasi adalah untuk menciptakan komunikasi yang seefektif
mungkin. Selain memiliki proses, juga terdapat unsur-unsur dalam komunikasi yaitu sumber yang
dapat berupa organisasi atau manusia, ada pesan, ada media yang digunakan untuk mengirimkan
pesan, ada penerima pesan, ada respon yang memengaruhi penerima, ada pula hambatan yang
dapat memengaruhi terjadinya komunikasi, ada gangguan atau noise yang dapat menghalangi
jalannya pesan, serta timbal balik yang diberikan terhadap pesan yang diterima. Ada berbagai
macam bentuk komunikasi, diantaranya komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, komunikasi
internal, komunikasi eksternal, komunikasi formal, dan komunikasi non formal. Kinerja
merupakan kemampuan dalam menjalankan tugas dan mencapai tingkat pelaksanaan suatu
kegiatan dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan. Ada beberapa indikator yang dapat digunakan
untuk mengukur kinerja yaitu absensi, ketersediaan pelatihan, komitmen dan motivasi karyawan,
serta loyalitas karyawan. selain itu terdapat pula faktor-faktor yang dapat memengaruhi kinerja

yaitu faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem organisasi, dan faktor
situasi. Kantor maya merupakan pengalihan proses kegiatan bisnis dari manual menjadi otomatis.
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menerapkan kantor maya, ada beberapa strategi
yang bisa digunakan untuk menggunakan kantor maya yaitu dengan menyediakan fasilitas
komputer bagi karyawan, perizinan untuk mengakses sumber daya informasi, dan sebagainya.
Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama yang disebut dengan tim maya dan
dipisahkan secara geografis yang bekerja dengan seluruh waktu, ruang, dan batas-batas organisasi
yang diperkuat dengan teknologi komunikasi. Kantor maya memiliki beberapa komponen yang
ada dalam kegiatan sehari-harinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated
Complexs Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, dan Faster Learning Organization.
Kantor maya merupakan salah satu solusi dari masalah untuk mengatasi kendala fisik yang akan
memberikan beberapa keuntungan yaitu kantor maya dapat mengurangi biaya fasilitas, perusahaan
dapat mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa ada batasan geografis, mengurangi biaya
peralatan kantor, mengurangi penghentian kerja, dan sebagainya. Selain memiliki banyak
keuntungan, kantor maya juga dapat memberikan beberapa kerugian, yaitu para karyawan dapat
menghindar dari pengawan pihak manajemen, manajemen juga mengalami kesulitan dalam
mengelola kinerja tim, karena tidak adanya interaksi sosial sangat memungkinkan untuk terjadi
kesalah pahaman dalam komunikasi, karyawan mungkin akan memiliki opini bahwa ketika
mereka tidak bekerja di kantor mereka mungkin akan dikucilkan dari rekan kerjanya, dan
sebagainya.

Kata kunci : Komunikasi, Kinerja, Kantor Maya

1. Pendahuluan
Dalam sebuah organisasi bernama kantor, ada sebuah minat besar dalam
mengukur dan meningkatkan produktivitas karena kantor merupakan sebuah
contoh dari sistem proses penyebaran informasi di mana berbagai macam tugas
dilaksanakan secara serempak dan bersamaan. Kegiatan-kegiatan ini merupakan
sistem komunikasi data dan perbandingan data secara bersama-sama, manipulasi
data, komunikasi data, analisis dan tampilan data, serta pembuatan peraturan dan
kebijakan. Kantor merupakan sebuah tempat bagi orang-orang berkumpul dan
melakukan berbagai macam aktivitas bersama-sama untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Seperti yang dikatakan oleh Sedarmayanti (2009) bahwa kantor
merupakan tempat untuk menangani informasi yang dimulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi.
Sistem kantor secara mendasar bersifat kompleks, yang memerlukan
pengawasan dalam segala hal. Sebuah hal bernama otomasi kantor muncul
sebagai salah satu solusi bagi penyelesaian masalah pengawasan itu sendiri.

Mungkin ide pokok dari otomasi kantor adalah untuk memindahkan ide-ide atau
informasi pada manusia dan bukan penggantinya. Artinya adalah seluruh

karyawan tidak berpindah secara fisik sebanyak otomasi tetapi
mengomunikasikan ide-ide mereka satu sama lain dengan menggunakan berbagai
macam sistem telekomunikasi.
Sekalipun dengan adanya otomasi kantor, komunikasi tetap diperlukan bagi
pelaksanaan seluruh kegiatan kantor untuk tetap menjaga kinerja karyawan.
Sejauh mana komunikasi berpengaruh terhadap kegiatan kantor maya secara
keseluruhan dapat menunjukkan pengaruh komunikasi terhadap kinerja karyawan
kantor maya.
2. Tinjauan Teoritis
2.1 Pengertian Komunikasi
Secara terminologis, komunikasi merujuk pada proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain. komunikasi merupakan penyampaian informasi
dari seseorang kepada orang lain.
Menurut Bovee (2003) komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan
pesan yang dapat dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat mendorong
tindakan orang lain untuk bertindak sesuai dengan konteks yang ada di dalam
pesan.
2.2 Proses Komunikasi
Proses komunikasi merujuk pada sesuatu tentang bagaimana penyampai pesan
menyampaikan pesan kepada penerima pesan agar penerima dapat memahami isi

pesan yang disampaikan oleh pengirim. Tujuan dari proses komunikasi adalah
untuk menciptakan komunikasi yang seefektif mungkin. Proses komunikasi
terjadi apabila ada interaksi yang dilakukan oleh manusia serta ada pesan yang
hendak disampaikan. Berikut ini beberapa tahapan dalam proses komunikasi :
o Interpretasi ; Pengirim pesan menginterpretasi motif komunikasi, artinya
proses komunikasi berawal saat motif komunikasi muncul hingga
pengirim pesan dapat menginterpretasi apa yang ada dalam pikirannya ke
dalam sebuah pesan, tetapi masih berupa pesan abstrak.
o Penyandian ; Buah pikir yang telah diinterpretasikan oleh pengirim pesan
ke dalam sebuah pesan abstrak yang kemudian diubah menjadi lambang
komunikasi oleh akal budi pengirim sebagai manusia. Manusia berperan
sebagai encoder, sementara alat penyandi yang digunakan berfungsi untuk
mengubah pesan yang abstrak menjadi pesan yang konkret.
o Pengiriman ; Ketika pengirim pesan melakukan suatu tindakan
komunikasi misalnya dengan mengirimkan lambang komunikasi dengan
menggunakan alat pengirim pesan, atau biasanya disebut sebagai
transmitter.
o Perjalanan ; Tahap perjalanan terjadi antara pengirim dan penerima pesan
sejak pesan dikirim oleh si pengirim pesan dan diterima oleh si penerima
pesan.

o Penerimaan ; Terjadinya tahap penerimaan ditandai dengan lambang
komunikasi yang diterima oleh penerima pesan dengan menggunakan alat
komunikasi yang digunakan oleh si penerima pesan itu sendiri.
o Penyandian Balik ; Tahap penyandian balik terjadi ketika lambang
komunikasi telah diterima oleh penerima pesan melalui alat penerima
pesan hingga si penerima pesan dapat menguraikan lambang komunikasi
atau biasa disebut proses decoding.
o Interpretasi ; Ketika si penerima pesan telah dapat menguraikan lambang
komunikasi yang diterima oleh alat penerima pesan ke dalam bentuk
pesan, maka si penerima pesan telah berhasil menginterpretasikannya.
2.3 Unsur Komunikasi
Komunikasi memiliki beberapa unsur pokok yang mendukung proses
keberhasilan komunikasi yang utuh dan tidak dapat dipisahkan dari unsur-unsur
yang lainnya. Berikut unsur-unsur pokok komunikasi :
a. Sumber  Who ; Sumber bisa berupa organisasi maupun manusia yang
perlu berkomunikasi untuk menyampaikan informasi maupun perasaannya
kepada orang lain. Sumber biasanya berperan sebagai pembuat informasi.
Jika informasi terjadi antar sesama manusia, maka sumber bisa terdiri dari
satu orang maupun sekelompok orang atau organisasi.

b. Pesan  Say What ; Yang dimaksud pesan dalam proses komunikasi
adalah sesuatu yang disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima
pesan melalui media tertentu, bisa disampaikan secara langsung yaitu
dengan bertatap muka maupun dengan menggunakan media tertentu.
c. Media  In Which Channel ; Media merupakan alat yang digunakan oleh
pengirim pesan untuk mengirimkan pesan atau informasi kepada penerima
pesan. Media yang dimaksud adalah media yang terbagi atas empat hal.
Pertama, media pribadi yang biasanya digunakan antarpribadi untuk
berhubungan misalnya dengan surat, telepon, kurir, dan sebagainya.
Kedua, media kelompok yang minimal harus melibatkan setidaknya 15
orang untuk dapat berhubungan misalnya melalui rapat, seminar,
konferensi, dan lain-lain. Suatu organisasi biasanya menggunakan rapat
untuk membicarakan hal-hal penting. Sedangkan seminar merupakan
media komunikasi yang setidaknya dihadiri minimal 150 orang. Sementara
konferensi biasanya dihadiri oleh pengurus maupun anggota dari
organisasi yang bersangkutan. Ketiga, media publik yang biasanya dihadiri
oleh lebih dari 200 orang. Terakhir, media massa yang digunakan jika
pengirim pesan tidak mengetahui dimana penerima pesan berada, alat yang
digunakan dalam komunikasi media massa biasanya menggunakan alat
komunikasi mekanik misalnya radio, televisi, surat kabar, dan film.

d. Penerima Pesan (Komunikan)  To Whom ; Penerima pesan merupakan
sasaran dari pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan. Penerima pesan
bisa terdiri dari satu orang atau lebih, atau bisa juga berkelompok.
Penerima pesan ada sebagai akibat dari adanya sumber. Penerima pesan
tidak akan ada jika sumber tidak ada. Penerima merupakan salah satu

e.

f.

g.

h.

elemen penting yang ada dalam proses komunikasi sebagai sasaran dari
komunikasi itu sendiri.
Respon  With What Effect ; Pengaruh merupakan perbedaan antara apa
yang dipikirkan dengan apa yang dilakukan oleh penerima pesan sejak
sebelum sampai sesudah menerima pesan. Pengaruh bisa pula diartikan
sebagai perubahan dari sikap dan pengetahuan seseorang yang merupakan

akibat dari pesan yang diterima. (Hafied Changara, 2008. Hlm 22-27)
Pengaruh bisa saja terjadi pada sikap dan tingkah laku seseorang, bisa juga
berupa pengetahuan.
Barrier  Hambatan Komunikasi ; Barier merupakan faktor-faktor
penghambat dalam proses komunikasi. Sedikitnya ada tiga hambatan
dalam proses komunikasi. Yang pertama hambatan mekanis, yaitu faktorfaktor penghambat komunikasi secara fisik, biasanya terjadi pada media
yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Yang kedua hambatan
semantik, biasanya berhubungan dengan penggunaan bahasa yang dalam
proses penyampaian pesan yang bisa saja mengakitbatkan salah penafsiran
yang berujung pada terjadinya kesalahpahaman. Yang ketiga hambatan
psikologis, merupakan faktor-faktor yang berhubungan dengan kondisi
kejiwaan si penerima pesan yang dapat menghambat proses komunikasi,
misalnya perasaan sedih, marah, kecewa, bingung, maupun prasangka
terhadap orang lain.
Gangguan  Noise ; Noise dapat memengaruh proses jalannya suatu
pesan karena pesan dapat terhalang sehingga bisa saja terjadi gangguan
dalam proses pengiriman pesan yang dapat menyebabkan pesan yang
dikirimkan oleh pengirim berbeda dengan pesan yang diterima oleh si
penerima pesan. Ada dua gangguan dalam komunikasi, yaitu gangguan
teknis dan gangguan statis. Gangguan teknis merupakan faktor-faktor yang

biasanya mengganggu komunikasi, sehingga terjadi perubahan yang
dirasakan oleh penerima pesan. Sedangkan gangguan statis merupakan
gangguan yang sifatnya tetap dan tidak dapat dikendalikan oleh pengirim
pesan, misalnya cuaca.
Pengaruh ; Merupakan dampak dari pesan yang disampaikan oleh
pengirim pesan kepada penerima pesan. Setidaknya ada tiga efek yang
ditimbulkan. Pertama efek kognitif, yaitu pengaruh yang didapatkan
penerima pesan berupa perubahan pengetahuan. Kedua efek efektif, yaitu
pengaruh yang didapatkan penerima pesan berupa perubahan sikap atau
perasaan terhadap sesuatu hal. Yang terakhir adalah efek psikomotorik,
yaitu pengaruh yang didapatkan oleh penerima pesan berupa perubahan
perilaku.

2.4 Bentuk Komunikasi
Komunikasi dapat dilakukan dalam beragam bentuk. Bisa dalam bentuk verbal
atau nonverbal, formal atau informal, bisa pula dalam bentuk internal maupun
eksternal.
Komunikasi verbal berarti sebuah komunikasi yang dilakukan secara lisan,
semua jenis simbol yang digunakan biasanya menggunakan satu kata atau lebih.
Dalam penerapannya, komunikasi verbal banyak memiliki keterbatasan, yaitu

keterbatasan dalam persediaan kata sebagai simbol dari objek yang dimaksud
misalnya pada benda, sifat, orang, perasaan, yang tidak semuanya tersedia ketika
penggunaan bahasa verbal. Berikutnya yaitu kata-kata yang biasanya ambigu
maupun konstektual, dimana kata-kata yang digunakan tiap-tiap orang dapat
merepresentasikan pandangan maupun interpretasi yang berbeda sebagai akibat
dari perbedaan kultur dan sosial yang ada. Pada komunikasi verbal biasanya
terjadi bias budaya, maksudnya adalah dimana suatu kata yang terdapat pada
bahasa tertentu memiliki arti yang berbeda dengan bahasa yang lain. Selain itu,
pada komunikasi verbal biasanya terdapat pencampuran fakta, penafsiran, serta
penilaian yang dapat menimbulkan kekeliruan pandangan pada suatu kalimat.
Komunikasi nonverbal biasanya menggunakan pesan yang juga bersifat
nonverbal. Nonverbal biasanya menggambarkan semua hal yang terdapat pada
komunikasi yang tidak terucap maupun tertulis. Komunikasi nonverbal biasanya
bersifat spontan dan juga sulit untuk dipelajari karena sifatnya kurang terstruktur.
Komunikasi internal pada organisasi merupakan proses penyampaian pesan
antar anggota organisasi yang dilakukan untuk kepentingan organisasi itu sendiri.
Biasanya berwujud komunikasi yang terjadi antar pribadi maupun antar
kelompok. Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi
vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi internal merupakan komunikasi
yang terjadi dari atas ke bawah maupun sebaliknya. Maksudnya adalah ketika
seorang pimpinan memberikan instruksi maupun informasi kepada bawahannya
juga ketika bawahan memberikan laporan, saran, maupun pengaduan merupakan
komunikasi vertikal. Sementara itu, komunikasi horizontal berarti komunikasi
yang terjadi antar sesama, misalnya karyawan dengan karyawan, manajer dengan
manajer. Komunikasi ini dapat memperlancar proses pertukaran pengetahuan,
metode maupun masalah, yang secara otomatis dapat membantu organisasi dalam
menghindari masalah yang mungkin akan datang serta menyelesaikan masalah
yang ada, selain itu komunikasi ini dapat membantu membangun semangat kerja
dan kepuasan kerja karena komunikasi ini dapat terjadi dengan lancar antar
sesama bagian.
Komunikasi eksternal pada organisasi merupakan komunikasi yang terjadi
antara pimpinan dari suatu organisasi dengan pihak luar organisasi. Komunikasi
eksternal terdiri dari dua jenis, yaitu komunikasi dari pihak organisasi kepada
pihak luar yang bersifat informatif, misalnya artikel, majalah organisasi, press
release dan juga komunikasi dari pihak luar kepada pihak organisasi yang
merupakan umpan balik sebagai dampak dari komunikasi yang dilakukan oleh
pihak organisasi kepada pihak luar.
Komunikasi formal merupakan komunikasi yang bersifat resmi yang
dilakukan di dalam lembaga formal yang bersifat instruktif, yang dilakukan oleh
petugas organisasi sesuai dengan struktur organisasi dengan tujuan menyampaikan
pesan maupun informasi. Komunikasi dapat dikatakan formal ketika komunikasi
yang terjadi dilakukan berdasarkan prinsip dan struktur organisasi.
Komunikasi non formal merupakan komunikasi yang terjadi berada diantara
komunikasi yang formal dengan yang tidak formal. Biasanya berhubungan dengan
masalah pribadi. Komunikasi ini terjadi dalam organisasi tetapi tidak ditentukan

dalam struktur organisasi. Fungsinya adalah untuk memelihara hubungan sosial
antar kelompok informal serta penyebaran informasi yang sifatnya pribadi.
Komunikasi nonformal merupakan suatu cara yang dapat ditempuh ketika
komunikasi formal yang cenderung kaku dan harus melalui beberapa cara berjalan
lambat.
2.5 Sifat Komunikasi
Komunikasi memiliki beberapa sifat dasar yang dapat memungkinkan
terjadinya komunikasi itu sendiri, yaitu :
1) Seseorang membutuhkan pesan atau informasi. Untuk dapat bertahan
dalam suatu organisasi, orang-orang membutuhkan berbagai macam
informasi. Anggota organisasi biasanya merasa perlu untuk memberi
ataupun menanyakan informasi. Piramida organisasi yang tercipta
memiliki kelogisan ketika sedikit orang berada pada puncak organisasi
sementara banyak orang yang berada pada level bawah organisasi
sehingga informasi dapat dengan mudah tersebar melalui hierarki yang ada
pada organisasi.
2) Kebutuhan orang-orang terhadap penguatan sosial. Kebutuhan sosial
dan psikologis yang dimiliki oleh setiap anggota yang ada pada suatu
organisasi harus dapat dipenuhi. Biasanya mancakup kebutuhan akan
pengakuan, harga diri, dan pertumbuhan. Salah satu tujuan orang-orang
dalam berkomunikasi adalah untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan
tersebut.
3) Pengarahan untuk menggunakan komunikasi. Orang-orang yang
diperintahkan biasanya menggunakan komunikasi, mereka biasanya
diarahkan untuk berkomunikasi sebab kebanyakan dari mereka meyakini
bahwa komunikasi sudah menjadi bagian dari tugas mereka.
4) Berkomunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Komunikasi biasanya
meliputi kondisi fisiologi dan psikologi seseorang. Beberapa hal yang
menjadi tujuan dari seseorang biasanya didapatkan dengan menggunakan
komunikasi karena orang-orang merasa harus memiliki hubungan timbal
balik dengan orang lain.
5) Bersifat dinamis dan berkelanjutan. Setiap orang di dunia tidak dapat
menghindari komunikasi maupun tidak melakukan komunikasi. Situasi
secara konstan mendorong mereka untuk selalu melakukan komunikasi.
6) Sifatnya fundamental dan memiliki tujuan. Komunikasi tentu dapat
membantu orang dalam mencapai tujuannya maupun mendapatkan apa
yang diinginkan oleh seseorang tersebut. Tetapi mereka tetap perlu
penyesuaian diri dalam melakukannya karena ketika seseorang memasuki
lingkungan baru mereka biasanya merasa tidak pasti dan bingung. Maka
untuk mengurangi ketidakpastian itu, mereka melakukan komunikasi.
Ketika semua informasi muncul, mereka akan merasa senang dan mulai
menyesuaikan diri.
7) Memiliki kebutuhan sosial. Ketika seseorang mencoba untuk membawa
sesuatu yang baru terhadap suatu organisasi, dia memulainya dengan
berusaha
untuk
mengembangkan
keterampilan
yang
dapat
mengizinkannya untuk memasukkan sesuatu yang baru yang ia bawa.

8) Sifatnya kompleks. Alasan mengapa komunikasi bersifat kompleks
adalah karena memang manusia itu sendiri bersifat kompleks serta tidak
dapat diprediksi.
2.6 Pengertian Kinerja
Kinerja merupakan sebuah kata benda yang memiliki arti yang sama dengan
prestasi, tetapi dalam literatur manajemen dan organisasi, kinerja memiliki makna
yang lebih luas.
Kinerja merupakan gambaran tentang tingkat pencapaian suatu pelaksanaan
program kegiatan dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi yang
tertuang dalam perencanaan strategis sebuah organisasi (Moeheriono, 2012).
Kinerja merupakan
kemampuan dalam menjalankan tugas-tugas dan
mencapai standar penghasilan yang telah ditentukan sebelumnya oleh organisasi
kepada karyawan sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada masing-masing
karyawan (Dermawan, 2008).
Kinerja adalah unjuk prestasi dan tampilan hasil kerja, serta capaian dalam
memperolehnya dan juga tingkat produktivitas dalam mencapai tujuan. Kinerja
merupakan hasil dari program yang akan atau telah dicapai yang berhubungan
dengan penggunaaan dana dengan kualitas dan kuantitas yang terukur (Saleh,
2013).
Sementara itu, menurut Kementrian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dalam ISO 11620:2008 kinerja merupakan unjuk prestasi kerja yang diwujudkan
dengan melakukan suatu kegiatan atau mencapai tujuan tertentu.
2.7 Indikator Kinerja
Banyak sekali indikator yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja suatu
hal. Misalnya, indikator kinerja keuangan yang bisa diukur dengan beberapa hal
seperti Return On Investment, Return On Assets, dan Book Value. Terlepas dari
banyaknya indikator kinerja yang dapat digunakan oleh suatu organisasi untuk
mengukur kinerja, perlu diingat bahwa setiap indikator tidak dapat berdiri sendiri
dan tidak dapat dipisahkan dengan indikator yang lainnya, mereka saling terkait
satu sama lain.
Berikut ini ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai indikator kinerja,
yaitu :
a. Absensi ; absensi mengukur waktu kehadiran serta jam kerja karyawan
saat bekerja. Absensi dapat dijadikan sebagai referensi penting dalam
proses perencanaan dan penjadwalan operasional serta aktivitas karyawan.
b. Ketersediaan pelatihan ; ketersediaan pelatihan dengan kebutuhan
pelatihan bagi karyawan harus sesuai. Apabila terjadi ketidaksesuaian
antara kedua hal tersebut dapat menimbulkan kegagalan pada program
yang telah dibuat.
c. Komitmen dan motivasi karyawan ; motivasi dan komitmen karyawan
dalam bekerja dapat membantu memaksimalkan pencapaian perusahaan.

Kedua hal tersebut dapat membantu untuk menunjukkan pada organisasi
bahwa karyawan sudah berusaha dengan maksimal dalam menjalankan
aktivitas organisasi.
d. Loyalitas Karyawan ; tingkat keluar-masuknya karyawan di suatu
organisasi dapat menjadi tolak ukur bagi organisasi mengenai tingkat
kepuasan karyawan dalam organisasi tersebut.
2.8 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Kinerja
Terdapat banyak faktor yang dapat memengaruhi kinerja. Secara umum,
faktor-faktor yang memengaruhinya, yaitu :
1) Faktor individu ; dalam kehidupan organisasi, sumber daya manusia
memiliki peran sentral karena merekalah yang menjalankan aktivitas
organisasi. Tentu saja baik buruknya kinerja organisasi dipengaruhi oleh
kemampuan karyawan dalam menjalankan tugasnya.
2) Faktor kepemimpinan ; seorang manajer harus dapat menjalankan fungsi
manajerialnya dengan baik dan benar agar dapat memberikan dorongan
dan motivasi terhadap karyawan untuk dapat bekerja secara maksimal dan
memberikan kinerja yang baik bagi perusahaan.
3) Faktor tim kerja ; dalam kehidupan organisasi, karyawan tidak hanya
menyelesaikan tugas secara individu, namun terkadang mereka diharuskan
untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan bantuan rekan kerja. Untuk
itulah dukungan kerja tim juga sangat memengaruhi kinerja organisasi.
4) Faktor sistem organisasi ; sistem merupakan satu kesatuan yang utuh dan
tidak dapat dipisahkan, dan organisasi merupakan sistem itu sendiri.
Ketika ada sub-sistem yang tidak bekerja seperti seharusnya, maka kinerja
organisasi dapat terganggu. Untuk itulah diperlukan pengawasan secara
berkelanjutan agar kinerja organisasi tetap baik.
5) Faktor situasi ; merupakan faktor eksternal dimana ketika organisasi
dapat mengatasi tekanan faktor eksternal seperti sosial, politik, ekonomi,
dan persaingan dapat menjadikan organisasi bekerja dengan baik,
begitupun kinerja organisasi.
2.9 Pendekatan dalam Mengukur Kinerja
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja
karyawan secara individual, yaitu kualitas, kuantitas, ketepatan waktu, efektivitas,
dan kemandirian.
Kualitas menunjukkan tingkat aktivitas yang dilakukan karyawan yang
diharapkan dapat sesuai dengan ketentuan yang ada dan mendekati sempurna.
Kuantitas menunjukkan jumlah yang dihasilkan maupun jumlah siklus kegiatan
yang dilakukan. Penyelesaian tugas di awal waktu dilihat dari koordinasi dengan
hasilnya serta dengan memaksimalkan waktu yang ada. Efektivitas menunjukkan
bagaimana memanfaatkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi
untuk mendapatkan keuntungan dari setiap penggunaan sumber daya yang
dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, seorang karyawan juga harus dapat

menyelesaikan tugasnya secara mandiri tanpa meminta bantuan maupun campur
tangan dari pengawas.
2.10

Pengertian Kantor Maya

Virtual office atau kantor maya merupakan otomasi proses kegiatan bisnis
yang sebelumnya dilakukan secara manual berubah menjadi otomatis yang
membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi menjadi dokumen
berbentuk elektronik. Kantor maya merupakan suatu istilah untuk layanan kantor
yang digunakan secara bersama, biasanya meliputi alamat bisnis, layanan telepon,
layanan surat dan kurir, layanan faksimile, layanan resepsionis, layanan
menjawab, web hosting layanan, serta fasilitas pertemuan dan konferensi. Isitlah
yang biasanya muncul berkaitan dengan kantor maya adalah teleprocessing atau
telecommuting.
Menurut Harmon (2013) otomasi kantor merupakan teknologi perkantoran
berupa usaha yang dilakukan dengan tujuan untuk mengotomatisasi aktivitas yang
ada di kantor.
Boone (2007) mengungkapkan bahwa kantor maya merupakan kantor di mana
pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi manapun selama lokasi tersebut dapat
terhubung dengan lokasi tetap dari suatu perusahaan dengan menggunakan
teknologi komunikasi yang bersifat elektronik. Kantor maya bisa disebut sebagai
otomatisasi kantor yang merupakan sebuah rencana penggabungan teknologi
tingkat tinggi dengan melakukan perbaikan pada proses pelaksanaan kerja dalam
rangka meningkatkan produktivitas perusahaan.
Kantor maya merupakan jasa yang menyediakan alamat kantor yang dapat
digunakan sebagai alamat organisasi itu sendiri, tetapi setiap surat yang masuk
akan dikirimkan ke alamat tersebut secara online. Salah satu tujuan dibuatnya
kantor maya adalah semakin banyaknya kesibukan yang dimiliki oleh orang-orang
yang tidak dapat memungkinkan mereka untuk berada di dua tempat sekaligus.
Dengan adanya kantor maya, pekerjaan bisnis diharapkan dapat dikerjakan secara
bersamaan dengan lebih efektif dan efisien (McLeod, 2007).
2.11

Strategi Menggunakan Kantor Maya

Beberapa strategi yang dapat diterapkan perusahaan ketika memutuskan untuk
menggunakan kantor maya yaitu menyediakan fasilitas komputer bagi semua
karyawannya, perusahaan harus dapat mengizinkan karyawan yang bersangkutan
untuk bisa mengakses sumber daya informasi yang dimiliki perusahaan, selain
menyediakan peralatan komputer, perusahaan juga harus dapat menyediakan
peralatan nonkomputer, perusahaan juga harus menyediakan fasilitas bagi
karyawan untuk dapat meneruskan telepon yang masuk, perusahaan juga harus
menggunakan konferensi telepon apabila diperlukan suatu komunikasi, buat suatu
penjadwalan mengenai pertemuan rutin untuk seluruh karyawan dengan pihak
manejemen, juga diperlukan sebuah rutinitas kerja bagi setiap karyawan.

2.12

Karakter dari Virtual Office

Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama yang disebut
dengan tim maya dan dipisahkan secara geografis yang bekerja dengan seluruh
waktu, ruang, dan batas-batas organisasi yang diperkuat dengan teknologi
komunikasi. Para karyawan berkomunikasi dengan menggunakan media
elektronik sehingga mereka tidak pernah bertatap muka secara langsung, namun
mereka akan bertemu pada satu waktu yang ditentukan perusahaan. Kantor maya
merupakan sebuah upaya otomatisasi perkantoran dengan tujuan untuk
meningkatkan produktivitas kerja.
Dalam mewujudkan suatu kantor maya, dapat dengan mengupayakan untuk
mempersiapkan infrastruktur otomasi kantor, dengan cara mendefinisi ulang
proses kerja kantor, serta mengkondisikan para karyawan untuk bekerja dengan
konsep kantor maya, tetapi tetap melibatkan proses manajemen.
Perubahan lingkungan bisnis menuntut suatu organisasi untuk menjadi lebih
fleksibel dalam melaksanakan kegiatannya dengan tuntutan agar perusahaan atau
organisasi dapat menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan
pelanggan, untuk itulah diperlukan kerja sama antar organisasi untuk dapat
menentukan minat pengguna dari suatu produk dengan menciptakan sebuah
kantor maya.
Kantor maya harus dapat berbagi sumber daya. Misalnya seperti pada toko
buku online Amazon yang menjual berbagai macam jenis buku tetapi mereka
bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkan stok buku yang
dibutuhkan yang dijual melalui Amazon.
Memanfaatkan waktu sebaik mungkin ketika memiliki karyawan dengan
wilayah yang tersebar, dapat membantu mengefisiensi pekerjaan dalam waktu
siang dan malam yang secara terus-menerus.
Biasanya dalam kantor maya, seorang karyawan dapat berhenti melakukan
pembagian sumber daya ketika tujuan yang telah ditetapkan sudah dicapai, tetapi
dalam kenyataannya selalu muncul tujuan-tujuan baru yang membuat kantor maya
tetap eksis.
2.13

Komponen Penting dalam Virtual Office

Kantor maya memiliki beberapa komponen yang ada dalam kegiatan sehariharinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complexs
Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, dan Faster Learning
Organization.
Virtual Knowledge Worker merupak ‘personal multimedia’ yang ahli dan
menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi serta terdidik dan memiliki
pengetahuan yang tinggi. Karyawan harus memiliki kreativitas dan inovasi dalam
membuat setiap pekerjaan menjadi efektif.
Virtual Teamwork merupakan suatu tim yang menggabungkan hight-tech dan
hight tauch yang memiliki kinerja yang tinggi. Virtual teamwork terdiri dari

individu-individu yang saling bekerja sama secara efektif dan mampu bertindak
sesuai dengan tujuan yang dibuat bersama melalui sistem syaraf digital.
Integrated Complexs Networks Intelligence merupakan kemampuan tinggi
untuk melakukan integrasi dalam hubungan kompleks dalam jaringan kerja
cerdas. Integrasi dapat dicapai karena satu organisasi saling bergantung dengan
organisasi lain mengenai sumber daya yang digunakan.
Complex Matrix Structure merupakan struktur organisasi yang saling
menyilang dan mendatar, terintegrasi dalam sistem informasi, transparan, real
time, fleksibel dan tanpa batas. Strukturnya berperan sebagai infrastruktur di mana
hubungan komando yang ada dalam organisasi telah hilang, hubungan unit dalam
organisasi seimbang, tidak ada yang memerintah maupun yang diperintah, tetapi
tetap didasarkan pada otonomi sumber daya masing-masing.
Faster Learning Organization merupakan sebuah organisasi yang memiliki
kemampuan yang tinggi dalam belajar. Kantor maya dibangun atas
kemampuannya yang tinggi dalam beradaptasi dan bersikap proaktif terhadap
segala perubahan yang terjadi pada lingkungan.
2.14

Keuntungan dan Kerugian Kantor Maya

Kantor maya merupakan salah satu solusi dari masalah untuk mengatasi
kendala fisik yang akan memberikan beberapa keuntungan yaitu kantor maya
dapat mengurangi biaya fasilitas, perusahaan dapat mendapatkan karyawan yang
berbakat tanpa ada batasan geografis, mengurangi biaya peralatan kantor,
mengurangi penghentian kerja, karyawan lebih merasa senang dan dapat
berkomitmen dengan lebih baik dibandingkan dengan karyawan yang berada di
kantor, karyawan juga dapat menjadi lebih produktif, selain itu perusahaan juga
dapat menghemat uang dengan berkurangnya ruang kantor.
Selain memiliki banyak keuntungan, kantor maya juga dapat memberikan
beberapa kerugian, yaitu para karyawan dapat menghindar dari pengawasan pihak
manajemen, manajemen juga mengalami kesulitan dalam mengelola kinerja tim,
karena tidak adanya interaksi sosial sangat memungkinkan untuk terjadi kesalah
pahaman dalam komunikasi, karyawan mungkin akan memiliki opini bahwa
ketika mereka tidak bekerja di kantor mereka mungkin akan dikucilkan dari rekan
kerjanya, karyawan akan kehilangan kesempatan untuk berinteraksi sosial,
karyawan mungkin merasa ketakutan bahwa pekerjaan dapat menambah tingkat
stres dalam rumah karena semua pekerjaan mereka kemungkinan besar dilakukan
di rumah, karyawan juga mungkin berpikir bahwa hal tersebut berdampak kurang
bagus bagi karir mereka di masa yang akan datang.
3. Diskusi
Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim pesan
atau komunikator kepada penerima pesan atau komunikan. Dalam prosesnya,
komunikasi memiliki beberapa tahapan, yaitu interpretasi, penyandian,
pengiriman, perjalanan, penerimaan, penyandian balik, dan interpretasi. Dimana

tujuan dari proses komunikasi adalah untuk menciptakan komunikasi yang
seefektif mungkin.
Selain memiliki proses, juga terdapat unsur-unsur dalam komunikasi yaitu
sumber yang dapat berupa organisasi atau manusia, ada pesan, ada media yang
digunakan untuk mengirimkan pesan, ada penerima pesan, ada respon yang
memengaruhi penerima, ada pula hambatan yang dapat memengaruhi terjadinya
komunikasi, ada gangguan atau noise yang dapat menghalangi jalannya pesan,
serta timbal balik yang diberikan terhadap pesan yang diterima. Ada berbagai
macam bentuk komunikasi, diantaranya komunikasi verbal, komunikasi
nonverbal, komunikasi internal, komunikasi eksternal, komunikasi formal, dan
komunikasi non formal.
Kinerja merupakan kemampuan dalam menjalankan tugas dan mencapai
tingkat pelaksanaan suatu kegiatan dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan.
Ada beberapa indikator yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja yaitu
absensi, ketersediaan pelatihan, komitmen dan motivasi karyawan, serta loyalitas
karyawan. selain itu terdapat pula faktor-faktor yang dapat memengaruhi kinerja
yaitu faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem
organisasi, dan faktor situasi.
Kantor maya merupakan pengalihan proses kegiatan bisnis dari manual
menjadi otomatis. Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama
yang disebut dengan tim maya dan dipisahkan secara geografis yang bekerja
dengan seluruh waktu, ruang, dan batas-batas organisasi yang diperkuat dengan
teknologi komunikasi. Kantor maya memiliki beberapa komponen yang ada
dalam kegiatan sehari-harinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual
Teamwork, Integrated Complexs Networks Intelligence, Complex Matrix
Structure, dan Faster Learning Organization.
Seperti yang telah dijelaskan dalam tinjauan pustaka bahwa ada berbagai
macam jenis komunikasi. Beberapa diantaranya adalah komunikasi formal,
komunikasi informal, komunikasi internal, komunikasi eksternal, dan sebagainya.
Juga beberapa hal yang dapat memengaruhi kinerja yaitu faktor individu, faktor
kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem organisasi, dan faktor situasi.
Berdasarkan faktor-faktor yang memengaruhi kinerja kantor semuanya
dibutuhkan komunikasi untuk dapat mewujudkannya. Tanpa komunikasi, kesemua
faktor tersebut tidak akan terjadi. Maksudnya adalah sekalipun proses kerja
kantor maya dilakukan tanpa adanya interaksi sosial, tetapi setiap karyawannya
tetap melakukan komunikasi untuk menjaga efektivitas kinerja perusahaan. Pun
dengan semua bentuk komunikasi tersebut, sekalipun perusahaan menerapkan
kantor maya, semua bentuk komunikasi tetap diperlukan sebagai proses kerja
karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Hanya saja setiap komunikasi bisa
dilakukan dengan menggunakan media elektronik contohnya surat elektronik atau
surel. Jadi, sekalipun kantor tersebut merupakan kantor maya, pengaruh
komunikasi terhadap kantor tersebut tetaplah besar dan sangat berpengaruh
terhadap keberlangsungan hidup suatu perusahaan, hanya terdapat perbedaan pada
media yang digunakan dengan kantor yang memiliki ruangan untuk bekerja.

4. Kesimpulan
Di dalam sebuah perkantoran yang memiliki ruangan untuk bekerja memang
memerlukan komunikasi sebagai salah satu penunjang dalam proses pelaksanaan
tugas. Namun dalam sebuah perkantoran yang tidak memiliki ruangan untuk
bekerja, komunikasi tetaplah diperlukan untuk menjaga kinerja perusahaan
tersebut. Baik segala macam bentuk komunikasi. Perbedaannya hanya terletak
pada media yang digunakan. Artinya pengaruh organisasi terhadap kinerja kantor
maya tetaplah besar sekalipun media yang digunakan berbeda, karena terlepas dari
kantor maya yang tidak memiliki ruangan untuk bekerja, dalam kegiatan kantor
sehari-hari tetap diperlukan komunikasi untuk mencapai tujuan bersama.
5. Daftar Pustaka
Agusta, Yudi. 2007. Kantor Maya & Sistem Informasi Perusahaan. Retrieved from
https://yudiagusta.files.wordpress.com/2008/03/lecture-12-kantor-maya-sistem-informasiperusahaan.pdf
Ajmal,

Hamim.
2012.
Bentuk-Bentuk
Komunikaai.
Magelang
http://merengkuhbayangan.blogspot.com/2012/12/makalah.html

Alvin,

A.
2012.
Komunikasi
Kantor.
http://www.academia.edu/6714917/KOMUNIKASI_KANTOR

Retrieved

from

Retrieved

from

Alvionita,
Yaelda.
2013.
Unsur
Komunikasi.
Retrieved
http://yaeldaa.blogspot.com/2013/05/tugas-unsur-unsur-komunikasi.html

from

Boone dan Kurtz. 2007. Pengantar Bisnis Kontemporer. Edisi 11. Jakarta: Salemba Empat.
Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Indeks. Jakarta.
Cangara, Hafied. 2008. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Raja grafindo Persada
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV Akbar Limas Perkasa
McLeod, R. dan Schell, G.P. 2007, Management Information System (edisi ke 10), Pearson
Prentice Hall, New Jersey
Puspita, Dhara Ayu. 2014. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran. Malang.
Saleh, Abdul Rahman. (2013). Pengukuran Indikator Kinerja Menurut ISO 11620:2008. Bedah
Standar ISO 11620:2008 Kerjasama antara Badan Standarisasi Nasional dengan
Perpustakaan Nasional RI. Oktober 2013. Jakarta: Badan Standarisasi Nasional.
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:
Mandar Maju.
Wibisono, Dermawan. 2008. Manajemen Kinerja. Jakarta : Ghalia Indonesia. H. 32

LAMPIRAN